Annonceringsbetingelser

Transkript

1 Annonceringsbetingelser vedrørende produktion og udbringning af mad til plejecentre og visiterede borgere i eget hjem i Jammerbugt Kommune Side 1 af 17

2 1 Indledning Nærværende annoncering vedrører produktion og udbringning af mad efter Servicelovens 83 til beboere på plejecentre og visiterede borgere i eget hjem i Jammerbugt Kommune (herefter benævnt Ordregiver). Annonceringens omfang uddybes nærmere i afsnit 4. Annonceringen gennemføres som en offentlig annoncering. Madservice er en Bilag IIB tjenesteydelse i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004, hvorfor procedurereglerne efter Udbudsdirektivet og Tilbudsloven ikke finder anvendelse, jf. dog art. 23 og art. 35, stk. 4. Det vurderes ikke, at den omfattede opgave har grænseoverskridende interesse. 2 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Jammerbugt Kommune Toftevej Aabybro Tlf.: Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til: Tolstrup & Hvilsted Att.: Kristian Ax Myntevej Randers NV kontakt@tohv.dk Tolstrup & Hvilsted er Ordregivers rådgiver på annonceringen. 3 Annonceringsmaterialet Det samlede annonceringsmateriale består af: Nærværende annonceringsbetingelser Bilag 1 Rammeaftale, Delaftale 1 o Rammeaftalebilag A1 Kravspecifikation, Delaftale 1 o Rammeaftalebilag B Kvalitetstandarder o Rammeaftalebilag C1 Tilbudsbesvarelse, Delaftale 1 o Rammeaftalebilag D1 Tilbudsliste, Delaftale 1 o Rammeaftalebilag E Konsistenstrappen tygge-synkevenlig kost o Rammeaftalebilag F - Rekvisitionsvarer Side 2 af 17

3 Bilag 2 Rammeaftale, Delaftale 2 o Rammeaftalebilag A2 Kravspecifikation, Delaftale 2 o Rammeaftalebilag B Kvalitetstandarder o Rammeaftalebilag C2 Tilbudsbesvarelse, Delaftale 2 o Rammeaftalebilag D2 Tilbudsliste, Delaftale 2 o Rammeaftalebilag E Konsistenstrappen tygge-synkevenlig kost Bilag 3 Tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) Bilag 4 Aktindsigt Bilag 5 Erklæring vedr. underleverandør Bilag 6 Konsortieerklæring Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit Annonceringens omfang Ordregiver ønsker med nærværende annoncering at opnå en fleksibel model for bespisning af Ordregivers visiterede borgere i eget hjem samt beboere på Ordregivers plejecentre. Ordregiver ønsker et tæt samarbejde med de kommende leverandører omkring større fleksibilitet i menuplanerne, antal leveringer pr. uge, bestillingsproceduren samt samarbejde, vidensdeling og udvikling omkring mere økologi og mindre madspild. Tal fra Sundhedsstyrelsen viser, at der set over hele landet er mere end 60 % af beboerne på plejecentre og i plejebolig, der har synkebesvær, og dysfagi for ældre over 65 år rammer op til 40 % af de ældre beboere. Ordregiver ønsker et samarbejde omkring de faktorer og udfordringer, der er i forbindelse med madservice til ældre, samt samarbejde om at forbedre praksis og dele viden og erfaring. Annonceringsbetingelserne med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for anskaffelsen. Annonceringen er opdelt i 2 delaftaler: Delaftale 1: Produktion, pakning og udbringning af døgnkost, herunder diætkost og specialkost til Ordregivers plejecentre, som for nuværende tæller 9 plejecentre. Ordregiver udbyder produktion og levering af døgnkost for de nuværende 313 plejeboliger, fordelt på 30 forskellige afsnit på i alt 9 plejecentre i Jammerbugt Kommune. Beboere på plejecentrene vil have valget mellem at modtage den fulde døgnkost eller selv at stå for håndtering af bestilling og tilberedning af mad. Der er ingen beboere, som på nuværende tidspunkt selv står for den fulde forplejning.. For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til Rammeaftalebilag A1 Kravspecifikation, Delaftale 1. Side 3 af 17

4 Delaftale 2: Produktion, pakning og udbringning af en visiteret hovedret, herunder visiteret diætkost og specialkost til borgere, bosiddende uden for et plejecenter, som er visiteret til madservice. Biretter er en tilkøbsmulighed for borgerne, som er Ordregiver uvedkommende, men er af hensyn til omfang for tilbudsgiverne listet i følgende skema: Årstal Antal gennemsnitlige borgere pr.år Antal hovedretter Antal hovedretter Diæt Borgerens tilkøb af biretter - normal Borgerens tilkøb af biretter - diæt For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til Rammeaftalebilag A2 Kravspecifikation, Delaftale 2. Ordregivers nuværende kvalitetstandarder ændres og godkendes i overensstemmelse med denne annoncering. De ændrede kvalitetstandarder gældende fra 1. december 2015 er vedlagt som rammeaftalebilag B. 4.1 Rammeaftaleperiode Den samlede anskaffelse indkøbes for en periode på 3 år fra rammeaftaleunderskrift med mulighed for forlængelse. 4.2 Køb på rammeaftalen Delaftale 1 Det er hensigten, at der som resultat af denne annoncering indgås aftale med 1 leverandør. Servicelovens 91 vedrørende frit valg omfatter ikke beboere på plejecentre, jf. Servicelovens 93, stk Delaftale 2 Det er hensigten, at der som resultat af denne annoncering indgås aftale med op til 3 leverandører. Borgeren har herefter frit valg mellem leverandørerne på de annoncerede ydelser, jf. Servicelovens 91. Såfremt der alene modtages ét egnet tilbud, vil Ordregiver forbeholde sit ret til at lade annonceringen overgå til Udbud inden for godkendelsesmodellen. Det betyder, at der indgås kontrakt med den pågældende tilbudsgiver, som herefter skal acceptere den konkurrence, der følger af, at andre Side 4 af 17

5 leverandører fremadrettet kan søge om godkendelse. Hvis dette sker, vil den valgte leverandørs pristilbud være gældende for alle leverandører i rammeaftaleperioden. Ordregiver kan som følge heraf ikke garantere enkelte leverandør en given andel. Det er dog imidlertid alene de valgte leverandører, der vil få mulighed for at varetage opgaveløsningen, jf. dog undtagelserne i Servicelovens 94, 95 og Virksomhedsoverdragelse En evt. virksomhedsoverdragelse i forbindelse med nærværende annoncering er en sag mellem Overdrager, som er Det Danske Madhus, og erhverver, og er Ordregiver uvedkommende. 5 Proces 5.1 Vejledende tidsplan Annonceringen gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Offentliggørelse på juni 2015 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til annonceringen 7. august 2015, kl Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål 11. august 2015 Tilbudsfrist 17. august 2015, kl Tilbudspræsentation Uge 35 Forventet udsendelse af underretning Uge 38, 2015 Forventet rammeaftaleindgåelse Rammeaftalen træder i kraft (første leveringsdag) Ultimo september 1. december Spørgsmål til annonceringen Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til annonceringen. Side 5 af 17

6 Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende annonceringen bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 2 angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. , med emnet: "Spørgsmål - Annoncering vedrørende produktion og udbringning af mad til Jammerbugt Kommune senest den 7. august 2015, kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen: Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden Underretning Alle tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen, ligesom resultatet af annonceringen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 35, stk Rammeaftaleindgåelse Indgåelse af rammeaftalerne vil efter afsluttet annoncering ske på baggrund af: Bilag 1 Rammeaftale, Delaftale 1 med tilhørende rammeaftalebilag Bilag 2 Rammeaftale, Delaftale 2 med tilhørende rammeaftalebilag Rammeaftalen regulerer parternes rettigheder og forpligtigelser og er en integreret del af det samlede annonceringsmateriale. 5.2 Vurderingsprocedure Vurdering af konditionsmæssighed Ved modtagelse af tilbud kontrollerer Ordregiver indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt, hvilket indebærer, at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Side 6 af 17

7 Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. Ordregiver vurderer herefter om tilbudsgiver er egnet, jf. afsnit Vurdering af under- og delkriterier De tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige og egnede underlægges herefter evaluering i overensstemmelse med afsnit 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier. 6 Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation bedes vedlagt tilbuddet. Det præciseres ved angivelse af delaftale med nummer, hvilken dokumentation, som kun er relevant for de enkelte delaftaler. 1. Tilbudsgivers personlige forhold: Oplysninger om tilbudsgivers identitet (herunder CVR) samt anført kontaktperson med telefonnummer og mail-adresse. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som Bilag Egenkontrol Tilbudsgiver skal i tilbuddet vedlægge tilbudsgivers seneste kontrolrapport fra Fødevareregionens tilsynsbesøg. 3. Økonomisk og finansiel formåen: Delaftale 1: o I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om tilbudsgivers samlede omsætning i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. o I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om tilbudsgivers resultat før skat inden for de seneste 3 regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. o I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal i form af tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne ligger foreligger. o Ovenstående tal oplyses i Rammeaftalebilag C1 Tilbudsbesvarelse for Delaftale 1 Side 7 af 17

8 Delaftale 2: o I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om tilbudsgivers samlede omsætning i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. o I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om tilbudsgivers resultat før skat inden for de seneste 3 regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. o Ovenstående tal oplyses i Rammeaftalebilag C2 Tilbudsbesvarelse for Delaftale 2 4. Teknisk og/eller faglig formåen: Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år. Referencelisten skal for hver reference indeholde: a. Navn på den offentlige myndighed b. Kontakt for den offentlige myndighed, herunder telefonnummer c. Rammeaftaleperiode d. Samlet omsætning for referencen e. Beskrivelse af leverancen o Udfyldes i Rammeaftalebilag C1 Tilbudsbesvarelse for Delaftale 1 o Udfyldes i Rammeaftalebilag C2 Tilbudsbesvarelse for Delaftale 2 o Ved sammenlignelige leveringer forstås opgaver, der i sin karakter (produktion og udbringning) er sammenlignelig med den delaftale, der afgives tilbud på. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte referencen, såfremt beskrivelsen af referencen(erne) giver anledning til tvivl om tilbudsgivers egnethed. Skønner Ordregiver, at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den annoncerede opgave, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise tilbudsgiver. Tilsvarende risikerer tilbudsgivere, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på tilfredsstillende vis at blive betragtet som ikke-konditionsmæssige. 6.1 Forsikring og sikkerhedsstillelse Tilbudsgiver er fra starten af rammeaftalen forpligtet til at have etableret en produkt- og erhvervsansvarsforsikring med en årlig forsikringssum på minimum DKK 10 mio. pr. år for personskader og DKK 2 mio. pr. år for tingsskader. Den vindende Tilbudsgiver skal forud for rammeaftaleunderskrift fremvise dokumentation for, at forsikringen er tegnet. Til sikkerhed for rammeaftalens opfyldelse af rammeaftalen skal den vindende tilbudsgiver stille en anfordringsgaranti for delaftale 1, jf. punkt 22 i Bilag 1 Rammeaftale, Delaftale 1. Sikkerhedsstillelsen skal stilles senest ved indgåelse af rammeaftalen. Side 8 af 17

9 6.2 Konsortier og underleverandører Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal ovenstående oplysninger angående udvælgelseskriterier og dokumentation gives for hver deltager i konsortiet, ligesom det skal fremgå af tilbuddet, med hvilken tilbudsgiver, Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e) Underleverandører Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. I så fald skal ovenstående oplysninger i afsnit 6, nr. 2-4 angående udvælgelseskriterier og dokumentation gives for hver underleverandør. Endvidere skal tilbudsgiver vedlægge dokumentation for disse enheders/underleverandørers forpligtelse i så henseende (benyt venligst underleverandørerklæringen i bilag 5). 7 Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftalen vil ske på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund: Delaftale 1 Underkriterier Vægtning i procent Pris 50 % Underkriteriet Pris vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag D1 Tilbudsliste, Delaftale 1. Tilbudsgiver skal afgive en døgnpris for normal kost og for diætkost og specialkost. Det følger af bekendtgørelse nr af 27/12/2014, at beboere på Ordregivers plejecentre kan jf. Bekendtgørelse nr af 27/12/2014 maksimalt opkræves kr. pr. md. for fuld forplejning inklusiv udbringning. Side 9 af 17

10 De maksimalt acceptable tilbudspriser er fastsat til: 92,18 kr. for døgnkost pr. beboer, normal kost ekskl. moms eksklusiv udbringning 99,69 kr. for døgnkost pr. beboer, diæt og specialkost kost ekskl. moms eksklusiv udbringning Tilbudsgiver udfylder Rammeaftalebilag D1 i overensstemmelse med vejledningen hertil. Kvalitet 35 % Tilbudsgiver skal tilbyde og beskrive følgende punkter, som vægter 90 % af underkriteriet kvalitet: Forslag til menuplaner for hele døgnkosten for normalkost og for en periode på 7 dage indeholdende minimum 14 hovedmåltider. Forslag til menuplaner skal indeholde mulighed for diæt og specialkost. For definition af hovedmåltid, diæt og specialkost henvises til rammeaftalebilag A1 Kravspecifikation, punkt 2.1. Tilbudsgiver skal til menuplanerne beskrive: o Sammensætning af menuplanen for døgnkosten o Variation og valgmuligheder for beboerne i døgnkosten o Den tilbudte fleksibilitet i døgnkosten i form af bestillingsmuligheder, ændringer af døgnkosten samt proceduren for, at plejepersonalet selv kan lave maden på plejecentrene ved at bestille råvarer og halvfabrikata. o Tilbudsgivers system for bestilling af måltider og varer, der bidrager til at kunne servere døgnkost for beboere på plejecentrene eksempelvis drikkevarer, mejeriprodukter, kolonialvarer, bagværk (rekvisitionsvarer) o Hvordan tilbudsgiver løbende sikrer, at menuplaner for døgnkosten er korrekt ernæringsberegnet og sammensat i henhold til gældende sundhedsmæssige og ernæringsmæssige anbefalinger o Hvordan det sikres, at den leverede mad fremstår sensorisk tilfredsstillende for borgeren. Med sensorisk forstås i denne sammenhæng, udseende, duft, smag og konsistens i forhold til levering samt efter anvist opvarmning. Smagsprøvning af den tilbudte mad, som vægter 10 % af underkriteriet kvalitet Side 10 af 17

11 Til brug for vurdering af underkriteriet kvalitet for delaftale 1 skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet vederlagsfrit levere vareprøver/smagsprøver af et hovedmåltid, jf. nærmere i punkt 7.2 Ordregiver vil evaluere på: Madens sensorisk fremstilling. Med sensorisk forstås i denne sammenhæng, udseende, duft, smag og konsistens. Håndtering af emballage. Det vurderes positivt, at pakningen er let håndterbar og let at åbne for ældre og medarbejderne, at pakningen kan holde den enkelte rets delkomponenter adskilt under transport og opbevaring. Vurderingen af underkriteriet kvalitet vil blive foretaget som en samlet helhedsvurdering af punkterne samt ud fra en smagsprøvning af den tilbudte mad. Tilbudsgiver udfylder Rammeaftalebilag C1 i overensstemmelse med vejledningen hertil. Samarbejde, udvikling og information 15 % Information Ordregiver vurderer i den forbindelse på tilbudsgivers tilbudte udkast til en håndbog for Ordregivers personale, jf. punkt 2.7 i kravspecifikationen. Udkastet bør maksimalt fylde 20 sider (2400 anslag pr. side). Udvikling og samarbejde Tilbudsgiver skal redegøre for det tilbudte samarbejde gennem beskrivelse af en fleksibel samarbejdsmodel, der inddrager og nyttiggør flest mulig relevante interessenter med relation til den samlede opgave. I beskrivelsen skal indgå tilbudsgivers tilbudte samarbejde med Ordregiver, herunder Ordregivers personale, omkring følgende punkter: o Tilgængelighed og direkte kontaktmuligheder til tilbudsgiver o Tilbudsgivers deltagelse og rådgivning omkring præsentation af maden for beboerne o Håndtering og rapportering af klager o Proceduren ved levering af døgnkosten o Ordregivers udfordring omkring underernæring blandt plejecentrenes beboere o Tilbudsgivers forpligtigelse omkring sociale klausuler Side 11 af 17

12 o Reducering af madspild o Tilbudsgivers tilbudte forpligtigelse på omlægning af døgnkosten til mere økologi. o Samarbejdet med Ordregivers visitation o Hvordan tilbudsgiver løbende sikrer en justering ift. den generelle udvikling på området. Tilbudsgiver udfylder Rammeaftalebilag C1 i overensstemmelse med vejledningen hertil. Vurderingen af underkriteriet vil blive foretaget som en samlet helhedsvurdering af alle punkterne Delaftale 2 Underkriterier Vægtning i procent Pris 50 % Underkriteriet Pris vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag D2 Tilbudsliste, Delaftale 2 Borgere i eget hjem, der visiteres til madservice, kan af Ordregiver maksimalt opkræves 50 kr. pr. hovedret inkl. udbringning jf. Bekendtgørelse nr af 27/12/2014. Ordregiver yder et tilskud for priser som ligger over 50 kr. inklusiv udbringning. Ordregiver har fastsat maksimalt acceptable tilbudspriser, som er fastsat til: Hovedret, normalkost: 37,83 kr. ekskl. moms ekskl. udbringning Hovedret, diætkost: 46,31 kr. ekskl. moms ekskl. udbringning Tilbudsgiver udfylder Rammeaftalebilag D2 i overensstemmelse med vejledningen hertil. Kvalitet 35 % Tilbudsgiver skal tilbyde og beskrive følgende punkter, som vægter 90 % af underkriteriet kvalitet: Forslag til 14 hovedretter for en periode på 7 dage Side 12 af 17

13 Forslag til hovedretter skal indeholde mulighed for diæt og specielkost. For definition af hovedret, diæt og specialkost henvises til rammeaftalebilag A2 Kravspecifikation, punkt 3.1. Tilbudsgiver skal til hovedretterne beskrive: o Sammensætning af hovedretterne o Beskrivelse af variationen og valgmuligheder i hovedretterne for borgerne o Den tilbudte fleksibilitet for borgerne for bestilling og afbestilling o Tilbudsgivers generelle beskrivelse af, hvordan det løbende sikres, at hovedretterne er korrekt ernæringsberegnet og sammensat i henhold til gældende sundhedsmæssige og ernæringsmæssige anbefalinger o Hvordan det sikres, at den leverede mad fremstår sensorisk tilfredsstillende for borgeren. Med sensorisk forstås i denne sammenhæng, udseende, duft, smag og konsistens i forhold til levering samt efter anvist opvarmning. o Informationsmaterialet til brug for borgerens valg af leverandør o Bestillingssedler til brug for borgerens bestilling af hoveretterne Smagsprøvning af den tilbudte mad, som vægter 10 % af underkriteriet kvalitet Til brug for vurdering af underkriteriet kvalitet for delaftale 2 skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet vederlagsfrit levere vareprøver/smagsprøver af en hovedret, jf. nærmere i punkt 7.2. Ordregiver vil evaluere på: Madens sensorisk fremstilling. Med sensorisk forstås i denne sammenhæng, udseende, duft, smag og konsistens. Håndtering af emballage. Det vurderes positivt, at pakningen er let håndterbar og let at åbne for ældre og medarbejderne, at pakningen kan holde den enkelte rets delkomponenter adskilt under transport og opbevaring. Vurderingen af underkriteriet kvalitet vil blive foretaget som en samlet helhedsvurdering af punkterne samt ud fra en smagsprøvning af den tilbudte mad. Side 13 af 17

14 Tilbudsgiver udfylder Rammeaftalebilag C2 i overensstemmelse med vejledningen hertil. Samarbejde og videreudvikling 15 % Tilbudsgiver skal redegøre for det tilbudte samarbejde, gennem beskrivelse af en fleksibel samarbejdsmodel, der inddrager og nyttiggør flest mulig relevante interessenter med relation til den samlede opgave. I beskrivelsen skal indgå: Samarbejde med Ordregiver omkring følgende punkter: o Direkte kontaktmuligheder til tilbudsgiver o Hvordan det løbende sikres en justering af hovedretterne ift. den generelle udvikling på området. o Procedure for levering o Tilbudsgivers forpligtigelse omkring sociale klausuler o Tilbudsgivers tilbudte forpligtigelse på omlægning af produktionen til mere økologi. o Håndtering og rapportering af klager, Tilbudsgiver udfylder Rammeaftalebilag C2 i overensstemmelse med vejledningen hertil. 7.1 Kombinationsrabat Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud på begge delaftaler, har tilbudsgiver mulighed for at tilbyde en kombinationsrabat (opgivet i %) i tilfælde af, at tilbudsgiver tildeles begge delaftaler, jf. tilbudslisterne i Rammeaftalebilag D1 for Delaftale 1 og Rammeaftale D2 for Delaftale 2. Ved kombinationsrabat forstås en rabat, der ydes på de tilbudte priser (såvel mad som udbringning) på begge delaftaler. Der vil i forbindelse med tilbudsevalueringen blive foretaget en vurdering af tilbuddet henholdsvis med og uden rabat, for derved at finde den for Ordregiver samlet set økonomisk mest fordelagtige kombination af de indkomne tilbud. Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud på begge delaftaler og i den forbindelse ønsker at tilbyde en kombinationsrabat, skal denne angives i tilbudslisterne D1 og D2. Anføres ikke noget tal angives kombinationsrabatten som 0 %. 7.2 Præsentation af den tilbudte døgnkost og madservice Til brug for vurdering af underkriteriet kvalitet for delaftale 1 og delaftale 2 skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet vederlagsfrit levere vareprøver/smagsprøver. Side 14 af 17

15 Der skal ved tilbudsafgivelse ikke samtidigt leveres vareprøver til smagsprøvning. Der vil efter tilbudsfristen blive sendt skriftlig meddelelse til hver enkel konditionsmæssig tilbudsgiver om den præcise dato og tidspunkt, hvor de enkelte smagsprøver skal leveres, jf. den vejledende tidsplan. Leverede vareprøver skal være i fuld overensstemmelse med de tilbudte produkter. Evalueringen vil blive gennemført af en nedsat arbejdsgruppe bestående af brugerrepræsentanter samt fagligt kompetent personale. 8 Tilbuds- og formkrav 8.1 Tilbuddet Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud Annoncering vedrørende produktion og udbringning af mad til Jammerbugt Kommune. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest 17. august 2015, kl på følgende adresse: Tolstrup & Hvilsted Myntevej Randers NV Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplarer samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med principperne i LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, jf. dennes Sprog Tilbud samt al kommunikation i annoncerings- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. 8.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Side 15 af 17

16 Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 8.4 Antal modtagene tilbud Såfremt der alene modtages ét konditionsmæssigt og egnet tilbud for delaftale 2, vil Ordregiver forbeholde sig ret til at overgå til godkendelsesmodellen. Det betyder, at der indgås kontrakt med den pågældende tilbudsgiver, som herefter skal acceptere den konkurrence, der følger af, at andre leverandører fremadrettet kan søge om godkendelse for delaftale 2. Hvis dette sker, vil den valgte tilbudsgivers pristilbud være gældende for alle leverandører i aftaleperioden. 8.5 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 8.6 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke førend endelig rammeaftale er underskrevet. 8.7 Delaftaler Der kan afgives tilbud på en delaftale eller begge delaftaler. 8.8 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 8.9 Flere tilbud Der kan kun afgives ét tilbud fra én tilbudsgiver pr. delaftale Forbehold Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere annonceringen, såfremt dette er sagligt begrundet. Ordregiver forbeholder sig retten til at indlede forhandlingsrunder med de respektive tilbudsgivere. Ordregiver forbeholder sig ret til at omstrukturere og evt. nedlægge pladser eller plejecentre i rammeaftalens løbetid, hvorfor tilbudsgiver ikke er garanteret en fast omsætning Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Side 16 af 17

17 Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i annonceringsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til annonceringsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til annonceringsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af annonceringsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. Side 17 af 17