Kap. I De forvaltningsretlige sagsbehandlingsregler 5. Kap. V Forvaltningsmyndighedens sagsforberedelse 13. Kap. II Kompetence 6

Transkript

1 Sagsbehandling

2

3 Kap. I De forvaltningsretlige sagsbehandlingsregler 5 A. Almindeligt om sagsbehandlingsregler 5 B. Nogle begreber 5 C. Love og uskrevne regler m.v. 5 1 Forvaltningsloven 5 a. Generelt om loven 5 b. Lovens anvendelsesområde 5 2 Offentlighedsloven 5 3 Registerloven 5 4 Sagsbehandlingsregler i specielle love 5 5 Uskrevne regler om sagsbehandling 5 6 God forvaltningsskik 5 7 EU-retlige krav til sagsbehandlingen 5 Kap. II Kompetence 6 A. Indledning 6 B. Regler om kompetence 6 C. Kriterier for kompetencedeling 6 1 Saglig kompetence 6 2 Stedlig kompetence 6 3 Funktionel kompetence 6 D. Afgørelser af kompetencespørgsmål 6 1 Praktiske problemer 6 2 Juridiske problemer 6 E. Delegation 6 1 Indledning 6 2 Intern delegation 6 a. Kompetencen hos enkeltpersoner 6 b. Kompetencen hos kollegialt organ 7 3 Ekstern delegation 7 4 Bekendtgørelse af delegation 7 Kap. III Habilitet 8 A. Almindelig habilitet 8 1 Udnævnelse og valg 8 2 Generelle habilitetskrav 8 3 Positive habilitetskrav for den enkelte stilling 8 4 Negative habilitetskrav 8 a. Offentlig ansættelse 8 b. Medlemskab af kommunale udvalg m.v. 8 c. Medlemskab af andre organer 8 5 Mødeindkaldelse, dagsorden og quorum 8 a. Mødeindkaldelse 8 b. Dagsorden 8 c. Quorum 8 B. SPECIEL HABILITET 8 1 Indledning 8 2 Gældende dansk ret 8 a. Personlige interesse 8 b. Slægtskab 9 c. Private ansættelsesforhold, tilknytning til foreninger m.v. 9 d. Flere offentlige hverv 9 e. Myndigheden inhabil 9 f. Afgørelse af inhabilitetsspørgsmål 9 g. Substitution 10 Kap. IV Sagens rejsning 11 A. Indledning 11 B. Sagen rejses af det offentlige 11 1 Sagen rejses af myndigheden af egen drift 11 a. Sager af generel karakter 11 b. Sager vedrørende enkeltpersoner 11 c. Kontrol med andre myndigheder 11 d. Informationskilder 11 2 Genoptagelse af sagen på myndighedernes initiativ 11 3 Sagen rejses af en anden myndighed 11 4 Underretning om sagen 11 5 Pligt til formel afgørelse 11 C. Sagen rejses af borgeren 11 1 Anmeldelse 11 2 Ansøgning 11 a. Hvem kan ansøge? 11 b. Ansøgningers form og indhold 12 3 Pligt til formel afgørelse. Afvisning eller realitetsafgørelse 12 D. Vejledningspligt 12 Kap. V Forvaltningsmyndighedens sagsforberedelse 13 A. Forberedelsens tilrettelæggelse og omfang 13 1 Undersøgelsesprincippet 13 2 Hvilke oplysninger er nødvendige? 13 3 Hvor langt skal undersøgelsen udstrækkes? 13 B. Fremgangsmåde ved forberedelsen 13 1 Myndighedens egne oplysninger og undersøgelser 13 a. Oplysninger 13 b. Undersøgelser 13 2 Oplysninger udefra, høring og undersøgelser i marken 13 a. Indhentelse af oplysninger 13 b. Høring 14 c. Fremgangsmåden ved indhentelse af oplysninger og høring 14 d. Undersøgelser 14 3 Oplysninger fra parter 14 a. Sagen rejses ved ansøgning 14 b. Sagen rejses af forvaltningen 14 4 Gennemtvingelse af oplysningspligt 15 Kap. VI Parters rettigheder under sagsforberedelsen 16 A. Indledning. Partsbegrebet 16 B. Repræsentation 16 C. Partshøring 16 1 Indledning 16 2 Forvaltningslovens regler om partshøring 16 a. Forvaltningslovens bestemmelser er minimumsregler. Afgrænsning i forhold til uskrevne regler om partshøring 16 b. Hovedbestemmelsen i forvaltningslovens 19s1 16 c. Udtagelser efter forvaltningslovens 19s2 17 d. Undladelse af forudgående partshøring efter forvaltningsloven e. Fremgangsmåden ved partshøring 17 f. Retten til at begære udsættelse med henblik på afgivelse af en udtalelse 17 D. Parters aktindsigt 17 1 Indledning 17 2 Forvaltningslovens kap a. Retten til aktindsigt 18 b. Omfanget af aktindsigt i sagen 18 c. Undtagelser fra retten til aktindsigt 18 d. Udsættelse af sagen, FVL e. Fremgangsmåden 18 f. Klage 18 g. Overgangsregler 19 Kap. VII Offentlighed og tavshedspligt 20 A. Inledning 20 B. offentlighed i dansk forvaltning 20 1 Mødeoffentlighed 20 a. Kommunalbestyrelsesmøder 20 b. Møder i nævn og råd 20 2 Særlige former for dokumentoffentlighed 20 a. Projektoffentlighed 20 b. Bekendtgørelse 20 c. Beretninger 20 3 Almindelig dokumentoffentlighed 20 a. Offentlighedslovens anvendelsesområde 20 b. Retten til aktindsigt 20 c. Omfanget af aktindsigt. 20 d. Undtagelser 21 e. Meroffentlighed 21 f. Fremgangsmåden 21 g. Klage 21 h. Særligt om aktindsigt i helbredsoplysninger 21 i. Særligt om aktindsigt i miljøoplysninger m.m Registerindsigt 21 5 Arkiver 21 C. Tavshedspligt m.m Offentligt ansattes ytringsfrihed 21 2 Tavshedspligt 21

4 a. Hvilke personer er omfattet af tavshedspligt? 22 b. Hvilke oplysninger er undergivet tavshedspligt? 22 c. Pålæg af tavshedspligt 22 d. Undtagelser 22 e. Særligt om registerloven 22 Kap. VIII Sagens afgørelse 23 A. Indledning 23 B. Afgørelsens grundlag 23 1 Det faktiske grundlag 23 2 Det retlige grundlag 23 C. Fremgangsmåden ved sagens afgørelse 23 1 Den bureaukratiske afgørelsesform 23 2 Den kollegiale afgørelsesform 23 a. Tilvejebringelse af materiale 23 b. Rådslagning 23 c. Afstemning 23 Kap. IX Form, begrundelse og klagevejledning 24 A. Form 24 1 Skriftlighed 24 2 Formulering 24 B. Begrundelse 24 1 Indledning 24 2 Forvaltningslovens regler om begrundelse 24 a. Hvilke afgørelser skal begrundes? 24 b. Begrundelsens indhold 24 C. Klagevejledning 24 2 Klagevejledning efter FVL a. Hvilke afgørelser skal forsynes med klagevejledning? 24 b. Klagevejledningens indhold 24 c. Klagevejledningens form 24 3 Oplysning om frist for indbringelse for domstolene 24 Kap. X Bekendtgørelse og kommunikation 25 A. Indledning 25 B. Bekendtgørelse 25 1 Regler om bekendtgørelse 25 2 Bekendtgørelsesmåder 25 3 Hvem har krav på bekendtgørelse? 25 4 Hvem skal foretage bekendtgørelsen? 25 C. Kommunikation 25 1 Formål med kommunikation 25 a. Information 25 b. Til foranstaltning 25 c. Registrering 25 d. Tjenestebefaling 25 e. Kontrol 25 f. Klage 25 2 Kommunikationens form m.v. 25 Kap. XI Sanktioner over for sagsbehandlingsfejl 26 A. Indledning 26 B. Ombudsmandskritik 26 C. Strafansvar og tjenstligt ansvar 26 1 Straf 26 2 Disciplinærmidler 26 D. Ugyldighed 26 1 Generel eller konkret væsentlighedsvurdering 26 2 Begunstigende og bebyrdende afgørelser samt andre særlige omstændigheder 26 3 Overtrædelse af de enkelte sagsbehandlingsregler 26 a. Kompetenceregler 26 b. Habilitetsregler 26 c. Regler om sagens rejsning 26 d. Regler om sagens forberedelse 26 e. Regler om parters rettigheder under sagsforberedelse + 27 f. Regler om parters adgang til aktindsigt 27 g. Begunstigende afgørelser 27 h. Regler om offentlighed 27 i. Regler om sagens afgørelse + 27 j. Regler om form, begrundelse og klagevejledning 27 k. Regler om bekendtgørelse og kommunikation 27 E. Helbredelse 27 F. Erstatning 27

5 Kap. I De forvaltningsretlige sagsbehandlingsregler A. ALMINDELIGT OM SAGSBEHANDLINGSREGLER Dette er forvaltningsproces. Man kan undersøge kompetenceregler og habilitetsregler. B. NOGLE BEGREBER Def. Forvaltning: tager sit udgangspunkt i definitionen i Grundloven 3 om magtadskillelsen. Def. Sag: vel noget som kræver en afgørelse. C. LOVE OG USKREVNE REGLER M.V. 1 Forvaltningsloven a. Generelt om loven Den vigtigste lov er forvaltningsloven. Andre love som er skabt for at sikre borgernes retssikkerhed overfor forvaltningen er reguleret i offentlighedsloven og loven om Folketingets Ombudsmand. Forvaltningsloven indeholder områderne, inhabilitet, om vejledning og repræsentation, partens aktindsigt, partshøring, om begrundelse m.v., om klagevejledning og om tavshedspligt. Lex speciales er stadig større end forvaltningsloven, og ombudsmandens ord vil stadig vægte tungt. b. Lovens anvendelsesområde Loven gælder for hele den offentlige forvaltning, dvs. ikke blot for statens og kommunernes almindelige forvaltningsorganer, men også for særlige nævn og råd og særlige forvaltningsenheder som eksempelvis kommunale havne. Udenfor en Folketinget og statsrevisionen. Uden for loven falder endvidere som hovedregel institutioner og foreninger organiseret på privatretligt grundlag, selv om disse udøver virksomhed, som kan karakteriseres som forvaltning i materiel forstand. Selvom udgangspunktet efter loven må være, at institutioner, der er organiseret på privatretligt grundlag, ikke henregnes til den offentlige forvaltning, vil det dog kunne være tilfældet, hvis sådanne institutioner udøver offentlig virksomhed af mere omfattende karakter og er undergiver intensiv offentlig regulering, tilsyn og kontrol. Dette er dog kun i begrænsede tilfælde. Private virksomheden kan komme under forvaltningsloven gennem 1s2. Vedkommende minister kan fastsætte regler om, at loven også skal gælde for nærmere angivne selskaber, institutioner og foreninger, som ikke kan henregnes til den offentlige forvaltning, hvis de er finansieret mestendels af staten, eller disse organisationer ved lov har fået tillagt beføjelser til at træffe afgørelse på statens eller en kommunes vegne. Forvaltningsloven gælder for følgende sager: FL 2: loven gælder for behandling af sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, afgørelsessager. HR: finder anvendelse på konkrete afgørelser. U1 faktisk forvaltningsvirksomhed som fx undervisning. U2 Obligationer og kontrakter af privatretlig karakter som forvaltningen indgår. U3 Udtalelser eller indstillinger til en anden forvaltningsmyndighed, da der her ikke er tale om afgørelser i lovens forstand. Generelle sager om retsforskrifter som anordninger og cirkulærer er principielt omfattet af loven. U4 Beslutninger om udstedelse af konkrete tjenestebefalinger er ikke uden videre omfattet af de regler i forvaltningsloven, som tillægger parten rettigheder. Grænsen er dog flydende. Beslutninger, som har den enkelte ansatte som adressat og indebærer et indgreb, som er begrundet i den pågældendes individuelle forhold, til eksempel omlægning af arbejdsopgaver eller flytning til en anden beskæftigelse, må karakteriseres som forvaltningsakter. FVL 2. Loven gælder for behandlingen af sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Stk 2. Bestemmelserne i kapitel 2 om inhabilitet gælder også for behandlingen af sager om indgåelse af kontraktforhold eller lignende privatretlige dispositioner. Stk 3. Bestemmelserne i kapitel 8 gælder for al virksomhed, der udøves inden for den offentlige forvaltning. Stk 4. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at lovens bestemmelser i øvrigt helt eller delvis skal gælde for anden forvaltningsvirksomhed end nævnt i stk 1. 2 Offentlighedsloven Offentlighedsloven omhandler reglerne om den adgang til indsigt i forvaltningens dokumenter, som tilkommer enhver. Parters aktindsigt er reguleret i forvaltningsloven. 3 Registerloven Skal sikre borgernes sikkerhed ved elektroniske registre. 4 Sagsbehandlingsregler i specielle love Eksempel er Naturbeskyttelsesloven 36-37, hvor der er fastsat særlige regler om behandlingen af fredningssager. 5 Uskrevne regler om sagsbehandling Der er færre uskrevne regler i dag hvor vi har forvaltningsloven, men der findes stadig nogle. Fx har reglen om, at en forvaltningsafgørelse skal være bekendtgjort for adressaten, før retsvirkningerne kan indtræde, ikke noget skrevet grundlag. 6 God forvaltningsskik Især ombudsmandsskabt. Fx at forvaltningen bør optræde høfligt og hensynsfuldt over for borgerne, og at den bør holde berørte borgere orienteret om sagens gang, og at afgørelser bør meddeles skriftligt. Tilsidesættes normerne for god forvaltningsskik, vil ombudsmanden normalt reagere, og eventuelt udtale kritik. 7 EU-retlige krav til sagsbehandlingen De (materielle) regler, der vedtages af EU s institutioner, skal anvendes af medlemsstaternes myndigheder, og disse myndigheder skal som udgangspunkt iagttage de almindelige regler i deres nationale forvaltningsproces. Dog har EU-retten praktisk taget ingen betydning haft for de almindelige forvaltningsretlige sagsbehandlingsregler. Kap. I De forvaltningsretlige sagsbehandlingsregler 5 / 27 Sagsbehandling

6 Kap. II Kompetence A. INDLEDNING De første krav til forvaltningen af en sag er, at den behandles af den rette myndighed, at denne har kompetence til at forvalte denne sag. Opvejning af hensyn. Første mulighed er nationale enheder med høj grad af specialisering, anden mulighed er regionale enheder med høj grad af generel viden. Begge har fordele og ulemper. B. REGLER OM KOMPETENCE Kompetenceregler fastsættes i almindelighed i lovgivningen, da loven ofte indeholder hvem der er bemyndiget til at forvalte den. C. KRITERIER FOR KOMPETENCEDELING 1 Saglig kompetence For sager kan der være en kollision af kompetence mellem forskellige myndigheder, det er her hensigtsmæssigt at oprette et nævn for at undgå strid om kompetencen. 2 Stedlig kompetence Man har underopdelt Danmark i geografiske regioner med individuel kompetence. En sådan kompetencedeling foretages især i tilfælde, hvor praktiske hensyn nødvendiggør, at der findes lokale myndigheder, der kan afgøre en række i dagliglivet forekommende sager, hvor det er hensigtsmæssigt, at personlig kontakt mellem borgeren og myndigheden kan opnås uden besvær. Et andet karakteristika for denne lokalopdeling er at nogle af eller alle myndighedens indehavere er valgt af den lokale befolkning, fx kommuner. Det ville være naturligt at antage, at på områder, hvor lovgivningsmagten anser det for væsentligt, at den lokale befolkning inddrages i beslutningsprocessen, henlægges opgaverne til den decentraliserede forvaltning, medens opgaver, hvor dette moment er uden betydning, henlægges til den dekoncentrerede forvaltning. Dette gælder dog ikke altid i praksis. 3 Funktionel kompetence Fx kunne det være at en myndighed kun har mulighed for at godkende eller at afvise en bestemt sag. De kan ikke foretage sig yderligere i sagen udover nogle bestemte ting. D. AFGØRELSER AF KOMPETENCESPØRGSMÅL 1 Praktiske problemer Det kan være svært at finde kompetencen, siden den er spredt ud i forskellige love, og disse kan senere være ændret ved kongelig resolution. 2 Juridiske problemer Der kan være juridisk fortolkningsmæssige problemer. Desuden kan den retlige klassificering af faktiske forhold eller genstande, som er af betydning for kompetencefastlæggelsen, give anledning til tvivl. Tvivlsspørgsmål med hensyn til afgrænsning af funktionel kompetence kan især opstå ved fastlæggelse af en rekursmyndigheds kompetence. Fx at der flere forskellige underinstanser og rekursmyndigheden ikke har mulighed for at efterprøve et skøn fra en af disse myndigheder. Inden for nogle områder, hvor sådanne kompetencetvister jævnligt opstår, har lovgivningen opstillet særlige regler for deres løsning. Det gælder således inden for bistandslovens område, hvor der ikke sjældent opstår tvivl om, hvilken af de to kommuner der har den stedlige kompetence vedrørende sager om bistand til en bestemt person. Til løsning af bl.a. dette spørgsmål opstiller loven i 16 den almindelige regel, at uenighed mellem kommuner vedrørende deres forpligtelser efter loven afgøres af det sociale ankenævn, hvorunder den kommune, mod hvem forpligtelsen gøres gældende, hører. I mangel af særlige regler må der kunne træffes afgørelse i kompetencespørgsmål, hvorom der ikke er enighed, af en overordnet myndighed, såfremt de myndigheder, mellem hvilke uenigheden opstår, henhører under samme overordnet myndighed. Er dette ikke tilfældet, må sådanne spørgsmål afgøres af domstolene. Endeligt skal det nævnes, at selv om der ikke er nogen kompetencekonflikt, kan der være hjemmel til at den overordnede myndighed overtager en bestemt sag, fx miljøministeren i miljøbeskyttelsesloven 82. E. DELEGATION 1 Indledning At en myndighed overlader sin kompetence til en anden, eller eventuelt til en privat person. Der kan være en diskussion om delegation er forsvarligt. Man kan sige at når en myndighed har fået tillagt en opgave så er de pligtig til at varetage den, og ikke skyde den videre. På den anden side kan anføres at de arbejdsmæssige forhold kræver en delegation, og at det ikke herved tilsidesætter nogen retssikkerhedsgarantier. 2 Intern delegation Dette er når chefen for en myndighed giver arbejdet videre til en af hans ansatte. Der vil her ikke være mulighed for at påklage afgørelsen til chefen for myndigheden, da den ansatte har handlet på chefens vegne. a. Kompetencen hos enkeltpersoner Det er klart at ministeren godt må delegere sine opgaver videre til kvalificeret personale, da det vil være umuligt for ham at opretholde alle arbejdsbyrder som han har fået tildelt personligt. Kap. II Kompetence 6 / 27 Sagsbehandling

7 b. Kompetencen hos kollegialt organ I tilfælde, hvor sager behandles og afgøres af kollegiale organer, vil der på grund af sagernes antal og den langsomme behandlingsform i sådanne organer ofte være et stort praktisk behov for at delegere afgørelser til formanden eller til underudvalg. 1) Delegationsforbud. Det er dog ikke helt problemfrit at gøre det. Ofte er der en mening i at give kompetence til et sammensat organ, med mennesker med forskellig sagkompetence. Der vil derfor ofte være delegationsforbud i særligt vigtige beslutninger som det kollegiale organ skal foretage. 2) Delegation til formand. Som sagt er der ofte delegationsmulighed af praktiske grunde, men der må være en særlig begrundelse for at foretage den. 3) Delegation til udvalg. delegation ved budgetter for kommunalbestyrelsen; delegation ved ekspropriation. 4) Delegation til sekretariat. Hvor det drejer sig om rutinemæssige afgørelser, og hvor der kan anføres vægtige arbejdsmæssige begrundelser for delegation, må sådan anses for livlig. 3 Ekstern delegation Ekstern delegation er delegation til en anden myndighed, en underordnet myndighed som fx en styrelse. Dette har ofte lovhjemmel, men i praksis forekommer ekstern delegation imidlertid i væsentligt videre omfang end direkte hjemlet i lovgivningen. Dette gælder især delegation til underordnede statslige myndigheder. Efter loven sker der ofte en delegation til en styrelse eller til et direktorat. I praksis forekommer eksterne delegation imidlertid i væsentligt videre omfang end direkte hjemlet i lovgivningen. Dette gælder især delegation til underordnede statslige myndigheder. Hvis den eksterne delegation har en direkte referat, så antages det mest at være intern delegation. Ex Civilretsdirektoratet hvor direktøren i betydeligt omfang referer til Justitsministeren, og som følge deraf kan direktoratets afgørelser vistnok ikke påklages. Der kan ikke opstilles en regel om at ekstern delegation skal have udtrykkelig hjemmel. Der er dog ikke fri delegationsmulighed da der kan være direkte forbud mod delegation. Ekstern delegation sker normalt fra centraladministrationen til en underordnet myndighed, typisk fra ministerier til direktorater eller lokale statslige myndigheder. Der er ikke tvivl om, at sådan delegation i vid udstrækning vil være lovlig også uden særlig hjemmel. Ekstern delegation til eller fra kommunale myndigheder forekommer formentlig forholdsvis sjælden uden lovhjemmel. Delegation til private, uden udtrykkelig lovhjemmel kan ikke finde sted. Ved afvejning af om eksterne delegation er lovlig, må der i øvrigt lægges vægt på en række momenter: fra og til hvilken myndighed der delegeres, og om myndigheden herunder er kvalificeret til at modtage kompetencen. At myndigheden vil kunne gøre det mere forsvarligt. Om den er nødvendig af praktiske og arbejdsmæssige hensyn. 4 Bekendtgørelse af delegation En delegation bør kundgøres i Lovtidende, og hvis den ikke er det, så i hvert fald til den personkreds som kompetence delegationen vedrører. Kap. II Kompetence 7 / 27 Sagsbehandling

8 Kap. III Habilitet A. ALMINDELIG HABILITET Almindelig habilitet vedrører i første række spørgsmålet om, hvilke krav der må være opfyldt, for at en person kan være lovligt udnævnt eller valgt til et offentligt hverv. Spørgsmålet om den almindelige habilitet er ikke omfattet af forvaltningslovens kapitel 2, som kun omhandler speciel inhabilitet. 1 Udnævnelse og valg Er udnævnelsen ugyldig er personen inhabil. Er personen valgt til det pågældende hverv, kan en person være inhabil hvis valget har været ugyldigt. 2 Generelle habilitetskrav Generelt kan det kræves at man fysisk og psykisk er i stand til at varetage et offentligt hverv. Der er som regel ikke krav til at man er myndig eller at man har dansk indfødsret. Man skal være myndig for at blive valgt. Indfødsret kræves jf. Grl 27 for tjenestemænd og for medlemmer af kommunalbestyrelsen. Sagkundskab er også et generelt habilitetskrav. Ligesom en vis form for uberygtethed og på sin vis at personen er straffri. 3 Positive habilitetskrav for den enkelte stilling Der kan være visse positive krav til sagkundskab for at bestride en offentlig stilling. 4 Negative habilitetskrav Disse er til for at undgå interesse konflikt hvis samme person bestrider flere offentlige stillinger. a. Offentlig ansættelse Tjenestemandsloven 17 må en sådan kun have bierhverv i det omfang det er foreneligt med hans tjenestepligter. b. Medlemskab af kommunale udvalg m.v. Medlemskab af stående udvalg er efter 29s2, nu kun udelukket for ansatte, der over for udvalget er umiddelbart ansvarlige for ledelsen af et forvaltningsområde, og fir disses stedfortrædere, og for ansatte der i øvrigt har ledende administrative funktioner inden for et forvaltningsområde, der henhører under udvalget. Hovedsynspunktet er, at ansatte ikke samtidig som udvalgsmedlemmer bør have tilsyn og kontrol med deres egen tjenstlig virksomhed. For ægtefæller er der lempeligere inhabilitetsregler end for den ansatte selv. Der kan være inhabilitet for en leverandør til kommunen, men det vil være sjældent. I praksis antages det, at en borgmester ikke samtidig kan være ansat i kommunens tjeneste. Det kan også være interessekonflikter for valgbarheden til borgmester for en person med privat erhverv. c. Medlemskab af andre organer Der kan være positive regler der forbyder medlemskab af flere bestemte organer. Men ellers så kan en generel regel være at man ikke må være medlem af et organ som kontrollere et andet organ som man også er medlem af. 5 Mødeindkaldelse, dagsorden og quorum Disse processuelle regler skal overholdes for at der ikke skal opstå inhabilitet. a. Mødeindkaldelse Der skal som regel være 4 hverdages varsel til mødeindkaldelse. Kan fraviges hvis det er en presserende sag. b. Dagsorden Der skal være en dagsorden som er udsendt samtidigt med mødeindkaldelsen. Hvis der til et møde behandles et punkt som ikke er anført på den udsendte dagsorden, kan et medlem kræve at sagen ikke afgøres på det pågældende møde. Dog ikke vis der er det er åbenbart at sagen ikke kræver overvejelse, eller det vil være umuligt at udsætte sagen da der er tidsfrister knyttet til den. c. Quorum HR er at mindst halvdelen af medlemmerne skal være tilstede, måske med særligt krav til formanden, for at organet er beslutningsdygtigt. B. SPECIEL HABILITET 1 Indledning Selv om inhabilitetsregler ud fra et retssikkerhedssynspunkt er væsentlige kan sådanne regler i visse tilfælde hæmme forvaltningens funktioner og sinke sagernes behandling, fordi det i nogle tilfælde kan være vanskeligt og tidskrævende at erstatte den inhabile med en anden. Derfor kan de strenge inhabilitetskravene fra retsplejen ikke direkte overføres til forvaltningen hvor der er større hensyn til hurtig behandling af sagerne. 2 Gældende dansk ret Forvaltningslovens kapitel 2 har forsøgt at ensrette reglerne om speciel inhabilitet. Loven omfatter alle som virker indenfor den offentlige forvaltning, jf 3s1. Ifølge 3s2, foreligger der ikke inhabilitet, hvis der som følge af interessens karakter eller styrke, sagens karakter eller den pågældendes funktion i forbindelse med sagsbehandlingen ikke kan antages at være fare for, at afgørelsen i sagen vil kunne blive påvirket af uvedkommende hensyn. 3s3, Den, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandling af den pågældende sag. a. Personlige interesse FVL 3s1n1»Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, er inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis 1) vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse,«kap. III Habilitet 8 / 27 Sagsbehandling

9 Om interessen har en sådan karakter og styrke, at den karakter og styrke, at den kan bevirke inhabilitet, afhænger i øvrigt af en konkret vurdering. Klarest vil inhabilitet foreligge, hvis pågældende er part i en sag. Interesse kunne være økonomisk interesse. Eller hvis man er ansat, at man kommer til at tage beslutning for ens eget ansættelsesforhold. Et politisk ideal er dog ikke en særlig personlig interesse. Fx kan et medlemskab af en bueskytteforening, ikke afskærer pågældende fra at deltage i behandling af sager om tilskud til de nævnte formål. Ved visse politisk betonede afgørelser, fx det kollegiale organs valg af borgmester, kan der ses bort fra selv klare personlige interesser. Inhabilitet omfatter også hvor en person repræsenterer nogen i sagen. Fx en advokat eller en revisor. Gaver. Ombudsmanden fastslår generelt, at personer, der virker i offentlig tjeneste eller hverv, har en pligt til at undlade at modtage begunstigelser. b. Slægtskab FVL 3s1n2»vedkommendes ægtefælle, beslægtede eller besvogrede i op- eller nedstigende linie eller i sidelinien så nær som søskendebørn eller andre nærstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse«denne afgrænsning ligger tæt op ad den tilsvarende regel i RPL 60. Fjernere slægtskab end nævnt i 3s1n2 kan ikke statuere inhabilitet. Hvis der tillige er tale om venskab så kan der statueres efter 3s1n5. Det samme gælder om uvenskab eller modsætningsforhold. Modsætningsforholdet skal dog være gensidigt. En part kan ikke fremkalde inhabilitet ved at hævde eller forsøge at fremkalde et modsætningsforhold. c. Private ansættelsesforhold, tilknytning til foreninger m.v. FVL 3s1n3»vedkommende deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald,«underordnet personale er normalt ikke omfattet, men det kan dog komme på tale hvis de føler sig i klemme. Derimod vil formænd og medlemmer af bestyrelsen være inhabile efter bestemmelsen. Det samme med aktionærer, anpartshavere som efter omstændighederne vil anses for at have en sådan nær tilknytning til virksomheden, at de er inhabile. Også den, der deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til en forening, er inhabil, når foreningen har en særlig interesse i sagens udfald. Såfremt sagen vedrører udøvelsen af forvaltningsmyndighed i henhold til lovgivningen, er der ikke tvivl om sagens udfald. Hvis et kommunalbestyrelsesmedlem ligefrem er indvalgt i et selskabs eller en forenings bestyrelse for der at varetage kommunale interesser, vil pågældende i almindelighed ikke være inhabil ved kommunalbestyrelsens behandling af en sag, hvori den pågældende enhed er part. Forudsætningen er at der er tale om sammenfaldende interesser. d. Flere offentlige hverv FVL 3s1n4»sagen vedrører klage over eller udøvelse af kontrol- eller tilsynsvirksomhed over for en anden offentlig myndighed, og vedkommende tidligere hos denne myndighed har medvirket ved den afgørelse eller ved gennemførelsen af de foranstaltninger, sagen angår«1). Behandling af samme sag i to forskellige hverv Klarest her er hvor den, som har medvirket ved afgørelsen i 1. instans, tillige kan komme til at deltage i en klageinstans' afgørelse. Vejledning. Man er ikke inhabil blot fordi man har givet vejledning i afgørelsen af sagen. Tilsyn. Man kan ikke være medlem af kommunaltilsynet og samtidig som medlem af kommunalbestyrelsen forvalte samme sag. Der kan være love som siger at det er OK. Man kan sige at hvis det drejer sig om en særlig retssikkerhedsgaranti at der findes to individuelle organer, så vil der være inhabilitet hvis en person deltager i begge. Det må bero på en nærmere vurdering af den enkelte ordning (godkendelse, vetoret, m.v.) og de i den enkelte sag involverede interesser, om en personsammenfaldet krænker retssikkerhedsinteresser eller medfører risiko for varetagelse af uvedkommende interesser. Indstilling. Hvis et organ skal afgive indstilling til et andet, vil et personsammenfald ikke medføre inhabilitet. Indenrigsministeriet har således antaget, at en skoleinspektør, som var medlem af kommunalbestyrelsen, måtte være inhabil i en sag om ansættelse af viceskoleinspektør ved den pågældende skole. Det forhold, at den, der har truffet afgørelse i en sag i én egenskab, normalt vil være interesseret i, at der træffes samme afgørelse i sagen, når han behandler den i en anden egenskab, kan dog, ligesom den situation, hvor pågældende blot tidligere har udtalt sin mening om sagen, ikke bevirke inhabilitet. 2). Tjenstlige forhold og struktursager. De ovenfor anførte bemærkninger vedrører tilfælde, hvor en person som indehaver af flere offentlige hverv kan blive stillet over for at skulle behandle samme sag i de to forskellige hverv. En anden situation foreligger, hvor den pågældende vel ikke tidligere har beskæftiget sig med sagen, men hvor den berører hans tjenstlige forhold eller den gren af forvaltningen, hvor han er ansat. Dette kan samles op under FVL 3s1n5. Fx kan en pedel ikke være med til at beslutte skolens fremtidige struktur. Lederen af en daginstitution var ikke som medlem af et byråd inhabil ved en beslutning om udbygningsplaner for kommunens daginstitutioner. Her var det oplyst, at beslutningen ikke ville påvirke den pågældende daginstitutions fremtidige forhold. I Indenrigsministeriet er tendensen, at der ikke statueres inhabilitet, blot fordi en sag vedrører den forvaltningsgren eller institution, hvor den pågældende er ansat. Ministeriet lægger vægt i vurderingen om kommunalbestyrelsesmedlemmets ansættelses- og arbejdsforhold ikke ville blive påvirket af udvidelsen. e. Myndigheden inhabil Fx hvor man ansøger om fri proces til amtet når den man vil sagsøge er amtet selv. Eller hvor kommunen selv er bygherre og samtidig har kompetence til at meddele dispensation fra bygge- eller planlovgivningen. f. Afgørelse af inhabilitetsspørgsmål Der er først og fremmest en underrettelsespligt i de fleste love om inhabilitet. Dvs. at personen selv skal underrette overordnede når han bliver klar over at der i denne sag kunne være noget om inhabilitet. Kap. III Habilitet 9 / 27 Sagsbehandling

10 Jf. FVL 6s1 skal den, der er bekendt med, at der for den pågældendes vedkommende foreligger forhold, som er nævnt i 3s1, snarest underrette sin foresatte inden for myndigheden herom, medmindre det er åbenbart, at forholdet er uden betydning. Spørgsmålet om, hvorvidt en person er inhabil, afgøres af den pågældende forvaltningsmyndighed, jf. FVL 6s2, og kommunalstyrelseslovens 14s1. HR: den pågældende deltager ikke selv i afgørelsen af spørgsmålet om inhabilitet. U1 hvis der er svære substitutions vanskeligheder, U2 hvor det er fastsat ved lov at det godt kan ske alligevel. g. Substitution Der kan forekomme tilfælde, hvor fx en sags hastende karakter gør det umuligt eller vanskeligt at foretage substitution, ligesom en substitution efter omstændighederne kan medføre en betænkelig svækkelse af sagkundskaben hos den kompetente myndighed. Kap. III Habilitet 10 / 27 Sagsbehandling

11 Kap. IV Sagens rejsning A. INDLEDNING Kapitlet omhandler: hvorledes, på hvis initiativ og hvornår en sag rejses, og i forbindelse hermed spørgsmålet, om myndigheden er forpligtet til at behandle og træffe afgørelse i sagen. Med rejsningen tænkes på hvor myndigheden rent faktisk tager problemet op til behandling. Der findes ikke inden for forvaltningen på samme måde som i retsplejen generelle regler for, hvorledes forskellige typer af sager rejses. B. SAGEN REJSES AF DET OFFENTLIGE 1 Sagen rejses af myndigheden af egen drift a. Sager af generel karakter Sager her kommer i gang normalt ved at en myndighed bliver opmærksom på et uløst problem inden for sit kompetenceområde og derpå starten er undersøgelse med henblik på problemets løsning. I lovgivningen kan der også være en pligt, fx til at tilvejebringe en kommuneplan for byggeri. b. Sager vedrørende enkeltpersoner Fx for told og skat, eller noget med arbejdsmiljø. I lovgivningen kan der også være pligt, i bistandsloven hvis et barn trænger til støtte skal dette undersøges. c. Kontrol med andre myndigheder En myndigheds adgang til at føre kontrol med andre myndigheder vil også kunne medføre, at den kontrollerende myndighed tager en sag op af egen drift. d. Informationskilder Love. Der kan være pligt for borgerne at meddele noget, fx deres bopæl. Der er pligt for læger at anmelde bestemte sygdommes tilstedeværelse. Også udenfor området for de særlige lovregler om pligt til anmeldelse vil initiativet til, at de offentlige rejser sag, ofte udgå fra en borger i form af en anmeldelse eller klage. 2 Genoptagelse af sagen på myndighedernes initiativ En myndighed er principielt berettiget til på et hvilket som helst tidspunkt at genoptage behandling af en allerede afgjort sag. Hvis en forvaltningsmyndighed har været for restriktiv over for borgerne og derfor bliver underkendt af en rekursinstans eller af domstolene, har forvaltningsmyndigheden da pligt til at genoptage tidligere afgørelser, der er truffet på grundlag af den underkendte praksis? JA, der er en pligt til at genoptage tidligere afgjorte sager, hvis de berørte borgere henvender sig. Hvorvidt forvaltningsmyndigheden har pligt til på eget initiativ at genoptage allerede afgjorte sager, beror på en afvejning af lighedssynspunkter over for administrative hensyn (hvor svært/nemt er det at gennemføre genoptagningen). Pligten skærpes, hvis hidtidig praksis er underkendt som retsstridig (og ikke blot som uhensigtsmæssig). 3 Sagen rejses af en anden myndighed En sag kan endvidere rejses af det offentlige på initiativ af en anden myndighed end den, som skal træffe afgørelse i sagen. Fx amtet der rejser en sag om naturfredning. Domstolene der rejser en sag om forkert stempelmærkning til stempelmyndighederne. 4 Underretning om sagen Findes der en pligt til at underrette en part om sagens rejsning? Ifølge reglerne i offentlighedslovens kapitel 5 om partshøring skal en myndighed, som er i besiddelse af faktiske oplysninger i en sag, som en part i sagen ikke kan antages at være bekendt med, imidlertid som hovedregel underrette parten og give denne mulighed for at udtale sig, såfremt oplysningerne er til ugunst for den pågældende. Det princip, der hermed fastslås, må i praksis som hovedregel medføre en pligt til at underrette den, som en sagen vedrører, inden der træffes afgørelse, i de tilfælde, hvor vedkommende ikke er bekendt med sagens eksistens. 5 Pligt til formel afgørelse Der er ikke altid pligt til en formel afgørelse, men hvis der ikke foretages en sådan så skal dette vel meddeles til den borger som har fået oplyst at der er en sag i gang med ham som subjekt, eller hvis sagen har været rejst af en anden myndighed skal det meddeles til denne myndighed. C. SAGEN REJSES AF BORGEREN Tilfælde, hvor en sag kun kan komme i gang gennem en henvendelse til en myndighed fra en borger (klage, anmeldelse, ansøgning) En ansøgning vil normalt vedrøre ansøgerens egne forhold og indeholde et ønske om, at der træffes en afgørelse i hans interesse. 1 Anmeldelse Kan beskrives som en henvendelse til myndigheden. 2 Ansøgning Dette er den mest almindelige form. a. Hvem kan ansøge? Igen almindelig regel. Der kan dog være specielle regler fx at man skal have en bestemt uddannelse, eller være myndig. En sindssyg kan fx godt rejse en sag om udskrivning. Det må være et krav, at ansøgeren har et relevant retlig (væsentlig, individuel) interesse i den sag, som ansøgningen vedrører. Endvidere må det være et krav, at den retlige interesse har en vis aktualitet. Kap. IV Sagens rejsning 11 / 27 Sagsbehandling

12 b. Ansøgningers form og indhold Ingen almindelig regel. Måske underskrift. Der er dog i nogle love bestemte krav til form og indhold, fx bestemte blanketter og visse informationer skal medsendes. 3 Pligt til formel afgørelse. Afvisning eller realitetsafgørelse Når en myndighed modtager en ansøgning fra en borger, har myndigheden pligt til at træffe en formel afgørelse i sagen. Området for afvisning indenfor forvaltningsretten er ret snæver. Dette hænger sammen med vejledningspligten. Hvis en ansøgning er indsendt til en forkert myndighed, har denne således pligt til så vidt muligt at videresende ansøgningen til rette myndighed. Hvis der ikke er grundlag for afvisning, er myndigheden forpligtet til at træffe en formel afgørelse om ansøgningens realitet. D. VEJLEDNINGSPLIGT FVL 7s1+2 Stk 2. En forvaltningsmyndighed skal i fornødent omfang yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. Modtager en forvaltningsmyndighed en skriftlig henvendelse, som ikke vedrører dens sagsområde, videresendes henvendelsen så vidt muligt til rette myndighed. Myndighederne er således ikke direkte efter forvaltningsloven forpligtede til at yde vejledning og bistand i forbindelse med faktisk forvaltningsvirksomhed. Efter god forvaltningsskik bør der imidlertid også her ydes vejledning. Vejledningspligten indebærer imidlertid også, at der efter omstændighederne skal ydes vejledning i en konkret sag selvom borgeren ikke har anmodet herom, hvis det på det foreliggende grundlag må vurderes, at der er behov for vejledning. Myndigheden må normalt yde vejledning, hvis den, der henvender sig til myndigheden i en sag, særlig har fremhævet omstændigheder af faktisk og/eller retlig karakter, som efter de regler, der gælder på det pågældende område må give myndigheden anledning til bemærkninger, fx fordi det må antages, at borgeren har misforstået eller ikke kender de relevante regler. Vejledningspligten kan indsnævres, når parten er repræsenteret af en person, som må formodes at have et særligt kendskab til regelgrundlaget. Myndighedernes vejledning skal hvile på et forsvarligt oplysningsgrundlag. Kap. IV Sagens rejsning 12 / 27 Sagsbehandling

13 Kap. V Forvaltningsmyndighedens sagsforberedelse A. FORBEREDELSENS TILRETTELÆGGELSE OG OMFANG Forberedelsens formål er at tilvejebringe de faktiske og retlige materialer som er nødvendige til sagens afgørelse. Sagens oplysning 1 Undersøgelsesprincippet I retsplejen bruges forhandlingsprincippet. I forvaltningen bruges undersøgelsesprincippet eller officialprincippet, hvorefter ansvaret for, at de nødvendige oplysninger foreligger, og de nødvendige undersøgelser foretages påhviler forvaltningen. Der er ikke i forvaltningsloven optaget nogen udtrykkelig lovregel svarende til det nævnte princip, hvorefter den myndighed, der afgør sagen, har ansvaret for, at den nødvendige sagsforberedelse finder sted. 2 Hvilke oplysninger er nødvendige? Det vil ofte indenfor de administrative forskrifter være specificeret hvilke oplysninger som kræves for at der kan træffes afgørelse heri. Er der på et sagsområde ikke regler om, hvilke oplysninger der skal indhentes, eller er eventuelle regler ikke udtømmende, følger det af undersøgelsesprincippet, at myndigheden selv afgør, hvilke oplysninger og undersøgelser den anser for at være nødvendige. 3 Hvor langt skal undersøgelsen udstrækkes? Man kan kun kræve, at en sag oplyses og undersøges så langt, som det er nødvendigt i det enkelte tilfælde for at træffe en forsvarlig afgørelse. For lang ekspeditionstid i almindelighed har ikke sjældent givet anledning til kritik af forvaltningen. Der kan være en frist i loven på ekspeditionstiden, for aktindsigt gælder fx 10 dage. Jo vigtigere en afgørelse, des mere skal den undersøges. Det kan tænkes at en sag er særligt presserende, men det betyder ikke at der må slækkes på kravet til undersøgelse. I kollegiale organer er der dog ofte mulighed for at formanden træffer afgørelsen alene. Ved en foreløbig afgørelse er der som regel forstået på den måde at der er slækket lidt på kravet til undersøgelse. Undersøgelsesprincippet gælder i almindelighed både for førsteinstansen og for en rekurs- eller tilsynsmyndighed. B. FREMGANGSMÅDE VED FORBEREDELSEN 1 Myndighedens egne oplysninger og undersøgelser a. Oplysninger FVL 28, som begrænser en forvaltningsmyndigheds adgang til at videregive fortrolige oplysninger til en anden forvaltningsmyndighed, finder ikke anvendelse ved videregivelse fra en afdeling til en anden inden for samme myndighed. Derimod gælder 28 også, vor de samme medarbejdere udfører funktioner for forskellige myndigheder. FVL 29, der må ikke indhentes oplysninger om rent private forhold i ansøgningen, fra ingen anden end selve ansøgeren. FVL 32, at den der virker inden for den offentlige forvaltning, ikke må skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver. Registerloven og registertilsynet regulerer offentlige EDB databaser. b. Undersøgelser Som led i sagens forberedelse kan myndigheden på grundlag af materiale, som er i dens besiddelse, selv foretage undersøgelser, som bl.a. kan være juridiske, økonomiske, tekniske og social karakter. Hvis undersøgelsen skal foretages af eksternt personale, som fx arkitekter, kan der opstå habilitetsproblemer. 2 Oplysninger udefra, høring og undersøgelser i marken Oftest er dette en anmodning om oplysninger eller meningstilkendegivelse. a. Indhentelse af oplysninger Almindelige regler findes i forvaltningsloven. 1). Forvaltningslovens regler om indhentelse og videregivelse af oplysninger FVL 31 bestemmer at en myndighed er pligtig til at videregive en oplysning hvis den er af betydning for den anden forvaltningsmyndighed eller for afgørelsen. De er ikke forpligtigede til at bearbejde oplysningerne, eller foretage en vurdering af disse. Oplysninger må ikke videregives hvis de er af privat karakter, FVL 28, eller er personlige og kun må bruges til statistiske formål, FVL begrænser for fortrolige oplysninger som kun må bruges til at løse forvaltningsopgaven. Efter FVL 28 må der ikke videregives oplysninger til andre myndigheder, en dette er dog muligt ved samtykke. Den skal være skriftlig, og falder bort senest efter et år. Efter nr. 2 gælder forbudet ikke, hvis det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov, at oplysningerne skal videregives. Efter nr. 3 gælder forbudet heller ikke, når videregivelse sker til varetagelse af private eller offentlige interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse. Der må her foretages en konkret afvejning. Efter nr. 4 gælder forbudet ikke, hvis videregivelse er et nødvendigt led i sagens behandling eller er nødvendig for, at en myndighed kan gennemføre tilsyns- eller kontrolopgaver. Efter 28s3 må andre fortrolige oplysninger, ud over i de i stk 2 nævnte tilfælde, kun videregives til en anden forvaltningsmyndighed, når det må antages, at oplysningen vil være af væsentlig betydning for myndighedens Kap. V Forvaltningsmyndighedens sagsforberedelse 13 / 27 Sagsbehandling

14 virksomhed eller for en afgørelse, myndigheden skal træffe. Bestemmelsen omfatter kun fortrolige oplysninger. Ufortrolige oplysninger kan frit videregives. 30, hvorefter fortrolige oplysninger, der udelukkende er indhentet med henblik på statistiske uddrag eller som led i en videnskabelige undersøgelser, ikke må videregives til en forvaltningsmyndighed til anden anvendelse. FVL 29 omhandler kun ved borgernes egne ansøgninger. Her må der som udgangspunkt ikke indhentes oplysninger om private forhold. Der kan dog gives samtykke hertil, eller hvis ansøgerens egne interesser klart overstiger forbudets interesse. Dette er videre end FVL 28 da 28 handler om private fortrolige oplysninger som er særligt følsomme, hvor 29 handler om fortrolige oplysninger generelt. 29 gælder kun ved ansøgning og således ikke ved sager som forvaltningen selv rejser. Hvis der er indhentet samtykke til indhentelse af oplysninger i en ansøgningssag, er det ikke nødvendigt, at der tillige indhentes skriftligt eller mundtligt samtykke til, at oplysningerne videregives. 2). Specielle regler om oplysningspligt Ud over de almindelige regler i forvaltningsloven, findes der mange specielle regler i om oplysninger i andre love. En forvaltningsmyndighed kan også uden udtrykkelig generel eller speciel lovgivning i kraft af det administrative over/underordnelsesforhold ville kunne være forpligtet til meddele oplysninger, er lovhjemmel nødvendigt for at pålægge private borgere eller private selskaber og institutioner at fremkomme med oplysninger til en forvaltningsmyndighed. U H, dommen viser, at regler om oplysningspligt også inden forvaltningslovens ikrafttræden i vid udstrækning måtte fortrænge regler om tavshedspligt. 3). Særligt om registerloven Registerlovens videregivelsesregler svarer stort set til de almindelige regler i forvaltningsloven. b. Høring Høring er indhentelse af en udtalelse. 1). Obligatorisk høring Dette bruges hvor nogen indeholder en særlig sagkundskab eller varetager særlige interesser på det pågældende område. Høringsmyndigheden er også forpligtiget til at svare, dog med respekt for de almindelige regler i forvaltningsloven om fortrolige oplysninger. Høring sker fx af menighedsråd. 2). Fakultativ høring Siden den ikke er pligtskabende, er en fakultativ høring meget som en anmodning om oplysninger. Der kan være pligt til at svare på en fakultativ høring, hvis det står i loven, eller pga. det hierarkiske struktur. c. Fremgangsmåden ved indhentelse af oplysninger og høring Normalt foregår det skriftligt, men det også tilladt at gøre det telefonisk. Fortrolige oplysninger, må kun indhentes hvis de er nødvendige til udførelsen af opgaven, FVL 32. Hvis der skal indhentes oplysninger fra flere myndigheder, bør det normalt ske samtidigt,»stjernehøring«. I sjældne tilfælde vil der være mulighed for at der sker en mundtlig forhandling hos myndigheden, eller jf RPL 108 i retten. d. Undersøgelser Anmodningen om oplysning skal indeholde hvad der specifikt bliver spurgt efter. Det følger af legalitetsprincippet, at hvis der ikke frivilligt gives samtykke til en undersøgelse af et hus eller person, kan de kun foretages med lovhjemmel, hvad enten den, hos hvem undersøgelsen ønskes foretaget, er part i sagen eller ikke. I øvrigt vil husundersøgelse og undersøgelse af private papirer være omfattet af reglen i GRL 72 (boligens ukrænkelighed). Der findes særlovgivning i skat og regulering af fast ejendom som hjemler mulighed for en sådan undersøgelse. Der findes ikke i dansk lovgivning nogle generelle regler for hvordan en sådan undersøgelse skal foregå. Men selv uden udtrykkelig lovhjemmel, må der være pligt til at legitimere sig som myndighed. Personundersøgelser kan kun ske med hjemmel i lov. Hvis sagen skønnes tilstrækkeligt oplyst vha. skriftligt materiale, kan personen ikke kræve at der foretages en særlig undersøgelse. 3 Oplysninger fra parter Findes der en sådan pligt ved ansøgninger til oplysning, at hvis parten ikke giver disse oplysninger, så har han heller ikke noget krav på at hans ansøgning imødekommes. a. Sagen rejses ved ansøgning Hvis loven nøje specificere, hvilke oplysninger der kan kræves af ansøgeren, kan der være en formodning om at yderligere oplysninger ikke kan kræves. I andre tilfælde overlades det udtrykkeligt til myndigheden at afgøre, hvilke oplysninger ansøgeren skal tilvejebringe. I øvrigt er der naturligvis intet i vejen for, at parten bidrager til sagens oplysning ud over, hvad han er forpligtiget til, og myndigheden skal så her gennemgå oplysningerne for at finde det som er relevant. b. Sagen rejses af forvaltningen Hvis sagen rejses af forvaltningen, vil loven ofte indeholde en pligt fra borgeren til at hjælpe med at oplyse sagen. I den miljøbeskyttelsesloven 72, er der klar hjemmel til at pålægge en forurener at foretage undersøgelser med henblik på afklaring af forureningens omfang, dog er der et proportionalitetshensyn. Som i ansøgningssager kan borgeren naturligvis bidrage til sagens oplysning ud over, hvad han er forpligtet til. Ofte vil dette ske i forbindelse med gennemførelse af parthøring, og myndigheden er forpligtet til at overveje oplysningernes relevans. Det er antaget, at forældrenes ønske om, at et barn, der er anbragt uden for hjemmet, for forældrenes regning underkastes en undersøgelse af en af forvaltningen uafhængig. Kap. V Forvaltningsmyndighedens sagsforberedelse 14 / 27 Sagsbehandling

15 4 Gennemtvingelse af oplysningspligt Hvor loven opstiller en oplysningspligt for borgeren, vil der normalt, bortset fra ansøgningssager, også i loven være fastsat særlige tvangsmidler til at gennemtvinge oplysningspligten. Ofte er der magt fra politiet, eller tvangsbøder. Der kan også være straf. Som et vigtigt middel til at fremtvinge oplysninger giver lovgivningen i visse tilfælde adgang til at afholde retligt forhør efter reglerne i RPL 1018, hvilket medfører, at retsplejelovens regler om vidneafhøringer anvendes. Herefter kan vidner fremstilles ved politiets hjælp og pligten til at udtale sig gennemtvinges ved frihedsberøvelse. Hjemmel findes bl.a. i bistandslovens 17. Ved ansøgning, når oplysningerne ikke gives, vil der normalt ikke ske andet end at ansøgningen ikke kan færdigbehandles, hvilket dog skal meddeles ansøgeren jf. FVL 22. Henlæggelse opfattes som en afgørelse. Hvor sagen er rejst af forvaltningen, vil der som regel ikke kunne blive tale om en processuel skadevirkning ved manglende oplysninger, og regler om gennemtvingelse er derfor normalt nødvendige. Kap. V Forvaltningsmyndighedens sagsforberedelse 15 / 27 Sagsbehandling

16 Kap. VI Parters rettigheder under sagsforberedelsen A. INDLEDNING. PARTSBEGREBET For at en borger kan varetage sine interesser under en forvaltningssag, der vedrører ham, inden der træffes afgørelse i sagen, må han for det første vide, at sagen verserer; for det andet må han have adgang til at sætte sig ind i de oplysninger, der findes i sagen, og i det hele det grundlag, hvorpå afgørelsen agtes truffet, og endelig må han have mulighed for at fremkomme med en udtalelse. Generelle sager som berører alle, eller en stor del af befolkningen, kan man ikke blive part, trods sagen berører en. Dette skyldes at der ikke er tilstrækkelig individualitet. Part er først og fremmest dem som sagen adresserer. Den myndighed, der klages over, eller de medarbejdere, som deltaget i sagsbehandlingen forud for den påklagede afgørelse, vil derimod i almindelighed ikke kunne anses som part i en klagesagsbehandling. De har ikke tilstrækkelig væsentlig og individuel interesse. Partsstatus vil dog anerkendes, hvis klagen medfører en stillingtagen til, om der skal træffes disciplinære foranstaltninger eller udtales kritik. Pårørende er normalt ikke parter, måske med undtagelse hvis den oprindelige part er død. Børn kan måske være part i en sag, se især bistandsloven. Ved afledte virkninger, for andre end adressaten, må der anlægges en konkret vurdering af, hvor væsentlige de berørte interesser er, og herunder hvor stærkt behovet er for, at den eller de pågældende tillægges partsbeføjelser. Ofte er interessen ikke tilstrækkelig væsentlig. Indenfor byggelovgivningen, planlovgivningen og miljøbeskyttelseslovgivningens områder vil andre end adressaten dog ofte have så betydelige interesser i sagens udfald, at de må betragtes som parter. Dog ikke hvis det er en større, ubestemt kreds af personer. I tvivlstilfælde må man lægge vægt på, hvor væsentlig den pågældendes interesse er, og hvor nært den er knyttet til sagens udfald. Partsbegrebet om fatter i hvert fald den, hvis interesse id en pågældende sag er af en sådan intensitet, at den efter forvaltningsrettens almindelige regler kvalificerer den pågældende som kompetent til at påklage afgørelsen til en overordnet forvaltningsmyndighed eller til at indbringe sagen for domstolene. Lovgivningen kan også give part ved lov, fx en del landsdækkende miljøorganisationer som ved lov er parter miljøafgørelser. Der er således ikke fuld identitet imellem partsstatus efter forvaltningsloven og reglerne om berettigelsen til at påklage en forvaltningsafgørelse. En sammenslutning af borgere vil ikke i almindelighed opnå partsstatus alene i kraft af, at dens medlemmers interesser berøres, hvis de enkelte medlemmer ikke selv har en tilstrækkelig interesse i sagen til at kunne optræde som parter. B. REPRÆSENTATION FVL 8 Den, der er part i en sag, kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre. Myndigheden kan dog kræve, at parten medvirker personligt, når det er af betydning for sagens afgørelse. Stk 2. Bestemmelsen i stk 1, 1. pkt., gælder ikke, hvis partens interesse i at kunne lade sig repræsentere eller bistå findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, eller hvor andet er fastsat ved lov. Dette kan også forstås som værende en almindelig fuldmagt. Stk 2 skal kun bruges meget sjældent, fx hvis man vil sikre ro og orden i retssagen. C. PARTSHØRING 1 Indledning Kernen i det kontradiktoriske princip er et simpelt retfærdighedskrav: at ingen må dømmes uhørt. 2 Forvaltningslovens regler om partshøring a. Forvaltningslovens bestemmelser er minimumsregler. Afgrænsning i forhold til uskrevne regler om partshøring Der er intet til hinder for at der føres partshøring i videre omfang. Der findes en masse ulovbestemt områder, og disse gælder fortsat på sin vis. Fx skal tjenestemænd høres inden de fyres, men ulovbestemt skal andre offentlige ansatte som ikke er tjenestemænd analogt også høres inden de fyres. Der må også være partshøring hvor forvaltningen afgør tvister mellem private. b. Hovedbestemmelsen i forvaltningslovens 19s1 Hvornår der skal foretages partshøring, når: at parten ikke kan antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af oplysningerne, dels at oplysningerne er til ugunst for parten, og endelig at de er af væsentlig betydning for sagens afgørelse. Til er det afgørende om parten må antages at vide, at oplysningerne indgår i grundlaget for myndighedens afgørelse. Det kan godt være at han selv har givet oplysningen, men han er måske ikke klar over at den indgår i afgørelsen. Et partshøringsproblem opstår i alt fald, hvis ansøgeren ikke har noget kendskab til, at de pågældende oplysninger indhentes. I de sager, hvor der er flere parter, vil det ofte være således, at den ene part ikke umiddelbart har kendskab til oplysninger, som en anden part er fremkommet med, og der må derfor regelmæssigt foretages partshøring i sådanne sager. I en klagesag hvor der ikke kommer noget nyt i sagen, er det ikke nødvendigt med partshøring. Hvis bedømmelsesgrundlaget ændres fra at en oplysning før var til gunst, nu er samme oplysning til ugunst. Alle tre betingelser skal være opfyldt for at der er pligt til partshøring. Dvs. at oplysningen udover ukendt, også skal være til ugunst og den skal være væsentlig. Ved tvivl om oplysnings gunst/ugunst, må parten i almindelighed have mulighed for at korrigere foreliggende oplysning med henblik på at modtage den gunstigste mulige afgørelse. Til ugunst skal bedømmes på den måde at den vil stille ansøgeren mindre tilfreds, end det han havde forventet da han ansøgte. Kap. VI Parters rettigheder under sagsforberedelsen 16 / 27 Sagsbehandling

17 Der er notatpligt jf. offentlighedslovens 6, om oplysninger vedrørende en sags faktisk omstændigheder. Dvs. alt som supplere sagens bevismæssige grundlag, skal der føres notat om, og måske også oplyses til parten jf. FVL 19. c. Udtagelser efter forvaltningslovens 19s2 Undtagelserne fra partshøringspligten er n1-6 i 19s2. De må siges at være udtømmende, med undtagelse af det i d nævnte 20, når der er mulighed for genoptagelse. 1). Ubetænkelig Oplysninger som ikke vil kunne bestrides, fx fødselsdata. 2). Frister Efter n2 gælder forpligtelsen til at foretage partshøring ikke, hvis udsættelse vil medføre overskridelse af en lovbestemt frist for sagens afgørelse. 3). Væsentlige offentlige eller private hensyn Hvis partens interesse i, at sagens afgørelse udsættes, findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private hensyn. Konkret afvejning. 4). Hvis der ikke var ret til aktindsigt Partshøring kan undlades efter n4, når parten ikke ville have ret til aktindsigt med hensyn til de pågældende oplysninger. Særlige begrænsninger i relation til partens ret til aktindsigt gælder efter 10s2 med hensyn til ansættelsessager og efter 9s3 jf 18 i sager om strafferetlig forfølgning af lovovertrædelser. Det bemærkes, at 18 kun gælder uafgjorte sager. Der vil dog her også være en konkret afvejning. 5). Videre ubestemt kreds af personer, eller parten er svær at lokalisere Partshøring, hvis den påtænkte afgørelse vil berøre en videre, ubestemt kreds af personer, virksomheder m.v., eller hvis forelæggelsen af oplysninger for parten i øvrigt vil være forbundet med væsentlige vanskeligheder. 6). Ved lov partshøring, hvis der ved lov er fastsat særlige bestemmelser, der sikrer parten adgang til at gøre sig bekendt med grundlaget for den påtænkte afgørelse og til at afgive en udtalelse til sagen, inden afgørelsen træffes. Undertiden stiller en lovbestemmelse krav om, at den pågældende, forinden der træffes en ugunstig afgørelse, skal gøres bekendt med retten til aktindsigt og med adgangen til at udtale sig. Som eksempel herpå kan nævnes miljøbeskyttelseslovens 68 samt bistandslovens 125. Forvaltningsloven vil dog altid være en minimumslov. d. Undladelse af forudgående partshøring efter forvaltningsloven 20 FVL 20. I sager, hvor myndigheden efter anmodning fra en part kan ændre afgørelsen, kan myndigheden undlade at foretage partshøring, hvis sagens karakter og hensynet til parten selv taler for det. Stk 2. Er partshøring undladt i medfør af stk 1, skal afgørelsen ledsages af de oplysninger, som parten ellers skulle være gjort bekendt med efter bestemmelsen i 19. Parten skal samtidig gøres bekendt med adgangen til at få sagen genoptaget. Myndigheden kan fastsætte en frist for fremsættelse af begæring om genoptagelse. Stk 3. Hvor adgangen til at påklage den trufne afgørelse til en anden forvaltningsmyndighed er tidsbegrænset og begæringen om sagens genoptagelse fremsættes inden klagefristens udløb, afbrydes klagefristen. Klagefristen løber i så fald videre fra det tidspunkt, hvor den nye afgørelse er meddelt parten, dog med mindst 14 dage. Dette vil typisk kunne bruges på afgørelser om økonomiske ydelser. Ikke på sager hvor der er andre berørte parter, da det ikke her vil være muligt at ændre afgørelsen, fx kan den ikke benyttes på byggedispensationssager. Ej heller indgreb som påbud eller forbud. Efter stk. 2 skal afgørelsen, hvor partshøring er undladt efter stk. 1, ledsages af de oplysninger, parten ellers skulle været gjort bekendt med efter 19, ligesom parten skal gøres bekendt med muligheden for at få sagen genoptaget, evt. med en frist for fremsættelse af begæring om genoptagelse. 20 giver ikke hjemmel til at træffe afgørelser, der ikke forsvarligt oplyst, kun til at fravige kravet om partshøring. e. Fremgangsmåden ved partshøring Ofte vil partshøring kunne foregå mundtlig, sågar telefonisk. Men så skal myndigheden notere svaret efter offentlighedslovens 6 (notatpligt), hvis svaret indeholder nye oplysninger af betydning for afgørelsen. Hvis sagen er kompliceret kan der være behov for at fremlægge sagen dokumenteret skriftligt inden der bedes om en udtalelse. Hvis der er flere parter i en sag, skal der foretages en undersøgelse af, om oplysningerne helt eller delvist kan undtages fra en partshøring til den anden part, særligt i medfør af 19s2n4. Hvis oplysningerne herefter ikke kan udtages fra partshøring, bør ansøgeren vejledes om parthøringsreglerne og gives mulighed for at tilbagekalde sin ansøgning. Tilbagekaldes ansøgningen, vil der ikke kunne kræves aktindsigt heri. En nævnte vejledning bør selvfølgelig så meget desto mere gives, hvor ansøgeren har betinget sig, at oplysninger om de pågældendes private forhold ikke videregives til sagens andre parter. f. Retten til at begære udsættelse med henblik på afgivelse af en udtalelse FVL 21. Den, der er part i en sag, kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling forlange, at sagens afgørelse udsættes, indtil parten har afgivet en udtalelse til sagen. Myndigheden kan fastsætte en frist for afgivelsen af den nævnte udtalelse. Stk 2. Bestemmelsen i stk 1 gælder ikke, hvis 1) udsættelse vil medføre overskridelse af en lovbestemt frist for sagens afgørelse, 2) partens interesse i, at sagens afgørelse udsættes, findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod en sådan udsættelse, eller 3) der ved lov er fastsat særlige bestemmelser, der sikrer parten adgang til at afgive en udtalelse til sagen, inden afgørelsen træffes. Retten til at afgive udtalelse er endvidere ikke som partshøringsreglerne begrænset til kun at angå sagens faktiske oplysninger. D. PARTERS AKTINDSIGT 1 Indledning Efter offentlighedsloven er der aktindsigt for enhver, mens forvaltningslovens kap 4 kun gælder for parter. Offentlighedsloven giver adgang til aktindsigt i alle sagstyper (herunder også sager vedrørende faktisk forvaltningsvirksomhed), mens forvaltningslovens kap 4 kun giver adgang til indsigt i afgørelsessager. Til Kap. VI Parters rettigheder under sagsforberedelsen 17 / 27 Sagsbehandling

18 gengæld giver FVL kap 4 i flere henseender en bedre retsstilling end offentlighedsloven for den som ønsker aktindsigt. Således at undtagelserne efter FVL er mere begrænsede end den efter OFL. 2 Forvaltningslovens kap. 4 a. Retten til aktindsigt FVL 9. Den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter. Begæringen skal angive den sag, hvis dokumenter den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. Stk 2. Bestemmelser om tavshedspligt for personer, der virker i offentlig tjeneste eller hverv, begrænser ikke pligten til at give aktindsigt efter dette kapitel. Stk 3. Bestemmelserne i dette kapitel gælder ikke sager om strafferetlig forfølgning af lovovertrædelser, jf dog 18. Kan søges i verserende og afgjorte sager af en part i sagen. En forudsætning er at han er bekendt med, at der eksister en sag, hvori han er part. Myndigheder kan ikke uden særlig lovhjemmel destruere dokumenter eller ændre i oplysninger, som indgår i sager, der behandles i det offentlige. b. Omfanget af aktindsigt i sagen Udgangspunkt: alt materiale i den pågældende afgørelsessag. Dette udgangspunkt modificeres dernæst ved visse bestemmelser, der gør indskrænkninger for dele af visse sagstyper, andre bestemmelser, der undtager visse dokumenter, og endelig nogle bestemmelser, som undtager visse oplysninger. Ifølge 10 omfatter adgangen til aktindsigt alle sagens dokumenter og indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser, som vedrører den pågældende sag. Dokumenter er ret vidt, også billeder og tegninger, lydbånd o.l., der indgår som en del af grundlaget for en sags behandling og afgørelse. Hvis alt er gemt på edb, så burde der tages en udskrift heraf. Interne breve som kommer fra en anden myndighed har mistet sin interne karakter og underlægges derfor også aktindsigt. Notatpligten sikrer at der også er mulighed for at få aktindsigt i mundtligt overleveret vigtigt materiale. Ekstraheringspligten 14s2 sikrer at dokumenter undtaget fra indsigt jf. 14s1, der vil de faktiske oplysninger alligevel kunne meddeles. FVL 13 bestemmer at visse dokumenter, selv om de i formen fremtræder som interne arbejdsdokumenter, alligevel er undergivet aktindsigt. Dette fordi de ikke indeholder myndighedens interne overvejelser om sagens afgørelse eller behandling. FVL 9s2 er det fastsat, at bestemmelser om tavshedspligt ikke begrænser pligten til at give partsaktindsigt. c. Undtagelser fra retten til aktindsigt Undtagelser er især særlige sagsgrupper, særlige typer af dokumenter og specielle oplysninger. 1). Delvis undtagelse af ansættelses- og straffesager, FVL 10s2 + FVL 9s3 FVL 10s2, Ansættelsessager er stærkt begrænsede, idet en ansøger kun har adgang til at blive gjort bekendt med dokumenter, der vedrører hans egne forhold FVL 9s3 er sager om strafferetlig forfølgning undtaget fra aktindsigt, med visse i 18 fastsatte undtagelser. Sager om forhold i fængslet, disciplinær sager, o.l. er undtaget. FVL 18s1 HR kan en part i en afgjort straffesag forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter i det omfang, det er rimeligt begrundet af hensyn til varetagelse af den pågældendes interesser. Der er dog en konkret afvejning, da der er mange modhensyn. De, der som parter kan begære aktindsigt, vil foruden sigtede navnlig være anmeldere eller skadelidte. Adgangen gælder først når der er faldet endelig dom. Begrænsning efter FVL 18s2 for dokumenter som allerede har været fremme i retten. 2). Undtagelser af visse dokumenter, FVL 12 FVL 12, undtagelse af interne arbejdsdokumenter, og brevveksling mellem forskellige enheder indenfor samme myndighed. Baggrunden er at beskytte myndighedens interne beslutningsproces. Dokumentet kan miste sig interne karakter hvis den sendes ud af huset, hvis den sendes til folketingets ombudsmand. 3). Undtagelse af visse oplysninger, FVL 15 Først må det undersøges, om sagstyper er (delvist) undtaget (ansættelses- og straffesager). Er den ikke det, må det undersøges, om der i den foreliggende sag er dokumetener, som er undtaget, fx efter 12 om interne arbejdsdokumenter. Er et dokument som sådant ikke undtaget, kan det tænkes at indeholde særligt beskyttelsesværdige oplysninger, således at i hvert fald dele af det må undtages fra partsaktindsigt. FVL 15 partens adgang til aktindsigt begrænses i det omfang, hans interesse i at få kendskab til oplysninger må vige for afgørende hensyn til vedkommende selv eller til andre private eller offentlige interesser. Fx ved klage har man været tilbageholdende med at give navnet på klageren. Undtagelse af oplysninger må ikke gå længere, end hensynet bag undtagelsen kan begrunde. d. Udsættelse af sagen, FVL 11 Til effektivt at sikre formålet med partsaktindsigt, er det fastsat i FVL 11, at en begæring af partsaktindsigt medfører at sagens afgørelse udsættes, indtil der er givet parten adgang til at gøre sig bekendt med dokumenterne. Kan dog ikke ske hvis det vil medføre en overskridelse af lovbestemt frist. e. Fremgangsmåden Afgørelsen af, hvorvidt der er adgang til aktindsigt, og i hvilken for den skal ske, træffes af den myndighed, der i øvrigt har afgørelsen i den pågældende sag, FVL 16s1. Kan dog fraviges ved bekendtgørelse fra ministeren. Frist: Aktindsigt skal være imødekommet inden 10 dage, ellers skal parten underrettes herom og om hvornår afgørelsen vil foreligge. Hvis en begæring om aktindsigt fremsættes efter, at afgørelse i sager er truffet og meddelt parten, men inden udløbet af en klagefrist, kan det besluttes at klagefristen suspenderes, indtil aktindsigt er meddelt eller afslået, FVL 17. f. Klage Hvis man ikke kan påklage sagsafgørelsen til højere myndighed, kan en nægtelse af aktindsigt heller ikke påklages til højere myndighed, FVL 16s4. Kap. VI Parters rettigheder under sagsforberedelsen 18 / 27 Sagsbehandling

19 Dette kan dog fraviges, FVL 15s3. g. Overgangsregler Kun for dokumenter som er kommet i hænde efter loven trådte i kraft, 1. oktober 1964, FVL 35. Kap. VI Parters rettigheder under sagsforberedelsen 19 / 27 Sagsbehandling

20 Kap. VII Offentlighed og tavshedspligt A. INLEDNING Grundloven indeholder ikke regler om offentlighed i forvaltningen, modsat reglen om offentlighed i retsplejen. EU har offentlighed i rådet og i kommissionen. B. OFFENTLIGHED I DANSK FORVALTNING Før offentlighedsloven fandtes forskellige regler om mødeoffentlighed og om forskellige former for dokumentoffentlighed i speciallove. 1 Mødeoffentlighed HR ingen almindelig lovregel om at møder der holdes i forvaltningsorganer er offentlige. Offentlighedsloven gælder kun for dokumenter. Det kræves lovhjemmel for at kunne gøre disse møder offentlige. Forvaltningens møder er lukkede. a. Kommunalbestyrelsesmøder er offentlige, i kommunestyrelseslovens 10. De kan dog besluttes at holdes for lukkede døre. Selve kommunestyrelsesloven opstiller ikke nærmere regler for, hvornår dørene kan eller skal lukkes, men overlader dette til bestyrelsens egen afgørelse. Men normalt er sager om personlige forhold eller køb og salg af fast ejendom for lukkede døre. b. Møder i nævn og råd inden for statsforvaltningen er normalt ikke offentlige. I visse tilfælde er der dog ved lov eller med hjemmel i lov fastsat regler om mødeoffentlighed. Fx visse sager der bliver behandlet ved Patentankenævnet. 2 Særlige former for dokumentoffentlighed På særlige områder i forvaltningen har der været dette behov. a. Projektoffentlighed Den fremlæggelse af dokumenter, der betegnes som projektoffentlighed, er karakteriseret derved, at der sker fremlæggelse af forvaltningens overvejelser, planer eller udkast til en beslutning, før den endelige beslutning tages. Dette bruges især ved planloven og i naturbeskyttelsesloven. b. Bekendtgørelse Bekendtgørelse af forvaltningsakter, som vedrører en større kreds, sker ikke sjælden ved offentliggørelse. Men den adskiller sig fra projektoffentlighed, ved at det sker efter at den endelige beslutning er taget. c. Beretninger Beretninger er en vigtig måde at sikrer offentlighed på. De skal som regel udgives årligt. 3 Almindelig dokumentoffentlighed Siden 1970 har vi haft offentlighed i forvaltningens dokumenter. a. Offentlighedslovens anvendelsesområde er al offentlig forvaltning. Inkl. sygehusvæsen, skoler, verserende sager, som afgjorte sager. b. Retten til aktindsigt 1). Enhver Enhver, og man behøver ikke at være myndig, kan kræve aktindsigt. Man behøver ikke at bevise en speciel interesse i sagen. Der er særlig adgang udover partsaktindsigt, fx til»skuffecirkulærer«og 4s2 om egenaccess. 2). Identifikation af sagen. Det vil være tilstrækkeligt at kende adressatens navn, en skrivelses afsender og dato eller i øvrigt oplysninger, som gør det muligt gennem myndighedernes journaler at finde frem til sagen. c. Omfanget af aktindsigt. Alt materialet i den pågældende sag. Der er dog en del undtagelser som skyldes modhensyn. 1). Hvilke dokumenter Offentlighedsloven 5s1n1, omfatter alle dokumenter der vedrører sagen. Efter n2 endvidere i journaler, registre og andre fortegnelser. Der er en begrænsning i at det kun er dokumenter som er indgået i en administrativ sagsbehandling, OFL 4. Fremtidigt materiale vil der ikke kunne søges aktindsigt i. Og kun for materiale som findes når ansøgningen om aktindsigt fremsættes. Edb-registre er undtaget efter OFL 5s2, men der kan dispenseres på området. 2). Interne dokumenter i endelig form HR, undtaget fra aktindsigt. Undtagelse i OFL 8, hvor der alligevel er aktindsigt, trods at dokumentet har karakter af et internt et.. Det drejer sig først om dokumenter, der alene gengiver myndighedernes endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse. Dokumenter, som kun indeholder oplysninger, som en myndighed har haft pligt til at notere efter OFL 6. selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller tilsvarende klarhed om en sags faktiske omstændigheder. retningslinier for behandling af bestemte sager (skuffecirkulære). Ved tvivlstilfælde vil hensynet til myndighedernes beslutningsproces være afgørende. Det vil sige, at dokumenter, der indeholder myndighedernes overvejelser, vurderinger og foreløbige stillingtagen, ikke er omfattet af reglerne i OFL 8. 3). Faktiske oplysninger og notatpligt Interne arbejdspapirer 7 og ministerielle papirer 10 er undtaget. Det kan dog forekomme, at der i sådanne dokumenter findes væsentlige faktiske oplysninger, som ikke bør unddrages aktindsigt. Derfor er der en ekstraheringspligt i OFL 11; som svarer til FVL 12s2 og FVL 14s2. Kap. VII Offentlighed og tavshedspligt 20 / 27 Sagsbehandling