Odder BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION

Transkript

1 Odder BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION

2 VEJLEDNING I dette bilag beskrives krav til de ydelser, der skal leveres i henhold til Odder Kommune. Kravene til løsningen er nummereret Krav nn og Tilbud nn, hvor Krav nn er udtryk for et krav til leverancen, og hvor Tilbud nn er udtryk for et krav til tilbuddet, dvs. et forhold (en redegørelse, en beskrivelse, en liste osv.), som leverandøren skal forholde sig til i sin løsningsbeskrivelse (bilag 2). Bemærk, at nogle krav er mindstekrav, jf. udbudsbetingelserne.

3 INDHOLD 1. Indledning 1 2. Rammer for opgaveløsningen Baggrunden for udbuddet Lovgivningen Målsætninger Rammer for madservice 3 3. Organisation Organisation Ydelsesomfang Visitation 5 4. Krav til leverandøren 6 5. Delaftale 1 kommunale plejeboliger/ korttidsafsnittet, daghjemmet og cafeen Krav til ydelserne, kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet Leveringsadresser og geografisk placering Minimumskapacitet og leveringssikkerhed Krav til næringsindhold og portionsstørrelse Kvalitetskrav til ældrekost mv Kvalitetskrav, diæter Kvalitetskrav, småtspisende (superkost) Sammenfattende Krav til variation over tid Krav til bestilling og afbestilling Krav til udbringning Krav til levering og leveringstidspunkt Krav til tilgængelighed Krav vedrørende højtider/helligdage Merkøb Administrative krav Servicering af kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet og beboere/pårørende Prissætning Krav til ydelserne, caféen Indledning Krav til leverancerne Ernæringsmæssige krav Leveringsform Udbud i caféen Åbningstid Prissætning Delaftale 2 - hjemmeboende Minimumskapacitet og leveringssikkerhed Krav til næringsindhold og portionsstørrelse Kvalitetskrav, ældrekost Kvalitetskrav, diæter 17

4 6.2.3 Kvalitetskrav, småtspisende (superkost) Sammenfattende Krav til valgmuligheder Krav til variation over tid Krav til bestilling og afbestilling Krav til udbringning og levering Krav til tilgængelighed Krav vedrørende højtider/helligdage Tilkøb Krav til observationsforpligtelse Administrative krav Prissætning Kvalitetssikring og opfølgning Generelle krav Oplevet (subjektiv) kvalitet Dialog med udvalget "Fagligt miljø for ernæring" Brugerundersøgelser Dialog med ældreråd Målbar kvalitet Gældende regler Kvalitetssikring Varedeklarationer 24 Appendiks Appendiks 1: Kvalitetsstandard Madservice med udbringning Appendiks 2: Kvalitetsstandard Madservice uden udbringning Appendiks 3: Håndbog Det fleksible madtilbud Appendiks 4: Gældende forarbejdningsgrad Appendiks 5: Menuplan

5 1. INDLEDNING Opgaven omfatter: Delaftale 1: Produktion og levering af madservice til de kommunale plejeboliger, korttidsafsnittet, daghjemmet og cafeen. Delaftale 2: Produktion og levering af mad til hjemmeboende. Opgaven udbydes i henhold til reglerne om udbud af hovedleverandør under godkendelsesmodellen. Opgaven omfatter madservice med udbringning samt levering af diætkost. Hovedleverandøren skal tåle, at andre leverandører godkendes med udgangspunkt i de priser, hovedleverandøren har budt ind med. Bilaget er disponeret som følger: I afsnit 2 beskrives rammerne for madordningen i Odder Kommune. I afsnit 3 præsenteres organiseringen af madservice samt visitationsproceduren. I afsnit 4 beskrives kravene til leverandøren Disse to afsnit har relevans for begge delaftaler, og de formulerede krav gælder tilsvarende begge delaftaler. I afsnit 5 præsenteres krav til delaftale 1: o o I afsnit 5.1 præsenteres krav til ydelserne til de kommunale plejeboliger/ korttidsafsnittet/daghjemmet I afsnit 5.2 præsenteres krav til ydelserne til caféen I afsnit 6 præsenteres krav delaftale 2, dvs. til ydelserne til hjemmeboende. Endelig redegøres i afsnit 7 for kvalitetskontrol. Dette afsnit med tilhørende krav gælder for begge delaftaler. Til bilaget hører følgende appendiks: Appendiks 1: Kvalitetsstandard Madservice med udbringning Appendiks 2: Kvalitetsstandard Madservice uden udbringning Appendiks 3: Håndbog Det fleksible madtilbud Appendiks 4: Gældende forarbejdningsgrad Appendiks 5: Menuplan Bilag 1 Kravspecifikation Side 1

6 2. RAMMER FOR OPGAVELØSNINGEN 2.1 Baggrunden for udbuddet Odder Kommunes aftale med Det Danske Madhus Odder A/S udløber pr. 31. december Odder Kommune har besluttet, at udbyde kommunes madservice i henhold til Byrådets beslutning af , hvor af det fremgår at der gennemføres ét samlet udbud af madservice til hjemmeboende og plejeboliger dog således, at der gives mulighed for at producere mad fra bunden på plejecentrene op til 3 dage om ugen. Det er kommunes mål med udbuddet At videreudvikle kvalitet og fleksibiliteten i madtilbuddet til de ældre. Tilbud 1. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvorledes leverandøren med det afgivne tilbud vil kunne understøtte Odder Kommunes mål med udbuddet. 2.2 Lovgivningen Der er tale om madservice i medfør af Servicelovens 83 stk. 1 nr Målsætninger De konkrete krav til ydelserne fremgår af de følgende afsnit. Odder Kommunes målsætning for den kommunale madservice har afsæt i i kommunens madpolitik. Det er et helt overordnet krav, at maden er ernæringsrigtig og af god kvalitet og med brug af gode årstidsbestemte råvarer samt sammensat efter Anbefalinger for den danske institutionskost. Maden skal produceres med færrest mulige tilsætningsstoffer og så tæt på hjemmelavet som muligt og med et minimum af færdigretter, som minimum i det omfang, det er beskrevet nedenfor. Kosten skal styrke de ældres livskvalitet og helbred. Måltidet skal tage udgangspunkt i gennemsnitsanbefalingerne for en 75-årig med et dagsbehov på KiloJoule (ca kcal) for 1,6 kostenhed. Krav 1. Tilbud 2. Tilbud 3. Leverandøren skal til enhver tid efterleve de krav, der følger af ovenstående, herunder sikre en løbende tilpasning i takt med ændrede krav. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan man sikrer en løbende tilpasning til ændrede krav. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvorledes leverandøren vil leve op til Odders Kommunes målsætninger. Bilag 1 Kravspecifikation Side 2

7 2.4 Rammer for madservice Odder Kommunes kvalitetsstandard for Madservice er vedlagt som Appendiks 1 og 2 til dette bilag. Den til enhver tid gældende kvalitetsstandard udgør en overordnet ramme for den leverance, som leverandøren skal sikre. Leverandøren ikke kan aflyse levering af maden. Leverandøren retter omgående og for egen regning evt. fejl eller mangler i en leverance. Krav 2. Leverandøren skal helt overordnet leve op til de i kravspecifikationen stillede krav Bilag 1 Kravspecifikation Side 3

8 3. ORGANISATION 3.1 Organisation Ældreområdet er organiseret i Visitationsteamet og Ældreservice. Visitationsteamet Myndighedsfunktion med ansvar for visitation til en lang række sundhedsydelser for såvel voksne handicappede som ældre. Ydelserne vedrører f.eks. pleje og praktisk bistand, genoptræning, personlige hjælpemidler, genbrugshjælpemidler boliger, madservice, daghjem, handicapbiler, transport og handicapsvømning. På hjælpemiddelområdet visiteres også til børn. Herudover varetages driften af kommunens hjælpemiddeldepot. Der er ca. 20 medarbejdere i Visitationsteamet. Ældreservice Udførerfunktion med ansvar for drift af de kommunale opgaver i forhold til 2 plejeboligenheder, hjemmehjælp, hjemmesygepleje, træningscenter / sundhedscenter, daghjem og korttidsafsnit. Herudover varetager Ældreservice driften af eget kommunalt vikarkorps. Der er ca. 300 medarbejdere ansat i Ældreservice. Hertil kommer en række private leverandører godkendt i henhold til reglerne om frit valg, som servicerer ca. 40 % af borgerne. 3.2 Ydelsesomfang Den samlede leverance i 2011 bestod af kostenheder fordelt som følger: Plejeboliger Madservice hjemmeboende Cafe Daghjem Korttidsafsnit -OKKA I alt Tallet er medtaget for at give en indikation af omfanget, men skal ikke forstås som en garanti for en vis mængde. Det bemærkes, at følgende ydelser indkøbes direkte af afdelingerne og således ikke indgår i ovenstående mængder: Øl og Vand Vin Kaffe indgår i dag i fødevarebudget for alle enheder, og indgår derfor i de samlede antal kostenheder. Kaffen blev dog ikke leveret af den eksterne leverandør på plejeboligenhederne, hvor det købes over kolonialvarebudgettet. På Korttidsafsnittet og på daghjemmet indgår kaffen som element i den samlede levering fra leverandøren. Odder Kommune forbeholder sig retten til løbende at justere i, hvad der skal købes lokalt, ligesom der på dag-til-dag basis kan opstå behov for at indkøbe konkrete varer eller komponenter lokalt. 1 Det forventede kostenheder efter overgang til det fleksible madtilbud Bilag 1 Kravspecifikation Side 4

9 3.3 Visitation Visitation til madservice gennemføres den dag, brugeren (eller pårørende, sygeplejen etc.) henvender sig til myndighedsfunktionen. Maden skal kunne leveres inden for 3 dage efter kontakten til myndighedsfunktionen, forudsat at denne giver besked til leverandøren inden for de nedenfor angivne tidsrammer. Dette gælder, medmindre visitator finder det nødvendigt at påbegynde leverancen hurtigere. Der kan eksempelvis i akutte tilfælde være behov for, at leverancen påbegyndes dagen efter kontakten til myndighedsfunktionen, f.eks. ved udskrivning af bruger fra sygehus. Krav 3. Tilbud 4. Leverandøren skal som minimum kunne efterleve den beskrevne responstid (mindstekrav). Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for sin evne til at kunne påbegynde leverancen, herunder til at håndtere akutte situationer. Leverandøren bedes beskrive, såfremt man ser sig i stand til at sikre en hurtigere opstart på nye leverancer. Bilag 1 Kravspecifikation Side 5

10 4. KRAV TIL LEVERANDØREN Som det fremgår af indledninegn ønsker Odder Kommune løbende at videreudvikle kvalitet og fleksibiliteten i madtilbuddet til de ældre. Odder Kommune forventer, at leverandøren løbende, og mindst én gang årligt, overvejer og kommer med konkrete forslag til at videreudvikle kvalitet og fleksibiliteten i madtilbuddet til de ældre. Tilbud 5. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive hvorledes leverandøren ønsker at støtte op om kundens tilgang til at videreudvikle kvalitet og fleksibiliteten i madtilbuddet til de ældre. Tilbud 6. Det beskrevne samarbejde skal være indregnet i prisen i bilag 5. Bilag 1 Kravspecifikation Side 6

11 5. DELAFTALE 1 KOMMUNALE PLEJEBOLIGER/ KORTTIDSAFSNITTET, DAGHJEMMET OG CAFEEN 5.1 Krav til ydelserne, kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet Odder Kommunes mad til beboerne i de kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet er bygget op om de seks standard-måltider i løbet af dagen Morgenmad Formiddagsmad Middag Eftermiddagsmad Aftensmad Sen aften Det fleksible madtilbud til plejecentre/korttidsafsnittet/daghjemmet er beskrevet i appendiks 3 "Håndbog Det fleksible madtilbud" med opdateringen i appendiks 4: "Gældende forarbejdningsgrad". Odder Kommunes madleverance til de kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet er struktureret således: Morgenmad Plejecentrene Korttidsafsnit Daghjem Forestås af plejeboligerne, dog leveres øllebrød normalt Forestås af leverandøren Mælkevarer 2 x ugentlig Øvrige x 1 ugentlig. Forestås af leverandøren Kolonialvarer 1-2 gange ugentlig af leverandøren. Formiddagsmad Forestås af plejeboligerne Forestås af leverandøren Forestås af leverandøren Middag Forestås af plejeboligerne, dog leveres kød, sovs og biret af leverandøren 4 dage ugentligt Grillpakke/festpakker ved Forestås af leverandøren Forestås af leverandøren Spises i cafeen (bestilles ikke forud) Der kan bestilles Grillpakke/festpakker ved fester/højtider fester/højtider Eftermiddagsmad Forestås af plejeboligerne Forestås af leverandøren Forestås af leverandøren Der leveres råvarer til bagning af kage én gang ugentligt (valgt af daghjemmets brugere) Aftensmad Forestås af plejeboligerne, dog leveres lun* ret af leverandøren 3 dage ugentligt ligesom frugtsuppe, supper og mælkeretter leveres af leverandøren alle ugen Forestås af leverandøren dage. *fiskefillet leveres upareret. Sen aften Forestås af plejeboligerne Forestås af leverandøren Daghjemsbrugere kan købe madpakke/ pålægspakke og brød med hjem. (ca. 5 om ugen) De Kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet har desuden mulighed for at bestille alternative menuer, jf. nedenfor om denne praksis. Bilag 1 Kravspecifikation Side 7

12 Denne praksis skal videreføres. Der henvises til nedenfor, hvor den konkrete variation, dels på komponentniveau, dels i form af menuplaner, er beskrevet. Odder Kommunes krav til kvaliteten er beskrevet i det følgende ud fra følgende overskrifter: Leveringsadresser og geografisk placering Minimumskapacitet og leveringssikkerhed Krav til næringsindhold og portionsstørrelse Krav til ældrekost mv. Krav til variation over tid Krav til bestilling og afbestilling Krav til udbringning Krav til levering og leveringstidspunkt Krav til tilgængelighed Krav vedrørende højtider/helligdage Merkøb Administrative krav Servicering af de kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet og beboere/pårørende Tilbud 7. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan leverandøren vil leve op til og understøtte det nuværende fleksible madtilbud til plejecentre er beskrevet i appendiks 3 "Håndbog Det fleksible madtilbud" med opdateringen i appendiks 4: "Gældende forarbejdningsgrad" Leveringsadresser og geografisk placering Der skal produceres og leveres mad til de neden for angivne kommunale plejeboliger/ korttidsafsnittet/daghjemmet. Antal tilmeldte døgnkoster er ikke nogen garanteret produktion, men en angivelse af det nuværende omfang som indikation. Nr. Kommunale plejeboliger, Korttidsafsnittet og daghjemmet Adresse 1 Plejeboligerne på Bronzealdervej Bronzealdervej 8, 8300 Odder 2 Plejeboligerne på Stenslund Stenslund 6, 8300 Odder 3 Korttidsafsnittet Ålykkecentret 5, 8300 Odder 4 Daghjem Ålykkecentret 5, 8300 Odder Antal leveringsadresser Antal beboere tilmeldt døgnkost Kun hverdage Det fremgår, at der pt. er tilmeldt 114 beboere til madservice. Krav 4. Leverandøren skal levere mad til disse adresser (minimumskrav). Krav 5. Leverandøren skal tåle, at der sker ændringer i disse adresser Minimumskapacitet og leveringssikkerhed Leverandøren er forpligtet til over for alle kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet at have den fornødne kapacitet og det fornødne beredskab til at kunne levere madservice alle årets dage. Bilag 1 Kravspecifikation Side 8

13 Krav 6. Leverandøren skal have den fornødne kapacitet (mindstekrav). Tilbud 8. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan leverandøren vil sikre de krævede leverancer, herunder beskrivelse af beredskab i forbindelse med problemer i forbindelse med den normale produktions- og udbringningsprocedure Krav til næringsindhold og portionsstørrelse Leverandørens tilbud skal være baseret på en leverance af bulk mad med op til 12 portioner, med hver delkomponent pakket for sig. F.eks. kød for sig, sovs for sig, grøntsager for sig. Leverandøren skal tilbyde følgende kosttyper (tabellen redegør samtidig for tidligere anvendte betegnelser for kosttyperne): Ældrekost Diæt ældrekost Lægeordinerede diæter Superkost Religiøst betingede kostformer Tidligere navne på kostyper Fuldkost Diabetes Kolestrolfattig Energireduceret Lægeordinerede diæter Energitæt småtspisende Alle kostformer skal kunne leveres som blød kost eller flydende kost. Kvalitetskravene er beskrevet i de følgende afsnit Kvalitetskrav til ældrekost mv. Beboerne i plejeboligerne/korttidsafsnittet/daghjemmet tilbydes som udgangspunkt kj. Da behovet for energi er individuelt, tilpasses portionsstørrelsen og måltider i forhold til beboernes ønsker og behov. Kravene til portionsstørrelser mv. er beskrevet i afsnit 4 i appendiks 3 "Håndbog Det fleksible madtilbud" med opdateringen i appendiks 4: "Gældende forarbejdningsgrad". Det skal være muligt at få maden leveret som henholdsvis færdigret eller på komponentniveau og som bulk mad, som beskrevet i indledningen til afsnittet. Der skal tilbydes et tilsvarende sortiment, forstået som en tilsvarende bredde og variation i antallet af muligheder. De kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet skal have mulighed for at tilkøbe yderligere retter. Der skal være mulighed for tilkøb i form af: Ekstra råkost Ekstra hovedretter Ekstra biretter Ekstra kød Ekstra kartofler Ekstra sovs Gæstemenuer Hjemmelavet proteinrig drik til sårheling (dvs. ikke apotekervare) Et varieret udbud af flydende retter Berigede desserter Berigede is. Bilag 1 Kravspecifikation Side 9

14 Der skal være mulighed for bestilling af alternativ menu, jf. nedenfor om merkøb. Der skal tilbydes søn- og helligdags- samt weekend-menu Kvalitetskrav, diæter Leverandøren skal kunne levere de til enhver tid anvendte diæter i medfør af "Anbefalinger for den danske institutionskost" samt vejledning fra Diabetesforeningen. Leverandøren skal desuden kunne levere særlige hospitals- eller lægeordinerede diæter og vil i den forbindelse få udleveret vejledning og diætbeskrivelse herfra, såfremt en sådan foreligger. Diæter skal leveres i samme mængde og tilbud som ældrekost, såfremt der ikke er eksplicitte begrænsninger i diæten Kvalitetskrav, småtspisende (superkost) Kravene til portionsstørrelser mv. for superkost er beskrevet i afsnit 4 i appendiks 3 "Håndbog Det fleksible madtilbud" med opdateringen i appendiks 4: "Gældende forarbejdningsgrad". Der skal være mulighed for tilkøb svarende til ovenfor under ældrekost. Der skal være mulighed for bestilling af alternativ menu, jf. nedenfor om merkøb Sammenfattende Krav 7. Tilbud 9. Leverandøren skal overholde de ovenfor anførte krav til næringsindhold, portionsstørrelser og weekend- samt søgnehelligdagsmenuer. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvorledes leverandøren vil overholde de ovenfor anførte krav til næringsindhold portionsstørrelser og weekend- samt søgnehelligdagsmenuer Krav til variation over tid Odder Kommune stiller krav om, at menuen generelt varierer efter årstiderne og med afsæt i forskellige typer af mad. Konkret skal der pr. måned som minimum sikres fisk 4-5 gange, fjerkræ 5 gange og indmad 1 gang. Der skal tilsvarende sikres en vis variation inden for den enkelte uges valg mellem 14 hovedretter og 17 biretter. Alle retter varierer med kogt og stegt og der veksles mellem kalvekød, oksekød, svinekød og lammekød. I appendiks 5 indsat en beskrivelse af den nuværende menuplan. Biretten skal variere mellem mælkemad, frugtgrød, frugtsupper, desserter og grønsagssupper. I jordbærsæsonen skal der levers friske jordbær 5 gange Der må ikke serveres det samme til middag som til lun ret den samme uge. Krav 8. Tilbud 10. Leverandøren skal efterleve ovenstående krav til variation (mindstekrav). Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan leverandøren vil sikre efterlevelse og herunder vedlægge forslag (eksempler) på sommer- og vintermenuplan. Bilag 1 Kravspecifikation Side 10

15 5.1.6 Krav til bestilling og afbestilling Morgenmad, middagsmad, aftensmad og mellemmåltider, leveres efter faste bestillingslister, som skal være it-understøttet, jf. også afsnit om administrativ støtte nedenfor. Leverandøren skal være indstillet på løbende at blive kontaktet af de kommunale plejeboliger/ korttidsafsnittet/daghjemmet med henblik på behov for bestilling, afbestilling, kostændringer, midlertidigt stop ved indlæggelser osv. De kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet skal kunne sende rettelser frem til fire hverdage før levering. Der skal tilsvarende kunne bestilles og afbestilles mad indtil fire hverdag før levering. Eventuelle afbestillinger efter dette og frem mod pakning af maden i bil til transport kan foretages, men leverandøren kan fakturere for maden. Overholdes disse frister ikke, kan leverandøren fakturere for maden. Maden kan afmeldes for enkeltdage eller for en periode. Leverandøren skal sørge for fornøden registrering af afbestillinger med dato for modtagelse af afbestilling samt dato for stop for levering. Krav 9. Tilbud 11. Leverandøren skal efterleve ovenstående krav til bestilling og afbestilling. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan leverandøren vil sikre kravene overholdt Krav til udbringning Leverandøren er ansvarlig for udbringning til de kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/ daghjemmet Leverandøren tager evt. genbrugsemballage retur. Der udarbejdes en konkret udbringningsplan, hvori det fremgår, hvornår de kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet kan forvente at modtage leverancerne. Udbringningsplanen udarbejdes i samarbejde med de kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/ daghjemmet. Leverandøren skal stille fornødne varmekasser og transportkasser mm. til rådighed og selv forestå rengøring af disse. Det er leverandørens opgave at sikre en udbringningsprocedure, herunder en overdragelse fra køkkenpersonale til madchauffør, som sikrer en korrekt leverance. Maden skal transporteres i overensstemmelse med aktuelle hygiejnemæssige forskrifter og overholde de stillede krav inden for temperaturkæden. Chaufføren skal bære synlig legitimation. Legitimationskortet skal som minimum indeholde leverandørens navn, foto og medarbejderens navn. Legitimationskortet skal inddrages ved en medarbejders ophør i virksomheden. Chaufføren skal altid være velsoigneret og i ren, praktisk arbejdsbeklædning, ikke privat tøj. Nærmere retningslinjer aftales efter kontraktindgåelse. Der må ikke nydes alkohol i arbejdstiden. Det er leverandørens ansvar at sikre, at der kan videregives informationer til brugere, der ikke kan læse eller har et synshandicap. Madchaufføren skal kunne forstå og gøre sig forståelig på dansk. Bilag 1 Kravspecifikation Side 11

16 Krav 10. Tilbud 12. Leverandøren skal helt overordnet leve op til ovenstående krav og skal i den forbindelse have et introduktionsprogram for madchauffører samt udarbejde funktions- og stillingsbeskrivelser. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan leverandøren vil overholde kravene Krav til levering og leveringstidspunkt Maden skal leveres på anvist sted. De konkrete steder vil blive aftalt efter kontraktindgåelse. Køle-vakuummad skal leveres minimum én gang ugentligt. Der skal foretages opfyldning af leverance én ekstra gang pr. uge. Der skal leveres on-line bestillinger mindst én gang ugentligt. Krav 11. Tilbud 13. Leverandøren skal som minimum leve op til ovenstående krav til levering og leveringstidspunkt. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for sin tilgang til levering med markering af antal leverancer pr. plejecenter. Ved udeblevne leverancer er de kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet pligtige til at kontakte leverandøren. Måtte det undtagelsesvis ske, at maden forsat ikke er leveret som aftalt, er de kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet og cafeen berettiget til at anskaffe erstatningsmad fra anden leverandør. Krav 12. Dokumenterede meromkostninger afholdes af leverandøren Krav til tilgængelighed Leverandøren skal være tilgængelig for telefonisk kontakt, som minimum i tidsrummet fra 7-13 på hverdage, samt i øvrigt kunne kontaktes pr. mail. Tilbud 14. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for den tilgængelighed, der stilles til rådighed Krav vedrørende højtider/helligdage Der skal leveres festmåltider i henhold til højtider og ifølge højtidernes tradition. Dette indgår som en integreret del af leverandørens tilbud, dvs. at der ikke udløses ekstra betaling. Krav 13. Tilbud 15. Leverandøren skal som minimum leve op til ovenstående krav vedrørende højtider og helligdage Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan leverandøren vil efterleve kravet, herunder angive sit konkrete tilbud til de enkelte højtider Merkøb Ved merkøb mener Odder Kommune den leverance, der ligger uden for den leverance, som er beskrevet ovenfor. Odder Kommune ønsker et samarbejde, hvor de kommunale plejeboliger/korttidsafsnit/ daghjemmet kan rette henvendelse til leverandøren om særlige ønsker, eksempelvis i forbindelse med beboernes fødselsdage. Bilag 1 Kravspecifikation Side 12

17 Der ønskes en ordning og et samarbejde, hvor Odder Kommune kan beskrive et ønske om en særlig menu, et særligt tilbehør eller lignende og få dette leveret mod evt. ombytte eller at betale et tillæg oveni betalingen for det normale tilbud, hvor tillægget maksimalt svarer til leverandørens omkostninger. Samtlige komponenter i on-line menuen skal også kunne rekvireres som merkøb. Tilbud 16. Tilbud 17. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre sit tilbud om alternative menuer. Leverandøren skal i bilag 5 medtage tillægspriser på merkøb. Der skal afgives et konkret tilbud på tillægsprisen pr. alternativ menu samt et konkret tilbud på tillægspris for levering af alternative menuer som diæt Administrative krav Leverandøren skal stille et it-system til rådighed for bestilling og afbestilling af maden. Systemløsningen skal muliggøre, at køkkenerne løbende og via en enkel brugergrænseflade kan ændre i deres bestillinger (inden for de beskrevne rammer). Det er leverandørens ansvar at vejlede i brug af it-systemet, såvel skriftligt såvel som ved konkrete forespørgsler. Systemet skal muliggøre, at Odder Kommune kan se alle bestillinger og ekstrabestillinger. Fakturering Ved ekstra levering skal der være følgeseddel med varen, hvis ikke varen er bestilt på anden bestilling, altså følgeseddel til at afstemme med faktura. Fakturaerne skal sendes direkte til kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet. Angives ved bestillingen. Inden fakturaen fremsendes, skal den være korrigeret for afbudsregistrering. Korrektionen skal fremgå af fakturaen. Fakturaen skal kunne afstemmes med de følgesedler, der er vedlagt ekstra leveringer. Tilbud 18. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan leverandøren vil efterleve kravet vedrørende administration Servicering af kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet og beboere/pårørende Odder Kommune har en generel forventning om et tæt og serviceorienteret samarbejde, hvor leverandøren bidrager konstruktivt til at sikre en leverance af høj kvalitet og et godt samarbejde, hvor Odder Kommune kan gøre brug af leverandørens kompetence. Se i øvrigt bilag 3, som beskriver forventninger til samarbejdsrelationen. Som eksempler skal fremhæves følgende: Såfremt leverandøren bliver opmærksom på uregelmæssigheder i bestillingen fra ét eller flere kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet, gøres det pågældende plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet opmærksom på dette, så fejlen kan korrigeres og ældrecenteret eksempelvis ikke pludselig står uden kød. Bilag 1 Kravspecifikation Side 13

18 Såfremt de kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet kommer i tvivl om forhold i forbindelse med deres opgaver omkring madleverancen, forventes leverandøren at bidrage med råd og vejledning. Leverandøren forventes i et vist, men begrænset omfang, at bidrage med information til de kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet, f.eks. om kostformer. Der kan være særlige forhold, eksempelvis omkring fester eller begravelser, hvor det ikke er mulig at overholde de normale frister for bestilling af mad, eksempelvis gæsteservering. Leverandøren forventes at forholde sig fleksibelt i sådanne særlige situationer. Leverandøren forventes at være behjælpelig med besvarelser af eventuelle spørgsmål til maden fra beboere eller pårørende. Odder Kommune vil tilstræbe, at mere generelle spørgsmål håndteres af Odder Kommunes personale, men konkrete forespørgsler direkte til leverandøren forventes besvaret. Tilbud 19. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan leverandøren vil efterleve kravet vedrørende servicering Prissætning Tilbud 20. Leverandøren skal i bilag 5 med udgangspunkt i ovenstående krav, herunder krav til portionsstørrelse jf. kvalitetsstandarden, prissætte ydelserne. Prisen skal angives som en pris pr. kostenhed incl. udbringning. Herudover skal der angives pris for ekstraudbringninger. 5.2 Krav til ydelserne, caféen Indledning Odder Kommune driver i dag en café. Der skal produceres og leveres mad til følgende caféer: Nr. Café Adresse Postnummer 1 Cafen Ålykkecentret Ålykkecentret Odder Odder Kommune vil selv forestå driften og fastsætter selv afregningspriser i forhold til brugerne. Omfanget af leverancerne fremgår af afsnit 3 ovenfor. Der er ikke nogen garanti for de angive mængder Krav til leverancerne Ernæringsmæssige krav Der henvises til afsnit 4.1 ovenfor, da maden skal leve op til samme kvalitetskrav Leveringsform Maden leveres i cafeen. Ved udeblevne leverancer er cafeen pligtige til at kontakte leverandøren. Måtte det undtagelsesvis ske, at maden forsat ikke er leveret som aftalt, er de kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/ daghjemmet og cafeen berettiget til at anskaffe erstatningsmad fra anden leverandør. Bilag 1 Kravspecifikation Side 14

19 Krav 14. Dokumenterede meromkostninger afholdes af leverandøren Udbud i caféen Menuplanen skal følge menuplanen for de kommunale plejeboliger/korttidsafsnittet/daghjemmet. Portionsstørrelsen følger kravene til kvalitetsstandarder for hjemmeboende. Der skal være mulighed for tilkøb af: smørrebrød mv. Tilbud 21. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvorledes leverandøren vil efterleve kravet til udbud i cafeen Åbningstid Caféen har pt. åbent dagligt i tidsrummet for Leverancen skal være modtaget på et tidspunkt, der muliggør dette eller evt. andre, ændrede åbningstider. Ændringer vil blive aftalt i samarbejde med leverandøren. Krav 15. Leverandøren skal sikre leverancen til caféen Prissætning Tilbud 22. Leverandøren skal i bilag 5 medtage afregningspriser mellem leverandøren og Odder Kommune. Afregningspriser skal følge den i bilag 5 angivne struktur (hovedretter, biretter, frokostret, smørrebrød, øvrigt tilbud). Afregningspriserne skal modsvare den i bilag 2 vedlagte menuplan, herunder kravene til portionsstørrelse, prissætte. Priserne skal angives incl. udbringning. Herudover skal der angives priser for ekstra udbringninger dag og aften. Bilag 1 Kravspecifikation Side 15

20 6. DELAFTALE 2 - HJEMMEBOENDE Der skal produceres og leveres mad til hjemmeboende brugere på de til enhver tid gældende hjemadresser. Leverandøren skal desuden levere mad til hjemmeboende brugere på alternativ adresse inden for kommunegrænsen, når brugerne ønsker dette, f.eks. i sommerhus. Delopgaven omfatter madservice med udbringning samt levering af diætkost. Opgaven udbydes i henhold til reglerne om udbud af hovedleverandør under godkendelsesmodellen. Hovedleverandøren skal tåle, at andre leverandører godkendes med udgangspunkt i de priser, hovedleverandøren har budt ind med. Odder Kommunes krav til kvaliteten er beskrevet i det følgende ud fra følgende overskrifter: Minimumskapacitet og leveringsikkerhed Krav til næringsindhold og portionsstørrelse Kvalitetskrav til ældrekost mv. Krav til variation over tid Krav til bestilling og afbestilling Krav til udbringning og levering Krav til tilgængelighed Krav vedrørende højtider/helligdage Tilkøb Krav til observationsforpligtelse Administrative krav 6.1 Minimumskapacitet og leveringssikkerhed Leverandøren er forpligtet til over for alle visiterede brugere at have den fornødne kapacitet og det fornødne beredskab til at kunne producere og levere madservice dækkende alle de dage, brugerne ønsker det. Krav 16. Leverandøren skal have den fornødne kapacitet (mindstekrav). Tilbud 23. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan leverandøren vil sikre de krævede leverancer, herunder beskrivelse af beredskab i forbindelse med problemer i forbindelse med den normale produktions- og udbringningsprocedure. 6.2 Krav til næringsindhold og portionsstørrelse Leverandøren skal tilbyde følgende kosttyper (tabellen redegør samtidig for tidligere anvendte betegnelser for kosttyperne). Ældrekost Diæt ældrekost Lægeordinerede diæter Superkost Ældrekost Blødkost Tidligere navne på kostyper Fuldkost Diabetes Kolestrolfattig Energireduceret Lægeordinerede diæter Energitæt småtspisende Blød kost Kvalitetskrav, ældrekost Bilag 1 Kravspecifikation Side 16

21 Kosten skal leve op til nedenstående krav: Middag En portion hovedret jf. appendiks 3 afsnit 4.6 Hel kød:100 g Fars:120 g Fisk:125 g Fjerkræ:100 g Gryderet: 80 g kød, 2 dl sovs 1,75 dl sovs 100 g kartofler/ 200 g kartoffelmos/ 100 g ris/ pasta 50 g kogte grøntsager 1 dl/50 g råkost/salat m. dressing 1 stk årstidens friske frugt/ 1½ dl dessert/ 2 ½ dl suppe/ 2 ½ dl mælkeret / 1 ½ dl frugtgrød m. ½ dl. letmælk 1½ dl /100 g forret Tilbehør Syltetøj til pandekager og æbleskiver mm., mælk til frugtgrød Kammerjunker og tvebakker til relevante retter. Tilbehør til de retter der ikke kan spises uden relevant tilbehør, eller specielt tilbehør, f.eks. agurkesalat og syltede grønne tomater. Der skal være mulighed for at tilkøbe ekstra mad, madpakker mv. Tilbud 24. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, leverandørens tilbud tilkøb Kvalitetskrav, diæter Leverandøren skal kunne levere de til enhver tid anvendte diæter i medfør af "Anbefalinger for den danske institutionskost" samt vejledning fra Diabetesforeningen. Leverandøren skal desuden kunne levere særlige hospitals- eller lægeordinerede diæter og vil i den forbindelse få udleveret vejledning og diætbeskrivelse herfra, såfremt en sådan foreligger. Diæter skal leveres i samme mængde og tilbud som ældrekost, såfremt der ikke er begrænsninger i diæten Kvalitetskrav, småtspisende (superkost) Middag En portion hovedret, beriget jf. appendiks 3 afsnit smørklat (4 g) til grønsager/ kartofler/kartoffelmos/ris/pasta Hel kød:75 g Fars:75 g Fisk: 75 g Fjerkræ: 75 g Gryderet: 50 g kød, 1,75 dl sovs (b) ¾ dl flødesovs (b) 50 g kartofler (b)/ 200 g kartoffelmos(b) / 50 g ris/pasta (b) 40 g kogte grøntsager/ 1/3 dl råkost m. dressing (30 g) 1½ dl dessert/ 1½ dl suppe/ mælkeret/ 1½ dl frugtgrød m. ½ dl fløde/ 1 dl/70 g forret Tilbehør Tilbehør: Syltetøj til pandekager, mælk til frugtgrød Kammerjunker og tvebakker til relevante retter. Tilbehør til de retter som ikke kan spises uden relevant tilbehør Tilbehør der ikke sendes ud: Sennep, saft, kanelsukker og smør Der skal være mulighed for tilkøb svarende til ovenfor under ældrekost, jf. også krav til tilkøb nedenfor. Bilag 1 Kravspecifikation Side 17

22 6.2.4 Sammenfattende Krav 17. Tilbud 25. Leverandøren skal overholde de ovenfor anførte krav til næringsindhold og portionsstørrelser. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvorledes leverandøren vil overholde de ovenfor anførte krav til næringsindhold og portionsstørrelser. 6.3 Krav til valgmuligheder Leverandøren skal generelt kunne tilbyde mad, der tilfredsstiller de fleste brugeres individuelle behov (smag), og herunder tilbyde: Vegetar, med til- og fravalg: f.eks. æg, mælk, fisk, kylling Allergikost efter skema: f.eks. minus kål, stærke krydderier, laks, skaldyr, svampe, ost, nødder Rekreationskost: kun kogt mad Specialdiæter/ønsker Spiser kun siet kartoffelmos og sovs og siet biret Hvis brugeren ønsker kartoffelmos i stedet for kartofler, skal dette opfyldes. Odder Kommune ønsker endelig, at brugerne skal have mulighed for at få mad, hvor der er taget hensyn til religiøse forskrifter i forhold til indholdet; dvs. at det skal være muligt at undgå råvarer, der af religiøse årsager ikke ønskes indtaget (f.eks. en bouillon baseret på svin). Krav 18. Tilbud 26. Leverandøren skal overholde de ovenfor anførte krav til valgmuligheder. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvorledes leverandøren vil overholde de ovenfor anførte krav til valgmuligheder. 6.4 Krav til variation over tid Odder Kommune stiller krav om, at menuen generelt varierer efter årstiderne og med afsæt i forskellige typer af mad. Konkret skal der pr. måned som minimum sikres fisk 4-5 gange, fjerkræ 4 gange og indmad 1 gang. Der skal tilsvarende sikres en vis variation inden for den enkelte uges valg mellem 14 hovedretter og 17 biretter. Alle retter varierer med kogt og stegt og der veksles mellem kalvekød, oksekød og svinekød. Biretten skal variere mellem mælkemad, frugtgrød, frugtsupper, desserter, frisk frugt 2, og grønsagssupper. Krav 19. Tilbud 27. Leverandøren skal efterleve ovenstående krav til variation (mindstekrav). Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan leverandøren vil sikre efterlevelse og herunder vedlægge forslag (eksempler) på sommer- og vintermenuplan. 6.5 Krav til bestilling og afbestilling Det er leverandørens ansvar at sikre modtagere af madservice den løbende adgang til samt overblik over menuen med tilhørende valgmuligheder, jf. nedenfor om tilgængelighed. 2 Hvis leverandørens tilbud ikke er baseret på en valgmenu med mulighed for at vælge mellem flere forskellige biretter pr. dag, er jordbær det eneste alternativ som frisk frugt, dvs. der kan ikke tilbydes et æble, en pære etc. Bilag 1 Kravspecifikation Side 18

23 Modtagerne skal kunne vælge kun at modtage hovedret, dvs. man skal kunne fravælge biret, men ikke omvendt. Madservice kan afmeldes for enkeltdage eller for en periode. Brugere i Odder Kommune, der modtager madservice omfattet af det frie leverandørvalg, kan skifte leverandør med 1 måneds varsel. Leverandøren skal være indstillet på løbende at blive kontakt af Odder Kommunes myndighedsfunktion og brugere med henblik på behov for kostændringer, midlertidigt stop ved indlæggelser osv. Bruger kan selv bestille alle former for diæter. Er leverandørens tilbud baseret på varmholdt mad, skal der kunne sendes rettelser frem til kl samme dag. Der skal tilsvarende kunne bestilles og afbestilles varm mad indtil kl samme dag. Er leverandørens tilbud baseret på kølevakuum mad, kølemad eller frostmad skal der kunne sendes rettelser frem til kl sidste hverdag før levering. Der skal tilsvarende kunne bestilles og afbestilles mad frem til kl sidste hverdag før levering. Hvis en bruger bliver akut udskrevet, er leverandøren forpligtet til at levere mad, også selvom det ikke er på sædvanlig leveringsdag. Odder Kommune gør opmærksom på, at nogle brugere ved et tilbud om kølevakuum mad, frostmad eller kølemad vælger at få dette tilbud f.eks. 4 gange om ugen hjemme og mad i et daghjem de øvrige dage. Såfremt brugeren bliver syg, kan dette medføre, at brugeren ikke har mad hjemme til alle sygedage. Leverandøren vil da skulle sørge for den nødvendige leverance. Maden vil blive betalt efter den gældende takst. Krav 20. Tilbud 28. Leverandøren skal efterleve ovenstående krav vedrørende bestilling og afbestilling. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan leverandøren vil sikre kravene overholdt. 6.6 Krav til udbringning og levering Leverandøren er ansvarlig for udbringning til hjemmeboende. Leverandøren tager evt. genbrugsemballage retur. Det er leverandørens opgave at sikre en udbringningsprocedure, herunder en overdragelse fra køkkenpersonale til madudbringere, som sikrer en korrekt leverance. De medarbejdere, som leverer maden hos brugerne, skal være oplært i gældende krav til transport, opbevaring etc. for den pågældende produktionsform. De personer, der leverer ydelsen, skal være bekendt med kommunens kvalitetsstandard og med den konkrete afgørelse i forhold til brugeren, samt kunne kommunikere med brugerne. Maden skal transporteres i overensstemmelse med aktuelle hygiejnemæssige forskrifter, og skal leveres på anvist plads. Består leverandørens tilbud af varm mad, leveres hver dag mellem 11 og (leverandøren oplyser nærmere tidspunkt til brugeren). Mad, som leveres varmt, har minimum spisetemperatur. Kold dessert må ikke stilles oven på varm ret. Leverandøren er behjælpelig med at åbne låg mv. på varmholdt mad. Er brugeren ikke hjemme, anvendes proceduren beskrevet under observationsforpligtelse. Bilag 1 Kravspecifikation Side 19

24 Madudbringer skal sætte varm mad i termokasse om forlangende. Leverandøren skal stille fornødne termokasser mm. til rådighed og selv forestå rengøring af disse. Består maden af kølemad, leveres, så maden overholder krav om holdbarhed på min. 72 timer, dvs. mindst leverance hver 3. dag. Består leverandørens tilbud af køle-vakuummad eller frostmad, leveres mindst én gang om ugen. Leverandøren oplyser nærmere tidspunkt til brugeren. Ved kølevakuummad og kølemad sættes maden i køleskabet og madudbringeren kan hjælpe med tjek af køleskabstemperatur. Ved frostmad sættes maden i fryser. Er brugeren ikke hjemme på det aftalte tidspunkt, følges den med Odder Kommune aftalte procedure. Leverandøren er forpligtet til at kontakte brugeren, såfremt det oplyste tidspunkt afviges med mere end ½ time. Ved ændringer i leverandørens køreplan gives besked til brugeren, samt til hjemmeplejen, hvis brugeren bistås af hjemmeplejen i forbindelse med måltidet. Udbringeren skal bære synlig legitimation. Legitimationskortet skal som minimum indeholde leverandørens navn, foto og medarbejderens navn. Legitimationskortet skal inddrages ved en medarbejders ophør i virksomheden. Udbringeren skal altid være velsoigneret og i ren, praktisk arbejdsbeklædning. Nærmere retningslinjer aftales efter kontraktindgåelse. Der må ikke nydes alkohol i arbejdstiden. Madudbringere skal forstå og kunne gøre sig forståelig på dansk. Det er leverandørens ansvar at sikre, at der kan videregives informationer til bruger, der ikke kan læse eller har et synshandicap. Madudbringerne tager relevant materiale med ud til brugerne, så som priser, informationsmateriale, spørgeskemaer. Krav 21. Tilbud 29. Leverandøren skal helt overordnet leve op til ovenstående krav og skal i den forbindelse have et introduktionsprogram for madudbringere samt udarbejde funktions- og stillingsbeskrivelser. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan leverandøren vil overholde kravene. 6.7 Krav til tilgængelighed Leverandøren skal være tilgængelig for telefonisk kontakt, som minimum i tidsrummet fra 7-13 på hverdage ved køle-vakuummad og frostmad; ved varmholdt mad og kølemad på alle ugens dage fra 7-14, samt i øvrigt kunne kontaktes pr. mail. Tilbud 30. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for den tilgængelighed, der stilles til rådighed. Leverandøren er forpligtet til at udarbejde et informationsmateriale til brugerne med oplysninger om f.eks.: Leveringshyppighed og tidspunkter Hvornår leverandøren kan kontaktes pr telefon Frister for bestilling og afbestilling af måltider Valg af menuer Omfang af levering af tilbehør til retterne Indholdet og informationerne skal holde sig inden for de stillede krav i udbudsmaterialet. Tilbud 31. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvorledes leverandøren vil leve op til kravet udarbejdelse af informationsmateriale. Bilag 1 Kravspecifikation Side 20

25 6.8 Krav vedrørende højtider/helligdage Der skal kunne leveres festmåltider i henhold til højtider og ifølge højtidens tradition. Dette indgår som en integreret del af leverandørens tilbud, dvs. at der ikke udløses ekstra betaling. Krav 22. Tilbud 32. Leverandøren skal som minimum leve op til ovenstående krav vedrørende højtider og helligdage. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan leverandøren vil efterleve kravet, herunder angive sit konkret tilbud til de enkelte højtider. 6.9 Tilkøb Leverandøren kan tilbyde tilkøb inden for gældende retningslinjer. Odder Kommune ønsker, at både hjemmeboende brugere og dagscenter skal have mulighed for at købe forskellige ekstra leverancer. Herunder indkøb af proteindrik. Tilkøb er et anliggende mellem borgeren og leverandøren, hvor borgeren betaler den af leverandøren fastsatte pris for den tilkøbte leverance. Tilbud 33. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for sit forventede tilbud i forhold til tilkøb med tilhørende priser Krav til observationsforpligtelse Leverandøren kontakter hjemmeplejen, hvis der er uregelmæssigheder hos brugeren, hvis brugeren er betydeligt dårligere end normalt og/eller brugerens behov vedr. mad ændrer sig I tilfælde, hvor brugeren normalt har ulåst dør, skal der ved låst dør (uden aftale) først ringes til brugeren, hvorefter Odder Kommune (hjemmeplejen/planlægger) kontaktes straks eller ved hjemkomst til leverandøren. Leverandøren skal registrere disse hændelser med navn og adresse på bruger, den konkrete afvigelse, hvem der har foretaget registrering, samt hvem man har talt med fra Odder Kommune. Tilbud 34. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan leverandøren vil efterleve kravet vedrørende observationsforpligtelse Administrative krav Leverandøren skal stille et it-system til rådighed for bestilling og afbestilling af maden. Systemløsningen skal muliggøre, at leverandøren løbende og via en enkel brugergrænseflade kan ændre i deres bestillinger (inden for de beskrevne rammer). Systemløsningen skal muliggøre, at der kan bestilles mad til dagbrugere. Det er leverandørens ansvar at vejlede i brug af it-systemet, såvel skriftligt såvel som ved konkrete forespørgsler. Bilag 1 Kravspecifikation Side 21

26 Systemet skal muliggøre, at Odder Kommune kan se alle bestillinger og ekstrabestillinger. Fakturering Ved ekstra levering skal der være følgeseddel med varen, hvis ikke varen er bestilt på anden bestilling, altså følgeseddel til at afstemme med faktura. Fakturaen sendes til kommunens myndighedsafdeling, dog undtaget tilkøbsydelser som faktureres borgeren direkte. Af hensyn til kommunens viderefakturering af omkostningerne til madservice til borgerne, skal fakturaerne afleveres elektronisk til elektronisk indlæsning i kommunens it-system KMD Opus, hvor filen med de nødvendige data indlæses med henblik på viderefakturering/ opkrævning hos borgeren. Fx ved brug af KMD Opus' modul til regningsdebitorer. Inden fakturaen fremsendes til kommunens myndighedsafdeling, skal den være korrigeret for afbudsregistrering. Korrektionen skal fremgå af fakturaen. Tilbud 35. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for, hvordan leverandøren vil efterleve kravet vedrørende administration. Omsorgssystem Kunden anvender i dag omsorgssystemet KMD Care. Kunden vil sikre at leverandøren får adgang til dette system med henblik på at til- og afmeldinger til madservicen sendes elektronisk til leverandøren Prissætning Tilbud 36. Leverandøren skal i bilag 5 med udgangspunkt i ovenstående krav prissætte ydelserne, dog undtaget de priser, der alene vedrører brugerne, og derfor medtages i bilag 2 (tilkøb excl. madpakke). Bilag 1 Kravspecifikation Side 22

27 7. KVALITETSSIKRING OG OPFØLGNING I dette afsnit beskrives Odder Kommunes krav til opfølgning og kvalitet. 7.1 Generelle krav Leverandøren skal være indforstået med at der udføres kvalitetskontrol bl.a. ved brugerundersøgelser, analyser, stikprøver, kvalitetsstandarder osv. Leverandøren skal mod forlangende levere statistik til Odder Kommune, som kommunen ikke selv har mulighed for at tilvejebringe. 7.2 Oplevet (subjektiv) kvalitet Dialog med udvalget "Fagligt miljø for ernæring" Leverandøren skal deltage i en dialog med kunden i henhold til bestemmelserne i Bilag 03 Samarbejdsorganisation Brugerundersøgelser Odder Kommune gennemfører løbende en brugertilfredshedsundersøgelse, og Odder Kommune har en forventning om at madservicen/leverandøren er omfattet at disse brugerundersøgelser. Undersøgelserne genenmføres ved at visitatorerne stiller borgeren en række spørgsmål i forbindelse med revisitationerne. Odder Kommune forventer, at leverandøren som minimum kan sikre samme brugertilfredshed som er gældende i dag. Såfremt der i kontraktperioden konstateres et fald i brugertilfredsheden, vil leverandøren skulle tage de fornødne skridt til at rette op på dette. I forlængelse af undersøgelsen vil Odder Kommune drøfte resultatet. Ved problemer vil leverandøren skulle udarbejde forslag til håndtering. Odder Kommune vil desuden følge op på brugernes individuelle oplevelse af kvaliteten i forbindelse med opfølgning på visiterede ydelser Odder Kommune vil registrer indkomne klager og opfølgning herpå som afsæt for læring og kvalitetsudvikling Dialog med ældreråd Leverandøren skal tilbyde Ældrerådet at deltage i 2 møder om årligt samt mulighed for smagning og for generel drøftelse af tilbud og service. 7.3 Målbar kvalitet Gældende regler Leverandøren skal opfylde gældende regler for fødevareproduktion, for opfølgning, hygiejne og egenkontrol. Tilbud 37. Leverandøren bedes i bilag 2 gøre rede for sin egenkontrol. Bilag 1 Kravspecifikation Side 23

28 7.3.2 Kvalitetssikring Tilbud 38. Leverandøren bedes i bilag 2 gøre rede for sine kvalitetssikringsprocedurer. 7.4 Varedeklarationer Leverandøren skal overholde den aftalte varedeklaration. Kunden er berettiget til at føre tilsyn med at varedeklarationen overholdes. Tilsynet kan forestås af en af kunden valgt 3. part. Tilbud 39. Leverandøren bedes i bilag 2 gøre rede for hvorledes det sikres at varedeklarationen overholdes. Bilag 1 Kravspecifikation Side 24