Spørgsmål/svar vedr. Det Kongelige Teaters udbud af F&B-forretningen

Transkript

1 Spørgsmål/svar vedr. Det Kongelige Teaters udbud af F&B-forretningen 1. Er det korrekt, at frist for indsendelse er 29.11, som er en søndag? Ja, det er korrekt. Vi havde overvejet fredag den 27/11 så materialet er klar til os mandag morgen, men da der er weekendbemandet i receptionerne i vores huse, har vi på denne måde givet mulighed for, at man kan aflevere materialet helt frem til deadline. 2. Er leverandøren forpligtet til at holde alle barer åbne ved en forestilling, eller holdes der åbent efter behov for eksempel færre barer ved en forestilling, hvor der ikke er fuldt hus? Der bemandes efter behov. I dag foregår det konkret sådan, at teatret kigger på billetsalgstallene for de enkelte forestillinger og på baggrund heraf laver en vurdering af åbnings- og dermed bemandingsbehovet. Leverandøren har dog en forpligtelse til at sikre, at gæsterne oplever huset som åbent og imødekommende, når der afvikles forestillinger. 3. DKT bedes oplyse om fordelingen af omsætningskronerne for hhv. Den Gamle Scene, Skuespilhuset og Operaen mellem: a. Barer b. Events og særlige arrangementer c. Restauranterne herunder i) mad og ii) drikke Der er følgende fordeling: Skuespilhuset a. Barer: 16 % b. Events og særlige arrangementer: 25% c. Restauranterne herunder i) mad og ii) drikke: 59 % fordelt på i) mad 48% ii) drikke 52% Gamle Scene a. Barer: 95% b. Events og særlige arrangementer: 5% c. Ingen restaurant på GS Operaen Events udgør 42% af omsætningen i restauranten. Restaurant, mad 63% og drikke 37% - Takkelloftet og Bar, mad 25% og drikke 75% 4. For August B bedes der oplyst, hvor stor en andel af omsætningen hid kommer fra cafeen i hverdagen hhv. fra salg af snacks og drikke i forbindelse med forestillinger. 23% af August B s omsætning er på forestillingsaftener. 5. DKT bedes oplyse antallet af ekspeditioner i Operaens kantine, da der uden dette vanskeligt kan estimeres et forbrug. Fra november 2014 til og med oktober 2015 var der ekspeditioner i Operaens kantine. 1

2 6. Hvorledes er fordelingen af ekspeditioner mellem i) frokoster og ii) anden mad og drikke i kantinerne ved Den Gamle Scene, Skuespilhuset og Operaen? Skuespilhuset: 69% af ekspeditionerne er før kl. 15. Gamle Scene: 77% af ekspeditionerne er før kl. 15. Operaen: Frokosterne udgør 56,6 % af omsætningen. 7. Hvorledes er fordelingen mellem omsætningen i kantinerne i weekenden vs. på hverdage? Skuespilhuset: 4,5% af omsætningen ligger i weekenden. Gamle Scene: 9,2% af omsætningen ligger i weekenden. Operaen: 15,7% af omsætningen ligger i weekenden. 8. Er intern forplejning en del af den oplyste kantineomsætning? I så fald, hvor stor er omsætningen her fra? Skuespilhuset: 39% af omsætningen stammer fra intern forplejning. Gamle Scene: 30% af omsætningen stammer fra intern forplejning. Operaen: 43% af omsætningen stammer fra intern forplejning. 9. Vort indtryk af cafeen i Operaen var at denne ikke var fungerende pt hvorledes skal der budgetteres for denne, og skal den tilbyde det samme sortiment, som barerne eller skal det være muligt at købe f.eks. lette snacks og sandwiches her? Caféen er p.t. fungerende, men har som de øvrige udsalgssteder kun åbent ifm. forestillinger. Det står leverandøren frit for selv at bestemme sortimentet. 10. Er leverandøren forpligtet til at tilbyde forplejning til rundvisningerne? Er det en del af den oplyste omsætning i dag, og i så fald bedes DKT oplyse og omsætningen herfra? Nej, leverandøren er ikke forpligtet til at tilbyde forplejning til rundvisninger (og det tilbydes heller ikke i dag), men rundvisningstallet er taget med i udbudsmaterialet for at synliggøre, at der her ligger et uudnyttet forretningspotentiale. 11. Forestiller DKT sig at en fremtidig leverandør leverer en white label ydelse, eller kan denne bibeholde og vise sit brand (f.eks. på medarbejdernes forklæder i kantinen, eller på restaurantens navn som i dag i Operaen)? Leverandøren må gerne vise sit brand men på en måde der respekterer husene og institutionens egenart. Mulighederne for leverandøren for at vise sit brand aftales nærmere med teatret i løbet af overdragelsesprocessen frem mod 1. juli Hvordan markedsføres F&B tilbud og hvem sælger i dag de særlige arrangementer i DKT? Teatrets kommunikationsafdeling varetager dele F&B-tilbuddene ifm. markedsføringen af de enkelte forestillinger. Herudover markedsføres på teatrets normale digitale platforme. Det samme gælder særlige arrangementer, som i dag sælges af teatrets afdelingen for Kommerciel Udlejning. Teatret ønsker dog, at en kommende samarbejdspartner deltager aktivt i arbejdet fremadrettet. 13. Er leverandøren forpligtet til at fastholde løsningen, hvor der tilbydes mad pr. vægt i kantinerne? Teatret ønsker et tilbud baseret på de kantinepriser, der er angivet i udbudsmaterialet, herunder betalingsmodellen efter vægt. Teatret er dog åben for evt. at aftale en anden 2

3 prismodel i samarbejdsudvalget efterfølgende. Det skal dog bemærkes, at teatret allerede har forholdt sig til og forkastet en model hvor alle medarbejdere betaler et ens fast beløb via lønnen hver måned. Den model vil ikke blive indført. 14. Er en typisk åbningstid i kantinerne fra 11-20, når der skal holdes åbent til 1. pause? Og hvad er den typiske åbningstid i weekenden? Skuespilhuset En typisk åbningstid er kl Typisk åbningstid i weekenden er; lørdag og søndag kl Gamle Scene En typiske åbningstid er , dog stopper salg af mad kl. 20. Åben alle lørdag i sæsonen kl Hertil kommer forestillings aftener indtil 1. pause (varierer fra forestilling til forestilling, men til ca. kl ). Der har været åben 19 lørdag aftener i sæson 14/15. Søndag kl. 11 til 17 el. 20. Operaen Som udgangspunkt kommer det an på forestillingerne, hvor 1 pause kan varierer meget. Nogle forestillinger har 2 pauser hvor kantinen i 2 pause p.t. tilbyder kaffe og kage. Hverdage og lørdage hvor der er prøver eller forestilling er kantinens åbningstid derfor typisk kl til Hverdage og lørdage med prøver om dagen: til Søndage ved matiné Hvornår åbner kantinerne tidligst ved tidlige forestillinger? Kl Hvor mange aflysninger af repertoireplanlagte forestillinger har der været i ? I sæson 2013/2014 blev der aflyst 19 forestillinger på de store scener (alle i Skuespilhuset) og 38 forestillinger på de små scener. I sæson 2014/2015 blev der også aflyst 19 forestillinger på de store scener (1 i Operaen og 18 i Skuespilhuset) og 20 forestillinger på de små scener. Teatret har ikke registreret hvor lang i forvejen de enkelte titler er blevet aflyst. 17. Hvor mange dage hen over året er der lukket i de tre kantiner pga. ingen arrangementer eller sommerferie? Der er som udgangspunkt åbent alle hverdage. I hverdagene mellem jul og nytår samt ifm. Påske er der dog kun åbent, hvis der er forestillinger i det enkelte hus. Herudover er nt et ental lørdage og søndage i de enkelte huse. Som det yderligere fremgår af udbudsmaterialet holder kantinerne lukket i 6 uger henover sommerferien, typisk i ugerne (begge uger inkl.). 3

4 18. Hvad er antallet af forestillingsdage for de tre lokationer hen over året, fordelt på hverdage og weekender? I sæson 2014/2015 var antallet af forestillingsdage fordelt på følgende måde: Hverdage Lørdage Søndage I alt Skuespilhuset Operaen Gamle Scene Herudover var der på Gamle Scene 26 forestillinger i A-salen. A-salen befinder sig back stage og forestillinger her berører således ikke Gamle Scenes foyerområde det er alene baren i A- salen der har åbent. De 26 forestillinger fordelte sig på 16 hverdage, 7 lørdage og 3 søndage. Det skal bemærkes, at søndagsforestillinger som hovedregel foregår om eftermiddagen. I disse tilfælde er der derfor alene aktivitet i barerne og altså ikke i restauranterne. 19. Er kravet til sortimentsrammen ufravigeligt der er medarbejdere, der måske er på arbejde på tværs af morgen, frokost og aften og de får jo så samme varme ret? Årsagen til at den samme varme ret går igen til frokost og aften er økonomi, men medarbejdere der er på arbejde hele dagen kan f.eks. spise varm mad med salat til frokost og sammensætte en helt anden aftensmenu fra den kolde buffet. Det er derfor vi stiller krav til et bredt og varieret sortiment. Afvigelser herfra kan naturligvis drøftes i samarbejdsudvalget. 20. Findes der mulighed for at leverandøren får forecast for frokostkuverter vi har behov for denne data for at kunne planlægge. Leverandøren har adgang til at se, hvad der foregår i husene, dvs. prøve- og forestillingsplaner. På denne måde kan det estimeres hvor mange personer der er i husene og dermed hvor mange kuverter der skal være. 21. Kan DKT bekræfte at det ikke er korrekt når der står at honorar er en procent af omsætning, men det er en procent af de samlede omkostninger. Nej, det er korrekt, at honoraret skal beregnes som en procentdel af omsætningen. Vi er klar over, at normalen er en procentdel af omkostningerne, men vi mener, at vores model giver leverandøren et større incitament til at holde omkostningerne nede end den alm. model. 22. Hvordan foregår tilfredshedsvurderinger i dag? Hvad indeholder surveys og hvor tilfredse er brugerne af hhv. kantiner/ intern forplejning og F&B i dag? Der gennemføres p.t. kun tilfredshedsmålinger af Ofelia. Scoren er 5 ud af 6 mulige. 23. DKT bedes specificere hvilke rengøringsopgaver (også i fht. barer, mødekøkkener etc.) leverandøren er forpligtet til at løse. Rengøring af alle køkkener inkl. gulve, køle- og frysebokse, kontorer og lagrer varetages af leverandøren. Alle vandrette flader, skuffer m.m. i bar, café og restaurant varetages af leverandøren. Al rengøring i gæsteområder varetages af Det Kongelige Teater. 24. Betaler DKT for PC og mobiler til leverandørens administrative behov i køkkenerne? 4

5 Nej 25. Gælder personalerabat kun medarbejdere, eller også evt. medfølgende pårørende? Der gives personalerabat på hele regningen. 26. Kan det uddybes, hvad der menes med 30% rabat på listepriser ved intern forplejning købt andre steder end i kantinen? Såfremt der købes intern forplejning fra restauranten (typisk ifm. frokostmøder) gives der 30% rabat ift. den pris der fremgår af menukortet til walk-in gæster. 27. DKT stiller krav om at leverandørens personale indgår i brandberedskabet hvor mange timers/dages træning kræver dette pr. medarbejder og gælder det kun faste medarbejdere, eller også timelønnede og afløsere? Ved alle forestillinger eller andre arrangementer hvor der er publikum i salene, har kontrollørerne ansvaret for evakuering af sale og forhuse. I den øvrige del af åbningstiden, er det F&B personalet der skal varetage evakuering af forhuset (dvs. restaurant og café). Der er ingen krav om oplæring, da det er udelukkende er et spørgsmål om at kommandere gæster og personale ud af huset. Dette er en meget enkel instruktion. 28. Er der forskel i forekomst og længde af pauser i forestillinger mellem Skuespilhuset og Gammel Scene? Pausernes længde er den samme fra hus til hus, nemlig 20 minutter. Antallet af pauser afhænger af forestillingens længde. Der er én pause i de fleste (men ikke alle) forestillinger på Gamle Scene og Skuespilhusets Store Scene og typisk 2 pauser i forestillinger i Operaen. 29. Hvor bliver events og arrangementer faktureret hen? Er indtægten fra F&B ved Gammel Scene kun fra barer og cafe, dvs. hvis der er arrangementer på Gammel Scene, som bliver cateret fra Restaurant Ofelia, bliver de så indtægtsført I Skuespilhuset? Alt mad til arrangementer på Gamle Scene, produceres og indtægtsføres i Ofelia. 30. DKT bedes oplyse omsætning fra events og arrangementer på alle tre lokationer. Se svaret på spørgsmål Kan gæsterne købe chokolade/konfekture i barerne i forbindelse med forestillinger? Ja, vi har et udvalg af chokolade, slik, nødder og kager. 32. Hvor meget betales der i økonomisk afkast til teatret som procent af omsætning i dag i Operaen? Oplysningerne vedr. økonomiske forhold er i den nuværende forpagtningsaftale om Operaen underlagt en fortrolighedsklausul. Bojesen A/S har ikke ønsket at ophæve denne klausul ifm. dette spørgsmål, og teatret kan derfor desværre ikke levere de efterspurgte oplysninger. 33. DKT bedes uddybe forretningsmodellen for den omtalte managementaftale: Skal managementaftalen fortolkes, så der betales et management-fee til tilbudsgiver og hvor kantinen drives på teatret risiko eller er der tale om en økonomisk model, hvor kantinen drives på tilbudsgivers risiko med dækning af et af tilbudsgiver beregnet driftsunderskud. Det skal forstås sådan, at kantinen drives på teatrets risiko. Vi forestiller os, at vi f.eks. betaler marts måneds budgetterede driftsunderskud i slutningen af februar. Når vi så i april 5

6 måned kender det endelige resultat for marts, foretages en endelig udligning i forhold hertil og så fremdeles. 34. Kan forpagter forvente at kunne overtage nuværende service/udstyr i Operaen til servering på bakker, bakkevogne m.m.? Det nuværende koncept i Operaen er baseret på servering af 5-7 små serveringer på små tallerkner aflange tallerkner med sorte tilhørende specialdesignede tallerkner/bakker. Disse tallerken-bakker serveres fra nogle særligt designede serveringsvogne. Både bakker og vogne er indkøbt og dermed ejet af Bojesen, og en evt. ny leverandør skal derfor forhandle om muligheden for overtagelse af bakker og vogne direkte med Bojesen. 35. Eksisterer der en løsøreliste for henholdsvis Opera, Restaurant Ofelia, August B og barer Gl. Scene. Nej. Sådanne lister udarbejdes ifm. overdragelsen til leverandøren. 36. Stilles der computere til rådighed til administration af bookninger m.m. i August B, Ofelia og Operaen. Nej 37. På rundvisning blev der fremvist et mindre kontor på Gl. Scene. Stilles der kontor/adm. arbejdspladser til rådighed i Skuespilhuset og Operaen? Ja 38. Overtages espressomaskiner og andet bryggeudstyr i August B, Ofelia og Operaen. Er der nogen bindinger i forhold til valg af særlig kaffeleverandør på kaffemaskinerne? Ja, alle espresso, kaffemaskiner + andet udstyr overtages. Vi har i Skuespilhuset og på Gamle Scene en serviceaftale med River, denne aftale kan opsiges med løbende måned + 2 måneder. 39. Vi har behov for at vide hvor mange madekspeditioner der findes for hhv. frokost og aftensmad i alle tre kantiner dvs. antal ekspeditioner, hvor gæsterne køber mad fra buffeten. Det kan desværre ikke lade sig gøre at besvare det spørgsmål. Den måde ekspeditionerne slås i kassen på betyder, at vi ikke med tilstrækkelig grad af sikkerhed kan adskille madekspeditioner fra andre ekspeditioner. Vores bedste bud er derfor de informationer der fremgår af udbudsmaterialet på side 6, nemlig at det gennemsnitlige daglige antal madekspeditioner er ca. 400 på Gamle Scene og 150 i Skuespilhuset. Sammenholdes det med svaret på spørgsmål 6 der angiver, at 69% af ekspeditionerne i Skuespilhuset og 77% af ekspeditionerne på Gamle Scene foretages før kl. 15, har man det bedst mulige indtryk af omfanget af frokostrykket. 40. Er det muligt at modtage en stillingsbeskrivelse for regnskabsmedarbejderens arbejdsopgaver? Regnskabsmedarbejderen: Kvalitetssikrer, fejlretter og følger op på dagens omsætningsregnskaber på F&Bområdet. Sparrer med restaurant- og barchefer samt supervisorer om dagsregnskaber, fejlminimering etc. 6

7 Udarbejder interne og eksterne senderegninger. Godkender og posterer indkomne fakturaer på vegne af F&B-chefen, køkkenchefen og kantinelederen i SH. Sørger for den praktiske håndtering af betalings- og kasseterminaler, herunder kontakten til leverandørerne heraf. Udfører diverse øvrige ad hoc opgaver i relation til F&B-områdets drift og administration 41. I udbudsmaterialet er oplyst, at teatret står for køkkenmaskiners drift og vedligeholdelse samt nyindkøb af udstyr. Gælder dette også service, glas m.m. til opdækning i restaurant og barer? Teatret stiller service, glas m.v. til rådighed men leverandøren skal selv løbende supplere op efterhånden som tingene går i stykker/forsvinder. 42. Teatret stiller kasseapparater til rådighed. Gælder dette også dækning af udgifter til tilhørende Micros-licenser, Micros server, vedligeholdelse af server? Ja og pga. kassesystemets integration med teatrets billetsystem (især relevant ifm. indløsning og udstedelse af gavekort) SKAL systemet bruges af leverandøren. 43. Stilles der ligeledes dankortmaskiner til rådighed og gælder dette også indløsningsaftaler og serviceaftaler på disse maskiner? Ja 44. Har teatret medarbejdere, som er fraværende på grund af graviditet, barsel, orlov eller sygdom og i bekræftende fald i hvor længe? Idet vi antager at spørgsmålet alene er rettet mod medarbejdere der skal virksomhedsoverdrages i forbindelse med F&B udbuddet kan vi oplyse, at der p.t. er én medarbejder på barsel (kommer tilbage den 1. april 2016) og at én medarbejder har været sygemeldt på ubestemt tid siden begyndelsen af september De bedes oplyse, hvor mange løsarbejdere, de har ansat, herunder angive hvor meget de mest anvendte løsarbejdere gennemsnitligt arbejder over en 12-ugers periode. Svaret på første del af spørgsmålet kan findes ved at læse udbudsmaterialets bilag 2. Her fremgår det at der i Skuespilhuset p.t. er ansat 3 timelønnede tjenere på tidsubestemt kontrakt. Der er desuden ansat 11 timelønnede tjenere med tidsbestemte kontrakter, hvoraf de 10 har kontaktudløb den 31. august 2016 og 1 har kontraktudløb 30. september Desuden er der ansat 1 køkkenmedhjælp på en tidsubestemt timekontrakt. På Gamle Scene er der ansat én køkkenmedhjælper, én opvasker og 3 cafemedarbejdere/bartender på tidsubestemte timekontrakter. Hvor meget disse medarbejdere i gennemsnit arbejder over en 12 ugers periode lader sig ikke meningsfuldt besvare, idet det helt afhænger af hvilken 12 ugers periode vi vælger at kigge på. Behovet for timeansat personale varierer enormt henover sæsonen og er i sagens natur afhængigt af hvad der foregår på scenerne, hvor mange billetter der er solgt og i sommerperioden hvordan vejret er. 46. Er det korrekt forstået, at der ikke skal indsendes budgetter for F&B delen, men kun angives afkast som en procentdel af omsætningen herfor? Hvis der med F&B delen menes alle andre områder end kantinerne er svaret ja. 7

8 47. Vi vil gerne bede om at få præciseret hvorledes kravet om Erklæring om virksomhedens omsætning de sidste 5 år ved ydelser svarende til dem, udbuddet omfatter skal forstås? Beder I her om en detaljeret referenceliste eller en samlet omsætning for hhv. kantine- og F&B ydelser? Vi beder om omsætningstal for hhv. kantine og andre F&B ydelser. 48. Ved premierereceptioner er leverandøren forpligtet til at levere forplejning hvorledes beregnes omsætningen af disse arrangementer? Uddybende fra spørgeren: Hvad angår spørgsmålet, så tænker jeg på om dette er som intern forplejning eller relaterer det til events og arrangementer? Premierereceptioner er intern forplejning leveret fra kantinerne. Teatret betaler 110 kr. pr. person (inkl. moms), jf. udbudsmaterialets bilag Er det korrekt forstået, at alle omsætninger i udbudsmaterialet er angivet ekskl. moms? Ja, det er korrekt. Bemærk dog at priserne angivet i bilag 1 er inkl. moms. 8