Direktør Kenneth Hansen startede mødet med at byde de 15 fremmødte beboere velkommen.

Transkript

1 Afdelingsmøde for Hohøje , afd. 28 Onsdag, den 23. september 2015 kl Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), inspektør Thomas Petersen (TJP), vicevært Jørgen Thomsen og Britt Espensen. Fra bestyrelsen var Mette Juul-Nyholm, Ole Bech og Henrik Kruse mødt. Direktør Kenneth Hansen startede mødet med at byde de 15 fremmødte beboere velkommen. 1. Valg af dirigent. KTH blev valgt til dirigent. Straks efter dirigent valget udspandt der sig en diskussion mellem 2 af de fremmødte og dirigenten om hvorvidt dagsordenen var korrekt eller ej. Der blev nået til enighed om, at der var indkaldt korrekt til mødet. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden september KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 3. juni 2015, som forefindes på vores hjemmeside Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Rækkehusene i Mølhøjparken KTH startede med at fortælle om byggeriet af de nye rækkehuse på Hvilhøjvej. Det var med stor spænding, at vi efter repræsentantskabsmødet i 2014 gik i gang med planlægningen af de 20 nye rækkehuse i Mølhøjparken her i Hobro. Det var længe siden, at vi sidst startede et byggeri, og de nye huse er en helt ny type boliger, som er noget større end de rækkehuse vi tidligere har bygget. Byggeriets samlede byggesum er i skema B budgetteret til ca. 32 mio. kr. Boligerne opføres som energi 2015 boliger. Byggeriet er, som de fleste ved, i fuld gang, og der er indflytning i blok 1 og 2 den 1. november, mens blok 3 og 4 er klar til indflytning den 15. november. Det er en forsinkelse på et par måneder i forhold til den oprindelige plan. Det skyldes især den meget våde vinter vi har haft, som har medført udfordringer med vand på byggepladsen. Den store mængde nedbør i løbet af vinteren har også medført en række uforudsete udgifter, og vi forventer derfor en mindre overskridelse af budgettet med ca tkr. Samlet set er vi tilfredse med byggeriet indtil nu. Det bliver nogle flotte huse, og vi er helt overbeviste om, at de nye beboere bliver glade for de moderne og energivenlige boliger. Alle husene er allerede nu udlejet.

2 Renoveringsopgaver Der er i 2014 også gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,1 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 8,7 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i årets løb. I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Kollektiv råderet Der har vist sig et behov for at ændre den tidligere praksis for køkkenrenoveringer i Hobro Boligforening. Der er derfor lavet en ny procedure for køkkenrenoveringer og andre kollektive råderetsarbejder. Denne procedure vil blive forelagt for jer til godkendelse på dette afdelingsmøde under dagsordenens pkt. 3. Vi synes, at der er lavet en god procedure, som giver alle vores beboere lige mulighed for at få lavet forbedringer i boligen mod en huslejestigning, svarende til finansieringsomkostningen. Proceduren lægger op til, at renovering af køkken, bad og i visse afdelinger carporte kan finansieres af afdelingens midler eller i de større afdelinger ved optagelse af realkreditlån. Finansieringen af et nyt køkken sker over 15 år, og når lånet er tilbagebetalt vil huslejen igen blive nedsat med det samme beløb, som huslejen oprindeligt blev forhøjet med. Forud for udarbejdelse af den nye procedure har vi gennemgået og registreret alle de kollektive råderetsarbejder, som i tidens løb er blevet udført i vores lejemål. Der er registreret 236 sager, som alle er blevet gennemgået i detaljer. Vi har desuden søgt juridisk bistand fra eksterne juridiske rådgivere med henblik på at finde ud af, om der er lejere, som skal have nedsat huslejen og i nogle tilfælde måske endda have tilbagebetalt for meget betalt husleje. Alle berørte lejere har modtaget et brev med oplysning om datoen for huslejenedsættelsen, og disse datoer er blevet registreret i vores systemer, så huslejen bliver nedsat helt automatisk når køkkenet er betalt. Et lille antal lejere har allerede betalt mere end køkkenets pris. I disse tilfælde er huslejen blevet nedsat, og lejeren har fået tilbagebetalt det for meget indbetalte beløb. Oversvømmelse på Skivevej Vores institution på Skivevej blev i oktober måned 2014 ramt af en oversvømmelse som følge af et skybrud, der resulterede i overløb fra det nærliggende vandløb. Skaderne som følge af oversvømmelserne viste sig desværre meget omfattende, og udbedringen af skaderne har strakt sig over en periode på mere end et halvt år. Først

3 for kort tid siden var de sidste boliger klar til indflytning. Vi har bedt vores rådgivere om forslag til sikring af området, så fremtidige oversvømmelser forhåbentlig kan undgås. Positiv udvikling i omkostninger ved lejeledighed Vi har gennem de seneste 2 år gjort en stor indsats for at nedbringe tabene fra ledige boliger i vores afdelinger. I 2012 udgjorde de samlede tab ved lejeledighed tkr., mens tabene i 2014 er nedbragt til 449 tkr. Tab ved lejeledighed er dermed nedbragt til mindre end en tredjedel på kun 2 år, hvilket vi anser som meget tilfredsstillende. Det betyder selvfølgelig ikke, at vi skal undlade at have fortsat fokus på tomgangsboliger, men det viser, at vores indsats har virket. Der var spørgsmål til omlægning af lån,og om en eventuel besvarelse kommer afdelingen til gode. Hertil svarede KTH, at det gør den. Han gjorde samtidig opmærksom på, at reglerne er sådan, at lån til den oprindelige finansiering aldrig kan blive omlagt, det er kun lån der er optaget på et senere tidspunkt. Orientering om året i afdeling 28: Der er kommet nye tage på husene. Der er blevet udskiftet for ca. 42 t.kr. hårde hvidevarer og 2 gaskedler er blevet udskiftet. Der har kun været 1 fraflytning i afdelingen, men denne bolig var udlejet med det samme. Der var spørgsmål til, om der er en rabat ordning på hårde hvidevarer eller om man henter tilbud hjem. Hertil svarede KTH, at vi har en rabat ordning, men at vi i øvrigt er i gang med, at undersøge markedet for priser på hårde hvidevarer. Orientering om regnskabsåret 2014: KTH gennemgik først regnskabet for 2014 via en oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. De variable udgifter kan være bl.a. vedligeholdelsesudgifter og omkostninger til viceværter og det kun er de variable omkostninger som vi har indflydelse på. Året har udvist et overskud på kr ,00. Beløbet vil blive fordelt over de næste 3 år, som en del af indtægterne. Afdelingen har generelt en sund økonomi. Der var spørgsmål til, hvor meget mere det ville have kostet, at få alle tagene ens. Hertil svarede TP, at forskellen skyldes en jernafstivning, som man i første omgang ikke havde været opmærksom på, men at det gjorde, at der er blevet en lille forskel på tagene. Godkendelse af afdelingens budget 2016 Herefter blev budgettet for 2016 gennemgået. Via et diagram med procentvis opdeling, blev der forklaret, hvilke udgifter der er faste og hvilke der kan røres ved. De fleste udgiftsposter er reguleret med en mindre forhøjelse.

4 Budgettet vil medføre en huslejestigning på kr. 0,00 pr. m2/år. Budgettet blev godkendt 13 stemmer for og 2 undlod at stemme. 3. Behandling af indkomne forslag: Forslag fra organisationsbestyrelsen: 1. Godkendelse af oplæg til kollektiv råderet i Hobro Boligforening. Der er udsendt oplæg sammen med indkaldelse. Et eksempel kan være, at ønsker man nyt køkken, kan man kontakte Boligforeningen. Boligforeningen indhenter pris og kan derefter udregne den huslejestigning man får. Der var spørgsmål til om et nyt fyr også ville blive omfattet af denne løsning. Hertil blev svaret, at det gør det ikke. Det vil være køkken, bad og evt. carporte der bliver omfattet. Endvidere er der lagt et loft på 15% på, så der er en grænse for hvad der kan blive lavet. Der var spørgsmål til, om huslejen også vil stige, hvis et køkken bliver skiftet i forbindelse med en fraflytning. Hertil svarede KTH, at det vil den. Der var spørgsmål til, hvem der skal betale, hvis ens køkken er helt færdig, når man fraflytter. KTH svarede, at det vil være et skøn om køkkenet er slidt op eller om der er tale om misligholdelse af køkkenet. Ved misligholdelse er det fraflytter selv, som skal betale. Der var spørgsmål til den individuelle råderet, som blev beskrevet af TP. Hvis man ønsker, at gøre brug af den individuelle råderet, skal det godkendes hos boligforeningen inden man går i gang, så det kan blive registreret til senere brug. Forslaget blev vedtaget med 14 stemmer for og 1 undlod at stemme. 2. Forlængelse af TV aftalen med YouSee: Boligforeningen har indhentet tilbud fra Verdo og YouSee. YouSee havde det mest gunstige tilbud. Hvis vi fortsætter med YouSee de næste 3 år, vil prisen blive sænket til 99,37 kr. KTH forklarede, at man selv skal kontakte YouSee, hvis man ønsker andet end grundpakken. Boligforeningens tilbud fra YouSee gælder kun grundpakken. Grundpakken opkræves automatisk sammen med huslejen. Der var spørgsmål til om det fiberbånd der er gravet ned i området ikke kommer til afdelingen. Hertil svarede OB, at det er ejer der skal betale for, at få det fra vejen og ned til parcellen. Forslaget blev vedtaget med 13 stemmer for og 2 undlod at stemme. Forslag fra beboere: 3. Etablering af mere lys på parkeringspladsen. Forslagtsstiller havde stillet forslaget, da der er et meget mørkt område ved parkeringspladsen. Måske kunne det løses ved, at lyset udenfor nr. 248 bliver tændt. Lejer i nr. 248 forklarede hvorfor lyset er slukket. Hun mente ikke, at det var nødvendigt med 52 tændte lamper hele natten. Der udspandt sig en lille snak frem og tilbage mellem forskellige lejere om hvorvidt det var nødvendigt eller ej med mere lys på parkeringspladsen. En enkelt lejer

5 forslog, at man fik sat en føler op, så hele lyset blev tændt, når man kommer hjem efter mørkets frembrud. En lejer gjorde opmærksom på, at det tidligere er vedtaget på et beboermøde, at lyset skal være tændt. Hertil svarede TP, at hvis det var tilfældet, skulle lyset naturligvis være tændt. Han forklarede endvidere om nogle nye tiltag med LED lys, som helt naturligt vil give mere lys. KTH lovede, at han vil se i gamle referater, om det er vedtaget, at alle lamper SKAL være tændt. Det blev foreslået, at lyset over el-tavlen blev slukket. Foreslagsstiller gjorde opmærksom på, at såfremt lyset bliver tændt ved nr. 248, er han tilfreds. Hvis det ikke sker, er der behov for endnu en lampe. OB gjorde opmærksom på, at såfremt det er fællesskabet, som betaler for strømmen, SKAL der være lys i omtalte lampe. 4. Omlægning af petanque banen til grønt område. Foreslagsstiller har gjort opmærksom på, at banen aldrig bliver brugt, og derfor synes han, at den ligeså godt kan blive nedlagt. Foreslagsstiller holder området ved petanque banen, og det ønsker han ikke at gøre i fremtiden. Så vil det blive viceværten, som skal udføre dette stykke arbejde. Der var enig om, at banen i øjeblikket ikke bliver brugt særlig meget, men det kunne jo ske i fremtiden. Forslaget blev nedstemt med 12 stemmer imod. 4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter: Eigil Petersen blev genvalgt til Vita Halkjær og Freddy Risgaard Pedersen er begge valgt til Anni Funder blev valgt til suppleant. 5. Eventuelt: Der var spørgsmål til, hvorfor de aldrig ser viceværten i området og om der var lavet en omstrukturering i viceværtens arbejde. Hertil svarede TP, at det ofte var en prioritering af, hvor og hvornår viceværten er i de forskellige afdelinger. Afdelingens vicevært servicerer flere forskellige afdelinger, og afdeling 28 betaler for ca. 4 timers viceværtarbejde pr. uge i gennemsnit. KTH gjorde opmærksom på, at det altid er muligt, at betale for flere vicevært timer. TP gjorde opmærksom på, at den eneste prioritering der umiddelbart er kommet er, at alle afdelinger skal have de vicevært timer, som de er berettiget til. En enkelt stod frem og roste viceværten, som hun aldrig har været utilfreds med. En anden gjorde opmærksom på, at viceværten ofte også skal optræde som en social medarbejder, når han færdes i området, hvilket også koster tid. Der var spørgsmål til, hvem der havde ryddet et område for træer og beplantning. Hertil blev svaret, at det arbejde var blevet udført af en anden lejer i afdelingen. Der var spørgsmål til, hvad der skal ske i en sag, hvor der er kommet vand ind i forbindelse med udskiftning af de nye tage. TP vil følge op på spørgsmålet. Det blev forklaret, hvordan reglerne er i forhold til vedligeholdelse af sin lejlighed i boperioden.

6 Der var lidt problemer med vandtrykket i nogle af boligerne. TP har talt med Mariagerfjord Vand omkring problemet, og på det tidspunkt var det på grund af noget ledningsarbejde i området. Han lovede, at kontakte Mariagerfjord Vand igen. Der blev gjort opmærksom på nogle træer, som står op af stien, og som på grund af størrelsen skygger meget i nogle af haverne. Hertil svarede TP, at vi har talt med ejer af disse træer, og han har lovet, at fælde nogle af de store træer, når han får tid, og vi må beskære tjørnen på vores side. TP gjorde opmærksom på, at vi ikke kan tvinge ham til at gøre det. KTH redegjorde for hvordan viceværttimerne mellem de forskellige afdelinger fordeles. Dog er der nogle afdelinger, som kun har begrænset viceværtydelse, hvorfor de også betaler mindre end afdelinger med fuld viceværtydelse. Han gjorde opmærksom på, at såfremt en afdeling ønsker flere vicevært timer, er vi naturligvis lydhør overfor dette ønske, hvis en afdeling ønsker at betale mere til viceværtydelser. En lejer mente ikke, at snerydning kunne komme ind under den almindelige daglige viceværtydelse. KTH forklarede, at omkring snerydning er der et vinterberedskab, som sørger for dette, så det er ikke nødvendigvis den faste vicevært, som kommer og rydder sne. I perioder har vi også praktikanter, som udfører et reelt stykke arbejde hos os, og derfor også kan hjælpe med viceværtfunktionen. KTH gjorde også opmærksom, at sommerperioden nok er den periode, hvor det kan være sværest, at opfylde lejernes ønsker, da der også skal afvikles sommerferie. En enkelt spurgte om det ikke var muligt, at ansætte ferieafløsere i sommerperioden. Hertil svarede KTH, at det kunne man godt, og det gør vi faktisk også i et vist omgang, men man skulle stadig huske på, at det er en ekstra udgift. Der var også spørgsmål til, om der var nok viceværter ansat. Der blev svaret, at vi nok ligger lige på grænsen til, at vi har kapacitet nok til ansættelse af endnu vicevært. Samtidig blev det også forklaret, at hver gang vi skulle yde en bedre eller ekstra service, vil det også koste mere i husleje. TP forklarede lidt omkring bevæggrunden for hans vurdering af, hvordan vores grønne området skal se ud. Der var ønske om hyppigere fejning af stierne. TP opfordrede til, at der blev lavet en liste over, hvad det var der ikke blev lavet, så vi kunne agere ud fra det. Ønske om fjernelse af blade, når det bliver tid for løvfald. Der var spørgsmål til højden på hækkene omkring boligerne. Hertil svarede TP, at hegnsloven siger 180 cm. Der var ros til pigerne på kontoret, når man kommer som besøgende. Der var ikke yderligere til eventuelt og der blev takket for god ro og orden.