Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), Lisbeth Pind (LP) og Britt Espensen.

Transkript

1 Afdelingsmøde for Grøndalsvej 20 A-B-C-D afd. 10. Tirsdag, den 6. september 2016 kl Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), Lisbeth Pind (LP) og Britt Espensen. KTH startede mødet med, at byde de 6 fremmødte fra afd. 10 velkommen. KTH gennemgik kort dagsordenen. 1. Valg af dirigent. KTH blev valgt til dirigent. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden september 2015: KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016, som forefindes på vores hjemmeside Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Indledning Hobro Boligforening har i 2015 fortsat den gode udvikling. Der er gennemført mange forandringer i de interne procedurer, som skal tjene det formål, at I alle får en bedre og mere ensartet service. Denne gode udvikling vil fortsætte også i de kommende år, hvor der vil være fokus på effektivisering af driften. Fra politisk side er der fokus på effektiviseringer i Danmarks almene boligorganisationer. Vi er allerede gået i gang, og fra bestyrelsens side føler vi, at vores boligforening står godt rustet til fremtiden. BL og boligpolitik Hobro Boligforening er medlem af BL Danmarks Almene Boliger, som er interesseog brancheorganisation for boligorganisationerne i Danmark. Vi deltager aktivt i BL s aktiviteter både i repræsentantskabet og ved at vores medarbejdere deltager i ERFA møder med ansatte fra andre boligorganisationer. Der er øget fokus på benchmark af den almene sektor og dens effektivisering i samarbejde med de relevante ministerier. Det betyder formentlig, at der vil blive sat konkrete mål for de almene boligorganisationers effektiviseringer. I forbindelse med boligaftalen i 2014 blev der udarbejdet en analyse af potentialet for nedsættelse af udgifterne i den almene sektor. Sammenlignet med andre brancher var tallet forholdsvis lavt, og det afspejler jo, at de almene boligorganisationer er veldrevne, men det politiske fokus på effektivitet er der stadig. Som nævnt i indledningen, er vi i Hobro Boligforening allerede godt i gang med en forandringsproces, som vil gøre vores boligorganisation til en moderne og effektiv virksomhed. I de kommende år vil vi især have fokus på at implementere en ny og bedre beboerservice, som blandt andet indebærer, at vores viceværter arbejder sammen i et fælles team på tværs af afdelingerne. Det er vigtigt for os, at vores beboere får den bedst mulige service. Fælles drift vil forbedre vores muligheder for en mere ensartet service og en højere kvalitet i opgaveudførelsen. BL Danmarks Almene Boliger har også flere steder konstateret, at

2 en sådan organisering af driften betyder en bedre og mere effektiv service for beboerne. Hvad betyder det for dig som beboer? - En bedre og mere ensartet beboerservice - Tryghed ved at opgaven bliver løst af den rette medarbejder - Effektivitet og hurtighed i opgaveudførelsen - Kontakten bliver nemmere Rækkehusene på Hvilhøjvej Helt som forventet er alle 20 huse udlejet, og vi tror på et yderligere behov for disse lidt større rækkehuse. Vi håber stadig at kunne bygge nogle flere huse i området senest i Startboligerne Startboligerne på Amerikavej har været en stor succes. Det har været en gevinst for afdelingen, at vi har en social vicevært på stedet, som blandt andet arrangerer gode og sunde aktiviteter for de unge beboere. Det er vores opfattelse, at afdelingen generelt har fået et løft, og at det nu er mere populært at bo på Amerikavej end tidligere. Vi besluttede derfor i november måned 2015, at ansøge om en forlængelse af projektet. Vi har på det grundlag fået tilsagn fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet om forlængelse af projektet fra de nuværende 10 år til 15 år. Kapitalforvaltningen Det meget lave renteniveau gjorde året 2015 til et vanskeligt år i forhold til at opnå en fornuftig forrentning af afdelingernes opsparede kapital. På grund af de turbulente markedsforhold især i foråret 2015 blev vi allerede i løbet af sommeren klar over, at det ville blive vanskeligt at opnå et positivt afkast af vores kapital. Ved årets udgang kunne vi således konstatere en samlet negativ forrentning på 0,5% for året Afkastniveauet i 2016 er stadig lavt, men det er dog vores forventning, at vi vil opnå en positiv forrentning for hele året Renoveringsopgaver Der er i 2015 gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,6 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 7,5 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i året løb. Derudover har hovedforeningen givet tilskud til renoveringsarbejder i afdelingerne for i alt 456 tkr, og der er udført lånefinansierede renoveringsopgaver for i alt 4,4 mio. kr. Der er således disponeret 18 mio. kr. i afdelingerne i I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Tab ved lejeledighed Samlet set er tab ved lejeledighed faldet for 3. år i træk. Dispositionsfonden har i 2015 dækket udgifter til lejeledighed for i alt 347 tkr. mod en samlet udgift på 449 tkr. i I 2012 udgjorde tab ved lejeledighed tkr., så tabene er over 3 år faldet med tkr. til under en fjerdedel af niveauet i Det er meget tilfredsstillende, at vi har fået stabiliseret tab ved lejeledighed til et relativt lavt niveau.

3 Tab ved fraflytninger Dispositionsfondens andel af tab ved fraflytninger har i 2015 udgjort i alt 431 tkr. sammenlignet med 512 tkr. i Rykker- og inddrivelsesproceduren er i årets løb blevet gennemgået og justeret, så proceduren i højere grad har fokus på at begrænse størrelsen af eventuelle tilgodehavender fra fraflyttede lejere. Der er i den forbindelse lavet klare retningslinjer for restancer og afdragsordninger. Lånekonventeringer Renteniveauet har også i 2015 været meget lavt og det har givet mulighed for, at vi igen i det seneste år har omlagt nogle af afdelingernes realkreditlån. Vi vil fortsat være opmærksomme på konverteringsmuligheder, hvis de skulle opstå. Personaleforhold: Ejendomsservice Boligforeningen har fået en ny driftschef, Lisbeth Pind, som startede hos os den 15. november Vores tidligere inspektør, Thomas Petersen, fratrådte sin stilling hos os den 31. oktober Lisbeth har haft en travl start, hvor hun har skullet fortsætte de mange projekter, som var sat i gang allerede før hun startede hos os, men hun er faldet rigtig godt til i vores organisation. Administrationen Vores bogholder, Elsebeth Sejersen, kom tilbage fra barselsorlov i maj måned Samtidig stoppede Ulla Dalsgaard, der har været ansat som barselsvikar for Elsebeth. Vi ønsker Elsebeth velkommen tilbage igen og samtidig ønsker vi Ulla held og lykke i hendes nye job. Orientering om regnskabsåret 2015: KTH gennemgik først regnskabet for 2015 via en oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. I en ældre afdeling som afd. 10 udgør nettokapitaludgifterne kun 3%. De variable udgifter, som man reelt selv har indflydelse på udgør i afdelingen 25%. Afdelingen har haft et større overskud i året, som vil være en hjælp de næste 3 år. Godkendelse af afdelingens budget 2017: Herefter blev budgettet for 2017 gennemgået. Via et diagram med procentvis opdeling, blev der forklaret, hvilke udgifter der er faste og hvilke vi har indflydelse på. Generelt er det udgifterne til det offentlige, som stiger en del. Budgettet vil medføre en huslejestigning på kr. 0,00 pr. m2/år. Herefter blev budgettet enstemmigt godkendt. 3. Behandling af indkomne forslag: Forslag fra beboere i afdelingen: 1. Der er stillet forslag om etablering af et cykel-/trailerskur i forlængelse af affaldsrummet.

4 Ønsket er fremkommet af andre beboere via beboerrepræsentanten. Der har udviklet sig et øget behov til bl.a. cykeltrailere. LP havde undersøgt prisen på sådan et skur, og kunne fortælle, at det vil løbe op i ca kr., da det skal matche det eksisterende. Forslaget blev enstemmigt nedstemt. 4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter: Lilian Brandt og Grethe Østergaard blev valgt til Suppleant: Ingen valgt. 5. Eventuelt: 1. Tiltag der kan forhindre, at vand fra gården løber ned i kælderen via skakter. Ved voldsomme skybrud vil det ikke kunne forhindres, at der kommer vand ned i gården. Som det er nu skal det vand, der kommer ved hjørnet, løbe ned ved trappen for at blive ledt væk. LP har tjekket kloakken ved trappen, og den er dimensioneret som den skal, og den fungerer rigtig godt. Der var spørgsmål til om det kunne ledes ned for enden af ejendommen via nogle rør. Hertil svarede LP, at det ville blive en meget dyr løsning, idet stort set hele gården så skal graves op. Det vi umiddelbart kan sørge for er, at kloakken ved trappen hele tiden er i orden. LP anbefalede, at de ting man har stående i kælderrummet, står på nogle paller, så man undgår fugt fra gulvet. Spørgsmål til maling af altanloft. Hertil svarede LP, at lejer selv skal kontakte hende eller viceværten, hvis der er behov herfor. Grethe Østergaard ønskede besøg af LP. Ønske om mærkning af cykler for oprydning af cykelkælder. Ønske om afmærkning på affaldsskur, så det ikke bliver brugt til parkering af scootere og knallerter. Gammelt aftræksrør i gården fra tørretumbleren ønskes fjernet. Spørgsmål til om der kunne etableres et nyt rosenbed. Det blev aftalt, at der skulle snakkes med Ricki herom. Spørgsmål til udgiften for viceværtens arbejde ved fraflytning. Hertil svarede LP, at ved fraflytning er der taget højde for denne udgift, så fraflytter selv kommer til at betale. Store problemer med storskrald, som bare bliver læsset af ved skraldeskuret. Et problem det ikke umiddelbart er let at løse. Klage over istandsættelse af et enkelt lejemål ved indflytning. KTH opfordrede til, at den pågældende lejer kontaktede LP for besigtigelse. Spørgsmål til om det kunne stilles som et forslag, at det skulle være tilladt, at holde husdyr i afdelingen. Dette blev bekræftet af KTH. Man kan til enhver tid stille forslaget til et afdelingsmøde. Hvis en afdeling ikke har husdyrhold, vil boligforeningen aldrig give tilladelse til, at en lejer flytter ind med husdyr. Spørgsmål til om der er nogle regler for, om man må grille på altanen. LP svarede, at det ikke kan anbefales, at man bruger åben ild på altanen, men en gasgrill kunne bruges.

5 Spørgsmål til om fjernvarmen kommer til afdelingen. KTH har talt med fjernvarmeværket herom, og vi har tilkendegivet, at når fjernvarmen kommer til sydbyen, vil vi koble os på, men først når vores gasfyr er slidt op. Vi ved endnu ikke, hvornår fjernvarmen kommer til sydbyen. Der var ikke yderligere til eventuelt og der blev takket for god ro og orden.