Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), driftschef Lisbeth Pind (LP), Britt Espensen og vicevært Jørgen Thomsen (JT).

Transkript

1 Afdelingsmøde for afd. 27 Hohøje Tirsdag, den 6. september 2016 kl Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), driftschef Lisbeth Pind (LP), Britt Espensen og vicevært Jørgen Thomsen (JT). KTH startede mødet med, at byde de 9 fremmødte fra afd. 27 velkommen. KTH gennemgik kort dagsordenen. 1. Valg af dirigent. KTH blev valgt til dirigent. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden september 2015: KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016, som forefindes på vores hjemmeside Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Indledning Hobro Boligforening har i 2015 fortsat den gode udvikling. Der er gennemført mange forandringer i de interne procedurer, som skal tjene det formål, at I alle får en bedre og mere ensartet service. Denne gode udvikling vil fortsætte også i de kommende år, hvor der vil være fokus på effektivisering af driften. Fra politisk side er der fokus på effektiviseringer i Danmarks almene boligorganisationer. Vi er allerede gået i gang, og fra bestyrelsens side føler vi, at vores boligforening står godt rustet til fremtiden. BL og boligpolitik Hobro Boligforening er medlem af BL Danmarks Almene Boliger, som er interesseog brancheorganisation for boligorganisationerne i Danmark. Vi deltager aktivt i BL s aktiviteter både i repræsentantskabet og ved at vores medarbejdere deltager i ERFA møder med ansatte fra andre boligorganisationer. Der er øget fokus på benchmark af den almene sektor og dens effektivisering i samarbejde med de relevante ministerier. Det betyder formentlig, at der vil blive sat konkrete mål for de almene boligorganisationers effektiviseringer. I forbindelse med boligaftalen i 2014 blev der udarbejdet en analyse af potentialet for nedsættelse af udgifterne i den almene sektor. Sammenlignet med andre brancher var tallet forholdsvis lavt, og det afspejler jo, at de almene boligorganisationer er veldrevne, men det politiske fokus på effektivitet er der stadig. Som nævnt i indledningen, er vi i Hobro Boligforening allerede godt i gang med en forandringsproces, som vil gøre vores boligorganisation til en moderne og effektiv virksomhed. I de kommende år vil vi især have fokus på at implementere en ny og bedre beboerservice, som blandt andet indebærer, at vores viceværter arbejder sammen i et fælles team på tværs af afdelingerne. Det er vigtigt for os, at vores beboere får den bedst mulige service. Fælles drift vil forbedre vores muligheder for en mere ensartet service og en højere kvalitet i opgaveudførelsen. BL Danmarks Almene Boliger har også flere steder konstateret, at

2 en sådan organisering af driften betyder en bedre og mere effektiv service for beboerne. Hvad betyder det for dig som beboer? - En bedre og mere ensartet beboerservice - Tryghed ved at opgaven bliver løst af den rette medarbejder - Effektivitet og hurtighed i opgaveudførelsen - Kontakten bliver nemmere Rækkehusene på Hvilhøjvej Helt som forventet er alle 20 huse udlejet, og vi tror på et yderligere behov for disse lidt større rækkehuse. Vi håber stadig at kunne bygge nogle flere huse i området senest i Startboligerne Startboligerne på Amerikavej har været en stor succes. Det har været en gevinst for afdelingen, at vi har en social vicevært på stedet, som blandt andet arrangerer gode og sunde aktiviteter for de unge beboere. Det er vores opfattelse, at afdelingen generelt har fået et løft, og at det nu er mere populært at bo på Amerikavej end tidligere. Vi besluttede derfor i november måned 2015, at ansøge om en forlængelse af projektet. Vi har på det grundlag fået tilsagn fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet om forlængelse af projektet fra de nuværende 10 år til 15 år. Kapitalforvaltningen Det meget lave renteniveau gjorde året 2015 til et vanskeligt år i forhold til at opnå en fornuftig forrentning af afdelingernes opsparede kapital. På grund af de turbulente markedsforhold især i foråret 2015 blev vi allerede i løbet af sommeren klar over, at det ville blive vanskeligt at opnå et positivt afkast af vores kapital. Ved årets udgang kunne vi således konstatere en samlet negativ forrentning på 0,5% for året Afkastniveauet i 2016 er stadig lavt, men det er dog vores forventning, at vi vil opnå en positiv forrentning for hele året Renoveringsopgaver Der er i 2015 gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,6 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 7,5 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i året løb. Derudover har hovedforeningen givet tilskud til renoveringsarbejder i afdelingerne for i alt 456 tkr, og der er udført lånefinansierede renoveringsopgaver for i alt 4,4 mio. kr. Der er således disponeret 18 mio. kr. i afdelingerne i I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Tab ved lejeledighed Samlet set er tab ved lejeledighed faldet for 3. år i træk. Dispositionsfonden har i 2015 dækket udgifter til lejeledighed for i alt 347 tkr. mod en samlet udgift på 449 tkr. i I 2012 udgjorde tab ved lejeledighed tkr., så tabene er over 3 år faldet med tkr. til under en fjerdedel af niveauet i Det er meget tilfredsstillende, at vi har fået stabiliseret tab ved lejeledighed til et relativt lavt niveau.

3 Tab ved fraflytninger Dispositionsfondens andel af tab ved fraflytninger har i 2015 udgjort i alt 431 tkr. sammenlignet med 512 tkr. i Rykker- og inddrivelsesproceduren er i årets løb blevet gennemgået og justeret, så proceduren i højere grad har fokus på at begrænse størrelsen af eventuelle tilgodehavender fra fraflyttede lejere. Der er i den forbindelse lavet klare retningslinjer for restancer og afdragsordninger. Lånekonventeringer Renteniveauet har også i 2015 været meget lavt og det har givet mulighed for, at vi igen i det seneste år har omlagt nogle af afdelingernes realkreditlån. Vi vil fortsat være opmærksomme på konverteringsmuligheder, hvis de skulle opstå. Personaleforhold: Ejendomsservice Boligforeningen har fået en ny driftschef, Lisbeth Pind, som startede hos os den 15. november Vores tidligere inspektør, Thomas Petersen, fratrådte sin stilling hos os den 31. oktober Lisbeth har haft en travl start, hvor hun har skullet fortsætte de mange projekter, som var sat i gang allerede før hun startede hos os, men hun er faldet rigtig godt til i vores organisation. Administrationen Vores bogholder, Elsebeth Sejersen, kom tilbage fra barselsorlov i maj måned Samtidig stoppede Ulla Dalsgaard, der har været ansat som barselsvikar for Elsebeth. Vi ønsker Elsebeth velkommen tilbage igen og samtidig ønsker vi Ulla held og lykke i hendes nye job. Der var et spørgsmål til, hvad det blev til med byggeriet på Texaco grunden. Hertil svarede KTH, at det ikke bliver til noget. Kommunen ønsker først at sælge grunden i 2017 i offentligt udbud. Spørgsmål til hvordan omlægning af vicevært området kunne være en effektivisering. KTH redegjorde for intentionerne med den nye servicemodel. Spørgsmål til om effektiviseringen ville få en indflydelse på huslejen. Hertil svarede KTH, at det ikke umiddelbart ville få indflydelse på huslejen. Der skal ikke ske nogen ændring i antallet af viceværter, men blot ske en omlægning af de opgaver de varetager. Orientering om regnskabsåret 2015: KTH gennemgik først regnskabet for 2015 via en oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. Nettopkapitaludgifterne udgør 48% og de offentlige udgifter udgør 18%. De variable udgifter udgør 18%, og det er disse udgifter man reelt har indflydelse på. KTH forklarede nærmere omkring det store overskud på godt kr. som afdelingen har i 2015, hvilket skyldes tidspunktet for udamortisering af realkreditlån. Disse kr. vil bliver delt over de næste 3 år, og indgå som en ekstra indtægt. Spørgsmål til hvilke opgaver man kunne søge tilskud til fra Landsbyggefonden. Hertil svarede KTH, at man ikke kan opnå støtte til almindelige vedligeholdelsesopgaver som

4 for eksempel udskiftning af vinduer eller tage. Godkendelse af afdelingens budget 2017: Herefter blev budgettet for 2017 gennemgået. Via et diagram med procentvis opdeling, blev der forklaret, hvilke udgifter der er faste og hvilke vi har en reel indflydelse på. Der er en stor stigning på renovationsudgiften i Der er blevet afsat kr. til almindelig vedligeholdelse. Spørgsmål til forskellen mellem konto 115 og 116. Hertil svarede KTH, at det der blev brugt på konto 116 var penge fra henlæggelserne og konto 115 er den almindelige daglige vedligeholdelse. Spørgsmål til om der i budgettet er taget højde for problemerne omkring affald. Hertil svarede KTH, at det var der ikke taget specielt højde for. Budgettet vil medføre en huslejestigning på kr. 0,00 pr. m2/år. Herefter blev budgettet enstemmigt godkendt. 3. Behandling af indkomne forslag: Forslag fra beboere i afdelingen: 1. Deadline for udførelse af givne opgaver. Der var lidt forventningsafstemning omkring de aftaler der bliver lavet på beboermøderne. Hvornår bliver tingene lavet og i hvilken rækkefølge. Hertil svarede KTH, at de ting der bliver aftalt på beboermøderne skal laves. Det var en opgave for repræsentanterne i samarbejde med Hobro Boligforening, at lave en tidsplan for udførelse af givne opgaver. En idé kunne være, at tidsplanen blev lagt ud på hjemmesiden under afdelingen. Der blev ikke vedtaget noget, idet alle var enige om, at sådan skulle det selvfølgelig være. 4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter: Thor Symonds og Wanja Schmidt var begge valgt til Suppleanter: Christian Erichsen og Senad Muhovic blev valgt som suppleanter. 5. Eventuelt: 1. Affaldscontainere og storskrald. Der bliver stillet alle mulige ting ved vores containere, som i virkeligheden er storskrald, og ikke er en opgave for viceværten. Der var enighed om, at det ikke hjælper, at sende det samme brev igen og igen. En enkelt foreslog at der blev sendt et brev, hvori der blev skrevet, hvad konsekvensen bliver, hvis samme person fortsætter med at smide storskrald ved affaldsskuret. KTH forklarede, at boligforeningen ingen hjemmel har til at udstede bøder. LP forklarede nærmere omkring muligheden for etablering af molokker, som er underjordiske affaldsbeholdere. Prisen herfor vil være kr JT foreslog, at der blev lavet ét bestemt sted, hvor storskrald kunne placeres, så viceværten eller Blå Kors eller kommunen kunne komme og fjerne det ind imellem. Det blev besluttet, at beboerrepræsentanterne og LP arbejder videre med en løsningsmodel.

5 2. Kuldebro bag gasskab. LP kender godt til problemet, og har fundet en løsning. Grunden til kuldebroen er, at der er en gasledning, som kører under gulv mellem gasskab og værelset. Problemet kan løses ved at sætte en varmvæg op i værelset. Det er planlagt, at vi laver 10 huse om året. Det er lavet hos Wanja, som kunne fortælle, at løsningen virker. 3. Infotavler til husnumre. LP fortalte, at der har været en medarbejder fra et skiltefirma med ude i afdelingen for at komme med et brugbart forslag. Der vil ved indkørslen til hver parkeringsplads blive opsat et oversigtskort, og endvidere vil der bliver sat skilte op rundt i selve afdelingen. 4. Sensorlys i elskuret ved nr. 5. Viceværten vidste hvilket skur det drejer sig om, og det er kun viceværten, YouSee og elektrikeren, som har adgang til dette skur. Det er bevidst, at der ikke er sensor i dette skur, idet det kun er få personer, som har adgang hertil. 5. Rensning af brønde én gang om året. LP mente, at det generelt var en god idé, at man fik kloakkerne spulet igennem med jævne mellemrum. 6.Hvornår bliver kloakdækslet i indkørslen ved nr. 1 ordnet. Hertil svarede LP, at der kommer en sidst på måneden og kigger på det. Der var spørgsmål til, om man også ville kigge på bumpet samtidig. Hertil svarede LP, at det vil vi ikke i denne omgang. 7. Opmærkning af parkeringspladser. LP svarede, at det vil blive udført inden udgangen af uge Tilstoppede og utætte tagrender. LP forklarede, at vi har et stort problem med tagrenderne. De slår sig og bliver utætte i samlingerne. Vi har lavet en plan for udbedring, men vi kan ikke love, at alle tagrender bliver lavet på én gang, men vi forventer at lave ½ delen i år og den anden halvdel sidste år. 9. Kommer der fjernvarme i vores afdeling og hvornår? KTH svarede, at der kommer fjernvarme i afdelingen, men vi ved endnu ikke hvornår. Der ligger en politisk beslutning om, at man ønsker fjernvarme i den sydlige bydel. Desværre fik fjernvarmen ikke nok tilslutninger i først omgang, så derfor blev planen udskudt. Vi har tilkendegivet, at når fjernvarmen kommer, så tilslutter vi os, men først når gasfyret er slidt, og afdelingsmødet skal træffe den endelige beslutning. Afdelingen har lige fået nye gasfyr, så der kommer til at gå en del år inden de er slidt op. 10. Er det muligt at få fældet de store træer ved indkørsel, så vi undgår grønne tage og tilstoppede tagrender. Der er blevet kigget på træer i forbindelse med markvandringen, og de bliver fældet i efteråret. Det er ikke umiddelbart meningen, at der bliver plantet nye træer. Det træ der så bliver, kan lejerne selv råde over. Der var kommentar til, at der i et bestemt område i afdelingen var meget vand, når der er skybrud. JT gjorde opmærksom på, at det generelt var et problem med vand i afdelingen, når der kommer meget vand. JT arbejder på en løsning.

6 Der var spørgsmål til hvor mange syriske familier afdelingen skal have. Allerede nu kan det være en problem på legepladsen, da de danske børn hurtigt er i undertal. Hertil svarede KTH, at det selvfølgelig er et problem vi tager alvorligt, men hvis det skal bringes videre til kommunen, skal problematikken omkring børn underbygges. JT mente, at afdelingen mangler en område, som er velegnet til de lidt større børn. Det kunne måske lade sig gøre, at få midler til hjælp til etablering af et areal til større børn. Afdelingens repræsentanter undersøger om det grønne område ved boldbanerne kan blive en permanent lege- eller aktivitetsplads. Spørgsmål til om der kunne sættes en informationstavle op i forbindelse med det nye skiltning. Der var ros til LP fra flere af lejerne i afdelingen. Der var ikke yderligere til eventuelt og der blev takket for god ro og orden.