Direktør Kenneth Hansen startede mødet med at byde de 13 fremmødte beboere velkommen.

Transkript

1 Afdelingsmøde for Hohøje , afd. 28 Tirsdag, den 20. september 2016 kl Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), driftschef Lisbeth Pind (LP), og Elsebeth Sejersen. Fra bestyrelsen var Henrik Kruse mødt. Direktør Kenneth Hansen startede mødet med at byde de 13 fremmødte beboere velkommen. 1. Valg af dirigent. KTH blev valgt til dirigent. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden september KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016, som forefindes på vores hjemmeside Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Det kan derfor anbefales at læse hele beretningen på hjemmesiden. Indledning Hobro Boligforening har i 2015 fortsat den gode udvikling. Der er gennemført mange forandringer i de interne procedurer, som skal tjene det formål, at I alle får en bedre og mere ensartet service. Denne gode udvikling vil fortsætte også i de kommende år, hvor der vil være fokus på effektivisering af driften. Fra politisk side er der fokus på effektiviseringer i Danmark almene boligorganisationer. Vi er allerede gået i gang, og fra bestyrelsens side føler vi, at vores boligforening står godt rustet til fremtiden. BL og boligpolitik Hobro Boligforening er medlem af BL Danmarks Almene Boliger, som er interesse- og brancheorganisation for boligorganisationerne i Danmark. Vi deltager aktivt i BL s aktiviteter både i repræsentantskabet og ved at vores medarbejdere deltager i ERFA møder med ansatte fra andre boligorganisationer. Der er øget fokus på benchmark af den almene sektor og dens effektivisering i samarbejde med de relevante ministerier. Det betyder formentlig, at der vil blive sat konkrete mål for de almene boligorganisationers effektiviseringer. I forbindelse med boligaftalen i 2014 blev der udarbejdet en analyse af potentialet for nedsættelse af udgifterne i den almene sektor. Sammenlignet med andre brancher var tallet forholdsvis lavt, og det afspejler jo, at de almene boligorganisationer er veldrevne, men det politiske fokus på effektivitet er der stadig.

2 Som nævnt i indledningen, er vi i Hobro Boligforening allerede godt i gang med en forandringsproces, som vil gøre vores boligorganisation til en moderne og effektiv virksomhed. I det kommende år vil vi især have fokus på at implementere en ny og bedre beboerservice, som blandt andet indebærer, at vores viceværter arbejder sammen i et fælles team på tværs af afdelingerne. Det er vigtigt for os, at vores beboere får den bedst mulige service. Fælles drift vil forbedre vores muligheder for en mere ensartet service og en højere kvalitet i opgaveudførelsen. BL Danmarks Almene Boliger har også flere steder konstateret, at en sådan organisering af driften betyder en bedre og mere effektiv service for beboerne. Hvad betyder det for dig som beboer? En bedre og mere ensartet beboerservice Tryghed ved at opgaven bliver løst af den rette medarbejder Effektivitet og hurtighed i opgaveudførelsen Kontakten bliver nemmere Rækkehusene på Hvilhøjvej Helt som forventet er alle 20 huse udlejet, og vi tror på et yderligere behov for disse lidt større rækkehuse. Vi håber derfor stadig at kunne bygge nogle flere huse i området senest i Startboligerne Startboligerne på Amerikavej har været en stor succes. Det har været en gevinst for afdelingen, at vi har en social vicevært på stedet, som blandt andet arrangerer gode og sunde aktiviteter for de unge beboere. Det er vores opfattelse, at afdelingen generelt har fået et løft, og at det nu er mere populært at bo på Amerikavej end tidligere. Vi besluttede derfor i november måned 2015 at ansøge om en forlængelse af projektet. Vi har på det grundlag fået tilsagn fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet om forlængelse af projektet fra de nuværende 10 år til 15 år. Kapitalforvaltningen Det meget lave renteniveau gjorde året 2015 til et vanskeligt år i forhold til at opnå en fornuftig forrentning af afdelingernes opsparede kapital. På grund af de turbulente markedsforhold især i foråret 2015 blev vi allerede i løbet af sommeren klar over, at det ville blive vanskeligt at opnå et positivt afkast af vores kapital. Ved årets udgang kunne vi således konstatere en samlet negativ forrentning på 0,5% for året 2015.

3 Afkastniveauet i 2016 er stadig lavt, men det er dog vores forventning, at vi vil opnå en positiv forretning for hele året Renoveringsopgaver Der er i 2015 gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,6 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 7,5 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i årets løb. Derudover har hovedforeningen givet tilskud til renoverings-arbejder i afdelingerne for i alt 456 tkr, og der er udført lånefinansierede renoveringsopgaver for i alt 4,4 mio. kr. Der er således disponeret 18 mio. kr. i afdelingerne i I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Tab ved lejeledighed Samlet set er tab ved lejeledighed faldet for 3. år i træk. Dispositionsfonden har i 2015 dækket udgifter til lejeledighed for i alt 347 tkr. mod en samlet udgift på 449 tkr. i I 2012 udgjorde tab ved lejeledighed i alt tkr., så tabene er over 3 år faldet med tkr. til under en fjerdedel af niveauet i Det er meget tilfredsstillende, at vi har fået stabiliseret tab ved lejeledighed på et relativt lavt niveau. Tab ved fraflytninger Dispositionsfondens andel af tab ved fraflytninger har i 2015 udgjort i alt 431 tkr. sammenlignet med 512 tkr. i Rykker- og inddrivelsesproceduren er i årets løb blevet gennemgået og justeret, så proceduren i højere grad har fokus på at begrænse størrelsen af eventuelle tilgodehavender fra fraflyttede lejere. Der er i den forbindelse lavet klare retningslinjer for restancer og afdragsordninger. Lånekonverteringer Renteniveauet har også i 2015 været meget lavt og det har givet mulighed for, at vi igen i det seneste år har omlagt nogle af afdelingernes realkreditlån. Vi vil fortsat være opmærksomme på konverteringsmuligheder, hvis de skulle opstå. Personaleforhold Ejendomsservice Boligforeningen har fået en ny driftschef, Lisbeth Pind, som startede hos os den 15.november 2015.

4 Vores tidligere inspektør, Thomas Petersen, fratrådte sin stilling hos os den 31. oktober Lisbeth har haft en travl start, hvor hun har skullet fortsætte de mange projekter, som var sat i gang allerede før hun startede hos os, men hun er faldet rigtig godt til i vores organisation. Administrationen Vores bogholder, Elsebeth Sejersen, kommer tilbage fra barselsorlov i maj måned Samtidig stopper Ulla Dalsgaard, der har været ansat som barselsvikar for Elsebeth. Vi glæder os til at se Elsebeth igen og samtidig ønsker vi Ulla held og lykke i hendes nye job. Orientering om året i afdeling 28: Intet at berette. Orientering om regnskabsåret 2015: KTH gennemgik først regnskabet for 2015 via en oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. De variable udgifter kan være bl.a. vedligeholdelsesudgifter og omkostninger til viceværter og det kun er de variable omkostninger som vi har indflydelse på. Året har udvist et underskud på kr ,98. En af årsagerne er, at vedligeholdelsesudgifterne er steget mere end forventet. Henlæggelserne til planlagt vedligeholdelse er blevet mindre, hvilket skyldes tagudskiftningen, så der skal nu igen spares op til fremtidige vedligeholdelses opgaver. Godkendelse af afdelingens budget 2017: Herefter blev budgettet for 2017 gennemgået. Via et diagram med procentvis opdeling, blev der forklaret, hvilke udgifter der er faste og hvilke der kan røres ved. De fleste udgiftsposter er reguleret med en mindre forhøjelse. Budgettet vil medføre en huslejestigning på 1,49% svarende til kr. 10,00 pr. m2/år Budgettet blev enstemmigt godkendt. 3. Behandling af indkomne forslag: Der er ingen indkomne forslag. 4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter: På valg til beboerrepræsentanter er Vita Halkjær og Freddy Risgaard Pedersen, som begge ønsker at modtage genvalg, de blev valgt til Eigil Petersen er valgt til Anni Funder blev valgt til suppleant. 5. Eventuelt:

5 1. Klipning af hæk indvendig, evt. mod en mindre ydelse. Der er efterhånden mange ældre i afdelingen, så det kniber med at få klippet hækken indvendig. En beboer foreslår, at viceværten klipper hækken indvendig mod betaling hos dem, der ønsker det. KTH forklarer, at hvis man skal gøre ting for enkelte beboere mod betaling, skal der oprettes en sideaktivitet, hvor vi skal momsregistreres. Vi skal nok have det i overvejelse, men det er ikke så ligetil. KTH vil ikke love, der på sigt kan købes denne ydelse af Boligforeningen, men henviser til, at det jo står alle frit for at købe ydelsen af et firma. En anden mulighed er at træffe en afdelingsbeslutning om, at Boligforeningen klipper hækken indvendig mod en huslejestigning. Der udtrykkes frustration over, punktet ikke kan komme til afstemning. KTH forklarer, at det kun er forslag under punkt 3, der kan afstemmes om. KTH opfordrer til, at punktet tages op på et afdelingsmøde til afstemning under punkt 3. Dette fører til en diskussion om højde på hækkene og der er forskellige ønsker. LP præciserer, at hvis man er uenig om hæk højden, siger loven, at hækken skal være 180 cm høj. Der hersker diskussion om, hvorfra man måler hæk højden. LP præciserer, at man måler de 180 cm fra skel. Der blev spurgt til, om viceværten ikke kan klippe der, hvor der er en skrænt op til hækken, for det kniber folk at nå den. LP fastslog, at som det er nu, er det ikke en del af viceværtens opgaver. 2. Tilrettelæggelse af viceværtens arbejde. Der blev spurgt ind til, hvem der planlægger viceværtens arbejde. KTH besvarede spørgsmålet ved at sige, at viceværten i høj grad selv planlægger sit arbejde og ellers gør driftschefen (LP), som er viceværtens overordnede. En beboer udtrykte utilfredshed over, at man ikke ser driftschefen nok i området. KTH forklarede, at vi naturligvis disponerer vores tid fornuftigt, derfor kommer LP kun, når hun skønner det nødvendigt. LP forklarede detaljeret om hensigten med den langsigtede drift og vedligeholdelsesplan, da der herskede uklarheder omkring, hvornår visse opgaver bliver lavet. Snakken blev ledt over på den nye beboerserviceordning, som træder i kraft ved det kommende årsskifte. KTH forklarede, at der i alle afdelinger bliver indlagt faste arbejdsopgaver, præcis som i dag. Og så er der de variable, som når beboere ringer ind med en sag, der skal løses. Mængden af arbejdsopgaver forbliver jo den samme, forskellen er blot, at det nu bliver løst af en person, som har den rette kompetence hertil. KTH forklarede videre, at den nye beboerserviceordning betyder, at beboerne uanset geografi ringer ind til en medarbejder, som har til opgave at fordele alle de variable opgaver. Det medfører den fordel, at viceværterne har nemmere ved at fokusere på deres arbejdsopgaver, da de ikke bliver forstyrret af en masse tlf.opkald i løbet af dagen.

6 Andet: En beboer nævnte, der har ligget noget flis på en græsplæne et helt år, og spurgte hvornår det bliver fjernet. LP kender intet til sagen. Skraldevogne står rundt omkring, skure efterspørges. LP svarer, at vi afventer besked på hvordan den fremtidige affaldssortering bliver, således at vi kan bygge skure efter behov. Der blev spurgt til, hvornår resten af gasfyrene bliver skiftet. KTH udtaler, det er efter behov. I forlængelse heraf falder snakken på tilslutning til fjernvarme. KTH forklarer, at fjernvarmeværket er informeret om, at såfremt man beslutter på et afdelingsmøde, at man skal kobles på fjernvarmen, bliver der tale om løbende tilslutning af afdelingerne, efterhånden som fyrene går i stykker. Utætte tagrender: LP siger, der skal en gennemgang til, og lover at komme og kigge på det. Der efterspørges lys på stien, der mangler en lampe. LP lover at tage sig af sagen. Der var ikke yderligere til eventuelt og der blev takket for god ro og orden.