Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), driftschef Lisbeth Pind (LP), Henrik Kruse og Britt Espensen.

Transkript

1 Afdelingsmøde for afd Hvilhøjvej. Onsdag, den 21. september 2016 kl Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), driftschef Lisbeth Pind (LP), Henrik Kruse og Britt Espensen. Direktør Kenneth Hansen startede mødet med at byde de 8 fremmødte beboere i afd. 46 velkommen og gennemgik dagsorden. 1. Valg af dirigent. KTH blev valgt til dirigent. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden september 2015 KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016, som forefindes på vores hjemmeside Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Indledning Hobro Boligforening har i 2015 fortsat den gode udvikling. Der er gennemført mange forandringer i de interne procedurer, som skal tjene det formål, at I alle får en bedre og mere ensartet service. Denne gode udvikling vil fortsætte også i de kommende år, hvor der vil være fokus på effektivisering af driften. Fra politisk side er der fokus på effektiviseringer i Danmarks almene boligorganisationer. Vi er allerede gået i gang, og fra bestyrelsens side føler vi, at vores boligforening står godt rustet til fremtiden. BL og boligpolitik Hobro Boligforening er medlem af BL Danmarks Almene Boliger, som er en interesse- og brancheorganisation for boligorganisationerne i Danmark. Vi deltager aktivt i BL s aktiviteter både i repræsentantskabet og ved at vores medarbejdere deltager i ERFA møder med ansatte fra andre boligorganisationer. Der er øget fokus på benchmark af den almene sektor og dens effektivisering i samarbejde med de relevante ministerier. Det betyder formentlig, at der vil blive sat konkrete mål for de almene boligorganisationers effektiviseringer. I forbindelse med boligaftalen i 2014 blev der udarbejdet en analyse af potentialet for nedsættelse af udgifterne i den almene sektor. Sammenlignet med andre brancher var tallet forholdsvis lavt, og det afspejler jo, at de almene boligorganisationer er veldrevne, men det politiske fokus på effektivitet er der stadig. Som nævnt i indledningen, er vi i Hobro Boligforening allerede godt i gang med en forandringsproces, som vil gøre vores boligorganisation til en moderne og effektiv virksomhed.

2 I de kommende år vil vi især have fokus på at implementere en ny og bedre beboerservice, som blandt andet indebærer, at vores viceværter arbejder sammen i et fælles team på tværs af afdelingerne. Det er vigtigt for os, at vores beboere får den bedst mulige service. Fælles drift vil forbedre vores muligheder for en mere ensartet service og en højere kvalitet i opgaveudførelsen. BL Danmarks Almene Boliger har også flere steder konstateret, at en sådan organisering af driften betyder en bedre og mere effektiv service for beboerne. Hvad betyder det for dig som beboer? - En bedre og mere ensartet beboerservice - Tryghed ved at opgaven bliver løst af den rette medarbejder - Effektivitet og hurtighed i opgaveudførelsen - Kontakten bliver nemmere Rækkehusene på Hvilhøjvej Helt som forventet er alle 20 huse udlejet, og vi tror på et yderligere behov for disse lidt større rækkehuse. Vi håber stadig at kunne bygge nogle flere huse i området senest i Startboligerne Startboligerne på Amerikavej har været en stor succes. Det har været en gevinst for afdelingen, at vi har en social vicevært på stedet, som blandt andet arrangerer gode og sunde aktiviteter for de unge beboere. Det er vores opfattelse, at afdelingen generelt har fået et løft, og at det nu er mere populært at bo på Amerikavej end tidligere. Vi besluttede derfor i november måned 2015, at ansøge om en forlængelse af projektet. Vi har på det grundlag fået tilsagn fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet om forlængelse af projektet fra de nuværende 10 år til 15 år. Kapitalforvaltningen Det meget lave renteniveau gjorde året 2015 til et vanskeligt år i forhold til at opnå en fornuftig forrentning af afdelingernes opsparede kapital. På grund af de turbulente markedsforhold især i foråret 2015 blev vi allerede i løbet af sommeren klar over, at det ville blive vanskeligt at opnå et positivt afkast af vores kapital. Ved årets udgang kunne vi således konstatere en samlet negativ forrentning på 0,5% for året Afkastniveauet i 2016 er stadig lavt, men det er dog vores forventning, at vi vil opnå en positiv forrentning for hele året Renoveringsopgaver Der er i 2015 gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,6 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 7,5 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i året løb. Derudover har hovedforeningen givet tilskud til renoveringsarbejder i afdelingerne for i alt 456 tkr, og der er udført lånefinansierede renoveringsopgaver for i alt 4,4 mio. kr. Der er således disponeret 18 mio. kr. i afdelingerne i 2015.

3 I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Tab ved lejeledighed Samlet set er tab ved lejeledighed faldet for 3. år i træk. Dispositionsfonden har i 2015 dækket udgifter til lejeledighed for i alt 347 tkr. mod en samlet udgift på 449 tkr. i I 2012 udgjorde tab ved lejeledighed tkr., så tabene er over 3 år faldet med tkr. til under en fjerdedel af niveauet i Det er meget tilfredsstillende, at vi har fået stabiliseret tab ved lejeledighed til et relativt lavt niveau. Tab ved fraflytninger Dispositionsfondens andel af tab ved fraflytninger har i 2015 udgjort i alt 431 tkr. sammenlignet med 512 tkr. i Rykker- og inddrivelsesproceduren er i årets løb blevet gennemgået og justeret, så proceduren i højere grad har fokus på at begrænse størrelsen af eventuelle tilgodehavender fra fraflyttede lejere. Der er i den forbindelse lavet klare retningslinjer for restancer og afdragsordninger. Lånekonventeringer Renteniveauet har også i 2015 været meget lavt og det har givet mulighed for, at vi igen i det seneste år har omlagt nogle af afdelingernes realkreditlån. Vi vil fortsat være opmærksomme på konverteringsmuligheder, hvis de skulle opstå. Personaleforhold: Ejendomsservice Boligforeningen har fået en ny driftschef, Lisbeth Pind, som startede hos os den 15. november Vores tidligere inspektør, Thomas Petersen, fratrådte sin stilling hos os den 31. oktober Lisbeth har haft en travl start, hvor hun har skullet fortsætte de mange projekter, som var sat i gang allerede før hun startede hos os, men hun er faldet rigtig godt til i vores organisation. Administrationen Vores bogholder, Elsebeth Sejersen, kom tilbage fra barselsorlov i maj måned Samtidig stoppede Ulla Dalsgaard, der har været ansat som barselsvikar for Elsebeth. Vi ønsker Elsebeth velkommen tilbage igen og samtidig ønsker vi Ulla held og lykke i hendes nye job. Det blev fortalt, at det har været nødvendigt, at lægge et dræn udenfor haverne på grund af vand problemer i haverne. Det er boligforeningens plan, at såfremt afdelingen kommer ud af 2016 med et underskud, vil der blive ydet et tilskud til dette arbejde. Der var ros til samarbejdet med boligforeningen omkring problemer med vandet i haverne, og det havde hjulpet med de nye dræn.

4 Godkendelse af afdelingens budget 2017 Budgettet for 2017 blev gennemgået. Via et diagram med procentvis opdeling, blev det forklaret, hvilke udgifter der er faste og hvilke der kan røres ved. Der bliver budgetteret med vicevært i afdelingen, da afdelingen ikke fungerer uden. Der var spørgsmål til det allerede udførte arbejde i forbindelse med etablering af haverne. Dette blev besvaret af KTH. Der var en lille diskussion omkring hvorvidt boligforeningen skal passe udenoms arealerne eller ej, og hvad der ellers skal laves for det afsatte beløb i budgettet. Der var spørgsmål til hvem der skulle klippe arealet ved drænene. Hertil svarede LP, at det ville viceværten gøre et par gange om året. Budgettet medfører en huslejestigning på kr. 10,00 pr.m2/år. Budgettet blev enstemmigt godkendt af forsamlingen. 3. Behandling af indkomne forslag: Der er ikke indkommet forslag fra afdelingen. 4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter: Rikke Skjoldborg, Anne Techow og John Jensen er valgt som repræsentanter indtil Gitte Bruun er valgt som suppleant i afdelingen. 5. Eventuelt: Det blev fortalt, at det har været nødvendigt, at lægge et dræn omkring boligerne på grund af vand problemer i haverne. Det er boligforeningens plan, at såfremt afdelingen kommer ud af 2016 med et underskud, vil der blive ydet et tilskud til dette arbejde. Der var ros til samarbejdet med boligforeningen omkring problemer med vandet i haverne, og det havde hjulpet med de nye dræn. Der blev gjort opmærksom på, at det længe ventede hegn er kommet hjem, men flere beboere har ikke fået det hentet endnu. KTH fortalte, at der inden længe vil blive foretaget 1-års gennemgang af boligerne. Alle vil blive adviseret pr. brev inden. Spørgsmål til om det kunne stilles som forslag, at man måtte ryge i boligerne eller om boligforeningen kunne bestemme, at boligerne for altid skulle være ikke ryger boliger. KTH forklarede lidt omkring tankerne med byggeriet og ønsket om en røgfri afdeling. LP gjorde opmærksom på, at vi naturligvis gerne vil vide, hvis nogen ved, at der bliver røget i en bolig, da det jo ikke er tilladt. Spørgsmål til hvad vi får for de penge, vi betaler til grundejerforeningen. KTH forklarede nærmere omkring reglerne i grundejerforeningen. Til trods for vores 20 boliger har vi ikke større indflydelse end andre medlemmer af grundejerforeningen. Hovedparten af grundejerforeningens formue bliver brugt til vedligeholdelse af veje og fællesarealer. Ønske om etablering af fortov eller stisystem fra boligerne og ned til legepladsen. Hvis vi på sigt får bygget flere boliger i området og der bliver etableret endnu en vej, kunne det måske blive muligt, at etablere vores egen grundejerforening. Klage over emhætterne. Der drypper gult fedt ud. LP mente, at der måske kunne være problemer med kondens, og lovede at kigge på problemet.

5 Spørgsmål til om det var rigtigt, at overskabene bliver varme på grund af lyset under skabene. Hertil svarede LP, at sådan var det, når der ikke var brugt led lys. Spørgsmål til emhætter som larmer. LP svarede, at det var aftalt med ingeniøren, at der bliver lavet et forsøg i et enkelt lejemål med en afdækning. Spørgsmål til om man måtte sætte en lille bedkant langs hækken. Hertil svarede LP, at det kunne der ikke ske noget ved. Enkelte lejere havde lidt problemer med frøer og salamandere i drænet omkring boligerne. Der var blevet set rotter omkring den lille sø bag husene. LP ville gerne forsøge, at kontakte kommunen, så der kunne bliver sat fælder op. Det blev fortalt, at der er oprettet en Facebook gruppe, som hedder Hvilhøjvej 1-39, Hobro. Efterlysning af gennemgangen af varmeanlægget. LP svarede, at det var planlagt, at det ville blive gjort i forbindelse med 1-års gennemgangen af boligerne. Der blev gjort opmærksomt på, at der endnu ikke er afholdt indflytningssyn. Dette ville LP sørge for. LP efterlyste en tilbagemelding omkring fejl og mangler. Nogle huse fik aldrig meldt tilbage, og har derfor heller ikke fået besøg. Klage over fejl som stadig ikke er blevet udbedret. LP forklarede, at der bliver lavet en gennemgang sammen med rådgiver, vores vicevært Bo og håndværkerne, så ingen er i tvivl om hvad og hvornår tingene skal laves. Klage over ridser på terrassedør. LP svarede, at det ville lejer ikke komme til at hæfte for ved fraflytning. Spørgsmål til malerarbejdet i lejlighederne. Dette blev besvaret af LP. Spørgsmål til noget maling, som står i et skur. Hertil svarede LP, at det var aftalt, at alle på et tidspunkt vil få lidt maling til reparation af små skader på vægge. Klage over terrassedøre, som er svære at åbne udefra. Der er ikke noget håndtag udvendig. LP forklarede omkring en mulig løsning, som desværre er meget dyr, og derfor ikke vil blive lavet lige nu. Spørgsmål til hvordan reglerne er omkring malerarbejdet ved fraflytning, blev besvaret af LP. Stigen til loftet i boligerne er ret farlig, og nogen kunne måske komme til skade. KTH forklarede nærmere omkring 1-års gennemgangen. KTH gjorde ligeledes opmærksom på, at der måske er nogle småting, som ikke vil blive udbedret, men som så selvfølgelig bliver noteret på indflytningsrapporten. Spørgsmål til om håndværkerne kunne trække tingene i så lang tid, at garantien ikke ville gælde mere. Hertil svarede KTH, at det ikke vil ske, da vi har gjort opmærksom på problemerne. Ønske om at få mødet lagt senere på dagen næste år. En enkelt lejer gjorde opmærksom på sin frustration i forhold til håndværkerne, og mistro til kvaliteten af byggeriet. KTH forklarede, at hvis kvaliteten ikke lever op til de krav der er stillet inden byggeriets start, vil vi naturligvis forlange, at det bliver lavet om. Klage over affaldsspandene, som flere steder er gået itu. Hertil blev svaret, at det er renovationen, som skal kontaktes. Spørgsmål til hvad det er for noget maling, som skal anvendes på hegnene. Hertil svarede LP, at det ikke ligger helt fast endnu. Spørgsmål til hvad det er for et telt, som står på fællesarealet. Hertil blev svaret, at det står der fordi det er til salg. Spørgsmål til om det er viceværten, som skal fjerne ukrudt på fællesarealerne. Hertil svarede LP, at det gør han. Ønske om bord-/bænkesæt til fællesareal næste år.

6 Klage over nogle hækplanter, som er blevet ødelagt af en maskine. Der var ikke yderligere til eventuelt. KTH takkede for et godt møde.