Kravspecifikation af system til forbrugsafregning Bilag 1: Tidsplan Bilag 2:Funktionsbeskrivelse

Transkript

1 Indkøb af nyt forbrugsafregningssystem (den 1.september 2011) Syddjurs Spildevand A/S ønsker at indkøbe et nyt system til forbrugsafregning i efteråret 2011 til ibrugtagning inden udgangen af året. Fristen for aflevering af tilbud er fastsat til mandag den 19. september 2011 kl Vilkårene for at afgive tilbud er beskrevet nærmere i det vedlagte materiale, som indeholderkravspecifikation, tidsplan og funktionsbeskrivelse. Kravspecifikation af system til forbrugsafregning Bilag 1: Tidsplan Bilag 2:Funktionsbeskrivelse

2 Bilag 1 Tidsplan for indkøb og implementering af system til forbrugsafregning: Termin: Aktivitet: Tidsplan for leverandørernes tilbudsgivning: August 2011 til september 2011 Mandag den 22. august 2011 Annoncering af indkøb af system til forbrugsafregning på hjemmesiden Torsdag den 1. september 2011 Tilbudsmaterialet publiceres på kommunens hjemmeside Onsdag den 7. september 2011 Tilbudsgiverne skal tilkendegive om de ønsker at afgive et skriftligt tilbud. Tirsdag den 13. september 2011 Alle spørgsmål sendes pr. til jj@syddjursspildevand.dk. Torsdag den 15. september 2011 Spørgsmål og svar vil blive sendt pr. til alle tilbudsgiverne Mandag den 19. september 2011 Afleveringsfrist kl for tilbudpr. til jj@syddjursspildevand.dk. Uge 38 Tilbud vurderes af arbejdsgruppen ud fra de valgte tildelingskriterier Uge 38 Eventuelle spørgsmål til løsningen afklares inden valg af system Uge 38 Opgaven tildeles til den økonomisk mest fordelagtige løsning Uge 39 Kontraktforhandling med den udvalgte leverandør. Uge 39 Aftalegrundlaget skal godkendes og underskrives af parterne Implementering af system til forbrugsafregning: Oktober 2011 til april 2012 Oktober måned 2011 Implementering af system til forbrugsafregning påbegyndes November måned 2011 Overtagelsesprøve gennemføres i Syddjurs Spildevand A/S. November måned 2011 Konvertering af data fra KMD (FAS) til den indledende test af datagrundlaget November måned 2011 Konvertering af data fra KMD (FAS) til brug for den videre drift af systemet December måned 2011 Afstemning af data mellem gammelt og nyt system December måned 2011 Belastningsprøve gennemføres i Syddjurs Spildevand A/S Januar måned 2012 Årsopgørelse for 2011 foretages i det nye system Februar måned 2012 Driftsprøve gennemføres i Syddjurs Spildevand A/S Marts måned 2012 A conto opkrævning for første halvår 2012 foretages i nyt system April måned 2012 Godkendelse af leverancen af nyt system til forbrugsafregning Side 1

3 Bilag 1 Tidsplan for indkøb og implementering af system til forbrugsafregning: Vejledning og supplerende kommentarer til tidsplan: For god ordens skyld skal det understreges, at ovenstående datoer i tidsplanen er indikativer, og at SyddjursSpildevand A/S ikke herved forpligter sig til at indgå en aftale med nogen af leverandørerne påbaggrund af de indhentede tilbud. Tids- og betalingsplanen skal godkendes af Syddjurs Spildevand A/S inden kontrakten med leverandøren kan skrives under. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller få oplysninger om indholdet i de angivne tilbud, som udbyder behandler med fortrolighed. Tilbud, der modtages efter det fastlagte tidspunkt, vil ikke komme i betragtning. Tilbudsgiver har selvansvaret for at kontrollere, at samtlige tilbudsdokumenter er modtaget rettidigt ogdokumentationen er komplet. Modtagne tilbud returneres ikke. Syddjurs Spildevand A/S ønsker at kunne udarbejde årsopgørelsen for 2011 i det nye system i januar måned 2012 forud for udsendelsen af de nye a conto opkrævninger for 1. halvår 2012 i starten af marts måned Leverandøren bedes derfor oplyse om det tilbudte system til forbrugsafregning kan leveres og implementeres indenfor rammerne af den overordnede tidsplan for projektet.leverandøren opfordres til i deres tilbud at give konkrete anbefalinger til hvordan overgangen fra det gamle til det nye system kan gennemføres bedst muligt under hensyn til kravet om sikker drift og overholdelse af den overordnede tidsplan for projektet m.v. Syddjurs Spildevand A/S forudsætter, at der er en klar sammenhæng i mellem de konkrete leverancer og betalingerne i den samlede betalingsplan for projektet. Betalingerne bør afspejle den tidsmæssige fordeling af udgifterne. For at sikre den fornødne fokus på færdiggørelsen af projektet bør leverandøren afsætte min 15% af kontraktsummen til den afsluttende afleveringsforretning. For hver milepæl i projektet skal projektleder Jørgen Jakobsen godkende de specifikke leverancer inden leverandøren kan fakturere de beskrevne ydelser i henhold til tids- og betalingsplanen. Syddjurs Spildevand A/S vil forbeholde sig retten til at opsige kontrakten, hvis leverandøren ikke overholder den overordnede tidsplan for projektet. Syddjurs Spildevand A/S skal kunne opsige aftalen, hvis projektet er mere end en måned forsinket i forhold den aftalte tids- og betalingsplan. Side 2

4 Kravspecifikation af system til forbrugsafregning 1. Indledning og baggrund Som følge af den nye vandsektorlov har Syddjurs Kommune valgt at udskille Forsyningen, som en selvstændig virksomhed. Syddjurs Spildevand A/S har derfor foretaget en gradvis udfasning af de kommunale It-løsninger i løbet af 2010.Syddjurs Spildevand er samtidig flyttet til helt nye erhvervslokaler, som er smukt beliggende i udkanten af Rønde. Der er etableret et nyt og tidsvarende datacenter hos Syddjurs Spildevand A/S som består af 3 stk. WMware servere til virtualisering og en fysisk server, der fungerer som backup domæne controller og SQL server. Datacentret indeholder et SAN Storage system med redundante controllere. Datacenteret er omfattet af en onsite serviceaftale med 4 timers tilkaldetid. Der er 13 renseanlæg i Syddjurs, hvoraf de 4 største ligger i Boeslum, Mørke, Rønde og Knebel. De mindre renseanlæg ligger i Marbæk, Thorsager, Tåstrup-Feldballe, Rostved, Egens, Holme, Hyllested-Skovgårde og Bjødstrup-Landborup. I Skiffard ledes spildevandet til bassinanlæg. Syddjurs Spildevand A/S håndterer dagligt spildevand for de omkring hustande og erhvervsvirksomheder, som er beliggende i Syddjurs Kommune. 2. Formål og afgrænsning Kravspecifikationen skal bidrage til at kvalificere dialogen med leverandørerne omkring indkøbet af et nyt system til forbrugsafregning, der skal bidrage til at indfri selskabets målsætningom en god og kvalificeret service overfor borgerne samt en sikker og effektiv drift. Kravspecifikationen indeholder en beskrivelse af formålet med projektet, vilkårene for at afgive tilbud og virksomhedens krav til selve løsningen og aftalegrundlaget samt en beskrivelse af de anvendte tildelingskriterier, tidsplanog kontaktoplysninger. Kravspecifikationen og det øvrige tilbudsmaterialepublicerespå kommunens hjemmeside den 1. september For at kvalificere det videre arbejde med kravspecifikation og indkøb af systemet til forbrugsafregning har Syddjurs Spildevand A/S inviteret nogle udvalgte leverandører til at præsentere deres systemer for virksomheden i løbet af august måned Leverandørerne har i deres præsentation redegjort for de elementer i løsningen, som er nærmere beskrevet i den vedlagte funktionsbeskrivelse. Materialet,som Syddjurs Spildevand A/S har udleveret til leverandørerne er tilgængeligt for alle tilbudsgivere via virksomhedens hjemmeside. Syddjurs Spildevand A/S anvender i dag FAS fra KMD. Syddjurs Spildevand A/S ønsker at foretage en vurdering af de udvalgte systemer på markedet med henblik på at kunne vælge den økonomisk mest fordelagtige løsning, der skal tilgodese virksomhedens fremtidige ønsker og krav. Kravspecifikationenskal indgå i fælles aftalegrundlagved udarbejdelsen af en leverandørkontrakt. Kontraktenskal sikre, at leverandøren opfylder de tekniske, økonomiske og juridiske krav som Side 1

5 Syddjurs Spildevand A/S har formuleret ved indkøb af et system til forbrugsafregning. (Kontraktgrundlaget med angivelse af de relevante bilag er nærmere beskrevet ipunkt 6) 3. Vilkår for afgivelse af tilbud Syddjurs Spildevand A/S har inden sommerferien gennemført en række referencebesøg hos udvalgte forsyningsvirksomheder for at høre om deres erfaringer med de udvalgte systemer. I den forbindelse har Syddjurs Spildevand A/S besøgt Lejre Forsyning (Brugerdata) og Odder Forsyning (Rambøll) samt Tønder Forsyning (Elbek & Vejrup). Syddjurs Spildevand A/S har på baggrund af de gennemførte referencebesøg vurderet, at de samlede udgifter til anskaffelse, implementering og drift af FAS set over en fireårig periode ikke vil overstige den gældende tærskelværdi for EU-udbud i 2011 vedr. indkøb af varer og tjenesteydelser på kr ,- Syddjurs Spildevand A/S har derfor besluttet at gennemføre indkøbet af FAS ved indhentning af tilbud indenfor rammerne af de gældende regler for offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven). Ved prissætningen af den tilbudte løsning skal leverandøren medregne samtlige komponenter som er nødvendige i form af licenser og programmel, serviceaftaler, projektledelse, uddannelse, konvertering af data samt datalinjer og datakommunikationsudstyr m.v. for at Syddjurs Spildevand A/S kan anvende systemet uden begrænsninger. Principperne for anvendelse og betaling for brugerlicenser m.v. skal tydeligt fremgå af leverandørens tilbud. Leverandørerne skal aflevere deres skriftlige tilbud til Syddjurs Spildevand A/S senest mandag den 19. september 2011 kl til projektleder Jørgen Jakobsen på mail: jj@syddjursspildevand.dkved fremsendelsen af tilbuddet skal emnefeltet udfyldes med følgende tekst: Tilbud på system til forbrugsafregning. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller få oplysninger om indholdeti de angivne tilbud, som udbyder behandler med fortrolighed.tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke komme i betragtning. Tilbudsgiver har selvansvaret for at kontrollere, at samtlige tilbudsdokumenter er modtaget rettidigt og at dokumentationener komplet. Der er til orientering vedlagt en tidsplan for det videre arbejde med indkøb af system til forbrugsafregning i Syddjurs Spildevand A/S. Det er en forudsætning at tidsplanen overholdes, så selve implementeringen af systemet kan påbegyndes i starten af oktober måned Syddjurs Spildevand A/S er på ingen måde forpligtiget til at vælge et af de indkomne tilbud som leverandørerne har afgivet som tilbud på indkøb af nyt system til forbrugsafregning. Side 2

6 4. Løsningsbeskrivelse Leverandøren skal som en del af tilbuddetudarbejde en samlet løsningsbeskrivelse med en fyldestgørende beskrivelse af hvordan det tilbudte system kan håndtere de specifikke opgaver og funktioner, som er nærmere beskrevet i den vedlagte funktionsbeskrivelse. Løsningsbeskrivelsen fra leverandøren vil efterfølgende indgå i aftalegrundlagets bilag 4. Leverandøren skal i løsningsbeskrivelsen tydeligt angive om den pågældende funktionalitet er indeholdt i det tilbudte system. For hver enkelt funktion skal leverandøren udarbejde en kortfattet beskrivelse af hvordan opgaven kan håndteres indenfor rammerne af det tilbudte system. Det bør således tydeligt fremgå af løsningsbeskrivelsen, hvis enkelte opgaver ikke eller kun i begrænset omfang kan håndteres af systemet. Af hensyn til den efterfølgende evaluering af de modtagne tilbud bedes leverandøren anvende den samme rækkefølge og nummerering, som derer anvendt i funktionsbeskrivelsen bilag 1. Syddjurs Spildevand skal have en ubegrænset adgang til egne data uden hensyn til om data er lokaliseret på virksomhedens egen MS SQL Server eller på en hostedløsning, hvor data er lokaliseret i leverandørens datacenter.syddjurs Spildevand A/S forventer, at leverandøren vil opfylde de gældende krav og standarder for Best Practice på området for leverancer af programmel, konsulentydelser, dokumentation og undervisning m.v. 5. Tildelingskriterier Leverandøren skal begrunde udformningen af den tekniske løsning ud fra gældende de facto og markedsstandarder. Det tilbudte system til forbrugsafregning og de relaterede ydelser skal opfylde de gældende standarder for Best Practice på dette område. Tildeling af aftalen vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en samlet vurdering af følgende prioriterede kriterier: 1. Priser (Implementering og drift) 35% 2. Funktionalitet og brugervenlighed 25% 3. Tekniske krav og integration 25% 4. Relevante kundereferencer 15% Ad 1) Priser for implementering og drift omfatter samtlige udgifter, som Syddjurs Spildevand A/S skal afholde i forbindelse med indkøb af licenser til systemet, konvertering af data, uddannelse af brugere, hotline og support m.v. indenfor den fireårige aftaleperiode.vilkårene i det fremsendte aftalegrundlag vil også indgå i den samlede vurdering af tilbuddene ud fra tildelingskriterie 1. Ad 2) Syddjurs Spildevand vil foretage en vurdering af de tilbudte systemer ud fra den fremsendte løsningsbeskrivelse og øvrige dokumentation af systemet. Vurderingen af de enkelte systemer vil blive foretaget på baggrund af systemets nuværende funktionalitet og brugervenlighed. Side 3

7 (Eventuelt nye kommende versioner af systemet, vil ikke blive lagt til grund for vurderingen af funktionalitet og brugervenlighed). Ad 3) Leverandøren skal angive hvilke specifikke tekniske krav den tilbudte løsning stiller til virksomhedens datacenter, herunder hvilke version af MS SQL databasen systemet kan afvikles på og hvilke øvrige krav systemet stiller til anvendelsen af operativsystem, terminalserver etc. Ad 4)Leverandøren bedes angive hvilke kundereferencer, der er relevante for leverancen til Syddjurs Spildevand A/S, herunder hvilke andre forsyningsvirksomheder som anvender systemet i dag. Leverandøren opfordres til at angive kontaktoplysninger hos de udvalgte kundereferencer, som Syddjurs Kommune kan anvende ved evalueringen af punkt 4). 6. Aftalegrundlaget Leverandøren bedes vedlægge et udkast til en 1-faset standardkontrakt med en specifikation afde relevante bilag ud fra nedenstående oversigt: Bilag 1) Tidsplan udarbejdet af Syddjurs Spildevand A/S Bilag 2) Kravspecifikation udarbejdet af Syddjurs Spildevand A/S Bilag 3) Leverance- og betalingsplan udarbejdes af leverandøren Bilag 4a) Teknisk løsningsbeskrivelse udarbejdes af leverandøren Bilag 4b) Installationsforløb udarbejdes af leverandøren Bilag 4c) Samarbejdsorganisation udarbejdes af leverandøren Bilag 5) Økonomi udarbejdes af leverandøren Bilag 6) Kundens deltagelse udarbejdes af leverandøren Bilag 7) Serviceaftaler og garanti udarbejdes af leverandøren Bilag 8) Prøver udarbejdes af leverandøren Bilag 8.1) Overtagelsesprøve udarbejdes af leverandøren Bilag 8.2) Belastningsprøve udarbejdes af leverandøren Bilag 8.3) Driftsprøve udarbejdes af leverandøren Bilag 9) Licensbetingelser udarbejdes af leverandøren Syddjurs Spildevand A/S kan efter behov bede leverandøren præcisere indholdet i aftalegrundlaget inden der foretages en endelig vurdering af prisen på de modtagne tilbud. Inden kontraktunderskrift vil Syddjurs Spildevand A/S gennemgå kontraktgrundlaget fra leverandøren i samarbejde med en ekstern konsulent. 7. Tids- og betalingsplan Syddjurs Spildevand A/S ønsker at kunne udarbejde årsopgørelsen for 2011 i det nye system i januar måned 2012 forud for udsendelsen af de nye a conto opkrævninger for 1. halvår 2012 i starten af marts måned Leverandøren bedes derfor oplyse om det tilbudte system til forbrugsafregning kan leveres og implementeres indenfor rammerne af den overordnede tidsplan for projektet vedlagt i bilag 2. Syddjurs Spildevand A/S forudsætter, at der er en klar sammenhæng i mellem de konkrete leverancer og betalingerne i den samlede betalingsplan for projektet. For hver milepæl i projektet skal projektleder Jørgen Jakobsen godkende de specifikke leverancer inden leverandøren kan fakturere de beskrevne ydelser i henhold til tids- og betalingsplanen. Side 4

8 Syddjurs Spildevand A/S vil forbeholde sig retten til at opsige kontrakten, hvis leverandøren ikke overholder den overordnede tidsplan for projektet. Syddjurs Spildevand A/S skal kunne opsige aftalen, hvis projektet er mere end en måned forsinket i forhold den aftalte tids- og betalingsplan. 8. Kontaktoplysninger Hvis du har spørgsmål til opgaven med levering af forbrugsafregningssystem til Syddjurs Spildevand A/S er du velkommen til at kontakte projektleder Jørgen Jakobsen på mail:jj@syddjursspildevand.dk eller konsulent Jens Meilandjens@meiland-partnere.dk Tilbudsgiverne opfordres til at fremsætte deres skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet samlet ogsenest den 13. september Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil blive besvaret i detomfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden tilbudsfristen. Al kommunikation med Syddjurs Spildevand A/S skal forgå skriftligt. Kun spørgsmål, der er stilletrettidigt og skriftligt vil blive besvaret. Spørgsmålene vil blive anonymiseret, hvorefter spørgsmål og svar vil blive sendt pr. til alletilbudsgiverne, senest torsdag i uge Vedlagte bilag Der er vedlagt følgende bilag til kravspecifikationen af det fremtidige system til forbrugsafregning: 1) Funktionsbeskrivelse af leverandørens system til forbrugsafregning 2) Tidsplan for indkøb og implementering af system til forbrugsafregning Med venlig hilsen Projektleder Jørgen Jakobsen Syddjurs Spildevand A/S Side 5

9 Bilag 2: Funktionsbeskrivelse af leverandørens system til forbrugsafregning: Krav til systemet fra Syddjurs Spildevand A/S: 1. Leverandøren bedes redegøre for i hvilket omfang systemet kan integreres med virksomhedens nuværende økonomisystem fra Brugerdata for at sikre en automatisk opdatering af de økonomiske transaktioner. 2. Konvertering af data, herunder håndtering af oplysninger og historik bl.a. noter fra det nuværende system fra KMD, som Syddjurs Spildevand A/S anvender i dag. Oplysninger om indbetalinger og eventuelle restancer skal overføres fra kommunens debitorsystem KMD OPUS. 3. Undervisningsforløb og support skal være indeholdt i tilbuddet fra leverandøren. Undervisningen skal være baseret på sidemandsoplæring med udgangspunkt i konkrete opgaver/sager og følgende brugergrupper: Leverandørens beskrivelse af løsningen: a) Kunne besvare simple forespørgsler b) Kunne anvende systemet til adm. opgaver c) Superbruger af systemet og administrator d) Teknisk support på systemet fra IT a. supportuddannelse 4. PBS aftaler overføres/videreføres uden ulemper for kunderne og virksomheden. Syddjurs Spildevand A/S ønsker at anvende PBS Total. 5. Systemet håndterer opgaverne i forbindelse med udsendelsen af elektroniske regninger ved brug af (EANlokationsnumre) samt e-boks. Side 1

10 a. En fleksibel adgang til at trække oplysninger ud af systemet ved brug af en rapportgenerator. Afrapportering og lister, som vi selv kan danne og trække 6. Adgang til at kunne udskrive aflæsningskort og aflæsningslister fra systemet. 7. Debitormodul, som kan bruges til at håndtere opkrævninger og betalinger for den enkelte forbruger med faciliteter til at udskrive rykkerbreve m.v. 8. Et afregningssystem, der giver adgang til: a. at håndtere afregningen af forbruget på grundlag af m3 og stk. b.at afregne efter dato (flytteafregninger, slutafregninger) c. at styre udsendelsen af regninger efter eget valg d. at foretage straks udskrivning af regninger e. at foretageudskrivning af kopi afregninger f. at sende en kopi af regninger via mail g. at redesigne regningerne h. debitorstyring der skal kunne foretages en afstemning af opkrævninger og indbetalinger i systemet 9. Faciliteter som understøtter selvbetjening via virksomhedens hjemmeside (internet) og indberetning via virksomhedens telefonsystem. Side 2

11 a. Kunderne har adgang til selvbetjening via internet/telefon fx indberetning af aflæsningstal. 10. Systemet kan afvikles indenfor de tekniske rammer af det nuværende datacenter i Syddjurs Spildevand A/S eller ved den tilbudte hostede løsning fra leverandøren. 11. En referenceliste fra leverandøren med angivelse af andre leverancer til forsyningsselskaber, som er relevante set i forhold til opgaverne i Syddjurs Spildevand A/S. Vejledning og kommentarer til løsningsbeskrivelsen: Leverandøren skal som en del af tilbuddet udarbejde en samlet løsningsbeskrivelse med en fyldestgørende beskrivelse af hvordan det tilbudte system kan håndtere de specifikke opgaver og funktioner, som er nærmere beskrevet i bilag 1. Løsningsbeskrivelsen fra leverandøren vil efterfølgende indgå i aftalegrundlagets bilag 4. Leverandøren skal i løsningsbeskrivelsen tydeligt angive om den pågældende funktionalitet er indeholdt i det tilbudte system. For hver enkelt funktion skal leverandøren udarbejde en kortfattet beskrivelse af hvordan opgaven kan håndteres indenfor rammerne af det tilbudte system. Det bør således tydeligt fremgå af løsningsbeskrivelsen, hvis enkelte opgaver ikke eller kun i begrænset omfang kan håndteres af systemet. Af hensyn til den efterfølgende evaluering af de modtagne tilbud bedes leverandøren anvende den samme rækkefølge og nummerering, som der er anvendt i funktionsbeskrivelsen. Side 3