Referatet blev godkendt. Referatet lægges på rådets hjemmeside. Jakob Cloos Bojesen (JCB) fra IT Services deltog i punktet.

Transkript

1 Referat Møde Det Strategiske Uddannelsesråd Dato og tid Torsdag d. 22. marts 2018 kl Sted FrB. 5, lok. 207 Faste deltagere Inger Askehave (IA) Hans Olav Geil (HOG) Hanne Dauer Keller (HDK) Jakob Stoustrup (JS) Malene Gram (MG) Jeppe Emmersen (JE) Lone Vestergaard (LV) Lisa Krogh Christensen (LKC) observatør Studieservice Fibigerstræde Aalborg Ø Sagsbehandler: Christina Dellgren Knudsen Telefon: Dato: Sagsnr: Indbudte deltagere Afbud Referent Jakob Cloos Bojesen fra IT Services deltog i punkt 3 Christina Dellgren Knudsen (CDK) Dagsordenspunkt og indstilling Referat Ansvarlig 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Endelig godkendelse af referat af mødet d. 15. februar 2018 Det indstilles, at referatet godkendes og evt. opfølgning tages til efterretning. Referatet blev godkendt. Referatet lægges på rådets hjemmeside. CDK 3. Forundersøgelse: Digitalt understøttet læring i praksis beslutter følgende: At rådet drøfter bemanding af arbejdsgruppen og giver arbejdsgruppen mandat til at trække på nødvendige personer i organisationen i forbindelse med forundersøgelsen; At rådet nedsætter en arbejdsgruppe bestående af 3 personer fuld tid og 1 person halv tid i en periode på ca. 2 måneder; At Jakob Stoustrup er ledelsesmæssigt ansvarlig for forundersøgelsens gennemførelse; Jakob Cloos Bojesen (JCB) fra IT Services deltog i punktet. IA præsenterede punktet og baggrunden for ønsket om en forundersøgelse, som skal danne grundlag for konkrete indsatser/projekter, som skal drive udvikling og implementering af en digitalt understøttet læringspraksis på AAU og etablering af de nødvendige organisatoriske støttefunktioner. JS gennemgik kort indsatserne i digitaliseringsstrategien inden for Uddannelse og PBL samt udmøntning heraf. Herefter præsenterede JS rådet for formålet med forundersøgelsen, som skal tilvejebringe de indsigter, som er nødvendige for efterfølgende at beslutte og igangsætte to konkrete projekter:

2 At forundersøgelsen igangsættes hurtigst muligt Projekt 1: Udvikling af praksisser for digitalt understøttede læringsformer på AAU (afsæt i digitaliseringsstrategiindsats 6.1 og 6.2) Projekt 2: Etablering af den nødvendige organisering af kompetence-enheder til understøttelse af realiseringen af digitalt understøttet læring på AAU (afsæt i digitaliseringsstrategiindsats 5.1) Rådet blev ligeledes præsenteret for forundersøgelsens styring og organisering. Arbejdsgruppen, som skal gennemføre forundersøgelsen, foreslås bemandet af personer med indsigt i digitalt understøttet læring, AAU s organisation og PBL-praksis. JS er ledelsesmæssigt ansvarlig for forundersøgelsens gennemførsel. Rådet var enig i forslaget og tilføjede, at relevante fagpersoner skal tænkes ind, som personer arbejdsgruppen kan trække på. JCB udarbejder en konkret beskrivelse af bemandings-profilen og sender den til prodekanerne i uge 15. Prodekanerne afsøger i eget miljø og får en interessetilkendegivelse og melder herefter tilbage til JS i uge 17. JS træffer snarest herefter beslutning om bemanding af arbejdsgruppen på baggrund af prodekanernes indkomne forslag. JCB Prodekaner JS Tidsrammen for gennemførelsen af forundersøgelsen var oprindeligt sat til to måneder med afslutning inden maj 2018, således at resultatet af forundersøgelsen kunne være et indspil til budgetprocessen for budget Rådet havde et ønske om at forlænge perioden for gennemførelsen af forundersøgelsen året ud. Rådet indstiller derfor til Det Strategiske Digitaliseringsudvalg, at man ønsker at igangsætte forundersøgelsen men inden for en længere tidsramme. Som indspil til budgetproces vil der derfor være behov for at Det Strategiske Digitaliseringsudvalg indstiller til direktionen, at der afsættes et uspecificeret beløb til uddannelse og digitalisering. 4. Udpegning af medlem til Studenterhusets bestyrelse udpeger en prodekan for uddannelse som nyt medlem til Studenterhusets bestyrelse for perioden JS og JCB udarbejder indstillingen til Det Strategiske Digitaliseringsudvalg. Det Strategiske Digitaliseringsudvalg er afsender af indstillingen til direktionen angående midler i budget Når forundersøgelsen er gennemført vil resultaterne blive forelagt Det Strategiske Uddannelsesråd. En revision af Studenterhusets vedtægter i foråret 2017 har medført, at Studenterhuset nu er for alle studerende i Aalborg. Revisionen blev foretaget på baggrund af anbefalinger fra en tværgående fokusgruppe med repræsentanter fra Sundheds- og Kulturforvaltningen i Aalborg Kommune, University College Nordjylland (UCN), AAU, Studenterhuset og Studentersamfundet. AAU er for indeværende periode repræsenteret i Studenterhusets bestyrelse med to repræsentanter. I forbindelse med revisionen afgiver AAU den ene plads til UCN. Retoratet ønsker, at AAU fremadrettet repræsenteres på ledelsesniveau. Rådet udpegede prodekan for uddannelse Jeppe Emmersen som AAU repræsentant i bestyrelsen for Studenterhuset i perioden CDK orienterer Rektorsekretariatet om rådets udpegning. JCB og JS JS CDK

3 5. Ændring af tidsplan for strategiindsats 6.3 strategi for rekruttering af studerende godkender, at igangsætningen af strategiindsats 6.3 ændres fra januar 2018 til januar Statusorientering fra Gymnasiesekretariatet på AAU tager statusorienteringen til efterretning Rådet godkendte ændring af tidsplan for strategiindsats 6.3 vedrørende udvikling af en AAU-strategi for rekruttering af fremtidens studerende. Igangsættelsen af strategiindsats 6.3 blev udskudt til januar 2019 grundet de mange igangværende strategiske tiltag på uddannelsesområdet. IA understregede samtidig, at arbejdet med rekruttering på AAU kan fortsætte som hidtil, selvom indsats 6.3 udskydes. Som koordinator for Gymnasiesekretariatet på AAU orienterede CDK rådet om bl.a. status på AAU s gymnasierettede aktiviteter med særligt fokus på de nordjyske gymnasier. I tillæg orienterede CDK rådet om det seneste møde i Den administrative følgegruppe for Gymnasiesekretariatet, hvor følgegruppen er påbegyndt arbejdet med at skabe et effektivt og kategoriopdelt overblik over AAU s brobygningsaktiviteter målrettet gymnasieelever ud fra aktivitetens indhold og formål. Følgegruppen vil på næste møde i maj 2018 bl.a. drøfte det videre arbejde med at kvalitetssikre overblikket over AAU s gymnasierettede aktiviteter med henblik på at kunne vurdere, om AAU har de rette tilbud på det rette tidspunkt for at sikre overgangen mellem gymnasiet og AAU. Rådet fandt, at følgegruppens arbejde vil kunne bidrage ind i arbejdet med frafald samt strategiindsatsen for rekruttering af studerende. IA orienterede om rektoratets kontaktrådsmøder med de nordjyske gymnasierektorer, samt at rektoratet planlægger at besøge de nordjyske gymnasier henover de næste tre år. Rådet tog statusorienteringen til efterretning. 7. Meddelelser IA orienterede om følgende: Udvalg om bedre universitetsuddannelser præsenterede d. 12. marts 2018 sine anbefalinger. Udvalget blev nedsat i april 2017, og rektor har sammen med Anders Bjarklev fra DTU repræsenteret Danske Universiteter i udvalget. Udvalget har forholdt sig til fire temaer: Uddannelseskvalitet og høje krav til studerende Fleksible og hurtige veje til gode job, der imødekommer samfundets behov Teknologi som værktøj til styrket kvalitet og relevans Relevant og overskueligt uddannelsesudbud Samlet set er udvalget kommet med 37 anbefalinger. Fredag den 16. marts 2018 var der studiemiljødag på Campus København, hvor Studiemiljørådet og flere af prodekanerne deltog. Formålet med dagen var at give de studerende indsigt i, hvordan de kan gøre deres indflydelse gældende på universitetet og få udviklet gode idéer til, hvordan studiemiljøet på Campus København kan blive endnu bedre både fysisk og socialt. Tallene for kvote 2-ansøgninger er opgjort, og selvom der på landsplan er et fald på 3 %, har AAU fået ca. 645 kvote 2-ansøgninger flere end sidste år, svarende til en stigning på 7,8 %. Stigningen ses især på uddannelser på

4 campus i Aalborg. I alt har AAU modtaget næsten kvote 2-ansøgninger Det tal kan dog stadig ændre sig, da de sidste ansøgninger ikke er indlæst i systemet endnu. Stigningen gør sig også gældende for 1. prioritetsansøgninger i kvote 2. Her har AAU fået mod i 2017, hvilket er en stigning på godt 4,6 %. 1. prioritetsansøgningerne udgør som tidligere år omkring 30 % af det samlede antal ansøgninger. Kvalitetsenheden i Studieservice og fakulteterne har grundigt gennemgået AAU s genakkrediteringsrapport, og der er i gennemgangen kun identificeret to mindre faktuelle fejl, der dog ikke umiddelbart har nogen betydning i forhold til rapportens konklusioner og anbefalinger. De konkrete anbefalinger i rapporten forekommer meningsfulde og med mulighed for egen fortolkning og tilpasning i forhold til AAU s kvalitetssikringssystem. AAU har indsendt høringssvar og afventer Akkrediteringsrådets afgørelse d juni Akkrediteringsrådet har akkrediteret kandidatuddannelsen i muskuloskeletal fysioterapi positivt. Uddannelsen hører under Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet og udbydes i Aalborg fra september Styregruppen for projektet vedrørende ændring af den administrative organisering afholdte første møde d. 13. marts Styregruppens kommissorium blev gennemgået. Endvidere blev arbejdsgruppernes kommissorier samt tids- og procesplan godkendt. Arbejdsgrupper for de fire områder blev nedsat. Projektet er delt op i fire faser: Fase 1: Udarbejdelsen af en situationsanalyse, der viser, hvor opgaver løses i dag og i hvilke processer (frem til d. 24. april 2018). Fase 2: Forslag om placering af opgaver i den nye organisering (frem til d. 25. maj 2018). Fase 3: Bemanding, dvs. selve omplaceringen af de berørte medarbejdere (frem til d. 18. juni 2018). Fase 4: Forberedelse af implementering (frem til d. 1. oktober 2018). Tidsplanen er tilrettelagt sådan, at selve bemandingsopgaven er afsluttet inden sommerferien. Målsætningen er, at de medarbejdere, der skal omplaceres, får besked om ny placering inden sommerferien. Opgaven løses i samarbejde mellem områdeledere fra fakultetskontorerne, ledere fra Fælles Service og ledere fra institutterne med involvering af HR. Primært fokus efter sommerferien er forberedelse af implementering og tilpasning af processer. Endvidere skal den fysiske flytning, med de konsekvenser den har, forberedes.

5 Styregruppen drøftede også direktionens tidligere beslutning om, at arbejdsgrupperne skulle indstille til styregruppen (som indstiller til direktionen) vedr. selve bemandingsopgaven. Styregruppen besluttede at lade projektlederen designe et alternativt forslag til proces i samarbejde med HR. Begrundelsen er, at det at placere medarbejdere primært kan betragtes som en ledelsesopgave. En bredt sammensat arbejdsgruppe har ikke nødvendigvis det tilstrækkelige grundlag for at agere ansættelsesudvalg. Det betyder, at der kommer et forslag til direktionen, gerne til behandling til mødet d. 4. april 2018, hvor der indstilles, at bemandingsopgaven løses på en anden måde, med udgangspunkt i en arbejdsgruppe med stærk ledelsesforankring i forhold til de enheder, der skal modtage medarbejdere. Styregruppen besluttede endvidere at etablere et særligt spor for uddannelsesledelse. Det drejer sig mere om selve ledelsesopgaven, der ændrer sig ved at ansvaret for uddannelserne flyttes til institutterne men stadigvæk sådan, at det overordnede ansvar bevares ved fakulteterne. Der designes en særskilt proces, hvor erfarings- og videndeling prioriteres, også i forhold til, at HUM og SAMF allerede er langt på dette punkt. Ansvaret for sporet bevares i styregruppen med et særligt ophæng hos prorektor. Oplæg til proces fremlægges på næste styregruppemøde. Der arbejdes også på at udarbejde de vedtægtsændringer, der er nødvendige som konsekvens af, at skolerne nedlægges. Der kommer forslag til hhv. rektorats- og direktionsbehandling efter påske. Målsætningen er, at ændringerne kan behandles på bestyrelsens møde i juni måned Kommissorier, tidsplan og resumé fra styregruppemødet er lagt på projektets hjemmeside. Det Strategiske Uddannelsesråd planlægger at besøge Delft University of Technology d oktober Rådet ønsker at høre nærmere om deres arbejde med kvalitetssikring - herunder deres vision for uddannelse, efter- og videreuddannelse og digital læring. HDK har gjort opmærksom på, at SDU afholder en konference med særligt fokus på kollaborativ læring d. 6. november Undervisere fra både universiteter og andre uddannelsesinstitutioner inviteres til at dele deres erfaringer med aktiverende undervisning og aktiv læring under parallelsessionerne. IA opfordrede prodekanerne til at formidle muligheden til relevante undervisere på fakulteterne. HDK tilføjede, at Dansk Universitetspædagogisk Netværk (DUN) afholder konference d maj 2018.

6 HDK orienterede om status på EVU-indsatsen, hvor der nu er ansat en AC-medarbejder til task forcen. Personen er fysik placeret i Studieservice. 8. Eventuelt HOG rejste udfordringen ved den økonomiske model for samarbejdet med AAU Karriere, hvor rådet har prioriteret indsatser på uddannelser med høj ledighed. Denne indsats er finansieret af strategimidler, og ønsker andre uddannelser et samarbejde, må de betale. IA og LOV er opmærksom på det økonomiske setup for AAU Karriere, dette særligt også fordi den nye bevillingsmodel tilsiger strategisk bevågenhed på området.