Situationsanalysen gennemføres som fase 1 i projektet og gennemføres i tidsrummet 14. marts 18. april 2018.

Transkript

1 Rektorsekretariatet Postboks Aalborg Sagsnr.: Dato: Øget administrativ kvalitet og sammenhængskraft SITUATIONSANALYSE Område og arbejdsgruppeformand Studier og uddannelse, Lone Vestergaard Periode Situationsanalysen gennemføres som fase 1 i projektet og gennemføres i tidsrummet 14. marts 18. april Sammenfatning Situationsanalysens fokus har været en kortlægning af opgaver og opgaveplacering med fokus på de aktuelle administrative niveauer. Situationsanalysen er gennemført med udgangspunkt i de tre eksisterende niveauer, nemlig institut/skole, fakultetet og Fælles Service/Studieservice. Det billede, der tegner sig i forhold til opgaveplacering og organisering, ser således ud: - På institut-/skoleniveauet er opgaveplaceringen og organiseringen forskelligartet. Der er imidlertid en gennemgående opgaveportefølje for dette niveau, som altså er at finde under alle institutters/skolers studieadministrative organiseringer i nærhed til studier og de faglige miljøer. Der er stor forskel på, hvordan man har fundet det hensigtsmæssigt at organisere studieadministrationen og der er ikke overordnede retningslinjer for dette. - På fakultetsniveauet er opgaveplaceringen forholdsvis ensartet. Fakultetskontorerne er organiseret af fakultetsniveauet. Der er en høj grad af parallelitet mellem fakultetsniveauets ansvars- og opgaveområde. Der er dog også faglige forskelligheder, og en forskelligartet administrativ organisering, herunder er der forskel på, hvilke opgaver, der er lagt ud til institut-/skoleniveauet på de enkelte fakulteter. Skolestrukturens implementering er forskellig, hvilket også har en betydning for opgavernes organisering, såvel uddannelses- og ledelsesfagligt som administrativt. - På Fælles Service-/centralt niveau, her Studieservice, er opgaveplaceringen og organisationen entydig. Der eksisterer ikke flere parallelle afdelinger med enslydende ansvarsområder og opgaveportefølje. Disse forskelle indebærer naturligt, at en konkret kortlægning er vanskeligst på institut-/skoleniveauet. De forskelle der eksisterer, skyldes blandt andet - konkrete faglige og ledelsesmæssige vurderinger af, hvad der er hensigtsmæssigt - forskellige måder at implementere og praktisere skolestrukturen og dermed uddannelsesledelse på - forskelle i volumen og i indbyrdes samarbejde mellem uddannelser m.v. Eksempler og nedslag: - Der er institutter, hvor der er etableret én samlet administration med fælles faglige ledelse og per- 1

2 sonaleledelse af hele uddannelsesområdet og andre, hvor administrationen er mere opdelt i henhold til skole og institut. - Forskelle på implementeringen af skolestrukturen medfører forskelle i den ledelsesmæssige organisering og de administrative enheders organisering. - På HUM/SAMF er der en skole/studieleder pr. institut. I og med der er en skole pr. institut, er der decentralt et tæt samarbejde mellem den enkelte skole og institut, der harmonerer med intentionerne i den fremtidige organisering. På EST er uddannelsesledelsen placeret i en mere selvstændig struktur og udgør en mere selvstændig ledelsesopgave på tværs af institutter. Den decentrale uddannelsesledelse varetages af studienævn, skole og studieleder iht. vedtægter og delegation fra dekanen. - Administrativt er der på ENG og TECH for nylig foretaget en centralisering af skoleadministrationen i en skoleklynge under uddannelsesadministrationen på fakultetsniveau. Administrationen er således samlet på fakultetet som en enhed. Både Adgangskursus og Første Studieår, som er første studieår af bachelor- og professionsuddannelsen under ENG og TECH, fungerer organisationsmæssigt som institutter ophængt under henholdsvis ENG og TECH. Adgangskursus dækker adgang til alle ingeniøruddannelser. Første Studieår er en tværgående serviceorganisation, som betjener første studieår for alle institutter/studienævn under ENG og TECH og delvis SUND. Der er lavet en særskilt aftale med dekanerne om dette, hvorfor dette opgaveområde er holdt uden for situationsanalysen. Blandt andet de forskellige måder at implementere skolestrukturen på betyder, at arbejdsgruppen identificerer et behov for at afklare rammer og forudsætninger for den fremtidige uddannelsesledelse på institutter, såfremt denne skal være ensartet. Dette ligger uden for nærværende arbejdsgruppes kommissorium, men har dog en sammenhæng hertil. Forskellene i den administrative opgaveorganisering er konstateret i situationsanalysen, og arbejdsgruppen vil i fase 2 ved gennemgang af opgaveporteføljer søge at give tværgående anbefalinger til opgavernes placering på henholdsvis FS- og institutniveau. Overordnet kan følgende sammenfattes i forhold til de tre niveauers opgaveindhold: - På skoleniveau drejer opgavernes indhold sig om planlægning, gennemførelse og evaluering af uddannelse, herunder opsamling og kvalitetssikring af emner i relation til dette. Her ligger også opgaver vedrørende optagelse. Fra dette niveau koordineres, udvikles og rådgives med afsæt i det konkrete fagområde, og i tilknytning til dette overvåges nøgletal, bedrives faglig ledelse, samarbejdes og kommunikeres med studerende m.fl. Studienævnsbetjening foregår fra dette niveau og der foregår sagsbehandling vedrørende studiets rammer og vedrørende enkeltstuderende, ligesom der er en række serviceopgaver relateret bredt til hverdagen i forhold til VIP og studerende. - På fakultetsniveauet er der to fakultetskontorer med ret enslydende opgaver, men med forskellig organisering og med den forskel, at der på ENG og TECH også er skoleopgaver på dette niveau. Opgaverne drejer sig blandt andet om Stads-administration af studerende, databehandling, systemudvikling, legalitetskontrol og klagesagsbehandling. Fakulteternes regler og rammer er administrativt placeret her, og der ligger opgaver vedrørende optagelsesrelaterede forhold, indberetninger, nøgletal og analyser. Kvalitetssystemet drives og udvikles, der arbejdes med udvikling af uddannelsesporteføljen og ydes rådgivning til prodekaner. Derudover ydes der vejledning og understøttelse af studieledere, studienævnsformænd og institutledere ift. en række af disse opgaver. Skoleopgaverne på ENG og TECH drejer sig om en række af de opgaver, der i ovenstående er placeret på institut-/skoleniveauet. - På Fælles Serviceniveau er de studieadministrative opgaver placeret i Studieservice. Studieservice er opdelt i områder efter funktioner, og de opgaver, der løses her, drejer sig blandt andet om optagelse, studievejledning, internationale indsatser, it-systemer, SU, kvalitetssikring og -udvikling, beskæftigelsesindsats, uddannelsesrelaterede regler og disciplinærsager foruden ledelsesstøtte og uddannelsesrådgivning. Opgaverne spænder fra konkret sagsbehandling til facilitering af tværgående indsatser. 2

3 Der henvises til bilag 1-3 for en detaljeret oversigt over opgaveplacering. I forhold til at identificere særlige udfordringer, der skal optimeres eller løses, identificerer Situationsanalysen fra 2015 (som ikke må forveksles med den aktuelle situationsanalyse, som her afrapporteres) og i mindre grad Rambøllrapporten fra 2017 en række problemstillinger, nemlig: Uklarhed strukturelt, styrings- og kompetencemæssigt Governance sammenhæng vertikalt og horisontalt, referenceforhold Processer og it-understøttelse systemer, processernes værdiskabelse og overleveringer Roller og ansvar Kompetence og kritisk masse, små enheder på decentralt niveau Kultur og fokus på regelkontrol Der henvises til bilag 4 for uddybning af identificerede udfordringer. Arbejdsgruppen præciserer dog, at der er ganske mange forskellige oplevelser af, hvilke udfordringer der er i den studieadministrative søjle. Flere af arbejdsgruppens repræsentanter har ikke været involverede i hverken Situationsanalysen 2015 eller i Rambøllrapporten, tilsvarende gælder for AAU-studieadministrative medarbejdere generelt, hvorfor arbejdsgruppen nøjes med at forholde sig til de identificerede udfordringer. Det skal understreges, at arbejdsgruppen har set helt bort fra Rambøllrapportens anbefalinger og konklusioner. Primært er kommissoriet afsæt for videreudvikling af en øget administrativ kvalitet og sammenhængskraft. For arbejdsgruppen har situationsanalysen haft som formål at skabe overblik over opgaver og over den aktuelle placering heraf. Situationsanalysen tegner et komplekst billede, dels begrundet i de mange forskelligartede opgaver, dels begrundet i den differentierede organisering. Situationsanalysen har udgjort et grundlag for organiseringen af de arbejdsspor, der er tilrettelagt, og inddrages som en del af grundlaget for fase 2 og videre frem i henhold til projektets procesplan. Forudsætninger og udfordringer Opgaver og organisering: Situationsanalysen identificerer de opgaver, som løses samlet set, men grundet forskelle i organisering er opgaverne ikke entydigt placeret på fakultet, skole og institut. Uddannelsesledelse: Situationsanalysen identificerer forskellige afsæt for uddannelsesledelse, i særlig grad begrundet i forskelle i implementering af skolestrukturen. Uddannelsesledelse og den fremtidige organisering af institutledelsen er nært forbundet med studieadministrationen, men håndteres ikke specifik i den studieadministrative søjle. Skolestrukturens ophævelse: Da skolestrukturen er implementeret og praktiseret uens er konsekvenserne af ophævelse heraf forskellig. Der er behov for beslutninger om fremtidig ledelse af uddannelser, især bemærkes behov for opmærksomhed på skoleorganisering på tværs af institutter. Dette afføder behov for afklaring af fremtidig tilhørsforhold af uddannelser under institutter samt behov for beslutninger vedrørende rollefordeling mellem studienævnsformand og studieleder. Disse opmærksomhedsområder håndteres ikke i nærværende arbejdsspor. Dekansekretariater og ledelsesstøtte til uddannelse: Den fremtidige understøttelse af dekanaternes ansvar for uddannelse, i særlig grad også prodekanernes ledelsesunderstøttelse, adresseres delvist, idet der er identificeret opgaver vedrørende ledelsesunderstøttelse, som den studieadministrative søjle vil forholde sig til i fase 2. Det skal dog bemærkes, at dekansekretariaternes organisering og funktioner ikke systematisk håndteres i den studieadministrative søjle. Service og prioritering: Situationsanalysen identificerer forskellige niveauer for service og ressourceprioritering som et opmærksomhedsområde for fremtidige afklaringer i forhold til tværgående prioriteringer, standardiseringer m.v. Identificerede udfordringer: De udfordringer, der er identificerede i henholdsvis Situationsanalysen 2015 og i Rambøllrapporten har 3

4 arbejdsgruppen forholdt sig til, men som nævnt er det først og fremmest kommissoriet, der rammesætter arbejdsgruppens fokus og arbejde. Metode Arbejdsgruppen har med afsæt i, at situationsanalysen (fase 1) er forudsætning for at give indstilling til fremtidig organisering (fase 2 og 3), foretaget væsentlige afgrænsninger i forhold til situationsanalysen, jf. ovenstående. Essensen er, at situationsanalysens formål er at danne grundlag for videre arbejde med organisationsændringen, og ikke i sig selv anviser problematikker og løsninger. For at danne grundlag for fase 2 og 3 er situationsanalysens formål at give overblik over opgaver, opgaveog ansvarsplacering. Skønt situationsanalysen ikke skaber et konkret indblik i enhver organisering på institut- og studieniveau, skal det præciseres, at der har været tale om en bred afsøgning i forhold til at beskrive dette niveau og de opgaver, der løses her. Situationsanalysen er på denne baggrund udarbejdet ved, at - indsamle eksisterende informationer vedrørende studieadministrative opgaver og opgaveplacering på Studieservice- og fakultetsniveau incl. skoleadministrationen for ENG og TECH og institut/- skoleniveau - nedsætte en tværgående arbejdsgruppe, der har udarbejdet situationsanalysen for institut- /studieniveauet. Til forskel for de to førstnævnte niveauer, som er konkrete og specifikt henviser til enhederne, så er situationsanalysen for institut-/studieniveauet generisk. Dette skal blandt andet ses i sammenhæng med, at det er besluttet, at projektledelsen tager initiativ til kortlægning af, hvordan bemandingen og organiseringen konkret ser ud på institutter. Arbejdsgruppen har vurderet, at en mere detaljeret situationsanalyse, der viser det konkrete billede af institut-/studieniveauet ikke giver svar på den fremtidige beslutning om hensigtsmæssig opgaveplacering og fordeling mellem niveauerne (fase 2), men som nævnt i ovenstående, er der tale om en bred afsøgning og delsporet fra projektledelsen kortlægger de administrative enheders tilhørsforhold og bemanding. - udlede og opnå kendskab til essentielle problemstillinger i forudgående analyser (Primært Situationsanalyse 2015, og i begrænset omfang Rambøllrapporten 2017). Begrebsafklaring Arbejdsgruppen finder ikke, at der er begreber, der kræver en særlig afklaring. Situationsanalyse For en konkretisering af situationsanalysen henvises til følgende bilag, hvor der gives overblik over den aktuelle opgaveplacering: Bilag 1: Institut-/skoleniveau Bilag 2: Fakultetsniveau incl. skoleadministrationen for ENG og TECH Bilag 3: Studieservice Vedrørende ressourcer er følgende p.t. identificeret: Ved AAU er der i alt 297 administrative medarbejdere, der bruger en del af deres arbejdstid på studier/uddannelser. 277 bruger mere en 30 pct. af arbejdstiden. 267 bruger mere end 50 pct. af arbejdstiden, jf. tabel 1. Tabel 1. Antal medarbejdere fordelt på omfang, de arbejder med studie/uddannelser, pct. af arbejdstid Større end nul 30 pct. eller mere 50 pct. eller mere Fællesservice niveau Fakultetsniveau Decentralt niveau I alt

5 På decentralt niveau er der ca. 150 medarbejdere, der bruger en stor del af deres arbejdstid på studie/uddannelse. På fakultetsniveau gælder det for godt 40 medarbejdere og på Fællesservice niveau for ca. 80 medarbejdere [Juridisk institut og HR-afdelingen indgår endnu ikke i opgørelsen]. For uddybning henvises til dokumenter fra særskilt arbejdsspor for emnet, men det skal dog præciseres er dette ikke er en fuld og endelig opgørelse, men derimod skal tages med forbehold. I forhold til at identificere særlige udfordringer, der skal optimeres eller løses, identificerer Situationsanalysen fra 2015 og i mindre grad Rambøllrapporten fra 2017 en række problemstillinger. Kommissoriet er imidlertid en mere præcis afgrænsning i arbejdet, og udgør det egentlige afsæt for arbejdsgruppen. Bilag 4: Sammendrag af præsentationsmateriale fra Situationsanalysen og Rambøllrapporten. Indstilling Situationsanalysen indstilles til drøftelse og godkendelse hos styregruppen. 5