Notat: Organisationsplan for Danmarks Filatelist Forbund

Transkript

1 Danmarks Filatelist Forbund Notat: Organisationsplan for Danmarks Filatelist Forbund 5. april 2019/ revideret 15. maj 2019/anj 1. Indledning På bestyrelsesmødet den 16. februar 2019 blev det tiltrådt, at der ud fra mødets drøftelse arbejdes videre med de fremlagte forslag med henblik på fremsendelse af et revideret forslag forud for bestyrelsesmødet den 11. maj På bestyrelsesmødet den 11. maj 2019 blev det reviderede forslag gennemgået og ændringsforslag drøftet. De vedtagne ændringer og vision A, B og G fra fremtidsværkstedet er indarbejdet pr. 12. maj Beskrivelsen i kapitel 2 er et dynamisk dokument, hvorfor det skal justeres i takt med afslutning af opgaver og ændring af udvalgs sammensætning, beskrivelse af nye mål og opgaver. I selve organisationsdiagrammet i kapitel 3 er der med afsæt i vedtægterne for Danmarks Filatelist Forbund vist den struktur, der følger af vedtægterne og af den stedfundne praksis. 2. Aktuel fordeling af faste opgaver Med afsæt i det materiale, der har været til rådighed, følger i dette kapitel en beskrivelse af opgaver, ajourført pt. med ændringer i bestyrelsesmødet den 11. maj Bestyrelse Formand: Niels Kristian Hansen Ansvarlig for koordinering af DFF s samlede virksomhed (jf i vedtægterne). Ansvarlig for sekretariatet Repræsentative opgaver i møder og fora på vegne af DFF Kontakt til PostNord Kontakt til Enigma Kontakt til de nordiske formænd 1

2 Kontakt til FEPA & FIP 1 Medlem af Komiteen for Danmarks-Medaillen 2 Medlem af bestyrelsen for DFF s Fond. Indstiftelse af Knud Mohrs Ærespris i samarbejde med Postiljonen og KPK. Der er tale om en ærespris til personer, der har gjort en ekstra indsats for arbejdet med og organiseringen af dansk filateli Prisen til dem bag kulissen. Næstformand Irene Henriksen Repræsentative opgaver på vegne af DFF i forbindelse med byttedage og regionale formandsmøder. Web-master for Danfil.dk Administrator for DFF s Facebook-site Administrator for DFF på Instagram Tilrettelæggelse og udsendelse af dagsordener til bestyrelsesmøder Medlem af PR-udvalget Udvikling af danfil.dk Thomas Hilkjær Web-master og administrator 3 for DFF s netsalg Opgradering af DFF s netsalg til en ny version Plan for idriftsætning af ny version af DFF-netsalg.dk Overlevering til ny administrator Charlotte Stryhn Referent af bestyrelsesmøder Medlem af PR-udvalget Udvikling af Danfil.dk Hjemmeside for børnefrimærkeklubben (børn/unge) 1 FEPA = Federation of European Philatelic Associations og FIP = Fédération Internationale de Philatélie. 2 Komiteen for Danmarks-Medaillen: Niels Kristian Hansen, formand for komiteen, Søren Chr. Jensen, sekretær, og Niels Erik Thunbo Pedersen, menigt medlem. 3 I fællesskab med forretningsfører Ib Krarup Rasmussen. 2

3 Tom Lauridsen Medlem af bestyrelsen for DFF s Fond. Klargøring og forsendelse af kilovarer. Palle Offersen Medlem af udstillingsudvalget Ajourføring af opsætningskursus på hjemmeside Etablering af udstillerklub Ideer og forslag til styrkelse af økonomien (punkter fra vision E Økonomi fra fremtidsværkstedet). Anders Jørgensen Medlem af PR-udvalget Udvikling af danfil.dk Følgende har ikke faste opgaver eller udviklingsopgaver: Lise Woller-Nielsen Robert Schou Forretningsfører: Ib Krarup Rasmussen Forretningsføreren refererer i sit virke til formanden. 4 : Ansvarlig for kontorets drift Daglig leder af DFF s bibliotek Ansvarlig for DFF s webshop (Newstamps) Daglig leder og koordinator for rammedepoter Og meget mere (jf. bilag udleveret på bestyrelsesmødet den 16. februar 2019). Redaktør og adm. leder for DFT og bogudgivelser (DFF s forlag) (særskilt honoreret) Tovholder og den direkte kontaktperson til: Tirsdagsholdet (frivillige, der hjælper til på forbundskontoret) Onsdagsholdet (Viborg Frimærkeklub) (evt. et torsdagshold til at stå for rammerenovering) 4 Det bemærkes, at forretningsførerens stillingsbeskrivelse går forud for det, der er nævnt i dette notat. 3

4 Øvrige opgaver, aftalt på bestyrelsesmøder: Udvikling af Verden på mærkerne (der er reserveret et faneblad på danfil.dk til projektet) på bestyrelsesmødet den 11. maj 2019 er denne udviklingsopgave prioriteret nedad på listen (stilles i bero indtil videre) Udvalg De udvalg, der nedsættes af DFF s bestyrelse, skal have mindst et bestyrelsesmedlem, således at forankringen er sikret. Forretningsudvalget: Niels Kristian Hansen Irene Henriksen Ib Krarup Rasmussen Det videre arbejde med at omsætte vision G Bestyrelsen til handleplan med forslag til konkrete tiltag. Arbejdet skal være afsluttet inden repræsentantskabsmødet PR-udvalget: Dette udvalg har til opgave at varetage indsatsen mht. public relations, image-markedsføring og kommunikation for DFF. Irene Henriksen Charlotte Stryhn Anders Jørgensen Danfil-hjemmeside Facebook, Instagram og evt. Twitter PR-strategi (med afsæt i DFF s omdømme og position blandt frimærke- og postkortsamlere i Danmark) Nyhedsbreve el.lign. direkte til klubbernes formænd/kontaktpersoner (ref. best.md. 12. maj 2018). Udarbejdelse af image-markedsføringsplan frimærkesamler versus filatelist og DFF i forhold til foreninger/klubber inden for såvel som uden for DFF. Filatelisten.dk lægges under Danfil.dk Det videre arbejde med at omsætte vision A mere synliggørelse af frimærkehobbyen til handleplan med oplæg til konkrete tiltag (baseret på konklusioner fra Fremtidsværkstedet). Det videre arbejde med at omsætte vision B klubarbejdet til handleplan med oplæg til konkrete tiltag (baseres på konklusioner fra Fremtidsværkstedet). Udstillingsudvalget (senest konstitueret i forbindelse med DFF s bestyrelsesmøde 16. februar 2019): Poul Andersen, formand Palle Offersen 4

5 Poul Andersen deltager i dommerkollegiets seminarer. Poul Andersen og Palle Offersen deltager i dommerstyrelsens møder. Ungdomsudvalg (også benævnt Børn/unge/begynderudvalg) Udvalget er pt. ikke udpeget (derfor illustreret med punkteret linje i organisationsdiagrammet). Nelly Kristiansen varetager på DFF s kontor kontakten til/servicerer de ca. 25 børn, der er medlemmer af DFF. 3. Organisationsdiagram I nedenstående skitse er vist den formelle organisation. 5

6 Noter: 1. Basis udgøres af Danske Filatelistforeninger og Danske Foreninger med tilknytning til filatelien, som er medlem af Danmarks Filatelist Forbund, jf. vedtægternes DFF s bestyrelse er tegnet som den blå trekant; og DFF s forretningsudvalg som den grønne oval. 3. Forretningsføreren er vist med reference til formand og næstformand, da de i det daglige er forretningsførerens foreningspolitiske ledelse. Forretningsføreren er ansat af bestyrelsen (i sin helhed). 4. De 2 udvalg, der er markeret som gående uden for bestyrelsestrekanten, har medlemmer udpeget uden for DFF s bestyrelse. 6