Østsjællands Beredskab

Transkript

1 Østsjællands Beredskab Beredskabskommissionsmøde (Beredskabskommissionsmøde) :30 Station Greve, Lunikvej 10, 2670 Greve

2 Mødeindhold Punkt Side Beslutning for punkt 1: Konsekvenser af manglende tilslutning til ny RBD 1 Punkt 1: Konsekvenser af manglende tilslutning til ny RBD 2 Beslutning for punkt 2: Sikring af drift frem til evt. udtræden 5 Punkt 2: Sikring af drift frem til evt. udtræden 6 Beslutning for punkt 3: Kommunikation 8 Punkt 3: Kommunikation 9 Punkt 4: Eventuelt 10 Punkt 5: Godkendelse af referat fra dette møde 11

3 Beslutning for punkt 1: Konsekvenser af manglende tilslutning til ny RBD Kommunaldirektørgruppen udarbejder sammen med ledelsen i Østsjællands Beredskab scenarier for Køge Kommunes mulige udtræden, hvor proces, økonomi og konsekvenser for kommuner belyses nærmere. Der skal samtidig skabes en oversigt over de knaster, der samlet er i beredskabet, samt et bud på proces eller løsning. Der kobles en ekstern revisor på opgaven. Der indkaldes til et ekstraordinært møde hurtigst muligt, hvor der tages stilling til en fælles løsning. Det er hensigten, at der efter Beredskabskommissionens ekstraordinære møde kan fremlægges en fælles politisk sag til alle kommuner. 1

4 Punkt 1: Konsekvenser af manglende tilslutning til ny RBD Pkt. Konsekvenser af manglende tilslutning til ny RBD Sagsnr Beredskabskommissionen Åbent punkt Resume Køge Kommune har besluttet, at de ikke kan godkende forslag til ny risikobaseret dimensionering (RBD) for Østsjællands Beredskab. Beredskabskommissionen skal i den forbindelse tage stilling til konsekvenserne af Køge Kommunes beslutning. Indstilling Forvaltningen indstiller, at 1. Køge Kommunes repræsentant i beredskabskommissionen bedes bekræfte, at Køge Kommune ikke kan godkende forslag til ny RBD med efterfølgende tilkøb, og ønsker at træde ud af fællesskabet. 2. Beredskabsdirektøren i Østsjællands Beredskab gives mandat til i dialog med Køge Kommune at udarbejde forslag til en aftale om frivillig udtræden pr eller hurtigst muligt herefter, samt vilkår herfor, som fremlægges til beredskabskommissionen, interessentkommunerne og Ankestyrelsen hurtigst muligt 3. Der tilkøbes ekstern bistand til processen i form af revisor og evt. advokat 4. Øvrige kommuner aftaler, at der igangsættes en proces, så der senest i 2020 vil ske en harmonisering af kommunernes bidrag til fællesskabet. Beslutningskompetence Beredskabskommissionen Sagsfremstilling De 8 interessentkommuner i Østsjællands Beredskab har jf. fællesskabets vedtægter 6.9 haft forslag til ny risikobaseret dimensionering (RBD) til politisk behandling. 7 kommuner har godkendt forslag til ny RBD heraf 2 med forbehold. Køge Kommune har ikke godkendt forslag til ny RBD. Jf. vedtægterne 6.8 skal der være enstemmighed om beslutninger, der ændrer ved det tidligere fastsatte serviceniveau for myndighedsopgaver. Forslag til ny RBD ændrer bl.a. antallet af mandskab og køretøjer og forudsættes derfor at høre under 6.8. Køge Kommunes beslutning betyder derfor, at forslag til ny RBD ikke er godkendt. Køge Kommune besluttede på byrådsmøde d. 20. marts 2018, at Køge Kommune hjemtager beredskabet og løser opgaven i eget regi. Østsjællands Beredskab har efterfølgende d. 5. april 2018 modtaget et brev fra Køge Kommune, hvor det meddeles, at Byrådet i Køge Kommune har besluttet ikke at godkende den fremlagte model. Det fremgår endvidere af brevet, at Køge Kommunes beslutning om ikke at ville godkende den nye model medfører derfor ikke, at Køge Kommune skal trække sig fra samarbejdet, men derimod, at den nuværende plan ikke kan ændres. Køge Kommune stiller sig naturligvis beredvillig i forhold til at indgå i drøftelser og udarbejdelse af mulige scenarier, herunder en løsning hvorefter Køge kommune udtræder af samarbejdet. Brevet fra Køge Kommune åbner for flere potentielle scenarier. For at komme videre i processen er det derfor nødvendigt at få bekræftet fra Køge Kommune, at de ikke kan godkende forslag til ny RBD med efterfølgende tilkøb, og at de ønsker at træde ud af fællesskabet. Der er blandt kommunaldirektørerne aftalt et forløb, hvor kommunaldirektøren i Køge forbereder sin borgmester på, på beredskabskommissionsmødet, at redegøre mere præcist for Køge Kommunes beslutning, og hvilke muligheder for en løsning Køge kan se sig selv i. 2

5 Punkt 1: Konsekvenser af manglende tilslutning til ny RBD 4 potentielle scenarier er beskrevet i bilag 1. Jf. selskabets vedtægter 11.2 kan ordinær udtrædelse ske med 2 års varsel til en 1. januar. En evt. tidligere udtræden vil kræve enighed mellem kommunerne samt Ankestyrelsens godkendelse. Vilkår for udtræden skal i alle tilfælde godkendes både af kommuner og Ankestyrelse. Den umiddelbart billigste og procesmæssigt nemmeste løsning vil være, at de 8 kommuner fortsætter samarbejdet med udgangspunkt i den nuværende risikobaserede dimensionering. Dette vil medføre en forventet merudgift/mindrebesparelse på 7 mio.kr. årligt med de nuværende kendte kontraktpriser. Merudgiften vil skulle fordeles mellem interessentkommunerne efter en fordelingsnøgle, der vedtages i budgettet. Den mest realistiske løsning vurderes af kommunaldirektørgruppen at være en frivillig udtræden pr eller hurtigst muligt herefter. Denne løsning vil kræve enighed mellem alle interessentkommuner samt godkendelse fra Ankestyrelsen. Før beredskabskommissionen, kommuner og Ankestyrelse kan tage endeligt stilling til denne løsning, skal der udarbejdes forslag til vilkår for udtræden, herunder bodeling og finansiering af evt. forpligtelser og merudgifter i forbindelse med udtræden. Kommunaldirektørgruppen foreslår, at beredskabsdirektøren i Østsjællands Beredskab gives mandat til i dialog med Køge Kommune at udarbejde forslag til en aftale om frivillig udtræden pr eller hurtigst muligt herefter, herunder vilkår herfor. Emner for aftale om udtræden fremgår af bilag 2. For at sikre tilstrækkelig faglig kompetence og uvildighed anbefales det, at der tilkøbes ekstern bistand til processen i form af revisor og evt. advokat. Forslaget til aftale om frivillig udtrædelse og vilkår herfor forventes at kunne blive fremlagt til godkendelse i beredskabskommissionen og interessentkommunerne i juni, hvorefter det kan indsendes til godkendelse i Ankestyrelsen. Af de 7 kommuner, der har godkendt den risikobaserede dimensionering, har 2 kommuner taget forbehold for, at der laves en aftale om harmonisering af kommuners bidrag til fællesskabet jf. vedtægter og ejerstrategi. Kommunaldirektørgruppen peger på, at det vil være nødvendigt at give tid til at drøfte forskellige modeller og faktorer for at nå frem til en model, som alle kommuner kan tilgå, men at det for at leve op til aftalen i ejerstrategien også er væsentligt, at der fastsættes en deadline for dette arbejde. Det foreslås på denne baggrund, at beredskabskommissionen beslutter at igangsætte en proces, så der senest i 2020 vil ske en harmonisering af kommunernes bidrag til fællesskabet. Økonomi Udtræden af fællesskabet har en række økonomiske konsekvenser for fællesskabet og den udtrædende kommune. Jf. vedtægterne har den udtrædende kommune krav på sin andel af den hhv. positive eller negative nettoformue i fællesskabet. Der vil dog i en aftale for udtrædelse også skulle tages stilling til øvrige økonomiske vilkår for udtræden herunder den konkrete bodeling, forpligtelser samt hvordan udgifter til proces og evt. andre merudgifter i forbindelse med udtræden skal fordeles mellem den udtrædende kommune og de øvrige kommuner. Der må i alle scenarier, hvor Køge Kommune forlader fællesskabet, forventes en ekstraudgift til proces, tilpasning og drift. Der henvises til bilag 1, der estimerer økonomiske konsekvenser i forskellige scenarier. Det indstilles i sagen, at der tilkøbes ekstern bistand til udarbejdelse af aftale om frivillig udtræden, og vilkår herfor. Ekstern bistand forventes på baggrund af forespørgsel hos revisor, at ligge i størrelsesorden 0,5 mio.kr. Der skal i den forbindelse tages stilling til, hvordan udgifter hertil skal finansieres. Der foreligger ikke et entydigt afsæt for at bestemme en evt. fordeling af disse udgifter. Der kan dog henvises til, at det i forbindelse med Helsingør Kommunes udtræden af Nordsjællands Brandvæsen var Helsingør, der afholdt den fulde udgift til ekstern bistand til bodeling mv. 3

6 Bilag til Punkt 1: Konsekvenser af manglende tilslutning til ny RBD Bilag 1 - Scenarier.doc Bilag 2 - Emner i forbindelse med udtræden.doc 4

7 Punkt 1, Bilag 1: Bilag 1 - Scenarier.doc Scenarier for håndtering af Køge Kommunes beslutning om ikke at godkende forslag til ny RBD Alle kommuner har vetoret i lighed med RBD, hvorfor fuld enighed skal opnås såfremt der afviges fra vedtægter. Ved uenighed kan Ankestyrelsen behandle sagen, men der skal være væsentlige argumenter herfor samt sagsbehandlingstid kan være lang. Alle kommuner vil få højere udgifter og mindre robusthed i takt med færre synergier. Der er dog fortsat pæne synergier at hente for ØSB selvom Køge og evt. Stevns forlader selskabet. Scenarie Skæringsdato Proces* Opmærksomhedspunkter** Økonomi drift*** Økonomi proces**** Status quo Ingen dato Fastholdelse af fælles RBD fra 2016 herunder bl.a. 6 mand i Køge og Taastrup. Forlængelse/genforhandling af nuværende kontrakter evt. med mindre tilpasninger inden for denne RBD. Kommuner må forvente en stigning i årligt bidrag til ØSB. 7 mio.kr. 0 mio.kr. Evt. besparelse fremadrettet. Udtræden jf. vedtægter Opsplitning af drift og økonomi i hhv. Køge og øvrige fra Forberedelse af udtræden og tilpasning af øvrig organisation fra medio Ekstern revisor foretager bodeling fiktivt pr og endeligt pr Vilkår for udtræden forelægges kommuner og Ankestyrelse til godkendelse. Forlængelse af nuværende kontrakter i opstart ny model for hhv. Køge og øvrige i Minimum 4-8 mio.kr. Minimum 1-2 mio. kr. Udtræden i enighed med godkendelse af Ankestyrelse Eller: Opløsning i enighed og dannelse af nyt ØSB Forberedelse af udtræden påbegyndes medio 2018 med evt. tilkøb af bistand. Tilpasning af øvrig organisation fra medio Forpligtelser fra 2019 må forventes, da tilpasning ikke kan gennemføres i fuldt omfang inden udtræden. Ekstern revisor foretager bodeling fiktivt pr og endeligt pr Vilkår for udtræden forelægges kommuner og Ankestyrelse til godkendelse. Forlængelse af nuværende kontrakter i opstart ny model for hhv. Køge og øvrige i Ved evt. opløsning skal samtidig pågå etablering af nyt fællesskab. Alle kommuner skal som udgangspunkt være enige. Sagsbehandlingstid hos Ankestyrelse kan forsinke proces. Minimum 4-8 mio.kr. Minimum 3-5 mio.kr. Opløsning i enighed og dannelse af flere mindre enheder Forberedelse af opløsning påbegyndes medio 2018 med tilkøb af bistand. Forpligtelser fra 2019 må forventes, da afvikling ikke kan gennemføres i fuldt omfang inden opløsning. Ekstern revisor foretager bodeling fiktivt pr og endeligt pr Vilkår for opløsning forelægges kommuner og Ankestyrelse til godkendelse. Alle kommuner skal som udgangspunkt være enige. Minimum 8-16 mio.kr. Minimum 5 mio.kr.+

8 Punkt 1, Bilag 1: Bilag 1 - Scenarier.doc Forlængelse af nuværende kontrakter i etablering af nye fællesskaber/enheder og opstart af ny model for alle kommuner i * For at sikre neutralitet bør der være ekstern bistand til beskrivelser og revision. Dette vil medføre ekstraudgifter hertil. ** I alle scenarier forventes i 2018 et merforbrug på knapt 7 mio.kr. som vedrører brandkontrakter (ikke indhentet besparelse på 5 mio.kr. samt merudgift på 1,6 mio.kr. til kontrakt for Køge). *** I økonomi drift er indregnet forventet årlig merudgift til videre drift af hhv. Køge og øvrige kommuner. Interval afspejler om øvrige kommuner fortsat godkender model med færre enheder eller holder fast i nuværende niveau. Der er tale om minimumsestimater, og der er ikke indregnet udgifter til anlæg og lign. Der er ikke taget højde for evt. generelle prisstigninger hos Falck. **** I økonomi proces er indregnet udgifter revisor, jurist, konsulenter, engangsudgifter i forbindelse med opsplitning og etablering af nyt samt forpligtelser efter udtræden/opløsning.

9 Punkt 1, Bilag 2: Bilag 2 - Emner i forbindelse med udtræden.doc Østsjællands Beredskab Sagsnr Brevid Ref. MLW Dir. tlf mariewaar@oesb.dk NOTAT: Emner i forbindelse med udtræden 26. marts 2018 Der er en række emner, der skal tages stilling til i forbindelse med Køge Kommunes beslutning om evt. udtræden fra Østsjællands Beredskab, herunder fordeling og finansering af merudgifter og forpligtelser. Nedenfor er en foreløbig liste af disse emner oplistet: Emne Køretøjer Materiel og inventar Personale Bygninger It systemer og materiel Vagtcentral Serviceopgaver Køge (Brandhaner, hjælpemiddeldepot mv.) Kontrakter og aftaler helt eller delvist for Køge kommune (eks. leje af sendemast til brandudkald Køge, Falck kontrakt Køge) Bemærkning Køge Kommune har overdraget en række køretøjer til ØSB i forbindelse med indtræden i fællesskabet. Disse er afskrevet i værdi siden og frem til nu, og der er ikke foretaget geninvesteringer. Det forudsættes, at Køge skal have overdraget køretøjer i forbindelse med udtræden svarende til de opgaver, der følger med udtræden samt en andel af fællesområdet. Værdien af disse køretøjer vil indgå i en bodeling. Køge Kommune har overdraget en materiel og inventar til ØSB i forbindelse med indtræden i fællesskabet. Disse er afskrevet i værdi siden og frem til nu, og der er kun i meget begrænset omgang foretaget geninvesteringer. Det forudsættes, at Køge skal have overdraget materiel og inventar i forbindelse med udtræden svarende til de opgaver der følger med udtræden samt en andel af fællesområdet. Værdien af dette vil indgå i en bodeling. Køge Kommune overdrog personale til ØSB i forbindelse med indtræden i fællesskabet. Endvidere er 2 tjenestemænd udlånt til ØSB. Det forudsættes, at Køge i forbindelse med udtræden får overdraget personale svarende til de opgaver, der følger med udtræden samt en andel af fællesområdet. Aftale om udlån af de to tjenestemænd vil ophøre i forbindelse med udtræden. Overdragelse forventes at finde sted efter lov om virksomhedsoverdragelse og skyldige feriepenge vil indgå i bodeling. ØSB lejer 2 bygninger af Køge Kommune. Lejemål kan opsiges af lejer med 6 mdr. varsel og forventes at blive opsagt i forbindelse med udtræden. Køge Kommune forventes ved udtræden ikke længere at skulle have adgang til it systemer der driftes af Østsjællands Beredskab. Der vil være udgifter forbundet med at afvikle Køge i disse systemer. Der kan være forpligtelser ud over varsel for udtræden vedr. it systemer. Der skal laves aftale om, hvorvidt Køge Kommune fortsat ønsker at benytte den fælles vagtcentral og hvordan dette i så fald skal afregnes. Hvis ikke Køge Kommune ønsker at benytte den fælles vagtcentral i sin nuværende form, skal der foretages en række tekniske ændringer, som vil medføre en merudgift. Der kan være forpligtelser omkring fælles aftaler på vagtcentralen. Serviceopgaver, som Køge Kommune får løst af ØSB forventes at blive overdraget til Køge Kommune ved udtræden. Såfremt Køge hjemtager serviceopgaver før udtræden skal der aftales principper for finansiering af mindreindtægt. Østsjællands Beredskab har en lang række aftaler og kontrakter, som Køge Kommune er en del af. Nogle er alene for Køge Kommune som Falckkontrakten. Andre er fælles aftaler og kontrakter. Køge Kommune kan i forbindelse med disse kontrakter have forpligtelser på fælles kontrakter ud over udtrædelsesvarsel, som vil indgå i en bodeling/refusionsopgørelse. Kontrakter der alene dækker Køge forventes overdraget til Køge Kommune i forbindelse med udtræden. Det skal drøftes hvem der dækker evt. merudgifter på drift af kontrakter der alene omfatter Køge i perioden frem til udtræden herunder særligt Falckkontrakten.

10 Punkt 1, Bilag 2: Bilag 2 - Emner i forbindelse med udtræden.doc Side2/2 Logo (branddragter, køretøjer, uniformering, brevpapir, foldere, piktogrammer mv.) Forsikringer Nyt CVR nr. Stafferinger på biler, branddragter, skilte mv., som der er investeret i i 2016 og 2017, skal laves om, da der indgår byvåben i logo. Dette medfører en merudgift. Forsikringer skal opsiges, og der skal evt. laves et nyt udbud for tilbageværende kommuner, hvilket kan medføre en merudgift til mægler og øvrig bistand i processen. Vælges en model hvor fællesskabet opløses, og der etableres et nyt fællesskab, må der påregnes udgifter etablering af ny virksomhed med nyt CVR nr. for de tilbageværende kommuner. Det drejer sig bl.a. om omregistrering af alle køretøjer, ændringer af alle aftalegrundlag til ny virksomhed, lukning og genetablering af systemer bl.a. økonomisystem og SKAT mv. Proces Der må beregnes merudgift til revisor og evt. jurister. Etablering af nye enheder Egenkapital Der må påregnes merudgift til revisor, jurister og evt. øvrige etableringsomkostninger. Det fremgår af vedtægter, hvordan fællesskabets nettoformue skal fordeles mellem kommuner ved udtræden eller opløsning. Det skal bemærkes, at Østsjællands Beredskab ved udgangen af 2017 har en lav egenkapital, og at nogle kommuner har en negativ andel af egenkapitalen.

11 Beslutning for punkt 2: Sikring af drift frem til evt. udtræden Punkt 1: Indstilling tiltrådt Punkt 2.-4.: Kan ikke tiltrædes. Punktet udsættes til behandling på et senere møde. 5

12 Punkt 2: Sikring af drift frem til evt. udtræden Pkt. Sikring af drift frem til evt. udtræden Sagsnr Beredskabskommissionen Åbent punkt Resume I forlængelse af sag om Køge kommunes mulige udtræden af Østsjællands Beredskab skal der tages stilling til, hvordan drift af beredskabet sikres for alle parter, herunder forlængelse af eksisterende kontrakter og den videre proces for ny risikobaseret dimensionering (RBD) og udmøntning af denne i konkret model og besparelse for de tilbageværende kommuner. Indstilling Forvaltningen indstiller, at 1. nuværende kontrakter med Falck forlænges til 1. februar 2019 jf. tilbud 2. forslag til RBD genfremsendes til godkendelse i Køge Kommune på førstkommende byrådsmøde med et tillæg om, at det nuværende setup i Køge bibeholdes indtil udtræden, for at give øvrige kommuner mulighed for at komme videre i proces omkring udmøntning af besparelse. 3. forvaltningen i Østsjællands Beredskab gives mandat til at færdiggøre ny aftale med Falck for de tilbageværende kommuner jf. den tidligere fremlagte model med evt. tilkøb, som kan sættes i drift hurtigst muligt og forventeligt ultimo forvaltningen i Østsjællands Beredskab starter proces omkring ny RBD for tilbageværende 7 kommuner, der i store træk vil være enslydende med det nuværende forslag, dog uden Køge Kommunes deltagelse. Beslutningskompetence Punkt 1, 3 og 4 Beredskabskommissionen. Punkt 2 Køge Kommune. Sagsfremstilling De nuværende forlængelser af kontrakter med Falck udløber Da det ikke har været muligt at indgå ny aftale med Falck pr har Østsjællands Beredskab jf. Beredskabskommissionens beslutning d indhentet tilbud fra Falck om forlængelse af de nuværende kontrakter frem til Tilbud er vedlagt som bilag (lukket bilag). Forlængelse af kontrakterne med 7 mdr. medfører ligesom den tidligere forlængelse en merudgift til Falck på 0,8 mio.kr. i forhold til budgettet. Merudgiften vedrører kontrakten i Køge. Der vurderes ikke at være en alternativ løsning, og det indstilles, at formand og beredskabsdirektør gives mandat til at underskrive aftale om forlængelse. Såfremt det besluttes, at der arbejdes for en frivillig aftale om, at Køge Kommune udtræder pr eller hurtigst muligt herefter, skal det aftales, hvordan de øvrige kommuner kommer videre med udmøntning af ny RBD og den planlagte besparelse. Den nemmeste og billigste løsning vurderes at være at: - Køge Kommune godkender forslag til ny RBD med tillæg om, at Køge beholder nuværende setup. - Forvaltningen i Østsjællands Beredskab gives mandat til at færdiggøre ny aftale med Falck for de tilbageværende kommuner jf. den tidligere fremlagte model med evt. tilkøb, som kan sættes i drift hurtigst muligt og forventeligt ultimo Forvaltningen i Østsjællands beredskab starter proces omkring ny RBD for tilbageværende 7 kommuner, der i store træk vil være enslydende med det nuværende forslag, dog uden Køge Kommunes deltagelse, så den kan ligge klar umiddelbart efter dato for Køge Kommunes udtræden. Økonomi Forlængelse af nuværende Falckkontrakter vil betyde et samlet merforbrug vedr. kontrakter og ny model for operativt beredskab på knapt 7 mio.kr. i Østsjællands 6

13 Punkt 2: Sikring af drift frem til evt. udtræden beredskab forventes ikke at have økonomi til at finansiere dette underskud, og det må derfor forventes at blive tillagt kommunernes betaling til beredskabet i året efter det pågældende regnskabsår efter den fordelingsnøgle, der er vedtaget i budgettet jf. vedtægternes 4.3. Såfremt forslag til ny RBD godkendes af Køge Kommune i maj måned med tillæg om, at Køge beholder nuværende setup, kan øvrige kommuner påbegynde udmøntning af ny model for operativt beredskab og den planlagte besparelse ultimo Dette forventes at kunne medføre en besparelse på 0-1 mio. kr. i 2018, som vil kunne modregnes i ovenstående merforbrug. 7

14 Beslutning for punkt 3: Kommunikation Der udarbejdes en fælles kommunikationsmeddelese, som rundsendes til alle kommuner hurtigst muligt. 8

15 Punkt 3: Kommunikation 9

16 Punkt 4: Eventuelt 10

17 Punkt 5: Godkendelse af referat fra dette møde Referater fra Beredskabskommissionens møder skal godkendes elektronisk. Beredskabskommissionens medlemmer bedes i forbindelse med frigivelse af dette referat trykke "Godkend" til dette punkt (orange knap i øverste venstre hjørne), hvis det samlede referat fra dette møde kan godkendes. 11