Østsjællands Beredskab

Transkript

1 Beredskabskommissionsmøde (Ekstraordinært Beredskabskommissionsmøde) :30 Gammel Vindingevej 10, Roskilde

2 Mødeindhold Punkt Side Beslutning for punkt 1: Håndtering af Køge Kommunes beslutning 1 Punkt 1: Håndtering af Køge Kommunes beslutning 2 Beslutning for punkt 2: Proces for håndtering af "knaster" i samarbejde 5 Punkt 2: Proces for håndtering af "knaster" i samarbejde 6 Beslutning for punkt 3: Kommunikation 8 Punkt 3: Kommunikation 9 Punkt 4: Eventuelt 10 Punkt 5: Godkendelse af referat fra dette møde 11

3 Beslutning for punkt 1: Håndtering af Køge Kommunes beslutning Indstilling tiltrådt. Administrationen forespørger Beredskabstyrelsen om mulighed for at iværksætte drift af dele af ny risikobaseret dimensionering i de kommuner, hvor den er godkendt af byrådene. Beslutningen om at arbejde videre med scenarie 4 er ikke ensbetydende med, at Køge Kommune har godkendt forslag til ny RBD. En endelig beslutning afhænger af, at der kan findes en løsning på de oplistede knaster. 1

4 Punkt 1: Håndtering af Køge Kommunes beslutning Pkt. Sagsnr Scenarier for håndtering af Køge Kommunes beslutning Beredskabskommissionen punkt Resume Køge Kommune har ikke godkendt forslag til ny fælles risikobaseret dimensionering, og har jf. byrådsbeslutning d. 20. marts 2018 besluttet at hjemtage beredskabet. I sagen fremlægges scenarier for mulig håndtering af denne beslutning. Indstilling Forvaltningen indstiller, at beredskabskommissionen beslutter at arbejde videre med scenarie 4. Beslutningskompetence Beredskabskommissionen Sagsfremstilling Køge Kommune har ikke godkendt forslag til ny fælles risikobaseret dimensionering, og har jf. byrådsbeslutning d. 20. marts 2018 besluttet at hjemtage beredskabet. Beredskabskommissionen har besluttet, at der skal udarbejdes scenarier for mulig håndtering af denne beslutning, hvor proces, økonomi og konsekvenser for kommuner belyses. fremlægger på mødet de mulige scenarier herunder konsekvenser for og for kommunerne. Oplæg fra er vedhæftet som bilag. Der kan som udgangspunkt peges på fire scenarier for Køge Kommunes udtræden af. Scenarie 1 Køge Kommune udtræder ekstraordinært pr på vilkår, som Ankestyrelsen afgør efter beredskabskommissionens fastlæggelse af principper for omkostningsdeling mv. Scenarie 2 Køge Kommune udtræder jf. vedtægternes 11.2 pr Vilkårene fastlægges af beredskabskommissionen med udgangspunkt i vedtægterne og styrelsesloven. Ankestyrelsen skal godkende udtrædelsen. Scenarie 3 opløses. Ved opløsning af fællesskabet skal ejerkommunerne enten selv påtage sig beredskabsopgaven eller indtræde i nye/andre fællesskaber. Opløsning af fællesskabet skal godkendes af Ankestyrelsen. Scenarie 4 De 8 kommuner fortsætter samarbejdet i. I det den endelige godkendelse af den Risikobaserede Dimensionering endnu ikke er på plads, må det forventes, at de estimerede besparelser i 2018 ikke vil slå fuldt igennem. 2

5 Punkt 1: Håndtering af Køge Kommunes beslutning Økonomi Omkostninger til proces i forbindelse med udtrædelse vurderes at være i størrelsesorden 0,5 mio.kr. Der regnes pt. på et estimat på følgeomkostninger. Følgeomkostninger er højere ved en hurtig udtræden end ved en udtræden jf. vedtægterne, da det ordinære udtrædelsesvarsel på 2 år giver beredskabet mulighed for at tilpasse udgifterne i driften. 3

6 Bilag til Punkt 1: Håndtering af Køge Kommunes beslutning Scenarier for mulig udtræden{-5gdrlxss}.pdf 4

7 Scenarier for mulig udtræden og knaster April 2018 Fortrolig Revision. Skat. Rådgivning.

8 Direktør Lars Robertje Gl. Vindingevej Roskilde Nærværende rapportering til brug for ekstraordinært møde i beredskabskommissionen den 2/ Rapporteringen beskriver forskellige scenarier og konsekvenser foranlediget af Køge Kommunes beslutning om at udtræde af beredskabssamarbejdet i. Konsekvenserne er primært beskrevet for og dets ejer-kommuner, og ikke en dybdegående beskrivelse af konsekvenserne for enkelt-kommuner. Oplægget er udarbejdet som et beslutningsoplæg til beredskabskommissionen og er derfor et internt fortroligt dokument. København, den 30. Henrik Petersen 2

9 Udgangspunktet Beslutninger i Køge Kommune Økonomiudvalget den og Byrådet den : Ved behandling af sagen om Risikobaseret Dimensionering besluttes det at udskyde endelig stillingtagen, og at stille en række spørgsmål til. Økonomiudvalget den og Byrådet den : Ved behandling af sagen om Risikobaseret Dimensionering besluttes det at Køge Kommune hjemtager beredskabet og løser opgaven i eget regi. Sagsfremstillingen forudsætter at udtræden kan ske med virkning fra den 1. januar Sagsfremstillingen forholder sig ikke til udtrædelsesbestemmelserne i Vedtægter for I/S, der bl.a. indebærer at udtræden kan ske med 2 års varsel til en 1. januar. Brev fra borgmester Marie Stærke af Borgmester Marie Stærke fremsender et brev til orientering, hvori hun imidlertid giver udtryk for den opfattelse at byrådet i Køge Kommune har besluttet ikke at godkende den fremlagte model. Det hedder endeligt i brevet: Køge Kommune stiller sig naturligvis beredvillig i forhold til at indgå i drøftelser og udarbejdelse af mulige scenarier, herunder en løsning hvorefter Køge Kommune udtræder af samarbejdet, men sådanne drøftelser skal ske med udgangspunkt i den gældende aftale og derved med respekt af de rettigheder, som parterne ved samarbejdets opstart har givet hinanden. Udgangspunktet Den kommunale styrelseslov giver i almindelighed ikke borgmestre mulighed for at sætte byrådets beslutninger ud af kraft eller ændre deres faktiske indhold. Udgangspunktet er altså, at Køge Byråd har besluttet at hjemtage beredskabet og løse opgaven i eget regi som udgangspunkt pr og uden at respektere udtrædelsesbestemmelserne i Vedtægter for Østsjællands Beredskab I/S. Køge Kommune har således truffet en beslutning om sin tilknytning til beredskabet, der ikke er hjemlet i beredskabets vedtægter. Beredskabets bestyrelse/beredskabskommissionen kan på den baggrund ikke selvstændigt træffe beslutninger, der ligger uden for vedtægternes rammer jfr. 11 stk. 1 og 12 stk. 1. Spørgsmålet om Køge Kommunes mulige udtræden den 1. januar 2019 skal derfor under alle omstændigheder behandles i Ankestyrelsen. 3

10 s resultater siden etableringen i ØSB har siden stiftelsen af selskabet i 2015 effektiviseret driften akkumuleret med 24 mio. kr. Effektiviseringen af beredskabet har medført at ejer kommunerne samlet årligt har mindre udgifter på 16.8 mio. kr. Således har selskabets ejere kunne imødegå de rammebesparelser der blev pålagt kommunerne af kommuneaftalen mellem regeringen og KL Samlet krav til udrykningstid er overholdt fra start i 2015 og frem til i dag trods omfattende proces med at sikre ét samlet beredskab og finde én ny fælles identitet. Der har siden driftsstart i 2015 ikke været fremsendt klager fra borgere eller virksomheder vedr. beredskabs indsatser. Der er etableret fælles vagtcentral bemandet 24/7 med backup fra Hovedstadens Beredskab. Det har sikret et markant højere drifts- og kompetenceniveau til gavn for borgerne i beredskabets område. Etableringen af en fælles indsatslederordning har givet en markant billigere og bedre kvalitet ved udrykninger til borgere i området. Borgerrettet indsat mod unge udsatte og veteraner,der nu er en del af beredskabet og som er finansieret af eksterne midler. 4

11 Mulige scenarier og knaster Beredskabskommissionen blev på sit møde den 16. april 2018 præsenteret for en række scenarier som på overordnet niveau beskriver hvilke konsekvenser der umiddelbart kan vurderes af administrationen ved en evt. udtræden af Køge Kommune. Scenarierne på mødet oplistede på et overordnet niveau hvilke omkostninger dette vil have for beredskabet og dermed ejerne ved en evt. udtræden. Omkostningerne har været opgjort ud fra et driftsmæssigt perspektiv samt de engangs-procesomkostninger der vil være ved en evt. udtræden. På baggrund af de opstillede scenarier besluttede beredskabskommissionen, at er der indkaldtes til ekstraordinært beredskabskommissionsmøde den 2. maj I det følgende har på baggrund af de tidligere scenarier opstillet en nærmere beskrivelse af scenarierne disponeret ud fra konkrete opmærksomhedspunkter sammen med en nærmere beskrivelse af konsekvenser. Beskrivelserne vil primært have fokus på administrative samt beredskabstekniske forhold der vil være nødvendige at håndtere alt efter scenarie. Grundet et kort tidsforløb mellem de 2 beredskabsmøder har det ikke været muligt at udregne mere eksakte omkostningsmæssige konsekvenser. Der vil alt efter beslutning om scenarie derfor efterfølgende skulle laves konkrete dybdegående beregninger af omkostninger. Afklaring af knaster Af beredskabskommissionens dagsorden på mødet den 16. ønskedes endvidere belyst, hvorledes en række såkaldte knaster kan drøftes med henblik på oplæg til løsning. De respektive knaster er af de enkelte ejere udpeget til at være nedenstående. Knasterne omhandler følgende: - Harmonisering af bidragssatser jf. vedtægters Fastlæggelse af model for udførelse af serviceopgaver - Fastlæggelse af balance mellem egenproduktion og eksterne leverandører I dette oplæg vil de pågældende knaster blive behandlet umiddelbart efter gennemgangen af de enkelte scenarier. 5

12 Scenarie 1 side 1 af 2 Køge kommunes evt. udtræden pr. 1. januar 2019 Opmærksomhedspunkter Udtræden kan ske med 2 års varsel til 1. januar jf. vedtægterne 11.2 Beskrivelse En vedtægtsmæssig udtrædelse kan således først ske pr. 1. januar En tidligere udtræden som ønskes af Køge Kommune, vil kræve en godkendelse i Ankestyrelsen uanset om der er enighed eller tvist mellem fællesskabets kommuner herom. Ankestyrelsens sagsbehandlingstid er ukendt og kan derfor påvirke udtrædelsestidspunktet. Afklaring af bodelingsomkostninger Der skal tages stilling til en endelig model for hvorledes proces- og følgeomkostningerne til bo-delingen skal finansieres. Ved udtrædelse af beredskabet vil der være en række omkostninger ved dels at gennemføre processen og dels som følge af ændringen i beredskabets sammensætning. Proces- og følgeomkostninger defineres nærmere på side 14. Det er s vurdering, at både proces- og følgeomkostningerne ved udtræden pr. 1. januar 2019 vil være større end ved udtrædelse pr. 1. januar Den afkortede proces vil medføre ekstra procesomkostninger i håndteringen af en tidligere udtrædelse end vedtægternes bestemmelser for normal varsel ved udtræden. Ligeledes vil mulighederne for at tilpasse kapaciteten til den nye situation være større ved en længere horisont på en udtrædelse. Eventuelle tvister herom skal afklares i Ankestyrelsen. 6

13 Scenarie 1 side 2 af 2 Køge kommunes evt. udtræden pr. 1. januar 2019 Opmærksomhedspunkter Ny Falck kontrakt for drift af brandstation i Køge. Beskrivelse Der er indgået en allonge(2) til kontrakten med Falck vedr. Køge Kommune omkring forlængelse af driftskontrakt frem til 1. februar Allongen medfører en øget betaling til Falck i forhold til det grundlag som Køge Kommune indgik i det fælles beredskab pr. 1. oktober Den øgede omkostning påvirker den fordelingsnøgle som er fastsat vedr. Køge Kommunes bidrag jf. 4.1 i vedtægterne for. Ny RBD for det blivende beredskab og realisering af besparelser som følge af ny RBD Beredskabslovens 13 og 18 om tværgående kommunale redningsberedskaber samt assistance ved større hændelser. Hvis Køge udtræder af beredskabet vil det kræve en tilpasning af det foreliggende forslag til ny RBD for de blivende ejer-kommuner og udarbejdelse af en RBD for Køge Kommune samt efterfølgende godkendelse heraf. Besparelsespotentialet ved implementering af det foreliggende forslag til ny RBD udgør 5 mio. kr. Hvis Køge vælger at udtræde pr. 1. januar 2019 skal der tages stilling til i hvilket omfang de er forpligtet til at kompensere de øvrige ejere for den andel af besparelsen som ikke kan realiseres som følge af Køges udtræden af det fælles beredskab. Ved en evt. udtræden vil beredskabslovens 13, der foreskriver tværgående kommunalt redningsberedskab skulle håndteres. Der udnyttes i dag i den eksisterende og i en kommende ny RBD understøttelsen af andre redningsberedskaber. Det betyder, at ØSB i dag gør nytte af ordningen omkring nærmeste enhed til nærmeste hændelse. Det vil derfor være nødvendigt at der udarbejdes principper for, hvorledes Køge Kommunes redningsberedskab er i stand til at indgå i en sådan ordning. Beredskabslovens 18 foreskriver at de enkelte beredskaber kan kræve understøttelse af hinanden ved større hændelser. Det skal afklares på hvilke vilkår Køge Kommune med eget beredskab og RBD kan indgå i sådanne løsninger. 7

14 Scenarie 2 Side 1 af 2 Køge Kommunes vedtægtsmæssige udtræden pr. 1. januar 2021 Opmærksomhedspunkter Afklaring af bodelingsomkostninger Beskrivelse Der skal tages stilling til en endelig model for, hvorledes proces- og følgeomkostningerne til bo-delingen skal finansieres. Ved udtrædelse af beredskabet vil der være en række omkostninger ved dels at gennemføre processen og dels som følge ændringen i beredskabets sammensætning. Proces- og følgeomkostninger defineres nærmere på side 14. Eventuelle tvister herom skal afklares i Ankestyrelsen Ny RBD for det blivende beredskab Hvis Køge Kommune udtræder af beredskabet vil det kræve en tilpasning af det foreliggende forslag til ny RBD for de blivende ejer-kommuner og udarbejdelse af en RBD for Køge Kommune samt efterfølgende godkendelse heraf. Fra 1. februar 2019 til 1. januar 2021 vil det være muligt at imødekomme Køge Kommunes ønske om en øget dimensionering i forhold til det foreliggende forslag til ny RBD. Dette vil kunne imødekommes ved at der udarbejdes et notat som tillæg til RBD en. Meromkostningen i den forbindelse påvirker den fordelingsnøgle som er fastsat vedr. Køge Kommune bidrag jf. 4.1 i vedtægterne for Østsjællands Beredskab. Ny Falck kontrakt for drift af brandstation i Køge Kommune Der er indgået en allonge(2) til kontrakten med Falck vedr. Køge Kommune omkring forlængelse af driftskontrakten frem til 1. februar Allongen medfører en øget betaling til Falck i forhold til det grundlag som Køge Kommune indgik i det fælles beredskab pr. 1. oktober For perioden 1. februar 2019 til 1. januar 2021 skal der indgås aftale med Falck om beredskabsdækning af Køge Kommune. Den øgede omkostning påvirker den fordelingsnøgle som er fastsat vedr. Køge Kommune bidrag jf. 4.1 i vedtægterne for. 8

15 Scenarie 2 side 2 af 2 Køge kommunes evt. udtræden pr. 1. januar 2021 Opmærksomhedspunkter Beskrivelse Beredskabslovens 13 og 18 om tværgående kommunale redningsberedskaber samt assistance ved større hændelser. Ved en evt. udtræden vil beredskabslovens 13, der foreskriver tværgående kommunalt redningsberedskab skulle håndteres. Der udnyttes i dag i den eksisterende og i en kommende ny RBD understøttelsen af andre redningsberedskaber. Det betyder, at ØSB i dag gør nytte af ordningen omkring nærmeste enhed til nærmeste hændelse. Det vil derfor være nødvendigt at der udarbejdes principper for, hvorledes Køge Kommunes redningsberedskab er i stand til at indgå i en sådan ordning. Beredskabslovens 18 foreskriver at de enkelte beredskaber kan kræve understøttelse af hinanden ved større hændelser. Det skal afklares på hvilke vilkår Køge Kommune med eget beredskab og RBD kan indgå i sådanne løsninger. 9

16 Scenarie 3 Eventuel opløsning af selskabet Opmærksomhedspunkter Godkendelse af opløsning i ankestyrelsen Beskrivelse Oplæsning af selskabet kan ske med et varsel på 2 år til en 1. januar jf. vedtægternes 11. Beslutning om opløsning af selskabet initierer en længere proces med godkendelse i Ankestyrelsen. Afklaring af bodelingsomkostninger Ved opløsning af beredskabet vil der være en række omkostninger ved dels at gennemføre processen og dels som følge af opløsningen af selskabet. Proces- og følgeomkostninger defineres nærmere på side 14. Der skal tages stilling til en endelig model for hvorledes proces- og følgeomkostningerne til bo-delingen skal finansieres fx med udgangspunkt i bidragsfordelingsnøglen. Dannelse af nye beredskaber Ved opløsning af selskabet skal ejer-kommunerne enten selv påtage sig beredskabsopgaven eller indgå i nye/andre fællesskaber. De eksisterende selskaber der blev dannet senest 1. januar 2016 fik en generel dispensation for lånebekendtgørelsens bestemmelser om deponering. Ved etablering af nye fællesskaber eller indtræden i andre eksisterende fællesskaber vil den enkelte kommune skulle svare en forholdsmæssig andel af det pågældende selskabs aktuelle deponeringsforpligtelse. Hvis selskabet opløses vil det kræve udarbejdelse af nye RBD er et for hvert beredskab og efterfølgende godkendelse heraf. 10

17 Scenarie 4 Side 1 af 2 Fortsat 8 kommuner med ny RBD og tilkøbsydelser Opmærksomhedspunkter Harmonisering af bidragssatsen Beskrivelse Ved selskabets etablering blev det aftalt, at der skal arbejdes hen imod en harmonisering af bidragssatserne. Harmoniseringen foreslår gennemført som en opsplitning af selskabets driftsaktiviteter. Opsplitningen skal give ejer-kommunerne en bedre mulighed for, at vælge tilkøbsydelser som kan imødekomme lokale behov. Samtidigt skal en ny model tage hensyn til, hvorledes udførelse af serviceopgaver skal indarbejdes i driften og regnskabet for selskabet. Harmonisering er også på listen over såkaldte knaster. Punktet er derfor også behandlet senere i denne afrapportering. Se side Godkendelse af RBD Hvis Køge Kommune vælger at blive i fællesskabet forestår en godkendelse af det foreliggende forslag til ny RBD. Det skal bemærkes at Køge Kommune har forudsat at kunne foretage tilkøb af ekstra mandskab ved en eventuel godkendelse af det foreliggende forslag til ny RBD. Som en del af modellen for harmonisering af bidragssatserne anbefaler vi derfor, at gøre det muligt for den enkelte kommune at kunne tilkøbe øget beredskab i forhold til grund-dimensioneringen i den fælles RBD. I det en endelige godkendelse af ny RBD endnu ikke er på plads må det forventes at de estimerede besparelser i budget 2018 ikke vil slå fuldt igennem. 11

18 Scenarie 4 Side 2 af 2 Fortsat 8 kommuner med ny RBD og tilkøbsydelser Opmærksomhedspunkter Ny Falck kontrakt for drift af brandstation i Køge Kommune Beskrivelse Der er indgået en allonge(2) til kontrakten med Falck vedr. Køge Kommune omkring forlængelse af driftskontrakten frem til 1. februar Allongen medfører en øget betaling til Falck i forhold til det grundlag som Køge Kommune indgik i det fælles beredskab pr. 1. oktober Fra 1. februar 2019 skal der indgås aftale med Falck om beredskabsdækning af Køge Kommune. Den øgede omkostning påvirker den fordelingsnøgle som er fastsat vedr. Køge Kommune bidrag jf. 4.1 i vedtægterne for. 12

19 Procesoverblik for udmøntning af de respektive scenarier 13

20 Omkostninger til bodeling Af de opstillede scenarier er der peget på behovet for, at der udarbejdes en model for bodeling i tilfælde af udtræden af en ejer. Af ØSBs vedtægter 11 om vedtægtsændringer, udtræden eller ophør fremgår ikke hvorledes proces- og følgeomkostninger ved eksempelvis udtræden eller ophør skal finansieres. Af vedtægterne fremgår alene principperne for de regnskabsmæssige forhold ved udtræden. Vedtægterne forudsætter at alle ejere er enige i vilkårene jf. vedtægternes Hvis der ikke kan opnås enighed herom skal dette afgøres som en tvist af Ankestyrelsen(tidligere Statsforvaltningen). Det vil derfor være afgørende hvis der i selskabet igangsættes en udtrædelsesproces, at det besluttes hvorledes omkostningerne skal fordeles mellem parterne. Ud fra et proportionalitetsprincip bør en bodelingsmodel kræve, at den udtrædende ejer skal betale for de fulde proces- og følgeomkostninger en udtræden vil medføre. Eksempler på proces- og følgeomkostninger vil kunne opdeles som følger: Eksempler på procesomkostninger - Juridisk og regnskabsmæssig bistand - Ressourcemæssige træk hos ledere og medarbejdere Eksempler på følgeomkostninger - Økonomiske konsekvenser ved indkøbsforhold som følge af forringede stordriftsfordele - Kontrakt- og samarbejdsaftaler der bygger på flere enheders samarbejde - Omstilling af logoer på beklædning, materiel, kommunikationsmateriale mv. - Driftsforhold vedr. omstilling af vagtcentral og samarbejde med HBR, omstilling af IT og personalesystemer, indretning af biler til fælles radio og kommunikation samt sendemaster mv. Hvis ovenstående princip ikke følges, vil dette medføre at omkostninger udløst af én ejer kommune skal dækkes af de resterende. Dette vil være i strid med den kommunale styrelseslov. 14

21 Afklaring af knaster Knaster Løsningsmodel Proces 1. Harmonisering af bidragssatser 2. Principper for udførelse af serviceopgaver 3. Balance mellem egenproduktion og eksterne leverandører vil på baggrund af de på beredskabskommissionsmøde den 13. februar 2018 fremlagte modeller for harmonisering af bidragssatser anbefale, at der hurtigst muligt sikres en endelig tilslutning til en af de foreslåede modeller. På efterfølgende slide er beskrevet s anbefalede styringsmodel for en harmonisering af bidragssatser. anbefaler, at der sammen med en samlet model for harmonisering af bidragssatser også tages stilling til og indarbejdes en incitamentsmodel for serviceopgaver som beskrevet i dagsordenpunkt for beredskabskommisionsmøde den 13. februar har gennemgået s ejerstrategi samt strategiplan. Heraf fremgår hvorledes ejerne gennem en godkendt udbudsstrategi vil sikre en balance mellem egenproduktion og eksterne leverandører. Det er s vurdering, at der i den vedtagne udbudsstrategi er opstillet driftsmæssige relevante balanceforhold mellem egenproduktion og eksterne leverandører. Der udestår derfor alene afgørelse om det endelige fastlagte balanceforhold. anbefaler, at der frem til ultimo maj måned 2018 udarbejdes et endeligt forslag til model samt beregning af økonomiske konsekvenser for hver ejer kommune. anbefaler, at fastlæggelsen af håndtering af serviceopgaver medtages i arbejdet med harmonisering af bidragssatser og foreslås dermed at følge samme proces. anbefaler, at der på kommende beredskabskommissionsmøde besluttes et endeligt balanceforhold. 15

22 Knast 1 og 2. Harmonisering og Serviceopgaver har med udgangspunkt i det af administrationen tidligere oplæg til harmoniseringsmodeller fremlagt for beredskabskommissionen den 13. februar 2018 udarbejdet nedenstående forslag til en overordnet styringsmodel. Modellen skal være det bærende princip for, for hvorledes en harmoniseret bidragssats kan fastlægges. Med en overordnet styringsmodel lægger vægt på, at styrke gennemsigtigheden af omkostningsstrukturen i ØSB. Styringsmodellen opdeler selskabets drift i en række omkostningssteder. Med en opdeling på omkostningssteder, herunder også serviceopgaver som en indtægtsdækket virksomhed, vil selskabets ejere kunne drøfte og fastlægge fordelingsnøgler for de respektive omkostningssteder. Det er dermed s anbefaling, at der for hvert omkostningssted jf. nedenstående figur udarbejdes del-bidragssatser byggende på relevante fordelingsnøgler for det givne omkostningssted. For omkostningsstedet administration, kan der eksempelvis fastlægges en del-bidragssats byggende på indbyggertal, mens der for eksempelvis tilkøbsydelser anvendes en 100% omkostningsbaseret nøgle. 16

23 Næste skridt i processen Der udarbejdes på baggrund af beredskabskommissionens beslutninger på mødet den 2. maj 2018 en konkret tids- og aktivitetsplan som adresserer det konkret besluttede scenarie. Tids- og aktivitetsplanen fremlægges på beredskabskommissions ordinære møde 17. maj 2018 til endelig vedtagelse. Tids- og aktivitetsplanen vil på mødet endvidere indeholde konkret proces for arbejdet med en ny bidragssats samt serviceopgaver jf. de opstillede knaster 1 og 2. Tidsplanen vil sigte på, at der senest ultimo juni 2018 er gennemført bilaterale drøftelser med ejer-kommunerne med henblik på hen over sommeren at gennemføre analysearbejde, således at der senest ultimo august 2018 kan tages stilling til endelige model for bidragssats, herunder de økonomiske konsekvenser. På beredskabskommissionens møde den 17. maj 2018 vil der som normalt blive fremlagt en budgetstatus. Denne budgetstatus vil have indarbejdet foreløbige budgetmæssige konsekvenser af den forsinkede proces omkring godkendelse af RBD og de heraf forbundne synergi gevinster. 17

24 Beslutning for punkt 2: Proces for håndtering af "knaster" i samarbejde Indstilling 1 og 2 tiltrådt. Det tilstræbes, at processen gennemføres, så der tages rundt til dialog med alle kommuner i maj/juni og beredskabskommissionen kan få forelagt konkrete beregninger på nye bidrag ultimo juni

25 Punkt 2: Proces for håndtering af "knaster" i samarbejde Pkt. Proces for håndtering af "knaster" i samarbejde Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Resume Der fremlægges en oversigt over de samlede knaster, der kan identificeres i beredskabssamarbejdet, samt et bud på, hvordan der kan nås frem til en løsning af disse. Indstilling Forvaltningen indstiller, at: 1. oversigt over knaster tages til efterretning 2. forslag til proces for hvordan der kan nås frem til en løsning af disse godkendes Beslutningskompetence Beredskabskommissionen Sagsfremstilling Beredskabskommissionen besluttede på møde 16., at der til kommende møde skal skabes en oversigt over de samlede knaster, der er i beredskabet, samt et bud på proces eller løsning. Der er i tidligere oplæg til beredskabskommissionen peget på følgende knaster : Vedtægternes hensigtserklæring om harmonisering af kommunernes bidrag. Der udestår en beslutning om principperne for en fremtidig fordeling, og hvor hurtigt en sådan kan udmøntes. Principper for serviceopgaver, som en del af finansieringsgrundlaget i beredskabet. er delvist finansieret af overskud på serviceopgaver, som kommunerne i meget forskelligt omfang har lagt med over i Østsjællands Beredskab. Dette medfører en ustabil økonomi, idet beredskabet hver gang en opgave bortfalder eller ændres kan komme i en situation, hvor der mangler penge til at udmønte det grundlæggende serviceniveau på kerneopgaven. Der udestår derfor beslutning om, hvorledes over/underskud på serviceopgaver skal indgå i beredskabets økonomi Balancen mellem egenproduktion og eksterne leverandører af beredskab. løser den afhjælpende beredskabsopgave med en blanding af egenproduktion og kontrakter med en ekstern leverandør. Der udestår en beslutning om den fremtidige fordelingsbalance mellem egenproduktion og eksterne leverandører jf. beredskabets udbudsstrategi. Udbudsstrategien skal sikre at beredskabet er konkurrencedygtigt, men samtidig bibeholder tilstrækkelig viden om egenproduktion, så dette er et reelt alternativ, hvis der mangler konkurrence på markedet eller opstår en situation fx nedbrud hos leverandører, hvor kommunen er forpligtet til selv at stille et redningsberedskab. Med henblik på at sikre at listen med knaster dækker alle de udfordringer, som de 8 kommuner oplever, er alle kommunaldirektører blevet bedt om at bekræfte, om de og deres borgmester er enige i de tre punkter samt melde ind, hvis kommunen har yderligere punkter til listen. Der er i den proces blevet peget på, at der udestår en endelig afklaring af ansvarsfordelingen mellem beredskabet og den enkelte kommune i forbindelse med større hændelser fx stormflod mv. 6

26 Punkt 2: Proces for håndtering af "knaster" i samarbejde Der er også peget på et udestående omkring fælles ejendomsstrategi for ØSB og klarhed omkring ejerskab af bygninger (Kommunerne, ØSB, Falck eller en helt fjerde), hvor forskellige forhold i dag gør sig gældende i interessentkommunerne. Endeligt er det bemærket, at der afledt af beslutning om Køge Kommunes udtrædelse og scenarier for håndtering kan være yderligere potentielle knaster i form af ny risikobaseret dimensionering, udmøntning af den aftalte besparelse på 5 mio.kr. samt vilkår for evt. udtrædelse herunder finansiering af proces- og følgeomkostninger. Kommunaldirektørerne har fået svarfrist til og med mandag d. 30. april. Evt. svar der kommer efter udsendelse af dagsorden vil blive taget med på mødet. Forslag til proces for løsning kan være: Maj 2018 Juni - August 2018 Oktober 2018 November 2018 Godkendelse af generelle principper for harmonisering af bidrag i beredskabskommissionen. Der vil på det ekstraordinære beredskabskommissionsmøde den 2. maj 2018 blive fremlagt forslag til model. Beredskabsdirektør og tager på rundtur til alle kommuner enkeltvis for at drøfte konkrete fordelingsnøgler for de enkelte udgiftsposter og konsekvenser for de enkelte kommuner. På rundturen drøftes også forslag til løsning af øvrige knaster. Behandling af endeligt forslag til harmonisering af bidrag i Beredskabskommission og tidsplan for dette samt løsningsmodel for øvrige knaster. Behandling i interessentkommuner af de punkter hvor det er relevant. Økonomi Sagen har pt. ingen økonomiske konsekvenser. 7

27 Beslutning for punkt 3: Kommunikation Der blev ikke aftalt at lave en fælles kommunikationsmeddelse, men at fælles kommunikation efter mødet tager udgangspunkt i fortsat at arbejde for et samlet beredskab, og at der fortsat er en stor opgave, der skal løses, men også arbejdsgejst og vilje til at finde fælles løsninger. 8

28 Punkt 3: Kommunikation 9

29 Punkt 4: Eventuelt 10

30 Punkt 5: Godkendelse af referat fra dette møde Referater fra Beredskabskommissionens møder skal godkendes elektronisk. Beredskabskommissionens medlemmer bedes i forbindelse med frigivelse af dette referat trykke "Godkend" til dette punkt (orange knap i øverste venstre hjørne), hvis det samlede referat fra dette møde kan godkendes. 11