Østsjællands Beredskab

Transkript

1 Østsjællands Beredskab Beredskabskommissionsmøde (Møde i Beredskabskommissionen) :00 Mødelokale UI, 1. sal til venstre Information : Der er afbud fra Henrik Rasmussen, Vallensbæk, Mogens Norup Lauridsen, Københavns Vestegns Politi, Anette Laustsen, Vallensbæk, Peter Frost, Køge, Henrik Kolind, Roskilde, (Kirsten Thune deltager i stedet for), og Per Røner, Stevns (Hanne Stensen Christensen deltager i stedet for)

2 Mødeindhold Punkt Side Beslutning for punkt 1: Godkendelse af dagsorden 1 Punkt 1: Godkendelse af dagsorden 2 Beslutning for punkt 2: Godkendelse af procesplan for opløsning 3 Punkt 2: Godkendelse af procesplan for opløsning 4 Beslutning for punkt 3: Status på foreløbigt regnskab 2018 og principper for 6 Punkt 3: Status på foreløbigt regnskab 2018 og principper for bodeling 7 Beslutning for punkt 4: Aftale om bistand til afvikling af ØSB 8 Punkt 4: Aftale om bistand til afvikling af ØSB 9 Beslutning for punkt 5: Orientering om implementering af Falck kontrakter 10 Punkt 5: Orientering om implementering af Falck kontrakter 11 Beslutning for punkt 6: Orientering om projekter vedr. fælles vagtcentral 12 Punkt 6: Orientering om projekter vedr. fælles vagtcentral 13 Beslutning for punkt 7: Investeringer i Punkt 7: Investeringer i Beslutning for punkt 8: Eventuelt 16 Punkt 8: Eventuelt 17 Punkt 9: Godkendelse af referat fra dette møde 18

3 Beslutning for punkt 1: Godkendelse af dagsorden Godkendt. 1

4 Punkt 1: Godkendelse af dagsorden Pkt. Godkendelse af dagsorden Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Indstilling Det indstilles at dagsorden godkendes. Beslutningskompetence Beredskabskommissionen 2

5 Beslutning for punkt 2: Godkendelse af procesplan for opløsning 1. Indstilling tiltrådt. Det præciseres, at der er enighed om tilslutning til principperne bag procesplanen herunder fortsat samarbejde omkring den nuværende RBD (godkendte Køge RBD: januar 2016 og godkendte 7 kommuners RBD: 2018), indsatslederordning og fælles vagtcentral frem til udgangen af 2020, der alle er afgørende for en hurtig og gnidningsfri opløsning af ØSB. 2. Indstilling tiltrådt. 3

6 Punkt 2: Godkendelse af procesplan for opløsning Pkt. Godkendelse af procesplan for opløsning af ØSB Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Resume Østsjællands Beredskab har pr. 31. december 2018 modtaget udmeldelser fra alle 8 kommuner i fællesskabet. Det betyder de facto, at fællesskabet skal opløses. Administrationen har sammen med rådgivende advokat og revisor udarbejdet forslag til procesplan. Indstilling Det indstilles, at Beredskabskommissionen godkender: 1. at der arbejdes videre efter den fremlagte procesplan med henblik på en opløsning af Østsjællands Beredskab pr , og 2. at det aftales at virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse i forbindelse med opløsning af Østsjællands Beredskab og etablering af nye beredskabsenheder. Beslutningskompetence Beredskabskommissionen Sagsfremstilling Østsjællands Beredskab (ØSB) har pr. 31. december 2018 modtaget udmeldelser fra alle 8 kommuner i fællesskabet. Det betyder de facto, at fællesskabet skal opløses. Administrationen har sammen med rådgivende advokat og revisor udarbejdet forslag til procesplan. Planen er vedhæftet som bilag og vil blive gennemgået på mødet. Procesplanen lægger op til en opløsning af ØSB pr med en interimperiode de sidste 3 måneder, hvor driften i de nye enheder forberedes og testes fra Planen forudsætter at kommunerne melder ind med forventede rammer for de nye beredskabsenheder, herunder forventede stillinger, i marts Det forudsættes i planen også, at der tages afsæt i aftale om virksomhedsoverdragelse af medarbejdere. Administrationen anbefaler, at det aftales at virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse i forbindelse med opløsning af ØSB og etablering af nye beredskabsenheder, da det er en forudsætning for stabil drift i hele perioden at alle ansatte ser en fremtid i en af de nye beredskabsenheder. Hvis det ikke aftales, at virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse, skal der tages stilling til evt. sikkerhedsopsigelse af medarbejdere, samt nødplan i forhold evt. personalemangel som følge af at ansatte finder andre job i slutperioden. Økonomi Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser i

7 Bilag til Punkt 2: Godkendelse af procesplan for opløsning Procesplan version pdf 5

8 Procesplan for opløsning af ØSB - version Juni - Frist for Marts - Frist for operatonel og Oktober - Interim Opstart nye Måned Februar adm.modtageorg. April Maj forebyg Juli August September opstart November December beredskaber Aktiviteter Uge Kommissionsmøder Formøde - kommissionsmøder Styregruppemøder - kommunaldirektører Teknikkergruppe/økonomichefer Nedlæggelse af ØSB - anmodning til Ankestyrelse Principbeslutning om proces for nedlæggelse af ØSB Beslutning om overordnede principper for opløsning Udkast til opløsningsaftale Endelig beskrivelse/godkendelse af nye beredskabsenheder Udfærdigelse af anmodning til Ankestyrelse Behandling i kommuner Behandling i Ankestyrelse Meddelelse til Beredskabsstyrelse Etablering af administrativ modtagerorganisation - definition af nye enheder 1.3 Roskilde 4-kommune samarbejdet Køge Solrød Stevns Etablering af operationel modtagerorganisation 1.6 Roskilde 4-kommune samarbejdet Køge Solrød Stevns Punkt 2, Bilag 1: Procesplan version pdf Etablering af forebyggelses modtagerorganisation 1.6 Roskilde 4-kommune samarbejdet Køge Solrød Stevns Beredskabsstyrelse/RBD Regnskabs- og administrativemæssige forhold Fremlæggelse af foreløbigt regnskab Principper for fordeling af aktiver Opgørelse til fordeling af aktiver Fordeling af finansiering Særlige forpligtelser Forsikringer 1.9. Overblik kontrakter og aftaler Håndtering af aftaler - opsigelse, overdragelse, juridiske forhold mv. Afklaring af uenighed vedr. Køgeaftalen Virksomhedsoverdragelsesproces 1.6 Fastlæggelse af rammer for håndtering af personale Orientering HMU Personale placering nye enheder 1.6 Lønopgørelse til nye enheder 1.6 Kontraktforhold indtægtsdækket virksomhed 1.6 Drift hjælpemiddeldepot Køge 19.3 Sikringsanlæg - Roskilde Øvrige kontraktsforhold Øvrige aktiviteter Afklaring af fondsmidler til Veteran indsats og andre CSR - del op 19.3 Lukning af ØSB Afklaring af opgavefordeling efter

9 Beslutning for punkt 3: Status på foreløbigt regnskab 2018 og principper for bodeling Beredskabsdirektøren informerede om, at der efter udsendelse af dagsorden er tilføjet en overset post i det foreløbige regnskab således at egenkapitalen ultimo året nu forventes at være negativ med 0,3 mio.kr. og ikke 1,9 mio.kr. som fremlagt i sagen. Ændringen vedrører momsrefusion i supplementperioden og har ikke betydning for driftresultatet. Orientering taget til efterretning. 6

10 Punkt 3: Status på foreløbigt regnskab 2018 og principper for bodeling Pkt. Status på foreløbigt regnskab 2018 og bodeling Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Resume Der orienteres om foreløbigt resultat af regnskab 2018 samt arbejdet med principper for bodeling i forbindelse med opløsning af Østsjællands Beredskab. Indstilling Det indstilles, at sagen tages til orientering. Beslutningskompetence Beredskabskommissionen Sagsfremstilling Østsjællands Beredskab er sammen med PwC og økonomichefer fra interessentkommunerne i gang med at lave et forslag til principper for bodeling i forbindelse med opløsning af Østsjællands Beredskab. Principperne forventes fremlagt for beredskabskommissionen i maj Principper for bodeling tager udgangspunkt i foreløbigt regnskab Det foreløbige regnskab 2018 viser et samlet resultat af driften på 0,3 mio.kr. i overskud. Trods overskud er der tale om et merforbrug på 9,5 mio.kr., da der i budgettet blev forventet et overskud på 9,8 mio.kr. Overskuddet udbetales til kommunerne i løbet af Det foreløbige regnskab viser også, at egenkapitalen falder med 5,1 mio.kr., som betyder, at den ultimo 2018 er negativ med 1,9 mio.kr. Dette skyldes primært, at der ikke er foretaget investeringer i en længere periode. Regnskab 2018 behandles af fællesskabets revisor EY i marts/april 2019 og fremlægges endeligt for Beredskabskommissionen i maj Økonomi Resultat af endeligt regnskab 2018 og økonomiske konsekvenser heraf fremlægges for beredskabskommissionen i maj 2019 og efterfølgende for interessentkommunerne. I arbejdet med principper for bodeling anvendes ekstern bistand fra PwC, som forventes at medføre en merudgift. Størrelsen af denne merudgift vil afhænge af graden af enighed mellem kommunerne i processen. Der fremlægges en samlet opgørelse over forventede merudgifter til ekstern bistand i forbindelse med opløsningen på beredskabskommissionens møde i maj

11 Beslutning for punkt 4: Aftale om bistand til afvikling af ØSB Indstilling tiltrådt. Roskilde Kommune bemærker, at der må forventes indkøb af ekstern bistand til denne proces. Denne udgift deles efter samme princip som øvrige udgifter i fællesskabet. 8

12 Punkt 4: Aftale om bistand til afvikling af ØSB Pkt. Aftale om bistand til afvikling af ØSB Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Resume I forbindelse med opløsning af Østsjællands Beredskab (ØSB) anbefales det at udpege den nuværende administrationskommune som tovholder på processen for den afsluttende afvikling af ØSB i perioden efter fællesskabet er opløst. Indstilling Det indstilles, at administrationskommunen (Roskilde) udpeges som tovholder på processen for den afsluttende afvikling af ØSB i perioden efter datoen for fællesskabets opløsning. Beslutningskompetence Beredskabskommissionen Sagsfremstilling Jf. procesplan for afvikling af ØSB vil der fortsat være opgaver, der skal løses efter den officielle dato for fællesskabets opløsning. Det drejer sig om aflæggelse af regnskab for det sidste år, supplementperiode samt endelig opgørelse af bodeling. Der kan også være andre opgaver fx relateret til afvikling af kontrakter mv. Da alle ansatte i Østsjællands Beredskab på dette tidspunkt er ophørt vil opgaven tilgå kommunerne i fællesskabet. For at sikre sammenhæng og effektivitet i opgaveløsningen anbefales det at der udpeges en kommune, der er ansvarlig tovholder for denne del af processen. Styregruppen af kommunaldirektører peger på, at dette kan være fællesskabets administrationskommune, som er Roskilde Kommune. Økonomi Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser i Udgifter til afvikling af ØSB påhviler alle kommuner i fællesskabet, og alle kommuner må derfor forvente en udgift til afvikling i

13 Beslutning for punkt 5: Orientering om implementering af Falck kontrakter Orientering taget til efterretning. 10

14 Punkt 5: Orientering om implementering af Falck kontrakter Pkt. Orientering om implementering af Falckkontrakter Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Resume Beredskabsdirektøren fremlægger orientering om den igangværende implementering af nye Falckkontrakter pr Indstilling Det indstilles, at sagen tages til orientering. Beslutningskompetence Beredskabskommissionen Sagsfremstilling Der blev i januar 2019 indgået nye kontrakter med Falck Danmark om varetagelse af brandslukningsopgaver i Østsjællands Beredskabs områder herunder en samlet aftale for Greve, Høje Taastrup, Ishøj, Vallensbæk, Solrød og Stevns samt en forlængelse af den eksisterende aftale for Køge. De nye kontrakter trådte i kraft pr Beredskabet har således haft urealistisk kort tid til at gennemføre implementeringen af de nye kontrakter. Det betyder, at der har været et højt arbejdspres, en række uhensigtsmæssige forhold for kommunikation til medarbejdere mv. samt en række opgaver, der er forsinket. Der er dog hele vejen igennem taget hensyn til ikke at gå på kompromis med sikkerheden. Beredskabsdirektøren vil på mødet give en orientering om status på forløbet. Økonomi Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser i Der må forventes en række merudgifter i forbindelse den stramme tidsramme for implementering af kontrakten. Der er dog afsat en pulje i budget 2019 til dette formål. 11

15 Beslutning for punkt 6: Orientering om projekter vedr. fælles vagtcentral Orientering taget til efterretning. 12

16 Punkt 6: Orientering om projekter vedr. fælles vagtcentral Pkt. Orientering om projekter vedr. fælles vagtcentral Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Resume Der orienteres om masteprojekt vedr. fælles vagtcentral, som er en forudsætning for implementering af nye Falckkontrakter, men samtidig sikrer en opdatering og forbedring af udkaldssystemerne i alle Østsjællands Beredskabs kommuner. Indstilling Det indstilles, at sagen tages til orientering. Beslutningskompetence Beredskabskommissionen Sagsfremstilling I forbindelse med opløsning af Østsjællands Beredskab vurderer beredskabet, at det både af tidsmæssige, faglige og robusthedsmæssige hensyn vil være en fordel for alle interessentkommunerne at bibeholde vagtcentralfunktionen som et samarbejde mellem kommuner/nye beredskabsenheder i Østsjællands Beredskabs område og Hovedstadens beredskab (HBR). Fremtidig vagtcentralfunktion hos HBR vil sikre stort ressourcemæssigt overblik ved større hændelser samt bedre muligheder for fri disponering (nærmeste enhed til ulykke). Det er ligeledes en tidsmæssig forudsætning for den foreløbige procesplan for opløsning af fællesskabet pr I den nye aftale med Falck er vagtcentralbetjening (herunder udkald og registrering af brandfolk) ikke længere omfattet, og det er derfor som planlagt nødvendigt at ud- og ombygge master og baser til at dække hele Østsjællands Beredskabs geografiske område (tidligere var udliciterede områder dækket Falck ejet udstyr). Udkaldssystemet udskiftes/opdateres generelt for hele Østsjællands Beredskabs dækningsområde (både tidligere kommunale områder og Falck områder) til en tidssvarende model med kortere disponeringstid for selve udstyret. Opbygningen (master og baser) er ikke kommunebaseret men tilrettelagt ud fra bedste dækning med mindst udstyr. Implementering af ny maste og baseplan vil medføre, at vagtcentralen vil kunne udføre til- og udkald til alle brandstationer hos interessentkommunerne, herunder også nødbetjening af udkald, samt mulighed for overblik over fremmøde umiddelbart efter udkaldet. Der er samlet 9 master/baser, herunder 7 med nødkaldsfunktion i dækningsområdet. Monteringer vil primært finde sted på master med offentligt ejerskab dog er 2 placeringer i område 3 på private master med årlig leje på ca kr. pr. mast. Løsningen er fuldt kompatibel med den løsning som anvendes hos Hovedstadens Beredskab, hvor der forventeligt vil være samdrift på systemer ultimo juni Økonomi Samlet udgift til implementering af master og baser i Østsjællands Beredskabs område vurderes jf. tilbud Mørkedal at koste kr. og afholdes inden for den samlede ramme i budget Ved forventet opløsning af Østsjællands Beredskab pr vil ejerskabet af master og baser tilgå de kommuner/nye kommunale fællesskaber, hvori de er fysisk placeret, med den udgift/værdi de er købt til. Investeringen i de enkelte kommuner vil således være udgiftsneutral for øvrige kommuner i fællesskabet. 13

17 Beslutning for punkt 7: Investeringer i 2019 Indstilling tiltrådt. Det præciseres, at fællesskabets investeringer, herunder den omtalte drejestige, optages i fællesskabets regnskab for 2019 med gældende regler for afskrivninger mv. 14

18 Punkt 7: Investeringer i 2019 Pkt. Investeringer i 2019 Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Resume Der fremlægges forslag til procedure for investeringer i 2019, der sikrer sammenhæng med behovene i de kommende beredskabsenheder samt at investeringer, der tjener specifikke kommuner, bliver udgiftsneutrale for øvrige kommuner i fællesskabet. Indstilling Det indstilles, at procedure for investeringer i 2019 godkendes. Beslutningskompetence Beredskabskommissionen Sagsfremstilling Som vedtaget i budget 2019 er der planlagt en række investeringer i Grundet den særlige situation, hvor Østsjællands Beredskab skal opløses, administreres budgettet vedr. investeringer dog med en række forbehold: Alle investeringer, der foretages i 2019 skal være afstemt med behov i de kommende beredskabsenheder, således at de overtages af specifikke kommuner ved opløsning af ØSB, og der ikke foretages investeringer udover de faktiske behov. Investeringer i aktiver, der tjener en specifik kommune/beredskabsenhed, tilgår denne kommune/beredskabsenhed ved opløsning af ØSB, med den udgift/værdi aktivet er købt til samt den evt. tilhørende leasinggæld. Investeringen forventes således være udgiftsneutral for øvrige kommuner i fællesskabet. Der er som oplyst i tidligere sager indkøbt en drejestige i fælles udbud med en række andre kommunale beredskabsenheder. Stigen forventes leveret i løbet af 2019 og vil som planlagt være en udskiftning af den eksisterende stige i delområde 1 (Roskilde). Der er i udbuddet option på endnu en drejestige til Østsjællands Beredskab. Der vurderes dog pt ikke behov for at udskifte stiger i øvrige områder. Østsjællands Beredskab henter tilbud ind på standardtyper af øvrige køretøjstyper således, at der i samarbejde med de nye beredskaber løbende kan igangsættes nødvendige og ønskede investeringer. Økonomi Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser i Drejestigen finansieres som finansiel leasing gennem Kommuneleasing. Da stigen erstatter den tidligere stige i delområde 1, optages i regnskab 2019 og forventes overført med både udgifter/værdi og leasinggæld til Roskilde Kommune i forbindelse med opløsning af Østsjællands Beredskab, vil investeringen blive udgiftsneutral for øvrige kommuner i fællesskabet. 15

19 Beslutning for punkt 8: Eventuelt Borgmestrene er enige om, at de til beredskabskommissionsmøder, ejermøder og lign. kan suppleres af kommunaldirektør eller ingen. 16

20 Punkt 8: Eventuelt Eventuelt 17

21 Punkt 9: Godkendelse af referat fra dette møde Referater fra Beredskabskommissionens møder skal godkendes elektronisk. Beredskabskommissionens medlemmer bedes i forbindelse med frigivelse af dette referat trykke "Godkend" til dette punkt (orange knap i øverste venstre hjørne), hvis det samlede referat fra dette møde kan godkendes. 18