Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 30. oktober 2018 kl Glostrup Park Hotel Hovedvejen 41, 2600 Glostrup

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 30. oktober 2018 kl Glostrup Park Hotel Hovedvejen 41, 2600 Glostrup Organisationsbestyrelse: Gæster: Formand Berit Breiner, næstformand Jan Carstensen, Susanne Dalby, Tom Schøning (deltog fra og med punkt 13) Lilian H. Fisker, Thorsgård Administration: Kundedirektør Sanne Kjær, kundechef Claus Bjørton, driftschef Ali Laroub, projektleder Hejdi Gregersen (deltog under punkt 19) Revisor: Afbud: Revisionsfirmaet Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab revisor Søren Enøe-Jensen Elisabeth Abel Fraværende: 1/24

2 Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen fra møde den 29. maj Revisionsprotokol Valg af revisor Organisationsbestyrelsens sammensætning... 5 SAGER TIL BESLUTNING Regnskab for boligorganisation og afdelinger Budget pr. den 1. juni Organisationsbestyrelsens beretning for regnskabsåret Bestyrelsesvederlag Sommerophold Valg af to medlemmer og suppleanter til KAB s repræsentantskab Ændring af forretningsorden for organisationsbestyrelsen Mødeplan Byggepartnerskab en ny udbuds- og samarbejdsform Rammeaftaler for teknisk rådgivning Fremtidens drift i SAGER TIL ORIENTERING driftssituationen Afdeling 36-6, Engvadgård fortroligt punkt Afdeling 36-1, Raadhushaven fysisk helhedsplan- status Afdeling 36-8, Folden Nybyggeri AlmenBolig + Status Styringsdialog og kommunal godkendelse af regnskab Investeringsfonden Udlejningstal Forsikringsstatistik fra Willis Eventuelt Fortroligt punkt Mødekalender /24

3 Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 4 Bilag 2: fra møde den 29. maj Bilag 3: Revisionsprotokol... 4 Bilag 4: Boligorganisationens og afdelingernes regnskaber Bilag 5: Boligorganisationens driftsbudget pr. 1. juni Bilag 6: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning for året Bilag 7: Udkast til forretningsorden for organisationsbestyrelsen Bilag 8: Mødeplan for Bilag 9: Byggepartnerskab en ny udbuds- og samarbejdsform Bilag 10: Rammeaftaler for teknisk rådgivning Bilag 11: Notat om fremtidens drift i Bilag 12: Udtræk af referat af organisationsbestyrelsesmøde den 29. maj Bilag 13: Skema for fordeling af udgifter for Rådhushaven Bilag 14: Folden tidsplan for udlejning Bilag 15: Forsikringsstatistik for boligorganisationen Bilag 16: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet /24

4 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Gældende forretningsorden vedtaget den 23. oktober 2014 er vedlagt som bilag. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog forretningsordenen til efterretning. 2. fra møde den 29. maj 2018 et fra organisationsbestyrelsesmødet den 29. maj 2018 er fremsendt til organisationsbestyrelsens medlemmer via mødesystemet First Agenda den 19. juni Der er ikke fremkommet kommentarer til referatet. Bilag 2: fra møde den 29. maj 2018 Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet som blev underskrevet af formanden. 3. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i den seneste bekendtgørelse af lov om boligbyggeri fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Bilag 3: Revisionsprotokol 4/24

5 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 4. Valg af revisor Organisationsbestyrelsen bedes drøfte indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor. Nuværende revisor er Revisionsfirmaet Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Organisationsbestyrelsen indstiller genvalg af Revisionsfirmaet Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab til det efterfølgende repræsentantskabsmøde. 5. Organisationsbestyrelsens sammensætning Titel Navn Afdeling Valg Formand Berit Breiner Kallerupvang 2019 Næstformand Jan Carstensen Raadhushaven 2018 Bestyrelsesmedlem Elisabeth Abel Thorsgård 2019 Bestyrelsesmedlem Susanne Dalby Fløngvangen 2018 Bestyrelsesmedlem Tom Schøning Engvadgård 2019 Suppleanter Suppleant for Afdeling På valg Kurt Christensen Berit Breiner Kallerupvang 2018 Peter Ejler Nielsen Jan Carstensen Raadhushaven 2018 Vakant Susanne Dalby Fløngvangen 2018 Vakant Elisabeth Abel Thorsgård 2018 Mogens Piil Tom Schøning Engvadgård 2018 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5/24

6 SAGER TIL BESLUTNING 6. Regnskab for boligorganisation og afdelinger Som bilag fremlægges et hæfte, der indeholder boligorganisationens og afdelingernes driftsregnskaber for den 1. juni 2017 til den 31. maj 2018 samt status pr. sidstnævnte dato. Alle regnskaber er enkeltvist opstillet ligesom tidligere, således at det er muligt at sammenligne med budgettallene for og Regnskabsafdelingens noter indgår i regnskabsmaterialet - både for boligorganisationen og afdelingerne. Boligorganisationens regnskab Driftsregnskabet for den 1. juni 2017 til den 31. maj 2018 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med kr., og dispositionsfonden udgør, inklusive renter, bidrag fra afdelingerne og ydelser fra udamortiserede lån kr. Den disponible saldo pr. 31. maj 2018 er kr. hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Boligorganisationen har en arbejdskapital på kr., hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Den disponible saldo pr. 31. maj 2018 er kr. efter fradrag af den bundne del på kr. Afdeling 36001, Raadhushaven Driftsregnskabet for den 1. juni 2017 til den 31. maj 2018 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. Afdeling 36002, Kallerupvang Driftsregnskabet for den 1. juni 2017 til 31. maj 2018 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. Afdeling 36003, Thorsgård Driftsregnskabet for den 1. juni 2017 til 31. maj 2018 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. 6/24

7 Afdeling 36005, Fløngvangen Driftsregnskabet for den 1. juni 2017 til 31. maj 2018 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. Afdeling 36006, Engvadgård Driftsregnskabet for den 1. juni 2017 til den 31. maj 2018 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der bruges til nedsættelse af egenfinansiering. Status balancerer med kr. Begivenheder efter regnskabsårets udløb Der er fra balancedagen og frem til i dag ikke indtrådt forhold, som forrykker vurderingen af årsregnskabet for boligorganisationen og dens afdelinger. Bilag 4: Boligorganisationens og afdelingernes regnskaber Det indstilles, at organisationsbestyrelsen indstiller til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens og afdelingernes regnskaber Organisationsbestyrelsen indstillede boligorganisationens og afdelingernes regnskaber til repræsentantskabets godkendelse. 7. Budget pr. den 1. juni 2019 Driftsbudgettet er opstillet, således at sammenligning med tallene i de senest godkendte budgetter - og senest forudgående regnskabsperiode - er mulig. Specifikationer til budgettet fremgår af noter til budgettet. Driftsbudgettet for den 1. juni 2019 til den 31. maj 2020 balancerer med kr. Lokalbidraget til boligorganisationen fra afdelingerne er 849 kr. pr. lejemålsenhed, hvilket er på niveau med sidste år. Afdelingernes grundbidrag er uændret og udgør 425 kr. pr. lejemålsenhed. 7/24

8 Bilag 5: Boligorganisationens driftsbudget pr. 1. juni 2019 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen indstiller til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens driftsbudget Organisationsbestyrelsen indstillede boligorganisationens driftsbudget til repræsentantskabets godkendelse. 8. Organisationsbestyrelsens beretning for regnskabsåret Udkast til beretning for er vedlagt som bilag. Bilag 6: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning for året Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender beretningen og indstiller denne til repræsentantskabets godkendelse. Det bemærkedes, at beretningen afveg fra den af selskabet vedtagne skabelon. Det forventes, at skabelonen anvendes fremover. Formand Berit Breiner motiverede beretningen over for bestyrelsen. Organisationsbestyrelsen indstillede organisationsbestyrelsens årsberetning for året til repræsentantskabets godkendelse. 9. Bestyrelsesvederlag Ministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. juni Reguleringsindekset er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 79,62 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 47,76 kr. pr. lejemålsenhed. 8/24

9 Bestyrelsen har på bestyrelsesmødet den 31. oktober 2017 besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles ligeligt mellem medlemmerne. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales honorar fra førstkommende kvartal. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Organisationsbestyrelsen godkendte reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. 10. Sommerophold 2019 De to afholdte sommerophold for henholdsvis familier og seniorer i 2018 havde i alt 170 deltagere. Heraf deltog 123 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. KAB s familieophold i Pindstrup Centeret (mellem Randers og Århus) fik en flot evaluering af deltagerne. Senioropholdet fik ligeledes en tilfredsstillende evaluering. Også i 2019 forventer KAB at kunne tilbyde sommerophold til beboere i KAB-fællesskabet og søger Arbejdsmarkedets Feriefond om midler hertil. Familieopholdet vil som i 2018 gennemføres i Pindstrup Centeret. Der er større søgning på deltagelse i familieopholdet, end der er pladser. Derfor forsøger KAB at arrangere to ophold i En forudsætning for at kunne gennemføre dette er dog, at KAB får tilstrækkelig med midler fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Senioropholdet afholdes i 2019 i september på seniorhøjskolen Rude Strand i Østjylland, og der forventes deltagere. 9/24

10 Økonomi seniorophold Pris i alt Tilskud fra organisationen - Maksimalt Egenbetaling kr kr kr. Økonomi familieophold Voksne Børn Pris i alt * kr kr. Tilskud fra organisation maksimalt kr kr. Egenbetaling kr kr. * Beboere på kontanthjælp eller med en indtægt, der ligner kontanthjælp, får tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Prisen for senioropholdet dækker en plads i et dobbeltværelse med bad og toilet samt alle måltider mv. Eneværelse kan tilkøbes. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til senioropholdet. Tilskud fra boligorganisationen Boligorganisationen kan tilkendegive ønske om at tilbyde et antal pladser til de to sommerophold gennem boligorganisationens tilskud. Tilskuddet er med til at finansiere: Transport, udflugter og foredrag m.v. Boligorganisationens pris er maksimalt kr. pr. plads i 2019, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. Boligorganisationen betaler kun for faktisk benyttede pladser. Fordeling af pladser sikrer, at alle boligorganisationer, som har tildelt pladser, og som har ansøgere, der opfylder kriterierne, vil blive tildelt pladser. For familieopholdets vedkommende er Arbejdsmarkedets Feriefonds kriterier for udbetaling af tilskud, grundlaget for fordeling. For senioropholdet vil det være først-til-mølle-princippet, der gælder, i tilfælde af overtegning. Det er KAB's administration, der endeligt fordeler alle pladserne, når ansøgningerne er indkommet. Det kan ikke forventes, at alle ønskede pladser anvendes, men KAB tilstræber en god fordeling under hensyntagen til alle boligorganisationer og kriterierne. I 2018 deltog ingen beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. 10/24

11 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil kr. pr. plads samt anfører, hvor mange familiepladser og seniorpladser, de ønsker at kunne tilbyde. rådede over fem pladser i Organisationsbestyrelsen besluttede, at beboerne i skal tilbydes i alt fem familie- og seniorpladser med et tilskud på indtil kr. pr. plads. I tilfælde af ekstra behov, indstiller kundechefen til formanden, som herefter eventuelt bevilger ekstra pladser. 11. Valg af to medlemmer og suppleanter til KAB s repræsentantskab Følgende medlemmer er på valg: Berit Breiner Jan Carstensen Der er ikke valgt suppleanter til KAB s repræsentantskab. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger to medlemmer og to suppleanter til KAB s repræsentantskab. Følgende medlemmer blev valgt: Berit Breiner Jan Carstensen Følgende suppleanter blev valgt: Tom Schøning (1. suppleant) Lilian Fisker (2. suppleant) 11/24

12 12. Ændring af forretningsorden for organisationsbestyrelsen Der er indkommet forslag om ændring af forretningsorden for organisationsbestyrelsen til ajourføring af de senest i 2014 vedtagne. I 2 ændres til (fuld ordlyd): Jf. vedtægternes 10 stk. 4 vælges formanden for to år. Repræsentantskabet kan på mødet beslutte at vælge formanden særskilt. Derefter vælges bestyrelsen for to år skiftevis, så halvdelen afgår eller genvælges hvert år. Umiddelbart efter afslutning af repræsentantskabsmødet konstituerer bestyrelsen sig med eventuelt formand og næstformand. Ændringsforslaget er vedlagt som bilag. Bilag 7: Udkast til forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles at organisationsbestyrelsen godkender ændringen i forretningsordenen for organisationsbestyrelsesmøderne. Organisationsbestyrelsen godkendte ændringen i forretningsordenen for organisationsbestyrelsesmøderne. 13. Mødeplan 2019 Som bilag er vedlagt udkast til mødeplan Der er fremkommet forslag, om at organisationsbestyrelsen overgår fra to årlige møder til f.eks. tre eller fire. Det vil skabe mulighed for mere effektive møder med færre punkter, og der vil være mulighed for at reservere møder til at komme i dybden med specifikke temaer. Bilag 8: Mødeplan for 2019 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forslag til mødeplan for /24

13 Organisationsbestyrelsen godkendte forslag til mødeplan for Der udspandt sig en diskussion af mødeaktiviteten i. For at få tid til at behandle særligt krævende forhold blev det besluttet i første omgang at holde ét ekstra møde i det tidlige forår, med mulighed for endnu et møde i kalenderåret 2019, når/hvis behov viser sig. 14. Byggepartnerskab en ny udbuds- og samarbejdsform KAB arbejder på at forbedre kvaliteten i byggeriet og samtidig sikre, at boligorganisationen oplever bygherrerollen positivt. KAB har derfor igangsat en ny udbuds- og samarbejdsform, der er målrettet større renoveringsopgaver og nybyggeri. Samarbejdsformen har fået navnet Byggepartnerskabet. Hvad er Byggepartnerskabet? På vegne af de KAB-administrerede boligorganisationer udbyder KAB en rammekontrakt på et Byggepartnerskab. Rammekontrakten er en 4-årig aftale med mulighed for forlængelse i yderligere 2 år. Udbudspligten for projekter der gennemføres i regi af Byggepartnerskabet vil herefter være afløftet. Byggepartnerskabet er baseret på, at entreprenør, rådgiver og bygherre danner et fælles projektteam. Projektteamet vil være gennemgående fra sag til sag i aftaleperioden, og dermed kan processer i renoveringsopgaver og nybyggeri løbende optimeres. Deltagelse og betaling KAB opfordrer alle boligorganisationer til at blive en del af Byggepartnerskabet. Ved at tilslutte sig Byggepartnerskabet, har man som boligorganisation mulighed for, men ikke pligt til, at gøre brug af den nye samarbejdsform på kommende projekter. Byggepartnerskabet bliver finansieret gennem et projekthonorar på kr. pr. projekt. Dette honorar erstatter de nuværende omkostninger ved et EU-udbud, der erfaringsmæssigt beløber sig til ca kr. pr. projekt. KAB forventer at kunne starte de første projekter i Byggepartnerskabet i 2. kvartal Bilag 9: Byggepartnerskab en ny udbuds- og samarbejdsform Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at boligorganisationen tilslutter sig KAB s Byggepartnerskab for en 4-årig periode, med mulighed for forlængelse i 2 år. 13/24

14 Organisationsbestyrelsen godkendte, at boligorganisationen tilslutter sig KAB s Byggepartnerskab for en 4-årig periode, med mulighed for forlængelse i 2 år. 15. Rammeaftaler for teknisk rådgivning De seneste 12 år har KAB stillet såkaldte rammeaftaler for teknisk rådgivning til rådighed for de boligorganisationer, som ønsker at være med i ordningen. Aftalerne kan benyttes i alle renoverings- og nybyggerisager, hvor der skal benyttes arkitekt-/ingeniørbistand. Aftalerne har en varighed på 4 år, og de nuværende aftaler udløber med udgangen af Efter den gældende lovgivning skal langt de fleste rådgiveropgaver i udbud efter udbudsloven og de særlige almene bestemmelser. Denne udbudsforpligtelse løses nemmest, hurtigst og billigst ved at benytte en rammeaftale som beskrevet i bilaget. Der gennemføres et rammeudbud i efteråret 2018, hvor der udvælges 5-6 rådgivere inden for hver af de beskrevne fem kategorier af rådgivningsopgaver (se bilag). Som en ny kategori er tilføjet byggeledelse, sikkerhedskoordinering og arbejdsmiljøledelse. Udbuddet gennemføres én gang og dækker over den næste 4-årige periode. Udbudsudgifterne dækkes af, at hver deltagende boligorganisation betaler et éngangsbeløb på kr. inkl. moms. Når den enkelte byggesag skal have tildelt en rådgiver via ovennævnte miniudbud, koster det byggesagen kr. inkl. moms (2018-priser i prisblad). Et traditionelt gennemført udbud af teknisk rådgivning koster kr. og vil normalt tage 5-6 måneder. Det vil typisk være boligorganisationen, der afholder éngangsudgiften til rammeudbuddet, og den enkelte byggesag, der afholder udgiften til miniudbuddet. Forholdet til andre aftaler Som det er bestyrelsen bekendt, kører der også et udbud af det såkaldte byggepartnerskab. Der vil være en række sager, som vil blive løst inden for dette partnerskab, men der vil samtidig være en række andre sager, som ikke egner sig til dette. Og disse sager skal stadigvæk have valgt rådgivere i udbud, hvorfor byggepartnerskabet og rammeaftalerne for teknisk rådgivning supplerer hinanden. KAB anbefaler derfor, at boligorganisationen tilslutter sig ordningen, som herefter kan benyttes af alle afdelinger i boligorganisationen ved renoveringssager og af boligorganisationen ved nybyggeri. 14/24

15 Rammeaftalerne vil kunne træde i kraft primo Bilag 10: Rammeaftaler for teknisk rådgivning Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter: - at tilmelde sig rammeaftaleordningen for den næste 4-årige periode at der som konsekvens af ovennævnte beslutning bevilges et beløb på kr. til at dække andel af udbudsomkostningerne. Beløbet tages af selskabets arbejdskapital. Organisationsbestyrelsen godkendte, at tilmelde sig rammeaftaleordningen for den næste fireårige periode , at der som konsekvens af ovennævnte beslutning bevilges et beløb på kr. til at dække andel af udbudsomkostningerne, og at beløbet tages af selskabets arbejdskapital. 16. Fremtidens drift i Effektivisering og 360 graders analyse er løbende drøftet på de seneste fire organisationsbestyrelsesmøder. Det er aftalt, at KAB leverer et indledende notat til bestyrelsens drøftelse, som kan udgøre startskud til beslutningsprocessen i boligselskabets bestyrelse og repræsentantskab. Bilag 11: Notat om fremtidens drift i Bilag 12: Udtræk af referat af organisationsbestyrelsesmøde den 29. maj 2018 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter oplægget og fastlægger eventuelt et særskilt organisationsbestyrelsesmøde til dette formål, alternativt reserverer næstkommende organisationsbestyrelsesmøde hertil. Organisationsbestyrelsen drøftede oplægget og besluttede, at KAB v. driftschef Ali Laroub og kundechef Claus Bjørton arbejder videre frem mod næste organisationsbestyrelsesmøde, hvor der vil reserveres den nødvendige tid til at behandle oplægget i dybden. 15/24

16 Organisationsbestyrelsen bekræftede, at bestyrelsen ønsker en fokusering af driften inden for egne rammer. SAGER TIL ORIENTERING 17. driftssituationen Siden seneste organisationsbestyrelsesmøde i maj 2018 er der sket mange ting i driften i Høje- Taastrup Boligselskab. Der er ansat en ny driftschef og en ny driftsleder til Engvadgård. Thorsgård er dog frem til den 1. december 2018 stadig driftet med assistance fra Boligselskabet AKB Taastrup. Fra 1. december skal Thorsgård hjem til. Efter den 1. december 2018 vil administrationen nøje overveje behovet for at mande op i afdeling Thorgård, da kombinationen Engvadgård/Thorsgård er normeret til mere end 1,0 medarbejder. Administrationen søger opbakning fra organisationsbestyrelsen til at iværksætte rekruttering af en driftsmedarbejder til tiltrædelse senest 1. januar Der har vist sig behov for en oprydningsindsats i sager, særligt i Rådhushaven, Thorsgård og Engvadgård. Driftschef Ali Laroub orienterer om verserende driftsrelaterede sager på mødet med betydning for hele boligorganisationen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsen gav opbakning til at der iværksættes rekruttering af en driftsmedarbejder til tiltrædelse i det nye år. 18. Afdeling 36-6, Engvadgård fortroligt punkt Punktet behandles som del af den fortrolige dagsorden. 16/24

17 Punktet blev fremrykket til mødets begyndelse af praktiske årsager. 19. Afdeling 36-1, Raadhushaven fysisk helhedsplan- status Organisationsbestyrelsen blev senest orienteret om sagen den 31. oktober Sagen har nu følgende status, som projektleder Hejdi Gregersen vil fremlægge på mødet: Trækgener i badekviste på Espens Vænge Efter mødet den 26. oktober 2017 har KAB nu både rådgivers og entreprenørens accept på, at de ønsker sagen løst pragmatisk ved et forlig for at forhindre, at der skal indledes en voldgift. KAB har herefter indhentet priser på, hvad det koster at få udbedret de utætte kviste på baggrund af Rambølls undersøgelser, byggeprogram og nødvendige optimeringsarbejder. Samlet pris er i alt kr. Smertegrænsen til en fordelingsnøgle blev forelagt og godkendt af afdelingsbestyrelsen den 30. januar Pålsson, som er byggesagens oprindelige totalrådgiver, har indvilliget i at forestå byggestyringen af udbedringsarbejdet pr. kulance, altså uden udgift for bygherren. KAB vil i den anledning indstille overfor afdelingen, i et mindre omfang og i medgået tid, at gøre brug af Rambøll, som en ekstra kvalitetssikring. Nu skal sagen lukkes, og det skal være 100 %. Dette beløb skønnes til ca kr. Efter en del korrespondance frem og tilbage mellem KAB og B. Nygaard Sørensen A/S (BNS) blev sagen foreslået forliget ved, at afdelingen skal betale 1/3 af fælles udbedringsudgifter og BNS 2/3. Den del der er ekstraarbejde må afholdes 100 % af afdelingen, efter princippet: Vi får ikke noget foræret gratis, og BNS skal selv betale for manglende eftertætningsmaterialer. Således bliver fordelingen af totalomkostningerne kr. til afdelingen og kr. til BNS. Dette forlig er godkendt af afdelingen i en af 16. april Forligsbeløbet fra afdelingens side skal her sammenlignes med det, der pares i kroner ved ikke at gå i voldgift, og det skal selvfølgelig ligge over det, som det havde kostet at gennemføre en voldgift, for at der kan ses en fordel med forliget; derudover er det ikke at forglemme, hvad der spares af tid. For det første er det som tommelfingerregel afdelingen, der kommer til at betale for egne udgifter til advokat og til KAB, hvis sagen går i voldgift uanset udfaldet. For det andet, så tager en Voldgiftssag både lang tid og mange ressourcer - også for BNS. Derfor er BNS også interesseret i at der indgås forlig i sagen. Erfaringsmæssigt fra lignende voldgiftssager skønner KAB, at afdelingen økonomisk som et minimum har sparet ca. 50 % på at indgå i forlig i sagen i stedet for at gå i voldgift. 17/24

18 Det videre forløb er, at Pålsson sammen med BNS og evt. Rambøll snarest fremkommer med en tidsplan for den fysiske gennemførelse af udbedringsarbejdet vedrørende tætning af de utætte kviste, herunder opstartsmøde, projektgennemgangsmøde, byggestartsmøde og løbende tilsyn. Vand i kælder Gasværksvej 29 (GVV29) Efter mødet den 26. oktober 2017 har KAB både rådgivers og entreprenørens accept på, at de ønsker sagen løst pragmatisk ved et forlig, for at forhindre, at der evt. skulle blive indledt en voldgift. KAB har herefter indhentet priser på, hvad det koster at få opgravet for syn af det nedlagte dræns placering (på en del af østsiden af huset på baggrund af Dominias undersøgelser og byggeprogram) for at af- eller bekræftet, hvorvidt drænet ligger i den mest optimale dybde eller ej. Prisen til Dominia er et ekstraarbejde og afholdt i afdelingen. Dominia vil forestå byggestyringen af bekræftelsesarbejdet og honoreres efter medgået tid, hvilket betales af dispositionsfonden. KAB vil være til stede ved opgravningen i videst mulige omfang. Prisen for opgravning og tjek af optimal drændybde er opgjort til kr. og afholdes af BNS, hvis det kan bevises, at drænet ikke ligger optimalt nok iht. fundaments reelle dybde, som på tegninger kun er skønnet, men udgiften afholdes af dispositionsfonden, hvis det kan bevises, at drænet ligger korrekt i forhold til fundamentets reelle dybde. Forligsforslaget blev forelagt og godkendt af afdelingsbestyrelsen den 30. januar I forbindelse med dette arbejde er det tidligere besluttet af afdelingsbestyrelsen, at der etableres et stikdræn på østsiden under krybekælderen ved overgangen til fuld kælder. Dette ekstraarbejde er beskrevet af Dominia og betalt af afdelingen. Pris på udførelsen af stikdræn er kr., og udføres af BNS sammen med bekræftelsesarbejdet og betales af afdelingen. Det videre forløb er nu, at Dominia sammen med BNS fremkommer med en tidsplan for den fysiske gennemførelse af opgravning og tjek af optimal drændybde samt etablering af dræn snarest. KAB vil løbende orientere afdelingen og organisationsbestyrelsen om sagernes status. Bilag 13: Skema for fordeling af udgifter for Rådhushaven 18/24

19 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager den økonomiske fordeling og orienteringen til efterretning. Punktet blev fremrykket til mødets begyndelse af praktiske årsager. Der udspandt sig en længere diskussion af forholdene i Rådhushaven for så vidt angår dræn og kviste. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte fordelingsskemaet samt at selskabet af dispositionsfonden betaler udgift til undersøgelse på kr. 20. Afdeling 36-8, Folden Nybyggeri AlmenBolig + Status Der informeres om sagens stade i nybyggeriet Folden. Bilag 14: Folden tidsplan for udlejning Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Styringsdialog og kommunal godkendelse af regnskab Datoen for det årlige styringsdialogmøde med Høje-Taastrup Kommune er ikke fastsat endnu. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19/24

20 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22. Investeringsfonden Politisk uro var igen den primære kilde til udsving på de globale aktiemarkeder i 3. kvartal Den handelspolitiske konflikt mellem USA og Kina gav udsving men også udviklingen i Italien. Renteniveauet i Danmark steg marginalt mens aktiemarkederne generelt leverede positive afkast med meget store regionale forskelle. De italienske politikere skabte usikker i slutningen af september, efter udtalelser om at landet kan finde på at forlade euroen og i stedet løse sine gældsproblemer ved at genindføre sin egen valuta. Det er siden blevet talt ned af flere højtstående personer, men udtalelserne om et muligt euro-exit ser stadig ud til at lægge en dæmper på risikoappetitten. Den dæmpede risikovillighed har igen fået investorerne til at søge mod sikker havn. Generelt har afdelingerne haft en marginal positiv udvikling gennem 3. kvartal. Kursværdier Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 3. okt Værdiudvikling hele 2018 Værdiudvikling hele 2017 Danske Capital ,53 116,97 0,38 %-point +1,79 %-point SEB Invest ,35 119,46 0,94 %-point +3,05 %-point Nykredit Port ,08 122,05 0,80 %-point +2,63 %-point *Historiske afkast og kursudvikling kan ikke betragtes som en garanti for fremtidig kursudvikling og afkast. Indskud i Investeringsforeningerne skal betragtes som en langsigtet investering. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20/24

21 23. Udlejningstal 2017 KAB udarbejder årligt en statistik. Nedenfor er de væsentligste tal trukket ud for Høje-Taastrup Boligselskab, og hvor det giver mening, sammenlignes med KAB-fællesskabet. Udlejninger 2017 for Tabellen viser hvor mange udlejninger, boligorganisationen har haft i 2017 fordelt på typer af boliger. Til sammenligning er tal for KAB (det lyseblå felt). Der har i 2017 i alt været kontrakter i KAB-fællesskabet. I Høje Taastrup Boligselskab har der i 2017 været 12 kontrakter. Familieboliger (%) Ældreboliger (%) Ungdom/ Kollegier (%) Erhverv (%) Bilejemål (%) 4,4 8,9 0 15,5 0 38,2 0 10,5 30,8 9,8 Anvisninger Tabellen illustrerer, hvordan tildelingen af udlejede familieboliger har fordelt sig i perioden for boligorganisationen og KAB-fællesskabet (det lyseblå felt). År I alt Venteliste almindelig (%) Venteliste oprykning (%) Venteliste fleksibel (%) Andet* (%) Bytte (%) Kommunal anvisning (%) ,8 20,4 22,7 29,2 31,8 18,1 0 7,3 0 4,1 13, , , , , , ,1 9,3 54,5 34,3 9,1 11,9 0 16,9 0 6,1 27,3 21,6 *(Andet + byfornyelse + særboliger + kombineret) Fleksibel udlejning af almene familieboliger Fleksibel udlejning anvendes, hvor der er indgået aftaler mellem boligorganisationen og kommunen. Udlejningen efter de fleksible regler sker efter, at den pågældende bolig har været tilbudt til opnoterede på oprykningsventelisten. I Engvadgård udlejes 65 % efter de fleksible kriterier Udlejninger i alt Fleksibel udlejning Fleksibel udlejning % 81,2 60, ,2 31, Tilfredsstillende 21/24

22 Følgende kriterier er anvendt: Kode Kriterie forkortet HT1 Boligsøgende i arbejde eller udd i HTK HT2 Boligsøgende i fast arbejde HT3 Seniorer over HT4 Unge i HTK i udd flytte første gang Udsættelser I nedenstående tabel vises, hvor mange udsættelser, der har været i og samlet i KAB-fællesskabet (det lyseblå felt). År Antal boliger* Udsættelser restance i alt Heraf udsættelser fastholdt *(familie, ældre og ungdom) Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 24. Forsikringsstatistik fra Willis Forsikringssager behandles i KAB i samarbejde med forsikringsmæglerfirmaet Willis, der har kontakten til forsikringsselskabet. I kan i den 4-årige forsikringsstatistik for jeres boligorganisation se boligorganisationens forsikringsskader i relation til bygningsforsikringen. Statistikken kan bruges både til at give jer et overblik og som et redskab til at forebygge nye skader. Statistikken er vedlagt som bilag. Bilag 15: Forsikringsstatistik for boligorganisationen Bilag 16: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet /24

23 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 25. Eventuelt Intet til eventuelt. 26. Fortroligt punkt På organisationsbestyrelsesmøderne kan der blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet indeholder drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Der var intet til fortrolighed. 27. Mødekalender 2019 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen planlægger datoer for organisationsbestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde i Det blev aftalt at afholde følgende møder i 2019: tirsdag den 5. marts 2019 kl Organisationsbestyrelsesmøde. Medborgerhuset, taastrup Hovedgade 71, 2630 Taastrup 23/24

24 tirsdag den 28. maj 2019 kl Organisationsbestyrelsesmøde. Beboerhuset, Taastrupgårdsvej 131, 2630 Taastrup tirsdag den 29. oktober 2019 kl Organisationsbestyrelsesmøde. Glostrup Park Hotel, Hovedvejen 41, 2600 Glostrup tirsdag den 29. oktober 2019 kl Repræsentantskabsmøde. Glostrup Park Hotel, Hovedvejen 41, 2600 Glostrup 24/24