Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 25. oktober 2018 kl Allégården, Tårnbyvej 53, Kastrup

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 25. oktober 2018 kl Allégården, Tårnbyvej 53, Kastrup Bestyrelsen: Suppleanter: Bo Quist Besser, Anette M. E. Jensen, Jytte Dræby, Jørgen Juul, Kirsten Haugaard, Lilly Hellsten Kim Boch, Merete Sørensen, Christina Risberg Müller Fra KAB: Kundechef Henning Bøgh Holtov, driftschef Sune Rasmussen, kundedirektør Sanne Kjær Afbud: Susanne Bech Uldahl Revisionen: Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, Pia Søndergaard 1/26

2 Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent Forretningsorden for organisationsbestyrelsen fra organisationsbestyrelsesmødet den 20. marts fra organisationsbestyrelsesmødet den 15. august Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning... 6 Sager til beslutning Regnskab for selskab og afdelinger Organisationsbestyrelsens beretning for regnskabsåret Budget for boligorganisationen Fremtidig bemanding i TKB Nye fotooptagelser af TKB s afdelinger KAB s sommerophold Byggepartnerskab en ny udbuds- og samarbejdsform Rammeaftaler for teknisk rådgivning Sager til orientering Udlejningstal Status på separering af regnvand fra kloak, Allégården Status på fjernvarmeaftale med Tårnby Forsyning for Allégården flere forsyningssteder Status på Allégården renovering/nedrivning af Gården Kloakrenovering i Allégården - status Effektiviseringsmål status Nyt fra afdelingerne Orientering om investeringsforeninger Styringsdialog 2018 ( ) Næste møde samt planlægning af kommende møder Eventuelt fra mødet fortrolighed /26

3 Bilag 1: Revisionsprotokol... 5 Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskab Bilag 3: Udkast til årsberetning... 8 Bilag 4: Budget Bilag 5: Hvad må en ejendomsfunktionær lave? Bilag 6: Byggepartnerskab Bilag 7: Rammeaftaler for teknisk rådgivning Bilag 8: Projektnotat, Danakon Bilag 9: Screening for miljøfarlige stoffer, SBMI Bilag 10: Effektiviseringsmål /26

4 1. Valg af dirigent Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger en dirigent. Organisationsbestyrelsen valgte Jytte Dræby til dirigent. 2. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 29. maj Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog forretningsordenen for organisationsbestyrelsen til efterretning. 3. fra organisationsbestyrelsesmødet den 20. marts 2018 fra organisationsbestyrelsesmødet den 20. marts 2018 er udsendt til bestyrelsesmedlemmerne den 10. april Der er ikke modtaget bemærkninger til referatet. Det indstilles, at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet fra mødet den 20. marts /26

5 4. fra organisationsbestyrelsesmødet den 15. august 2018 fra organisationsbestyrelsesmødet den 15. august 2018 er udsendt til bestyrelsesmedlemmerne den 16. august Der er ikke modtaget bemærkninger til referatet. Det indstilles, at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet fra mødet den 15. august Revisionsprotokol Revisionsprotokollen omfatter revision af selskabets og afdelingernes regnskaber for Revisionsprotokollen fremlægges til organisationsbestyrelsens påtegning. Bilag 1: Revisionsprotokol Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender og underskriver den fremlagte revisionsprotokol. Organisationsbestyrelsen godkendte revisionsprotokollen, som efterfølgende blev underskrevet. 5/26

6 6. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: På valg Formand Bo Quist Besser 2019 Næstformand Kirsten Haugaard 2018 Medarbejderudpeget Jørgen Juul 2019 Medlem Jytte Dræby 2018 Medlem/kasserer Susanne Bech Uldahl 2019 Medlem Anette M. E. Jensen 2018 Kommunalt udpeget Lilly Hellsten 2021 Suppleant Kim Boch 2018 Suppleant Merete Sørensen 2018 Suppleant Christina Risberg Müller 2018 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har i oktober 2018 følgende sammensætning: Bestyrelsen: Bo Quist Besser Kirsten Haugaard Jytte Dræby Susanne Bech Uldahl Allégården: Susie J. Pedersen Rolf Jønsen Merete Sørensen Gert Zeuthen Petersen Dan Pedersen Jørgen Juul (medarbejdervalgt) Anette M. E. Jensen Lilly Hellsten (kommunalt udpeget) Eva Werner Pernille Bryben Sigurd Hultmann Marianne Weinberger 6/26

7 Thyges Gaard: Inge-lise Bjørn Pedersen Lars Meisner Andersen Sommer Kaare Leonhardt Sara Elgaard Tenna Birch Berthelsen Kastrupvænge: Benny Cuber Kim Boch Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 8. Regnskab for selskab og afdelinger Som bilag vedlægges reviderede selskabs- og afdelingsregnskaber for tiden fra den 1. juni 2017 til den 31. maj 2018 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskaberne er opstillet således, at en sammenligning med årets budgettal er mulig. Endvidere er budgettallene for det kommende år vist i en særlig kolonne Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., som er overført til arbejdskapitalen. Status balancerer med kr., og s dispositionsfond udgør kr. inkl. renter (disponibel likvid del). Afdelingernes regnskaber udviser følgende: Thyges Gaard Resultatopgørelsen balancerer med kr., og slutter med et overskud på kr., som overføres til opsamlet resultat. 7/26

8 Status balancerer med kr Allégården Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., som overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Kastrupvænge Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., som overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskab Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne og indstiller disse til repræsentantskabet for endelig godkendelse. Organisationsbestyrelsen godkendte regnskaberne og indstiller regnskaberne til repræsentantskabets godkendelse. 9. Organisationsbestyrelsens beretning for regnskabsåret Formanden har i samarbejde med KAB udarbejdet udkast til organisationsbestyrelsens beretning for Bilag 3: Udkast til årsberetning Det indstilles, at udkast til beretning godkendes og fremsendes til TKB s repræsentantskab til behandling den 14. november /26

9 Organisationsbestyrelsen godkendte årsberetningen og indstiller årsberetningen til repræsentantskabets godkendelse. 10. Budget for boligorganisationen Der er udarbejdet forslag til driftsbudget for tiden fra den 1. juni 2019 til den 31. maj 2020 for TKB. Driftsbudgettet balancerer med kr. I budgettet indgår et budgetteret overskud/budgetreserve på kr., som er forudsat henlagt til arbejdskapitalen. Beløbet fremkommer ved en budgetteret nettorenteindtægt svarende til forrentningen af organisationens egenkapital dispositionsfond og arbejdskapital. Budgettets hovedposter: Forretningsførelse i alt kr. Organisationens øvrige driftsudgifter (vederlag, møde-, personale- og kontorholdsudgifter m.v. samt revision) kr. Samlede administrationsudgifter kr. Bidrag til boligorganisationen pr. enhed stiger med 11 kr. til i alt 534 kr. svarende til 0,33 %. Bilag 4: Budget Det indstilles, at budgettet godkendes af organisationsbestyrelsen og indstilles til repræsentantskabet for endelig godkendelse. Organisationsbestyrelsen godkendte budget og indstiller budgettet til repræsentantskabets godkendelse. 9/26

10 11. Fremtidig bemanding i TKB I dag ser bemandingen således ud: otte ejendomsfunktionærer (EF) en servicelederassistent en serviceleder to sekretærer en driftschef Driften ønsker at forøge medarbejderstaben med en udvidelse på to ejendomsfunktionærer. Formålet er at få ejendomsfunktionærerne til i højere grad at løse de lettere håndværksopgaver. TKB s økonomi er meget udfordret på mindre håndværksfakturaer. Det forholder sig således, at % af fakturaer på VVS og tømrer er af mindre karakter, dvs. under kr. inkl. moms. Forandring i TKB Arbejdsopgaverne for ejendomsfunktionærerne i TKB er allerede under forandring. Tidligere har deres opgaver været centreret om to hovedområder, affaldshåndtering og vedligeholdelse af grønne områder. Med udlicitering af skaktning blev der skåret tre stillinger ned - fra elleve til de nuværende otte. Når ejendomsfunktionærerne skal tage del i de lettere håndværksopgaver så er der behov for at ansætte flere, hvis det skal undgås at nedprioritere grønne områder. Succeskriterium Et årsværk på en ejendomsfunktionær koster ca kr. Dvs. en ekstra medarbejder skal udføre mindre håndværksopgaver til en samlet værdi højere end kr. på årsbasis. Det svarer til en dagsværdi på ca kr. inkl. moms Potentialer I første kvartal 2018 betalte TKB s afdelinger tilsammen: 202 stk. VVS faktura 122 stk. Tømrer faktura som lå under kr. (inkl. moms) 58 stk. Kloak faktura Her kan ejendomsfunktionærerne gøre en markant forskel. Flere af medarbejderne har gode håndværksmæssige kompetencer som kan og må gerne løse mange af afdelingernes mindre håndværksopgaver. Der bliver dog brug for kompetenceløft for alle medarbejderne. Bilag 5: Hvad må en ejendomsfunktionær lave? 10/26

11 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender en udvidelse af staben af ejendomsfunktionærer med to medarbejdere. Ansættelsen af de to medarbejdere vil ske med 6-12 måneders mellemrum, idet driften vil have konstateret succes på den første ansættelse før næste ansættelse påtænkes. Organisationsbestyrelsen godkendte en udvidelse af staben af ejendomsfunktionærer med to medarbejdere, der ansættes med 6-12 måneders mellemrum. 12. Nye fotooptagelser af TKB s afdelinger Bestyrelsesmedlem Jytte Dræby har påpeget, at de fotos KAB har mulighed for at anvende ved diverse publikationer, alle er af ældre dato. Det anbefales derfor, at organisationsbestyrelsen drøfter, om der skal igangsættes nye fotooptagelser af TKB s afdelinger, således at fremtidige publikationer kan præsenteres med nye fotos. Opgaven er ikke en del af den almindelige administration hos KAB, men kan tilkøbes, hvis det ønskes. Kommunikationsafdelingen kan løse denne opgave efter medgået tid forventet udgift er kr. Alternativt kan der indhentes tilbud fra en professionel fotograf, hvilket må forventes at være en lidt dyrere løsning. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter sagen, og træffer beslutning om en eventuel ny fotooptagelse. Organisationsbestyrelsen drøftede og besluttede at igangsætte nye fotooptagelser af TKB s afdelinger, således at fremtidige publikationer kan præsenteres med nye fotos. Fotoopgaven købes af Kommunikationsafdelingen i KAB og afregnes efter medgået tid. 11/26

12 13. KAB s sommerophold 2019 De to afholdte sommerophold for henholdsvis familier og seniorer i 2018 havde i alt 170 deltagere. Heraf deltog 123 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. KAB s familieophold i Pindstrup Centeret (mellem Randers og Århus) fik en flot evaluering af deltagerne. Senioropholdet fik ligeledes en tilfredsstillende evaluering. Også i 2019 forventer KAB, at kunne tilbyde sommerophold til beboere i KAB-fællesskabet og søger Arbejdsmarkedets Feriefond om midler hertil. Familieopholdet vil som i 2018 gennemføres i Pindstrup Centeret. Der er større søgning på deltagelse i familieopholdet, end der er pladser. Derfor forsøger KAB at arrangere to ophold i En forudsætning for at kunne gennemføre dette er dog, at KAB får tilstrækkelig med midler fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Senioropholdet afholdes i 2019 i september på seniorhøjskolen Rude Strand i Østjylland, og der forventes deltagere. Økonomi seniorophold Pris i alt Tilskud fra organisationen Maksimalt Egenbetaling kr kr kr. Økonomi familieophold Voksne Børn Pris i alt * kr kr. Tilskud fra organisation maksimalt kr kr. Egenbetaling kr kr. * Beboere på kontanthjælp eller med en indtægt, der ligner kontanthjælp, får tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Prisen for senioropholdet dækker en plads i et dobbeltværelse med bad og toilet samt alle måltider mv. Eneværelse kan tilkøbes. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til senioropholdet. Tilskud fra boligorganisationen Boligorganisationen kan tilkendegive ønske om at tilbyde et antal pladser til de to sommerophold gennem boligorganisationens tilskud. Tilskuddet er med til at finansiere: Transport, udflugter og foredrag m.v. 12/26

13 Boligorganisationens pris er maksimalt kr. pr. plads i 2019, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. Boligorganisationen betaler kun for faktisk benyttede pladser. Fordeling af pladser sikrer, at alle boligorganisationer, som har tildelt pladser, og som har ansøgere, der opfylder kriterierne, vil blive tildelt pladser. For familieopholdets vedkommende er Arbejdsmarkedets Feriefonds kriterier for udbetaling af tilskud, grundlaget for fordeling. For senioropholdet vil det være først-til mølle-princippet, der gælder, i tilfælde af overtegning. Det er KAB's administration, der endeligt fordeler alle pladserne, når ansøgningerne er indkommet. Det kan ikke forventes, at alle ønskede pladser anvendes, men KAB tilstræber en god fordeling under hensyntagen til alle boligorganisationer og kriterierne. I 2018 deltog to beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil kr. pr. plads samt anfører, hvor mange familiepladser og seniorpladser, de ønsker at kunne tilbyde. Organisationsbestyrelsen besluttede, at beboerne i TKB tilbydes 10 pladser á kr. pr. plads på KAB s sommerophold i Byggepartnerskab en ny udbuds- og samarbejdsform KAB arbejder hele tiden på, at forbedre kvaliteten i byggeriet og samtidig sikre, at boligorganisationen oplever bygherrerollen positivt. KAB har derfor igangsat en ny udbuds- og samarbejdsform, der er målrettet større renoveringsopgaver og nybyggeri. Samarbejdsformen har fået navnet Byggepartnerskabet. Hvad er Byggepartnerskabet På vegne af de KAB-administrerede boligorganisationer udbyder KAB en rammekontrakt på et Byggepartnerskab. Rammekontrakten er en fireårig aftale med mulighed for forlængelse i yderligere to år. Udbudspligten for projekter der gennemføres i regi af Byggepartnerskabet vil herefter være afløftet. 13/26

14 Byggepartnerskabet er baseret på, at entreprenør, rådgiver og bygherre danner et fælles projektteam. Projektteamet vil være gennemgående fra sag til sag i aftaleperioden, og dermed kan processer i renoveringsopgaver og nybyggeri løbende optimeres. Deltagelse og betaling KAB opfordrer alle boligorganisationer til at blive en del af Byggepartnerskabet. Ved at tilslutte sig Byggepartnerskabet, har man som boligorganisation mulighed for, men ikke pligt til, at gøre brug af den nye samarbejdsform på kommende projekter. Byggepartnerskabet bliver finansieret gennem et projekthonorar på kr. pr. projekt. Dette honorar erstatter de nuværende omkostninger ved et EU-udbud, der erfaringsmæssigt beløber sig til ca kr. pr. projekt. KAB forventer at kunne starte de første projekter i Byggepartnerskabet i 2. kvartal Bilag 6: Byggepartnerskab Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at boligorganisationen tilslutter sig KAB s Byggepartnerskab for en fireårig periode, med mulighed for forlængelse i to år. Organisationsbestyrelsen besluttede at tilslutte sig KAB s Byggepartnerskab for en fireårig periode med mulighed for forlængelse i to år. 15. Rammeaftaler for teknisk rådgivning De seneste 12 år har KAB stillet såkaldte rammeaftaler for teknisk rådgivning til rådighed for de boligorganisationer, som ønsker at være med i ordningen. Aftalerne kan benyttes i alle renoverings- og nybyggerisager, hvor der skal benyttes arkitekt-/ingeniørbistand. Aftalerne har en varighed på fire år, og de nuværende aftaler udløber med udgangen af Efter den gældende lovgivning skal langt de fleste rådgiveropgaver i udbud efter udbudsloven og de særlige almene bestemmelser. Denne udbudsforpligtelse løses nemmest, hurtigst og billigst ved at benytte en rammeaftale som beskrevet i bilaget. Der gennemføres et rammeudbud i efteråret 2018, hvor der udvælges fem-seks rådgivere inden for hver af de beskrevne fem kategorier af rådgivningsopgaver (se bilag). Som en ny kategori er tilføjet byggeledelse, sikkerhedskoordinering og arbejdsmiljøledelse. Udbuddet 14/26

15 gennemføres én gang og dækker over den næste fireårige periode. Udbudsudgifterne dækkes af, at hver deltagende boligorganisation betaler et éngangsbeløb på kr. inkl. moms. Når den enkelte byggesag skal have tildelt en rådgiver via ovennævnte miniudbud, koster det byggesagen kr. inkl. moms (2018-priser i prisblad). Et traditionelt gennemført udbud af teknisk rådgivning koster kr. og vil normalt tage fem-seks måneder. Det vil typisk være boligorganisationen, der afholder éngangsudgiften til rammeudbuddet, og den enkelte byggesag, der afholder udgiften til miniudbuddet. Forholdet til andre aftaler Som det er bestyrelsen bekendt, kører der også et udbud af det såkaldte byggepartnerskab. Der vil være en række sager, som vil blive løst inden for dette partnerskab, men der vil samtidig være en række andre sager, som ikke egner sig til dette. Og disse sager skal stadigvæk have valgt rådgivere i udbud, hvorfor byggepartnerskabet og rammeaftalerne for teknisk rådgivning supplerer hinanden. KAB anbefaler derfor, at boligorganisationen tilslutter sig ordningen, som herefter kan benyttes af alle afdelinger i boligorganisationen ved renoveringssager og af boligorganisationen ved nybyggeri. Rammeaftalerne vil kunne træde i kraft primo Bilag 7: Rammeaftaler for teknisk rådgivning Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter: - at tilmelde sig rammeaftaleordningen for den næste fireårige periode at der som konsekvens af ovennævnte beslutning bevilges et beløb på kr. til at dække andel af udbudsomkostningerne. Beløbet tages af selskabets arbejdskapital Organisationsbestyrelsen godkendte at tilmelde sig rammeaftaleordningen for den næste fireårige periode og bevilger et beløb på kr. til at dække andel af udbudsomkostningerne, og at beløbet tages af selskabets arbejdskapital. 15/26

16 Sager til orientering 16. Udlejningstal 2017 KAB udarbejder årligt en statistik. Nedenfor er de væsentligste tal trukket ud for TKB, og hvor det giver mening, sammenlignes med KAB-fællesskabet. Udlejninger 2017 for Tabellen viser hvor mange udlejninger, boligorganisationen har haft i 2017 fordelt på typer af boliger. Til sammenligning er tal for KAB (det lyseblå felt). Der har i 2017 i alt været kontrakter i KAB-fællesskabet. I har der i 2017 være 116 kontrakter. Familieboliger (%) Ældreboliger (%) Ungdom/Kollegier (%) Erhverv (%) Bilejemål (%) 7,3 8,9 0 15,5 0 38,2 0 10,5 6,4 9,8 Anvisninger Tabellen illustrerer, hvordan tildelingen af udlejede familieboliger har fordelt sig i perioden for boligorganisationen og KAB-fællesskabet (det lyseblå felt). År I alt Venteliste almindelig (%) Venteliste oprykning (%) Venteliste fleksibel (%) Andet* (%) Bytte (%) Kommunal anvisning ,4 40,7 29,2 0 18,1 0,9 7,3 8,3 4, ,2 11,9 52,6 35,6 0 17, ,2 4, , ,3 9,3 40,2 34,3 0 11,9 13,4 16,9 9,3 6,1 23,7 21,6 *(Andet + byfornyelse + særboliger + kombineret) (%) Fleksibel udlejning af almene familieboliger Fleksibel udlejning anvendes, hvor der er indgået aftaler mellem boligorganisationen og kommunen. Udlejningen efter de fleksible regler sker efter, at den pågældende bolig har været tilbudt til opnoterede på oprykningsventelisten. I afdeling Kastrupvænge er der indført fleksibel udlejning, så hver anden ledige bolig skal anvises til familier med mindst to børn Udlejninger i alt Fleksibel udlejning Fleksibel udlejning % /26

17 Billige boliger Antallet af almene familieboliger i KAB-fællesskabet til en husleje på maksimum kr. er faldet fra boliger i 2010 til boliger pr. 1. januar Det skal dog bemærkes, at tallet ikke er reguleret for den almindelige prisudvikling. For er der pr. 1. januar boliger til en husleje på maksimalt kr. Udsættelser I nedenstående tabel vises, hvor mange udsættelser, der har været i og samlet i KAB-fællesskabet (det lyseblå felt). År Antal boliger* Udsættelser restance i alt Heraf udsættelser fastholdt *(familie, ældre og ungdom) Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Status på separering af regnvand fra kloak, Allégården På mødet i organisationsbestyrelsen den 20. marts 2018 tiltrådte organisationsbestyrelsen et rammebeløb på kr. inkl. moms fra dispositionsfonden til videre rådgivning samt udarbejdelse af et idéoplæg på et LAR-projekt med videre henblik på præsentation for Tårnby Kommune/Tårnby Forsyning A/S og beboerdemokratiet. LAR = Lokal afledning af regnvand. Advokatfirmaet DELACOUR (Århus), og ingeniørfirmaet Hydro Systems ApS har bistået driftschefen i tekniske, juridiske og økonomiske spørgsmål. DELACOUR arbejdede i marts/april 2018 på at skrive en indstilling til VUDP, Vandsektorens Udviklings- og Demonstrationsprogram på vegne af TKB. en drejede sig om øko- 17/26

18 nomisk støtte til et LAR-projekt i Allégården. en skulle nås indenfor en deadline som lå 21 dage efter bestyrelsesmødet den 20. marts, nemlig den 10. april en krævede imidlertid, at Tårnby Forsyning skulle medunderskrive på indstillingen. Trine Vig Lauritsen fra Tårnby Forsyning A/S meddelte advokaten, at Tårnby Forsyning ikke ønskede dette. Sammenholdt med at Tårnby Forsyning på mødet med TKB den 6. december 2017 orienterede om, at man ikke kan tilbagebetale større rater af tilslutningsafgift for nuværende, har driftschefen valgt at indstille videre undersøgelser i forhold til LAR. Hverken DELACOUR eller Hydro Systems ApS har forlangt betaling for deres arbejde i sagen indtil nu. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager punktet til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Status på fjernvarmeaftale med Tårnby Forsyning for Allégården flere forsyningssteder På organisationsbestyrelsesmødet den 20. marts 2018 indstillede organisationsbestyrelsen, at der arbejdes videre med sagen om renovering af fjernvarmen i afdelingsbestyrelsen. Ingeniørfirmaet Danakon A/S har i samarbejde med Energi- og varmekonsulent Brian Kaarsberg, KAB kortlagt fjernvarmeanlæggets stand. Desværre er fjernvarmerørene i så kritisk forfatning, at der er stor risiko for brud og lækager på rørnettet samt på de interne rør. Det medfører forøgede driftsudgifter. Sammen har de udarbejdet tre løsningsforslag med tilhørende energiberegninger: Løsning 1 går ud på, at Allégården bibeholder det set-up man har på varmecentralen i dag og blot udskifter de fjernvarmerør som er opslidt. Løsning 1 Kr. Prisoverslag Årlig energi besparelse Årlig vedligeholdelsesbesparelse /26

19 Løsning 2 tager udgangspunkt i et nyt set-up for fjernvarmeforsyningen i Allégården, nemlig, at man ombygger Allégårdens boilerum, så de kan modtage fjernvarme direkte fra Tårnby Forsyning. Det resulterer i seks forsyningssteder, hvor der i dag kun er en. Derved kan man undvære/skrotte ca. 2 km forsyningsrør. Det rummer to fordele: a) Varmetab på fremløb minimeres b) Udskiftning af gamle forsyningsrør undgås. Løsning 2 Kr. Prisoverslag Årlig energibesparelse Årlig vedligeholdelsesbesparelse Løsning 3 er en ombygning af radiatoranlægget fra et-strengs til to-strengs (95 opgange). Løsning 3 Kr. Prisoverslag Årlig energibesparelse Danakon A/S og Brian Kaarsberg, KAB anbefaler en kombineret løsning, hvor Allégården vælger både løsning 2 og 3. Hovedparten af fjernvarmerørene, både de interne rør (mellem blokkene) og forsyningsrørene, vurderes til at være opbrugte. Videre drift må derfor forventes at være forbundet med store omkostninger til opgravning og lægning af nye rør, boringer og endelig strafafgift til Tårnby Forsyning for dårlig nedkøling. Ovenstående tre løsningsforslag er blevet præsenteret og gennemgået for afdelingsbestyrelsen i Allégården den 1. oktober Nyt møde med afdelingsbestyrelsen er under planlægning. Det tager sigte på i første omgang at prioritere de enkelte renoveringsbehov i Allégården. I næste omgang at orientere om og drøfte de forskellige renoveringshov med beboerne i Allégården, og i tredje eller fjerde omgang at indkalde til et besluttende afdelingsmøde om renoveringssagerne. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19/26

20 19. Status på Allégården renovering/nedrivning af Gården Samlingshuset ved Allégården blev undersøgt for miljøskadelige stoffer som led i en dialog om, hvordan huset skulle anvendes fremadrettet. Resultatet blev fremlagt på et organisationsbestyrelsesmøde den 20. marts Huset bærer tydelige spor af skimmelsvamp og påbegyndt forrådnelse i gulve, vægge og tag. Der er ligeledes sætningsskader, som skal oprettes ved efterfundering, og alle vinduer og døre bør udskiftes. På organisationsbestyrelsesmødet i marts blev det anbefalet at stoppe udlejning af Gården. Man kan vælge enten at renovere Gården eller nedrive den og genopføre et nyt samlingshus. For at belyse det til fulde er det nødvendigt at få rådgivere til at skitsere mulighederne. Tilstandsrapporten peger på, at en samlet renovering vil koste omkring 6,5 mio. kr. inkl. moms, mens en nedrivning og nyopførelse vil koste ca. 7,8 mio. kr. inkl. moms. En renovering/nyt samlingshus vil give huslejestigning. For at belyse mulighederne vil der være behov for et udlæg til rådgiverne på ca. 1,5 mio. kr. inkl. moms. Såfremt dette vedtages indfinansieres beløbet i byggesagen. Vi har bedt en rådgiver om at komme med deres forslag til, hvordan vi kan komme videre med Gården og samtidig etablere nogle midlertidige pavilloner på parkeringspladsen ud for ejendomskontoret. Såfremt det besluttes at arbejde videre med et nyt samlingshus, vil der oprettes en følgegruppe til projektet. Bilag 8: Projektnotat, Danakon Bilag 9: Screening for miljøfarlige stoffer, SBMI Det indstilles, at der arbejdes videre med et skitseforslag til et nyt samlingshus til Allégården. Det indstilles, organisationsbestyrelsen bevilliger 1,5 mio. kr. inkl. moms til brug for rådgivere fra dispositionsfonden, og at orienteringen i øvrigt tages til efterretning. 20/26

21 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede at arbejde videre med skitseforslag til nyt samlingshus - eventuelt fælles beboerhus for TKB. Organisationsbestyrelsen besluttede endvidere at bevilge 1,5 mio. kr. inkl. moms til brug for rådgivere fra dispositionsfonden. 20. Kloakrenovering i Allégården - status Med afsæt i beslutning på organisationsbestyrelsesmødet den 29. marts 2017, er der nu gennemført en kloakinspektion i Allégården. Inspektionen omfatter alle hovedledninger (fra brønd til brønd) og alle stikledninger (under jorden indtil blokkene). Inspektion er udført af firmaet Leif M Jensen A/S. Der er inspiceret 1803 ledningsstræk svarende til meter kloakledning. Det dækker over 38 boligblokke, 6 vaskerier, et beboerhus, 2 garageanlæg, en varmecentral samt en butiksbygning. Inspektionen havde 2 formål: 1. vurdere standen af kloakken 2. klarlægge behovet for renovering Hovedkonklusionen er, at langt størstedelen af Allégårdens kloakledninger, svarende til 86 % af de inspicerede kloakledninger, bør renoveres nu eller inden for de næste 5 år. Den røde del af figuren repræsenterer den andel af kloaknettet som bør renoveres nu. Danakon A/S vurderer, at udbedring af kloakken vil koste ca. 50,8 mio. kr. inkl. moms. Inspektionsrapportens hovedkonklusioner er på et møde den 1. oktober 2018 blevet præsenteret for afdelingsbestyrelsen. Nyt møde med afdelingsbestyrelsen er under planlægning. Det 21/26

22 tager sigte på i første omgang at vurdere behovet for kloakudbedring og prioritering i forhold til øvrige renoveringsbehov i Allégården. I næste omgang at drøfte de forskellige renoveringshov med beboerne, og i 3. eller 4. omgang indkalde til et besluttende afdelingsmøde om renoveringssagerne. Kloakken og øvrige renoveringsbehov vil også blive vurderet i forhold til finansieringsomkostninger, huslejekonsekvens og ikke mindst praktiske gener for beboerne mens arbejderne står på. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Effektiviseringsmål status Organisationsbestyrelsen opstillede på mødet den 29. august 2017 en række effektiviseringsmål for perioden Der gives på mødet en orientering fra administrationen om status for arbejdet med de opstillede effektiviseringsmål. Status fremgår endvidere af vedlagte oversigt - effektiviseringsmål Bilag 10: Effektiviseringsmål Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22/26

23 22. Nyt fra afdelingerne Fælles for alle tre afdelinger TKB s forsikringer har været i udbud og Gjensidige Forsikring har vundet. Resultatet er, at TKB varsles præmiestigning på 56 %. Thyges Gaard Helhedsplanen i Thyges Gaard er nu anmeldt til Landsbyggefonden, og der pågår drøftelser med Tårnby Kommune (Sekretariat- og Teknik Forvaltning) om boligsammenlægninger. Ny foreningsaftale med individuel betaling betyder, at der fra den 1. oktober 2018 leveres tv, internet og telefoni af selskabet Fibia P/S. Den ny foreningsaftale afløser aftalen med YouSee. Aftalen er uopsigelig i fire år. Omdannelse af det tidligere ejendomskontor i Thyges Gaard til almen bolig er en igangværende byggesag. Tårnby Kommune forlanger arkitekttegninger i en type og kvalitet, som ikke forefindes. Derfor har KAB, Center for byggeri engageret Pålsson Arkitekter A/S til at udarbejde nye tegninger, som opfylder kommunens krav. Tegningerne forventes færdige den 3. oktober Allégården På baggrund af kloakinspektion er der fremkommet en rapport som konkluderer, at Allégårdens kloaknet er i meget kritisk forfatning. Ny etape (12) individuel modernisering er sat i gang. Efterspørgslen på nye køkkener og bad er så stor, at næste etape (13) er under forberedelse. 5-års eftersyn af altanerne skal planmæssigt ske den 12. februar Der erfares problemer med afløb af vand fra altanerne, tilstopninger og overløb. Garagefacader, tage og porte er nyrenoverede. Kastrupvænge Den første af i alt fire faser vedrørende vinduesudskiftning i Thyges Gaard går i gang ca. medio oktober Aktiviteten er planlagt og budgetteret. Forventet varighed er fire år. I januar 2018 blev der foretaget 5-års eftersyn af tagfladen. Opfølgning på eftersynet forventes igangsat i nærmeste fremtid. Der skal følges op på forhold som især vedrører fugt og ventilation. Opfølgende arbejder forventes endelig afsluttet i januar /26

24 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Orientering om investeringsforeninger Politisk uro var igen den primære kilde til udsving på de globale aktiemarkeder i 3. kvartal Den handelspolitiske konflikt mellem USA og Kina gav udsving men også udviklingen i Italien. Renteniveauet i Danmark steg marginalt mens aktiemarkederne generelt leverede positive afkast med meget store regionale forskelle. De italienske politikere skabte usikkerhed i slutningen af september, efter udtalelser om at landet kan finde på at forlade euroen og i stedet løse sine gældsproblemer ved at genindføre sin egen valuta. Det er siden blevet talt ned af flere højtstående personer, men udtalelserne om et muligt euro-exit ser stadig ud til at lægge en dæmper på risikoappetitten. Den dæmpede risikovillighed har igen fået investorerne til at søge mod sikker havn. Generelt har afdelingerne haft en marginal positiv udvikling gennem 3. kvartal. Kursværdier Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 3. okt Værdiudvikling hele 2018 Værdiudvikling hele 2017 Danske Capital ,53 116,97 0,38 %-point +1,79 %-point SEB Invest ,35 119,46 0,94 %-point +3,05 %-point Nykredit Port ,08 122,05 0,80 %-point +2,63 %-point Historiske afkast og kursudvikling kan ikke betragtes som en garanti for fremtidig kursudvikling og afkast. Indskud i Investeringsforeningerne skal betragtes som en langsigtet investering. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24/26

25 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 24. Styringsdialog 2018 ( ) Forud for styringsdialogmøde med Tårnby Kommune er der udarbejdet en styringsrapport omfattende regnskabsåret Organisationsbestyrelsen godkendte styringsrapporten på mødet den 20. marts 2018, og den er efterfølgende tilsendt Tårnby Kommune. Tårnby Kommune har endnu ikke meddelt dato for mødets afholdelse. Mødet forventes afholdt i begyndelsen af Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede, at følgende emner skal på dagsordenen til næste dialogmøde: - Molokker LAR-projekt - Beplantning i Byparken og skel. 25. Næste møde samt planlægning af kommende møder 2019 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter datoer for kommende møder i TKB i Det blev aftalt at afholde følgende møder i 2019: Torsdag den 21. marts 2019 kl Organisationsbestyrelsesmøde. 25/26

26 Torsdag den 24. oktober 2019 kl Organisationsbestyrelsesmøde. Torsdag den 21. november 2019 kl Repræsentantskabsmøde. 26. Eventuelt Det blev drøftet, hvordan mødematerialet kan udsendes til organisationsbestyrelsesmedlemmerne. Enkelte medlemmer udtrykte ønske om at modtage materialet i papirform dette er ikke muligt. Det skal senere drøftes, om der er andre tekniske løsninger. På Prepare s hjemmeside kan der læses mere om, hvordan mødeværktøjet virker. Hjemmesiden kan tilgås via dette link: firstagenda/prepare 27. fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortrolighed. 26/26