Referat fra Bestyrelsesmøde I Afdelingsbestyrelsen Nørreby 19. oktober 2015, Timianhaven 5, 2630 Taastrup

Transkript

1 Referat fra Bestyrelsesmøde I Afdelingsbestyrelsen Nørreby 19. oktober 2015, Timianhaven 5, 2630 Taastrup Indkaldt af: Referent: Jesper Jesper og Lene Bestyrelsesmedlemmer: Suppleant: Ejendomskontoret: Afbud: Jesper, Flemming, Ove, Ulla og Lene. Isabella Michael Til jesper@noerreby.dk eller tlf.: ( flemming afbud arbejde). 01. Godkendelse af referater stk. referater: Godkendt. Referat Bestyrelsesmøde 19/ Ejendomsmesteren orienterer bestyrelsen: a. Udskiftning af rør status. b. Afsyring af varmtvandsbeholdere. c. Lukning af Cykelskure (status). d. Timianhaven 7 e. Vinduer og Døre. f. Grøn gennemgang g. Juletræer. h. Køkkener. i. Hobby Klub Vand. j. Hjertestartere Fælleshuse. 02. Ejendomsmesteren: a) Vanddørsudskiftning er næsten færdig, dog mangler der stadig nogle, hvor beboere ikke har sørget for at Ejendomskontoret har fået en nøgle. b) Afsyring af varmtvandsbeholdere, 1 dag i uge 44. fra kl Ejendomskontoret sender information ud til beboerne. c) Lukning af cykelskure. 4 i Klintehaven bliver senest i næste uge. d) Timianhaven 7. Skillevæg opsat, kaffemaskine + elkedel bestilt. e) Vinduer og døre. Philip (DAB) vil tage fat i firmaet vedr. dette. f) Grøn gennemgang i uge 46. g) Juletræer er bestilt, kommer så de er klar til den Til Torvet og Selskabslokalet. h) Juletræet bliver opsat, bliver stående, også ved udlejning til beboere. i) Michael har Aftalt møder med Vordingborg, HTH og Kvik. Lene vil gerne deltage. j) I Hobbbyklubben. Man kan ikke komme i kontakt med dem til medlemskab. Formanden vil ikke være officiel. Dette skal ændres. Rørføring til vand i kælderen er lidt mere problematisk end forventet, men bliver udført snarest. k) Hjertestartere Michael spørger om vi ikke skal undersøge pris på hjertestartere til fælleshuset Nørreby Torv. + den aflukkede gang. (I alt 2 stk.). Lene ringer til Falck for at få en udredning til beskrivelse på News. Har registringnumrene på Hjertestarterne. Snerlehaven 26, Timianhaven 9, Gyvelhaven 1. l) skal Michael ind og lave opmåling vedr. elektronisk flyttesyn. m) Hækklipning ved Snerlehaven og Akelejehaven (ud til busgaden), skal udføres, ejendomskontoret finder firma til at udføre dette. Hvem? Sender meddelelse ud til beboere om at de skal klippe indvendig, så det bliver ens. 03. Formanden siden sidst.

2 a. Klage status siden sidst. b. Havebreve. c. YouSee / Dansk Kabel TV orientering Status. d. Indsamling af gamle cykler. e. Husdyrs reglement status afdelingsbestyrelsen. f. Info TV g. Timianhaven 7 status. h. Vagtplan, kontoret. i. Trafik på cykelstierne. j. Hjertestarter kurser i forbindelse med vores abonnement hos Falck. k. Manglende udhæng over indgangsdøre. l. Status Akelejehaven, sandkasse og væg. m. Skur uden låseblik. n. Gadelys. o. Julearrangemet nedsættelse af udvalg. p. Budget seminar. q. Boligpolitisk Konferrence. a. Ingen klager fremkommet siden sidst. b. Ove og Jesper har skrevet 114 breve og fået ud i postkasserne vedr. hækhøjden som ikke var klippet ved gennemgang den 1.9. Hække/haver bliver defineret tydeligt ved hvert lejemål. Alle bliver lagt på Nørreby. dk. Så alle bliver gjort bekendt med hvad der er deres hække. c. YouSee Alle skal have et forlængerkabel. YouSee Ville have udført ændringetme i denne uge, Jesper har fået ændret datoen til uge 44. over 3 4 dage, der vil enten være signal i det ene, eller det andet stik. Har man aftale om flytning af stik, skal det skrives bag på anmeldelsen, og skrive det på fejlmelding. d. Indsamling af gamle cykler. Michael sender skrivelse rundt. Ejendomskontoret personale fjerner cykler, og opbevarer dem på genbrugsgården nogle måneder, ringer efterfølgende til politiet for at bede dem hente cyklerne. Dette igangsættes snarest. e. Husdyrreglement: Lene ikke udfærdiget endnu. f. Info-TV Ikke lavet endnu p.g.a. personlige vanskeligheder hos Deckers TV. (Scala InfoTv). Ove og Jesper har arbejdet med præsentationer. Jesper kan ikke få kontakt pr. tlf. men sørger for det senere. g. Jesper har aftalt at der skal sættes hylder op, Dennis har lovet at hjælpe med at sætte disse op, både i Nørreby Genbrugscentral,. Klubber og Patchwork. Michael sørger for skilte til samme. h. Vagtplan på kontoret. Bestyrelsen skal udfærdige denne i fællesskab. i. Michael tjekker, og taler efterfølgende med grundejerforeningen. Ellers må vi finde en anden løsning. I forsøg på at få fjernet det morads der er i vejen på Nørreby Alle. j. Hjertestartere: Michael arrangerer møde med Falck. Lene deltager, også vedr. kursus i hjertestart på Nørrebys abonnement hos Falck. k. Vedr. udhæng over døre, skal vi skal finde ud af hvor mange der ikke har udhæng, Ulla vil tjekke hvor mange? Michael finder en pris. Skal med på det kommende budget, hvis det er for dyrt. l. Beboer i Akelejehaven rykker for svar vedr. ønske om fjernelse af sandkasse ved væg. Michael sender mail, om at han sørger for at få den fjernet. m. Skur, som altid er åbent mangler beslag til at lukke. Michael tjekker og får det lavet. n. Michael meddeler at beboerne må ringe hvis udelyset ikke virker til ejendomskontoret. Og til Dong hvis det er deres lamper, kan fejlmeldes ved at ringe til Dong. Skal med som infomateriale på News, hjemmesiden og Infokanalen. o. Jul, Jesper har bestilt en julemand. Isabella foreslår at vi betaler hendes Gospelkor for at optræde. 3 deltager i udvalget for at finde ud af hvad der skal ske. Ilsbella Ulla og Jesper. På møde på torsdag kommer mange frivillige, Ulla forsøger at få flere frivillige med. p. Budgetseminar, melder senere. Ulla, Jesper og Ove, Lene melder ud hurtigst muligt. q. Boligpolitisk konference: Jesper, Ulla, Ove og Lene deltager. Jesper forsøger om Flemming kan komme med. 03. Formanden: 04. Husdyrs reglement opdatering (ny tovholder): 04. Husdyr. Lene påtog sig dette job og lovede det færdigt som forslag til afdelingsmødet. Nogen bemærkninger. Ikke lavet endnu. Til næste bestyrelsesmøde news Orientering news Lene sender de sidste krav i uge Automatforeningen:

3 06. Automatforeningen. Der er ikke underskud. Kører helt fint. 07. Computerklubben. (Ove giver en status). 07. Computerklubben. Ove har sendt opkrævning på kontingent, ingen har indbetalt. Har fået betaling kontant fra dem som møder op. 08. Omdelinger og opslag. Er der noget nyt Ulla: 08. Omdelinger og opslag: Ulla får det til at fungere, og indkalder frivillige når der skal omdeles. 09. Frivillighedsdag i D.A.B. 31/ Orientering Jesper Frivillighedsdag i D.A.B. Alle er meldt til. Bus fra Timianhaven kl. 07,00. Selskabet betaler for bussen, Køre sammen med Østerby. 10. Nye Køkkener. (Status). 10. Nye Køkkener. Se ovennævnte. 11. INFO TV + IT i fælleshuset. Orientering Michael, Ove og Jesper. 11. INFO TV + IT i fælleshuset. Trådløst internet er koblet til i fælleshuset. 2 stik. Stik i fælleshuset flyttes. Skal have lavet stik i seniorklubben. Kører fint i NDBK. 12. Forslag fra Lene: Bilag. 12. Forslag Lene. Præcisere haveareal: Jesper meddeler, at dette er på vej. Jesper og Ove er i gang med at indtegne haveareal, og beliggenhed på alle de lejlighedsplaner som har tilknyttet haver. Skilte på cykelstier: Bestyrelsen var enig om, at dette ikke ville hjælpe, i stedet kom der forslag om, at vi skriver om dette problem i vore interne nyhedsmedier. Opførelse af lille udhus: Lene frafalder forslaget. Lene udfærdiger en standardformular om overtagelse af ting ved fraflytning. Ligesom man hæfter for fjernelse ved fraflytning, og ny indflytning. Overtagelseserklæringen skal udleveres samtidig med flyttesynsrapporten. Udskifte låger til affaldscontainere: med låger der skal lukkes op med et håndtag (Lene har set dette i andre bebyggelser)- De nuværende låger, som skal skubbes/vippes med hånden, er utrolig ulækre og uhygiejniske, de er altid fedtede og klistrede, også ned ad bræddevæggen under lågen, fordi poserne ikke altid er lukkede før de smides ind. Endvidere kan man nemt få fingre og hænder i klemme. Alle medlemmer skal tjekke, og fotografere andre muligheder, Michael vil undersøge evt. priser og muligheder. 13. Hobbyklubben Status på køleskabe og frysere. 13. Hobbyklubben.: Formanden ønsker ikke at være officiel, det er vanskeligt for interesserede at blive tilmeldt, formanden har meddelt at de er i klubben på et bestemt tidspunkt hver 14. dag, for ny tilmelding, dette er dog ikke korrekt, da der ofte ikke er nogen i klubben på de omtalte dage. Dette skal ændres. Hvem tjekker? 14. Timianhaven 9 Byttecentralen + klublokale. 14. Timianhaven 9. Michael ejendomskontoret sørger for: Køleskab, skillevæg, og skabe med lås. Kaffemaskine. Elkedel, ligesom han indkøber en trækvogn til Genbrugscentralen. Klubben åbner, og starter med indsamling af effekter søndag den kl Patchworkklubben har p.g.a. interne hændelser måttet udsætte starttidspunktet. 15. Havesager + Nyt tiltag omkring hækhøjde dokumenter. V. Jesper og Ove 15. Havesager: Se ovenfor Jesper og Ove har Udfærdiget og fået omdelt breve til de beboere som ikke har klippet hækkene ned i 1,60 m. Såfremt beboerne ikke efterkommer denne regel, overgår sagen til DAB, som skal forfølge sagen til hækkene er klippet som vedtaget på afdelingsmøde i 2013.

4 17. Brev til beboerne om: Jesper Orienterer.) (Er der tilføjelser?) Der skal sendes et brev ud til beboerne som omhandler flere forskellige ting. Beboerne kan komme med respons, Jesper foreslår følgende: a) Interesserer det årlige afdelingsmøde dig? Har du evt. forslag til ja, eller nej? b) Dine forslag. Angives her: c) Kunne du tænke dig at stille op til afdelingsbestyrelsen? Det er frivilligt arbejde. d) Hvis ja, hvor mange timer om måneden vil du bruge? e) ville det være en ide at ændre dagen hvor afdelingen afholder sit årsmøde, eller skal vi fastholde mandag kl ? (x felt) f) Skal vi ændre tiden hvor vi afholder mødet og ikke kl ? g) Ville du komme hvis du kunne få dine børn passet? h) Ville det være smart med tilmelding til mødet? i) Kommer du med et eller flere forslag til mødet? j) Den installation YouSee netop har udført hos dig, kræver den et ekstra kabel, hvis ja, hvor mange m. skal det være? Beboer skal kunne vælge antal m i forhold til hvordan stikket er anbragt. k) Ønsker du en nøgle til dit nærmeste cykelskur.? Dem der har brug for en nøgle til det pågældende cykleskur kan få den udleveret af afdelingsbestyrelsen, på bestyrelsens mødedage, og tider for beboere, mod kvittering. Der udleveres et bestemt antal nøgler, da der er begrænset plads i cykelskurene. Efterfølgende kan man blive skrevet op til en nøgle, når der igen er ledig plads. l) Registrering af husdyr overgår også til afdelingsbestyrelsen fra ejendomskontoret. 18. Beboerbrev. Bestyrelsen er enig om at dette brev var en god ide. Jesper udfærdiger. 19. YouSee event / evaluering??? 19. Sig til folk, se bort fra hvad de sagde. Ring inden Pause 20. Pause 21. Opstart af IPads. 21. Opstart af IPads. Alle underskriver erklæring vedr. lån, samt betingelser for evt. køb/overtagelse. Skal graveres med TAB Nørreby, vedtaget af bestyrelsen. Lene vil gerne aflevere og hente. Forsøge at finde en mulighed for at få graveret medens hun venter. Pris for opstart kr. 600,- pris for hver enkelt IPad kr Klubber: Orientering ( Jesper). 22. Klubber: Hobbyklubben. Henrik Bo har arrangeret udflugt til hobbymesse Haveudvalg / grønt område 23. Haveudvalg / grønt område.. / Ulla Intet nyt fra Ulla, Jesper taler med Inge. 24. Isabella: forslag veninde. 24. Isabella spurgte om vi havde mulighed for at hjælpe hendes veninde som var i bolignød, hun var meget interesseret i området og klubberne. Jesper svarede, at, selv om vi kunne hjælpe hende, ville det være meget problematisk at gå ind i en sådan situation, da der så ville være mange andre der ville trænge sig voldsomt på. Michael forklarede at vi intet kunne gøre, der var faste retningslinjer for ventelisterne, som ikke kunne overskrides. Lene tilkendegav samme. 25. Ansøgning til Grundejerforeningen. 25. Ansøgning. Jesper har haft en samtale med Benny (formanden for grundejerforeningen) om at få fjernet det uhensigtsmæssige morads på Nørreby alle. Det skal ske inden næste møde idet der skal fuldt asfalteres næste år. Jesper laver ansøgning dat bestyrelsen gik ind for forslaget. Michael tager 2 punkter med. Til mødet i Grundejerforeningen. 26. ASG henvendelse om gardiner til ovenlysvinduer. Michael har ikke svar på dette endnu. 26. Michael undersøger muligheder for disse, dog er det vanskeligt at gå ind for bestyrelsen, idet der er flere forskellige størrelser på vinduerne Forslag, beboerne må selv klare dette, men vi kan sammen med vores forespørgsel foreslå et samlet indkøb, undersøge antal. Interesserede. 27. Strategi nye bestyrelsesmedlemmer. Vedtaget: Flemming, Lene og Jesper udarbejder en opgaveliste til Brug for rekrutteringi:

5 Mødedato for næste bestyrelsesmøde? 28. Næste bestyrelsesmøde den kl Eventuelt. 30. Intet fremkom under eventuelt