Referat af Bestyrelsesmødet i Nørreby bestyrelsen

Transkript

1 Referat af Bestyrelsesmødet i Nørreby bestyrelsen Referat Referent Susanne Frantzen

2 Deltagere fra bestyrelsen: Jesper, Lene, Ove, Carsten, Flemming, Henrik, Afbud: Andre deltagere: Referent: Ulla Michael Susanne Godkendelse af referat fra sidste møde: Gyvelhavens hegn: Vandmålere: Flytninger: Mesterseminar: Juletræ Juletræ Næste år. Referatet fra mødet 8. november 2016 godkendt Hegnene bliver sat op til foråret, og skal være færdiggjort senest. 1.maj 2017, og det er alle hegn hele vejen ned af Gyvelhaven fra selskabslokalet/vaskeriet og ned til vendepladsen. Når afregningen kommer, kan de der ikke selv kan aflæse deres vandmålerne henvende sig til ejendomskontoret, der vil være behjælpelige med at foretage aflæsning sammen med beboerne. Der forventes ikke ret mange henvendelser, og nok mest fra de beboere der har vandmålerne siddende bag spejlet på badeværelset. Jesper tager kontakt til Minol for at høre nærmere om hvordan aflæsningen i øvrigt foregår. Michael kunne fortælle at der kun har været 2 fraflytninger fra Nørreby i december Weekend seminar, Michael synes det var et godt seminar, og fik nye kontakter til andre ejendomsmestre. Et godt og positivt arrangement fra DAB. Det første juletræ blev byttet, da det første var af dårlig kvalitet, der er sat nye holdere ned, så juletræet står stabilt nu. Michael foreslog, at der skal plantes et fast grantræ, og samtidigt få fjernet og løftet nogle fliser, så der kan lægges strøm ned. Det blev diskuteret hvorvidt det er en ide der skal arbejdes videre med. Det nuværende træ koster ca kr. Michael vil undersøge hvad det koster med et fast træ, og derefter tages der beslutning ud fra dette, samtidigt skal der også i overvejelserne tages 1

3 hensyn til en eventuel fremtidig renovering af Nørreby Torv. Jesper foreslog et juletræ i metal med lys. Flagstangen ved kontoret (Henrik) Michael kigger på snoren på flagstangen, da den larmer i blæsevejr. Formanden Repræsentantskabsmøde: TAB (selskabsbestyrelsen). Grundejerforeningen: Nøgler til bestyrelseslokale: Endeligt budget. Jesper blev genvalgt til TAB, efter konstituering, blev han næstformand. Jesper tilmelder sig et kursus for selskabsbestyrelser i BL. (TAB betaler). Jesper blev valgt ind i Grundejerforeningens bestyrelse, efter at have været med i udvalget til ændring af vedtægter. Der tjekkes op på hvilke nøgler der er udleveret, alle tilstedeværende fik listen til gennemsyn og underskrift, Susanne står pt. Ikke på listen. Der er udfærdiget et underskriftsdokument af Ove, Hvor man kvitterer for de udleverede nøgler. Se bilag fra Jesper. Løbende udskiftning af hårde hvidevarer, er der afsat kr. Bilag fra Jesper pkt. 4 der er afsat kr. i år, resten stemmer. Jesper mener at de kr. der er sat af på budgettet til DAB landskabs afdeling, (grønt abonnement) skal fjernes, Lene spørger om vi ikke blot kan købe ydelser efterhånden, og angive hvilke ønsker vi har, og i hvilken beløbsramme. Jesper foreslog at beløbet bliver fjernet. Alle er enige i dette. Bestyrelsen vedtog at arbejde for en nedsættelse frem mod Se i øvrigt Jespers fremsendte materiale vedlagt mødeindkaldelsen. Fælleshuse. (se vedhæftede filer.) Jesper foreslog. at der laves en mappe, med anvisning og nøgle, der udleveres ved udlejning af lokaler med retningslinjer, af hvad der skal være i lokalerne og hvad der skal ordnes når nøglerne afleveres til ejendomskontoret. En ejendomsfunktionær foretager med det samme, sammen med lejeren syn af lokaler, køkken m.m., for at være sikker på at alt bliver afleveret i samme stand, som det blev modtaget, vi ønsker ingen fejl og 2

4 mangler aflevering. Fremover kan der ikke længere afleveres nøgler i postkassen ved ejendomskontoret. Lene foreslog, at der også skal være en mappe i køkkenet, så lejerne selv kan tjekke hvad der skal rengøres, m.m. Det blev vedtaget at købe mapper til reglerne og nøgler til udlevering ved leje af lokalerne. Snerlehaven: Discountudgaven, Jesper laver guiderne, stikkontakten er bragt i orden, køleskab, komfur er ved at blive bragt i orden. Musikanlæg skal findes til lokalet lokalet Michael købes en ny støvsuger til. Nyt skab sættes op, så rengøringsmidler m.m. kan lukkes inde. Ove har plakater liggende, der kan anvendes til pynt i lokalet, tager dem med, så bestyrelsen kan kigge på dem inden der hænges op. Rammer kan købes i Ikea. Nødudgangskilte skal markeres, og ikke ryger + at elektroniske cigaretter heller ikke må ryges indendørs skilte skal sættes op, i alle fælleshuse. Gyvelhaven: Alarmguide + brugsanvisninger til alle apparater Kaffekande mangler, Renè kommer med en. Defekt kontakt i køkkenet skal laves, køleskabet skal skiftes. Det ene skab der kan aflåses, skal anvendes til rengøring, Michael bestilles ny elkedel. Ejendomskontoret får bragt tingende i orden. Hjertestartere: Der tjekkes op på hjertestarter kassen på Nørreby Torv, der er ikke lys i den, så den kan være svær at finde, vi ved dog ikke om der skal være lys i kassen, Michael tjekker på om der er noget der ikke virker, og får bragt dem i orden, der ikke er lys i på nuværende tidspunkt. Status havebreve. Plan på kontoret. Rykkerbreve er ikke udsendt, Ove har skrevet brevene, men ikke delt ud, hvilket kan give beboerne det indtryk, at der ikke sker noget når reglerne ikke overholdes. Der blev talt om, at alle skal vide hvor tingene bliver lagt, så alle kan vide hvor det ligger. Dueslagene skal skiftes ud, så der bliver 2 bakker til hver. 3

5 Ove skal fremover også sende besked eller ringe, til dem der har med sager at gøre? TAB-Torstorp / info fra klubberne mangler, på Info kanal og hjemmeside Lørdagsjazz / kort info fra Ove. Klubberne skal opfordres til, at få lagt på hvad der er af arrangementer tidspunkter m.m. så alle kan se hvad der sker kommer Zeebras og spiller kommer Majken og Fjeldtetten og spiller. Ove har spurgt i Føtex, omkring smørrebrød, hvor vi selv skal hente det, det kræver blot at en med bil vil hente smørrebrødet. Ove sørger, for at plakater og invitationer er klar lige efter nytår, og at der findes frivillige til at hjælpe med arrangementerne. Jesper køber nu Svaneke bryg, og køber ikke længere Krenkerup, til NDBK, da vi skal aftage 50 kasser, hvilket er rimelig meget øl der skal indkøbes, derfor er der skiftet mærke. Ølsmagning efter nytår. Arrangement i NDBK. Planlægges af dem selv. Hjemmeside / status opdatering Musse (DAB landskabs afd.) forslag, hvad skal vi bede hende ændre, og få tilbud på, i forhold til vores opgraderede budget. Hjemmesidens opdatering går videre som planlagt. Susanne, Henrik, Ove og Jesper er godt med. Multibanen budget 18/19 den koster Da dette projekt er ret dyrt, (kr ). skal det fremføres for beboerne et afdelingsmøde, endvidere må vi påregne en afstemning af beboerne i Nørreby, før start på etablering. (Bliver ikke i det kommende budgetår). Lene foreslog, at man kunne tale sammen med de øvrige byer, og evt. placere en multibane, om eventuel placeres på det fælles grønne område, Flemming foreslog, at man måske eventuelt kunne dele multibanen op i flere dele, og med lokation forskellige steder i Nørreby, så den ikke tager så meget plads, da vi ikke har de store pladser. Cykelbanen kan eventuel ligge i det ene hjørne i Klintehaven. Vi har allerede en basket boldbane i Snerlehaven, der blot skal have et nyt net. Jesper orienterer evt. om planer for Multibanen på afdelingsmødet, Musse skal komme med nogle priser og planer, på de ting vi ønsker at etablere i 4

6 området i det kommende budgetår, bl.a. plan og mål på cykelbanen. Det blev foreslået at invitere Musse ud og forelægge hende vores budget, og samtidigt få plantet nogle blomsterne rundt om i bebyggelsen. Der kunne f.eks. plantes op ad skurerne, og alt anden beplantning fjernes af ejendomskontoret for at undgå rotter m.m. Vi viser det som forslag i næste budgetår, på afdelingsmødet i januar som evt. NØVS + middag for de frivillige fra loppemarkedet. Afholdes i 28. januar 2017 i fælleshuset i Snerlehaven, der er penge til det på budgettet fra loppemarkedet. Byerne har betalt til loppemarkedet følgende beløb Vesterby kr. Nørreby- Østerby kr. fra hver by. Sønderby lagde telte til, og ellers ingen penge. Birgit Andersen vil gerne lave mad. Fastsættelse af frivillighedsdags dato + arrangement. Vi talte om det i bestyrelsen sidste år, så nu skal vi have aftalt en dato, med en snak om at få flere frivillige til små opgaver af f.eks. 2 timers varighed. Jesper finder en der kan komme og holde et foredrag, invitationen gælder alle frivillige i Nørreby, det er aftalt at det afholdes lørdag 18. marts 2017 kl Lene indhenter tilbud på forplejning hos Greenesminde. Fastsættelse af klubdag i Nørreby. Evaluering julearrangement NEWS forløb, sideløbende med affaldssorteringsseddelen. Samarbejde i bestyrelsen. Der skal etableres en stand på loppemarkedet, hvor klubberne præsenterer sig selv overfor beboerne, også eventuel også i forbindelse med hvor man byder de nye beboere velkommen. Alle synes det var et fint arrangement Der blev talt om arbejdsfordeling og den store mængde arbejde Lene har i forbindelse med udgivelsen af bladet, det blev aftalt at Lene indkalder alle medlemmer til et møde 13. december 2016 efter at genbrugscentralen er lukket, så eventuelle misforståelser m.m. kan blive bragt ud af verden. Vi skal blive bedre til at snakke sammen, det er vigtigt, at vi taler sammen i stedet for bare at kontakter på må rundt i bestyrelsen. Jesper får mange opkald i forbindelse hermed, hvor det ville være nemmere og måske hurtigere at tage kontakt til et andet bestyrelsesmedlem. 5

7 Alle skal blive bedre til at svare på bl.a. vagtplanen så der er dækket ind på mandagsvagterne. Alt der sendes imellem bestyrelsesmedlemmerne sendes også cc til Jesper. Evt. Samarbejde med anden afd. fordele, budget og konsekvenser. Effektiv drift: I kan se på bestyrelsesportalen hvad Der blev talt om at ejendomsfunktionærerne kunne arbejde på tværs af de involverede afdelinger, så man på denne måde bedre kunne udnytte deres kompetencer. Derved kan der spares på køb af fremmed arbejde. Endvidere talte bestyrelsen om, at ændre antal dage, hvor der er åbent på ejendomskontorerne. Dette er blot et oplæg til effektiv drift. Michael har lavet og afleveret en driftsplan over deres arbejdsopgaver, dog er der ikke kommet timeantal på arbejdsopgaverne, hvilket vil ske snart. Vi skal have optimeret funktionærernes arbejde, så de f.eks. også får kontrolleret, at et stykke arbejde der er tilendebragt, også er i orden når vi har haft håndværkere på udefra. Det er desværre sket at disse håndværkere måtte komme igen på reklamation, hvilket koster tid for ejendomskontoret. Der er blevet afholdt et møde om evt. samarbejde på tværs af afdelinger. Jf. notat af 5. december 2016, hvor Jesper Therkildsen formand TAB Nørreby deltog i mødet med Michael Vegeberg, ejendomsmester TAB Nørreby og Philip Lauritzen DAB. Bestyrelsen tog notatet til efterretning. Der var bred enighed om at fortsætte planerne om samarbejde på tværs af afdelinger. De nye åbningstider på ejendomskontoret / matrielgården iværksættelse af åbning. Grøn tiltag i Nørreby, nedsættelse af udvalg. Åbningen af materielgården og ejendomskontoret fastholdes med start 1. januar Beboerne vil kunne låne en nøgle på ejendomskontoret. Første tiltag bliver at skifte pærer til LED, vi kan nedsætte regningen til 1/5 del af regningen, det er en lang proces. Solenergi kan betale sig og betaler sig hjem i løbet af 10 år. Henrik, Flemming, Ove og Jesper deltager i udvalget. 6

8 Orientering om Fælles server / for bestyrelsen i Nørreby, betydeligt større end drop Box. Der er lavet 1 server til fælles brug i Nørreby, alle bestyrelsesmedlemmer kan få et login, således at bestyrelsen kan gemme og til alle dokumenter som arbejdes med. Tildeling af shares, vil ske efter afdelingsmødet. Eventuelt: Nøgler: Lene rengøringsmidler: Mærkater til trailer Henrik: Ejendomskontoret har listen over hvor mange nøgler der er udleveret til NDBK, Michael afleverer listen til Flemming. Lene blev kontaktet af Miljø- og Energicentret, og har undersøgt markedet for miljøvenlige rengøringsmidler, og måske kan man få René til at stå for, at fylder små genbrugsvenlige flasker med midlerne i forbindelse med udlejning af fælleshusene. Lene har også undersøgt mulighederne for at få automatiske papirservietholdere, da de er mere hygiejniske end de nuværende. Bestyrelsen indstilling er vi beholder nuværende servietholdere, men er åbne overfor nye muligheder. Det vil være fornuftigt at få andre sæbeholdere og håndsprit op på samtlige toiletter/vaske. Næste bestyrelsesmøde dato 4. januar 2017 Ove har fået lavet skilte vedrørende regler for hvor længe en trailer må holde på P-pladserne, og Henrik har fået dem udleveret, og vil sætte på de aktuelle trailere. 7