1. Velkomst og præsentation Frede byder velkommen til Johnny og Carsten.

Transkript

1 145 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 4. januar 2012 Start kl , slut kl Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Tina Holm, Søren Andersen, Iver Eriksen, Palle Christensen, og Lotte Bang. Lone Vammen er sygemeldt og Gitte Vinther er med i stedet for, Lone Vammen har valgt at udtræde og der bliver valgt en ny inden næste møde. Christian Vestergaard og Eigil Stausholm var fraværende. Dagsorden: 1. Velkomst og præsentation 2. Orientering fra beboerrådgiverne Carsten Borup Kristensen og Johnny Nielsen deltager Spisning 3. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde 4. Strategiplan for håndværker afdelingen 5. Evaluering af bestyrelsesmøder 6. Gavepolitik et ønske fra VN om at revurdere politikken omkring 25 års jubilæum og ændre det fra en gave til omkring kr til en månedsløn som Østparken havde inden sammenlægningen. 7. Fusion fortsættelse af due diligence 8. Dato og forslag til emner til næste møde 9. Eventuelt 10. Resume af beslutninger 1. Velkomst og præsentation Frede byder velkommen til Johnny og Carsten. 2. Orientering fra beboerrådgiverne Carsten orienterer at han arbejder primært med klagesager, både officielle og uofficielle. Støj fylder mest i mængde, men de sociale sager fylder tidsmæssigt mere. Har haft enkelte sager i Limfjorden. Stigning i de uofficielle klagesager, hvor lejere henvender sig direkte. Beboere eller ejendomsfunktionærer henvender sig om sociale sager i stedet for at henvende sig til psykiatrien, politiet eller andre sociale instanser. Han tager kontakten til læge, familie eller andre for at søge løsninger. Aktiviteter for beboere specielt i afdeling 5 og 6, men håber på mere aktivitet i afdeling 1 og 3. Restancesager, hvor vi har flere og flere der ikke betaler deres husleje. Han tager fat i dem inden de bliver smidt ud af lejligheden. Palle Christensen spørger, hvor mange rykkere der bliver sendt ud pr. måned. Gitte V er lidt usikker men undersøger og vender tilbage. Johnny Nielsen orienterer om at hans arbejde primært er opdelt

2 146 i to, den ene side socialvicevært og beboeraktiviteter. Dels som opsøgende arbejde, men mere og mere hvor beboerne mere og mere opsøger ham. Arbejdsfeltet er opdelt i rækkehuse i Store Tingbakke og beton etage byggeri i Lille Tingbakke. Mange problemstillinger og tæt kontakt med flere offentlige instanser som misbrugscentret, politiet, kriminalforsorgen, psykiatrien, læge og sygehus samt andre sociale myndigheder. Klagesager fylder en del, i stigende grad de uofficielle. I mindre omfang huslejerestancer, men forventer mere. Han har bistået afdelingsdemokratiet i bestyrelsesarbejdet. Det ser ud til at de har fået valgt nogle gode aktive bestyrelsesmedlemmer i Lille Tingbakke. Ved aktiviteter består hans arbejde i at bistå til at stander folk til at hjælpe med aktiviteter så de kan blive selvkørende ved egen kraft. Eksempler på beboerdrevne aktiviteter: Netcafe i Lille Tingbakke, hvor der er ca. 7 børn og unge Værksted til at reparere cykler m.v. Banko Store Tingbakke og nu også i Lille Tingbakke Filmklub målrettet børn Store Tingbakke Lektiecafe starter op igen. De er begge med i en Erfa gruppe med ene af mandlige deltagere fra andre boligorganisationer i bl.a. Svenstrup og Skelagergårdene. 3. Godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde Palle spørger hvorfor der ikke er direktionsrapport på dagsordnen. På sidste møde blev Lotte Bang pålagt ikke at udarbejde den og holde juleferie. Dagsorden er godkendt Palle syntes det er kedeligt at holde lukkedage op til jul og nytår. Søren Andersen orientere om at det er en beslutning der er truffet på demokratiskvis og hvis det skal diskuteres igen skal det punkt på dagsordnen på et kommende møde. Gitte Vinther syntes ikke det var fair at Lotte Bang skulle passe telefonen, hun har også brug for ferie. Vi har ingen klager fra beboere om at vi holdt lukket. Palle gav bare sin mening til kende og syntes det var godt at telefonen var åben trods beslutningen. Søren er ikke tilfreds med at beslutninger truffet på

3 147 bestyrelsesmødet ikke respekteres. Lotte Bang pointerede at Palle på ingen måde havde pålagt at telefonen skulle være åben, han tilkende gav bare at han var enig med Christian Vestergaard. Lotte Bang spurgte om han ville være tilfreds med at telefonen var åben og tilbød selv at tage den. Lotte Bang lavede en statistik over samtalerne: Telefoner den 23/ I alt 17 8 Tilbud og venteliste 2 Vaskekort og vaskeri 1 Husleje 1 Fraflytter opgørelse 1 Toilet uden vand 1 Garanti byggeri 1 Sælger 1 Afdelingsbestyrelsesmedlem 1 Tv pakker Telefoner den 30/ I alt 24 7 Tilbud og venteliste 1 Vaskekort og vaskeri 6 Husleje og rykkere 1 Opsigelse 2 Fraflytter opgørelse 1 Vasketøj 3 Helhedsplan og renoveringer 2 Klager over larm og trusler 1 Andet Reelt var der en samtale den 23. december 2011 hvor en lejer ikke havde vand i toilettet som var vigtig. Hun kunne dog ringe til varmemesteren. Der var også en den 30. december 2011 som var vigtig, hvor en lejer var blevet truet af en anden lejer. Øvrige opkald kunne sagtens vente til henholdsvis den 27. december 2011 eller 2. januar Rettelse til fremtidige indkaldelser til bestyrelsesmøder. Der skal fremgå at det er organisationsbestyrelsesmøder for at undgå misforståelser. Godkendelse af referater fra den 6. december 2012 Bemærkninger til referatet Punkt 3 tilføjes da der med den nuværende konstellation i håndværkerafdelingen med autorisation på el-arbejdet. 4. Strategiplan for håndværkerafdelingen Godkendt med den rettelse En af Søren Brobak Røges første opgaver er at tage fat i håndværkerafdelingen. Han er p.t. i gang med at se på timer og effektivitet for den samlede håndværkerafdeling, derefter på enkelte medarbejdere for at få et overblik over hvordan det ser

4 148 ud for derefter at se på økonomien. Han tænker måske at afdelingerne skal købe varer direkte i stedet for gennem håndværkerafdelingen og at de får det bragt i stedet for at bruge tid på at hente det. Så mister håndværkerafdelingen indtægter i fortjeneste, til gengæld sparer afdelingen både fortjeneste og timelønnen for håndværkeren. Han er også i gang med at se på indkøbsaftaler med leverandører om vi får fornuftige priser og har indkaldt til møde. EMO (energi mærknings ordningen) har været i udbud. Moe og Brødsgaard har vundet opgaven. Søren B. Røge følger arbejdet og er koordinerende mellem dem og ejendomsfunktionærerne. 5. Evaluering af bestyrelsesmøder Se skema vedlagt Evalueringen gav ikke anledning til ændringer i mødepolitikken eller forretningsordnen. Ipad til alle bestyrelsesmedlemmer som et arbejdsredskab - på som et punkt på dagsordnen på næste møde. 6. Gavepolitik Der et ønske fra VN om at revurdere politikken omkring 25 års jubilæum og ændre det fra en gave til omkring kr til en månedsløn som Østparken havde inden sammenlægningen. Frede spørger om ikke der kan vælges mellem en reception eller en gave. Nej ifølge politikken er det kun ledende medarbejdere der kan vælge en reception. Søren mener at huske at gavepolitikken og personalepolitikken blev holdt om mod hinanden da vi diskuterede det på tidligere møde. Vi gav lidt på Sundhedsforsikring til alle medarbejdere i Vivabolig og tog lidt på gavepolitikken. Søren mener vi kan få mere motiverende arbejdskraft ud af øvrige lønkroner end af et jubilæumsgratiale. Der skal hellere tænkes mere bredt. Omvendt siger Gitte at der ikke længere er så mange der opnår 25 års jubilæum. Iver mener ikke det er smart at ændre en politik frem og tilbage, i øvrigt har der i perioden været 25 års jubilæer. Hvad så med dem?

5 149 Tina og Palle tilsluttede sig til Sørens argument om at der hellere skal tænkes bredere. 7. Fusion fortsættelse af due diligence Økonomiske oversigter over egenkapitalerne for Østparken og Limfjorden blev udleveret og kort gennemgået. Essensen af opgørelserne er at Østparken tidligere har haft mange flere penge pr. lejemålsenhed end Limfjorden, men allerede i prognosen for 2011/2012 er det udlignet så der helt frem til 2017/18 blot er få tusinde kr. pr. lejemålsenhed i forskel. Årsagen er at Limfjorden har en boligmasse der er noget nyere end Østparkens og dermed får de også flere afviklede prioritetsydelser ind i de kommende år. Vi fastholder politikken som oprindelig med en gave på kr ved 25 års jubilæum. Der er i prognosen ikke taget højde for at der er lån der udløber i 2013/2018, men der er taget hensyn til de tilskud der er udlovet til helhedsplaner, nybyggerier og renoveringsarbejder m.v. Prognosen indarbejdes i due diligence. 8. Dato og forslag til emner til næste møde Dato for næste møde: Limfjorden har 1 beboermøder samme aften, hvor organisationsbestyrelsen er blevet ansvarlig afdelingsbestyrelse da de er gået. Næste møde torsdag Den 2. februar kl. 17 Punkter til næste møde: Driftsafdelingen deltager og har et oplæg til overordnet tilstandsvurdering til due diligence og strategi til håndværkerafdelingen. Punkter til kommende møder: Fællesmøde bestyrelse og personale Reklamer tænk ud af boxen 9. Eventuelt Frede opfordrer til at tilmelde sig foredraget den 19. januar Resume af beslutninger Indkaldelse tilrettes med organisationsbestyrelsesmøde Ændring af referat IPad til alle bestyrelsesmedlemmer punkt på næste møde Gavepolitikken ændres ikke Dato næste møde 6. febuar 2012, med driftsafdelingen som

6 150 gæster Reklamer på som et punkt på et kommende møde. Lotte Bang Referent Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Søren Andersen Konstitueret Formand Eigil Stausholm Tina Holm Iver Eriksen Palle Christensen