Referat af NSU Årsmøde

Transkript

1 Referat af NSU Årsmøde Lørdag den 26. april 2014, Voksenkollen, Norge 1. Åbning af mødet v/ formand Morten Meng Formand Morten Meng åbnede mødet og bød alle velkommen til Norge og til NSU s årsmøde Han gav herefter ordet til Marie Nicolaisen, der præsenterede værtsorganisationen Noregs Ungdomslag (NU). 2. Konstatering af stemmeberettigede Årsmødets deltagere præsenterede sig i en kort præsentationsrunde med navn og organisation. Der var ialt 22 deltagere til årsmødet, hvoraf 20 deltagere var stemmeberettigede. Stemmeberettigede deltagere på årsmødet: Hjørdis Gaard (FUR) Erhard Petersen (FUR) Jørgen Nilsson (UMFI) Gunnar Gunnarsson (UMFI) Frode Aleksander Rismyhr (Frilynt Norge) Agnete Børresen (NBU) Martha Krog (NBU) Sølvi Egner-Kaupang (4H Norge) Marie Nicolaisen (NU) Åshild Melde Nordås (NU) Lovisa Andersson (Sveriges 4H) Britta Sandahl (JUF) Petra Ingo (Finlands svenske 4H) Pia Nurmio-Peräla (Finlands svenske 4H) - ankom senere Kim Mühlhausen (SdU) Nina Pedersen Amdneh (DGI Østjylland) Carsten Kronborg Andersen (Danske 4H) Svend Nygaard (LU) Ann Rendbæk (LU) Morten Meng (NSU) 3. Valg af mødeledere, sekretær samt to referatjusterere Morten Meng kom med følgende forslag til valg af: Mødeledere: Jørgen Nilsson (UMFI) Sølvi Egner-Kaupang (4H Norge) 1

2 Sekretær: Hanne Müller (NSU) Referatjustere: Nina Pedersen Amdneh (DGI Østjylland) Ann Rendbæk (LandboUngdom) Alle forslagene blev godkendt af årsmødet. 4. Konstatering af mødets gyldighed og beslutningsdygtighed Mødelederne konstaterede, at mødet var gyldigt. Ifølge NSU s stadgar skal årsmødet indkaldes senest tre måneder før mødets afholdelse dvs. senest den 26. januar Mødeindkaldelsen blev udsendt den 21. januar Årsmødet blev ligeledes erklæret beslutningsdygtigt, idet 13 ud af 15 medlemsorganisationer var tilstede fra alle nordiske lande og selvstyreområder undtagen Grønland. Beslutnings-dygtighed kræver ifølge NSU s stadgar, at mindst halvdelen af medlemsorganisationerne fra mindst fire lande er repræsenteret på årsmødet. 5. Godkendelse af årsmødets dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden tilføjelser. 6. Formandens beretning og efterfølgende diskussion Morten Meng præsenterede sin formandsberetning for perioden på baggrund af NSU s Virksomhedsrapport I sin beretning lagde han især vægt på forretnings-udvalgets prioritetsområder i den forgangne arbejdsperiode og de mange flotte aktiviteter, der er blevet afholdt. Især Nordatlanten har stået stærkt med nordiske ungdomsuger på Grønland (2012) og Island (2013), og der er blevet arbejdet intenst med fysisk aktivitet og sundhed på både lederskolen og ungdomsugen i 2013 med inspiration fra den paneuropæiske MOVE Week. Han fremhævede også den banebrydende Nordic Youth Innovation Camp og konference i 2012, der skabte stor appetit i NSU for øget kontakt og samarbejde med andre nordiske organisationer. Aktiv opsøgning af nye kontakter og partnere har især fyldt meget i Forretningsudvalgets arbejde i Endelig berørte han den debat om NSU s vedtægter, der opstod i kølvandet på indstillingerne til formandsposten, og påpågede i lyset af denne det ønskelige i en opdatering af NSU s vedtægter frem mod NSU s næste årsmøde i Regnskab, revisorernes beretning samt beslutning om styrelsens ansvarsfrihed Generalsekretær Hanne Müller gennemgik regnskaberne for 2012 og 2013 baseret på årsrapporterne fra den eksterne revisor, Grant Thorton i København. I sin præsentation gennemgik hun indtægts- og udgiftsposter og rettede især fokus på steder med afvigelser, enten positive eller negative, mellem regnskab og budget. Beretningen fra NSU s interne revisor, Uwe Prühs (SdU), var ikke blevet færdiggjort til årsmødet pga. personlige omstændigheder. Men Uwe Prühs har lovet at færdiggøre den til efterårets styremøde og det ekstraordninære årsmøde, der vil blive afholdt i forbindelse hermed. 2

3 Regnskaberne for 2012 og 2013 blev godkendt på baggrund af den eksterne revisors beretning, og årsmødet gav styrelsen ansvarsfrihed. 8. Godkendelse af Arbejdsprogram for og diskussion heraf Frode Rismyhr gennemgik på vegne af Forretningsudvalget hovedpunkterne i det udsendte udkast til arbejdsprogram for Derefter gav årsmødedeltagerne feedback til arbejdsprogrammet via en fish bowl diskussion (se noter herfra sidst i referatet). På baggrund af denne blev der stillet en række konkrete ændringsforslag til arbejdsprogrammet: - At Forretningsudvalget får til opgave at komme med et udspil til aktuelle vedtægter (tidssvarende) og viderebehandle dette sammen med nogle styremedlemmer via Skype før det præsenteres til høstmødet i styret. - Til delmål 1 nr. 3: tilføje konkrete handlingsplaner for hvad FU, styremedlemmer, medlemsorganisationer og andre skal gøre - Nyt punkt: Forretningsudvalget skal udfærdige forventninger og krav til styregruppens medlemmer - Styret nedsætter et organisationsudvalg med følgende opgaver: o Gennemgang og eventuel modernisering af vedtægter og formål o Kortlægning og præsentation af eksterne og interne strukturer i Norden, både på tværs af og i det enkelte land o Se på styrestrukturer og organisering av NSU s virksomhed - Facebook med undergrupper som kommunikationsform - Ændre styremødeformen ved: 1. at minimere orientering af det som er udsendt på forhånd, 2. ved at bruge diverse former for diskussionsformer på årsmøderne og 3. ved at vælge fremadrettede fokusemner, som resulterer i idékataloger og anbefalinger i møderne - Opdatere vedtægterne - Formulere kort og præcist en mission og vision - Diskussionsemne: skal NSU have en frontrolle eller følgerolle i forhold til andre lignende samarbejdsorganisationer Forretningsudvalget indkorporerede disse forslag i en revideret udgave af arbejdsprogrammet Mens forretningsudvalget arbejdede med de indkomne ændringsforslag til arbejdsprogrammet blev formandskandidaten Pia Nurmio-Peräla introduceret. Finlands Svenske 4H havde indstillet Pia Nurmio-Peräla som kandidat til formandsposten, og Petra Ingo (Finlands Svenske 4H) præsenterede hende for årsmødet. Pia Nurmio-Peräla præsenterede herefter sig selv med fokus på sine mål og visioner for det fremtidige arbejde i NSU. Forslag til fordeling af arrangøransvar for NSU-arrangementer for den kommende periode. I forhold til den arrangementsfordeling, som Forretningsudvalget havde udarbejdet blev der stillet forslag om, at værterne for temaseminaret byttes rundt og ligeledes værterne for ungdomsugen i 2015 og Ligeledes blev det foreslået, at NBU ikke skal medvirke til at arrangere 3

4 ungdomsugen i 2017 pga. aldersfordelingen hos deres medlemmer. Den endelige arrangementsfordeling endte således som nedenfor og blev vedtaget af årsmødet. NSU-arrangementer for Årsmøde NU - FiSv4H - Styremøde Sek Sek Sek Sek Temaseminar - DK 4H - FiSv4H Ungdomsuge NFU DGI Ø Sv 4H NU Nordisk lejr - FiSv4H - 4H NO Lederskole FUR NBU/ 4H NO SdU Sv4H Arbejdsprogrammet blev herefter vedtaget enstemmigt. 9. Fastsættelse af medlemskontingent Nuværende kontingentsatser: Medlemstal Kontingent Under Aktivitetsmedlemmer Fremover (med virkning fra 2014) foreslås følgende kontingentsatser: Medlemstal Kontingent Under Aktivitetsmedlemmer

5 Morten Meng præsenterede forretningsudvalgets forslag til nye kontingentsatser. Diskussion og kommentarer til satser for medlemskontingent: Spørgsmål fra Ann Rendbæk (LU) og Petra Ingo (Finlands svenske 4H), om hvordan de nye satser er blevet defineret. Baggrunden for forøgelsen er den finansielle situation NSU befinder sig i med reduceret organisationsstøtte og forhøjelse af prisen for sekretariatsbetjening hos ISCA. De nye satser er dels baseret på matematik (dvs. hvordan NSU s medlemsorganisationer fordeler sig på de forskellige kategorier af medlemstal) og dels en vurdering af, at de små medlemsorganisationer betaler relativt lidt i forhold til den rejserefusion de får udbetalt fra NSU. Forslaget til nye kontingentsatser blev vedtaget. 10. Godkendelse af budget for Morten Meng præsenterede kort Forretningsudvalgets budgetforslag for den kommende periode og understregede den udfordring, som NSU pt. står overfor i form af reduceret organisationsstøtte fra Nordbuk på den ene side og en forøgelse af prisen for sekretariatsbetjeningen hos ISCA, på den anden side. Denne situation indebærer en forventning om underskud i den kommende periode (se forretningsudvalgets budgetforslag nedenfor). Diskussion og kommentarer til budgetforslaget: Budgetforslaget afstedkom spørgsmål fra flere årsmødedeltagere, der påpegede, at vedvarende omend mindre - underskud hverken er ønskeligt eller holdbart på den lange bane. Årsmødet besluttede derfor, at Forretningsudvalget skal intensivere sit arbejde med at afklare, hvordan NSU kan øge sine indtægter og/eller reducere udgifterne og komme med et udspil på næstkommende styremøde. Årsmødet godkendte budgettet for 2014, mens diskussion af forretningsudvalgets nye budgetforslag for 2015 og 2016 vil finde sted ved det ekstraordinære årsmøde i forbindelse med efterårets styremøde. 5

6 Budgetforslag for Indtægter Kontingent NORDBUK organisationsstøtte Europa Kommissionen Anden støtte eller indtægter Renteindtægter Sum indtægter Udgifter Administration Sekretariat Styremøder/Årsmøder Forretningsudvalgsmøder Kontaktskabende arbejde Internet Bankgebyrer Andre udgifter Sum udgifter Resultat Behandling af indkomne forslag til vedtægtsændringer Ingen forslag. 12. Behandling af øvrige indkomne forslag Ingen forslag. 13. Valg af NSU-formand Herefter blev der afholdt formandsvalg med skriftlig afstemmning. Resultatet af formandsvalget blev følgende: Der blev afgivet 20 stemmer, der alle var gyldige: 19 stemmer for Pia Nurmio-Perälä og 1 blank stemme. NSU s nye formand eller forkvinde! - blev således Pia Nurmio-Perälä fra Finlands Svenske 4H. 6

7 14. Godkendelse af øvrige styrelsesmedlemmer og deres personlige suppleanter Medlemsorganisation Styrelsesmedlem Suppleant SdU Sven Wamser Kim Mühlhausen LU Ann Rendbæk Svend Nygaard 4H Danmark Carsten K. Andersen Tina Dyrholm DGI Østjylland Nina Pedersen Amdneh - NBU Martha Krog Sondre Klaseie NU Andreas Løken Marie Nicolaisen Frilynt Norge Frode A. Rismyhr NA 4H Norge Gustav Gunnerud Sølvi Egner-Kaupang Sveriges 4H Lovisa Andersson Patrik Fornedal JUF Daniel Larsson - FSU Tomas Järvinen Kim Östermann Finlands Sv 4H Petra Ingo Nora Palmujoki UMFI Helga Jóhannesdóttir Jørgen Nilsson Sorlak NA NA FUR Rói Poulsen Hjørdis Gaard 15. Valg af intern revisor samt suppleant for denne Efter at have bestridet posten som intern revisor gennem en længere årrække ønsker Uwe Prühs (SdU) ikke at genopstille. Medlemsorganisationerne bedes derfor om at overveje mulige kandidater til afløsning for Uwe Prühs. Ved efterårets ekstraordinære årsmøde vælges en ny intern revisor i forbindelse med fremlæggelse af den interne revisors beretning. 16. Behandling af evt. øvrige emner Nedsættelse af en valgkomite burde have været på dagsordenen, og årsmødet besluttede derfor at sætte dette emne på dagsordenen for det ekstraordinære årsmøde, som afholdes i forbindelse med efterårets styremøde den november i København. 17. Afslutning på mødet Frode Rismyhr (Frilynt Norge) holdt afskeds- og takketale for den afgående formand Morten Meng og overrakte ham en kurv med gode sager på vegne af styrelsen. Morten Meng takkede for den gode tid som formand og glædede sig til at følge med i NSU-arbejdet fra sidelinjen. De to mødeledere, Jørgen Nilsson (UMFI) og Sølvi Egner-Kaupang (4H Norge), takkede alle for et godt og produktivt årsmøde samt NU for godt værtsskab. 7

8 Referatet er gennemlæst og godkendt af Jørgen Nilsson (UMFI), mødeleder Sølvi Egner-Kaupang (4H Norge), mødeleder Ann Rendbæk (LU), referatjusterer Nina Pedersen Amdneh (DGI Østjlland), referatjusterer Formand Pia Nurmio-Perälä og afgående formand Morten Meng samt NSU s forretningsudvalg Notater fra årsmødets fish bowl diskussion Ønske om at NSU udarbejder en mission og vision for sit arbejde Men også vigtigt med fokus på vedtægter og struktur, det er nødvendigt at tage denne diskussion Vi skal overveje om vi kan finde en mere hensigtsmæssig og tidssvarende struktur for NSUarbejdet er det f.eks. nødvendigt at afholde to årlige styremøder? Møder via Skype eller en lukket Facebook gruppe kunne bruges i højere grad f.eks. hvis man har en god idé eller ønsker at diskutere bestemte emner Vigtigt at researche andre organisationer på området inkl. deres vision og mission som led i processen med at formulere NSU s vision og mission Forslag om at lave en elevatortale om NSU som alle kan bruge Modsætningen mellem de aktive medlemsorganisationer med god kontakt til deres baglande og passive medlemsorganisationer udgør en stor udfordring for samarbejdet. Hvordan kan vi takle denne? Det er lettere at profilere NSU hvis flere medlemsorganisationer er aktive Forslag om at lave et organisationsudvalg, der skal kortlægge andre lignende organisationer i Norden og i de enkelte lande og også give forslag til hvordan vi får en mere aktiv styrelse At udvide samarbejdet med andre organisationer kræver at vi ved hvad vi og NSU står for. Det er også en forudsætning for at få flere medlemmer Vigtigt med en tydelig mission og vision og strategier for hvordan vi virkeliggør disse. Måske skal vi helt ned på handleplanniveau (i en arbejdsgruppe)? Forud for en vision/mission session er det vigtigt, at medlemsorganisationerne selv gør sig nogle grundige overvejelser om hvad de vil have ud af NSU-arbejdet, som led i denne proces Vigtigt at have dokumenter og strukturer på plads til at imødekomme den hyppige udskiftning af styremedlemmer og gøre det lettere at overtage arbejdet fra en anden Vi forfalder meget let til at blive for interne og skal passe på med det Måske skal vi overveje at vende tilbage til den tidligere struktur med komiteer med inddeling efter geografi eller faglige interesser idet medlemsorganisationerne har forskellige interesser og forcer Alternativt kan vi overveje en model hvor hvert land vælger en person, fremfor som nu at hver organisation har en repræsentant i styrelsen. Sproglige barrierer er også lettere at overkomme i mindre grupper Don t fix it if it works! Vi skal kun kigge på dele af vedtægterne Meget orientering og envejskommunikation på styremøderne. Det vil være langt bedre at arbejde i grupper om emner hvor skoen trykker, fælles udfordringer 8

9 Deltagere på NSU s årsmøde i Voksenkollen, Norge den 26. april 2014 Navn Organisation Petra Ingo Finlands Svenske 4H petra.ingo@fs4h.fi Pia Nurmio Perälä Finlands Svenske 4H pia.nurmioperala@gmail.com Hjørdis Gaard Føroya Ungdomsrád - FUR fur@fur.fo Erhard Petersen Føroya Ungdomsrád - FUR erhardpetersen@gmail.com Jørgen Nilsson Ungmennafelag Islands - UMFI jn@umfi.is Gunnar Gunnarson Ungmennafelag Islands -UMFI zunderman@manutd.is Sabína Steinunn Ungmennafelag Islands - UMFI sabina@umfi.is Halldórsdóttir Frode Aleksander Rismyhr Frilynt Norge frode.rismyhr@frilynt.no Sølvi Egner-Kaupang 4H Norge Solvi-egner.kaupang@4h.no Åshild Mjelde Nordås Noregs Ungdomslag - NU ashild@ungdomslag Marie Nicolaisen Noregs Ungdomslag - NU marie_nicolaisen@yahoo.com Martha Krog Norsk Bygde Ungdomslag - NBU martha.krog@gmail.com Agnete Børresen Norsk Bygde Ungdomslag - NBU agnete.borresen@gmail.com Britta Sandahl Jordbrukare-Ungdomens s.alvsborgs.juf@telia.com Förbund - JUF Lovisa Andersen Riksförbundet Sveriges 4H ladylovisa@hotmail.com> Kim Mühlhausen Sydslesvigs danske kim@iphone.de Ungdomsforeninger - SdU Nina Pedersen Amdneh DGI Østjylland nina.amdneh@gmail.com Svend Nygaard LandboUngdom - LU svendnygard@hotmail.com Ann Rendbæk LandboUngdom - LU annsr89@gmail.com Carsten Kronborg Andersen 4H Danmark ckan@ckan.dk Morten Meng Nordisk Samorganisation morten.meng@yahoo.de forungdomsarbejde - NSU Hanne Müller Nordisk Samorganisation forungdomsarbejde - NSU hm@isca-web.org Afbud fra: Finlands Svenske Ungdomsforbund FSU Grønlands Ungdoms Fællesråd - Sorlak 9