Generalforsamling i Grundejerforeningen Pilegårdsparken Onsdag den 24. april 2019 kl Birkerød Skole, Arenaen

Transkript

1 Generalforsamling i Grundejerforeningen Pilegårdsparken Onsdag den 24. april 2019 kl Birkerød Skole, Arenaen Dagsorden ifølge vedtægterne: 1. Valg af tre stemmetællere. 2. Valg af dirigent. 3. Formanden aflægger beretning. 4. Kasserer aflægger det reviderede regnskab (bilag A). 5. Indkomne forslag behandles (bilag C). 6. Kasserer forelægger budget for indeværende år (bilag B), herunder fastsættelse af kontingent. Bestyrelsen foreslår kontingentet forbliver uændret på 300 kr. årligt. 7. Valg af kasserer (Jesper Skriver Frandsen er villig til genvalg). 8. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer, (Else Marie Andersen er villig til genvalg), (Rune Jørgensen genopstiller ikke). Valg af 1 suppleant. 9. Valg af 1 revisor (Mette Bjarløv er på valg og villig til genvalg). Valg af en revisorsuppleant (Bestyrelsen foreslår Per Konradsen, nr. 51). 10. Valg af festudvalg til sommerfest. Bestyrelsen opfordrer 1 eller 2 ildsjæle til at stille op til festudvalget, og 2-3 stykker til opsætning af telte på dagen. 11. Nyt stiforløb fra Furesøen gennem Pilegårdsparken til Sjælsø. 12. Forslag om udlejning af foreningens nye telt til beboerne i Pilegårdsparken (bilag D). 13. Forurening i mosen, orientering. 14. Eventuelt. Under generalforsamlingen vil der blive budt på ost/pølsebord med vin fra Spisekurven samt øl/vand. Derudover er det værd at notere følgende datoer: OPSAMLINGSDAG: Den årlige opsamlingsdag er i år fastsat til søndag den 7. april 2019 kl OBS: Dermed ligger opsamlingsdagen mod traditionen før generalforsamlingen. Vi mødes på fællesarealet ved den store sten i krydset. Der er en defekt bordplanke, som skal repareres nede ved gyngetræet, så en person med talenter i den retning søges, samt et par skruer og lidt træ. Indbydelse følger. SCT. HANS BÅL: Der må henlægges brændbart haveaffald på bålpladsen fra den 15. maj 2019 og frem til Sct. Hans d. 23. juni Ikke jord, græsafklip eller raftehegn o.l. VEJFEST 2019: Den årlige vejfest er førstkommende lørdag efter skolestart. Festen ventes at ligge d. 17 august. Med venlig hilsen Bestyrelsen: Birgitte Berg-Munch, Rune Runde Jørgensen, Jesper Skriver Frandsen, Martin Erichsen, Else Marie Andersen, Eva Friis Greibe. Birkerød, 25. marts BILAG: A) Årsregnskab 2018 B) Budget for 2019 C) Indkomne forslag D) Bestyrelsens forslag D 1, 2 og 3 SPISEKURVEN Vi har spurgt Kim fra Spisekurven, om han vil stå for det spiselige indslag. Kim vil byde på: Forskelligt udvalg af snack, oste & pølser. Brød og lidt vinsmagning, der kan passe til lækkerierne.

2 Bilag A

3 Bilag B Grundejerforeningen Pilegårdsparken - Budget 2019 DKK Resultatopgørelse Budget Budget Realiseret Kontingenter ,00 Andre indtægter ,00 Indtægter i alt ,00 Generalforsamling ,50 Vedligeholdelse ,00 Hjertestarter ,75 Forsikringspræmie ,83 Fastelavnsfest ,54 Skt. Hansfest ,56 Vejfest ,64 Øvrige udgifter ,66 Finans netto ,00 Udgifter i alt Årets resultat

4 Bilag C Forslag om fældning/beskæring af akacietræer Vedr. generalforsamling Desværre er jeg forhindret i at deltage pga anden aftale den aften. Jeg synes alligevel, at vores akacietræer skal rejses som et punkt til diskussion. Det må være af fælles interesse. Efter min mening er disse akacietræer blevet meget høje samt også ældre og skrøbelige. Under den sidste store storm i begyndelsen af januar 19 væltede et ca. 20 m højt akacietræ og lagde sig på langs lige uden for min have. Godt og heldigt at der ikke skete nogen personskade. Jeg må indrømme, at jeg efterfølgende er blevet rigtig bekymret for, hvad der kan ske med disse træer ved fremtidige storme. Der færdes mange mennesker i Pilegårdsparken også folk, som ikke bor her. Derfor har jeg bl.a. kontaktet mit forsikringsselskab vedr. min dækning i forbindelse med en fremtidig stormskade (materiel-/personskade). Her er jeg blevet anbefalet at rette henvendelse til kommunens folk, da det er træer, som de har plantet og dermed deres træer. Flere af de træer, som står i alléen ud for min grund mangler bark nedadtil. Muligvis lider træerne under, at der parkeres biler på området? Roden af det faldne træ ligger stadig oven på jorden. Rødderne har formenligt ligget overfladisk og stammen ses at være hul således et sygt træ. Jeg synes, at Kommunen må inspicere træerne og vurdere, om nogle af dem bør fældes/beskæres. Under alle omstændigheder ønsker jeg at få de træer, som står i nærheden af min have, vurderet. Med venlig hilsen Anne Larsen, Pilegårdsparken 45

5 Bilag D : 1 Forslag fra bestyrelsen om udlejning af grundejerforeningens festtelt Om teltet I forbindelse med vores seneste vejfest i august 2018 besluttede vi i bestyrelsen, at vi ville investere i et festtelt af bedre kvalitet end de pavilloner, som vi plejer at indkøbe, og som har vist sig kun at holde en sæson eller to. De, som var med til festen, kunne selv glæde sig over teltet. Men til jer andre kan vi oplyse, at der er tale om et telt af solid kvalitet med et skelet af gode tykke galvaniserede stålrør, der er nemme at samle. Teltet er lukket på siderne, hvor der er vinduer i klart plast, og i enderne, hvor der er indgangsdøre. Der er rejsning på taget, så der er fin ståhøjde. Der er ikke bund i teltet, så det skal slås op på fliser/asfalt eller en jævn græsplæne. Teltet er 5 x 10 meter og kan uden problemer rumme siddende gæster, det er vandtæt og kan klare selv kraftige byger, så det er fint egnet til det danske klima. Udlejning Vi vil i bestyrelsen foreslå, at vi tilbyder grundejerforeningens medlemmer at leje teltet til private fester. Vores forslag er, at teltet kan lejes for 800 kr. for 4 dage. Prisen er fastsat, så der er råd til at købe et nyt telt, når det nuværende ikke kan længere. Skulle der under udlejning ske skader på teltet, er det af en kvalitet, så der er mulighed for at købe reservedele. Dette vil ske for lejers regning. Bestyrelsen vil gerne i første omgang tilbyde at stå for udlejningen. Vi gør det som et forsøg. Giver det for meget administration, må vi genoverveje, om det er noget, der skal fortsætte. Vi har lavet et forslag til udlejningsregler og vil gerne have generalforsamlingens samtykke til, at vi forsøger at udleje teltet på de foreslåede vilkår. Bestyrelsen

6 Bilag D : 2 Regler for udlejning af Grundejerforeningen Pilegårdsparkens festtelt Sådan reserverer du teltet Du reserverer teltet ved at sende en mail til kassereren. Hvis teltet er ledigt på det ønskede tidspunkt, vil du få en mail tilbage, hvor din reservation er bekræftet. En reservation indebærer, at du har teltet i 4 dage, så du har god tid til at sætte det op, og god tid til at pakke det sammen og levere det rengjort og tørt tilbage igen. Inden en uge efter at din reservation er bekræftet, skal du overføre det fulde lejebeløb kr. 800 til kassereren på konto Overfører du ikke beløbet inden en uge, efter at du har modtaget bekræftelsen, vil din reservation automatisk bortfalde og du vil få en mail om dette. Indtil en måned før den første lejedag kan du aflyse din reservation, og du vil så få det fulde lejebeløb tilbage. Sker aflysningen senere end dette tidspunkt, vil du kun få det halve lejebeløb tilbage. Dette gælder uanset om teltet når at blive udlejet til anden side. Lejebetingelser Du kan kun leje teltet til opstilling i din egen have i Pilegårdsparken. Teltet må ikke udlånes til andre, og det må ikke bringes uden for Pilegårdsparken. Du skal selv afhente teltet hos kassereren den første dag i lejeperioden, og du skal selv aflevere det tilbage samme sted senest den sidste dag i lejeperioden. Lejeren er ansvarlig for teltet i lejeperioden. Teltet udleveres i den stand det sidst er afleveret. Det forudsættes derfor, at alle lejere afleverer teltet tilbage rengjort, tørt og sammenpakket. Er der sket skader på teltet i lejeperioden, skal det oplyses, når telt afleveres. Bestyrelsen vil så indkøbe de fornødne reservedele og sende regningen til den ansvarlige lejer. Teltet vil ikke blive udlejet, før skaden er udbedret. Hvis du som ny udlejer alligevel konstaterer fejl ved teltet, skal du gøre kassereren opmærksom på dette, inden du tager teltet i brug. Sammen vurderer I, om teltet kan bruges trods skaden, eller om du skal have dine penge tilbage.

7 Bilag D : 3 Opsætning af teltet: Du står selv for opsætning af teltet. Bliver du god til det, kan det være, at du kan få lov at hjælpe med at slå det op til vores næste vejfest Ved udlevering af teltet får du en nem lamineret brugsanvisning, der skal afleveres tilbage sammen med teltet. Om bestyrelsens aflysning af bekræftet leje Hvis der konstateres en defekt ved teltet, vil det ikke blive udlejet igen, før defekten er udbedret. Det kan betyde, at det kan blive nødvendigt for bestyrelsen at aflyse en fremtidig ellers bekræftet leje. I denne situation vil den, hvis leje aflyses, få det fulde lejebeløb retur. Der kan ikke rejses yderligere krav i anledning af aflysningen. Generelt Husk at det er vores alle sammens telt, så pas godt på det. Teltet udlejes som en service, det er ikke en forretning, nogen skal tjene penge på. Hav det i mente, når du lejer. Lad være med at betragte bestyrelsen som udlejer og dig selv som kunde. Vi er jo bare naboer. Hvis bestyrelsen finder, at teltudlejningen er for stor en opgave, kan bestyrelsen til enhver tid beslutte ikke at indgå nye lejeaftaler. Birkerød 11. marts 2019