Opgavestyringsprogrammer. Digitaliseret drift i Viborg kommune. Indlæg på GAD seminar - 8. Januar 2019

Transkript

1 Opgavestyringsprogrammer Digitaliseret drift i Viborg kommune Indlæg på GAD seminar - 8. Januar 2019 Kræn Bach Holmberg Afdelingsleder Park og Vej, Viborg kommune kbho@viborg.dk Indhold 1. Hvem er Park og Vej 2. Digitalisering af Park og Vej, Viborg kommune 3. Hvor har vi fundet de største gevinster 4. Hvad har været de største bump på vejen 5. Et par gode råd 6. Demonstration af Skyhost 1

2 Organisationsdiagram Lederteam PV John, Kræn, Niels og Per P Administrativt personale Sekretærer og økonomi 5 stk Ledelse Afdelingsleder 1 person Vintertjeneste Hanne, Per T, Per P, Sv. Erik Værkfører Formænd 1 stk 5 stk Pladser og bygninger 5 stk Værksted 8 stk Brovedligehold Springvand/phuse 3 stk Sort team Fortove og veje stk 3 grønne team Parker og grønne arealer stk Natur team Skove og vandløb 5 stk Miljøpatruljen Klienter i jobtilbud Vandløb 4-9 stk Årsværk Omsætning på 95 mio. kr. I meget store træk Opgaver Belægninger undtagen slidlag Beplantning Afvanding Renholdelse Naturpleje og skovdrift Vandløb Offentlige toiletter Vintertjeneste Særlige arrangementer Driftsvagt ha skov 263 ha parker og bynære skove 73 km vandløb ha fredede arealer km vej og 253 km sti 165 kommunale grundejere inkl. boldbaner 2

3 2014 indføres BUM Bestiller udfører - model Før udbud / BUM-model Ingen beskrivelse af opgaven Ingen økonomistyring (kun budget) Efter udbud / BUM-model Arbejdsbeskrivelse + kort Økonomistyring Indtægtsbaseret drift Krav til 2 % effektivisering Faktura på alt Hvem gør det? Nå men så var der styr på det. NEJ! 3

4 Hvordan så PV ud i 2014 PV er opdelt i to indtægtsgrupper( omsætning 86 mio. kr) 1. Standardopgaver 35 % (Aconto-betaling) 2. Bestillingsopgaver 65 % (Faktura-betaling) For begge disse lavede vi en lean analyse Eller rettere en gennemgang af arbejdsflowet og flaskehalse Hvordan så PV ud 2014 For standardopgaver 1. Ringbind med forældede driftskort og plejerplaner 2. Manglende overblik over egne områder 3. Næsten umuligt at holde trit med tempoet på opdateringer (ca rettelser på 5 år). 4. Dårlig forretningsforståelse omkring standard/bestillingsopgaver. 5. Vandskelligt at indmelde ekstra-arbejder og dele billeder 4

5 Hvordan så PV ud 2014 For bestillingsopgaver Bogholdere Formænd Manuel indtastning Udlevering af opgave i dueslag - Telefon Hvordan så PV ud 2014 For bestillingsopgaver 1. Tungt administrativt sagsforløb med mange forskellige programmer 2. Mange manuelle indtastninger 3. Ca årlige opgaver 4. Store flaskehalse i mellem systemerne 5. Lange ventetider på sagsnumre hos markpersonalet 6. Ingen overblik over status på opgaver (i gang/afsluttet) 7. Bunker at papir med kaffepletter i alle firmabiler 5

6 Hvordan så PV ud 2014 Øvrige udfordringer 1. Deling af billeder og dokumenter Registreringsattester Referater Forældede arbejdsmiljømapper (APV og APV) Kvalitetssikring Billeder 2. Dårlig borgerindberetning (telefon, flaskepost, brevduer, brev, mail osv. ) Uden svar til borger Uden dialog med borger 3. Dårligt IT udstyr - forældede telefoner og meget få tablets Hvordan så PV ud 2014 Generelt Vi var bagud på rigtig mange punkter, hvor løsningen omkring mobileplatforme virkede som den oplagte løsning. Det virkede oplagt, at få flest mulig udfordringer løst af én leverandør og derved få samlet systemerne 6

7 Ønske til PV efter digitalisering Hvordan ser PV ud i dag - Systemer Vi bruger kun iphone SE og ipad mini 4 (ca. 110 iphones og ca. 60 ipads) System Opgave/Formål Indført 1 Ordrestyrring af bestillingsopgaver (bestillersystem, planlægning, Skyhost Jobs 2016 bemanding, status mm) 2 Prisme Økonomi (integreret med Skyhost Jobs) 2003 Kr/ansat/ år 3 4 PrismeTid Skyhost BorgerTip Registrering af tid, materiel og materialer i marken (integreret med økonomi og Skyhost) Borgerindberetning på web og App (integreret med Skyhost Jobs, Prisme) 5 Skyhost GeoTag Indberetninger, huskeseddel mm fra eget personale GPS i materiel og køretøjer (Brugt GPS er siden 2013). Pr. Skyhost Tracker 2016 installeret endhed 7 ParkReg/MapInfo Kort (økonomi for standardopgaver) Niras Kortinfo Digitale kort i marken Styring af økonomi og udførsel af standard opgaver 2015 Telenor MDM Mobile Device Management Central Styring af telefoner og tablets 2016 Dropbox Apps Fælles fildrev i marken (med rettighedsstyring). Registreringsattester, AM-dokumenter, billeder, referater osv. (man skal minimum købe 5 brugere til en ca. pris på 7.500,-) Diverse apps på telefon/ipad (hjertestart, 112, DMI, vaterpas, google Maps, kamera, lommeregner osv.)

8 Hvordan ser PV ud i dag - Systemer Vinter 1 2 Vinterman System Opgave/Formål Indført Vinterdatabase til udkald og dokumentation, samt økonomi og fakturering Vinterman App App med rutekort samt registrering af rutestart/slut, saltmængder Årligt i alt 3 4 VejVejr Vejregistreringer, meteorologi mm MapInfo Vinterkort, ruter mm.?? Kommunesystemer System Opgave/Formål Indført Kr/ansat SD SilkeborgLøn, personalesager mm 2012 Emply Hire Oprettelse af jobannoncer, ansøgninger mm 2016 Acadre Fælles kommunalt dokumentarkiv 2010 MapEjendom Fælles kommunalt kortdatabase?? Hvordan ser PV ud i dag - Systemer Diverse System Opgave/Formål Indført 1 MCS Fuel management Tank data system CCInsurance System til håndtering af forsikringsopgaver KeepFocus EnergyGuard Web Overvågning af vandure på springvand Titan Styring af alarm og nøglebrikker G4S Orion Video overvågning af Materielgård/plads OK Pejling Brændstof overvågning af tanke Chemicontrol Arbejdsplads brugsanvisninger?? Årligt I alt *) Del af samlet kommunale udbud hvor Park- & Vejservice betaler, som en indirekte omkostning via budget. **) En del af Jobs der betales en etableringsudgift på kr. ***) Systemet bruges generelt i, og drives centralt - Park- & Vejservice betaler, som en indirekte omkostning via budget. 8

9 Nå men så var der styr på det. NEJ! Hvordan gjorde vi så? Vi forsøgte at spise elefanten i en én mundfuld 9

10 Digitalisering - Standardopgaver Alle gamle ringbind blev inddraget og brændt Digitale kort blev indført sammen med Kommunens GIS afdeling Indbyggede plejeplaner Digitalisering - Bestillingsopgaver 2015 udbud blandt IT leverandører Prisme Novax Synchroniser Udvalgt Skyhost Udvalgt Vinder Formænd, personale og bestillere inddraget i beslutningen Skyhost blev bundet af en kontrakt og tidsplan (med fujitsu som ubekendt) Efterår 2015 test i administration og af superbrugere 10

11 Digitalisering - Bestillingsopgaver 1. jan blev de gamle systemer skrottet og Skyhost blev indført i administrationen (ingen alternativer) I løbet af 2016 blev systemet langsomt udrullet til personale Først til 15 superbrugere Herefter sidemandsoplæring Vinter 2016/2017 afholdte vi kurser for samtlige ansatte for at få de sidste med på vognen Nu holder vi nok snart et kursus igen ;-) Digitalisering Indkøb af udstyr: Efteråret 2015 testede vi diverse android produkter (i alt stk) Vi endte med at købe 70 stk Samsung Galaxy Xcover3 I løbet af vinteren blev de kastet i havet Herefter valgte vi at købe Apple produkter til alle Driftssikre Væsentligt bedre GPS Langt færre der går i stykker Nemmere at administrere apps, brugere og opdateringer 11

12 Nå men så var der styr på det. NEJ! Digitalisering Installation af apps Apple og Android kræver oprettelse af brugerkontoer for at hente app s mm Det kræver Og det er dyrt i Viborg kommune 2.500kr årligt pr person x 110 ansatte Alternativet var at bruge MDM (Mobile Device Mangement) fra Telenor Alle enheder styres hjemme fra kontoret App s, telefonbog, links, opsætning mv (fjernelse af itunes, appstore) Ikke nødvendigt med og oprettelser af brugere 12

13 PV efter digitalisering Hvad har det kostet Investingomkosteninger (engangsbeløb) over 3 år Skyhost Ca ( til GPS trackere) Fujitsu kr (snitflade) Udstyr kr (telefoner, tablets, ladere, ledninger, holdere mm) Diverse småting ,- I alt kr Driftomkostninger årligt Skyhost kr Øvrige systemer MDM, dropbox, fujitsu: kr I alt kr 13

14 Hvad har det kostet Hvad har givet bundlinjen Direkte omkostninger Udskrift på papir, kort mv (de gamle ringbind er væk) årligt Mindre udstyr der går i stykker kr Tid - det er næsten umuligt at regne: vi anslår at vi sparer tid for ca.1. mio. om året. (sandsynligvis langt mere). Ingen ventetider Særlig fordi alt viden er til rådighed altid Det er kun nødvendigt at komme på materiel gården når man skal mødes Udstyr virker altid og kan fixes ude i marken Indirekte omkostninger Reduceret spildtid giver tid til mer-salg/ekstra arbejder 14

15 Hvad har været den bedste investering Det hele! Skyhost, Digitale kort, MDM, Dropbox Men næste gang ville vælge vi starte med MDM Udstyr De største udfordringer Indkøb af det rigtige udstyr IT-afdelingen Udvikling af en grå administration (og ikke markpersonalet) Fælles aftaler om hvordan er det så vi gør (procedure) Forbindelse til vores bestillere (kunder/rådhus) Dårlig rådgivning At forvente at én leverandør kan løse alle udfordringer med et system. 15

16 Opsamling Hvor starter man? Flowdiagram, flaskehalse Hvordan får man alle medarbejdere med på ideen? Vis dem et produkt der virker og inddrag dem i processen Hvad skal man forvente af leverandørerne? At de er sælgere og at du skal teste tingene før du køber Hvordan uddannes personalet? Superbrugere, sidemandsoplæring og Tvang!!! (og derefter kurser) Hvilke telefoner og tablets skal man købe? Apple! Særlige udfordringer og bump på vejen Dårlig rådgivning, IT-afdelingen, konservative holdninger(plejer), dårligt udstyr og leverandør af økonomi-system Hvilke løsninger giver størst resultat på bundlinjen Det hele så gå nu bare i gang! Opsamling Gode råd Hav tillid til sine ansatte De kan mere end man tror! Brug jeres netværk og hent erfaringer inden i køber ind Når i først har valgt produkt er det næsten umuligt at sadle om Snak de enkelte procedurer grundigt igennem og få aftalt hvem der gør hvad og følg op på disse aftaler igen og igen og igen Lige som almindelig børnehaveledelse i alle store virksomheder ;-) HP-filer er umulige at udrydde ( plejer og dårlige vaner) 16

17 Demonstration Demo af skyhost Digitalisering - Bestillingsopgaver Ordreflow - Systemoversigt Ordrestyring - Skyhost Tilgang af ordre: 1. Borger(Tip) 2. GeoTag 3. Bestilling Oprettelse af Ordre Ordrenummer Planlægning Tid og personale Udførsel Status KS (Markpersonale) Godkendelse af formænd Lukning Bogholderi - Prisme Oprettelse Projekt (nummer fra skyhost) Indberetning: Timer, materiel, varer. (PrismeTid) (KS, Godkendelse) Fakturering Lukning Økonomistyring - Periodisering - FIE-ark Igangværende arbejde (udestående) Resultat 17

18 Opsamling Blev i forvirret eller inspireret Så kontakt os eller brug jeres netværk! Tak for opmærksomheden Kræn Bach Holmberg Tlf Mail kbho@viborg.dk 18