Bilag 2. Ad-hoc gruppen

Transkript

1 Bilag 2. Ad-hoc gruppen Det er en betingelse fra Byrådet, at der bliver etableret en ad-hoc gruppe, som ikke er en del af konkurrenceudsættelsen af Park & Vejservice. Det forslås, at formålet med ad-hoc gruppen er at varetage: Borgerhenvendelser, der pt. rettes til Park & Vejservice Myndighedsopgaver som fx vintervagt, vejtilsyn og legepladskonsulent Pleje og rydninger på fredede arealer for private lodsejere Styring og vedligeholdelse af vintermateriel Ad-hoc opgaver for kommunale grundejere og forvaltningerne Drift og vedligehold af broer og tunneller Entrepriseledelse (kontraktholder)og hjælp til entreprisestyring For at sikre et fornuftigt årshjul for ad-hoc gruppen foreslås det, at også driftsopgaver af elektriske installationer på fx P-kældre og springvand udtages af konkurrenceudsættelsen. Ad-hoc gruppen vil bestå af ca. 17 årsværk. Der er vist et forslag til årshjul for ad-hoc gruppen sidst i notatet. Herunder er de forskellige opgaver beskrevet: Borgerhenvendelser Park & Vejservice behandler årligt ca borgerhenvendelser. Ved hver henvendelse vurderes det, om opgaven kræver myndighedsbehandling eller er et arbejde, der blot skal udføres indenfor de rammeaftaler, der er indgået. Nogle af henvendelser bliver også videresendt til Revas og Energi Viborg. Der bør ikke overlades til en ekstern entreprenør at tage imod direkte bestillingsopgaver fra kommunens borgere, da dette kan udvikle sig til et tag-selv-bord. Vintervagten Vintervagten foretager udkald af vintertjenesten både på de ruter, der varetages af Park & Vejservices medarbejdere og de ruter, der varetages af eksterne vognmænd. Udkaldet sker på baggrund af Vinterregulativet. Der er i dag 4 personer i vintervagten, som på skift overvåger vejrsituationen døgnet rundt i vintermånederne. I hårde vintre bruger vintervagterne en stor del af sommeren til afspadsering. Det koster Viborg Kommune mange penge hver gang, at vintervagterne trykker på knappen for udkald. Der er derfor brugt en del ressourcer siden kommunalreformen på at videreuddanne vintervagterne og indføre Vejdirektoratets program Vinterman som hjælp til effektiv styring af vintertjenesten. Det er ikke hensigtsmæssigt at lade en ekstern entreprenør bestemme omfanget af vintertjenesten, da dette kan udvikle sig til et tag-selv-bord. 1

2 Vejtilsynet I dag udføres vejtilsynet på de kommunale veje af 2 medarbejdere. Trafikvejene tilses hver 14. dag, mens boligveje tilses hvert år. Vejtilsynet udfører samtidig mange småopgaver samt indrapporterer de fejl og mangler på vejnettet, som de ikke selv kan reparere. Vejtilsynet er dermed med til at undgå ansvar i forbindelse med skader hos trafikanter forårsaget af dårligt vedligeholdte veje. I forsikringssager er det nødvendigt at kunne dokumentere, at Viborg Kommune holder opsyn med vejnettet. Vejtilsynet skal ud over de ovennævnte opgaver - varetage kontrol af en ekstern entreprenørs arbejder på vejene. Legepladskonsulent Legepladskonsulenten gennemgår de ca. 120 legepladser på skoler og børnehaver mindst en gang årligt. Der udarbejdes en rapport, som beskriver hvert enkelt legeredskabs tilstand. Rapporten er dokumentation for, at legepladsen er i sikkerhedsmæssig forsvarlig stand iht. gældende regler. Desuden tilbydes uvildig rådgivning efter behov ved renovering af legepladser samt ved indkøb af nye redskaber. Ligeledes udføres kvartalsvise driftsinspektioner og årlige inspektionsrapporter for de pt. 25 offentlige legepladser i kommunen. Konsulenten er ansvarlig for rådgivning og vedligehold. Der foretages slutinspektion i forbindelse med renovering af legepladser samt udarbejdes en inspektions- og vedligeholdelsesplan til byggetilladelser. Der arbejdes løbende med afklaring af ejerforhold af diverse legepladser ved grundejerforeninger og kommunale arealer. Opgaven er en myndighedsopgave, som ikke bør konkurrenceudsættes. Pleje og rydninger på fredede arealer for private lodsejere Opgaven med pleje og rydninger indenfor fredede områder foregår næsten udelukkende på private lodsejeres arealer. Der er tale om landskabsfredninger og fredninger på baggrund af dyre- og planteliv. Naturpleje på private arealer er tit konfliktfyldte, fordi lodsejerne føler, at de har fuld ret til at bestemme over egne arealer. Viborg Kommune er plejemyndighed, og planlægger plejen i samarbejde med de private lodsejere. Kvalitetskriterierne er meget forskellige fra fredning til fredning, og prisen for at få opgaven udført, er ikke altid den væsentligste. Opgaven løses i tæt samarbejde mellem plejemyndigheden på Rådhuset og 2-3 medarbejdere hos Park & Vejservice, der besidder den specialviden som opgaven kræver. Det anbefales derfor, at opgaven lægges hos ad-hoc gruppen. 2

3 Styring og vedligeholdelse af vintermateriel Det anbefales, at vintermateriellet (plove og saltspredere), salthal og værksted beholdes som ejendom for Viborg Kommune. Derved kan alle vognmænd og landmænd med et trækkende materiel i kommunen principielt byde ind på en vinterrute. Vintermaterialet skal holdes kørende dag og nat i vintersæsonen samt klargøres om sommeren. Saltspredere og plove er strategisk materiel. For at sikre en tilstrækkelig kvalitet og ensartethed af glatførebekæmpelsen tilpasses den enkelte saltspreder til den rute, der køres på. Dette sker i stigende grad vha. GPS-styret spredning. Der indsamles data, således det kan dokumenteres, hvornår der er saltet og med hvor meget. Dette er bl.a. af hensyn til forsikringssager. Hvis saltspredere og plove sælges, kan man komme i samme situation som Ringkøbing Amt i midten af 90 serne, hvor alt vejdrift - herunder vintertjenesten med materiel - blev udliciteret. NCC vandt og fik således overdraget alt vintermateriel. Da kontraktperioden udløb, og vinterruterne skulle udbydes igen, var der kun NCC til at byde, hvilket gav en negativ virkning på prisen set fra bygherren. En saltspreder er en forholdsvis dyr anskaffelse (ca kr.). Hvis man vil leje en saltspreder ved en entreprenør fx i forbindelse med udbud, vil entreprenøren skulle afskrive saltsprederen over kontraktperioden på fx 4 år. Det vil bevirke en forholdsmæssig dyr leje. At lease en saltspreder vil over en 5 årig perioden koste ca. det samme, som hvis man havde købt den. Da en saltspreder normalt kan afskrives over 10 år vil det være en dyr løsning. Viborg Kommune har 31 saltspredere og 83 plove til kørebaneruter samt 28 strøer, 30 koste og 30 plove til fortovs- og stiruter. Der indlejes gummigeder, sneslynger mv. i det omfang som vinteren tilsiger. Ad-hoc opgaver for kommunale grundejere og forvaltningerne Det vil ikke være muligt at beskrive 100 % af de opgaver, som Park & Vejservice udfører i dag. De opgaver, som ikke kommer med i udbuddet, kan blive løst ved at lade ad-hoc gruppen gøre det. Dette vil være med til at sikre et fornuftigt årshjul for ad-hoc gruppen. De opgaver, som ad-hoc gruppen ikke kan løse, kan løses af eksterne entreprenører. Ad-hoc opgaver kunne fx være Dronningebesøg, sports- eller kulturarrangementer, rådgivning til udformning af legepladser og den grønne entreprise i vejanlæg osv. Drift og vedligehold af broer og tunneller Der vedligeholdes og repareres hvert år en lille del af kommunens ca. 300 bygværker (broer, tunneller og Virksunddæmning). Hver reparation er en specialopgave. Park & Vejservice har 2 folk, der har gennemgået flere kurser og har meget erfaring omkring betonreparationer og revneforsegling. Om vinteren indgår den ene af disse i vintervagten, mens den anden laver revneforsegling. Denne revneforsegling bliver i dag udført til langt under markedspris. 3

4 Entrepriseledelse og hjælp til entreprisestyring Entrepriselederen er leder af ad-hoc gruppen, og kontraktholder i forhold til entreprenøren. Der er i dag en intern driftsaftale med partnering mellem Park & Vejservice og forvaltningerne. Dette medfører, at antallet af bestillere på Rådhuset kan holdes på et minimum, da der er god hjælp at hente til planlægning, projektering og vidensdeling hos specielt formændene på Park & Vejservice. Desuden kan antallet af kontroller holdes lavt. Dette skyldes, at Park & Vejservice ikke skal generere et overskud til fx en privat ejer, hvilket muliggør udstrakt tillid mellem bestille og udfører. Normalt vil indførelse af en kontrakt med ekstern entreprenør medfører, at det er nødvendigt med en opnormering af bestillere på Rådhuset. Dette skyldes, at der skal gennemføres en række kontroller og møder for at sikre, at Viborg Kommune får det, som der betales for. Der er ikke i beslutningen fra Byrådet lagt op til en opnormering. Det anbefales, at der er 2 personer i ad-hoc gruppen, som hjælper med entreprisestyringen. Det skal være en person, som har ekspertise indenfor det sorte område (veje mv.) og en person, der har ekspertise indenfor det grønne område (parker, skove, idrætsanlæg mv.). Disse personer vil indgå i et tæt samarbejde med de bestillere, som er på Rådhuset, for at sikre et kvalificeret modspil til den eksterne entreprenør både mht. opgaveløsning og kvalitetssikring. 4

5 Forslag til årshjul for ad-hoc gruppen Herunder er vist forslag til primære og sekundære opgaver for de 17 personer i ad-hoc gruppen: Primære opgaver Sekundære opgaver Person A Entrepriseleder Person B Vintervagt, vinterkoordinator, borgerhenvendelser Arrangementer Person C Sikring af vintermateriel, anskaffelser, Teknisk service og tilsyn med springvand, bestykning af ruter P-kældre mv. samt drift af bygninger Person D Servicering og vedligehold af vintermateriel, Teknisk service og tilsyn med springvand, blandeanlæg, salt P-kældre mv. Person E Servicering og vedligehold af vintermateriel, Teknisk service og tilsyn med springvand, blandeanlæg, salt P-kældre mv. Person F Vintervagt Ad hoc opgaver, afløsning vejtilsyn, Vinterman Person G Vintervagt Ad hoc opgaver, afløsning vejtilsyn, aflæsning af målere Person H Vintervagt Tilsyn og vedligeholdelse af broer, ad hoc opgaver, vinterpatrulje Person I Vejtilsyn Ad hoc opgaver, vinterpatrulje, tilsyn med retablering efter gravetilladelser Person J Vejtilsyn Ad hoc opgaver, vinterpatrulje, tilsyn med retablering efter gravetilladelser Person K Naturpleje (private lodsejer) Ad hoc opgaver, borgerhenvendelser Person L Naturpleje (private lodsejer) Ad hoc opgaver, borgerhenvendelser Person M Tilsyn og vedligeholdelse af broer Vinterpatrulje Person N Lovpligtigt tilsyn med legepladser, handleplaner, renoveringer mv. Borgerhenvendelser Person O Borgerhenvendelser, statusark, optegning af vinterruter Skadeanmeldelser Person P Hjælp til entreprisestyring af primært "grønne" entrepriser Ad hoc opgaver Person Q Hjælp til entreprisestyring af primært "sorte" entrepriser Ad hoc opgaver 5