Acadre MM 15 Trin for trin hæfte

Transkript

1 Acadre MM 15 Trin for trin hæfte

2 Det forberedende arbejde Opret et udvalg Tilknyt medlemmer til udvalget Opret en køliste til udvalget Opret møde Opret deltagere til mødet Opret kø til mødet Opret en dagsorden... 7 Sagsbehandlerens arbejde a) Opret dagsordenspunkt i Acadre CM b) Tilknyt bilag til dagsordenspunktet c) Opret en opgave på dagsordenspunktet d) Sæt dagsordenspunktet i kø Arbejde med dagsordener Flyt et punkt til en dagsorden Opret et punkt på en dagsorden Opret et dagsordenspunkt med bilag Få vist et punkt på en dagsorden i html Åbn et punkt på en dagsorden i Word Afslut et punkt Marker afbud fra mødedeltager til møde Marker mødedeltager som fraværende på punkt Fremstil åben dagsorden Fremstil lukket dagsorden Journalisering af punkter Publicer/Eksporter Send en dagsorden Arbejde med referater Tilføj beslutning Viderefør punkt Tilføj Beslutning til punkt der er videreført til dagsorden/referat Formpipe Software A/S, 2015 Side 2

3 25. Fremstil referat Publicer referat Send referat Notificering Notificering ved nye møder Notificering ved beslutninger Opret skabelon til Notificering ved videreførelse af punkt Notificering ved flytning af punkt Tillægsdagsorden Opret tillægsdagsorden Fremstil tillægsdagsorden Fremstil et samlet referat af dagsorden + tillægsdagsorden Ekstra øvelser Rediger dagsorden Låsning af dagsorden Afslutning af møde Godkend publicering Fjern fra publicering Fjern dagsordenpunkt fra køliste Fjern dagsordenpunkt fra dagsorden Slet et dagsordenpunkt Udskriv liste over dagsordenpunkter Afslut dagsordenpunkt Formpipe Software A/S, 2015 Side 3

4 Det forberedende arbejde 1. Opret et udvalg 1. Åbn Acadre MM 2. Klik på den sagsansvarlige enhed i træstrukturen, hvorunder du vil oprette udvalget 3. Klik på knappen Nyt udvalg i værktøjslinjen 4. Der vises en dialogboks Opret nyt udvalg, udfyld felterne: a. Udvalgsnavn = Skriv udvalgets navn, fx Økonomiudvalget b. Intern kommentar = Beskriv, hvad udvalget beskæftiger sig med c. Status = Aktivt d. Skabelon = <vælg fra listen> e. Oprettet = Udfyldes automatisk f. Klik på knappen Gem. Udvalget bliver nu oprettet i træet, under den sagsansvarlige enhed du valgte. Der oprettes automatisk to mapper til: Afsluttede møder og Medlemmer. Du kan kun se de sagsansvarlige enheder, du har rettighed til. Når du taster data ind i systemet, er de gule felter obligatoriske. Dvs. du ikke kan få lov at gemme, med mindre du har udfyldt alle obligatoriske felter. 2. Tilknyt medlemmer til udvalget 1. Markér udvalget i træet <Sagsansv. enhed>/<udvalg> 2. Knappen Nyt møde bliver aktiv 3. Klik på den lille pil th. for knappen 4. Der vises en menu 5. Vælg punktet Nyt medlem (genvej = Ctrl + M) 6. Der vises en dialogboks Opret nyt medlem 7. Udfyld alle obligatoriske (gule) felter fx a. Fornavn(e) = Hans b. Efternavn(e) = Hansen 8. Klik på knappen Gem og svar evt. Ja til at tilføje medlemmet til fremtidige møder Medlemmet er nu oprettet under mappen Medlemmer. Formpipe Software A/S, 2015 Side 4

5 Hvis medlemmet skal modtage mødeindkaldelser og dagsordener på , skal du afkrydse feltet Notificer via og angive en adresse. Du kan redigere medlemmets oplysninger ved at klikke på medlemmet under: <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<medlemmer>/<navn> Et udvalgsmedlem, der er med i flere udvalg, kan 'trækkes' fra et udvalg og kopieres over på et andet udvalg i trævisningen. Udvalgsmedlemmer optræder som standard på dagsordenen og referatet i den rækkefølge, de er listet under udvalget. Rækkefølgen kan ændres ved hjælp af pilene under træstrukturen eller ved at markere et medlem, holde ctrl-tasten nede og bladre op og ned på piletasterne. 3. Opret en køliste til udvalget 1. Markér udvalget i træet <Sagsansv. enhed>/<udvalg> 2. Knappen Nyt møde bliver aktiv 3. Klik på den lille pil th. for knappen 4. Der vises en menu 5. Vælg punktet Ny kø (genvej = Ctrl + Q) 6. Der vises en dialogboks Opret ny kø, udfyld fx felterne således: a. Titel = Navnet på kølisten, fx 'Økonomiudvalgets kø' b. Deadline = Sæt datoen et år ud i fremtiden c. Status = Åben d. Klik på knappen Gem. Køen er nu oprettet i træet, og sagsbehandlerne kan føre punkter til behandling i det pågældende udvalg. 4. Opret møde 1. Klik dig frem til det udvalg, du har oprettet i træstrukturen <Sagsansv. enhed>/<udvalg> 2. Klik på knappen Nyt møde 3. Der vises en dialogboks Opret nyt møde, udfyld fx felterne således: a. Møde = Månedsmødet januar b. Start = 27. jan. kl c. Slut = 27. jan. kl Formpipe Software A/S, 2015 Side 5

6 d. Indkaldsdato = 25. jan. kl e. Status = Aktivt f. Mødested = <Vælg fra listen> eller skriv direkte i feltet g. Klik på knappen Gem. Mødet oprettes nu i træstrukturen. Overskrides mødetidspunktet, ændres ikonet, så der vises et lille ur på kalenderen. 5. Opret deltagere til mødet 1. Markér mødet i træstrukturen <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde> 2. Knappen Ny dagsorden bliver aktiv 3. Klik på pilen th. for knappen 4. Der vises en menu 5. Vælg punktet Ny deltager (genvej = Ctrl + M) 6. Der vises en dialogboks Opret ny deltager, udfyld fx felterne således: a. Fornavn(e) = Nina b. Efternavn(e) = Hansen c. Klik på knappen Gem. Deltagerne til mødet oprettes i træstrukturen. De vises i mappen Deltagere. Der kan både knyttes medlemmer til udvalget (øvelse 2) og deltagere til mødet. Medlemmer tilknyttes automatisk som mødedeltagere. Knappen Ny deltager benyttes altså til at registrere deltagere til mødet, som ikke sidder i udvalget. En mødedeltager, der skal være med til flere møder, kan med træk-og-slip kopieres fra et møde over på et andet møde i trævisningen. 6. Opret kø til mødet 1. Markér mødet i træstrukturen <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde> 2. Knappen Ny dagsorden bliver aktiv 3. Klik på pilen th. for knappen 4. Der vises en menu 5. Vælg punktet Ny kø (genvej = Ctrl + Q) 6. Der vises en dialogboks Opret ny kø, udfyld fx felterne således: a. Titel = Navnet på kølisten, fx 'Januarmødets kø' Formpipe Software A/S, 2015 Side 6

7 b. Deadline = 25. jan. kl. 16 c. Status = Åben d. Klik på knappen Gem. Køen 'Januarmødets kø' er nu oprettet i træet, og sagsbehandlerne kan føre punkter til behandling. 7. Opret en dagsorden 1. Markér det møde, du vil oprette en dagsorden til <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde> 2. Klik på knappen Ny dagsorden 3. Der vises en dialogboks Opret ny dagsorden, udfyld felterne: a. Dagsordenstype = <Vælg fra listen> b. Status = Aktiv c. Tilgang = Åben d. Klik på knappen Gem. Dagsordenen er nu oprettet og ligger i træet under <Sagsansv. enhed> /<Udvalg>/<Møde>/<Dagsorden>. Formpipe Software A/S, 2015 Side 7

8 Sagsbehandlerens arbejde 8. a) Opret dagsordenspunkt i Acadre CM 1. Åbn Acadre CM 2. Klik dig frem til en sag, der har tilknyttede dokumenter 3. Knappen Nyt dokument (autoprofil) bliver aktiv 4. Klik på pilen th. for knappen 5. Der åbnes en menu 6. Klik på punktet Nyt dagsordenspunkt (genvej = Ctrl + K) 7. Der vises en dialogboks Opret nyt dagsordenspunkt 8. Udfyld fanebladet Generelt, fx: a. Overskrift = Nedsivningsanlæg b. Åben/lukket = Åben c. Status = Redigeres d. Sagsansv. = NN e. Område = Spildevand f. Sagen afgøres i = Miljø- og Teknik udvalget g. Klik på knappen Gem og Luk Udfyld sagsfremstilling til dagsordenspunktet: 9. Vælg fanebladet Indhold 10. Marker den overskrift, hvorunder du vil indtaste din tekst, fx Resumé 11. Udfyld indhold i tekstbehandlingsvinduet 12. Fortsæt med at indtaste indhold til de forskellige overskrifter i det omfang, de er relevante for dagsordenpunktet 13. Klik på knappen Gem for at gemme indholdet Du kan ændre rækkefølgen af overskrifterne: 1. Højreklik på en overskrift i listen til højre for Word. Du får nu mulighed for at a. Indsætte en overskrift b. Rykke overskriften op eller ned c. Omdøbe overskriften d. Slette overskriften Formpipe Software A/S, 2015 Side 8

9 Du skal være opmærksom på, at det er en generel konfigurering af Acadre MM, der tillader disse funktioner. 8. b) Tilknyt bilag til dagsordenspunktet 1. Vælg fanebladet Bilag 2. Først skal du tilføje dokumenter/bilag der findes på sagen: a. Klik på knappen Tilføj alle b. Svar Ja til meddelelsen om at alle dokumenter og bilag tilføjes c. Fjern et af de tilføjede bilag ved at markere det på listen og klikke på knappen Fjern d. Svar Ja til pop-op-meddelelsen om at fjerne bilaget 3. Dernæst skal du tilføje et dokument fra en anden sag a. Klik på knappen Tilføj b. Der vises et pop-op-vindue Tilføj bilag c. Klik på knappen Søg sagsdokument i. Der vises en dialogboks, hvor du kan fremsøge dokumenter ii. Marker Egne sagsdokumenter iii. Klik på knappen Søg iv. Søgeresultatet vises på listevisningen v. Marker et dokument vi. Klik på knappen OK vii. Du vender tilbage til dialogboksen Tilføj bilag, dokumentets titel og beskrivelse vises nu i vinduet viii. Klik på knappen Tilføj ix. Klik på knappen Luk Husk at du kan se de tilknyttede bilag ved at markere bilaget i listevisningen og klikke på knappen Vis til højre i dialogboksen. 8. c) Opret en opgave på dagsordenspunktet 1. Klik på fanebladet Opgaver 2. Klik på Opgave-ikonet Formpipe Software A/S, 2015 Side 9

10 4. Profilbilledet ændrer sig 5. Udfyld oplysninger for aktiviteten fx: a. Titel = Send svarbrev b. Ansvarlig = bruger <Indsæt egne initialer> og tryk på tabulator-tasten c. Forfaldsdato = Absolut d. Sæt forfaldsdato/tidspunkt en måned frem e. Klik på Gem. For at sikre at opgaven bliver modtaget, kræves følgende: 1. Marker aktiviteten på fanebladet 2. Sæt Status: a. Venter = Opgaven placeres i Modtagne opgaver b. Aktiv = Opgaven placeres i Mine opgaver. 3. Klik Gem. 4. Opgaven er nu oprettet og vil blive vist i træet i Acadre CM under Modtagne opgaver eller Mine opgaver. 8. d) Sæt dagsordenspunktet i kø 1. Klik på fanebladet Placering a. Klik på knappen Placer i kø b. Der åbnes en dialogboks Udpeg kø c. Klik dig frem til den kø, hvor du vil placere dagsordenspunktet (køen under dit udvalg/møde) d. Klik på knappen OK, dialogboksen lukkes e. Der vises en meddelselse om, at punktet er sat i kø f. Klik på knappen OK Du kan sætte et dagsordenpunkt i kø til flere efterfølgende møder i samme eller andre udvalg. 2. Luk Acadre CM. Nu har du oprettet et dagsordenspunkt i Acadre CM og sat det i kø i Acadre MM. Dagsordenspunktet vises i træet i Acadre CM og i køen i Acadre MM. Gentag hele øvelsen med en ny overskrift til punktet, og denne gang skal punktet være lukket. Formpipe Software A/S, 2015 Side 10

11 Så snart punktet er placeret i en kø, kan sagsbehandleren ikke længere redigere punktet. Status ændres automatisk til Afsendt. Du kan udskrive hele dagsordenpunktet inkl. bilag ved at klikke på knappen Udskriv på Generelt fanebladet på dagsordenpunktet. Formpipe Software A/S, 2015 Side 11

12 Arbejde med dagsordener 9. Flyt et punkt til en dagsorden Du kan kun gennemføre denne øvelse, hvis du har oprettet dagsordenpunkter og de er sat i kø. Tilføj punkt på en dagsorden: 1. Marker din kø i træet <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<kø> 2. Dagsordenspunkterne vises nu på listevisningen i oversigtsvinduet 3. Marker et punkt punkter 4. Klik for at markere punktet og vælg Flyt punkt 5. En dialogboks, Flyt punkt, vises 6. Klik dig frem til din dagsorden og marker den 7. Klik på knappen OK 8. Punkterne er nu tilføjet til dagsordenen. Hvis notifikation er slået til, dannes der en , når du har udført øvelsen. Luk ved at klikke på kryds øverst th. Svar nej til at gemme ændringer. 10. Opret et punkt på en dagsorden Du kan kun gennemføre denne øvelse, hvis du har oprettet: Udvalg, Møde og Dagsorden. 1. Marker den dagsorden i træet, hvorpå du vil oprette punktet <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden> 2. Klik på knappen Nyt punkt i værktøjslinjen 1. Der vises en dialogboks, Opret nyt dagsordenpunkt. Herfra kan du følge øvelse 8 a) fra punkt 8 til 13 eller: 3. Udfyld fanebladet Generelt. Gule felter er obligatoriske og skal udfyldes 4. Klik på knappen Gem og Luk 5. Vælg fanen Indhold 6. Klik på den overskrift, hvorunder du vil indtaste din tekst, fx Resumé 7. Udfyld indhold i tekstbehandlingsvinduet 8. Fortsæt med at indtaste indhold til de forskellige overskrifter i det omfang, de er relevante for dagsordenpunktet 9. Klik på knappen Gem for at gemme indholdet Formpipe Software A/S, 2015 Side 12

13 Du har nu oprettet et punkt på en dagsorden. Bemærk at fanebladet Aktiviteter kun er aktivt, når et dagsordenpunkt er knyttet til en sag i Acadre CM. 11. Opret et dagsordenspunkt med bilag Du kan kun gennemføre denne øvelse, hvis du har oprettet: Udvalg, Møde og Dagsorden. Opret et punkt på dagsordenen: 2. Marker den dagsorden i træet, hvorpå du vil oprette punktet <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden> 3. Klik på knappen Nyt punkt i værktøjslinjen 4. Der vises en dialogboks, Opret nyt dagsordenpunkt. Herfra kan du følge øvelse 8 a) fra punkt 8 til og med øvelse 8 b) eller: 5. Udfyld fanebladet Generelt. Gule felter er obligatoriske og skal udfyldes 6. Klik på knappen Gem og Luk 7. Vælg fanen Indhold 8. Klik på den overskrift, hvorunder du vil indtaste din tekst, fx Resumé 9. Udfyld indhold i tekstbehandlingsvinduet 10. Fortsæt med at indtaste indhold til de forskellige overskrifter i det omfang, de er relevante for dagsordenpunktet 11. Klik på knappen Gem for at gemme indholdet Tilknyt bilag til dagsordenspunktet: 1. Vælg det andet faneblad, Bilag 2. Klik på knappen Tilføj a. Der vises et pop-op-vindue, hvor du kan tilføje bilag b. Søg bilaget frem ved at klikke på knappen Søg sagsdokument (eller Søg bilag) c. Et søgebillede åbnes, angiv søgekriterier d. Klik på knappen Søg e. Markér det bilag du vil tilføje f. Klik på knappen OK 3. Søgevinduet lukkes og dokument id.nr. overføres automatisk Formpipe Software A/S, 2015 Side 13

14 4. Klik på knappen Tilføj 5. Vælg om du vil låse dokumentet, og klik derefter på Luk eller tilføj flere bilag til dagsordenpunktet 6. Du vender tilbage til vinduet Opret nyt dagsordenspunkt. Luk dette ved at klikke på krydset i pop-op-vinduets øverste højre hjørne. 7. Nu har du oprettet et punkt på dagsordenen og tilføjet et bilag til punktet. Husk at du kan se de tilknyttede bilag ved at markere bilaget i listevisningen og klikke på knappen Vis til højre i pop-op-vinduet. 12. Få vist et punkt på en dagsorden i html 1. Marker det punkt i dagsordenen i træet, som du vil have vist <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden>/<punkt> 2. Klik på ikonet Vis i værktøjslinjen (eller vælg menuen Handlinger >Vis) Dagsordenpunktet vises i en Internet browser. 13. Åbn et punkt på en dagsorden i Word 1. Marker det punkt i dagsorden i træet, som du vil åbne <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden>/<punkt> 2. Klik på ikonet kopi til Word eller vælg Handlinger >Kopi til Word 3. Punktet er åbent i Word 14. Afslut et punkt Det er muligt at lukke et enkelt punkt på en dagorden. Når punktet er afsluttet, vil det være muligt for sagsbehandleren i CM at afslutte sagen, hvortil punktet hører. 1. Marker det punkt i dagsordenen i træet, som du vil afslutte <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden>/<punkt> 2. Vælg Generelt fanen fra profilvisningen til højre 3. Vælg Afsluttet i statusfeltet 4. Klik på knappen Gem Punktet er nu afsluttet, og sagen hvortil punktet hører kan afsluttes i CM. Bemærk at et punkt ikke kan tilbagejournaliseres til en sag, der er afsluttet. Hvis du ønsker at tilbagejournalisere et punkt på en afsluttet sag, skal sagen først genåbnes. Formpipe Software A/S, 2015 Side 14

15 15. Marker afbud fra mødedeltager til møde 1. Marker mødedeltager i træet <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<deltagere>/<navn> 2. Klik på ikonet Afbud i værktøjslinjen Mødedeltageren er nu markeret med ikonet for afbud (den gule streg ovenpå deltageren). 16. Marker mødedeltager som fraværende på punkt 1. Marker dagsordenpunkt i træet <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden>/<punkt> 2. Klik på ikonet Fraværende i værktøjslinjen 3. Der vises et pop-op-vindue Fraværende mødedeltagere 4. Sæt flueben ud for den/de mødedeltager(e), der ikke deltog i behandlingen af pågældende dagsordenpunkt 5. Klik på Ok For at lave en kontrol, kan du fx klikke på Vis i værktøjslinjen. 17. Fremstil åben dagsorden 1. Marker dagsordenen i træet <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden> 2. Klik på knappen Fremstil dagsorden (genvej = Ctrl +A) 3. Der vises et pop-op-vindue, der hedder Eksport, udfyld felterne: a. Note = Navnet på dagsordenen, fx 'Udkast til åben dagsorden' b. Status = Åben c. Skabelon = <Vælg fra listen> d. Medie = HTML e. Startpunkt = 1 f. Indhold af dagsorden = sørg for, at der kun er flueben i Åbne punkter og vælg Både overskrift og brødtekst g. Fjern flueben ud for Journaliser punkter h. Klik på knappen OK 4. Nu vil Acade MM begynde at samle din dagsorden. I mens kan du arbejde videre. Når dagsordenen er færdig, vises en meddelelse. 5. Svar OK til meddelelsen om at dagsordenen er produceret. Formpipe Software A/S, 2015 Side 15

16 For at lave en kontrol kan du klikke på knappen Vis Versioner. Herved åbnes et vindue, hvor samtlige gemte versioner vises på en liste. Marker den du lige har fremstillet og klik på knappen Vis... Luk Word og Luk pop-op-vinduet Vis versioner. 18. Fremstil lukket dagsorden 1. Marker dagsordenen i træet <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden> 2. Vælg menuen Handlinger -> Fremstil dagsorden (genvej = Ctrl +A) 3. Der vises et pop-op-vindue, der hedder Eksport, udfyld felterne: a. Note = Navnet på dagsordenen, fx 'Udkast til lukket dagsorden' b. Status = Lukket c. Skabelon = <Vælg fra listen> d. Medie = Word e. Startside = 1 f. Startpunkt = 1 g. Indhold af dagsorden = sørg for, at der er flueben ud for både Åbne punkter og Lukkede punkter og vælg Både overskrift og brødtekst h. Fjern fluebenet ud for Journaliser punkter i. Klik på knappen OK 4. Svar OK til at dagsordenen er produceret. For at lave en kontrol kan du klikke på knappen Vis Versioner. Herved åbnes et vindue, hvor samtlige gemte versioner vises på en liste. Marker den du lige har fremstillet og klik på knappen Vis... Luk Word og Luk pop-op-vinduet Vis Versioner. Hvis du vil ændre rækkefølgen på dagsordenspunkterne, kan du gøre det ved at benytte pilene nederst tv. (under træstrukturen). 19. Journalisering af punkter Opret dagsordenpunkt i Acadre CM og placer det i kø i Acadre MM 1. Åbn Acadre CM og klik dig frem til en sag 2. Klik på pilen th. for knappen Nyt dokument 3. Vælg menuen Nyt dagsordenpunkt 4. Udfyld fanebladet Generelt i pop-op-vinduet 5. Klik på Gem 6. Vælg fanebladet Placering og tilføj punktet til en kø i Acadre MM Formpipe Software A/S, 2015 Side 16

17 Flyt punktet til en dagsorden i Acadre MM og journaliser punktet på sagen i Acadre CM 7. Åbn Acadre MM 8. Marker punktet i træstrukturen < Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<kø>/<punkt> 9. Klik på Flyt punkt i værktøjslinjen 10. Et pop op vindue Flyt punkt vises 11. Klik dig frem til en dagsorden og marker den 12. Klik på knappen OK 13. Punktet er nu tilføjet til dagsordenen 14. Marker den dagsorden, du netop har tilføjet punktet til < Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden> 15. Klik på knappen Fremstil dagsorden 16. Der vises et pop-op-vindue, der hedder Eksport, udfyld felterne: a. Note = Navnet på dagsordenen, fx 'Udkast til dagsorden' b. Status = Åben c. Medie = Word d. Indhold af dagsorden = sørg for, at der er flueben ud for både Åbne punkter og Lukkede punkter og vælg Både overskrift og brødtekst e. Sørg for at der er et flueben ud for Journaliser punkter f. Klik på knappen OK 17. Svar OK til at dagsordenen er produceret. Dagsorden er nu fremstillet og punktet journaliseret i CM For at lave en kontrol, kan du åbne Acadre CM og søge på dagsordenpunktets titel på fanebladet Dokumenter. 20. Publicer/Eksporter Øvelsen forudsætter, at der er fremstillet en dagsorden. 1. Marker en dagsorden i træstrukturen <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden> 2. Vælg menuen Handlinger -> Eksporter 3. Et vindue vises, hvor samtlige versioner af referater og dagsordner er listet Formpipe Software A/S, 2015 Side 17

18 a. Vælg den version, der skal eksporteres b. Klik på knappen OK 4. Et vindue med oversigt over mapper på din pc vises c. Vælg hvilken mappe dagsordenen skal placeres i og navngiv den i feltet Filnavn d. Klik på knappen Gem 5. Der vises et pop-op-vindue, svar Ja til at publicere bilag 6. Dagsordenen er nu kopieret over til den valgte mappe. 21. Send en dagsorden Øvelsen forudsætter, at der er fremstillet en dagsorden. Derudover skal der være indtastet en -adresse ud for medlemmerne. 1. Marker en dagsorden med vedhæftede bilag i træet <Sagsansv. enhed>/<udvalg> /<Møde>/<Dagsorden> 2. Klik på knappen Send 3. Et vindue åbnes, med de dagsordener der er fremstillet a. Markér den dagsorden, du vil sende b. Klik på knappen OK 4. Der vises et pop-op-vindue der hedder Send a. Sæt flueben ud for Send bilag b. Send til = Medlemmer c. Klik på knappen OK 5. Der genereres en til medlemmer som er registreret med en -adresse. Dagsordenen og bilag er vedhæftet. 6. Luk en ved at klikke på krydset i ens øverste højre hjørne. Svar nej til at gemme evt. ændringer. Formpipe Software A/S, 2015 Side 18

19 Arbejde med referater 22. Tilføj beslutning 1. Marker et dagsordenspunkt i træet <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden>/<punkt> 2. Klik på knappen Tilføj beslut. i værktøjslinjen. Nu tilføjes der en ny overskrift til dagsordenpunktet 3. Udfyld indhold i tekstbehandlingsvinduet (skriv beslutningen fra mødet) 4. Klik på knappen Gem Hvis notifikationen er slået til, dannes der en standardmail, når du har udført denne øvelse. Luk en ved at klikke på krydset øverst th. Svar nej til at gemme ændringer. Beslutningen vises nederst i arbejdsvinduet th., når du står på punkte 23. Viderefør punkt Husk at oprette den dagsorden, hvor punktet skal videreføres til, inden du går i gang med øvelsen. 1. Markér et dagsordenspunkt i træet 2. <Sagsansv. enhed>/<udvalg> /<Møde>/<Dagsorden>/<Punkt> 3. Klik på ikonet Viderefør i værktøjslinjen 4. Der vises et pop-op-vindue a. Til = Dagsorden b. Markér den dagsorden, hvor punktet skal videreføres til 5. Klik på knappen OK. Punktet vises nu både på den oprindelige dagsorden og på den nye, hvor punktet er videreført til. Husk: Ønsker du at kopiere punktet til en anden kø, skal du benytte Til = Kø. Hvis du vælger Til = Sagsbehandler oprettes der en kopi af punktet på sagen i Acadre CM. Når du viderefører et dagsordenpunkt til en anden dagsorden eller en anden kø, så bliver dagsordenpunktet kopieret. Dvs. at når du behandler et dagsordenpunkt på flere møder, så vil der være ét dagsordenpunkt inkl. beslutning for hver behandling. Formpipe Software A/S, 2015 Side 19

20 24. Tilføj Beslutning til punkt der er videreført til dagsorden/referat Forudsætningen for at gennemføre denne øvelse er, at du har videreført et punkt til en dagsorden eller et referat. 1. Markér det dagsordenspunkt i træet, der har været videreført <Sagsansv. enhed>/<udvalg> /<Møde>/<Dagsorden>/<Punkt> 2. Klik på knappen Tilføj beslut. i værktøjslinjen. Nu tilføjes der en ny overskrift til dagsordenpunktet 3. Udfyld indhold i tekstbehandlingsvinduet (skriv beslutningen fra mødet) 4. Klik på knappen Gem 5. Vælg punkter som beslutningen skal videreføres til fra pop-up menuen 6. Beslutningen er nu videreført til valgte punkter. 25. Fremstil referat Husk at tilføje beslutninger på dine punkter, inden du fremstiller referatet. Dagsordenspunkter er markeret med fed skrift, indtil der er tilføjet beslutninger på dem. 1. Markér dagsordenen i træet 2. <Sagsansv. enhed>/<udvalg> /<Møde>/<Dagsorden> 3. Ret først dagsordentypen til Referat: a. Klik på listen Dagsordentyper b. Vælg Referat c. Klik på Gem 4. Klik på knappen Fremstil referat 5. Et nyt vindue vises, udfyld felterne: a. Note = Navnet på referatet, fx 'Udkast til åbent referat' b. Status = Åben c. Skabelon = <Vælg fra listen> d. Medie = HTML e. Startpunkt = 1 f. Indhold af dagsorden = sørg for, at der kun er flueben ud for Åbne punkter og vælg Både overskrift og brødtekst g. Fjern fluebenet ud for Journaliser punkter Formpipe Software A/S, 2015 Side 20

21 h. Klik på knappen OK 6. Svar OK til at referatet er produceret. Øvelsen gennemføres to gange: Fremstil først et åbent referat i HTML, derefter et lukket referat i Word. Referatet bliver fremstillet og gemt i databasen. For at lave en kontrol kan du klikke på knappen Vis versioner. Herved åbnes et vindue, hvor samtlige gemte versioner vises på en liste. Marker den du lige har fremstillet og klik på knappen Vis... Luk Word og luk popop-vinduet Vis versioner. 26. Publicer referat Øvelsen forudsætter, at der er fremstillet et referat. 1. Marker en dagsorden i træstrukturen <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<referat> 2. Vælg menuen Handlinger -> Godkend for Publicer 3. Et vindue vises, hvor samtlige versioner af referater og dagsordner er listet e. Vælg den version, der skal publiceres f. Klik på knappen OK 4. Et vindue med oversigt over mapper på din pc vises g. Vælg hvilken mappe referatet skal placeres i og navngiv det i feltet Filnavn h. Klik på knappen Gem i. Svar Ja til at publicere bilag 5. Referat og bilag er nu kopieret over til den valgte mappe. 27. Send referat Øvelsen forudsætter, at der er fremstillet et referat. 1. Marker en dagsorden i træet 2. <Sagsansv. enhed>/<udvalg> /<Møde>/<Referat> 3. Klik på knappen Send 4. Et vindue åbnes, med de dagsordener og referater der er fremstillet 5. Markér det referat, du vil sende 6. Klik på knappen OK 7. Der vises et pop-op-vindue Send a. Sæt flueben ud for Send bilag Formpipe Software A/S, 2015 Side 21

22 b. Send til = Deltagere 8. Klik på knappen Ok 9. Der genereres en til medlemmer som er registreret med en -adresse. Referat og bilag er vedhæftet. 10. Luk en på krydset i øverste højre hjørne 11. Svar nej til at gemme. Formpipe Software A/S, 2015 Side 22

23 Notificering 28. Notificering ved nye møder Tjek først at medlemmerne er oprettet med og aktiver notificering: 1. Markér et medlem i træet 2. <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<medlem>/<navn> 3. Skriv medlemmets -adresse 4. Afkryds Notificer via 5. Klik på knappen Gem. Derefter skal du slå notificeringen til: 1. Klik på Funktioner Indstillinger oppe i menulinjen 2. Sæt et flueben ud for Notificer mødedeltager ved oprettelse/sletning af møde 3. Klik på knappen OK 4. Opret et nyt møde (se øvelse 4) 5. Der genereres nu en standard til medlemmerne 6. Klik på knappen Send. 29. Notificering ved beslutninger Aktiver notificering: 1. Klik på Funktioner Indstillinger 2. Sæt et flueben ud for Notificer ved tilføjelse af ny beslutning 3. Klik på knappen OK 4. Tilføj en eller flere beslutninger (se øvelse 22) 5. Der genereres nu en standard til sagsbehandleren. Mailen indeholder et link til dagsordenpunktet i Acadre CM. 6. Klik evt. på Send for at sende en. Formpipe Software A/S, 2015 Side 23

24 30. Opret skabelon til Notificering ved videreførelse af punkt Opret en skabelon til notificering ved flytning af et dagsordenpunkt: 1. Klik på Funktioner Indstillinger 2. Åben drop-down listen over skabeloner og vælg skabelonen Notifikation ved tilføjelse af punkt til kø. 3. Ret evt. i teksten til mailen. Du kan anvende en række variable værdier i overskriften og teksten: a. %1 = Udvalgsnavn b. %2 = Møde dato og tid c. %3 = Sagsnr. d. %4 = Titel på dagsordens-punkt e. %5 = Dagsordens-type f. %6 = Liste over dagsordens-punkter 4. Klik på Gem og derefter på Ok. Fortsæt med øvelse 31: 31. Notificering ved flytning af punkt Aktiver notificering: 1. Klik på Funktioner Indstillinger 2. Sæt et flueben ud for Notificer når punktet flyttes til/videreføres/fjernes fra en dagsorden 3. Klik på knappen OK 4. Viderefør et punkt til en anden dagsorden (se øvelse 23) 5. Der genereres nu en standard til sagsbehandleren. en skal svare til den opsætning, som du har lavet i øvelse 30. Formpipe Software A/S, 2015 Side 24

25 Tillægsdagsorden 32. Opret tillægsdagsorden Opret tillægsdagsorden: 1. Klik dig frem til et møde, hvor der i forvejen eksisterer en dagsorden <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde> 2. Vælg menuen Filer Ny Dagsorden eller vælg ikonet Ny dagsorden i værktøjsbjælken 3. Der vises et pop-up-vindue Opret ny dagsorden 4. Vælg Tillægsdagsorden i rullegardinet 5. Udfyld de resterende felter 6. Klik på knappen Gem 7. Du har nu oprettet en tillægsdagsorden til mødet 8. Tast evt. F5 for at opdatere træet. Tilføj punkt på tillægsdagsorden: Øvelsen forudsætter, at der er oprettet en kø, og der er tilføjet et punkt til denne kø. 1. Gå til en kø, hvori der ligger et punkt <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<kø> 2. Marker et punkt i kølisten (opret først dagsordenpunktet i Acadre CM og placer det i denne kø, se evt. opgave 8) 3. Vælg menuen Handlinger Flyt punkt eller benyt ikonet på værktøjslinien 4. En liste over samtlige dagsordener/tillægsdagsordener vises 5. Udpeg tillægsdagsordenen som destination 6. Klik på knappen OK 7. Punktet er nu tilføjet til tillægsdagsordenen. 33. Fremstil tillægsdagsorden 1. Marker tillægsdagsordenen i træet <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<tillægsdagsorden> 2. Vælg menuen Handlinger -> Fremstil dagsorden 3. Der vises et pop-op-vindue, udfyld felterne: a. Note = fx 'Tillæg til dagsorden d. xx.xx' b. Status = Åben c. Medie = HTML Formpipe Software A/S, 2015 Side 25

26 d. Indhold af dagsorden = Sørg for at der kun er flueben ud for Åbne punkter (både overskrift og brødtekst) e. Fjern fluebenet ud for Journaliser punkter f. Klik på knappen OK 4. Tillægsdsagsordenen bliver nu fremstillet og gemt i databasen 5. En meddelelse om, at dagsordenen er produceret fremkommer 6. Klik på knappen Ok. 34. Fremstil et samlet referat af dagsorden + tillægsdagsorden 1. Marker tillægsdagsordenens punkt i træet <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<tillægsdagso.>/<punkt> 2. Vælg ikonet Flyt på værktøjslinien 3. En liste over samtlige dagsordener/tillægsdagsordener vises a. Udpeg dagsordenen for samme møde som destination b. Klik på knappen OK 4. Punktet fra tillægsdagsordenen er nu sat på dagsordenen 5. Marker punktet fra tillægsdagsordenen i træstrukturen 6. Tilføj beslutning ved at klikke på ikonet Tilføj besl. a. Indtast en beslutning (se evt. øvelse 22) b. Klik på knappen OK og vælg OK til at videreføre beslutning 7. Marker dagsordenen i træstrukturen <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden> Fremstil nu referatet som beskrevet i øvelse 24: 8. Ret først dagsordentypen til Referat: a. Klik på listen Dagsordentyper b. Vælg Referat c. Klik på Gem 9. Klik på knappen Fremstil referat 10. Et nyt vindue vises, udfyld felterne: d. Note = Navnet på referatet, fx 'Udkast til åbent referat' e. Status = Åben f. Skabelon = <Vælg fra listen> Formpipe Software A/S, 2015 Side 26

27 g. Medie = HTML h. Startpunkt = 1 i. Indhold af dagsorden = sørg for, at der kun er flueben ud for Åbne punkter og vælg Både overskrift og brødtekst j. Fjern fluebenet ud for Journaliser punkter k. Klik på knappen OK 11. Svar OK til at referatet er produceret. Nu har du fremstillet et samlet referat for de to dagsordener. Formpipe Software A/S, 2015 Side 27

28 Ekstra øvelser 35. Rediger dagsorden Acadre MM kan være konfigureret således, at du ikke kan redigere en dagsorden 1. Åbn Acadre MM og marker den dagsorden i træet, der skal redigeres <sagsansv.enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden> 2. Vælg menuen Handlinger Check ud 3. Et vindue vises, hvori samtlige versioner er listet 4. Marker den version, der skal redigeres (det er kun muligt at bruge denne funktion til filer i Wordformat) 5. Klik på knappen Rediger 6. Dagsordenen fremkommer i Word og redigering kan foretages 7. Gem er ikke nødvendigt, klik blot på krydset i øverste højre hjørne, så gemmes rettelserne automatisk 8. Klik på knappen Luk i vinduet, hvor versioner af dagsordenen er listet 9. Dagsordenen er nu opdateret i dagsordensystemet. For at lave en kontrol kan du klikke på knappen Vis Versioner. Herved åbnes et vindue, hvor samtlige gemte versioner vises på en liste. Marker den du lige har tjekket ind og klik på knappen Vis... Luk Word og luk pop-up-vinduet. 36. Låsning af dagsorden Udfør først denne øvelse, når du er sikker på, at du ikke skal arbejde mere med dagsordenen. 1. Marker en dagsorden i træstrukturen <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/dagsorden 2. Sæt status til Afsluttet 3. Klik på knappen Gem 37. Afslutning af møde Udfør først denne øvelse, når du er sikker på, at du ikke skal arbejde mere med mødet. Du kan ikke publicere dagsordner og referater fra et møde, når det først er afsluttet: 1. Marker et møde i træstrukturen <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde> Formpipe Software A/S, 2015 Side 28

29 2. Sæt status til Afsluttet 3. Klik på knappen Gem 4. Systemet spørger, om du er sikker på, at mødet skal afsluttes, svar Ja til dette 5. Mødet flyttes nu til mappen Afsluttede møder under udvalget 6. Gå til mappen <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<afsluttede møder> 7. Vælg det møde, der netop blev afsluttet 8. Klik på dagsordenen 9. Et vindue vises, hvor samtlige versioner er listet 10. Vælg den version af dagsordenen, som skal vises og klik på Vis Den færdige dagsorden vises i et ikke-redigerbart format 12. Dagsordenen lukkes ved at klikke på krydset i øverste højre hjørne. 13. klik på knappen Luk for at lukke vinduet, hvori alle versionerne af dagsordenen er listet. 38. Godkend publicering Denne øvelse forudsætter at PolWeb er installeret, eller en anden tilsvarende automatisk publiceringsløsning, samt at der er fremstillet mindst 2 dagsordener eller referater. Øvelsen gælder både publicering af dagsorden og referat. 1. Marker en dagsorden i træstrukturen <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden> 2. Vælg menuen Handlinger Godkend for publicer 3. Et vindue vises, hvor samtlige versioner af referater og dagsordner er listet a. Vælg den version, der skal publiceres b. Tryk på knappen Vis for at checke indholdet af dagsordenen inden publiceringen. c. Dagsordenen åbnes og indholdet checkes igennem. Dokumentet lukkes efterfølgende. d. Klik på knappen Publicer e. Gentag punkt a. d., hvis der er flere versioner der skal publiceres. Under fremstillingen af dagsordenen angives det i feltet status, om dagsordenen skal publiceres til den åbne eller lukkede del. I oversigten over versionerne fremgår det i feltet Publicer, om den enkelte version er godkendt til publicering. 4. Klik på knappen OK Formpipe Software A/S, 2015 Side 29

30 5. Den automatiske publicering igangsættes, og efter ca. 5 minutter vil dagsordenerne/referaterne være tilgængelige i PolWeb (forudsat at udvalget på forhånd er oprettet i PolWeb). Bemærk, at hvis en dagsorden er publiceret og man efterfølgende publicerer et referat af samme dagsorden, vil et pop-up-vindue åbne og spørge Vil du fjerne tidligere publicerede dagsorden? Ja/Nej. Vælges Ja publiceres referatet og dagsordenen fjernes. Vælges Nej vil referatet ikke blive publiceret. 39. Fjern fra publicering Denne øvelse forudsætter at PolWeb er installeret, eller en anden tilsvarende automatisk publiceringsløsning, samt at forrige øvelse er gennemført. 1. Marker en dagsorden i træstrukturen <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden> 2. Vælg menuen Handlinger Godkend for publicer 3. Et vindue vises, hvor samtlige versioner af referater og dagsordner er listet a. Vælg den version, der skal fjernes fra publiceringen b. Klik på knappen Fjern publicering c. Gentag punkt a. d., hvis der er flere versioner der skal fjernes. Under fremstillingen af dagsordenen angives det i feltet status, om dagsordenen skal publiceres til den åbne eller lukkede del. I oversigten over versionerne fremgår det i feltet Publicer, om den enkelte version er godkendt til publicering. 4. Klik på knappen OK 5. Den automatiske publicering igangsættes, og efter ca. 5 minutter vil dagsordenerne/referaterne være fjernet i PolWeb. 40. Fjern dagsordenpunkt fra køliste Både sagsbehandler og dagsordensekretæren har mulighed for at fjerne et dagsordenpunkt fra en køliste: 1. Markér et dagsordenpunkt i en sag (i Acadre CM) eller på en køliste (i Acadre MM) 2. Vælg fanen Placering 3. Marker den kø, hvorfra du ønsker at fjerne dagsordenpunktet 4. Klik på Fjern fra kø Dagsordenpunktet får nu status Redigeres. Formpipe Software A/S, 2015 Side 30

31 41. Fjern dagsordenpunkt fra dagsorden Dagsordensekretæren har mulighed for at fjerne et dagsordenpunkt fra en dagsorden og føre det tilbage til en kø: 1. Markér et dagsordenpunkt på en dagsorden 2. Klik på Fjern Dagsordenpunktet bliver fjernet fra dagsordenen og får nu status Redigeres. Når du har redigeret dagsordenpunktet, placeres det igen på kølisten til udvalget eller til møde. 42. Slet et dagsordenpunkt 1. Markér et dagsordenpunkt på en dagsorden 2. Klik på Slet 3. Svar Ja til at slette dagsordenpunktet i både Acadre CM og Acadre MM VIGITGT: Når du sletter et dagsordenpunkt, så slettes det både fra Acadre CM og Acadre MM! Du må derfor ikke slette et dagsordenpunkt, hvis det skal indgå i en dagsorden. 43. Udskriv liste over dagsordenpunkter Dagsordensekretæren har mulighed for at udskrive en liste over punkter på den enkelte dagsorden: 1. Marker en dagsorden i træstrukturen <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden> 2. Højreklik på et dagsordenpunkt i listevisningen under dagsordenen 3. Vælg fra højrekliksmenuen Udskriv liste til -> Microsoft Word/Microsoft Excel En oversigt over punkterne på dagsordenen åbner i en liste i enten Word eller Excel afhængigt af valg. 44. Afslut dagsordenpunkt Dagsordensekretæren har mulighed for at afslutte et punkt på en dagsorden uden at afslutte hele dagsordenen, dette gør det muligt for sagsbehandleren at afslutte sagen i Acadre CM. 1. Marker et dagsordenpunkt i træstrukturen <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<møde>/<dagsorden>/<punkt> 2. Gå til fanen Generelt på punktprofilen 3. Vælg Status = Afsluttet fra dropdownlisten 4. Klik på knappen Gem Formpipe Software A/S, 2015 Side 31

32 Dagsordenpunktet er nu afsluttet, og sagsbehandleren kan lukke sagen i Acadre CM, hvis det ønskes. 45. Aktiver et afsluttet møde Dagsordensekretæren har mulighed for aktivere et afsluttet møde. Det kan gøres, hvis der fx er behov for at opdatere et referat. 1. Marker et afsluttet møde i træstrukturen: <Sagsansv. enhed>/<udvalg>/<afsluttede møder>/<møde>. Nu kan du se mødeoplysningerne i højre side af billedet. 2. Klik på knappen Aktiver i værktøjslinjen, det er knappen længst til venstre. Mødet skifter nu status til aktivt hvilket betyder, at du nu kan ændre på de enkelte dagsordenpunkter og deres beslutning. Husk af afslutte mødet igen, når du er færdig med dine rettelser. Formpipe Software A/S, 2015 Side 32