KOM GODT I GANG MED ODIN

Transkript

1 KOM GODT I GANG MED ODIN

2 Anvend denne folder hvis du skal i gang med at bruge ODIN, eller hvis du ønsker vejledning i indberetning af oplysninger om redningsberedskabets udrykningsaktivitet i ODIN.

3 INDHOLD 01. Introduktion til ODIN 02. Kom godt i gang med ODIN 03. Oprettelse af under-brugere i ODIN 04. Fremsøgning af ældre udrykningsrapporter i ODIN 05. Hvordan får man hjælp og vejledning i ODIN

4 HVAD ER ODIN? ODIN er en forkortelse af Online Dataregistrerings- og Indberetningssystem. ODIN er udviklet og drives af Beredskabsstyrelsen. ODIN er internetbaseret og oplysningerne opbevares i en central database. Formålet med ODIN er at tilbyde en ensartet, tidssvarende og effektiv indsamling af oplysninger om redningsberedskabets opgavevaretagelse, der bl.a. kan anvendes til at: Skabe grundlag for at vurdere behovet for justeringer i organisation og prioritering af beredskabets ressourcer Skabe viden for den enkelte kommune om den konkrete opgavevaretagelse Skabe overblik over redningsberedskabets samlede opgavevaretagelse Udveksle oplysninger til gensidig nytte for beredskabets aktører Understøtte processen med at indføre risikobaseret dimensionering, mål- og resultatstyring og benchmarking i kommunerne For at anvende ODIN er det kun nødvendigt at have en pc med en internetbrowser, f.eks. MS Explorer, samt internetadgang. > 4 ODIN

5 HVAD SKAL ODIN BRUGES TIL? ODIN skal bruges til registrering og indberetning af de oplysninger om redningsberedskabets udrykningsaktivitet, som det fremover bliver obligatorisk at indberette. Den 1. januar 2005 træder et cirkulære om elektronisk indberetning af redningsberedskabets udrykningsaktivitet i kraft (ODIN-cirkulæret). Det fremgår af cirkulæret, hvilke oplysninger, der er obligatoriske. Beredskabsstyrelsen har udgivet en teknisk vejledning, og hvis denne følges overholdes bestemmelserne i cirkulæret. Den tekniske vejledning kan rekvireres fra Beredskabsstyrelsen (se afsnittet kontaktoplysninger) eller læses på www. odin.dk. Alle kommuner skal indberette de obligatoriske oplysninger i ODIN til Beredskabsstyrelsen. Der er dog valgfrit, om den enkelte kommune løbende vil registrere oplysninger direkte i ODIN eller blot indberette oplysninger til ODIN fra et lokalt registreringssystem, f.eks. RUS. Alle kommuner har fået tilsendt et brugernavn og en adgangskode. HVAD KAN ODIN? ODIN er mere end et system til obligatorisk registrering og indberetning. ODIN kan bl.a. også benyttes til at: registrere en række mere deltaljerede oplysninger om udrykningsaktiviteter og brandforløb modtage oplysninger direkte fra alarmcentraler og vagtcentraler styre brandsyn og registrere oplysninger om brandsynsobjekter og resultat af brandsyn indberette udrykningsoplysninger fra lokale dataregistreringssystemer lagre og fremsøge ældre udrykningsrapporter danne rapporter og statistikker til brug for bl.a. analyser, årsberetninger, indførelse af risikobaseret dimensionering, mål- og resultatstyring og benchmarking ODIN 5 >

6 KOM GODT I GANG MED ODIN ODIN indeholder allerede fra begyndelsen en række stamoplysninger om de enkelte kommuner, beredskaber, stationer, køretøjer og personale. Oplysningerne stammer fra de registreringer, som Beredskabsstyrelsen løbende har foretaget i forbindelse med tilsynsbesøg og godkendelser af aftaler, mv. Derudover er tidligere elektronisk indberettede udrykningsrapporter ( ) lagt ind i ODIN. Uanset om kommunen løbende vil registrere oplysninger direkte i ODIN eller blot indberette oplysninger til ODIN fra et lokalt registreringssystem, f.eks. RUS, så skal de oplysninger, som ODIN allerede indeholder gennemgås med henblik på at foretage de nødvendige rettelser og tilføjelser i administrationsmodulet. I de følgende afsnit beskrives det, hvordan du logger ind og foretager de nødvendige rettelser og tilføjelser. SÅDAN LOGGER DU IND Start en internet-browser og skriv i adresselinien. Indtast herefter det tilsendte brugernavn og adgangskode. Når du er logget ind, vil du blive præsenteret for forskellige valgmuligheder i en bjælkemenu. Klik på bjælken Administration i menuen for at åbne Administrationsmodulet > 6 ODIN

7 ADMINISTRATIONSMODULET Administrationsmodulet indeholder fire faneblade udover menu-fanebladet, som det ses af skærmprintet nedenfor. Gennemgå hvert enkelt faneblad Beredskab, Kommune, Stationer og Personale Kontrollér at oplysningerne under de enkelte faneblade er i overensstemmelse med redningsberedskabets egne registreringer. Køretøjsoplysningerne findes under fanebladet Stationer. Tilføj de oplysninger som mangler og slet de oplysninger, som er forkerte eller forældede. Under hvert enkelt faneblad kan du få hjælp til indtastningen ved at klikke på spørgsmålstegnet øverst i højre hjørne af skærmbilledet. Du kan også få hjælp i form af tooltips til de enkelte indtastningsfelter ved at flytte markøren henover feltet. Bemærk ODIN og RessourceDatabasen (RDB) synkroniserer køretøjsoplysninger. De rettelser og tilføjelser til køretøjer som foretages i ODIN registreres også i RDB. Du behøver med andre ord kun at registrere oplysninger én gang. FANEBLADET BEREDSKAB Skærmbilledet viser det første faneblad Beredskab i administrationsmodulet ODIN 7 >

8 Kontrollér om oplysningerne er korrekte og foretag eventuelle rettelser og tilføjelser. Hvis redningsberedskabet slukker i flere kommuner, skal det fremgå her. Under punktet Tilføj assistancetype kan du oprette egne, lokale assistancetyper, som anvendes i kommunens redningsberedskab f.eks. tyverialarmer, som det er vist i skærmprintet. Assistancetyperne kan anvendes, når en udrykningsrapport skal registreres som andet end brand, redning eller miljø. FANEBLADET KOMMUNE Næste skærmbillede viser fanebladet Kommune. Kontrollér om oplysningerne er korrekte og foretag eventuelle rettelser og tilføjelser. > 8 ODIN

9 FANEBLADET STATIONER Næste skærmbillede viser stationsoplysningerne. Som det fremgår af skærmbilledet er det muligt at tilrette stamoplysningerne for stationerne i redningsberedskabet. Bemærk! at oprettelse af andre stationer end de viste skal ske ved henvendelse til odin@brs.dk. SÅDAN OPDATERER DU STATIONSOPLYSNINGER OM KØRETØJER ELLER MATERIEL Klik på Vis køretøj eller Vis materiel feltet i fanebladet Station. Kontrollér om oplysningerne er korrekte og foretag eventuelle rettelser og tilføjelser. Ved at klikke på Ret er det muligt at tilrette oplysningerne om de registrerede køretøjer. Ved at klikke på Slet slettes det pågældende køretøj fra listen. Skærmprintet viser et eksempel på et skærmbillede for Vis køretøj. På skærmprintet kan du se, at der er tilknyttet 7 køretøjer og 1 båd til den pågældende station. Ved at klikke på Opret Køretøj funktionen er det muligt at tilføje et nyt køretøj til listen. ODIN 9 >

10 FANEBLADET PERSONALE Skærmbilledet af personaleoplysningerne er taget fra en given station i en kommune. Ved at klikke på opret person funktionen er det muligt at tilføje en ny person til listen. Du kan rette eller slette i det registrerede personale herunder personalets uddannelser og funktioner Når alle oplysninger er kontrolleret og tilrettet, er du klar til at bruge ODIN til enten direkte registrering eller til indberetning fra et lokalt registreringssystem. For dem der vil anvende ODIN til registrering af udrykningsdata henvises til vejledningen på internetadressen For dem der vil anvende et lokalt system henvises til vejledningen på internetadressen > 10 ODIN

11 OPRETTELSE AF NYE UNDER-BRUGERE Samtlige redningsberedskaber har fået tilsendt ét brugernavn med tilhørende adgangskode. Dette brugernavn har rettigheder som en redningsberedskabsadministrator en lokal superbruger. I nogle redningsberedskaber vil det være tilstrækkeligt med denne ene bruger, men i ODIN er det også muligt at oprette nye under-brugere med forskellige adgangsrettigheder. Hvis du som redningsberedskabsadministrator vil oprette en under-bruger, skal du logge ind på og klikke på punktet Backoffice. Under fanebladet Brugere og grupper (se skærmprint) kan en redningsberedskabsadministrator oprette en eller flere under-brugere, hver med en eller flere brugerroller. Bemærk at det indtastede fornavn/efternavn ( Peter Jensen ) vil optræde på rapportudskrifter. I ODIN er der defineret 4 brugerroller. Brugerrollerne er oplistet i et hierarki, hvor den brugerrolle, som har færrest rettigheder vises først. ODIN 11 >

12 Brugerrolle Entreprenør Kommunal indberetter Indberetningsgodkender Rednings - bered skabsadministrator Rettighed Denne brugerrolle er den simpleste og har alene rettighed til at registrere udrykningsrapporter. En Entreprenør, kan hverken godkende udrykningsrapporter eller se brandsynsdelen på ODIN. Brugerrollen Entreprenør rolle tildeles typisk et entreprenør-beredskab som f.eks. Falck. Denne brugerrolle har rettigheder til at registrere udrykningsrapporter og benytte brandsynsdelen i ODIN. Denne brugerrolle har samme rettigheder som brugerrollen Kommunal indberetter. Derudover kan Indberetningsgodkender godkende udryknings rapporter. En udrykningsrapport skal være godkendt før den opfattes som indberettet. Denne brugerrolle har samme rettigheder som Indberetningsgodkender. Derudover kan brugerrollen oprette andre brugere med en eller flere af ovennævnte rettigheder. Det er op til den enkelte lokale redningsberedskabsadministrator, om de ønsker selv at oprette og evt. nedlægge andre brugere i sit beredskab såvel som at distribuere adgangskoder til disse. Bemærk! Hvis en under-bruger glemmer sin adgangskode, må redningsberedskabsadministratoren tildele ham et nyt. Hverken redningsberedskabs-administratoren eller Beredskabsstyrelsen har mulighed for at fremsøge glemte adgangskoder. > 12 ODIN

13 FREMSØGNING AF ÆLDRE UDRYKNINGSRAPPORTER I ODIN For redningsberedskaber, som tidligere har indberettet udrykningsdata elektronisk til Beredskabsstyrelsen, er der mulighed for at fremsøge de indsendte rapporter. Fremgangsmåden beskrives i dette afsnit. Klik på Søg udrykning i bjælkemenuen på fanebladet Menu. Skærmbilledet nedenfor kommer frem. Som det fremgår af skærmbilledet, er der en række søgefunktioner/muligheder under fanebladet Søg. Vælg f.eks. Alarmdato fra til , som er den periode, hvor Beredskabsstyrelsen har kunnet importere gamle udrykningsrapporter. Rapporterne for den søgte periode fremkommer på skærmen. Se skærmprint. Du har nu mulighed for at: - rette eller slette i rapporterne - sortere på overskriften f.eks. hovedopgavetype - udskrive rapporterne UDSKRIFT AF RAPPORTER Man kan få udrykningsrapporterne udskrevet ved at trykke på printer ikonet (vis ikon). Dette kræver dog, at din PC understøtter visning af PDFdokumenter. Hvis din PC ikke har PDF-visning etableret, klik da på Teknisk Hjælp på forsiden af og find afsnittet PDF-visning. Her er det beskrevet hvorledes du installerer et program til visning af PDF-filer. ODIN 13 >

14 NOTER > 14 ODIN

15 ODIN 15 >

16 HVORDAN FÅR MAN HJÆLP OG VEJLEDNING I ODIN UDOVER DENNE FOLDER ER DER FØLGENDE MULIGHEDER FOR HJÆLP OG VEJLEDNING I AT BRUGE ODIN: Tooltips du får forklaringer og definitioner til et registreringsfelt ved at flytte markøren hen over feltet Hjælpefunktion tilknyttet de enkelte faneblade klik på spørgsmålstegnet Online brugervejledning Teknisk Hjælp på forsiden af Ofte stillede spørgsmål på Vejledere fra Beredskabsstyrelsens centre du kan finde kontaktoplysningerne på Telefonsupport Beredskabsstyrelsen Birkerød Grafisk tilrettelæggelse og produktion: Paritas Grafik A/S, Brøndby