Tema 4 - Administration KOMMUNE. Arbejdsgruppen omkring temaet administration har afholdt møde onsdag den 30. maj 2012 og onsdag den 13.juni 2012.

Transkript

1 Tema 4 - Administration DATO: i8.juni 2012 Arbejdsgruppen omkring temaet administration har afholdt møde onsdag den 30. maj 2012 og onsdag den 13.juni I arbejdsgruppen deltager Anna-Marie Daimose Andersen, Laiia Mejlhoim Olsen, Carl Brinkmann, Karen Skytte, Christel Kjr og Henny Hedegaard. Arbejdsgruppen har organiseret sig sáledes: Formand Anna-Marie Dalmose Andersen Sekretr Henny Hedegaard Arbejdsgruppen drøftede ny organisationsstruktur pa IEldre- og Sundhedsomrâdet ud fra et organisationsdiagram udarbejdet af Bestillerenheden. Forslaget gâr ud pa, at der under direktøren ansttes en Sundheds- og Omsorgschef, med 13 funktionsleder samt kostomrâdet under sig. Herudover er forslàet 2 vinger /stabsfunktioner, der indehoider følgende omrader: økonomi, analyse, IT, sekretariat, politisk sagsfremstilling og udvaigs- og râdsbetjening faglig udvikling og uddannelsesomrãdet Arbejdsgruppen er enig om, at det giver god mening at ligge de 2 omráder sammen under et, og herved fá en flles administration for hele omrãdet. I dag er der kun en elier ganske f administrative medarbejdere pa de enkelte omráder. Dette er ikke optimait. Det vii give en strkere administration, nàr der er mulighed for sparring mellem andre administrative kolleger samt overlap og afløsning i ferie m.m. Pa mange omráder har de to fagomràder (idre og sundhed) de samme funktioner/opgaver, men til forskeliige klienter. Og pa andre omràder, er det de samme borgere, vi servicerer, men med forskellige opgaver. I dag arbejder Sundhedscentret meget projektorienteret, og vii ogsá gøre det fremadrettet. Vi tror pa, at?eldreomrâdet pa sigt ogsâ vii arbejde mere projektorienteret. Hvis vi er en administration, vii det give større mulighed for at trkke pa I udnytte hinandens ressourcer. Der blev givet udtryk for, at der i personalesammenstningen i administrationen er vigtigt: at der er en ekspertise indenfor økonomi, analyse og metoder, skriftiig kommunikation, sagsfremstilling at det er en blandet sammenstning af medarbejdere bade organisationsmssigt men ogsa aldersmssigt, her tnkes pa erfaring inden for omradet. Dette vii kunne give et godt sparrings-grundlag for chefen. STRUER KOMMUNE POSTBOKS 19 T: WWWSTRUER.DK ØSTERGADE F: a STRUER E: STRUER STRUER.DK

2 2/3 Driftsikkerhed er vigtigt, men ogs udvikling. Det er vigtigt, at det buyer synhiggjort, at der ligger en stor opgave i: opfølgning af de politiske beslutninger, der buyer taget servicering af rád/udvalg, chef og direktør (uover det at vre referent) indsamling af diverse materialer til sagsfremstilling faglig dokumentation Arbejdsgruppen droftede ogsà muligheden for nye konstruktioner for det kommende Sundheds- og?eldreomráde. Trning, aktivitet og forebyggelse Der kom forsiag om, at der oprettes en ny kasse, hvor aktivitet, trning og forebyggelse Igges sammen under en funktionsleder, i stedet for som det er i dag, hvor der er en funktionsleder (faglig uddannet leder) for henholdsvis Aktivitet og Sundhedscentret. Vi tror umiddelbart, at disse omrâder kunne have stort udbytte af hinanden. Funktionsledere p plejebolig og aktivitetsomrdet Der kom forsiag om, at der buyer fiies ledelse pa flere centre/plejehjem end der er i dag. Sãledes at det kun buyer ledelse (kolde hnder) funktionslederne skal udføre. Der kunne sá ansttes en sygeplejerske/assistent til at udføre de øvrige opgaver (varme hnder). Medarbejderne pa centrene kunne sà evt. køre som selvstyrende grupper. Funktionsledere i hjemmeplejen og sygeplejen Der kom forsiag om, at sygeplejen Igges sammen med hjemmeplejen og med fiies ledelse. Opdeles I omráder evt. scm de er i dag og som selvstyrende grupper. Derved opnás tttere samarbejde mellem de to faggrupper, scm der efterspørges i dag. Kompetenceudvikling Kompetenceudvikling er ekstrernt vigtigt i ovennvnte forsiag, da det er vigtigt, at samtlige medarbejdere er kidt ordentligt pa og at alle føler, at de kan kiare opgaverne tilfredsstillende. Utilsigtede hndeiser Funktionen omkring utilsigtede hndeiser blev drøftet. Der kom forsiag cm, at denne funktion kan Igges sammen med sikkerhed og trivselsomrádet (Gitte Pagter og Britt Harpøth). Hele funktionen cmkring sikkerhed og trivsel kunne ligge bade i Sundheds- og IEldreomrádet og i Organisation og Udvikling. Under alle omstndigheder foreslás et meget tttere samarbejde for at kunne udnytte opnàet viden og erlaringer begge veje. UddanneIsesomrdet Der kom forsuag om, at elever ndenfor sosu-hjipere, sosu-assistenter og pdagogisk assistenter puaceres uden for Sundheds- og /EIdreomrdet og i stedet i HR-afsnittet i Organisation og Udvikling, sa hele kommunens uddannelsescmrade samles. STRUER KOMMUNE POSTBOKS i T: ØSTERGADE F: i STRUER E: STRUER@STRUER.DK

3 Det biev drøftet, cm der skai vre en eller to vinger /stabefunktioner under chefen. Hvis nogle af opgaverne fiyttes til anden afdeiing, vii det vre nok med en stabsfunktion. Det biev pointeret, at der fremadrettet vii bilve et meget stort samarbejde meiiem Sundheds- &?Eidreomrâdet og Handicap & Psykiatri isr i forbindeise med overgangen fra voksen til idre. Arbedsqruppen har drøftet føigende under nedenstáende omráder/overskrifter: de aktuelle og fremtidige brugere/borgere af indsatsen Byrádet, direktøren, rnedarbejdere, kolleger, Regionen, praktiserende iger, fysiotera peuter og lign samt râd og udvaig. Det nre sundhedsvsen FORLØBSPRDG RAMMER inden for KOL, hjerte og diabetes. indsatsomrderne skal vre aimen kendte. Der vii komme nye foriøbsprogrammer den aktuelle og fremtidige faglige indsats: selve indsatsen, kvaliteten og evt. ogsà kvantiteten Kvaiitet og kvaiitetsudvikiing bør indgá i en stabsfunktion. Arbejdsopgaver til og fra funktionsledere personaieadministrationen. Projektkoordinering mange forskeilige projekter uden skeien til andre afdeiinger/enheder. informationsstrategi hvordan vidensdeier vi i organisationen og udenfor. Nyt IT og anden teknoiogi Rehabiiitering metoder for máiing meqet vigtigt, s der opnàs mulighed for sammenlignlighed. Foreløbig liste over nuvrende arbejdsopgaver I administrationen vedigges scm bilag. det aktuelle og fremtidige faglige og tvrfagiige samarbejde samt snitfiader Snitfaider biev drøftet og føigende blev nvnt: Byrdet, økonomiudvalg, Sundhedsudvaig, Sociaiudvaig, Børn og unge, Pianigning (de grønne omrâder), Arbejdsmarkedsafdeiingen, Handicap & Psyk., økonomiafdeiingen, Teknisk afdeling, Borgerservice, Kostomràdet, Sekretariatet, HR-afdelingen, Trivseiskonsuienten, Private ieverandører. de sammenhngende borgerforløb mellem kommunen, almen praksis og hospitaisvsenet Forløbsprogrammer, Høreomsorg, Forebyggende hjemmebesøg, Hjerneskade koordinator, genoptrningspianer, Regionaie Sundhedsarbejde - arbejdsgrupper. Hvad skal der tii for at det Iykkes: Koordineringen tii det poiitiske er vigtigt. Kiare udmeidinger fra direktionen og byrádet meget vigtigt. Gode arbejdsbetingeiser og arbejdsredskaber (IT) og et ordentiigt arbejdsmiijø. (pa aiie niveauer) Kvalificerede medarbejdere. Kompetenceudvikling instruktion og opiring er vigtigt for opgavens kvaiitet og kvantitet. Tiistrkkeiige midier og!edeisesmssig opbagning. STRUER KOMMUNE POSTBOKS a T: ØSTERGADE F: i STRUER E: STRUER STRUER.DK

4 Byràd Tilsyn med 8 plejehjem/centre to gange àrligt, herunder inddragelse af IEldrerád, Socialudvaig og Socialudvaig og Byrâd Tilsyn med borgere I eget hjem (hjemmeplejens brugere), herunder inddrage(se af IEldrerâd, Liste over opgaver I Bestillerenheden: BILAG: Tema 4 - Administration DATO: is. Ufl 2012 Sekretariatsbetjening at Bestillereneheden Sekretariat for IEldreomràdets leder møder (dagsordener, referater, mødetiiretteiggeise) Opfølgning pa og formidling af politiske beslutninger Forberedelse af udvalgsmøder, herunder sagsfremstillinger og udfrdigeise af notater Inkgbsfunktion for Bestillerenheden A jourføring af boligkatalog A jourføring at fritvalgs-database Personaleadministraion Kropsbàrne hjipemidier (høreapparater, strømper, bleer mm.) Fribefordring Visiteringer til plejeboliger og /Eldreboliger TerminaJerkIringer Opfølgning pa Iønsumsstyring og kontoudtog Tovholder I kommunalt IgeudvaIg. regionalt sundhedsarbejde, UTH Patientsikkerhed forskellige møder vedr. Idre - f.eks. byggeri, ndring af boliger, nediggeise at plejehjem referater, annonceringer, indberetninger til ministeriet over anvendte midler, økonomistyring) arrangementer, annonceringer, udfrdige opig til taler, vaig til IEldrerâd 2013) beboermøder, opfølgning/tovholderfunktion) lederarrangementer m.m., udfrdigeise af opig til taler I forskellige sammenhnge, deltage Sekretariatsbetjening af IEldrerád (tiiretteigning af møder, dagordener, referater, Sekretariat for FrivWighedsudvalget vedr- 1 8-midler (ti1retteigning af møder, dagsordener, Ad-hoc opgaver for socialudvalgsformand og direktør ( tiiretteigning af dialogmøder, PersonaIeanstteIser Ansvarlig for tiiretteigning af MED-udvalgsmøder TiIretteIgning af externe opgaver i forhold til!eldreomrádet Deltagelse i teamledermøder økonomistyring (Socialudvaig styregruppemøde. annoncer, Sundhedsudvalg) herunder ferier, IgekerseI utilsigtede Prisudregninger for hjemmehjip Kontrol at regninger A jourføring af hjemmeside Statistik Deltage ad hoc i teamledermøder sygdom, tridage. eksterne bogføring Ieverandører politiske indstillinger, skrivefrdigheder generelt dagordener, f.eks. utilsigtede STRUER KOMMUNE POSTBOKS 19 T: ØSTERGADE iz-15 F: a STRUER E: STRUER@STRUER.DK hndeiser Plejeorlov Fordeling af regninger I Opus opig til venskabsbyernes hndeiser ansøgninger, tildeling at dlv. koder, introduktion referater KOMMUNE

5 KOM[V1UNE 2/5 Superbruger i SB-sys, omsorgssystem Analytiske opgaver for /Eldreomràdet, Socialudvaig og Direktion - konsulentopgaver lnstruktion af plejepersonale i forhold til omsorgssystem telefoni Visitation til madservice Visitation til personhig pleje og praktisk teamlederfunktion for Visitationen og Ergoterapiafdehingen Deltagelse teamledermoder HjlpemidIer f.eks. handicapbiler, ei-køretøjer, synshjlpemidier, boligsager born, proteser, nodkald, ombygning af bohiger, tilsynsførende for offenthigt nybyggeri, handicapkørsel. Dialogbaseret aftahestyring Sekretrfunktion/referent ved Socialudvalget og Sundhedsudvalgets møder hjlp Liste over arbejdsopgaver i Plejebolig & Aktivitet: Betale regninger for ahle phejehjem og centre samt Aktivitetsomràdet. Kontantkasser - bogføring. Fonde - opgorelser. midlertidige pladser over pensionsafdehingen. Klientbetahing kommerth opstart senest 1/ for af alle beboere pa plejehjem og centre. Forplejning og serviceydelser for ahle, samt husleje for beboere pa plejehjem. Pt. higger af forplejning over pensionsafdelingen hos Kostomràdet, men kommer til at higge her fremover. Lave fakturaer til beboere, som ikke kan bhive over pensionen. Indberetning af befordring i Opus. Udregne opgorelser og soge Den Centrale Puhje. Udregne opgorelser til Akut Puijen. Barselsskemaer til 0K. pa Plejehjemmene. Kiargoring til og afholdelse af øk-moder hver màned. Ekstra arbejde ved kvartals budgetopfolgninger til OK. Ajour[øring af ressourcestyringsskemaer og vagtplansudregninger. Servicering af FL enten pr. mail, telefon ehler møde. Ad hoc opgaver. i økonomi. Konsulentfunktion indenfor Avaleo. Superbruger I omsorgssystemet. Gennem vejledning, undervisning og supervision at give mulighed for i brug af omsorgssystemet. Udfarende funktion pa plejehjemmene vedr. administrative opgaver. Konsulentfunktion indenfor KMD Iøn indberetning. lndberetning af engangsydelser I Opus. af statistikker i Opus. ferie osv) Konsulentfunktion vedr. af skemaer ved TiI/ndring/afgangs-skemaer. Straffeattest, løn Indsendelse af løn tih organisationen. for omrâdets MED-udvalg, herunder dagsorden, indkaldehse. dagsorden og modereferat i SBSYS. Nogleperson I SBSYS. lndrykke annonce i Signatur, Evt. med af stihhingsopshag. Ajourføring og redigering aftihbudsportalen. Redigering at hjemmesider for plejehjemmene. Opkrve opkrvning BeIgningsregnskab Elevoplring Sekretr Indstte oplring udfrdigelse sammenstninger. hjhpe opkrvet Udtrkning opkrvning udfrdigelse anstteise. sammenstninger (fravr STRUER KOMMUNE POSTBOKS 19 T: ØSTERGADE F: 6 84 Ba og 7600 STRUER E: STRUERSTRUER.DK

6 lndberette ferie og sygefravr for alle funktionsledere og adm. Lagerstyring og indkøb af kontor artikier. Telefonbetjening ved henvendelse fra brugere og andre samarbejdspartnere. Daglig postsortering Kopiering og brevskrivning samt andet forefaldende arbejde. Arkivering vedr. alle personalemapper Diverse ad hoc opgaver, s som navneskilte, telefonkort, arkiv plejehjem, afslag pa stillingsannoncer for funktionsledere, ajourføring af intranettet m.m. Liste over arbejdsopgaver i Hemmeplejen: Daglig bogholderi - indtgter, udgifter posteringer. Afregninger - interne og eksterne. lndberette engangsydelser til medarbejdere. Ressourcestyring for hjemmeplejen. økonomistyring med budgetopfølgning for hjemmeplejen. Lønaftaler efter forhandling - nye lønaftaler for ansatte. Bistá omràdeleder og økonomiafdeling med økonomiske beregninger og ressourcemssige analyser. Sørge for refusioner fra central puije. OPUS-udtrk 09 tjek (løn mv.). Bistá funktionsledere med økonomiforklaringer. Layer bilag for flyverkorps til brug ved fakturering. Sørge for dokumentation for modtagelse af varer eller ydelser. Omkonteringer f.eks. af sygeplejeyd. Ajourføring af mappe over borgere I Døgnafsnit med kontrakter til- og afgang. Opgørelse for ophold i Døgnafsnit. Opkrvning af betaling for ophold i Døgnafsnit via Pensionsafdelingen. Oprette 09 udsende fakturaer til borgere, der ikke kan opkrves over pension - for midlertidigt ophold i Døgnafsnit. Modtage og behandle bilag for engangsydelser til medarbejdere befordring, timelonninger m.v. Diverse udregninger og opgørelser i forbindelse med økonomistyring. Give omràdelederen oplysninger cm opmrksomhedsforhold i forbindelse med økonomien. Mánedlig afholdelse af budgetopfølgningsmøde med funktionslederne uddybende forkiaringer. Udregning og opgøreise i forbindelse barsel til ansøgning om refusioner fra Central Puije. Sørge for modtagelse af information om langtidssygdom til udregning 09 ansøgning om refusion fra Central Pulje. Søge refusion for udgifter i forbindelse med tillidsmandsvirksomhed. Udtrk fra OPUS og tjek af oplysninger cm konteringer og lønindplaceringer for alt personale. Sørge for at der foretages rettelse af fejl. Undervisning af elever i forhold til befordringsgodtgørelse. Opgørelse i forbindelse med hjemmeplejebiler aflsningslister, dieselbon, skadesanmeldelse m. v. Ansvarsforsikring anmeldelse af skader ci. SB-sys nøgleperson Elev-vejleder IT-opretteiser elever og andre. ld-billeder elever og andre STRUER KOMMUNE POSTBOKSi T: ØSTERGADE ia-i5 F: STRUER E: STRUER STRUER.DK

7 KOM11UNE 45 Referater personalemøder og MED-møder Fravr elever OPUS manuel liste Elevplan varslingsbrev Oprette papirer pa nye elever, uddannelsesaftale, velkomstbrev, ansttelsesbrev, straffeattest, lister Befordring elever Ferieadministration for elever G-dage = 1., 2. og 3. ledighedsdag - elever. Søge Prmie & Bonus pa elever Kontering af bilag / lister fra AER!ØK - elever KL Partnerskabsprojekt E-rekruttering Webredaktør internet og intranet Kompetenceudviklingsprojekt - sekretr Efteruddannelse tilmelding til AMU-kurser og VEU-godtgorelse for bade hjemmeplejen og plejebolig & aktivitet. Diverse opgaver for Funktionslederne = breve, referat, regneark Diverse økonomi omkring elever (antal ansat pr md. (Irene), opgørelse og beregning af voksenelever, tilskud fra jobcentret, opgørelse til Irene over hvor assistenterne har vret I praktik 09 hvor lnge) Skrive brev til elever over praktiksteder Skrive mail til praktikstedet over kommende elever Arshjul over skole- praktikforløb Elev-plan administrator BekIdningsgodtgørelse assistentelever Tøj-elever Tilgang/ndring/afgang for funktionsledere, Iønaftaler til FDA, DSR. Registrering af sygeplejebesøg Sygeplejefagligt forum lndkøb af kontorartikler til hjemmeplejen, sygeplejen 09 døgnafsnittet Liste over arbeidsopqaver i Flyver-korpset planlgning og koordinering af bestillinger arbejdsplanlgning 09 disponering ugeplan for flyvere løn og personale-administration, herunder vagtplanlgning Telefonbetjening Udregning af normtid Opmâling aftil hjemmeplejen Udlevering og styring af nøgler til hjemmeplejen medansvarlig for udsendelse af regninger Liste over arbeidsopgaver i SundhedscenterStruer Konkrete administrative opgaver: Varetage og handle pa den primre kontakt med borgere og andre, der henvender sig til SundhedscenterStruer, hvad enten det er ved direkte kontakt, telefonisk kontakt eller ved kontakt pr. . STRUERKOMMUNE POSTBOKSa T ØSTERGADE ia-is F i STRUER E. STRUER STRUER.DK 9

8 Sagsbehandle ansøgninger cm transportgodtgorelse til specialiseret genoptrning ved henvendelse fra borgerne. Holder hjemmesiden ajour i samarbejde med sundhedscenterets fagprofessionelle. medarbejdere og dets ledere. Udlevere batterier/hørehjipemidier I centerets ábningstid Foretage indberetning til OPUS-Lønsystemet cm tjenestekørsel, timelønnedes arbejdstid og andre relevante indberetninger. Indhenter personalets ferieønsker, ave ferieoversigt til godkendelse samt indberette fravr uanset fravrstype. Herunder ogsà rekvirerer fravrsstatistik fra HR-afdelingen hvert halve âr. Ansvarlig for al bogføring og betaling af regninger I afdelingen, herunder korrekt dokumentation samt sørge for at de ansatte anvender de korrekte artskonteringer. Ansvarlig for indhentning af diverse refusioner til afdelingen samt for mellemkommunale betalinger. Sørge for den àrlige indberetning cm Forebyggende hjemmebesøg til Danmarks Statistik. I samarbejde med lederteamet sikre løbende kontrakters rettidige tornyelse. Sørge for de adm. opgaver vedr. ndring i den kliniske vejleders ansttelse over áret. Sørge for SKS-indberetning vedr. genoptrning fra klinik/ppr. I samarbejde med lederteamet og andre relevante tilretteigge og ave introduktionsprogram for nyansatte, herunder sørge for opdatering af afdelingens personalehánd bog. Bistà sundhedschefen med forskellige opig vedr. budget og forbrug samt andre økonomiske opgaver. Vre sundhedscenterets nøgleperson mht. kommunens dokumenthàndteringssystem samt vre 1. hjiper pa IT og telefoni. Sammen med sundhedschefen pianlgge, indkalde til og varetage adm. opgaver i relation til afdelingens møder, undervisning, temadage og lign. ved udsendelse af program, sikre de tekniske hjipem idler, kopiering, sørge for traktementer my. Efter aftale med lederteamet medvirke til eller selv stà for udarbejdelse at relevante statistikker over sundhedscenterets aktiviteter, og sammen med teamet medvirke til udarbejdelse at virksomhedsplan, dialograpportering eller anden form for kontraktlig aftale. Sørge for sundhedscenterets beholdning af pjecer, skriftlige materialer og kontorhold. Bistá sundhedschefen med for afdelingen relevante ad hoc opgaver. Iøn, (aftaler, indplacering, ansttelser) BudgetpIanlgning/-opføIgning, selvforvaltning Lokalebooking, mødeaftaler Varetage adm. opgaver vedr. studerende ex. oprette i Avaleo, pa tavlen osv. Modtagning/hjemtagning af genoptrningsplanerjf. sundhedsloven og opgaver jf. serviceloven samt opstarte opgaverne. Udfrdige dagsordner og skrive referater (neuro-teammøder, SF-teammøder, Trningsteamet) Samtidiq I erindring cm at: Der er et behov for, at administrationen skal understøtte, at SundhedscenterStruer har et samarbejde pa tvrs af organisatoriske skel og faglige grnser i Struer Kommune ex. med jobcentret, børne- og familiecentretjf. sundhedspolitikken netop med henblik pa atforbedre det sunde liv. Etliv hvor borgerne føler sig sunde, et liv hvor a/fe borgere far redskaber til bedre trivsel og et liv hvor sundhedstilbuddene matcher den enkeltes ressourcer. Struer Kommune Sundhedspolitik s.5 STRUER KOMMUNE POSTEOKS i T: ØSTERGADE F: i STRUER E: STRUER@STRUER.DK