Centre/afdelinger i Hvidovre Kommune der har kontorelever

Transkript

1 Centre/afdelinger i Hvidovre Kommune der har kontorelever Center for Trafik og Ejendomme Vej og Park Som elev i Vej og Park kommer du til at have følgende opgaver: Betal regninger i OPUS Færdiggør kontrakter Skrive breve Indberette sygdom/fravær Skrive referater til div. møder Hjælpe vej-ingeniører og driftsledere Arbejde med projekter. Oprette sager i Navision Lav rekvisitioner i Navision Kontering og omkontering i OPUS Opfølgning af kontoudtog og rykkere Forarbejdning og udskrivning af fakturer Afstemning af mellemregningskonto Budget opfølgning Opretning og sletning af brændstofkort Div. ad hoc opgaver Center for Borgerservice Borgerservice og Ydelsescenter Som elev i Borgerservice kommer du til at have følgende opgaver: Pas/kørekort afstemning Pas Godkendelse af boliger Ansøgning om ungdomsboliger Velkomstbreve - folkeregister Floorwalker - Hjælpe borgere med selvbetjening bl.a. SKAT, boligstøtte, e-boks osv. Diverse ad hoc opgaver

2 Center for Børn og Familie Familierådgivningen Som elev i Familierådgivningen kommer du til at have følgende opgaver: Sortere s Oprette og lukke borgersager Diverse ad hoc opgaver Booke møder i kalender Mødeindkaldelser Registrere underretninger Sende bekræftelser Skrive referat af afdelingsmøder Personlig borgerbetjening Bestilling af kontorartikler Betaling af faktura Bevillingsbreve/ handicap Kontakt til boligselskaber vedr. boligudsættelse Opdatere diverse interne lister Daglig kommunikation med rådgivere og samarbejdspartnere både intern og ekstern Ajourføre mappe for kommende elever Introduktionsprogrammer for nye medarbejdere Center for Skole og Uddannelse Skole afdelingen Som elev i Skole og Klubafdelingen kommer du til at have følgende opgaver: Administration af kommunens folkeskoleelever via elevadministrationssystemet TEA (Tabulex) Kontakt med kommunens skoler Kontakt med andre kommuners skoler Kontakt med borgere, pr. telefon, brev og mail Digital post (afsendelse) Afdelingens fællespostkasse (distribution af henvendelser til hele afdelingen) Telefon pasning Praktiske opgaver i forhold til frugt- og mælkeordning Journalisering af indkommen elektronisk post Udarbejde dagsordener til og referater fra møder Ad hoc opgaver fra kollegaerne i Udviklingsenheden Skrivning af politiske mødesager og klagesager I din tid som elev i denne afdeling, vil du også have et samarbejde med Dagtilbudsområdet, her vil du have følgende opgaver: Borgerbetjening, telefonbetjening

3 Flytte børn fra dagtilbud til SFO (pr. 1. maj 2018), foregår i februar, marts Breve til forældre via e-boks og efterfølgende tlf.-henvendelser. Beregning af fripladser Reguleringer af fripladser Snuse til hvilke mekanismer der er i spil ved anvisning af institutionspladser Snuse til anvisning af dagplejepladser Behandling af diverse advis er Klub og SFO generelt Årsreguleringer Center for Politik og Ledelse Borgmesterkontoret Som elev på borgermesterkontoret kommer du til at have følgende opgaver: Distribution fra Hvidovre postkasse Bestille kontorartikler Booke møder Servicere Borgmesteren, Kommunalbestyrelsen og Direktionen Betjene borgere Center for Personale og Løn Personale Som elev i Personale/Kursusadministrationen kommer du til at have følgende opgaver: Journalisering Oprettelse af nye sager Hente og fordele post Udarbejdelse af ansættelses- og uddannelseskontrakter Planlægning og udarbejdelse af praktik- og placeringsplaner Planlægning af elevarrangementer; elev-/lærlinge dage samt KB-møder Rekruttering af kontorelever Planlægning og oprettelse af kurser Budgettering af alle kurser og aktiviteter Undersøge mulige undervisningssteder Lokalebookning Kontakt til undervisere og kursister Forhandling af priser samt disponering af udgiften i kursusbudgettet Godkende og returnere kontrakter Bestilling og koordinering af forplejning mv.

4 Opdatering og vedligeholdelse af det nye kursusmodul Opkrævning af afmeldelsesgebyrer samt Den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse Evaluering af kurser (SurveyXact) Opfyldning af kontorartikler på 5 sal Diverse ad hoc opgaver i sekretariatet Hente kopper, frugt samt mælk i Kantinen Reservation af IT-lokalerne på 4. sal Rengøring af skærme samt tastaturer i IT-lokalerne på 4. sal Diverse opgaver i forbindelse med stillingsopslag Aktivering af ikke-tilstede -assistenten på mailen ved fravær Center for Økonomi og Analyse Økonomi Som elev i Økonomi kommer du til at have følgende opgaver: Udarbejde dagsorden Referat til kontormøder, samt budget- og regnskabsmøder Omposteringer Udbetalinger Hjemmesideopdateringer Daglig afstemning af kontier Sortering af post Rykkerskrivelse Lægeregninger Ad hoc opgaver Center for Digitalisering, Udvikling og Erhverv Digitalisering Som elev i Digitalisering kommer du til at komme følgende opgaver: Support af brugere herunder overtage skærme Udfærdige Rapporter Indberette fejl til både IT-afdelingen og Formpipe Kommunikation til ledelse og superbrugere Udarbejde og opdatere vejledninger på HvidovreIntra Deltage i at undervise brugere i esdh Sikkerhedskontrol af brugen af systemet Acadre herunder kvalitetskontrol Videreudvikling af brugen af systemet Acadre Udarbejde og afholde servicetjek Tjekke om der er brugere som er kommet på fejllisten Supportere brugere i systemet Acadre og DynamicTemplate, herunder rådgive og vejlede brugerne

5 Opdatere vejledninger til systemet Acadre og DynamicTemplate - Udgår Kvalitetssikre data i systemet Acadre Deltage i ERFA-møder i Storkøbenhavns Acadre brugerklub Bestille kaffe, the og kontorartikler Center for Sundhed og Ældre Udvikling og Administration Som elev i Udvikling og Administration kommer du til at have følgende opgaver: Booke møder Bestille forplejning til møder Tømme fælles postkasse 18 ansøgninger 79 ansøgninger Fakturering i økonomisystemet Opus Udbetale tilskud i økonomisystemet OPUS Bestille kaffe, the inventar og kontorartikler Arbejde med hjemmeside Opgaver i forbindelse med pensionistskovturen