Referat. Bestyrelsesmøde

Transkript

1 2639 Referat Bestyrelsesmøde Dato 2. maj 2019 Tidspunkt Kl Sted Odder Forsyningsselskab I/S Deltagere Carsten Christensen (CC) Herdis Larsen (HL) Freddie Vedel Nielsen (FVN) Lars Iversen (LI) Morten Kroman (MK) Rasmus Bundegaard Eriksen Jan Roer Pedersen (JRP) Line W. Kristensen (LWK) Afbud Leif Møller Referent Line W. Kristensen Ordstyrer Carsten Christensen

2 REFERAT Side 1 REFERAT GODKENDELSE AF DAGSORDEN GODKENDELSE AF REFERAT BUDGETOPFØLGNING UDKAST ÅRSRAPPORT FOR UDKAST GRØNT REGNSKAB BESTYRELSESBERETNING GENERALFORSAMLING NYT FRA FORMANDEN DIREKTØRINTRUKS FREMTIDEN I PERIODEN UDEN DIREKTØR NYT FRA DRIFTEN OG ADMINISTRATIONEN ØKONOMIOPFØLGNING VEDR. TRASMISSIONSLEDNINGEN TIL ØST ADMINISTRATION AF ANDRE VÆRKER SPROTOKOL EVENTUELT NÆSTE BESTYRELSESMØDE GODKENDELSE AF DAGSORDEN Det indstilles, at dagsordenen godkendes. Godkendt 3 GODKENDELSE AF REFERAT Referat fra ekstraordinært bestyrelsesmødet den 23. april 2019 fremlægges til godkendelse. Endvidere fremlægges referat fra interessentmødet i Forsyningsselskabet den 11. mar til godkendelse og underskrift. Det indstilles, at godkende og underskrive referaterne.

3 BUDGETOPFØLGNING Budgetopfølgning afventer afslutning af regnskab. Det indstilles, at sagsfremstillingen tages til efterretning. 5 UDKAST ÅRSRAPPORT FOR 2018 PUNKT Udkast til årsrapport 2018 fremlægges til behandling. Udkastet er medsendt mødeindkaldelsen som bilag Udkast til revisionsprotokollat vedlægges som bilag Efter at PWC har vundet revisionsudbuddet, står revisor for udarbejdelse af årsrapporten. Dette medfører nyt layout og mindre detaljeringsgrad end tidligere år. I tillæg til årsrapporten udarbejder revisor et specifikationsblad til internt brug, som udleveres og gennemgås på bestyrelsesmødet. I årsrapporten er produktionsomkostninger og distributionsomkostningerne sammenlagt som produktionsomkostninger. I nedenstående gennemgang af regnskabet for 2018 er disse omkostningsgrupper opdelt i produktion og distribution. Årsrapporten udviser et resultat på kr. 0 efter Årsregnskabsloven (ÅRL). Efter Varmeforsyningsloven er der en overdækning på t.kr Den samlede underdækning pr udgør herefter t.kr Underdækningen pr er pga. nedennævnte rettelse af væsentlige fejl ændret til t.kr , efter regulering primo på t.kr Regnskabet er udarbejdet efter samme fremgangsmåde som tidligere år, uden ændringer i regnskabspraksis. Dog med følgende bemærkninger: - Der henvises til note 9, afsnittet rettelse af væsentlige fejl. Tidligere har henlæggelser og investeringsbidrag (efter VFL) været modregnet anlægsinvesteringerne i anlægskartoteket efter ÅRL. Dette er ikke en korrekt fremgangsmåde efter ÅRL, hvorfor ny revisor har ønsket at dette korrigeres. Afskrivninger på grunde er jf. ÅRL ikke korrekt, hvorfor dette også er korrigeret. Fremadrettet vil investeringsbidrag blive indregnet over 30 år som en del af omsætningen. Dette er samme afskrivningsperiode som hoved- og stikledninger. Dette resulterer i en korrektion på t.kr , som forøger anlægsaktiverne og passivisering af investeringsbidrag med t.kr

4 Fakturering af omkostninger til eksterne er tidligere modregnet i omkostningerne, i 2018 er denne indtægt medtaget i omsætningen. Det skal dog nævnes af der i de fleste tilfælde er tale om direkte viderefakturering af leverandørfakturaer og egne timer, således der ikke er en gevinst herved. Køb af varme inkl. afgifter og effektbidrag fra AVA er steget fra t.kr i 2017 til t.kr i 2018, hvilket primært skyldes en stigning i effektbidraget på t.kr Ledningstabet er i MWh i forhold til MWh i De samlede produktionsomkostninger udgør i 2018 t.kr , i forhold til 2017 som var på t.kr Igen er den væsentlige årsag til stigningen effektbidraget. Distributionsomkostningerne udgør i 2018 t.kr mod i Stigningen skyldes primært reguleringen af afskrivninger på hoved- og stikledninger, således at der i 2018 i alt udgiftsføres t.kr mod t.kr i Ledningstabet er i 2018 udgiftsført med t.kr mod t.kr i Administrationsomkostningerne er i 2018 t.kr mod t.kr i Omkostningerne til Energibesparelser er 604 t.kr. lavere end i Dette skyldes bl.a. større fokus på anvendelse af egne realiserede energibesparelser end tidligere. Hertil er der indberettet mindre end spare målet. Efter indberetningen er der et underskud på 334 MWh. Da der i 2019 forventes en stor energibesparelse i forbindelse med opsætning af varmepumpe forventes underskuddet vendt til et overskud, der kan anvendes i Det indstilles, at godkende udkast til årsrapport samt revisionsprotokollat. Specifikationshæftet redigeres med yderligere specifikationer og afgiftspengene fra AVA flyttes. Datoer opdateres til den UDKAST GRØNT REGNSKAB 2018 Udkast til grønt regnskab 2018 fremlægges til behandling. Udkast er medsendt mødeindkaldelsen som bilag Det indstilles, at godkende udkast til grønt regnskab for produktionsåret BESTYRELSESBERETNING

5 2643 Udkast til bestyrelsesberetning vedlagt som bilag Det indstilles, at godkende udkast til bestyrelsesberetning. 8 GENERALFORSAMLING Den 22. maj 2019 kl afholdes varmeværkets ordinære generalforsamling i Spektrums lokaler i Odder. Dagsorden i henhold til vedtægternes 6.4 er: 1. Valg af dirigent. 2. Aflæggelse af beretning. 3. Den reviderede årsrapport fremlægges til godkendelse. 4. Budget, takstblad og investeringsplan fremlægges til orientering. 5. Forslag fra bestyrelsen. 6. Indkomne forslag fra andelshaverne/varmeaftagerne. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter. 8. Valg af revisor. 9. Eventuelt. Ad 1. Ad 2. Ad 3. Ad 4. Det indstilles, at bestyrelsen på generalforsamlingen indstiller advokat Kasper Martin fra advokatfirmaet Energi & Miljø som dirigent. Der henvises til punkt 7 i denne dagsorden. Der henvises til punkt 5 i denne dagsorden. Punktet fremlægges af revisoren. Line W. Kristensen fremlægger punktet. Ad 5. Der er forslag fra bestyrelsen vedr. overtagelse af GØF. Revisor Kim fra PWC kommer og gennemgår tallene for fusionen til generalforsamlingen. Der skal under dette punkt drøftes hvad oplægget fra bestyrelsen skal indeholde og hvem der skal foreligge punktet for generalforsamlingen. Punktet skal godkendes af generalforsamlingen fx ved afstemning. Endvidere skal det besluttes om bestyrelsen fra GØF skal inviteres med til generalforsamlingen. Ad 6. Der er på tidspunktet for udsendelsen af dagsordenen ingen forslag fra andelshaverne/varmeaftagerne (kan iht ske frem til 12 dage før generalforsamlingen, dvs. til og med 10. maj). Ad 7. Fra bestyrelsen afgår Carsten Christensen og Freddie Vedel Nielsen efter tur iht. vedtægternes 7.1. På bestyrelsesmødet den 24. april 2019 meddelte begge, at de genopstiller. Ad 8. Det indstilles, at bestyrelsen indstiller PWC som revisor for varmeværket.

6 2644 Forplejning: Under generalforsamlingen stilles der øl og vand frem på bordene. Efter generalforsamlingen serveres der 2 stk. smørrebrød og et stk. franskbrød med ost. Dertil øl, vand, kaffe og the. Der bestilles til 40 personer inkl. bestyrelsen (i de seneste tre år har der været hhv. 30, 24 og 19 fremmødte inkl. bestyrelsen). Ad 1. Ad 2. Ad 3. Ad 4. Ad 5. Ad 6. Ad 7. Ad 8. Claus Bonde Mikkelsen vælges som dirigent. Kasper Martin fungerer som konsulent. Claus Bonde Mikkelsen har efterfølgende meddelt, at han ikke kan den Henrik Garlik er derfor valgt til dirigent. Carsten foreligger punktet, bestyrelsen for GØF inviteres som observatør. Generalforsamlingen skal godkende punktet ved afstemning., d endnu ikke modtaget forslag fra andelshavere 9 NYT FRA FORMANDEN 9.1 DIREKTØRINTRUKS Direktørinstruksen har været til gennemgang ved advokat Claus Bonde Mikkelsen, se bilag Odder Vandværk har på bestyrelsesmødet den 28. marts 2019 godkendt direktørinstruksen. Det indstilles, at instruksen godkendes og underskrives. Godkendt og underskrevet. 9.2 FREMTIDEN I PERIODEN UDEN DIREKTØR Som bestyrelsen er orienteret om, er direktøren afgået ved døden fredag den Personalet er orienteret og samarbejdspartner vil få/har fået tilsendt en orientering. Det er nu op til bestyrelsen at drøfte, hvad der skal ske fremadrettet.

7 2645 Det indstilles, at sagsfremstillingen drøftes. Besluttet som indstillet. 10 NYT FRA DRIFTEN OG ADMINISTRATIONEN 10.1 ØKONOMIOPFØLGNING VEDR. TRASMISSIONSLEDNINGEN TIL ØST Den økonomiske opfølgning på projektet med ny transmissionsledning til øst er vedlagt som bilag Det indstilles, at sagsfremstillingen tages til orientering. Taget til orientering, det undersøges om GØF projektet er prissat korrekt. (Lukk punkt) 10.2 ADMINISTRATION AF ANDRE VÆRKER Administrationen er blevet kontaktet af Boulstrup-Hou Kraftvarmeværk og Hundslund-Oldrup Kraftvarmeværk med henblik på at administrere dele af værkerne. HMN Naturgas er blevet opkøbt af Energinet, og i den forbindelse har HMN Naturgas opsagt samarbejdet med værkerne om administrationen heraf. Der har været afholdt møder med begge værker, som ønsker at få tilsendt et tilbud på administration. Værkerne får tilsendt tilbud delt op i 2 funktioner: forbrugeradministrationen og bogholderi/økonomi. Hertil kan der evt. være tale om administration af målere m.m. Tilbuddet vil blive specificeret ud på opgaverne, der varetages, således at der er klarhed herover. Det indstilles, at sagsfremstillingen tages til orientering. Taget til orientering. I tilbuddet tages forbehold for alle tænkelige punkter beløb rundes op med kr. ca.

8 SPROTOKOL : Opdateret beslutningsprotokol fremlægges på mødet. Se bilag : Det indstilles, at protokollen tages til efterretning. : Udskudt til senere. 12 EVENTUELT Morten har valgt at trække sig fra bestyrelsen fra Suppleanten indkaldes. Ansættelsesudvalg bestående af formand, næstformand og Rasmus er nedsat. 13 NÆSTE BESTYRELSESMØDE Iht. mødekalender for 2019 afholdes næste møde onsdag den 22. maj 2019 klokken i forbindelse med generalforsamlingen. UNDERSKRIFT Carsten Christensen, formand Herdis Larsen, næstformand Lars Iversen Freddie Nielsen

9 2647 Morten Kroman Leif Møller Rasmus Bundegaard Eriksen Læst: Line W. Kristensen, administrativ leder