Skærmbillederne i denne vejledning er fra Windows XP. Der vises muligvis forskellige skærmbilleder med andre operativsystemer.

Transkript

1

2 2 Skærmbillederne i denne vejledning er fra Windows XP. Der vises muligvis forskellige skærmbilleder med andre operativsystemer.

3 Hvorfor er PDF-filer så populære? PDF-formatet (Portable Document Format) er blevet en populær standard til dokumentudveksling på tværs af platforme og computermiljøer. Mere end 200 millioner PDF-dokumenter er tilgængelige på internettet. Denne popularitet skyldes følgende fordele: Ægthed: PDF-filer ser ud som de oprindelige dokumenter, de blev oprettet fra. De bevarer layoutet efter deling uanset platform, operativsystem, installerede skrifttyper eller lokale indstillinger på de forskellige computere eller enheder. Filstørrelse: I mange tilfælde kan PDF-filerne være mere kompakte end kildedokumenterne ideel til filoverførsel. Sikkerhed: PDF-filer kan signeres digitalt og beskyttes med adgangskoder for at undgå uautoriserede ændringer. Deling: Det grundlæggende dokumentindhold kan gøres statisk, mens kommenterings- og markeringsværktøjerne giver mulighed for fælles udarbejdelse og dokumentgennemgang. Fordele ved PDF Professional Nuance PDF Converter Professional 7 fra Nuance Communications Inc. tilbyder den komplette funktionalitet, der kræves til håndtering af PDF-filer. Programmet kan frigøre indhold i og åbne PDF-filer op til version 1.7, og gør det muligt at åbne, redigere, kommentere og samle filerne igen. Det kan oprette PDF-filer fra version 1.3 til 1.7 (understøtter også PDF/A-format). Og det er muligt at frigøre PDF-filer med henblik på genbrug i andre programmer. Dette professionelle produkt indeholder tre dele til oprettelse, redigering og frigørelse af PDF-filer. Modulerne installeres og aktiveres samtidigt. 3

4 Opret PDF-filer Nuance PDF Create 7 gør det muligt at oprette PDF-filer fra en bred vifte af filtyper. I udskriftsdialogboksen i dine programmer får du mulighed for at vælge en printer, der hedder ScanSoft PDF Create! PDF Create Assistent gør det muligt at kompilere en liste over filer, der er oprettet af forskellige programmer. Du kan også oprette PDF-filer fra XPS-filer. Hver fil kan konverteres til en separat PDF-fil, eller de kan alle samles, overlappes eller pakkes i en enkelt fil. Når du arbejder i Microsoft Word, Excel eller PowerPoint, kan du aktivere programmet for at oprette en PDF-fil direkte fra det aktuelle dokument. Under konverteringen kan der overføres hyperlinks og kommentarer, og du kan angive, at der skal genereres bogmærker på baggrund af Worddokumentets struktur, de enkelte regneark i Excel eller for hvert dias i en PowerPoint-præsentation. Dokumentoplysninger (metadata) kan også overføres. Når du arbejder med Microsoft Outlook eller Lotus Notes, kan vedhæftede filer gemmes som PDF-filer. Når du skriver eller besvarer en meddelelse, kan du vælge en fil, der ikke er PDF-fil, på computeren og få den konverteret til PDF og vedhæftet meddelelsen. Programmet understøtter oprettelse af PDF-filer fra version 1.3 til 1.7 og PDF/A. Filer kan beskyttes med adgangskoder og kan indeholde vandmærker. Komprimerings- og skrifttypeindstillinger giver kontrol over PDF-filens størrelse og layout. Rediger PDF-filer Med Nuance PDF Converter Professional får du udvidet kontrol over dine PDF-filer via en brugervenlig interface til navigation og læsning. Du kan redigere sider og dokumenter, kommentere og gennemse dem, ændre dokumentsikkerhed, signere dokumenter og meget mere. PDF-dokumenterne kan kompileres fra forskellige kilder, og sidernes rækkefølge kan ændres. Programmet ud 4

5 gør et effektivt dokumentstyringssystem: Brug det til at oprette arkiver ud fra beslægtede dokumenter, der skal indekseres og søges i senere. Enterprise Edition giver desuden direkte adgang til forskellige dokumentstyringssystemer via programmet: Brug dem, når du vil gemme eller arkivere PDF-dokumenterne. Eksport PDF-filer Nuance PDF Converter 7 gør det muligt at frigøre indhold i PDF- og XPS-filer og redigere dem som Microsoft Word -, Microsoft Excel -, Microsoft PowerPoint -, Corel WordPerfect - og almindelige RTF-filer. Du kan også åbne PDF- eller XPS-filerne direkte fra disse og andre programmer, redigere dem og gemme dem som den ønskede filtype. Programmet konverterer PDF-filer til og med version 1.7. Krypterede PDF-filer kan åbnes ved indtastning af adgangskode. Installation og aktivering PDF Converter Professional 7 har registreret ældre versioner og komponenter og beder dig bekræfte, at de kan fjernes. Du skal have administratorrettigheder på computeren for at installere og aktivere programmet. Du skal have internetadgang for at kunne aktivere programmet. 1. Sæt cd-rom'en i cd-rom-drevet Installationsprogrammet starter automatisk. Hvis ikke, skal du finde cdrom-drevet i Microsoft Windows Stifinder og dobbeltklikke på programfilen Autorun.exe. Vælg et installationssprog. Guiden InstallShield Wizard vises. Hvis du har hentet programmet på Nuances websted, skal du dobbeltklikke på filen autorun.exe. 5

6 2. Licens og serienummer Du skal acceptere licensaftalen, før du kan fortsætte. Du skal indtaste et serienummer. Serienummeret findes på cd'ens omslag eller på den side på Nuances websted eller på forhandlersiden, hvor du hentede programmet. Hos nogle forhandlere skal du indsende kvitteringen, før du kan få oplyst serienummeret. Gem serienummeret til senere brug. Det kontrolleres kun under produktaktivering og skal bruges i forbindelse med senere installation af programmet. Serienumrene indeholder aldrig bogstavet "O" brug altid nul. 3. Placering og installationstype Installationsprogrammet foreslår en standardplacering for programmet. Accepter placeringen, eller gem programmet et andet sted. Vælg Komplet eller Brugerdefineret installation. Med Brugerdefineret installation kan du vælge, om du ønsker at installere PDF-konverteringskomponenten eller ej. Med Brugerdefineret installation får du også mulighed for at aktivere eller deaktivere integration af PDF Create i andre programmer. Som standard aktiveres alle de programmer, der findes under fanen PDF Converter Professional i guiden InstallShield Wizard (du kan til enhver tid ændre disse integrationsindstillinger ved at vælge programmet under Tilføj/fjern programmer i Kontrolpanelet og klikke på Rediger og Reparer). 4. Klik på Udfør Registreringen sker til sidst i installationsprocessen. Vælg Registrer online for at etablere forbindelse til Nuance's websted. Her finder du en elektronisk formular, der kan udfyldes på få minutter. Udfyld formularen, og klik på Submit (Send). Hvis du vil vente med registreringen eller ønsker at blive mindet om det senere, kan du gå til og udføre registreringen online på et senere tidspunkt. Klik på Support, og vælg Product Registration (Produktregistrering) på hovedsupportsiden. Yderligere oplysninger om brug af registrerede oplysninger findes i Nuances Privacy Policy (Fortrolighedserklæring). 6

7 5. Aktiver programmet Til sidst i installationsprocessen bliver du bedt om at aktivere produktet. Sørg for, at du har adgang til internettet. Hvis du har indtastet serienummeret korrekt, udføres aktiveringen automatisk og uden overførsel af personoplysninger. Hvis du ikke aktiverer produktet under installationen, bliver du bedt om at aktivere det hver gang, du åbner programmet. PDF Converter Professional opretter PDF-filer og indsætter et trial-vandmærke på alle siderne, hvis det bruges uden at være aktiveret. Hvis du ignorerer de første fem meddelelser om aktivering, skal du aktivere produkterne hver for sig og manuelt, hvilket tager meget længere tid. Afinstallationen indeholder et trin til deaktivering, og du kan derfor installere programmet et rimeligt antal gange uden reaktiveringsproblemer. Serienummeret skal bruges til geninstallering, og du skal have internetadgang for at kunne deaktivere og reaktivere. Yderligere oplysninger om fejlfinding af registrering og aktivering findes i Nuance Knowledge Base på adressen Bemærk: Behold serienummeret på tidligere versioner, så du har mulighed for at installere dem på en anden computer. Sådan får du hjælp Vejledningen findes som PDF-fil på cd'en, og efter installationen ligger den i programmappen. Vejledningen kan også åbnes fra fanen Om. Hvis du hentede programmet elektronisk, kan du finde PDF-filen på downloadsiden og i det hentede materiale. Nuance PDF Converter Professional har et omfattende HTMLhjælpesystem. Brug menuen Hjælp til at åbne det ved Introduktion. Tryk på F1 for at åbne Hjælp: Hjælpen åbnes som regel ved det emne, der beskriver den aktuelt åbne rude. Nogle dialogbokse indeholder knapper til Hjælp. 7

8 Filen Produktbemærkninger med de seneste oplysninger findes på cd'en og i programmappen. På Nuances websted finder du programoplysninger, en opdateret vidensdatabase og brugerforummer. Bemærk: Systemkravene findes på produktæsken og i Hjælp. Start af programmet Vælg Nuance PDF Professional 7 i menuen Start i Windows. Du får vist følgende: Vælg denne funktion for at starte hovedprogrammet og redigere PDF-filer. Vælg denne funktion for at konvertere PDF-filer til redigerbare dokumenter. Vælg denne funktion for at oprette PDF-filer fra en eller flere kildefiler. 8

9 Opret PDF-filer Oversigt over oprettelse af PDF-filer Der kan oprettes PDF-filer fra følgende placeringer som beskrevet i skemaet og i følgende afsnit: Placering Kildefiler Konverteringsmetode Mål Menuen Filer eller værktøjslinjen Filer i PDF Professional. Dialogboksene Udskriv. Menuen Start i Windows (og valgfrit skrivebord, genvejslinje og systembakke Genvejsmenuen i Windows Stifinder. Microsoft Word (knappen Opret PDF). Microsoft Excel (knappen Opret PDF). Microsoft PowerPoint 2007 (knappen Opret PDF). En eller flere lokale filer eller filer i dokumentstyringssystem (DMS), fra scanner eller udklipsholder. Aktuelt dokument i det pågældende program. En eller flere lokale filer eller filer fra DMS. En eller flere lokale filer. Aktuel Word-fil. Direkte konvertering fra udklipsholder, scanner eller filer. Create Assistent til at oprette, kombinere eller overlappe filer. Individuelle indstillinger. Du kan som regel vælge sideområde. Create Assistent ved hjælp af profiler. Sideområder understøttes ikke. Direkte konvertering ved hjælp af en valgt profil og samleinstruktioner. Direkte konvertering med aktuelle indstillinger. Word- og generelle indstillinger er tilgængelige fra Word. Aktuel Excelprojektmappe Direkte konvertering med aktuelle eller - indstillinger regneark. (tilgængelige fra Excel) Den aktuelle præsentation. Direkte konvertering med aktuelle indstillinger (tilgængelige fra PowerPoint) PDF Professional som aktuelt PDF-dokument. Forudangivet eller via Gem som. Brugerdefineret. Til lokal fil, til eller begge. Forudangivet eller via Gem som til lokalfil, eller begge. Via Gem som til lokal fil, til eller begge. Via Gem som til lokal fil, til eller begge. Via Gem som til lokal fil, til eller begge. 9

10 Placering Kildefiler Konverteringsmetode Mål Microsoft Outlook og Lotus Notes (vedhæftet fil). Microsoft Outlook og Lotus Notes (lokal fil). Microsoft Internet Explorer En eller flere vedhæftede filer i en . En eller flere filer på en lokal computer. Aktuel webside eller link til en anden side. Direkte konvertering af alle Forudangivet eller vedhæftede filer eller med rulleliste. via Gem som til en Indstillingerne er tilgængelige. lokal fil. Direkte konvertering med aktuelle indstillinger (ingen adgang til indstillinger) Direkte konvertering med aktuelle indstillinger. Indstillingerne er tilgængelige fra Explorer. Oprettelse af PDF-filer fra PDF Professional PDF-filen vedhæftes den aktuelle meddelelse. Via Gem som til lokal fil, til eller begge. Klik på knappen Ny PDF på hovedværktøjslinjen i PDF Professional, eller vælg Ny PDF i menuen Filer. Se billederne nedenfor. Du kan oprette en tom PDF eller vælge Fra fil... for at vælge en eller flere filer fra dialogboksen Åbn, selvom de blev oprettet i forskellige programmer. De tre næste kommandoer starter PDF Create Assistent og giver fuld kontrol over oprettelsen. Du kan også trække og slippe en fil, der er oprettet i et program, som understøtter udskrivning, til arbejdsområdet i PDF Converter Professional. Det svarer til at bruge kommandoen Fra fil... Direkte konvertering fra indholdet af den aktive udklipsholder med eksisterende indstillinger. Direkte konvertering med de eksisterende indstillinger fra dialogboksen ScanSoft PDF Create! Egenskaber, der åbnes fra menuen Filer/Udskriv. Der kan vælges flere ad gangen. Der oprettes en PDF-fil for hver fil. Disse kommandoer fungerer i hele Create Assistent. Indstillingerne foretages via profiler. Direkte konvertering via scannerens eget interface. Mulighed for input af flere sider via automatisk dokumentfremfører. 10

11 Oprettelse af PDF-filer fra udskriftsdialogboksen I dialogboksen Udskriv i alle de programmer, der understøtter udskrivning, får du mulighed for at vælge printeren ScanSoft PDF Create!. Indlæs den fil, du gerne vil oprette et PDF-dokument fra, og vælg Filer/Udskriv. Vælg ScanSoft PDF Create! som printer. Angiv et sideområde og eventuelt andre ønskede indstillinger. Der oprettes en enkelt PDF-fil. Antallet af kopier ignoreres. Klik på Egenskaber, hvis du vil kontrollere eller ændre indstillingerne for PDF Create. Klik på OK for at starte oprettelsen. Som standard vises dialogboksen Gem som, men du kan også angive automatiske lagringsindstillinger under Egenskaber/ PDF-indstillinger. Brug af PDF Create Assistent Assistent skal startes fra menuen Start i Windows for at få mulighed for at kompilere en liste over filer, der skal konverteres. Filerne kan være blevet oprettet i forskellige programmer. Vælg at kombinere filerne til en enkelt PDF-fil i den givne rækkefølge, eller konverter hver fil til et separat dokument. Du kan pakke et sæt filer til en enkelt PDF-fil. Filerne kan også overlappe hinanden i forbindelse med konverteringen. Med Assistent kan du anvende profiler til kontrol af PDF-oprettelsen. Disse profiler indeholder en række indstillinger, der er beregnet til at opnå bestemte resultater. Programmet indeholder syv profiler, og du kan oprette flere efter behov. Yderligere oplysninger findes under Hjælp. 11

12 Fjern de valgte filer fra listen. Flyt de valgte filer op eller ned. Fjern alle filer fra listen. Træk og slip inputfiler til dette område, eller brug knappen Tilføj. Indstillinger for samling.* Vælg en profil. Viser de aktuelle lagringsindstillinger. Klik her for at oprette en PDF-fil. Klik her for at ændre lagringsindstillinger. Rediger profilindstillinger. * Andre indstillinger for samling: Kombiner filer til en enkelt PDF (i en angivet rækkefølge og med mulighed for at generere et bogmærke for hver inputfil) Overlap filer (med overlapningsindstillinger). 12

13 Pak filerne som PDF'er i én stor PDF (med indstillinger) Klik på knappen Profiler... for at ændre indstillinger for en profil eller oprette en ny profil ud fra en eksisterende. 1. Vælg en profil her. 2. Vælg her. 3. Angiv indstillingerne for dit valg her. Vælg en profil, og klik her for at navngive den nye profil ud fra den gamle. Rediger derefter indstillingerne, og klik på OK for at gemme. Klik her for at slette den valgte profil efter en advarsel. Klik her for at gendanne standardindstillinger ne for den valgte profil. Klik her for at åbne indstillingerne til MCRkomprimering og oprettelse af søgbare PDF-filer. Yderligere oplysninger om oprettelse af kodede eller søgbare PDF-filer og fordelene ved MRC-komprimering findes under Hjælp. Klik på OK for at bruge den valgte profil med de angivne indstillinger. Klik derefter på knappen Opret i Assistent. Du får vist dialogboksen Joboplysninger med en liste over input- og outputfiler samt konverteringsstatus. Dobbeltklik på et vilkårligt PDF-navn for at få vist den oprettede PDF-fil. 13

14 Oprettelse af PDF-dokumenter fra Windows Stifinder Højreklik på en enkelt fil. Genvejsmenuen indeholder: Vælg en profil fra det første elements undermenu. De aktuelle indstillinger for denne profil bliver brugt til at oprette PDF-filen. Klik på Rediger for at redigere profilindstillingerne eller oprette en ny profil, inden PDF-filen bliver oprettet. Det andet element viser de aktuelle lagringsindstillinger. Klik på dette element for at angive nye indstillinger. Hvis du højreklikker på en gruppe filer, vises genvejsmenuen med følgende elementer: Vælg det første element, og vælg derefter en profil for at oprette en PDF-fil for hver markeret fil. Klik på det sidste element for at ændre indstillingerne. Det sidste element viser de aktuelle lagringsindstillinger. Klik på det sidste element for at ændre indstillingerne. Oprettelse af PDF-dokumenter fra Microsoft Word 1. Åbn Word-dokumentet. 2. Vælg Opret PDF fra menuen Nuance PDF eller klik på. I Word 2007 eller 2010 findes funktionen på fanen Nuance PDF. 14

15 3. Accepter eller rediger standardmålmappen og -filnavnet i den viste dialogboks Gem som. 4. Du kan også tilføje dokumentoplysninger (nøgleord osv.) eller vælge Integrer metadata (se nedenfor). 5. Klik på, hvis du vil oprette en PDF-fil og sende den som vedhæftet kopi i en -meddelelse. Dialogboksen Nuance PDF Indstillinger for Word Dialogboksen åbnes via knappen på værktøjslinjen eller via det tilsvarende element i menuen Nuance PDF. I Word 2007 findes funktionen på fanen Nuance PDF. Her kan du vælge de indstillinger, der skal gælde, når du vil oprette en PDF-fil fra et Word-dokument. Vælg de afsnitstypografier i Word-dokumentet, der skal konverteres til bogmærker i PDF-filen, og angiv, hvilke kommentarer der skal overføres, hvordan hyperlinks skal vises, og hvilke eventuelle elementer der skal kodes. Vælg Integrer metadata for at overføre dokumentoplysninger (emne, forfatter, nøgleord...) fra et Word-dokument til PDF. Brug ruden Avanceret til at få adgang til alle indstillingerne for PDF-oprettelsen. Oprettelse af PDF-filer fra Microsoft Excel og PowerPoint 1. Åbn Excel-filen eller PowerPoint-præsentationen. 2. Vælg Opret PDF fra menuen Nuance PDF eller klik på. 3. Accepter eller rediger standardmålmappen og -filnavnet i den viste dialogboks Gem som. 4. Klik på, hvis du vil oprette en PDF-fil og sende den som vedhæftet kopi i en -meddelelse. 5. Klik på, hvis du vil ændre egenskaberne for oprettelse. Du kan vælge, om der skal overføres kommentarer og hyperlinks til PDF-filen, og om der skal oprettes bogmærker. I Excel bliver der oprettet et bogmærke for hvert regneark, og i PowerPoint bliver der 15

16 oprettet bogmærke for hvert dias. Vælg Integrer metadata for at overføre dokumentoplysninger fra kildedokumentet til PDF-filen. Oprettelse af PDF-filer i mailprogrammer Der er tilføjet en ny værktøjslinje i Microsoft Outlook og Lotus Notes (version 7.0 og 8.5). 1. Klik på for at konvertere vedhæftede filer i den aktuelle meddelelse til PDF og gemme dem i en forudangivet mappe. 2. Klik på for at få adgang til indstillinger. Vælg, at alle vedhæftede filer skal konverteres i baggrunden og sendes til den sidst brugte mappe, eller angiv, at du vil have mulighed for at vælge, hvilke vedhæftede filer der skal konverteres samt vælge målmappen. 3. Klik på på værktøjslinjen Nuance, når du skriver eller besvarer en meddelelse for at vælge en eller flere filer fra computeren, der skal konverteres til PDF og vedhæftes meddelelsen. Bemærk: Hvis du ikke får vist knapperne i Word, Excel eller PowerPoint, skal du gå til Vis > Værktøjslinjer og vælge Nuance PDF. Oprettelse af PDF fra Internet Explorer 1. Åbn den webside, der skal oprettes en PDF-fil fra. 2. Klik på knappen Opret PDF, og vælg at oprette en PDF-fil fra websiden eller føje sidens indhold til en eksisterende PDF eller oprette en PDF og vedhæfte den en tom meddelelse i dit standard e- mail-program (Outlook eller Lotus Notes). Rullelisten ved knappen gør det muligt at få adgang til indstillinger for oprettelsen. Hvis du vil oprette en PDF-fil fra en webside, der er linket til den aktuelle webside, skal du højreklikke på linket og vælge Opret PDF-fil fra linkets indhold. 16

17 Dialogboksen ScanSoft PDF Create! Egenskaber Denne dialogboks giver dig fuld kontrol over konverteringer, der udføres uden brug af PDF Create Assistent. På fanen Generelt kan du vælge sideformat, retning, opløsning for PDF-filen og vælge, om filen skal vises efter oprettelsen, og vælge en gråtone- eller farve-pdf. På fanen PDFindstillinger kan du vælge PDF-version, styre skrifttypeintegration, vælge komprimeringstype og sikkerhed, definere adgangskoder og tilføje vandmærker. Fanen gør det muligt at give den PDF-fil, der skal oprettes, et navn og angive egenskaber som titel, forfatter, emne og nøgleord Du kan også vælge at indsætte den oprettede fil i en klar til at blive sendt. Dialogboksen ScanSoft PDF Create! Egenskaber kan åbnes fra dialogboksen Udskriv i dine programmer. Når du arbejder fra Create Assistent eller Windows Stifinder, angives disse indstillinger via profilerne. Hvis du vil åbne indstillingerne fra Microsoft Word, skal du vælge Filer/Udskriv i stedet for at trykke på knappen Opret PDF. Sådan overlappes PDF-filer Med overlapningsindstillingerne kan du indsætte grafik eller andre faste elementer på første side i dine PDF-filer samt elementer, der skifter fra fil til fil. Eksempel på overlapning på en forside: Enkeltsidet fil med gentagne elementer + Side 1 i et flersidet dokument = Forside på PDF-filen Hvis du ønsker dette resultat, skal du fravælge indstillingen "Gentag sidste side i det korteste dokument som overlapning". 17

18 Du kan også bruge en overlapning til at tilføje et firmalogo eller andre faste elementer på hver side i de PDF-filer, du opretter. Det gør du ved at vælge ovennævnte indstilling. Yderligere oplysninger om overlapningsindstillinger findes under Hjælp. Sådan pakkes filer En pakke er en enkelt PDF-fil, der indeholder et sæt PDF-filer. Pakker gør det muligt at gruppere beslægtede filer, så de er lettere at sende via . Hvis du vil pakke et sæt filer, der måske indeholder forskellige filtyper, skal du vælge dem i PDF Create Assistent. Vælg en pakkemetode. Klik på Indstillinger for at vælge et omslag: En Create Assistent-skabelon eller den første fil på listen. Klik på knappen dem til en pakke. Opret for at oprette PDF-filerne eller sende Åbning af en PDF-pakke kræver installation af en nyere PDF-fremviser eller -editor, f.eks. Nuance PDF Converter Professional 5 eller 6. Alle filer i pakken vises på en liste, og de kan derefter åbnes og gemmes hver for sig. Filerne vises som vedhæftede filer i Nuance PDF Converter Professional 4 og ældre PDF-fremvisere/-editorer. Understøttelse af SharePoint og andre dokumentstyringssystemer (DMS) Microsoft SharePoint understøttes af PDF Create 7 via et sæt dialogbokse, der kan åbnes fra menupunktet Åbn fra DMS på knappen Tilføj. Andre DMS-systemer (Hummingbird, Worksite, LiveLink) er tilgængelige direkte via deres eget interface. Yderligere oplysninger findes under Hjælp, og under Systemkrav findes en fuld oversigt over understøttede DMS-systemer. Oprettede PDF-filer kan gemmes i SharePoint eller andre systemer ved at vælge Gem i DMS i dialogboksen Destinationsindstillinger. 18

19 I SharePoint, Hummingbird Enterprise og Interwoven Worksite kan du vælge en fil, der ikke er PDF, åbne dens genvejsmenu for at starte PDF Create, oprette en PDF fra den pågældende fil og gemme den på samme placering og med samme filnavn. Det er også muligt at vælge en fil, der ikke er PDF, fra computerens filsystem og få den konverteret til PDF og gemt i DMS-systemet på den aktuelle eller en anden placering. 19

20 Rediger PDF-filer Nedenfor vises de primære skærmområder for PDF Converter Professional: Til visning og redigering af PDF-filer Vælg Dokumentsamling i menuen Vis for at få mulighed for at redigere og åbne flere sider. Navigeringsruder: Vedhæftede filer Bogmærker Kommentarer Destinationer Kontrolelementer til formularer Modeltræ Sider Signaturer Koder Organizer-ruder: ClipArt Konvolut Sikkerhed Signer/certificer Stempler Vandmærker PDF Converter Professional grupperer funktionerne i forskellige værktøjslinjer, der kan forskydes og trækkes ind i dit arbejdsområde. Nedenfor vises hovedværktøjslinjerne og i nogle tilfælde beskrives knapperne på de enkelte værktøjslinjer fra venstre mod højre. Du kan tilpasse værktøjslinjerne ved at vise eller skjule knapper. 20

21 Værktøjslinjen Filer Brug rullelisten i værktøjet PDF Converter til at frigøre indholdet i den aktuelle PDF-fil og vælge format og behandlingstilstand. Yderligere oplysninger findes i afsnittet Eksport af PDF-filer i denne Introduktion. Værktøjslinjen Standard Denne værktøjslinje gør det muligt at udføre følgende grundlæggende handlinger, f.eks. oprette, åbne, gemme, udskrive, e og søge i PDF-filer eller føje dem til Foretrukne. Scanningsknapperne giver scan til PDFfunktionalitet, herunder Scan-indbakke i PDF Converter Enterprise 7. Hånd: Brug dette værktøj til at få vist og bladre i PDF-filen. Med markeringsværktøjerne kan du markere tekstdele og dokumentområder. Marker tekst: Marker en tekstblok for at redigere egenskaber, eksportere osv. Marker billede: Marker et billede for at redigere egenskaber, eksportere osv. Marker område: Marker et område for at kopiere eller konvertere dets indhold til et redigerbart format. Marker objekt: Med denne funktion kan du ændre objektegenskaber og justering. Link: Brug denne funktion til at definere et rektangel, der skal konverteres til et hyperlink. Beskær: Tegn et rektangel for at markere det område, der ikke skal beskæres. Dobbeltklik på rektangelet for at angive beskæringsindstillinger. Touchup-tekst: Foretag mindre tekstredigeringer, selv over flere linjer tekst. Touchup-objekt: Marker objekter, der skal flyttes, tilpasses, roteres, grupperes eller prioriteres. Hvis du vil ændre kodedata, skal du markere et objekt, højreklikke for at åbne genvejsmenuen og vælge Egenskaber/ Koder. 21

22 Værktøjslinjen Formularværktøjer Brug denne værktøjslinje, når du arbejder med formularer. Du kan føje de viste kontrolelementer til en PDF-formular. Andre værktøjer gør det muligt at fremhæve eller nulstille formularfelter og angive tabulatorrækkefølgen. FormTyper: Klik på denne knap (den sidste knap til højre) for at registrere og aktivere formularelementerne automatisk, så du kan konvertere en statisk PDF til en formular, der kan udfyldes. Værktøjslinjen Kommentarer Note: Føj en note til PDF-dokumentet. Det er muligt at kommunikere med noter, når PDF-filerne deles. Sorter noterne efter forfatter, type, dato og meget mere. Tekstboks: Klik på denne funktion for at tilføje en tekstboks over indholdet på PDF-siden. Billedforklaring: Føj brugerdefinerede billedforklaringer til dokumentet. Tekstmarkering: Brug forskellige markeringsværktøjer på den valgte tekst. Fremhævning: Vælg et markeringsværktøj. Vedhæft: Vedhæft en fil eller lydfil ved at indsætte et ikon på den valgte placering i PDF-dokumentet. Tegn: Tegn forskellige former på siden. Brug genvejsmenuen til at afslutte handlingen, når der tegnes former med flere sider. Værktøjslinjen Sikkerhed Ruden Sikkerhed: Klik her for at angive adgangskoder og ændre sikkerhedsindstillinger for PDF-filen. Digitale signaturer: Signer eller certificer dokumentet, eller brug tilgængelige brugerdefinerede signaturpolitikker og signaturer med tidsstempel. Marker til permanent overstregning: Overstreg fortrolige oplysninger i teksten med sort (kun tilgængelig i Enterprise-udgaven se nedenfor). 22

23 Værktøjslinjen Avanceret Brug denne værktøjslinje til at medtage film-, lyd-, 3D-filer eller Silverlight-indhold i din PDF-fil. Du kan få vist og redigere 3D-filerne. Udskydning: (knappen længst til højre): Gør PDF-filen klar til fysisk DTP-udskrivning. Værktøjslinjen Mål Brug denne værktøjslinje til at tage mål af elementer i PDF-filen skaleringen kan defineres. Dokumentsamling Hvis du vil redigere sideindhold eller udføre sidehandlinger, mens der vises flere sider, skal du aktivere visningen Dokumentsamling i menuen Vis eller klikke på knappen Dokumentsamling nederst på skærmen. Værktøjslinjen Dokumentsamling gør det muligt at indsætte, udtrække og slette sider og tildele nye sidenumre, opdele det aktuelle dokument eller arbejde med sidehoveder eller -fødder (oprette, opdatere eller slette dem). Denne visning viser små sider, ikke statiske miniaturer, så det er muligt at indsætte kommentarer og kopiere markeret tekst til andre sider endda til andre dokumenter. Knappen længst til højre er ny: Sidesamling. Den fjerner behovet for at åbne flere kopier af programmet for at indsætte sider fra flere forskellige dokumenter. Hvert dokument vises under en fane ved hjælp af sideminiaturer. På denne måde kan du se dokumenter og trække de ønskede sider til måldokumentet. En lang række filtyper understøttes, konvertering til PDF sker, når det er nødvendigt. 23

24 Dokumentsikkerhed Klik på Dokumenter > Dokumentegenskaber og Sikkerhed. Her får du vist de aktuelle indstillinger. Du kan vælge at beskytte dit dokument med adgangskoder eller certifikatsikkerhed på forskellige niveauer. Søgning i og indeksering af dokumenter Du kan søge efter tekst i den aktuelt åbne PDF-fil, i alle PDF-filer i en bestemt mappe eller i en indeksfil, der er oprettet på forhånd. Du kan udføre søgninger ved hjælp af en enkelt streng, flere søgestrenge, mønstre eller masker. Vælg søgekriterierne i Organizer. En PDFindeksfil (.zpi) er et søgbart arkiv af PDF-dokumenter. Klik på Dokument > Indeksering for at oprette et nyt indeks, ændre et eksisterende eller arbejde med integrerede indekser. Windows Desktop-søgning Microsoft tilbyder en Windows Desktop-søgefunktion, der søger i filer af forskellig type i angivne mapper. PDF Converter Professional tilbyder WDS, der har den fordel, at den medtager PDF-filer i søgningen dette gælder også PDF-filer, der kun består af billeder. Højtlæsning af tekst Brug kommandoen Læs PDF i menuen Funktioner til at få læst PDFteksten højt. Vælg det aktuelle, næste eller forrige afsnit eller den aktuelle, næste eller forrige side, eller vælg resten af dokumentet. Under Egenskaber kan du indstille hastighed og lydstyrke. Du kan også gemme PDF-teksten som lydfil i wav-format. Denne funktion understøttes af tekst-til-tale-modulet Nuance RealSpeak Solo. Optimering af PDF-dokumenter Optimer dine PDF-dokumenter til det beregnede formål. Klik på Funktioner > Optimer PDF, og angiv målkrav som f.eks. hurtig webvisning, objekt- og billedkomprimering, indstillinger for scannede sider, skrifttypeintegration osv. Du kan også tilføje koder til PDF-filer for at identificere og logge deres logiske struktur (afsnit, titler, billeder, tabeller, celler osv). 24

25 Udskrivning af PDF-dokumenter Udover de almindelige udskriftsindstillinger kan du vælge, om PDF-filen skal udskrives med eller uden kommentarer. Det er også muligt udelukkende at udskrive formularfelter. Denne funktion er meget nyttig, hvis du har udfyldt en formular elektronisk og ønsker at udskrive formulardataene på en tom formular. Udskydningsværktøjet gør det muligt at gøre PDF-siderne klar til fysisk udskrivning. Indholdsfortegnelse Indsæt en indholdsfortegnelse i dokumentet på baggrund af bogmærker. Åbn ruden Bogmærker, vælg bogmærkerne og deres rækkefølge, og vælg derefter Indholdsfortegnelse i genvejsmenuen, der findes i ruden Bogmærker. Indholdsfortegnelsen er praktisk, når PDF-filen er skrevet ud, og der ikke længere kan bruges bogmærker. PDF-dokumentsammenligning Gør det muligt at sammenligne to PDF-filer med tilsvarende indhold typisk en nyere og ældre version af et dokument. Gå til menuen Dokument, vælg at få vist visuelle forskelle eller tekstforskelle med visning side for side eller kombineret præsentation. Den sidstnævnte viser kun det ene dokument med markerede objekt- eller tekstændringer: Ny tekst understreges, og slettet tekst vises i et værktøjstip. Sammenligning af PDF- og Word-dokument PDF Professional kan sammenligne en PDF-fil med en bestemt version af en Word-fil typisk vil det være den fil, som PDF-filen er oprettet ud fra. Programmet kan vise, hvilke ændringer der er foretaget, siden PDF-fil blev oprettet. Sammenligningen udføres i Word, og resultatet vises i en midlertidig fil, som du kan gemme efter behov. PDF-opdeling Store PDF-filer kan opdeles i mindre filer, så de er lettere at distribuere. Gå til menuen Dokument, og vælg kriterier for opdelingen: Efter filstørrelse, tomme sider, antal sider, bogmærker, dokumentstruktur osv. Du kan også udtrække sider efter kriterier, som du selv angiver. 25

26 PDF-porteføljer Porteføljer gør det muligt at same et sæt dokumenter inden for et bestemt emne, så de bliver lettere at distribuere. Dette er muligt i PDF Professional, fordi den tidligere understøttelse af PDF Create er udvidet. En portefølje rangerer højere end en pakke, fordi den modsat en pakke kan indeholde dokumenter af forskellige filtyper (en pakke kan kun indeholde PDF-filer). Derudover kan den også indeholde mapper og mappestrukturer. Der er nu understøttelse af visning af sider i andre formater end PDF. PDF-filer i pakker PDF Create gør det muligt at vælge et sæt filer, og få en kopi af filerne grupperet i en enkelt PDF-pakkefil. Hvis du vælger filer, der ikke er PDFfiler, vises de i pakken som PDF-filer. Hvis filerne skal vises i pakken i deres originalformat, skal du åbne pakken, åbne en PDF-fil i pakken og tilføje filerne. Pakken kan tilføjes et omslag. Yderligere oplysninger om, hvordan forskellige PDF-programmer gør det muligt at bruge og åbne modtagede pakker, findes under Hjælp. Læg filerne i en konvolut Dette svarer til at pakke filer, men i dette tilfælde bliver filerne føjet til den vedlagte PDF-fil som vedhæftede filer, og dermed bevares de originale filtypenavne. En konvolutfil fungerer som et omslag. Arkiver s PDF Professional gør det muligt at arkivere valgte s og mapper. Du kan vælge at oprette en enkelt PDF-fil fra hver besked, eller du kan flette valgte arkiveringselementer i én PDF-fil (hver besked bogmærkes) eller pakke de valgte elementer. Vedhæftede filer i beskeder bevares med originale filtypenavne. Batchbehandling Denne funktion gør det muligt at oprette en serie af kommandoer og indstillinger og lave dem om til navngivne og gemte sekvenser, der ved at køre en sekvens kan anvendes som foruddefinerede handlinger på grupper af PDF-filer. Navnet på input- og outputfilen og placeringerne kan angives på forhånd eller vælges undervejs, og outputtet kan være 26

27 andre filtyper end PDF. Det er også muligt at køre en batchbehandlingssekvens på alle PDF-filer, der aktuelt er åbne i PDF Professional. I dette tilfælde er outputtet altid PDF, og det erstatter de inputfiler der findes i programmet. Andre nye funktioner Der er nu understøttelse af PDF-lag. Dette er nyttigt, hvis du arbejder med arkitekttegninger, og når du skal forberede PDF-filer til levering til trykkerier. Med dokumentudligning kan du fjerne kommentarer eller konvertere dem til dokumentobjekter. Integrationen af programmet i internetbrowsere er udvidet til at omfatte Google Chrome og Apple Safari. Følgende funktioner er kun tilgængelige i Enterprise Edition. Dette gælder også Enterprise-dokumentationen til netværksadministratorerne: Understøttelse af juridiske funktioner Funktioner som juridiske stempler, Bates-stempling og understøttelse af CaseMap til jurister er også tilgængelige. Vælg Kontroller dokument i menuen Dokument for at vælge de elementer, der skal fjernes fra en fil, f.eks. kommentarer, bogmærker, skjult tekst, integrerede indekser eller fortrolige metadata som forfatterens navn eller filens historik. Understøttelse af SharePoint og dokumentstyringssystemer (DMS) Programmet understøtter følgende dokumentstyringssystemer (DMS'er): Microsoft SharePoint, Interwoven WorkSite, Hummingbird Enterprise og LiveLink. Se Systemkrav under Hjælp. Muligheden for at oprette PDF-filer fra eller i et DMS-system dokumenteres i slutningen af afsnittet PDF Create i denne Introduktion. Muligheden for at frigøre indhold i PDF- eller XPS-filer dokumenteres i slutningen af afsnitet PDF Converter. Et menupunkt og en værktøjslinje føjes til PDF Professional for hvert registreret DMS-system, så du kan åbne PDF-filer fra DMS-systemet, gemme PDF-filer i DMS-systemet, åbne DMS-systemets dokumentindstillinger, udtrække sider fra eller indsætte sider i DMS-systemet eller vælge en vilkårlig fil fra DMSsystemet og få den vedhæftet i et aktuelt PDF-dokument. Kommandoer 27

28 fra PDF Professional findes også i SharePoint, Hummingbird Enterprise og Interwoven Worksite. Permanent overstregning Hemmeligholdelse af teksten i et dokument opnås med permanent overstregning, der betyder, at tekstsegmenter eller billeder streges over med sort. Gå til menuen Dokument eller værktøjslinjen Sikkerhed, og vælg værktøjet Redigering for at vælge den tekst eller de billeder, der skal markeres til permanent overstregning. Menuen gør det også muligt at markere til Redaktion med søgefunktionen. Programmet finder alle forekomster af en given tekststreng i dokumentet, hvorefter du kan gennemse dem og vælge, hvilke der skal markeres til permanent overstregning. Brug menuelementet eller knappen Anvend permanent overstregning for at anvende en permanent overstregning med sort på alle de markerede elementer (uanset, om de er valgt eller fundet med søgning). Når det redigerede dokument gemmes, sker det altid med Gem som, fordi den redigerede fil skal gemmes under et nyt navn. De redigerede elementer vises fortsat som markeret i den originale fil, men de kan læses. Advarsel: Når du først har gemt en fil, der er udført permanent overstregning på, kan det fjernede indhold ikke gendannes det kan hverken vises eller findes ved søgning. Hvis der er stavefejl i den tekst, der er udført permanent overstregning på, er det ikke sikkert, at de fortrolige data kan fjernes med søgning alene. Vi anbefaler, at du altid kontrollerer et dokument, der er redigeret på baggrund af en søgning, før du sender det videre. 28

29 Eksport PDF-filer Start af programmet Som vist og beskrevet i følgende oversigt kan PDF Converter startes fra flere programmer. Dette giver let adgang til programmets funktioner: Placering Kilde-PDF/XPS Konverteringsmetode Mål Menuen eller knappen Filer/Gem som i PDF Professional eller Værktøjer/Start PDF Converter Menuen Start i Windows Microsoft Word (knappen Åbn PDF/XPS) Microsoft Word (Åbn fil) Aktuel PDF-fil i PDF Professional Lokale filer eller DMS-filer Converter Assistent eller direkte konvertering med valgt tilstand og mål Converter Assistent Brugerdefineret Brugerdefineret En lokal fil Converter Assistent Microsoft Word Lokale filer Converter Assistent Direkte konvertering Microsoft Word Microsoft Word Corel WordPerfect En lokal fil Converter Assistent WordPerfect Microsoft Excel En lokal fil Converter Assistent Excel Microsoft PowerPoint 2007 En lokal fil Converter Assistent PowerPoint 2007 Windows Stifinder En lokal fil Converter Assistent Direkte konvertering Brugerdefineret Som sidst indstillet Microsoft Outlook En eller flere vedhæftede filer Converter Assistent Direkte konvertering Brugerdefineret Som sidst indstillet Lotus Notes En eller flere vedhæftede filer Converter Assistent Direkte konvertering Brugerdefineret Som sidst indstillet Microsoft Internet Explorer Et weblink Converter Assistent Brugerdefineret Mozilla FireFox Et weblink Converter Assistent Brugerdefineret 29

30 Eksport af PDF-filer fra PDF Converter Professional XPS-dokument Word Document Word Form Excel-regneark PowerPoint-præsentation WordPerfect-dokument MRC PDF Søgbar PDF PDF Converter er komponenten, der gør det muligt at eksportere indeholdet i PDF-filer til redigerbare formater. Gå til værktøjslinjen Filer, og klik på knappen Konverter PDF. Vælg en direkte konvertering med de aktuelle indstillinger for den valgte tilstand, eller vælg det sidste element for at åbne PDF Converter Assistent og få fuld kontrol over hele processen. Unicode-tekst Konverter område Start PDF Converter Du kan også gennemføre direkte konverteringer ved at vælge kommandoen Gem som i menuen Filer. Tekst fra dokumentet kan kun trækkes ud eller gemmes, eller du kan gemme filen som billede. Værktøjet Konverter område gør det muligt at markere et område på en side med værktøjet Marker område, og få PDF Professional til at konvertere området til et redigerbart format. På denne måde kan du f.eks. markere en tabel og sende den til Excel uden at medtage resten af siden, eller du kan vælge lige nøjagtigt det indhold, der skal konverteres til et PowerPoint-dias. Konvertering mellem PDF- og XPS-filer understøttes også. 30

31 PDF Converter Assistent Åbnes fra menuen Start i Windows. Med Assistent kan du klargøre og kontrollere konverteringer. Aktiver Fuld visning for at få vist en sidevisning af de PDF- og XPS-filer, der skal konverteres, og for at angive sideområder. Fanen til højre viser en liste over de filer, der er valgt til konvertering; ikonerne viser indlæsnings- eller konverteringsstatus. Hjælp forklarer, hvad ikonerne betyder. PDF Converter giver dig fire kontrolniveauer: Hurtig visning: Giver mulighed for hurtig konvertering ved at bruge aktuelle indstillinger for alt ud over de fire grundlæggende valgmuligheder. Fuld visning: Viser de samme fire knapper fra Hurtig visning, men også sidevisninger og indeholder alle de indstillinger, der påvirker konverteringerne. Vælg en tilstand for at få vist de tilhørende indstillinger. Vælg et mål (eller klik på outputværktøjet, hvis der ikke er en valgmulighed) for at angive lagringsindstillinger. Fuld visning viser en liste over alle filer i den aktuelle konvertering samt statusoplysninger for hver fil. Venstre visning: Vises, når PDF Converter startes i målprogrammet. Derefter er det kun muligt at konvertere en enkelt fil, så der er kun brug for venstre sidevisning og tilhørende kontrolelementer. Klik på en knap, eller brug menuen Vis til at ændre indholdet i den venstre rude. Uden Assistent: Fra startplaceringer, hvor inputfilen og målfilen er foruddefinerede, er det muligt at udføre en direkte konvertering med de aktuelle indstillinger uden brug af Assistent. Se Start af programmet fra andre placeringer. 31

32 Konvertering med Hurtig visning Vælg Hurtig visning i menuen Vis. Konverteringerne kan nu udføres i en simpel 4-trins-proces, og de aktuelle indstillinger bruges til andre handlinger: 1. Åbn fil: Vælg en eller flere PDF- eller XPS-filer, eller træk og slip dem til vinduet Hurtig visning. Værktøjet Tilstand Værktøjet Output Værktøjet Konverter alle 2. Vælg en behandlingstilstand: Standarddokument, Juridisk, Regneark eller Formular. 3. Vælg et mål: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Corel WordPerfect eller Rich Text Format. 4. Start konverteringen. Under konvertering er knapperne nedtonede. Hvis du vælger Vis resultat på fanen Outputindstillinger, vises den konverterede fil i målprogrammet. Slå Hurtig visning fra i menuen Vis for at skifte til Fuld visning og få vist behandlingsoversigten, kontrollere og ændre indstillinger eller få vist sidevisninger. Hvis du lukker programmet, mens Hurtig visning er aktiveret, aktiveres Hurtig visning igen, næste gang programmet startes. 32

33 Konvertering med Fuld visning Her vises Assistent i Fuld visning. Der indlæses tre eksempelfiler. Eksempelformularen vises på fanen Sidevisning til venstre. Gendan visning. Vælg konverteringstilstand og mål, og vis de tilhørende indstillinger. Konverter den valgte fil. Fjern filer fra listen. Flyt filerne op eller ned på listen over filer. Åbn filer. Konverter alle filer på listen. Fanen Sidevisning, der viser den valgte fils aktuelle side. Liste over indlæste eller konverterede filer. Ikoner viser filstatus. Du kan tilføje filer med træk og slip. Dette ikon angiver, at siden indeholder et tekstlag. Dette ikon angiver, at siden ikke indeholder et tekstlag. Få vist kildefilen eller den konverterede fil for den valgte enhed. Brug disse navigeringsknapper til at få vist en sidevisning af hver side i PDF- eller XPS-filen. Angiv et sideområde her. Som standard konverteres alle sider. 33

34 Start af programmet fra andre placeringer Som beskrevet nedenfor kan PDF Converter startes fra andre programmer. Dette giver let adgang til programmets funktioner: Menuen Start i Windows Vælg PDF Converter Assistent fra Nuance PDF Professional 6 under Programmer eller Alle programmer. Alle konverteringer, der startes fra menuen Start, bruger PDF Converter Assistent. Dette gør det muligt at navngive input-pdf- eller XPS-filer fra din lokale computer eller fra et DMS-system og bestemme, hvordan outputfilerne skal behandles. Du kan selv vælge, om du vil have vist den oprettede fil. Knappen Åbn PDF/XPS på en værktøjslinje i Microsoft Word 1. Hvis dialogboksen Åbn skal vises med PDF valgt som filtype, skal du klikke på knappen Åbn PDF/XPS på en værktøjslinje i Microsoft Word eller vælge Åbn PDF/XPS... i menuen Filer i Word. I Word 2007 skal du åbne fanen Nuance PDF eller menuen Filer via knappen Office. 2. Vælg en enkelt PDF- eller XPS-fil du skal eventuelt søge efter den. Klik på Åbn 3. Sidevisning i Converter Assistent viser den første side i filen. Få vist de øvrige sider, og vælg eventuelt et sideområde. 4. Vælg behandlingstilstanden med værktøjet Tilstand eller i menuen Indstillinger. Dette åbner indstillingsfanen for den valgte tilstand. Foretag de ønskede indstillinger. 5. Klik på værktøjet Output, eller vælg Word-dokument (det eneste mulige mål) i menuen Indstillinger for at vælge lagringsindstillinger, herunder om der skal gemmes til Office 2007 eller til tidligere versioner. 6. Tryk på for at starte konverteringen med en statusskærm. Den oprettede fil vises i Microsoft Word klar til redigering. 34

35 Bemærk: Hvis du bruger en Office-version, der er ældre end 2007, og ikke kan finde knappen Åbn PDF/XPS på værktøjslinjen, skal du gå til Vis > Værktøjslinjer og vælge Nuance PDF eller åbne dialogboksen Indstillinger i PDF Converter Assistent for at aktivere Microsoft Word-integration og genstarte Word. Dialogboksen Åbn i Microsoft Word 1. Klik på knappen Åbn, eller klik på Åbn... i menuen Filer i Microsoft Word. 2. Vælg PDF (Portable Document Format) (*.pdf) eller XPS på listen Filtype. 3. Vælg den PDF- eller XPS-fil, som du vil konvertere. Du kan vælge flere filer. Gør du det, konverteres filerne efter hinanden. 4. Klik på Åbn (billedet viser trin 2, 3 og 4). 5. Konverteringen starter med eller uden Converter Assistent, som beskrevet i dialogboksen PDF Converter 7.0 Indstillinger, der findes i menuen Funktioner i Microsoft Word. I Word 2007 og 2010 åbnes denne dialogboks ved at klikke på knappen PDF-indstillinger på fanen Nuance PDF. 6. Hvis PDF Converter Assistent er aktiveret, åbnes en sidevisning af PDF- eller XPS-filen, der gør det muligt at ændre indstillinger, før 35

36 konverteringen startes. Hvis PDF Converter Assistent er deaktiveret, udføres konverteringen med det samme med de eksisterende indstillinger. 7. De konverterede, redigerbare dokumenter vises i Microsoft Word. 8. Et konverteret dokument vises, som var det en PDF- eller XPS-fil. Du skal gemme et Word-dokument med kommandoen Gem som... Hvis du vælger Gem eller Luk uden at gemme, mister du enten det konverterede dokument eller den originale fil. Programmet viser en advarsel: WordPerfect Klik på Åbn PDF/XPS i menuen Filer i WordPerfect. Vælg en enkelt PDF-fil, og klik på Åbn. Få vist siderne i PDF Converter Assistent i Venstre visning. Angiv eventuelt et sideområde. Vælg en tilstand (standarddokument eller juridisk dokument) samt tilhørende indstillinger. Angiv outputindstillinger. Klik på knappen Konverter alle. Den konverterede fil vises i WordPerfect klar til redigering. Microsoft Excel Klik på knappen Åbn PDF/XPS på værktøjslinjen i Microsoft Excel, eller klik på Åbn PDF/XPS i menuen Filer. Hvis du bruger Excel 2007 eller 2010, skal du læse det, der står ovenfor ved Word Vælg en PDF- eller XPS-fil, og klik på Åbn. Få vist PDF-filen i PDF Converter Assistent i Venstre visning. Angiv eventuelt et sideområde. Klik på knappen Regneark (eneste mulige tilstand) for at angive 36

37 konverteringsindstillinger (med et regneark pr. tabel eller side). Angiv outputindstillinger. Klik på knappen Konverter alle. Den oprettede fil vises i Microsoft Excel klar til redigering. Microsoft PowerPoint 2007 eller 2010 Klik på knappen Åbn PDF/XPS i båndet Nuance. Vælg en enkelt PDF- eller XPS-fil med indhold, der egner sig til diasrepræsentation, og klik derefter på Åbn. Angiv indstillinger og sideområde efter behov. Klik på knappen Konverter alle. Den konverterede fil vises derefter i PowerPoint 2007 eller Hvis filen skal åbnes i ældre PowerPointversioner, skal du installere en Microsoft Office-kompatibilitetspakke. Windows Stifinder 1. Højreklik på et PDF- eller XPS-ikon eller filnavn i Windows Stifinder, eller højreklik på et PDF- eller XPS-ikon på skrivebordet. 2. Vælg en konverteringsmetode og et målprogram i genvejsmenuen. Hvis du vælger at bruge Assistent, kan du angive disse indstillinger på fanen Sidevisning. Microsoft Outlook 1. Klik på knappen Indstillinger på værktøjslinjen Nuance PDF for Outlook, eller klik på tilsvarende element i menuen Nuance PDF. Vælg at bruge Converter Assistent eller udføre en direkte konvertering til en ønsket fil. Vælg, om alle vedhæftede PDF/XPSfiler skal konverteres, eller få vist en filliste, så du kan vælge, hvilke 37

38 filer der skal konverteres. Indstillingerne anvendes på alle konverteringer, indtil de ændres. 2. Vælg en meddelelse, der indeholder en eller flere vedhæftede PDFeller XPS-filer. 3. Klik på knappen PDF Converter på værktøjslinjen i Outlook eller på værktøjslinjen for meddelelser. I Outlook 2007 skal du bruge fanen Nuance PDF i meddelelsesvinduet. 4. Hvis du har valgt at få besked, skal du vælge hvilke vedhæftede filer, der skal konverteres, i dialogboksen Vedhæftede filer. Klik på OK. 5. PDF Converter Assistent vises, hvis du har valgt det. Gennemse siderne, vælg et sideområde efter behov, juster indstillinger herunder lagringsindstillinger, og klik på Konverter alle. Hvis du har valgt en direkte konvertering, vises en statusskærm, og filen gemmes på den forudangivne placering med samme navn som kildefilen. Fremgangsmåden er den samme i Lotus Notes (v. 7.0 eller 8.5). Microsoft Internet Explorer og Mozilla Firefox 1. Højreklik på et hyperlink for en PDF- eller XPS-fil. 2. Vælg Åbn med Nuance PDF Converter Assistent henter og konverterer filen. 38