Skærmbillederne i denne vejledning er fra Windows XP. Der vises muligvis forskellige skærmbilleder med andre operativsystemer.

Transkript

1 Introduktion

2 2 Skærmbillederne i denne vejledning er fra Windows XP. Der vises muligvis forskellige skærmbilleder med andre operativsystemer.

3 Hvorfor er PDF-filer så populære? PDF-formatet (Portable Document Format) er blevet en populær standard til dokumentudveksling på tværs af platforme og computermiljøer. Mere end 200 millioner PDF-dokumenter er tilgængelige på internettet. Denne popularitet skyldes følgende fordele: Ægthed: PDF-filer ser ud som de oprindelige dokumenter, de blev oprettet fra. De bevarer layoutet efter deling uanset platform, operativsystem, installerede skrifttyper eller lokale indstillinger på de forskellige computere eller enheder. Filstørrelse: I mange tilfælde kan PDF-filerne være mere kompakte end kildedokumenterne ideel til filoverførsel. Sikkerhed: PDF-filer kan signeres digitalt og beskyttes med adgangskoder for at undgå uautoriserede ændringer. Deling: Det grundlæggende dokumentindhold kan gøres statisk, mens kommenterings- og markeringsværktøjerne giver mulighed for fælles udarbejdelse og dokumentgennemgang. Der findes mange forskellige PDF-fremvisere, men der er ikke så mange valgmuligheder, når det drejer sig om at oprette PDF-filer. Det er her, at PDF Create 7 kommer ind i billedet. Fordele ved PDF Create Nuance PDF Create 7 gør det muligt at oprette PDF-filer fra en bred vifte af filtyper. I udskriftsdialogboksen i dine programmer får du mulighed for at vælge en printer, der hedder ScanSoft PDF Create! PDF Create Assistent gør det muligt at kompilere en liste over filer, der er oprettet af forskellige programmer. Hver fil kan konverteres til en separat PDF-fil, eller de kan alle samles, overlappes eller pakkes i en enkelt fil. Når du arbejder i Microsoft Word, Excel eller PowerPoint, kan du aktivere programmet for at oprette en PDF-fil direkte fra det aktuelle dokument. Under konverteringen kan der overføres hyperlinks og kommentarer, og du kan angive, at der skal genereres bogmærker på baggrund af Word-dokumentets struktur, de enkelte regneark i Excel 3

4 eller for hvert dias i en PowerPoint-præsentation. Dokumentoplysninger (metadata) kan også overføres. Når du arbejder med Microsoft Outlook eller Lotus Notes, kan vedhæftede filer gemmes som PDF-filer. Når du skriver eller besvarer en meddelelse, kan du vælge en fil, der ikke er PDF-fil, på computeren og få den konverteret til PDF og vedhæftet meddelelsen. Du kan konvertere en webside fra Internet Explorer til PDF. Programmet understøtter oprettelse af PDF-filer fra version 1.3 til 1.7 og PDF/A. Filer kan beskyttes med adgangskoder og kan indeholde vandmærker. Komprimerings- og skrifttypeindstillinger giver kontrol over PDF-filens størrelse og layout. PDF-produktfamilien Nuance Communications, Inc. tilbyder tre PDF-produkter: Nuance PDF Converter gør det muligt at frigøre indhold i PDF- og XPS-filer. Nuance PDF Create gør det muligt at oprette PDF-filer. Nuance PDF Converter Professional gør det muligt at frigøre indhold i, oprette, redigere, kommentere og dele PDF-filer og frigøre indhold i og oprette XPS-filer. Installation og aktivering PDF Create 7 har registreret ældre versioner og beder dig bekræfte, at de kan fjernes. Du skal have administratorrettigheder på computeren for at installere og aktivere programmet. Du skal have internetadgang for at kunne aktivere programmet. 1. Sæt cd-rom'en i cd-rom-drevet Installationsprogrammet starter automatisk. Hvis ikke, skal du finde cd-rom-drevet i Microsoft Windows Stifinder og dobbeltklikke på programfilen autorun.exe. Vælg et installationssprog. Guiden InstallShield Wizard vises. Hvis du har hentet programmet på Nuances websted, skal du dobbeltklikke på filen autorun.exe. 4

5 2. Licens og serienummer Du skal acceptere licensaftalen, før du kan fortsætte. Du skal indtaste et serienummer. Serienummeret findes på cd'ens omslag eller på den side på Nuances websted eller på forhandlersiden, hvor du hentede programmet. Hos nogle forhandlere skal du indsende kvitteringen, før du kan få oplyst serienummeret. Gem serienummeret til senere brug. Det kontrolleres kun under produktaktivering og skal bruges i forbindelse med senere installation af programmet. 3. Placering og installationstype Installationsprogrammet foreslår en standardplacering for programmet. Accepter placeringen, eller gem programmet et andet sted. Vælg Komplet eller Brugerdefineret installation. Vælg Brugerdefineret installation for at aktivere eller deaktivere integration af PDF Create i andre programmer. Som standard aktiveres alle de programmer, der findes på fanen PDF Create Integration i guiden InstallShield Wizard. Du kan til enhver tid ændre disse integrationsindstillinger ved at vælge programmet under Tilføj/fjern programmer i Kontrolpanelet og klikke på Rediger og Reparer. 4. Klik på Udfør Registreringen sker til sidst i installationsprocessen. Vælg Registrer online for at etablere forbindelse til Nuance's websted. Her finder du en elektronisk formular, der kan udfyldes på få minutter. Udfyld formularen, og klik på Submit (Send). Hvis du vil vente med registreringen eller ønsker at blive mindet om det senere, kan du gå til og udføre registreringen online på et senere tidspunkt. Klik på Support, og vælg Product Registration (Produktregistrering) på hovedsupportsiden. Yderligere oplysninger om brug af registrerede oplysninger findes i Nuances Privacy Policy (Fortrolighedserklæring). 5

6 5. Aktiver programmet Til sidst i installationsprocessen bliver du bedt om at aktivere produktet. Sørg for, at du har adgang til internettet. Hvis du har indtastet serienummeret korrekt, udføres aktiveringen automatisk og uden overførsel af personoplysninger. Hvis du ikke aktiverer produktet under installationen, bliver du bedt om at aktivere det hver gang, du åbner programmet. PDF Create kan kun bruges fem gange uden aktivering. Sådan får du hjælp Vejledningen findes som PDF-fil på cd'en og efter installationen ligger den i programmappen. Vejledningen kan også åbnes fra fanen Om. Hvis du hentede programmet elektronisk, kan du finde PDF-filen på downloadsiden og i det hentede materiale. Nuance PDF Create har et omfattende HTML-hjælpesystem. Du kan åbne programmet fra et hyperlink i PDF Create Assistent eller fra menuen Nuance PDF i Microsoft Word, Excel eller PowerPoint. Tryk på F1 for at åbne Hjælp for det emne, der beskriver den aktuelt åbne boks. Nogle dialogbokse indeholder knapper til Hjælp. Filen Produktbemærkninger med de seneste oplysninger findes på cd'en og i programmappen. På Nuances websted finder du programoplysninger, en opdateret vidensdatabase og brugerforummer. Bemærk: Systemkravene findes på produktæsken og i Hjælp. 6

7 Oversigt over oprettelse af PDF-filer Der kan oprettes PDF-filer fra følgende placeringer som beskrevet i skemaet og i følgende afsnit: Placering Kildefiler Konverteringsmetode Mål Dialogboksene Udskriv. Menuen Start i Windows (og valgfrit skrivebord, genvejslinje og systembakke) Genvejsmenuen i Windows Stifinder. Microsoft Word (knappen Opret PDF). Microsoft Excel (knappen Opret PDF). Microsoft PowerPoint 2007 (knappen Opret PDF). Microsoft Outlook og Lotus Notes (eksport af PDF) Microsoft Outlook og Lotus Notes (import af PDF) Microsoft Internet Explorer Aktuelt dokument i de pågældende program. En eller flere lokale filer eller filer fra DMS. En eller flere lokale filer. Aktuel Word-fil. Aktuel Excelprojektmappe eller - regneark. Den aktuelle præsentation. En eller flere vedhæftede filer i en . En eller flere filer på en lokal computer. Aktuel webside eller link til en anden side. Individuelle indstillinger. Du kan som regel vælge sideområde. Create Assistent ved hjælp af profiler. Sideområder understøttes ikke. Direkte konvertering ved hjælp af en valgt profil og samleinstruktioner. Direkte konvertering med aktuelle indstillinger. Word- og generelle indstillinger er tilgængelige fra Word. Direkte konvertering med aktuelle indstillinger (tilgængelige fra Excel) Direkte konvertering med aktuelle indstillinger (tilgængelige fra PowerPoint) Direkte konvertering af alle vedhæftede filer eller med rulleliste. Indstillingerne er tilgængelige. Direkte konvertering med aktuelle indstillinger (ingen adgang til indstillinger) Direkte konvertering med aktuelle indstillinger. Indstillingerne er tilgængelige fra Explorer. Forudangivet eller via Gem som. Brugerdefineret. Til lokal fil, til eller begge. Forudangivet eller via Gem som til lokalfil, eller begge. Via Gem som til lokal fil, til eller begge. Via Gem som til lokal fil, til eller begge. Via Gem som til lokal fil, til eller begge. Forudangivet eller via Gem som til en lokal fil. PDF-filen vedhæftes den aktuelle meddelelse. Via Gem som til lokal fil, til eller begge. 7

8 Oprettelse af PDF-filer fra udskriftsdialogboksen Udskriftsdialogboksen i programmet indeholder printerdriveren PDF Create. Indlæs den fil, du gerne vil oprette et PDF-dokument fra, og vælg Filer/Udskriv. Vælg ScanSoft PDF Create! som printer. Angiv et sideområde og eventuelt andre ønskede indstillinger. Der oprettes en enkelt PDF-fil. Antallet af kopier ignoreres. Klik på Egenskaber, hvis du vil kontrollere eller ændre indstillingerne for PDF Create. Klik på OK for at starte oprettelsen. Som standard vises dialogboksen Gem som, men du kan også angive automatiske lagringsindstillinger under Egenskaber/ PDF-indstillinger. Brug af PDF Create Assistent Assistent skal startes fra menuen Start i Windows for at få mulighed for at kompilere en liste over filer, der skal konverteres. Filerne kan være blevet oprettet i forskellige programmer. Vælg at kombinere filerne til en enkelt PDF-fil i den givne rækkefølge, eller konverter hver fil til et separat dokument. Du kan pakke et sæt filer til en enkelt PDF-fil. Filerne kan også overlappe hinanden i forbindelse med konverteringen. Med Assistent kan du anvende profiler til kontrol af PDF-oprettelsen. Disse profiler indeholder en række indstillinger, der er beregnet til at opnå bestemte resultater. Programmet indeholder syv profiler, og du kan oprette flere efter behov. Yderligere oplysninger findes under Hjælp. 8

9 Fjern de valgte filer fra listen. Flyt de valgte filer op eller ned. Fjern alle filer fra listen. Træk og slip inputfiler til dette område, eller brug knappen Tilføj. Indstillinger for samling.* Vælg en profil. Viser de aktuelle lagringsindstillinger. Klik her for at oprette en PDF-fil. Klik her for at ændre lagringsindstillinger. Rediger profilindstillinger. * Andre indstillinger for samling: Kombiner filer til en enkelt PDF (i en angivet rækkefølge og med mulighed for at generere et bogmærke for hver inputfil) Overlap filer (med overlapningsindstillinger) Pak filerne som PDF'er i én stor PDF (med indstillinger) 9

10 Klik på knappen Profiler... for at ændre indstillinger for en profil eller oprette en ny profil ud fra en eksisterende. 1. Vælg en profil her. 2. Vælg her. 3. Angiv indstillingerne for dit valg her. Vælg en profil, og klik her for at navngive den nye profil ud fra den gamle. Rediger derefter indstillingerne, og klik på OK for at gemme. Klik her for at slette den valgte profil efter en advarsel. Klik her for at gendanne standardindstillingerne for den valgte profil. Klik her for at åbne indstillingerne til MCR-komprimering og oprettelse af søgbare PDF-filer. Yderligere oplysninger om oprettelse af kodede eller søgbare PDF-filer og fordelene ved MRC-komprimering findes under Hjælp. Klik på OK for at bruge den valgte profil med de angivne indstillinger. Klik derefter på knappen Opret i Assistent. Du får vist dialogboksen Joboplysninger med en liste over input- og outputfiler samt konverteringsstatus. Dobbeltklik på et vilkårligt PDF-navn for at få vist den oprettede PDF-fil. 10

11 Oprettelse af PDF-dokumenter fra Windows Stifinder Højreklik på en enkelt fil. Genvejsmenuen indeholder: Vælg en profil fra det første elements undermenu. De aktuelle indstillinger for denne profil bliver brugt til at oprette PDF-filen. Klik på Rediger for at redigere profilindstillingerne eller oprette en ny profil, inden PDF-filen bliver oprettet. Det andet element viser de aktuelle lagringsindstillinger. Klik på dette element for at angive nye indstillinger. Hvis du højreklikker på en gruppe filer, vises genvejsmenuen med følgende elementer: Vælg det første element, og vælg derefter en profil for at oprette en PDF-fil for hver markeret fil. Hvis du vil oprette en enkelt PDF, skal du vælge det andet, tredje eller fjerde menupunkt og en profil. Det sidste element viser de aktuelle lagringsindstillinger. Klik på det sidste element for at ændre indstillingerne. Oprettelse af PDF-dokumenter fra Microsoft Word 1. Åbn Word-dokumentet. 2. Vælg Opret PDF fra menuen Nuance PDF eller klik på. I Word 2007 eller 2010 findes funktionen på fanen Nuance PDF. 3. Accepter eller rediger standardmålmappen og -filnavnet i den viste dialogboks Gem som. 11

12 4. Du kan også tilføje dokumentoplysninger (nøgleord osv.) eller vælge Integrer metadata (se nedenfor). Klik på, hvis du vil oprette en PDF-fil og sende den som vedhæftet kopi i en -meddelelse. Dialogboksen Nuance PDF Indstillinger for Word Dialogboksen åbnes via knappen på værktøjslinjen eller via det tilsvarende element i menuen Nuance PDF. (I Word 2007 og 2010 findes funktionen på fanen Nuance PDF.) Her kan du vælge de indstillinger, der skal gælde, når du vil oprette en PDF-fil fra et Word-dokument. Vælg de afsnitstypografier i Word-dokumentet, der skal konverteres til bogmærker i PDF-filen, og angiv, hvilke kommentarer der skal overføres, hvordan hyperlinks skal vises, og hvilke eventuelle elementer der skal kodes. Vælg Integrer metadata for at overføre dokumentoplysninger (emne, forfatter, nøgleord...) fra et Word-dokument til PDF. Brug ruden Avanceret til at få adgang til alle indstillingerne for PDF-oprettelsen. Oprettelse af PDF-filer fra Microsoft Excel og PowerPoint 1. Åbn Excel-filen eller PowerPoint-præsentationen. 2. Vælg Opret PDF fra menuen Nuance PDF eller klik på. 3. Accepter eller rediger standardmålmappen og -filnavnet i den viste dialogboks Gem som. 4. Klik på, hvis du vil oprette en PDF-fil og sende den som vedhæftet kopi i en -meddelelse. 5. Klik på, hvis du vil ændre egenskaberne for oprettelse. Du kan vælge, om der skal overføres kommentarer og hyperlinks til PDF-filen, og om der skal oprettes bogmærker. I Excel bliver der oprettet et bogmærke for hvert regneark, og i PowerPoint bliver der oprettet bogmærke for hvert dias. Vælg Integrer metadata for at overføre dokumentoplysninger fra kildedokumentet til PDF-filen. 12

13 Oprettelse af PDF-filer i mailprogrammer En værktøjslinje føjes til Microsoft Outlook og Lotus Notes (version 7.0 og 8.5). 1. Klik på for at konvertere vedhæftede filer i den aktuelle meddelelse til PDF og gemme dem i en forudangivet mappe. 2. Klik på for at få adgang til indstillinger. Vælg, at alle vedhæftede filer skal konverteres i baggrunden og sendes til den sidst brugte mappe, eller angiv, at du vil have mulighed for at vælge, hvilke vedhæftede filer der skal konverteres samt vælge målmappen. 3. Klik på på værktøjslinjen Nuance, når du skriver eller besvarer en meddelelse for at vælge en eller flere filer fra computeren, der skal konverteres til PDF og vedhæftes meddelelsen. Bemærk: Hvis du ikke får vist knapperne i Word, Excel eller PowerPoint eller i dit mailprogram, skal du gå til Vis > Værktøjslinjer og vælge Nuance PDF. Oprettelse af PDF fra Internet Explorer 1. Åbn den webside, der skal oprettes en PDF-fil fra. 2. Klik på knappen Opret PDF, og vælg at oprette en PDF-fil fra websiden eller føje sidens indhold til en eksisterende PDF eller oprette en PDF og vedhæfte den en tom meddelelse i dit standard -program (Outlook eller Lotus Notes). Rullelisten ved knappen gør det muligt at få adgang til indstillinger for oprettelsen. Hvis du vil oprette en PDF-fil fra en webside, der er linket til den aktuelle webside, skal du højreklikke på linket og vælge Opret PDF-fil fra linkets indhold. 13

14 Dialogboksen ScanSoft PDF Create! Egenskaber Giver dig fuld kontrol over konverteringen. På fanen Generelt kan du vælge sideformat, retning, opløsning for PDF-filen og vælge, om filen skal vises efter oprettelsen, og vælge en gråtone- eller farve-pdf. På fanen PDF-indstillinger kan du vælge PDF-version, styre skrifttypeintegration, vælge komprimeringstype og sikkerhed, definere adgangskoder og tilføje vandmærker. Fanen gør det muligt at give den PDF-fil, der skal oprettes, et navn og angive egenskaber som titel, forfatter, emne og nøgleord Du kan også vælge at indsætte den oprettede fil i en klar til at blive sendt. Dialogboksen ScanSoft PDF Create! Egenskaber kan åbnes fra dialogboksen Udskriv i dine programmer. Når du arbejder fra Create Assistent eller Windows Stifinder, angives disse indstillinger via profilerne. Hvis du vil åbne indstillingerne fra Microsoft Word, skal du vælge Filer/Udskriv i stedet for at trykke på knappen Opret PDF. Sådan overlappes PDF-filer Med overlapningsindstillingerne kan du indsætte grafik eller andre faste elementer på første side i dine PDF-filer samt elementer, der skifter fra fil til fil. Eksempel på overlapning på en forside: Enkeltsidet fil med gentagne elementer + Side 1 i et flersidet dokument = Forside på PDF-filen Hvis du ønsker dette resultat, skal du fravælge indstillingen "Gentag sidste side i det korteste dokument som overlapning". Du kan også bruge en overlapning til at tilføje et firmalogo eller andre faste elementer på hver side i de PDF-filer, du opretter. Det gør du ved at vælge ovennævnte indstilling. Yderligere oplysninger om overlapningsindstillinger findes under Hjælp. 14

15 Sådan pakkes filer En pakke er en enkelt PDF-fil, der indeholder et sæt PDF-filer. Pakker gør det muligt at gruppere beslægtede filer, så de er lettere at sende via . Hvis du vil pakke et sæt filer, der måske indeholder forskellige filtyper, skal du vælge dem i PDF Create Assistent. Vælg en pakkemetode. Klik på Indstillinger for at vælge et omslag: en Nuance-skabelon eller den første fil på listen. Klik på knappen dem til en pakke. Opret for at oprette PDF-filerne eller sende Åbning af en PDF-pakke kræver installation af en nyere PDF-fremviser eller -editor, f.eks. Nuance PDF Converter Professional 5 eller nyere. Alle filer i pakken vises på en liste, og de kan derefter åbnes og gemmes hver for sig. Filerne vises som vedhæftede filer i Nuance PDF Converter Professional 4 og ældre PDF-fremvisere/-editorer. Understøttelse af SharePoint og andre dokumentstyringssystemer (DMS) Microsoft SharePoint understøttes af PDF Create 7 via et sæt dialogbokse, der kan åbnes fra menuelementet Åbn fra DMS på knappen Tilføj. Andre DMS-systemer (Hummingbird, Worksite, DocsOPEN, LiveLink) er tilgængelige direkte via deres eget interface. Yderligere oplysninger findes under Hjælp, og under Systemkrav findes en fuld oversigt over understøttede DMS-systemer. Oprettede PDF-filer kan gemmes i SharePoint eller andre systemer ved at vælge Gem i DMS i dialogboksen Destinationsindstillinger. I SharePoint, Hummingbird Enterprise og Interwoven Worksite kan du vælge en fil, der ikke er PDF, åbne dens genvejsmenu for at starte PDF Create, oprette en PDF fra den pågældende fil og gemme den på samme placering og med samme filnavn. Det er også muligt at vælge en fil, der ikke er PDF, fra computerens filsystem og få den konverteret til PDF og gemt i DMS-systemet på den aktuelle eller en anden placering. 15

16 Understøttelse af XPS-filer Produkterne i PDF-familien understøtter XPS-filer som følger: Professional Create Converter XPS til PDF Ja Ja Nej PDF til XPS Ja Nej Nej Frigør indhold i XPS (XPS til Word osv.) Ja Nej Ja 16

17 Afinstallation 1. Vælg Tilføj/fjern programmer i Kontrolpanel. Hvis du bruger Vista, skal du gå til Kontrolpanel og vælge Programmer og funktioner. 2. Vælg Nuance PDF Create Klik på Fjern for at afinstallere programmet eller på Reparer for at reparere det automatisk eller for at ændre listen over integrerede programmer. Afinstallationen indeholder et trin til deaktivering, så du kan geninstallere programmet senere uden reaktiveringsproblemer. Deaktiveringen kræver adgang til internettet. Copyright 2011 Nuance Communications, Inc. Alle rettigheder forbeholdes. Der tages forbehold for ændringer. Nuance, Nuance-logoet, ScanSoft og PDF Create-logoet er varemærker eller registrerede varemærker tilhørende Nuance Communications, Inc. eller deres datterselskaber i USA og/eller andre lande. Alle andre varemærker tilhører de respektive ejere. Denne software er beskyttet af amerikansk og international patentlov og lov om ophavsret. Kontrol af ord, stavning og orddeling i dette produkt er delvist baseret på Proximity Linguistic Technology. The Proximity Hyphenation System Copyright Alle rettigheder forbeholdes. Franklin Electronic Publishers, Inc. Yderligere anerkendelser findes under Hjælp. INSO/Vantage Research-ordbøger: Retstavningssystemet International CorrectSpell 1993 by Lernout & Hauspie. Den medfølgende software er delvist baseret på arbejde af Independent JPEG Group, Colosseum Builders, Inc. og FreeType Team. Softwaren er udviklet ved hjælp af Kakadu-software og Zlib compression library. Copyright for AES-kryptering/dekryptering 2001, Dr. Brian Gladman, Worcester, UK. Produktet indeholder elementer, der er udviklet af OpenSSL project ( herunder software, der er skrevet af Eric Young og Tim Hudson. 17