Hvorfor er PDF-filer så populære? Fordele ved PDF Professional

Transkript

1 Introduktion

2 Hvorfor er PDF-filer så populære? PDF-formatet (Portable Document Format) er blevet en populær standard til dokumentudveksling på tværs af platforme og computermiljøer. Mere end 200 millioner PDF-dokumenter er tilgængelige på internettet. Denne popularitet skyldes følgende fordele: Integritet: PDF-filer ser ud som de oprindelige dokumenter, de blev oprettet fra. De bevarer udseendet efter udveksling uanset platform, operativsystem eller indstillingerne på de forskellige computere eller enheder. Filstørrelse: I mange tilfælde kan PDF-filerne være mere kompakte end kildedokumenterne ideel til filoverførsel. Sikkerhed: PDF-filer kan signeres digitalt og beskyttes med adgangskoder for at undgå uautoriserede ændringer. Deling: Mens det grundlæggende dokumentindhold kan gøres statisk, giver markerings- og kommentarværktøjer mulighed for fælles udarbejdelse og korrekturgange. Fordele ved PDF Professional ScanSoft PDF Converter Professional 4 fra Nuance Communications Inc. tilbyder den komplette funktionalitet, der kræves til håndtering af PDF-filer. Programmet understøtter PDF-filer fra version 1.3 til 1.6 og gør det muligt at åbne, redigere, kommentere og samle filerne igen. Det kan oprette PDF-filer fra version 1.3 til 1.6 (understøtter også PDF/A-format). Og det er muligt at frigøre PDF-filer med henblik på genbrug i andre programmer. Dette professionelle produkt indeholder tre dele til oprettelse, redigering og frigørelse af PDF-filer. Modulerne installeres og aktiveres samtidigt. 2

3 Oprettelse af PDF-filer Med ScanSoft PDF Create! 4 kan du oprette PDF-filer fra mange forskellige filtyper. I dialogboksen Udskriv i dine programmer får du mulighed for at vælge en printer, der hedder ScanSoft PDF Create! PDF Create! Assistent gør det muligt at kompilere en liste over filer, der er oprettet i forskellige programmer. Hver fil kan konverteres til en separat PDF-fil, eller de kan alle samles i én fil. Når du arbejder i Microsoft WordTM, Excel eller PowerPoint, kan du aktivere programmet for at oprette en PDF-fil direkte fra det aktuelle dokument. Ved konvertering fra Microsoft Word kan du overføre hyperlinks og kommentarer og indsætte bogmærker efter samme opbygning som Worddokumentet. Filer kan beskyttes med adgangskoder og kan indeholde vandmærker. Komprimerings- og skrifttypeindstillinger giver kontrol over PDF-filens størrelse og layout. Redigering af PDF-filer Med ScanSoft PDF Converter Professional får du udvidet kontrol over dine PDF-filer via en brugervenlig brugerflader til navigation og læsning. Du kan redigere sider og dokumenter, kommentere og gennemse dem, ændre dokumentsikkerhed, signere dokumenter og meget mere. PDFdokumenterne kan kompileres fra forskellige kilder, og sidernes rækkefølge kan ændres. Programmet udgør et effektivt dokumenthåndteringssystem: Brug det til at oprette arkiver ud fra beslægtede dokumenter, der skal indekseres og søges i senere. Eksport af PDF-filer ScanSoft PDF Converter 4 gør det muligt at frigøre indhold i PDF-filer og redigere dem som Microsoft Word TM -,Microsoft Excel -, Corel WordPerfect TM -filer og almindelige RTF-filer. Du kan også åbne PDFfilerne direkte i disse programmer, redigere dem og gemme dem som den ønskede filtype. Programmet konverterer PDF-filer til og med version 1.6. Krypterede PDF-filer kan åbnes ved indtastning af adgangskode. Programmet muliggør fire konverteringstyper: til standarddokumenter, juridiske dokumenter, formularer og regneark. 3

4 Installation og aktivering Fjern tidligere versioner af PDF Converter Professional, før programmet installeres. Du skal have administratorrettigheder på computeren for at installere og aktivere programmet. Du skal have internetadgang for at kunne aktivere programmet. 1. Sæt cd-rom'en i cd-rom-drevet Installationsprogrammet starter automatisk. Hvis ikke, skal du finde cd-rom-drevet i Microsoft Windows Stifinder og dobbeltklikke på programfilen setup.exe. Vælg et installationssprog. Guiden InstallShield Wizard vises. (Hvis du har hentet PDF Converter på Nuance's websted, skal du dobbeltklikke på filen setup.exe). 2. Licens og serienummer Du skal acceptere licensaftalen, før du kan fortsætte. Du skal indtaste et serienummer. Serienummeret findes på cd'ens omslag eller på den side på Nuance's websted, hvor du hentede programmet. Gem serienummeret til senere brug. Det kontrolleres kun under produktaktivering og skal bruges i forbindelse med senere installation af programmet. 3. Placering og installationstype Installationsprogrammet foreslår en standardplacering for programmet. Accepter placeringen, eller gem programmet et andet sted. Vælg Komplet eller Brugerdefineret installation. Med Brugerdefineret installation kan du vælge, om du ønsker at installere PDF-konverteringskomponenten eller ej. Med Brugerdefineret installation får du også mulighed for at aktivere eller deaktivere integration af PDF Create! i andre programmer. Som standard aktiveres alle de programmer, der findes under fanen PDF Converter Professional i guiden InstallShield Wizard. (Du kan til enhver tid ændre disse integrationsindstillinger ved at vælge programmet under Tilføj/fjern programmer i Kontrolpanelet og klikke på Rediger og Reparer). 4. Klik på Udfør Registreringen sker til sidst i installationsprocessen. Vælg Registrer online for at etablere forbindelse til Nuance's websted. Her finder du en elektronisk formular, der kan udfyldes på få minutter. Udfyld formularen, og klik på Submit (Send). Hvis du vil vente med registreringen eller ønsker at blive mindet om det senere, kan du gå til 4

5 og udføre registreringen online på et senere tidspunkt. Klik på Support, og vælg Register (Registrer) til venstre på supportsiden. Yderligere oplysninger om brug af registrerede oplysninger findes i Nuance's Privacy Policy (Fortrolighedserklæring). 5. Aktiver programmet Sidst i installationsprocessen bliver du bedt om at aktivere produktet. Sørg for, at du har adgang til internettet. Hvis du har indtastet serienummeret korrekt, udføres aktiveringen automatisk og uden overførsel af personoplysninger. Hvis du ikke aktiverer produktet under installationen, bliver du bedt om at aktivere det hver gang, du åbner programmet. PDF Converter Professional kan kun bruges fem gange uden aktivering. Vi anbefaler Automatisk aktivering. Hvis du vælger Manuel aktivering, bliver du nødt til at aktivere PDF Converter og PDF Converter Professional hver for sig. Tidligere versioner af PDF Converter, PDF Create! eller Docucom PDFprinterdriveren skal fjernes, før du installerer version 4. Gem serienummeret fra den tidligere version for at bevare muligheden for at installere programmet på en anden computer. Afinstallationen indeholder et trin til deaktivering, og du kan derfor installere programmet et rimeligt antal gange uden reaktiveringsproblemer. Serienummeret skal bruges til geninstallering, og du skal have internetadgang for at kunne deaktivere og reaktivere. Sådan får du hjælp Denne trykte introduktion følger med ScanSoft PDF Professional, der leveres på cd. Vejledningen findes som PDF-fil på cd'en, og efter installationen ligger den også i programmappen. Vejledningen kan også åbnes fra fanen Om. Læs PDFdokumentet, hvis programmet er hentet elektronisk. Den findes på downloadsiden. ScanSoft PDF Converter Professional har et omfattende HTMLonlinehjælpesystem. Brug menuen Hjælp til at åbne det ved Introduktion. Tryk på F1 for at åbne Hjælp: Typisk ved det emne, der beskriver den aktuelt åbne boks. Nogle dialogbokse indeholder knapper til Hjælp. 5

6 Filen Produktbemærkninger med de seneste oplysninger findes på cd'en og i programmappen. På Nuance's websted finder du programoplysninger, en opdateret vidensdatabase og brugerforummer. Bemærk: Systemkravene findes på produktæsken og i online Hjælp. Brugeren skal have administratorrettigheder for at installere og afinstallere programmet. Start af programmet Vælg ScanSoft PDF Professional 4 i menuen Start i Windows. Du får vist følgende: Vælg denne funktion for at konvertere PDF-filer til redigerbare dokumenter. Vælg denne funktion for at starte hovedprogrammet og redigere PDF- Vælg denne funktion for at oprette PDF-filer fra en eller flere kildefiler. Oprettelse af PDF-filer Oprettelse af PDF-filer fra PDF Professional Klik på knappen PDF Create på hovedværktøjslinjen i PDF Professional, eller vælg Ny PDF i menuen Filer. Se billedet på næste side. Du kan oprette en tom PDF eller vælge Fra fil... for at vælge en eller flere filer fra dialogboksen Åbn, selvom de blev oprettet i forskellige programmer. De næste tre kommandoer viser hen til PDF Create! Assistent og giver dig fuld kontrol over oprettelsesprocessen. Du kan også trække og slippe en fil, der er oprettet i et program, som understøtter udskrivning, til arbejdsområdet i PDF Converter Professional. Det svarer til at bruge kommandoen Fra fil.... 6

7 Det er muligt at vælge flere filer samtidigt. Der oprettes én PDF for hver fil med de eksisterende indstillinger fra dialogboksen ScanSoft PDF Create! Egenskaber, som du kan åbne via Filer > Udskriv. Disse kommandoer fungerer i hele Create Assistent. Indstillingerne foretages via profiler. Denne funktion opretter en PDF-fil fra indholdet i Udklipsholder. Oprettelse af PDF-filer fra udskriftsdialogboksen I dialogboksen Udskriv i alle de programmer, der understøtter udskrivning, får du mulighed for at vælge printeren ScanSoft PDF Create!. Indlæs den fil, du gerne vil oprette et PDF-dokument fra, og vælg Filer/Udskriv. Vælg ScanSoft PDF Create! som printer. Angiv et sideområde og eventuelt andre ønskede indstillinger. Der oprettes en enkelt PDF-fil. Antallet af kopier ignoreres. Klik på Egenskaber, hvis du vil kontrollere eller ændre indstillingerne for PDF Create!. Klik på OK for at starte oprettelsen. Som standard vises dialogboksen Gem som, men du kan angive automatiske anvisninger under Egenskaber/PDF-indstillinger. Brug af PDF Create! Assistent Assistent startes fra menuen Start i Windows. Her får du mulighed for at kompilere en liste over filer, der skal konverteres. Filerne kan være blevet oprettet i forskellige programmer. Vælg at kombinere filerne til en enkelt PDF-fil i den givne rækkefølge, eller konverter hver fil til et separat dokument. Filerne kan også overlappe hinanden i forbindelse med konverteringen. Med Assistent kan du anvende profiler til kontrol af PDF-oprettelsen. Disse profiler indeholder en række indstillinger, der er beregnet til at opnå bestemte resultater. Programmet indeholder seks profiler, men du kan selv oprette flere, hvis du ønsker det. 7

8 Fjern de valgte filer fra listen Flyt de valgte filer op eller ned Fjern alle filer fra listen Træk og slip inputfiler til dette område eller brug knappen Tilføj Samlingsanvisning* Vælg en profil Viser de aktuelle lagringsindstillinger Klik for at oprette PDF-fil Klik for at ændre lagringsindstillinger Rediger profilindstillinger * andre samlingsanvisninger er: Kombiner filer i et enkelt PDF-dokument (i den valgte rækkefølge). Overlap filer (iht. de aktuelle indstillinger). 8

9 Klik på Profiler, hvis du vil ændre indstillingerne for din valgte profil eller hvis du vil oprette en ny profil. Klik her for at navngive en ny profil Klik her for at slette den profil, der indeholder det valgte element (efter en advarsel) Vælg et element fra listen Klik her for at ændre indstillingerne for det valgte element Klik på enden af kontrolelementet for en redigeringsboks eller rulleliste Klik på OK for at lukke dialogboksen Profiler i PDF Create! Tryk derefter på knappen Start i Assistent. Du får vist dialogboksen Joboplysninger med en liste over input- og outputfiler samt konverteringsstatus. Dobbeltklik på et vilkårligt PDF-navn for at få vist den oprettede PDF-fil. 9

10 Oprettelse af PDF-dokumenter fra Windows Stifinder Højreklik på en enkelt fil. Genvejsmenuen indeholder: Vælg en profil fra første elements undermenu. De aktuelle indstillinger for denne profil bliver brugt til at oprette PDF-filen. Klik på Rediger for at redigere profilindstillingerne eller oprette en ny profil, inden PDF-filen bliver oprettet. Det andet element viser de aktuelle lagringsanvisninger. Klik på det for at angive nye anvisninger. Hvis du vælger en gruppe filer og derefter højreklikker, indeholder genvejsmenuen: Vælg den første indstilling og derefter en profil for at oprette en PDF-fil for hver markeret fil. Hvis du vil oprette en enkelt PDF, skal du vælge den anden eller tredje indstilling og en profil. Den sidste indstilling viser de aktuelle lagringsanvisninger. Klik på den for at ændre anvisningerne. Oprettelse af PDF-dokumenter fra Microsoft Word 1. Åbn Word-dokumentet. 2. Vælg Opret PDF fra menuen PDF Create!, eller klik på. 3. Accepter eller rediger standardmålmappen og -filnavnet i den viste dialogboks Gem som. 10

11 4. Du kan også tilføje dokumentoplysninger (nøgleord osv.). Klik på, hvis du vil oprette en PDF-fil og sende den som vedhæftet kopi i en e- mail-meddelelse. Dialogboksen PDF-links Dialogboksen åbnes fra en knap på værktøjslinjen eller en kommando i menuen PDF Create!. Her kan du vælge de indstillinger, der skal gælde, når du vil oprette en PDF-fil fra et Word-dokument. Vælg de afsnitstypografier i Worddokumentet, der skal konverteres til bogmærker i PDF-filen, og angiv, hvilke kommentarer, der skal overføres, og hvordan hyperlinks skal vises. Oprettelse af PDF-filer fra Microsoft Excel og PowerPoint 1. Åbn Excel-filen eller PowerPoint-præsentationen. 2. Vælg Opret PDF fra menuen PDF Create!, eller klik på. 3. Accepter eller rediger standardmålmappen og -filnavnet i den viste dialogboks Gem som. 4. Klik på, hvis du vil oprette en PDF-fil og sende den som vedhæftet kopi i en -meddelelse. Klik på, hvis du vil ændre egenskaberne for oprettelse. Bemærk: Hvis du ikke får vist knapperne i Word, Excel eller PowerPoint, skal du gå til Vis > Værktøjslinjer og vælge ScanSoft PDF. Dialogboksen ScanSoft PDF Create! Egenskaber Giver dig fuld kontrol over konverteringen. På fanen Generelt kan du vælge sideformat, retning, opløsning for PDF-filen og vælge, om filen skal vises efter oprettelsen. På fanen PDF-indstillinger kan du vælge PDF-version, styre skrifttypeintegration, vælge komprimeringstype og sikkerhed, definere adgangskoder og tilføje vandmærker. Fanen gør det muligt at give den PDF-fil, der skal oprettes, et navn og angive egenskaber som titel, forfatter, emne og nøgleord Du kan også vælge at indsætte den oprettede fil i en klar til at blive sendt. 11

12 Dialogboksen ScanSoft PDF Create! Egenskaber kan åbnes fra dialogboksen Udskriv i dine programmer. Når du arbejder i Create! Assistent eller Windows Stifinder, foretages disse indstillinger via profilerne. Hvis du gerne vil åbne disse indstillinger fra Microsoft Word, skal du vælge Filer/Udskriv i stedet for at trykke på knappen PDF Create!. Overlapning af PDF-filer Med overlapningsindstillingerne kan du indsætte grafik eller andre faste elementer på første side i dine PDF-filer samt elementer, der skifter fra fil til fil. Eksempel på overlapning på en forside: Hvis du ønsker dette resultat, skal du fravælge indstillingen 'Gentag sidste side i det korteste dokument som overlapning'. Du kan også bruge en overlapning til at tilføje et firmalogo eller andre faste elementer på hver side i de PDF-filer, du opretter. Det gør du ved at vælge ovennævnte indstilling. Yderligere oplysninger om overlapningsindstillinger, finder du under online Hjælp. 12

13 Redigering af PDF-filer Nedenfor vises de primære skærmområder for PDF Converter Professional: Til visning og redigering af PDF-filer PDF Converter Professional grupperer funktionerne i forskellige værktøjslinjer, der kan forskydes og trækkes ind i dit arbejdsområde. Her viser vi hovedværktøjslinjerne og beskriver knapperne på to af værktøjslinjerne fra venstre mod højre. 13

14 Med denne værktøjslinje kan du foretage grundlæggende handlinger som f.eks. oprette, åbne, gemme, udskrive, e og søge i PDFfiler. Rullelisten for værktøjslinjen PDF Converter er åben. Du kan bruge den til at gemme indholdet i den aktuelle PDF-fil i et andet format. Brug værktøjet Hånd for at få vist og bladre i PDF-filen. Med markeringsværktøjerne kan du markere tekstdele og dokumentområder. Med denne værktøjslinje kan du zoome ind og ud i PDFdokumenter, forstørre interessante områder eller hele siden dynamisk. Touchup-tekst :Angiv begrænsede tekstredigeringer, selv over flere linjer tekst. Touchup-objekt: Marker objekter, der skal flyttes, tilpasses, roteres, grupperes eller prioriteres. Marker objekt: Med denne funktion kan du ændre objektegenskaber og justering. Link: Brug denne funktion til at definere et rektangel, der konverteres til et hyperlink. Beskær: Tegn et rektangel om det område, der ikke skal beskæres. Dobbeltklik på rektangelet for at angive beskæringsanvisninger. Auto FormTyper : Brug denne funktion til at registrere formularelementer og aktivere og konvertere et statisk PDF til en formular, der kan udfyldes. Digital signatur: Anvend en signatur for at beskytte dokumentet mod uautoriserede ændringer. Rulleliste til formularkontrolelementer: Du kan føje de viste kontrolelementer til en PDFformular. 14

15 Vedhæft: Vedhæft et symbol for en fil eller lydfil på et vilkårligt sted i PDF-dokumentet. Tegn: Tegn forskellige former på siden. Du kan også tegne former med flere dimensioner og afslutte handlingen via genvejsmenuen. Fremhæv: Vælg et markeringsværktøj. Note: Klik på denne funktion for at føje en note til PDF-dokumentet. Det er muligt at konvertere noter ved deling af PDF-filer. Sorter noterne efter forfatter, type, dato og meget mere. Tekstboks: Klik på denne funktion for at tilføje en tekstboks over indholdet på PDF-siden. Stempel: Klik på denne funktion for at få vist en stempeloversigt, og vælg et stempel, der skal placeres på siden. Dokumentsikkerhed Klik på Dokumenter > Dokumentegenskaber og Sikkerhed. Her får du vist de aktuelle indstillinger. Du kan vælge at beskytte dit dokument med adgangskoder eller certifikatsikkerhed på forskellige niveauer. Søgning og lagring af dokumenter Du kan søge efter tekst i den aktuelt åbne PDF-fil, i en bestemt mappe eller i en indeksfil. Vælg søgekriterierne i Organizer. En PDF-indeksfil (.zpi) er et søgbart arkiv af PDF-dokumenter. Klik på Dokumenter > Katalog for at oprette et nyt indeks eller ændre et eksisterende. Læsning af tekst Brug kommandoen Læs PDF i menuen Funktioner for at få læst PDF-teksten højt. Vælg den aktuelle side eller resten af dokumentet. Under Egenskaber kan du indstille hastighed og lydstyrke. Du kan også gemme PDF-teksten som lydfil i wav-format. Denne funktion understøttes af Nuance RealSpeak Solo TTS. 15

16 Dokumenthåndteringssystemer Der tilbydes DMS-understøttelse for indlæsning og opbevaring af filer. Du kan finde en liste over understøttede produkter under Systemkrav i online Hjælp. Optimering af PDF-dokumenter Optimer dine PDF-dokumenter til det beregnede formål. Klik på Funktioner > Optimer PDF, og angiv målkrav som f.eks. hurtig webvisning, objektog billedkomprimering, indstillinger for scannede sider, skrifttypeintegration osv.. Du kan også tilføje koder til PDF-filer for at identificere og logge deres logiske struktur (afsnit, titler, billeder, tabeller, celler osv). Udskrivning af PDF-dokumenter Udover de almindelige udskriftsindstillinger kan du vælge, om PDF-filen skal udskrives med eller uden kommentarer. Det er også muligt udelukkende at udskrive formularfelter. Denne funktion er meget nyttig, hvis du har udfyldt en formular elektronisk, og ønsker at udskrive formulardataene på en tom formular. Eksport af PDF-filer Eksport af PDF-filer fra PDF Converter Professional Det komponent, der giver mulighed for at eksportere indeholdet i PDF-filer til redigerbare formater, hedder PDF Converter. Tryk på knappen Gem som på værktøjslinjen Filer for at åbne den. Du kan vælge en direkte konvertering med de aktuelle indstillinger eller åbne PDF Converter Assistent og angive de enkelte konverteringsindstillinger. 16

17 Du kan også gennemføre direkte konverteringer ved at vælge kommandoen Gem som i menuen Filer. PDF Converter Assistent Start dette program fra menuen Start i Windows eller fra dit skrivebord, hvis du har lagt en genvej her. Med Assistent kan du klargøre og kontrollere konverteringer. Med Fuld visning får du vist et eksempel af de PDF-filer, der skal konverteres, og får mulighed for at angive sideområder. Fanen til højre viser en liste over de filer, der er valgt til konvertering; ikonerne viser indlæsnings- eller konverteringsstatus. Online Hjælp forklarer, hvad ikonerne betyder. PDF Converter 4 giver dig fire kontrolniveauer: Hurtig visning: Giver mulighed for hurtig konvertering ved at bruge aktuelle indstillinger for alt ud over de fire grundlæggende valgmuligheder. Fuld visning: Viser de samme fire knapper fra Hurtig visning, men også sidevisninger og indeholder alle de indstillinger, der påvirker konverteringerne. Vælg en tilstand for at få vist de tilhørende indstillinger. Vælg et mål (eller klik på outputværktøjet, hvis der ikke er en valgmulighed) for at angive lagringsindstillinger. Fuld visning viser en liste over alle filer i den aktuelle konvertering samt statusoplysninger for hver fil. Venstre visning: Vises, når PDF Converter startes i målprogrammet. Derefter er det kun muligt at konvertere en enkelt fil, så der er kun brug for venstre sidevisning og tilhørende kontrolelementer. Uden Assistent: Fra startplaceringer, hvor inputfilen og målfilen er foruddefinerede, er det muligt at udføre en direkte konvertering med de aktuelle indstillinger uden brug af Assistent. Se Start af programmet fra andre placeringer. 17

18 Konvertering med Hurtig visning Vælg Hurtig visning i menuen Vis. Nu er dine konverteringer en enkel firetrinsproces, der bruger dine aktuelle indstillinger til alt andet: 1. Filer > Åbn: Vælg en eller flere PDF-filer, eller træk og slip dem til vinduet Hurtig visning. Værktøjet Tilstand Værktøjet Output Værktøjet Konverter alle 2. Vælg en behandlingstilstand: Standarddokument, Juridisk, Regneark eller Formular. 3. Vælg et mål: Microsoft Word, Excel, Corel WordPerfect eller Rich Text Format. 4. Start konverteringen. Under konvertering er knapperne nedtonede. Hvis du vælger Vis resultat på fanen Outputindstillinger, vises den konverterede fil i målprogrammet. Slå Hurtig visning fra for at vende tilbage til Fuld visning og få vist behandlingsoversigten, kontrollere og ændre indstillinger eller få vist PDFsidevisninger. Hvis du lukker programmet, mens Hurtig visning er aktiveret, vises det igen, næste gang programmet startes. 18

19 Konvertering med Fuld visning Her vises Assistent i Fuld visning. Der indlæses tre eksempelfiler. Eksempelformularen vises på fanen Sidevisning til venstre. Gendan visning. Vælg konverteringstilstand og mål, og vis de tilhørende indstillinger. Konverter den valgte fil. Fjern filer fra listen. Flyt filerne op eller ned på listen over filer. Åbn filer. Konverter alle filer på listen. Fanen Sidevisning, der viser den valgte fils aktuelle side. Liste over indlæste eller konverterede filer. Ikoner viser filstatus. Du kan tilføje filer med træk og slip. Få vist kildefilen eller den konverterede fil for den valgte enhed. Dette ikon angiver, at siden indeholder et tekstlag. Dette ikon angiver, at siden ikke indeholder et tekstlag. Brug disse navigationsknapper til at få vist en sidevisning af hver side i PDF-filen. Angiv et sideområde her. Som standard konverteres alle sider. 19

20 Start af programmet fra andre placeringer Som beskrevet nedenfor kan PDF Converter 4 startes fra andre programmer. Dette giver let adgang til programmets funktioner: Menuen Start i Windows Vælg PDF Converter Assistent fra ScanSoft PDF Professional 4 under Programmer eller Alle programmer. Alle konverteringer, der startes fra menuen Start, bruger PDF Converter Assistent. Det giver dig mulighed for at navngive input PDF-filer og vælge, hvordan du vil behandle outputfiler. Du kan selv vælge, om du vil have vist den oprettede fil. Knappen Åbn PDF på værktøjslinjen i Microsoft Word 1. Klik på knappen Åbn PDF på værktøjslinjen i Microsoft Word eller på knappen Åbn PDF-fil i menuen Filer for at åbne dialogboksen Åbn med PDF valgt som filtype. 2. Vælg en enkelt PDF-fil, søg eventuelt efter filen. Klik på Åbn. 3. Sidevisning i Converter Assistent viser den første side i PDF-filen. Få vist de øvrige sider, og vælg eventuelt et sideområde. 4. Vælg behandlingstilstanden med værktøjet Tilstand eller i menuen Indstillinger. Dette åbner indstillingsfanen for den valgte tilstand. Foretag de ønskede indstillinger. 5. Klik på outputværktøjet, eller vælg Word-dokument (det eneste mulige mål) i menuen Indstillinger for at vælge lagringsindstillinger. 6. Tryk på for at starte konverteringen med en statusskærm. Den oprettede fil vises i Microsoft Word klar til redigering. Bemærk: Hvis du ikke får vist knappen Åbn PDF på værktøjslinjen, skal du gå til Vis > Værktøjslinjer og vælge ScanSoft PDF eller åbne dialogboksen Indstillinger i PDF Converter Assistent for at aktivere Microsoft Word-integrationen og genstarte Word.

21 Dialogboksen Åbn i Microsoft Word 1. Klik på knappen Åbn, eller klik på Åbn... i menuen Filer i Microsoft Word. 2. Vælg PDF-formatet (Portable Document Format) (*.pdf) i boksen Filtype. 3. Vælg den PDF-fil, som du vil konvertere. Du kan vælge flere filer. Gør du det, konverteres filerne efter hinanden. 4. Klik på Åbn (billedet viser trin 2, 3 og 4). 5. Konverteringen starter med eller uden Converter Assistent, som beskrevet i dialogboksen PDF Converter 4.0 Indstillinger, der findes i menuen Funktioner i Microsoft Word. 6. Hvis PDF Converter Assistent er aktiveret, vises PDF-dokumentet, og du kan ændre tilstandsindstillinger, før konverteringen startes. Hvis PDF Converter Assistent er deaktiveret, udføres konverteringen med det samme med de eksisterende indstillinger. 7. De konverterede, redigerbare dokumenter vises i Microsoft Word. 21

22 8. Et konverteret dokument vises, som var det en PDF-fil. Du skal gemme et Word-dokument med kommandoen Gem som... Hvis du vælger Gem eller Luk uden at gemme, mister du enten det konverterede dokument eller den originale PDF-fil. Programmet viser en advarsel: WordPerfect Klik på Åbn PDF i menuen Filer i WordPerfect. Vælg en enkelt PDF-fil, og klik på Åbn. Få vist siderne i PDF Converter Assistent i Venstre visning. Angiv eventuelt et sideområde. Vælg en tilstand (standarddokument eller juridisk dokument) samt tilhørende indstillinger. Angiv outputindstillinger. Klik på knappen Konverter alle. Den konverterede fil vises i WordPerfect klar til redigering. Microsoft Excel Klik på knappen Åbn PDF på værktøjslinjen i Microsoft Excel, eller klik på Åbn PDF i menuen Filer. Vælg en PDF-fil, og klik på Åbn. Få vist PDF-filen i PDF Converter Assistent i Venstre visning. Angiv eventuelt et sideområde. Klik på knappen Regneark (eneste mulige tilstand) for at angive konverteringsindstillinger (med et regneark pr. tabel eller side). Angiv outputindstillinger. Klik på knappen Konverter alle. Den oprettede fil vises i Microsoft Excel klar til redigering. 22

23 Microsoft Outlook 1. Vælg en med en vedhæftet PDF-fil. Knappen PDF Converter aktiveres. 2. Klik på knappen PDF Converter på værktøjslinjen i Outlook eller på værktøjslinjen for meddelelser. 3. Hvis meddelelsen indeholder mere end én PDF, skal du vælge den PDF, der skal konverteres, og klikke på OK. 4. Her kan du vælge, om du vil bruge PDF Converter Assistent, når der konverteres eller frigøres indhold i PDF-filen. Hvis du foretrækker automatisk konvertering, skal tilstand og mål vælges med det samme. Microsoft Internet Explorer 1. Højreklik på et hyperlink, der fører til en PDF-fil eller en HTML-side med en PDF-fil. 2. Vælg Åbn med ScanSoft PDF Converter Konverteringen udføres med Assistent. Windows Stifinder 1. Højreklik på et PDF-ikon eller filnavn i Windows Stifinder, eller højreklik på et PDF-ikon på skrivebordet. 2. Vælg en konverteringsmetode og et målprogram i genvejsmenuen. Hvis du vælger at bruge Assistent, kan du angive disse indstillinger på fanen Sidevisning. 23

24 Behandlingstilstande og outputformater Vælg mellem fire behandlingstilstande, afhængigt af indholdet i den PDF-fil, der skal konverteres og det ønskede resultat. Du kan vælge mellem: Tilstand Output Standarddokument Word WordPerfect RTF Word WordPerfect RTF Juridisk dokument Regneark Excel Formularer Word RTF Indstillingerne for hver tilstand vises i venstre side af Assistent, når du vælger tilstand. Værdierne gemmes separat for hver tilstand herunder indstillingerne for behandling af Kun billedsider og grafikhåndtering, der er fælles for alle tilstande. Outputindstillingerne vises i venstre side, når du foretager outputvalg. Indstillingerne er de samme for alle måldokumenter, og der gemmes kun et værdisæt. Nedenfor beskrives de valgmuligheder, der er unikke for de forskellige tilstande. 24

25 Konvertering af standarddokumenter Vælg, hvordan layoutet skal behandles: True PageTM anbringer alle elementer i tekstbokse eller -ruder. Flydende spalte bruger kun tekstbokse og -ruder, når det er nødvendigt, og teksten flyder fra spalte til spalte. Konvertering af juridiske dokumenter Du kan vælge at bevare eller ignorere særlige funktioner for juridiske dokumenter: Processkriftnumre de vises typisk i venstre margener for at definere linjenumre. Billeder det er typisk stempler, segl, underskrifter eller firmalogoer. Konvertering af regneark Brug denne konvertering til PDF-filer, der primært eller delvist består af tabeller. Vælg indholdet for de forskellige Excel-regneark: Pr. side: Hver side fra PDF-filen placeres i et særskilt regneark. Dette sker, selvom sideindholdet ikke er tabulatorbaseret. Du kan vælge et sideområde for at udelade unødvendige sider. Pr. tabel: Hver registreret tabel konverteres og placeres i et særskilt regneark. Indhold, der ikke registreres som en tabel, placeres til slut i et særskilt regneark. De registrerede tabeller vises ikke her, men erstattes af hyperlinks til tabellen i det relevante regneark. Når du udfører standarddokumentkonverteringer, vises tabellerne fra PDF-filen som tabeller i den konverterede fil. 25

26 Konvertering af formularer Her anvendes teknologien Logical Form Recognition til at registrere formularelementer og konvertere dem korrekt. Du kan vælge mellem: Ingen kontrolelementer til formularer: Resultatet er en formular, der kan udfyldes med statiske formularelementer. Du kan bruge formularværktøjer i målprogrammet til at ændre formularens opbygning. Opret kontrolelementer til formularer: Resultatet er en formular, der kan udfyldes og redigeres. Du kan ændre feltmærkater og formularens opbygning. Behandling af blandede PDF-filer PDF-filer indeholder ofte blandet indhold: flydende tekst, tabeller og formularer. Behandling med indstillingen Standarddokument giver ofte et godt resultat med sådanne filer. Hvis du ønsker en mere nøjagtig styring, kan du bruge sideområder til at adskille formularer og tabeller og konvertere dem særskilt. Gør følgende, hvis du f.eks. vil frigøre indhold i en PDF-fil, så du får to sider med illustreret tekst, en side med en tabel, som du vil udføre beregninger i, og en formular på tre sider: Konverter side 1 og 2 som Standarddokument, konverter side 3 som Regneark, og konverter siderne 4 til 6 som Formular. Hvordan fungerer PDF-filer? PDF-filer gengiver det faktiske indhold nøjagtigt, uanset hvor de vises, fordi de indeholder de oprindelige typografiske oplysninger. Skrifttyperne i dokumentet er integreret i PDF-filen og bruges til at gendanne dokumentet efter distribution. Visningen afhænger ikke af, at de nødvendige skrifttypefiler er tilgængelige på den computer, som filen vises på, eller sproget i det pågældende operativsystem. 26

27 PDF-dokumenter viser siderne som billeder. Der kan foretages markeringer og indsættes kommentarer, men muligheden for at ændre den oprindelige tekst er begrænset. De fleste PDF-filer er søgbare, fordi de består af to lag. Der er et billedlag, der vises på skærmen. Bag dette er der normalt et tekstlag, der kan tilpasses efter de tegn, der vises på skærmen. Visningslag Tekstlag Hvis udgangspunktet for en PDF-fil er et sæt billeder, eller en scanningsproces, er dette tekstlag ikke tilstede, og resultatet er derfor en PDF, der kun indeholder billeder. Hvis udgangspunktet er et redigerbart dokument, er det muligt at oprette tekstlaget og PDF-filen kaldes for en "normal" eller "søgbar" fil. Den person, der opretter PDF-filen, kan beskytte tekstlaget med en adgangskode. Hvordan fungerer PDF Converter? PDF Converter kan udføre OCR (optisk tegngenkendelse). Denne proces består i at trække teksten ud af et billede. Der er ikke behov for OCR til at frigøre PDF-filer med et tilgængeligt tekstlag programmet skal fange sidelayoutet og arrangere teksten og andre elementer korrekt på alle sider i det nye dokument. 27

28 Optisk tegngenkendelse (OCR) bruges normalt kun til PDF-sider uden tilgængeligt tekstlag, eller hvis der registreres tegnkodning, der ikke er standard, men du kan anvende det på alle konverteringer. PDF-filer med Kun billedsider PDF-filer uden tekstlag skal behandles på en særlig måde. Du skal vælge, hvordan programmet skal behandle sådanne sider: De kan konverteres med det integrerede OCR-program (optisk tegngenkendelse), overføres til måldokumentet som billeder eller springes over. Du kan gennemse de første sider (op til 10) i de PDF-filer, du åbner. Du kan også vælge at stoppe konverteringen, hvis siderne ikke indeholder tekstlag. Hvis du har installeret ScanSoft OmniPage, kan du bruge dette program til at opnå mere kontrol over genkendelsesprocessen. Sprogunderstøttelse PDF Converter understøtter over 100 sprog, herunder dansk, engelsk, finsk, fransk, hollandsk, italiensk, norsk, portugisisk, spansk, svensk og tysk. Programmet kan også konvertere flersprogede dokumenter. Du finder en liste over alle understøttede sprog i online Hjælp. Valg af det rigtige sprog er vigtigt for konvertering af Kun billedsider og håndtering af Ikke-standardkoder. De sidste to emner vedrører PDF Converter Professional. Internetopdateringer Vælg Automatisk internetopdatering under Hjælp for at få en meddelelse om tilgængelige programopdateringer for de tre komponenter. Du kan også få de nyeste programopdateringer direkte i menuen Hjælp. Sørg for, at du har adgang til internettet. 28

29 Afinstallation 1. Vælg Tilføj/fjern programmer i Kontrolpanel. 2. Vælg ScanSoft PDF Professional 4,0. 3. Klik på Fjern for at afinstallere programmet eller Reparer for at reparere det automatisk. På denne måde fjerner du alle tre komponenter af PDF Converter Professional. Afinstallationen indeholder et trin til deaktivering, så du kan geninstallere programmet senere uden reaktiveringsproblemer. Deaktiveringen kræver adgang til internettet. Copyright 2006 Nuance Communications, Inc. Alle rettigheder forbeholdes. Der tages forbehold for ændringer. Nuance, Nuance-logoet, Logical Form Recognition, OmniPage, ScanSoft og True Page er varemærker eller registrerede varemærker tilhørende Nuance Communications, Inc. eller dets søsterselskaber i USA og/eller andre lande. Alle andre varemærker tilhører de respektive ejere. Den medfølgende software er delvist baseret på arbejde af Independent JPEG Group, Colosseum Builders, Inc. og FreeType Team. Denne software er udviklet ved at bruge Kakadu-software. Zlib compression library copyright Jean-loup Gailly og Mark Adler. Denne software er beskyttet af amerikansk og international lov om ophavsret. 29