KOMMUNEINFORMATIONSMØDE 9. OKTOBER Udbud af kørsel til elever med særlige behov. Proces, resultat og erfaring

Transkript

1 KOMMUNEINFORMATIONSMØDE 9. OKTOBER 2014 Udbud af kørsel til elever med særlige behov Proces, resultat og erfaring

2 HOVEDPUNKTER I PROCESSEN Opstart på skolekørsel Vinderne af udbuddet offentliggøres Tilbudsfristen udløber kl Udbudsmaterialet offentliggøres af Midttrafik Informationsmøde med deltagelse af Flextur, Midttrafik, Høring for med at få Ældre- afklaret og evt. Handicaprådet tvivlsspørgsmål og få Børne- motiveret og Skoleudvalgets taxivognmændene dagsordenspunkt: til at deltage i udbuddet Konkurrenceudsættelse af kørsel til elever med særlige Dialogmøde behov (specialundervisning med taxi- og busvognmænd mv.) høring og politikere Dialogmøde Forventet med taxi- sagsgang: og busvognmænd, BS-U, høring, herunder BS-U, ØK, gennemgang BY af Temamøde i byrådet COWIs notat: med gennemgang Kommunale Kørselsordninger af COWIs Projektstart notat: i Favrskov Kommunale Kommune, Kørselsordninger valg af rådgiver og KL får dataindsamling udarbejdet en rapport om befordringsområdet - nationalt besparelsespotentiale 430 mio. kr

3 FORDELE/ULEMPER VED MIDTTRAFIK UDBUD Fordele: Midttrafik har stor erfaring med udbud af kørsel. Tilbudsgivere kender de generelle udbudsvilkår hos Midttrafik. Det sikrer en skarp konkurrencesituation og lave tilbudspriser. Midttrafik fungerer som kontraktholder på vegne af kommunen og har ansvaret for håndtering af aftaler med leverandørerne, herunder evt. klager. Midttrafik leverer detaljeret fakturering og løbende økonomiopfølgning. Midttrafik leverer statistiske informationer om kørslen og kvaliteten. Midttrafiks administration af kørslen er generelt mere robust i forhold til personalemæssige ændringer. Ulemper: Den løbende, daglige administration i Favrskov Kommune inklusiv genfakturering og økonomiopfølgning. Det samme vil være tilfældet ved anden udbudsform. Betalingen til Midttrafik for daglig administration af kørslen forventes at udgøre ca kr. årligt. Beløbet er afhængigt af antallet af elever, der løbende befordres, (udgiften var tidligere skjult i afregningen med vognmændene). Betalingen til Midttrafik for assistance i forbindelse med udbud og opstart ca kr.

4 GODE OG DÅRLIGE HISTORIER En del kommuner har gennemført eget udbud på kørsel af elever med særlige behov Varde Kommune, kørslen udføres af lokale vognmænd med speciallavede vogne Syddjurs Kommune, seneste udbud blev vundet af en forening af lokale vognmænd og 3 eksterne vognmænd. Ikke alle lokale vognmænd er med i den forening, der vandt. Randers Kommune, ca. halvdelen af kørslen blev vundet af lokale vognmænd Horsens Kommune, vindende vognmand er gået konkurs, og det har skabt en del turbulens (kommunen køber 22 minibusser og ansætter 22 chauffører) Skanderborg Kommune, samme udfordringer som Horsens Kommune

5 STILLEDE SPØRGSMÅL Spørgsmål til udbud og kommunen Under udbudsprocessen bliver der stillet en række spørgsmål til udbudsmaterialet, som Midttrafik svarer på. Taxi-vognmændene sender 22 spørgsmål til Midttrafik vedr. udbudsmaterialet. Endvidere henvender kommunens taxi-vognmænd sig, under udbudsprocessen, skriftligt til borgmester og byrådsmedlemmer med en række spørgsmål.

6 FAQ OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL Medio marts 2014 Favrskov Kommune opretter hjemmeside med ofte stillede spørgsmål og svar (FAQ) Eksempelvis: Kan man byde med 1 vogn? Svar: Ja, dog skal den, som byder oplyse antal af vogne i afgivne bud. Må flere taxivognmænd byde samlet? Svar: Ja, når der er oprettet et fælles konsortium/selskab med tilhørende cvr-nummer. Hvorfor skal kørslen i udbud? Svar: Det samlede omfang af kørslen er så stort, at kørslen enten skal udbydes i et kommunalt udbud eller udbud via trafikselskabet Midttrafik. Hvad er konsekvenserne for de lokale taxivognmænd? Svar: Lokale taxivognmænd har samme mulighed for at byde, som øvrige vognmænd. Flere kommuner har været igennem processen, og har stadig lokale taxivognmænd, som servicerer kommunernes borgere med aften-, nat- og weekend-kørsel....

7 RESULTAT Udbuddet bestod af i alt 24 pakker Samlet maksimalpris for kørslen inklusiv tomkørsel er ca. 5,9 mio. kr. Årlige administrative omkostninger til Midttrafik er ca kr. De samlede årlige udgifter falder i takt med, at tomkørsel udnyttes i variabel kørsel, eksempelvis Flextur og lægekørsel. Denne kørsel udføres for flere kommuner. Der kan realistisk set spares 1,5 mio. kr. ved at sammensætte turene med øvrig kørsel ved Midttrafik.

8 RESULTAT Vindende vognmænd fra Favrskov Kommune (efter gentildeling): Byens Taxi, Hadsten v/karin Andersen 3 pakker Byens Taxi, Hadsten v/benny Christiansen 3 pakker Mux Bus, Hinnerup 3 pakker Hinnerup Taxi og limousine Service 1 pakke Jysk Taxi P/S (udføres af Hinnerup Taxa) 1 pakke Hammel Taxi og De Grønne Busser I/S bød på en del af pakkerne, men vandt ikke. Andel af den udbudte kørsel vundet af lokale vognmænd: 42,8% svarende til ca. 2,5 mio. kr. Taxi-vognmændene i kommunen bød enkeltvis. Et samlet bud ville betyde flere vogne at byde ind med, og dermed større kapacitet og fleksibilitet.

9 RESULTAT Nøgletal fra udbuddet af kørsel til elever med særlige behov (tilrettet efter gentildeling): Maksimal omkostning inkl. tomkørsel 5,9 mio. kr. årligt Administrationsbidrag kr. årligt Kørsel udenfor kontrakt 4,1 mio. kr. årligt Forbruget i 2012 var samlet set for området 12,7 mio. kr. Forventet reduktion i omkostningerne fra 2012 til 2015 ca. 2,5 mio. kr. Seneste opfølgning Det vurderes at udbuddet direkte bidrager med en bruttobesparelse på udmeldt ca kr. årligt. Dertil kommer en potentiel tomkørselsbesparelse på omkring 1,5 mio. kr. (kan først beregnes når øvrige ture i den anden ende er bestilt seneste opfølgning).

10 PRESSEKLIP

11 EVALUERING Opfølgningsmøde mellem Midttrafik og Favrskov Kommune Anbefalinger, krav og gode råd: Anbefaler at oplæring i HD-skole, sker i samarbejde med den som opretter pakkerne. Stor mængde af ændringer efter udbud. Mange ændringer skyldes skolereformen. Næste år vil Favrskov Kommune lave listerne pr. elev. Online manual til HD-skole. Udarbejde fælles kommunikationsstrategi, forud for offentliggørelse af resultat. Midttrafik vil sørge for, at alle vognmænd fremover overholder aftalerne, fx i forhold til kommunikationen med børn, forældre og institutionernes personale. Hvis Midttrafik sender bod til vognmand, som vedr. kørslen eller kommunikationsform, vil kommunen blive orienteret. Overveje generelle udbudskrav fx selepude i vognene.