UDBUDSBETINGELSER Udbud på Biler til Plejen

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Udbud på Biler til Plejen i Fredericia Kommune Marts 2011 Fredericia Kommune Att.: Jacob Prange Gothersgade 20, lokale 617 DK-7000 Fredericia Danmark jacob.prange@fredericia.dk

2 1. Indledning I overensstemmelse med Europa-parlamentets og rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåden ved offentlig indkøb udbyder Fredericia Kommune som offentligt EUudbud: Køb af biler til Plejen i Fredericia Kommune. Bekendtgørelsen er offentliggjort i EU-tidende xx.xx.2011 med følgende nummer: TED-publication xxxxxxxxx. 2. Definitioner Kontrakt er det juridiske dokument, som regulerer retsforholdet mellem Fredericia Kommune og Leverandør hvad angår køb af biler til Plejen. Leverandør er den Tilbudsgiver, der vinder udbuddet, og derfor efterfølgende får tildelt Kontrakt med Fredericia Kommune. Tilbudsgiver er den juridiske person, der afgiver tilbud i forbindelse med nærværende udbud. Udbyder er Fredericia Kommune, der forestår nærværende udbud. 3. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed defineres som udbyder og er Fredericia Kommune. Alle henvendelser, herunder spørgsmål m.v., skal i løbet af udbudsprocessen skriftligt rettes til: Fredericia Kommune Team Udbud & Indkøb Gothersgade 20, lokal Frederica Att.: Jacob Prange Mail: jacob.prange@fredericia.dk 4. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale er opbygget på følgende måde: Udbudsbetingelser Udkast til kontrakt Bilag 1-6 2

3 5. Udbuddets genstand og omfang Fredericia Kommune ønsker at indkøbe biler for i alt ,00 kr. til brug i Plejen i Herudover ønskes der at indkøbe for ,00 kr. årligt i 2012 og For de biler der skal indkøbes i 2011 skal der ske en 1-1 udskiftning, således at Tilbudsgiver skal afgive tilbud på samme antal biler af Fredericia Kommunes Plejes nuværende bilpark, som der tilbydes Fredericia Kommune. Den nuværende bilpark består af 17 biler, og der skal gives tilbud på 1-1 udskiftningen i den prioriterede rækkefølge, der følger af bilag 4. For år 2012 og 2013 vil en 1-1 udskiftning af Fredericia Kommunes nuværende bilpark ikke indgå i aftalen, og Tilbudsgiver skal derfor alene afgive tilbud på de biler, der tilbydes Fredericia Kommunes Pleje. Tilbudsgiver kan kun afgive tilbud med fabriksnye dieseldrevne biler. Aftaleperioden vil være fra d til d Fredericia Kommune har mulighed for at forlænge aftalen i yderligere 12 måneder. Leverandøren kan under ingen omstændigheder opsige aftalen, kræve erstatning eller lign., såfremt aftalen ikke udnyttes 100 % af Fredericia Kommune. 6. Tidsplan Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse den 23/ Sidste frist for modtagelse af spørgsmål kl den 15/ Sidste frist for udsendelse af spørgsmål og svar den 26/ Besigtigelse af Plejens biler den 27-28/ Sidste frist for modtagelse af tilbud kl den 3/ Evaluering af konditionsmæssige tilbud den 4/ Afprøvning af biler den 10-11/ Forventet beslutning om leverandørvalg uge 20 Seneste levering den 1/ Mulighed for afgivelse af flere bud Tilbudsgiver kan kun afgive et tilbud maksimalt indeholdende 2 dieseldrevne bilmodeller. 8. Eneleverandøraftale Aftalen udbydes som en eneleverandøraftale. 9. Alternative bud Alternative bud tages ikke i betragtning. 10. Underleverandører Tilbudsgiver har ikke ret til at anvende underleverandører uden forudgående skriftligt samtykke fra Fredericia Kommune, bortset fra eventuelle underleverandører angivet i tilbuddet. 3

4 Meddeles sådant samtykke, skal det imidlertid understreges, at Tilbudsgiver er ansvarlig for sine underleverandører og hæfter fuldt ud for underleverandørernes erstatningspådragende adfærd eller mangelfulde opfyldelse af kontrakten. Der henvises endvidere til kontraktudkastets bestemmelser herom. Hvis nogle af de tilbudte tjenesteydelser eller produkter baserer sig på underleverandører, skal dette fremgå af tilbudsmaterialet. Det skal præciseres, at hovedleverandøren har det fulde ansvar for tjenesteydelsens endelige tilstand og garanterer for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Tilbudsgiver selv havde udført leverancen. 11. Forhandlingsforbud Det skal understreges, at Fredericia Kommune ikke har mulighed for at forhandle med Tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Der henvises til erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/73/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30. april 1994). "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." På den baggrund opfordres Tilbudsgiverne til at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås Kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger. 12. Fredericia Kommunes forbehold Fredericia Kommune tager forbehold for, at såfremt en bilmodel udgår i kontaktperioden, skal Tilbudsgiver tilbyde en alternativ model til samme pris, og som er i overensstemmelse med minimumskravene i pkt. 19. Herudover skal modellen leve op til samme ergonomiske standard jf. bilag 4 som den oprindelige model. Denne vurdering foretages alene af Plejens personale. Enhver ændring i bilmodel kan kun ske, såfremt den tidligere model udgår og skal ske efter godkendelse af Team Udbud & Indkøb. Fredericia Kommune tager forbehold for administrative og politiske beslutninger, som kan ændre grundlaget for dette udbudsmateriale væsentligt. 13. Skriftlige spørgsmål Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og rettes til Jacob Prange, på jacob.prange@fredericia.dk, med emnet: Spørgsmål EU-udbud Køb af biler til Plejen. Senest den 15/ kl Anonymiserede kopi af samtlige spørgsmål og de afgivne svar herpå, vil kunne findes på: 4

5 Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristen udløb, vil blive besvaret, såfremt Fredericia Kommune har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 14. Tilbudsfrist Sidste frist for modtagelse af tilbud er: den 3/ kl Tilbuddet skal afgives i underskrevet stand i både papirform og elektronisk form. For sidstnævnte form kan dette enten være på cd-rom eller USB-stik. Tilbuddet skal sendes anbefalet eller afleveres personligt på nedenstående adresse. Tilbuddet skal være i en lukket kuvert, hvorpå der foruden adressen er påført for de enkelte tilbud: "Tilbud på Biler til Plejen - må ikke åbnes af poståbningen". Aflevering af tilbud kan ikke ske på en anden adresse. Tilbud skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Fredericia kommune Team Udbud & Indkøb Gothersgade 20, lokale Fredericia Att. Jacob Prange Aflevering af tilbud kan ikke ske på en anden adresse. Tilbud, der modtages efter den fastsatte frist, vil ikke blive taget i betragtning. 15. Sprog Tilbuddet skal være affattet på dansk. Al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 16. Behandling af tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om andre Tilbudsgiveres tilbud. Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt og anonymt af Fredericia Kommune, i det omfang gældende lovgivning giver mulighed herfor. Indkomne tilbud vil ikke blive returneret. Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning om det afgivne tilbuds antagelse eller afståelse hurtigst muligt efter, at Fredericia Kommune har truffet beslutning herom. Beslutningen herom forventes at finde sted i uge Egnethedskriterier Forud for vurderingen af det afgivne tilbud, vil der ske en vurdering af virksomhedens egnethed set i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne egnethedskriterier og på baggrund af den efterspurgte dokumentation. 5

6 Ved Tilbud skal følgende vedlægges: De seneste 2 års revisionspåtegnede regnskaber (eller budget hvis nystartet virksomhed). En beskrivelse af organisationen og ejerskabsforhold. Ved Tilbud skal følgende underskrives og vedlægges i bilag 1: Udfyldt Tro - og Love erklæring Erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45. Erklæring vedr. forpligtelser i henhold til skatter, afgifter og miljøbeskyttelse. Er der flere, der byder i forening eller er der angivet underleverandører i tilbuddet, skal disse ligeledes opfylde egnethedskriterierne. Oplysninger om Tilbudsgivers forpligtelser vedrørende skatter, afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås ved henvendelse til Skat, Miljøstyrelsen og Arbejdstilsynet. Opmærksomheden henledes på, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation vil medføre, at tilbuddet afvises som ikke - konditionsmæssigt. 18. Tildelingskriterium Nedenstående vægtning vil være grundlaget for den samlede vurdering. 60 % - Økonomi 40 % - Ergonomi/arbejdsmiljø/brugertest Tilbuddene bedømmes i forhold til de indkomne oplysninger og ud fra, i hvilket omfang Tilbudsgiver er i stand til at opfylde de anførte krav. Det står Tilbudsgiver frit for at afgive tilbud på to modeller Økonomi Økonomi har en samlet vægtning på 60 % i vurderingen af tilbuddet. Der vil herunder foretages følgende delvægtning: 50 % - Antal biler 25 % - Priser på reservedele 25 % - Brændstofforbrug Antal biler: Antallet af biler vil blive vurderet på, hvor mange biler i et helt antal Tilbudsgiver kan tilbyde Fredericia Kommune i forbindelse med 1-1 udskiftningen og indenfor de budgetterede ,00 kr. i Tilbudsgiver skal vedstå den anførte tilbudspris pr. bil i bilag 3 i 2012 og Reservedele: Pris på reservedele vil blive vurderet efter reservedelenes anskaffelsespris. (se bilag 3) Brændstofforbrug: Brændstofforbruget vil blive målt efter direktiv 80/1268/EØF. (se bilag 3) 18.2 Ergonomi/arbejdsmiljø/brugerafprøvning Ergonomi/arbejdsmiljø/brugerafprøvning har en samlet vægtning på 40% og bliver vurderet af brugerne på baggrund af brugertest på YIT, Vejlevej 121 i Fredericia i perioden d. 10/ kl til d. 11/ kl

7 Brugerne vil her vurdere bilerne jf. bilag 5. Disse faktorer vedrører særligt muligheden for et godt arbejdsmiljø for brugerne i bilerne. Bilerne vurderes på baggrund af hhv. funktionalitet, siddekomfort, oversigtsforhold, styreegenskaber, parkering, rummelighed i kabinen, støj under kørsel, bremser, gearkasse, bagagerum og sikkerhedssele. Flere informationer om herom kan findes i afsnit Minimumskrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på at følgende krav er minimumskrav og skal opfyldes. Manglende opfyldelse vil medføre at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. Dette gør sig gældende for pkt. 19 indeholdende underpunkter samt pkt Generelt Udbyder forventer, at Tilbudsgiver går aktivt ind for genbrugstanken og for en indsats for et bedre miljø ved bl.a. anvendelse af råstoffer og emballage m.m., som skader mennesket og miljøet mindst muligt. Der må kun anvendes materialer som opfylder alle miljøkrav i henhold til gældende lovgivning på området Tekniske minimumskrav til bilen Krav: Skal opfyldes: Generelt Personbil på hvide plader. Ved personbil forstås køretøj med 1 førersæde + 1 passagersæde foran samt min. 2 passagerpladser bagi. Drivmiddel Der ønskes kun tilbud på dieseldrevne køretøjer Motorydelse Minimum 60 hestekræfter Der må være et maksimalt Co2 udslip på 100 g./km Miljø Mørkerød (forhandlers farvekort skal vedlægges tilbuddet). Farve Alle manualer etc. skal være udarbejdet på dansk Brugsmanualer Højde på dør over kørebane max. 35 cm. Døre Minimum 5 døre Rudehejs i sidedøre Dæk Bil skal leveres med påsatte M+S helårsdæk Gear Manuel gearkasse med minimum 4 gear Rat Servostyring Højdeindstilleligt rat Sæde Justerbart førersæde (ryglæn, frem og tilbage, sæde højdejusterbart) Indstillelig nakkestøtte Indstillelig varme i forsæder m/ afbryder Rude El varme i bagrude Viskere og vaskere på bagrude Sikkerhedssele Højderegulerbare sikkerhedsseler Lygter Automatisk kørelys (for og bag) Bremser ABS-bremser Airbag Airbag foran til både fører og passager Måtter Gummimåtte i bagagerum i hele bagagerummets længde og bredde Udstyret med udtagelige måtter foran Lås Centrallås Filter Partikelfilter Udstyr Elektronisk parkeringsur ESP - udskridningskontrol 7

8 Passivholder til PDA, placeret så den kan benyttes fra førersædet (der passer til Plejens nuværende HTC Desire HD-model) Advarselstrekant Autoradio 3 sæt nøgler 19.3 Garanti, service og reparationer Tilbudsgiver skal give en 2-årig garanti på bilerne fra leveringsdatoen. Samtidigt skal tilbudsgiver acceptere at service og reparationer vil blive foretaget af Fredericia Brandvæsen i garantiperioden, og at dette kan ske med uoriginale reservedele. Fredericia Kommune kan dog også vælge at få foretaget service og reparationerne på tilbudsgivers værksted, såfremt dette findes fordelagtigt. Såfremt der kræves specielt udstyr eller værktøj til servicering eller reparation af den tilbudte model, skal det angives i bilag Besigtigelsesplan/brugertest Nye biler til besigtigelse/brugertest: Tilbudsgiver skal stille en af hver tilbudt model til afprøvning i 2 arbejdsdage på YIT, Vejlevej 121 i Fredericia. Bilerne skal leveres på den 10/ kl og skal afhentes igen på ovennævnte adresse den 11/ kl De biler der stilles til rådighed, skal være de biler der indgår i tilbudsgivningen. Udgifterne hertil, inkl. levering/afhentning, afholdes af Tilbudsgiver. Bilen forudsættes leveret til test påfyldt min. 10 liter brændstof. Brændstofforbrug, ud over dette, afholdes af Fredericia Kommune. Testbilen forudsættes tillige fuld forsikret af Tilbudsgiver, eller dennes leverandør, med en maksimal selvrisiko på kr. for Fredericia Kommune. Brugtbilspark til besigtigelse: Fredericia Kommune stiller brugtbilsparken til besigtigelse for Tilbudsgiver på YIT, Vejlevej 121 i Fredericia d. 27/4 og 28/ kl D. 27/4 vil biler med prioritet 1-9 kunne besigtiges og d. 28/4 vil biler med prioritet kunne besigtiges. En beskrivelse af de biler der indgår i brugtbilsparken kan ses i bilag Udformning af tilbud Disponering af tilbud: 1. Indledning, herunder angivelse af Tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). 2. Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. 3. Egnethedskriterier 3.1 De seneste 2 års revisionspåtegnede regnskaber eller budget (hvis nystartet virksomhed). 3.2 En beskrivelse af organisationen og ejerforhold (se pkt. 17) 3.3 Tro- og Love erklæring (se bilag 1) 3.4 Erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45 (se bilag 1) 3.5 Erklæring vedr. forpligtelser i henhold til skatter, afgifter og miljøbeskyttelse (se bilag 1) 4. Tildelingskriterier 8

9 4.1 Tilbudsliste på biler (se bilag 3) 4.2 Tilbudsliste på reservedele (se bilag 3) 4.3 Tilbudsliste på brugtbilspark (se bilag 4) 5. Minimumskrav 5.1 Huskeliste til minimumskrav (se bilag 2) 5.2 Specialværktøj til servicering og reparation (se bilag 6) Alle bilag skal udfyldes og fremsendes sammen med tilbud. Såfremt der er flere Tilbudsgivere, der byder i forening, skal det fremgå af tilbuddet, med hvem Fredericia Kommune kan føre afklarende drøftelser med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller Fredericia Kommunes krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Tilbud skal endvidere udformes således, at alle relevante oplysninger fremgår af selve tilbudsmaterialet. Oplysninger, som eksempelvis fremgår af brochurer og lignende, vil således ikke indgå i vurderingen. Tilbud skal følge udbudsmaterialets disposition. Tilbudslisterne (bilag 3 og 4) skal angives i danske kroner og være eksklusive moms samt inkl. afgifter. Alle bilag skal udfyldes og fremsendes sammen med tilbud. Før et tilbud kan betragtes som værende konditionsmæssigt, skal Tilbudsgiver byde på alle linjer i tilbudslisterne, bilag 3 og Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil 6 måneder fra tilbudsfristen. 23. Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud eller andet i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Fredericia Kommune uvedkommende. 24. Kontrakttildelingen Efter sammenligning af de indkomne tilbud tildeles kontrakt til den Tilbudsgiver, der har tilbudt det økonomiske mest fordelagtige tilbud. Supplerende oplysninger til Udbudsmaterialet er Fredericia Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Udbudsmaterialet må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden tilladelse fra Fredericia Kommune. Fredericia Kommune anser ikke valg af leverandør for afsluttet, førend der er indgået endelig kontrakt med Tilbudsgiver. 9

10 Kontraktudkast på Biler til Plejen mellem [Leverandør] [CVR-nr.] [Adresse] [Telefon] [Telefax] (herefter benævnt Leverandør) og Fredericia Kommune Gothersgade Fredericia Kommune (herefter benævnt FK) 10

11 1. Baggrund Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet. Kontrakten beskriver udbyders og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder således, at kontrakten samt det af udbyder udarbejdede udbudsmateriale med bilag og kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] i prioriteret rækkefølge udgør det samlede kontraktmateriale. Er andet ikke bestemt i kontrakten, gælder Købelovens regler. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i denne kontrakt. Nærværende kontrakt vil blive anvendt på; Køb af biler til Plejen i FK. 2. Bilag Bilag til denne kontrakt udgør en integreret del af aftalen: 1) Udbudsmateriale (Udbudsbetingelser, udkast til kontrakt og bilag) 2) Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå]. 3. Fortolkningsprincipper Såfremt der er uoverensstemmelse mellem et bilag og selve kontrakten, har kontrakten forrang og herefter følger i prioriteret rækkefølge 1) Udbudsmateriale (Udbudsbetingelser, udkast til kontrakt og bilag). 2) Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå]. 4. Aftalens formål Formålet med aftalen er at fastlægge Leverandørens vilkår for opfyldelsen af nærværende kontrakt med FK, samt at fastlægge vilkårene for samarbejdet mellem Leverandøren og FK. Leverandøren skal i samarbejde med FK forestå udførelsen af opgaven i henhold til udbudsmaterialet. Leverandøren er ansvarlig for at overholde alle på området gældende love og regler. Der er tale om en eneleverandøraftale på køb af biler til Plejen i FK i aftaleperioden. 5. Loyalitet Parterne skal medvirke i opfyldelsen af nærværende kontrakt på en loyal og rimelig måde, der er egnet til at fremme samarbejdet og en smidig udførelse af de af kontrakten omfattede ydelser. 6. Tredjemands rettigheder Leverandøren indestår overfor FK for, at Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] og opfyldelse af kontrakten, ikke på nogen måde krænker tredjemands rettigheder. Anlægges der sag mod FK, er Leverandøren pligtigt i enhver henseende at holde FK skadesløs for enhver omkostning i forbindelse med sagen, som måtte blive påført FK. Foreligger der krænkelser af tredjemands ret, er Leverandøren pligtig for egen regning at skaffe FK retten til fortsat at gøre anvendelse af Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] eller at bringe krænkelsen til ophør ved at ændre eller erstatte tilbuddet, såfremt dette er muligt i henhold til nærværende kontrakt. Omsætningen med FK i denne aftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. I øvrigt finder dansk rets almindelige regler anvendelse. 7. Leverandørens indeståelser og forpligtelser Leverandøren indestår for, at aftalen opfyldes under anvendelse af landets gældende love og regler, herunder miljøregler, standarder og EU direktiver. Leverandøren forpligter sig til at rådgive FK om alle forhold af relevans for FK i hele aftalens løbetid. 11

12 Konstaterer eller forudser Leverandøren forhold, der kan føre til væsentlige problemer eller uhensigtsmæssigheder eller væsentligt formindske FK s udbytte af aftalen, er Leverandøren forpligtet til straks at oplyse FK herom og fremkomme med forslag til ændring af aftalen. Leverandøren skal anvende et formaliseret system for kundereklamationer for at sikre, at disse behandles seriøst. Registrering af reklamationer skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende handlinger, således at gentagelsestilfælde undgås. Tilbudsgiver kan hverken ved skjulte eller åbenlyse mangler påberåbe sig reglerne om forsinket reklamation. 8. Garanti For bilerne gælder der en 2-årig garanti fra leveringsdato. Service og reparationer skal kunne udføres med uoriginale reservedele af Fredericia Brandvæsen uden at det ændrer garantiforhold. 9. Brugsret FK har brugsretten til enhver form for materiale og oplysninger i forbindelse med Leverandørens opfyldelse af kontrakten. FK er dog ikke berettiget til at udnytte brugsretten på kommerciel vis. 10. Bestillingsforhold Leverandøren kan modtage bestilling via telefon/fax, post og Priser og Betalingsforpligtelser Priserne er faste det første år. Datoen regnes fra aftaleindgåelse og 1 år frem. Følgende reguleringsprincipper anvendes efter det første år: Prisregulering kan kun ske ved udefra kommende prisreguleringer, i såvel opadgående som nedadgående retning. En eventuel prisstigning skal dokumenteres fra Leverandørens og producentens side. Endvidere skal forhold omkring en prisstigning påtegnes af Leverandørens revisionsfirma vedrørende ægtheden heri. En prisstigning skal være generel og gældende for hele det danske marked for at være gældende. Prisreguleringer skal varsles med minimum 30 dage og skal altid accepteres af FK for at kunne effektueres. Den samlede prisstigning kan dog ikke overstige Kommunernes Landsforenings reguleringstakst se (Pris & Lønskøn) Prisen kan i øvrigt ikke reguleres på anden vis end som beskrevet ovenfor. Faktura fremsendes elektronisk til et eller flere EAN-numre efter Fredericia Kommunes ønske. Fakturaen skal overholde OIOXML-standarderne for elektronisk fakturering. Der skal fremsendes faktura for hvert konto-nummer. Betaling: Løbende måned + 30 dage fra fakturadato. Alle priser er angivet i danske kroner eksklusive moms. Alle betalinger skal ske i danske kroner. Fakturering foretages gebyrfrit jfr. L1203 elektronisk fakturering. 12. Statistikker Leverandøren skal på forespørgsel fra FK fremsende en forbrugsoversigt. 13. Kvalitetssikring Leverandøren garanterer, at de leverede ydelser nøje er i overensstemmelse med de angivne minimumskriterier og jf. Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå]. 12

13 14. Erstatningspligt Parterne er overfor hinanden erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler, dog således at en part ikke kan gøres ansvarlig for en anden parts eventuelle driftstab, tabt indtjening eller andre indirekte tab. Såfremt en administrativ myndighed, herunder men ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa-Kommissionen, eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med tildelingen af kontrakten med den konsekvens, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres, er FK berettiget til med 2 måneders varsel at opsige kontrakten for fremtiden. FK s ret til at opsige Kontrakten gælder selvom afgørelsen/dommen ankes. 15. Misligholdelsesbeføjelser Enhver af parterne kan hæve aftalen med øjeblikkelig virkning, såfremt den anden part gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse eller gentagne gange overtræder kontraktens bestemmelser, hvor en enkelt overtrædelse ikke isoleret set vil være væsentlig misligholdelse. Misligholdelse: Som misligholdelse anses bl.a.: Forsinkelser i forbindelse med udførelse af opgaverne Klager fra FK over ydelsens kvalitet Undladelse af information til FK om uregelmæssigheder i den daglige drift og service hos Leverandøren. Disse oplistninger er ikke udtømmende, idet der kan forekomme andre former for misligholdelse. Dersom Leverandøren gentagne gange ikke opfylder sine forpligtelser iht. denne kontrakt, der er at betragte som misligholdelse, anses dette som væsentlig misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele FK dette, og Leverandøren skal ved samme lejlighed underrette FK om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden. FK kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Særlige misligholdelsesbeføjelser i tilfælde af mangler ved ydelsen: Leverandøren skal straks ved konstateret mangler ved ydelsen sørge for afhjælpning. Sker dette ikke er FK berettiget til så vidt muligt at anvende en anden kontraktpart. Såfremt manglen ikke kan afhjælpes af andre, kan FK hæve aftalen. I så fald er Leverandøren kun berettiget til at modtage betaling for dokumenterede udgifter i forbindelse med allerede gennemførte dele af aftalen og kun efter eventuel modregning af erstatnings køb. Væsentlig misligholdelse: Som væsentlig misligholdelse anses bl.a., Manglende overholdelse af gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt, i kontraktperioden. Såfremt Leverandøren ændrer i ydelserne uden meddelelse til FK. Gentagne gange manglende overholdelse af krav og bestemmelser i nærværende kontrakt. Disse oplistninger er ikke udtømmende, idet der kan forekomme andre former for væsentlig misligholdelse. Leverandøren er i øvrigt ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse og væsentlig misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssig afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. og det 13

14 forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag m.v. ikke udelukker hinanden. I tilfælde af FK s forsinkelse med betaling: Såfremt der ikke sker rettidig betaling, kan Leverandøren kræve forrentning af det skyldige beløb efter rentelovens bestemmelser. FK er overfor Leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler. 16. Leverandørens hæftelse for underleverandører Såfremt Leverandøren ønsker at gøre brug af underleverandører, der ikke fremgår af aftalen, kræver dette forudgående skriftligt samtykke fra FK. Leverandøren hæfter fuldt ud for sine underleverandører i forhold til FK på ganske samme måde som for sine egne forhold. 17. Forsikring Leverandøren er forpligtet til at tegne sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Leverandøren skal på anmodning dokumentere, at forsikringerne er i kraft, og overgive FK kopi af forsikringspolicer samt kvittering for præmiens betaling. 18. Force majeure Parterne kan kun påberåbe sig force majeure, der omfattes af dansk rets almindelige definition af force majeure. Parterne kan kun påberåbe sig force majeure i det tidsrum, hvor force majeure situationen er gældende, og kun efter skriftlig meddelelse herom til den anden part. Hver af parterne er berettiget til at annullere aftalen, såfremt den anden part i en sammenhængende periode på 30 dage ikke kan opfylde sine forpligtelser grundet force majeure. 19. Genforhandling Der kan ikke ske genforhandling af væsentlige dele af denne kontrakt. 20. Tavshedspligt og offentligt påbud Leverandøren skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger, som Leverandøren i forbindelse med aftalen måtte opnå kendskab til. Sådanne fortrolige oplysninger må alene anvendes og opbevares som led i opfyldelsen af aftalen. Leverandøren skal beskytte sådanne oplysninger med mindst samme omhu, som Leverandøren udviser i omgangen med egne fortrolige forhold og i øvrigt mindst i overensstemmelse med ufravigelige lovgivningskrav. Leverandøren er pligtig at pålægge medarbejdere, der på "need-to-know" basis får adgang til oplysninger omfattet af denne bestemmelse, samme tavshedspligt. Leverandøren er tillige forpligtet til at pålægge alle underleverandører og andre tredjemænd tilsvarende forpligtelse overfor såvel Leverandøren som FK. FK er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. FK meddeler dog normalt ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. FK er ikke bundet af udtalelsen. FK s økonomiske interesser kan også være til hinder for aktindsigt. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre myndigheder. Ovenstående bestemmelse gælder ikke såfremt lovgivning, eller 3. part forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten. FK skal i øvrigt henvise til offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. 14

15 FK forbeholder sig dog ret til at bekendtgøre dele af aftalen for medarbejderne på FK s intranet. Leverandøren er imidlertid berettiget til at anvende FK som reference. Parternes tavshedspligt og forpligtelse til fuld diskretion gælder også efter aftalens ophør. 21. Overdragelighed Leverandøren kan ikke, uden forinden at have indhentet skriftlig tilladelse fra FK, overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt til tredjemand. 22. Fortolkning af aftalen De til aftalen hørende bilag, som foreligger ved aftalens indgåelse og senere måtte blive ændret skriftligt samt nye bilag og underskrevne formularer, anses for en integreret del af aftalen. Henvisning til aftalen eller til en bestemmelse deri omfatter også de til aftalen hørende bilag. 23. Ikrafttræden og ophør Aftaleperioden vil være fra [dd.mm.2011] til [dd.mm.2013]. FK har mulighed for at forlænge aftalen med yderligere 12 måneder. Dette skal ske med 3 måneders skriftlig varsel før aftalens udløb. Aftalen udløber uden yderligere varsel. Dette gør sig også gældende ved en forlængelse af aftalen. 24. Forbehold Enhver tilretning af nærværende kontrakt begrundet i pålæg, vejledende udtalelser eller andet fra de Kommunale tilsynsmyndigheder eller Konkurrencemyndighederne kan ske, på den for Leverandøren mindst indgribende måde, uden at der herved er tale om misligholdelse fra FK s side. Ovennævnte forbehold påvirker ikke betaling for allerede udførte ydelser, samt de af Leverandøren allerede afholdte omkostninger for planlagte ordrer. 25. Lovvalg Nærværende aftale er undergivet dansk ret. 26. Værneting Ethvert spørgsmål om forståelsen af nærværende aftale, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse m.v. skal - såfremt mindelig ordning ikke kan opnås - afgøres i første instans - ved retten i den retskreds hvori Fredericia Kommune er beliggende. Afhængigt af sagens genstand er dette byretten eller landsretten. 27. Soliditetsoplysninger, Insolvens og konkurs FK forbeholder sig ret til at anmode om soliditetsoplysninger. Går Leverandøren konkurs, eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation, vil dette/disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af FK s kendskab hertil som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning eller likvidation. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 28. Aftaleeksemplarer Dato: Dato: Underskrift: Underskrift: Bilagsoversigt 15

16 Bilag 1 Tro og Love erklæring Bilag 1 Erklæring om udelukkelseskriterierne artikel 45 Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Oversigt over statslige institutioner Huskeliste til minimumskrav. Tilbudsliste Information om brugte biler Ergonomi/arbejdsmiljø/brugerafprøvning Specialværktøj til servicering og reparation 16

17 Sæt kryds Bilag 1 - Erklæringer 1. Tilbudsgivers tro- & love erklæring 1. Gæld til det offentlige Ifølge Lov nr af 21.december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver Tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang Tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor Tilbudsgiveren er etableret. I forbindelse med afgivelse af tilbud på/indgåelse af aftalen:.erklærer undertegnede Tilbudsgiver 1. Virksomhedens navn: 2. Adresse: 3. Postnummer, by: 4. CVR-nr..på tro og love at 5. Virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under kr. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr kr. Denne gæld specificeres i Felt 8 & 9 8. Kreditor nr. 1 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) b. Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og omkostninger): c. Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? d. Overholdes denne afviklingsordning? Kr. 9. Kreditor nr. 2 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og b. Kr. omkostninger): c. Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? d. Overholdes denne afviklingsordning? Tilbudsgiver erklærer sig indforstået med, at Fredericia Kommune indhenter oplysninger om rigtigheden af de afgivne oplysninger i det fælleskommunale debitorsystem og det centrale fordringsregister. Undertegnede er bekendt med, at afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger om virksomhedens 17

18 gældsforhold til det offentlige kan straffes med bøde efter 3, stk. 1, medmindre højere straf er forskyldt efter anden lovgivning. Undertegnede giver samtidig samtykke til, at Fredericia Kommune, i forbindelse med udbudsforretning, undersøger om der er ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Tilbud kan ikke accepteres, såfremt denne erklæring ikke er afgivet af Tilbudsgiver. 2. Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos de oplistede statslige tjenester. Navn: Skat, Hovedcentret Miljøstyrelsen Arbejdstilsynet Adresse: By: Østbanegade København Ø, Strandgade København K, Landskronagade København Ø, Telefon: Fax: Internetadr.: DK skat@skat.dk DK mst@mst.dk DK at@at.dk Tilbudsgiver angiver ved at underskrive denne erklæring, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt, dvs. at Tilbudsgiver tilkendegiver, at virksomheden overholder de danske love og regler på disse områder. Hvis Tilbudsgiver ikke underskriver erklæringen, er tilbuddet ikke-konditionsmæssigt og vil derfor ikke kunne tages i betragtning. 3. Udelukkelsesforhold I henhold til Direktiv 2004/18/EF - artikel 45, stk. 1-2 opstilles følgende kriterier for kvalitativ udvælgelse. Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: deltagelse i en kriminel organisation. bestikkelse. svig som omhandlet i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser. hvidvaskning af penge. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver leverandør: hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. 18

19 hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. a) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret. b) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. c) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i det land hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. d) som svigagtigt har fremsat urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af oplysninger, som kan kræves i henhold til dette kapitel. 4. Underskrift Undertegnede erklærer herved: at have udfyldt ovenstående tro- og loveerklæring korrekt. at der i virksomheden er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier jf. direktiv 2004/18/EF art 45, stk. 1 og 2 Undertegnede erklærer, at ovennævnte oplysninger er korrekte. Dato Underskrift 19

20 Bilag 2 Huskeliste til minimumskrav Dette bilag skal benyttes til at afkrydse, hvorvidt bilerne lever op til de i udbudsmaterialet opstillede minimumskrav under pkt. 19. Det vil blive betragtet som et forbehold, og således ikkekonditionsmæssigt -, såfremt der afkrydses i feltet nej. Krav: Skal opfyldes: Ja: Nej: Generelt Personbil på hvide plader. Ved Drivmiddel Motorydelse Miljø Farve Brugsmanualer Døre Dæk personbil forstås køretøj med 1 førersæde + 1 passagersæde foran samt 2 passagerpladser bagi. Der ønskes kun tilbud på dieseldrevne køretøjer Minimum 60 hestekræfter Der må være et maksimalt Co2 udslip på 100 g./km. Mørkerød (forhandlers farvekort skal vedlægges tilbuddet). Alle manualer etc. skal være udarbejdet på dansk Højde på dør over kørebane max. 35 cm. Minimum 5 døre Rudehejs i sidedøre Bil skal leveres med påsatte M+S helårsdæk Gear Manuel gearkasse med minimum 4 gear Rat Sæde Rude Sikkerhedssele Lygter Bremser Airbag Måtter Lås Filter Udstyr Servostyring Højdeindstilleligt rat Justerbart førersæde (ryglæn, frem og tilbage, sæde højdejusterbart) Indstillelig nakkestøtte Indstillelig varme i forsæder m/ afbryder El varme i bagrude Viskere og vaskere på bagrude Højderegulerbare sikkerhedsseler Automatisk kørelys (for og bag) ABS-bremser Airbag foran til både fører og passager Gummimåtte i bagagerum i hele bagagerummets længde og bredde Udstyret med udtagelige måtter foran Centrallås Partikelfilter Elektronisk parkeringsur ESP - udskridningskontrol 20