Direktionen BESLUTNINGSREFERAT

Transkript

1 Direktionen BESLUTNINGSREFERAT Sted: Mødelokale 250, rådhuset Dato: Onsdag den 7. august 2013 Start kl.: 9:00 Slut kl.: 12:40 Medlemmer: Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Økonomidirektør Eva Holm Iversen Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen Fraværende: Norddjurs Kommune

2 Direktionen Indholdsfortegnelse Side 1. Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller Budget Økonomi Brugerundersøgelse på IT-området Evaluering af kantineordningen Eventuelt...10 Bilagsoversigt...12 Norddjurs Kommune

3 Direktionen Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Udvalgenes dagsordener gennemgås på direktionens møde forud for udvalgsmøderne, og beslutningsprotokollerne gennemgås på direktionsmødet umiddelbart efter udvalgsmøderne. Gennemgangen foretages af den pågældende direktør. Gennemgang af beslutningsprotokol for: børne- og ungdomsudvalgets møde den 26. juni 2013 økonomiudvalgets møde om budget den 6. august 2013 Gennemgang af dagsorden for: økonomiudvalgets møde den 13. august 2013 kommunalbestyrelsens møde den 20. august 2013 arbejdsmarkedsudvalgets møde den 21. august 2013 voksen- og plejeudvalgets møde den 22. august 2013 kultur- og udviklingsudvalgets møde den 26. august 2013 økonomiudvalgets 1. behandling af budget 2014 den 27. august 2013 miljø- og teknikudvalgets møde den 27. august 2013 børne- og ungdomsudvalgets møde den 28. august 2013 Økonomiske konsekvenser 1

4 Direktionen De økonomiske konsekvenser beskrives i dagsordenspunkterne til møderne i de stående udvalg m.v. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at de nævnte beslutningsprotokoller og de nævnte dagsordener gennemgås. Beslutning i Direktionen den Velfærdsdirektøren gennemgik ovennævnte beslutninger og dagsordener fra børne- og ungdomsudvalget og voksen- og plejeudvalget. Økonomidirektøren gennemgik ovennævnte dagsorden for møde i arbejdsmarkedsudvalget. Udviklingsdirektøren gennemgik ovennævnte dagsordener i kultur- og udviklingsudvalget og miljø- og teknikudvalget. Sekretariatschefen gennemgik dagsordenen for ovennævnte møder i økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen. 2

5 Direktionen Budget Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Ifølge tidsplanen for budgetlægningsprocessen for budget afholdes budgetseminar for kommunalbestyrelsen den 8. august Direktionen drøfter og gennemgår program for budgetseminaret. Økonomiske konsekvenser Ingen. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at program for budgetseminar gennemgås. Beslutning i Direktionen den Direktionen gennemgik programmet for budgetseminaret. 3

6 Direktionen Økonomi Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen vedtog den 9. oktober 2012 budget for budgetåret 2013 og de vejledende budgetter for overslagsårene For at følge den økonomiske udvikling og gennemførelsen af budgettet indeholder direktionens møder et fast punkt om kommunens økonomi. Økonomiske konsekvenser Direktionen følger den økonomiske udvikling og vurderer løbende budgetopfølgningerne på de forskellige områder. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Direktionen den Direktionen drøftede tidsplanen for halvårsregnskab for 1. halvår

7 Direktionen Brugerundersøgelse på IT-området P05 13/11344 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling I foråret 2012 blev der gennemført en brugerundersøgelse med det formål at få afklaret omfanget af brugernes IT-udfordringer. Resultatet af brugerundersøgelsen medførte iværksættelse af forskellige tiltag med det sigte, at imødekomme brugernes krav om forbedring af systemets hurtighed, mindre log-in tid, bedre tilgængelighed mv. Det blev samtidig besluttet at gennemføre en ny brugerundersøgelse, når den nye server- og lagerplatform var blevet implementeret i fuldt omfang, herunder opgraderingen af Microsoft kontorpakken. Den nye brugerundersøgelse er nu gennemført og i alt 487 brugere har medvirket med besvarelse af de stillede spørgsmål. Resultatet af brugerundersøgelsen fremgår af vedlagte bilag, og generelt kan det konstateres, at brugerne indenfor alle områderne giver udtryk for en markant større brugertilfredshed, end ved sidste brugerundersøgelse. Der er stadig muligheder for forbedringer, hvorfor IT-afdelingen foreslår, at der igangsættes følgende handleplaner for at forøge brugernes generelle tilfredshed med IT-området: Forbedring af Citrix login tider Der foretages dagligt gennemgang af listen over Citrix log-in tiderne. Brugere med log-in tid på 5 minutter og derover gennemgås, og det vurderes, hvad årsagen til PC ens langsomme log-in tid er. Hvis dette skyldtes en ældre udtjent PC, udskiftes denne med en tynd klient, og hvis det skyldtes at brugeren har adgang til mere end 3 arbejdsrelaterede printere opsættes follow-me print. Sikre god og hurtig drift Der er til økonomiudvalget fremsendt anmodning om godkendelse af anskaffelse af nye servere og mere lagerplads, for at sikre at brugerne oplever større hurtighed i 5

8 Direktionen programafvikling mv. samt sikring af at den fornødne lagerplads til stadighed er til stede til indfrielse af brugernes behov. Minimering af printproblemer Der foretages hver morgen kl genstart af printspooleren til sikring af, at printere er tilgængelige ved arbejdstidens begyndelse. Endvidere etableres der follow-me print overalt i organisationen, hvor brugeren skal have arbejdsrelateret adgang til mere end 3 printere. Udfordringer med fagprogrammer (primært Outlook) Ekstern konsulent forsøger at finde en løsning på problemet omkring sendte mails, ligesom Microsoft er kontaktet omkring samme problem for evt. udsendelse af fejlrettelse / forbedring af den nuværende version. Brug af Helpdesk IT-medarbejderne vil fortsat opfordre brugerne til at anvende Helpdesk funktionen. Alle nye brugere modtager en velkomsthilsen, hvor der står anført, hvordan man indmelder til Helpdesk, når man har IT-problemer. Desuden findes derpå hjemmesiden (Under medarbejderportalen - IT-afdelingen - Hvorfor bruge Helpdesk) en beskrivelse af, hvorfor det er vigtigt, at brugeren foretager indmelding til Helpdesk, når man oplever it-problemer. IT-afdelingen vil fortsat arbejde for, at så mange brugere som muligt vil opleve kvaliteten af Helpdesk s arbejde som værende høj. Direktionen har tidligere vedtaget, at man når der var en stabil driftssituation - ville tage stilling til, om der skal ændres på serviceniveauet fra Helpdesk. Undersøgelsen viste, at 93% af brugerne var tilfredse med kvaliteten af problemløsningen fra Helpdesk. Økonomiske konsekvenser Finansieringen af ovennævnte handleplaner kan ske indenfor IT-områdets eget budget. 6

9 Direktionen Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at brugerundersøgelse og handleplaner drøftes. Bilag: 1 Åben Notat vedr. brugerundersøgelse på IT-området /13 2 Åben Spørgeskema besvarelser 2012 og IT brugerundersøgelser /13 Beslutning i Direktionen den Sagen udsættes til et kommende direktionsmøde. Beslutning i Direktionen den Direktionen anerkender den store indsats for at løse udfordringerne på IT-området. 7

10 Direktionen Evaluering af kantineordningen G01 13/9068 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling I marts måned 2013 blev der udsendt evaluering vedrørende kantineordningen til medarbejderne på rådhuset og i administrationsbygningerne i Allingåbro og Glesborg. 56% af samtlige ansatte har svaret. Besvarelserne er ligeligt fordelt mellem med i/ ikke med i ordningen. 50% af de, der ikke er med i ordningen overvejer på et tidspunkt at komme med. Af evalueringen fremgår det, at medarbejderne er tilfredse med ordningen, idet 85% har svaret meget tilfreds/tilfreds. I evalueringen har der været mulighed for at komme med kommentarer under følgende felter: Er der andre årsager til, at du har fravalgt ordningen? Har du øvrige forslag eller kommentarer til kantineordningen? Af disse kommentarer - omkring fravalg af ordningen - er en væsentlig del, at man ikke er på rådhuset/administrationsbygningerne omkring frokosttid og ordningen derfor vil være for dyr, når den ikke benyttes alle dagene. Vedrørende forslag eller kommentarer til kantineordningen er der flere, der ønsker at kunne gøre brug af ordningen på enkelte dage, hvor de er i huset og/ eller bare har lyst til mad fra buffet. Der er tillige ønsker om, at der f.eks. kunne betales alene for salater. Mandagens retter er kommenteret. Det er opleves således en reduceret buffet om mandagen i forhold til anretningen de øvrige dage. Direktionssekretariatet har afholdt evalueringsmøde med leverandøren. 8

11 Direktionen Den nuværende kontrakt med leverandøren løber til udgangen af 2013 med mulighed for forlængelse med 1 år + 1 år. Økonomiske konsekvenser Ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. Bilag: 1 Åben Bemærkninger til evaluering kantineordningen 59806/13 2 Åben Resultat af spørgeskemaundersøgelsen 59800/13 Beslutning i Direktionen den Direktionen drøftede evalueringen. Der foretages undersøgelse af forskellige forhold. Sagen genoptages på direktionens møde den 21. august

12 Direktionen Eventuelt Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Økonomiske konsekvenser Indstilling Beslutning i Direktionen den Direktionen drøftede retningslinjer for kompensation for pensionsudgift til overenskomstansat, som erstatter en tjenestemand. Direktionen besluttede, at: 1. ansøgning om pensionsbeløb skal ske til løn og bogholderi indenfor et år efter, at den tjenestemandsansatte er fratrådt sin stilling. 10

13 Direktionen det ansøgte pensionsbeløb samt lønudgiften for den tjenestemandsansatte ikke kan overstige de faktiske løn- og pensionsudgifter for den overenskomstansatte (i de faktiske løn- og pensionsudgifter indgår overenskomst fastlagte lønstigninger som følge af anciennitet samt kontrakttillæg). 3. hvis en tjenestemand fratræder, og arbejdsopgaverne fremover skal varetages af en ekstern institution, skal der tages særskilt stilling til kompensation for pensionsbeløb, 4. såfremt den fratrådte tjenestemands arbejdsopgaver fremover varetages af eksisterende medarbejdere, og der ansættes en medarbejder (overenskomstansat) til andre opgaver, kan der søges om pensionsmidler svarende til en gennemsnitspensionsudgift for de eksisterende medarbejdere. 11

14 Direktionen Bilagsoversigt 4. Brugerundersøgelse på IT-området 1. Notat vedr. brugerundersøgelse på IT-området 2013 (76769/13) 2. Spørgeskema besvarelser 2012 og IT brugerundersøgelser. (76767/13) 5. Evaluering af kantineordningen 1. Bemærkninger til evaluering kantineordningen (59806/13) 2. Resultat af spørgeskemaundersøgelsen (59800/13) 12

15 Direktionen Underskriftsside Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Økonomidirektør Eva Holm Iversen Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen 13

16 Bilag: 4.1. Notat vedr. brugerundersøgelse på IT-området 2013 Udvalg: Direktionen Mødedato: 07. august Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 76769/13

17 IT-området Juni 2013 Brugerundersøgelse på IT-området 2013 Norddjurs Kommune gennemførte i april/maj måned 2012 en brugerundersøgelse, der skulle afdække, dels hvordan afviklingen af it-systemerne var set ud fra brugernes synsvinkel, dels brugernes generelle opfattelse af IT-området. Brugerundersøgelsen medførte iværksættelse af forskellige tiltag med det sigte, at imødekomme brugernes krav om bedre performance, bedre log-in tider, skabe større tilfredshed omkring it-tilgængelighed m.v. Det blev samtidig besluttet at iværksætte en ny brugerundersøgelse, når den nye serverog storageplatform var blevet implementeret i fuldt omfang. Denne brugerundersøgelse er afsluttet i maj måned Der er indgået svar fra 487 brugere. Resultatet af den nye brugerundersøgelse fremgår af andet bilag, hvor der samtidig er foretaget en sammenligning med resultatet af brugerundersøgelsen fra Generelt kan det konstateres, at brugerne indenfor alle områderne oplever en større brugertilfredshed. Der er stadig mulighed for forbedringer, og IT-afdelingen vil derfor iværksætte yderligere initiativer for at forbedre brugernes oplevelser omkring It-området. Opstart og Log-in tider Tiden, der går, fra en bruger tænder computeren, og indtil der kan arbejdes i Citrix, består af to dele. Opstart og log-in på den lokale computer samt efterfølgende log-in på Citrix, hvor brugeren klikker på Norddjurs ikonet. Over 40 % af de brugere der har svaret, oplyser at de tilgår systemet via enten stationær PC eller bærbar PC. Opstart og log-in på denne lokale computer afhænger dels af alderen på computeren og af tilstanden på den lokale Windows (indstillinger, printere, drev tilslutninger, installerede programmer m.v.). Opstartstiden på tynde klienter er også længere, hvis der er tale om ældre modeller. Log-in på Citrix kan i nogen grad påvirkes af den lokale computer uanset type, men påvirkes primært af faktorer i Citrix systemet, såsom antallet af printere brugeren har tilsluttet og størrelsen på brugerens Windows profil. Derudover påvirkes log-in på Citrix også af systemets generelle ydelse/belastning (data lager og den Citrix server indlogningen sker på). IT-afdelingen kan ikke måle på, hvor lang tid det tager den lokale computer at starte (fra man trykker på tænd knappen, og til Norddjurs ikonet kommer frem på skærmen), men foretager løbende registrering af Citrix log-in tiden, dvs. efter man har klikket på Norddjurs ikonet, til programmerne er tilgængelige. Som udgangspunkt er nyere tynde klienter hurtigere til at starte op end almindelige PC/bærbare maskiner. 1

18 Selvom der er sket et meget markant fald i log-in tiderne i forhold til den tidligere brugerundersøgelse, oplever 57 af de brugere, der har svaret, at de bruger mere end 5 minutter på at logge-in. Handleplan IT-afdelingen vil gennemgå listen over Citrix log-in tiderne, og foretage en nærmere undersøgelse af de brugere, der har en log-in tid på 5 minutter og derover. Der foretages vurdering af årsagen til Pc ens langsomme Citrix log-in tid f.eks. brugeren har adgang til mange printere (er alle arbejdsrelateret), installation af programmer på Pc en osv. Der er af IT-afdelingens overførte decentrale midler fra 2012 afsat knapt 0,4 mio. kr. til udskiftning at udtjente ældre PC'er, der medfører uforholdsmæssige lange log-in tider. Systemet fryser, bliver langsomt og/eller bruger bliver smidt af systemet Når der sker frysning af programmerne under arbejdet, eller systemet bliver langsomt at arbejde i, vil det som altovervejende hovedregel være på grund af kapacitetsproblemer på server- og storageplatformen. Der kan herudover være tale om liniekapacitetsproblemer på vores udbyders fibernet, hvilket også kan være årsagen, når brugeren oplever at blive smidt af systemet. Også her har brugerne oplevet en meget markant forbedring, men der er dog 38 brugere der dagligt oplever én af ovennævnte handlinger. Handleplan For at sikre at den nødvendige kapacitet er til stede, ønsker IT-afdelingen at anskaffe yderligere servere og lager til vores nuværende platform. Sagen er fremsendt til behandling af økonomiudvalget til afgørelse og evt. senere udbud. Problemer med print Det vil aldrig være muligt helt at undgå printproblemer i organisationen. De kan dog minimeres ved forskellige tiltag såsom automatisk genstart af printspooleren, sikring af korrekte drivere til de anvendte print modeller, samling af ensartede printere på samme server, og etablering af follow me print, når brugeren har arbejdsrelateret behov for tilgang til mange printere mv. Igen kan det konstateres, at brugerne oplever en meget markant nedgang i antallet af printproblemer. Der er dog 19 brugere, der oplever daglige printproblemer. Disse kan for størsteparten henføres til enkelte programmer. F.eks. er der et kendt problem i Avaleo. Handleplan Der forsøges etableret fællesmøde med tekniker fra Avaleo i forsøg på at få rettet fejlen, der genererer disse printfejl. Herudover har IT-afdelingen fortsat fokus på de fejlmuligheder, der kan forårsage printproblemer, og der foretages hver morgen kl genstart af printspooleren. (også for at sikre at hjemmeplejens brugere kan printe om morgenen før normal arbejdstid). 2

19 IT-afdelingen vil sikre, at follow me print etableres overalt, hvor det har mening (hvis tilgang til flere end 3 printere). Dette arbejde er næsten afsluttet. Tilbagevendende problemer med fagprogrammer Brugerne anfører, at de oplever, at nogle programmer fejler mere end andre, og i brugerundersøgelsen er der anmodet om at anføre, hvorvidt de har oplevet programproblemer indenfor den sidste måned, og i bekræftende fald hvilke programmer der er tale om. Brugerne angiver at de oplever fejl indenfor følgende programmer: Outlook (136 brugere), Acadre (43 brugere), Avaleo (27 brugere) og X-dont (11 brugere) Handleplan Outlook er kommunens mest anvendte program, og det er et meget vigtigt redskab for alle vore brugere. Det er derfor meget vigtigt, at Outlook har en meget høj oppetid. Når så mange brugere 136 svarer, at de oplever problemer med programmet skyldtes det i hovedsageligt, at der opstod nogle problemer med at sende mails efter den gennemførte opgradering af kontorpakken. Problemet viste sig ved, at sendte mails havnede nogle gange i udbakken uden at blive sendt. Der findes på hjemmesiden under IT-afdelingen vejledninger Microsoft 2010 vejledning i, hvorledes brugeren kan afhjælpe dette problem. Der er påsat ekstern konsulent for at få løst dette problem. Acadre er blevet opgraderet til nyeste version, hvilket har minimeret fejlmulighederne i forbindelse med sammenhængen med kontorpakken. Der foretages ikke videre, idet forventningen er, at disse problemer er ophørt, hvilket bestyrkes ved den minimale tilgang af sager i helpdesk med relation til Acadre. Avaleo er som ovenfor anført ramt af printproblemer. Der henvises til handleplan for dette problem. X-dont er et ældre program, som er ved at blive udfaset. Programmet kræver printertilgængelighed, for at man kan arbejde i programmet. Der afventes at nyt program anskaffes og implementeres. Melder brugerne altid ind til Helpdesk Omkring 73 % af de brugere, der har svaret, oplyser, at de altid eller næsten altid melder ind til helpdesk@norddjurs.dk, når de oplever it-problemer det er 10 % flere end ved sidste brugerundersøgelse. Handleplan IT-afdelingens medarbejdere opfordrer fortsat brugerne til altid at melde ind til helpdesk@norddjurs.dk, når de har it-problemer, og dette sker direkte til brugeren, når man bliver opmærksom herpå. 3

20 Herudover er der på hjemmesiden beskrevet, hvorfor det er vigtigt, at der sker indmelding til Hvordan opleves kvaliteten af den problemløsning, Helpdesk foretager Omkring 73 % af de brugere, der har svaret, er enten meget tilfredse eller tilfredse med kvaliteten af helpdesk s løsning af deres indmeldte problemer, medens 20 % anfører hverken/eller, hvilket stort set er uforandret i forhold til sidste brugerundersøgelse dog er der en forøgelse på 12 % i kategorien meget tilfredse. Der er 30 brugere, der anfører, at de er utilfredse, medens 4 brugere anfører, at de er meget utilfredse. Handleplan It-afdelingen vil fortsat arbejde for, at så mange brugere som muligt vil opleve kvaliteten af Helpdesk s arbejde som værende højt, og supportmedarbejderne har et klart mål gående ud på, at serviceringen af brugerne skal ske på et meget højt fagligt niveau og på en serviceminded måde. Det vil dog altid være brugere, der oplever, at Helpdesk ikke løser deres problemstilling, hvilket hovedsageligt skyldtes, at problemet ikke kan løses i Helpdesk, men skal løses ved leverandøren, eller at brugernes ønske er i strid med én af kommunens politikker på området f.eks. informationssikkerhedspolitikken. 4

21 Bilag: 4.2. Spørgeskema besvarelser 2012 og IT brugerundersøgelser. Udvalg: Direktionen Mødedato: 07. august Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 76767/13

22 Brugerundersøgelser IT-området Resultatet af brugerundersøgelsen maj måned 2013, sammenholdt med brugerundersøgelsen fra 2012 fremgår af nedennævnte. Hvordan tilgår du primært systemet? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Tynd klient Stationær PC Bærbar Computer Mobil enhed (ipad,smartphone mv.) Ikke besvaret Hvor lang tid bruger du i gennemsnit på at logge på systemet? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Under 1 minut Fra 1 til 2 minutter Fra 2 til 5 minutter Mere end 5 minutter Ikke besvaret Har du oplevet at systemet bliver langsomt eller fryser? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Nej Ja dagligt Ja flere gange ugentligt Ja ca 1 gang ugentligt Sjældnere Ikke besvaret Oplever du at blive smidt af systemet? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Nej Ja dagligt Ja flere gange ugentligt Ja ca. 1 gang ugentligt Sjældnere Ikke besvaret 2 0-2

23 Oplever du problemer med at printe? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Nej Ja dagligt Ja flere gange ugentligt Ja ca. 1 gang ugentligt Sjældnere Ikke besvaret Oplever du problemer med et fagprogram? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Nej Ja Husker du altid at melde dit problem ind til Helpdesk? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Ja altid Ja næsten altid Ja men sjældent Nej aldrig Ikke besvaret Hvordan oplever du kvaliteten af den problemløsning Helpdesk foretager? Maj 2012 (%) Maj 2013 (%) Ændring (%) Meget tilfreds Tilfreds Hverken eller Utilfreds Meget utilfreds Ikke besvaret 3 0-3

24 Bilag: 5.1. Bemærkninger til evaluering kantineordningen Udvalg: Direktionen Mødedato: 07. august Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 59806/13

25

26

27 Bilag: 5.2. Resultat af spørgeskemaundersøgelsen Udvalg: Direktionen Mødedato: 07. august Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 59800/13

28

29