DAGSORDEN. Direktionen. Møde nr. : 21/2008 Sted : Administrationsbygningen Allingåbro Dato : 18. juni 2008 Start kl. : Slut kl. : 12.

Transkript

1 Direktionen DAGSORDEN Møde nr. : 21/2008 Sted : Administrationsbygningen Allingåbro Dato : 18. juni 2008 Start kl. : Slut kl. : Medlemmer Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (Formand) Vicekommunaldirektør Keld Overgaard Jensen (Næstformand) Børne- og Ungedirektør Finn Byrialsen Kultur- og Udviklingsdirektør Peter Hjulmand Nielsen Socialdirektør Kenneth Koed Nielsen Miljø- og Teknikdirektør Anders Brinch Larsen Deltog x x x x x x Sekretær: Sekretariatschef Ove Nielsen H:\Direktionen\2008\Møde nr. 21 den 18. juni 2008\Dagsorden 21 DIR.doc Norddjurs Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Dagsordener/beslutningsprotokoller Økonomi Budgetoverførsel Procedure ikke betalte fakturaer Telefonrapport Kommunikation Eventuelt H:\Direktionen\2008\Møde nr. 21 den 18. juni 2008\Dagsorden 21 DIR.doc Norddjurs Kommune

3 1. Dagsordener/beslutningsprotokoller. Direktionen besluttede i møde den 15. august 2007, at udvalgenes dagsordener gennemgås på direktionens forud for udvalgsmøderne, og at beslutningsprotokollerne gennemgås på direktionsmødet umiddelbart efter udvalgsmødet. Gennemgangen foretages af den pågældende direktør. Beslutningen medfører, at der i dette møde skal foretages gennemgang af foreløbig dagsorden for økonomiudvalgets møde den 24. juni 2008, og beslutningsprotokol for arbejdsmarkedsudvalgets møde den 11. juni Kommunaldirektøren indstiller, at der orienteres om den foreløbige dagsorden for økonomiudvalgets møde, og at socialdirektøren orienterer om beslutningerne på arbejdsmarkedsudvalgets møde. Kommunaldirektøren orienterede om de punkter, der forventes optaget på økonomiudvalgets dagsorden for mødet den 24. juni Socialdirektør Kenneth K. Nielsen orienterede om beslutningerne på arbejdsmarkedsudvalgets møde den 11. juni Direktionen tog orienteringerne til efterretning. 1

4 2. Økonomi. I kommunalbestyrelsesmødet den 6. maj 2008 traf kommunalbestyrelsen en række beslutninger omkring kommunens økonomi for budgetåret 2008 og i tilknytning til den igangværende budgetlægningsprocedure for budgetåret 2009 og budgetoverslagsårene Direktionen har på de seneste møder drøftet kommunens økonomiske situation, og på direktionens møder den 6., 7., 14., og 21. maj 2008 drøftedes ligeledes budgetopfølgningen pr. 31. marts 2008 for de enkelte udvalgs områder. Økonomiudvalget behandlede i mødet den 27. maj 2008 budgetopfølgningen for økonomiudvalgets eget område, og budgetopfølgningen samlet for alle udvalgsområder. Endvidere behandlede økonomiudvalget regnskabet for regnskabsåret Kommunalbestyrelsen behandlede i møde den 3. juni 2008 de økonomipunkter, der behandledes i økonomiudvalgets møde den 27. maj Direktionen drøftede i møde den 11. juni 2008 følgende: proceduren vedrørende 3 % reduktion udvidelses- og reduktionsblokke tekniske korrektioner finansministeriets handlingsplan af 2. juni Direktionen besluttede, 1. at økonomichef Jørn Bo Jensen skal udarbejde udkast til proceduren vedrørende 3 % reduktion herunder beregningsgrundlag. 2. at direktørerne senest den 1. juli 2008 skal fremsende forslag til reduktions- og udvidelsesblokke til behandling i direktionens møde den 2. juli at direktørerne til nærværende møde skal have de tekniske korrektioner klar 2

5 4. at vicekommunaldirektør Keld Overgaard Jensen udarbejder en skematisk oversigt de i nævnte handlingsplan angivne reduktions- og/eller omlægningsmuligheder../. Notat vedrørende 3 % reduktion, tekniske korrektioner, og revideret tidsplan for budgetproceduren vedlægges. I henhold til tidsplanen for budgetproceduren skal direktionen behandle og godkende tekniske korrektionef i nærværende møde. Materialet sendes direkte til direktionens medlemmer. Direktionen har tidligere besluttet, at tekniske korrektioner som følge af lov- og cirkulæreprogrammet skal behandles i nærværende møde, men direktionen har i møde den 11. juni 2008 besluttet at udsætte behandlingen til et senere møde../. Kommunalbestyrelsen besluttede i møde den 6. maj 2008, at økonomiafdelingen i den resterende del af 2008 hver måned skal udarbejde en oversigt til direktionen, der viser anlægsudgifterne (brutto) i det korrigerede budget sammenholdt med vedtaget budget. Oversigt vedlægges. Kommunaldirektøren indstiller punktet til drøftelse. Direktionen drøftede indledningsvis den mellem regeringen og KL indgåede aftale om kommunernes økonomi for Direktionen 1. godkender det udarbejdede notat vedrørende 3 % reduktion m.v. Forslag til 3 % reduktion behandles i direktionens ordinære møde den 2. juli 2008 og på et ekstraordinært møde den 4. august godkender den reviderede tidsplan for budgetproceduren , dog ændres datoen 13. juni 2008 til 1. juli besluttede, at forslag til reduktions- og udvidelsesblokke behandles i direktionen henholdsvis på det ordinære møde den 2. juli 2008 og på et ekstraordinært møde den 4. august 2008 kl i Grenaa 3

6 4. gennemgik de modtagne forslag til tekniske korrektioner, og besluttede, at økonomiafdelingen i samarbejde med forvaltningsområderne tilretter disse med henblik på behandling i direktionens møde den 25. juni

7 3. Budgetoverførsel. Kommunalbestyrelsen godkendte i møde den 3. juni 2008 en indstilling fra kommunaldirektøren om, at administrative flytninger mellem udvalg med 0-budgetmæssig virkning for den samlede økonomi delegeres til direktionen. Foranlediget af denne beslutning anmoder økonomiafdelingen om direktionens godkendelse af, at der foretages følgende flytninger mellem kultur- og udviklingsudvalgets område og børne- og ungdomsudvalgets område: fra konto kr. (kultur- og udviklingsudvalgets område) fra konto kr. (kultur- og udviklingsudvalgets område) til konto kr. (børne- og ungdomsudvalgets område). Kommunaldirektøren indstiller, at overførslerne godkendes. Direktionen godkender indstillingen. 5

8 4. Procedure ikke betalte fakturaer. Økonomiafdelingen har siden efteråret 2007 fulgt ubetalte fakturaer i KMD WebBetaling. Proceduren har været, at der udvælges en periode sat op i forhold til ikke betalt pr. en udvalgt dato. De enheder, der er ansvarlige for fakturaen, er så blevet rykket. Dette gentager sig ca. 1 gang om måneden. Norddjurs Kommune har 15 ubetalte fakturaer fra perioden 21. juni december Disse er blevet rykket gentagne gange uden at problemet bliver løst. Den 31. marts 2008 blev der lavet en undersøgelse for perioden 1. januar januar 2008 ikke betalt pr. 25. marts Resultatet viste 107 ubetalte fakturaer (saldo ,29 kr.), som der blev rykket for. En uge efter var resultatet 55 ubetalte fakturaer. Der blev rykket igen den 28. april 2008 og den 22. maj 2008 og nu er resultatet 23 ubetalte fakturaer. Det kan oplyses, at det samlede antal faktura for denne perioden var fakturaer. Den 6. maj 2008 blev der lavet en undersøgelse for perioden 1. februar februar 2008 ikke betalt pr. 25. april Resultatet viste 58 ubetalte fakturaer (saldo ,62 kr.), som der blev rykket for. 14 dage efter var resultatet 17 ubetalte fakturaer. Der blev rykket igen den 22. maj 2008 og i dag er resultatet 14 ubetalte fakturaer. Det kan oplyses, at det samlede antal fakturaer for denne periode var fakturaer. Den 26. maj 2008 blev der lavet en undersøgelse for perioden 1. marts marts 2008 ikke betalt pr. 25. maj Resultatet viste 58 ubetalte fakturaer (saldo ,08 kr.), som der blev rykket for. Det kan oplyses, at det samlede antal fakturaer for denne periode var fakturaer. Økonomiafdelingen er opmærksom på, at der kan være situationer, hvor der ikke er enighed om det fakturerede, og at det ikke på nuværende tidspunkt er muligt at frasortere disse bilag i ovenstående opgørelse. 6

9 Økonomiafdelingen vil derfor snarest udmelde retningslinier til aftaleenhederne om at, hvor der ikke er enighed om det fakturerede og ydelsen, skal fakturaen inaktiveres (gøres i WebBetaling) med en bemærkning i feltet Bilagstekst og leverandøren anmodes om at fremsende ny faktura. På denne måde udgår disse fakturaer af opgørelsen over ikke betalte fakturaer og opgørelsen vil give et mere reelt billede af, hvilke fakturaer økonomiafdelingen skal fokusere på. Norddjurs Kommune ønsker ikke at fremstå som en dårlig betaler. Opkrævningskontoret i økonomiafdelingen arbejder for at borgerne betaler til tiden og samme holdning bør tilstræbes i forhold til kommunens leverandører. Vicekommunaldirektøren indstiller, at direktionen opfordrer aftaleenhederne til, at betale regninger til tiden. Direktionen godkender indstillingen. 7

10 5. Telefonrapport. Direktionen godkendte i møde den 10. oktober 2007, at der i perioderne fra den 22. oktober 2007 til den 30. november 2007, og fra den 31. marts 2008 og til den 9. maj 2008 gennemføres en telefonservicemåling på udvalgte områder i kommunens administration. Resultatet af 1. del af undersøgelsen i form af en rapport fra Analysefirmaet Tele Consult A/S blev behandlet i direktionens møde den 6. februar Resultatet af målingerne i den første periode er, at telefonkulturen ikke lever op til de normer, der bør være gældende i en offentlig institution. Servicen vurderes på grundlag af TTS-tal, der udtrykker andelen af opkald, der enten bliver besvaret af den efterspurgte medarbejder, eller af en kolega/telefonsvarer, der yder aktiv service eksempelvis i form af at tilbyde at modtage besked. Det fremgår af rapporten, at Norddjurs Kommunes TTS-tal kun er på 66 % samlet set, hvilket er et dårligt resultat, da tallet bør være 90 % eller derover for at udtrykke en særdeles god telefonservice, medens et resultat på mindre end 70 % er udtryk for en dårlig telefonservice. Resultaterne af 2. del af undersøgelsen foreligger nu, og den overordnede konklusion er, at telefonservicen stadig ikke er optimal, og det gennemsnitlige TTS-tal er uændret i forhold til 1. del af undersøgelsen. Det fremgår af rapporten, at det gennemsnitlige TTS-tal på 66 % kunne forøges til 83 % alene hvis medarbejderne i omstillingen og på lokalnumrene konsekvent yder AKTIVservice. Analyserne er foretaget på udvalgte områder, og resultaterne af såvel 1. del som anden del fremgår af nedenstående tabel: 8

11 Område TTS-tal 1. del 2. del Forskel Kultur- og udviklingsområdet 73,00% 6,86% Familierådgivningsområdet 70,00% 64,00% -6,00% Borgerservice 69,00% 72,00% 3,00% Jobcenter 68,00% 1,86% Udbetalingsområdet 64,00% 77,00% 13,00% Plan- og byggeområdet 60,00% -6,14% HR-afdelingen 59,00% -7,14% Plejeområdet 51,00% -15,14% Forsyningsområdet 73,00% 6,86% Daginstitutionsområdet 55,00% -11,14% Kommunaldirektørens område 71,00% 4,86% Gennemsnit 66,14% 66,14% 0,00% En række områder har deltaget i begge undersøgelser, og det anførte tal i forskelsrubrikken angiver ændringen fra 1. del til 2. del af undersøgelsen i procentpoints. For de områder, der ikke har deltaget i begge dele af undersøgelsen er tallene i forskelsrubrikken udtryk for forskellen mellem det gennemsnitlige resultat og målingens resultat for området udtrykt i procentpoints. Kommunaldirektøren indstiller, at rapporten gennemgås og drøftes, og at der drøftes hvilke tiltag rapporten giver anledning til../. Rapporten vedlægges som bilag. Direktionen besluttede, at hver enkelt direktører skal udarbejde en konkret plan for, hvordan telefonservicen på direktørområdet forbedres. Direktionen besluttede videre, at der udarbejdes en politik for kommunens telefonservice. 9

12 6. Kommunikation. Med henblik på at klarlægge om der på direktørområderne er emner til offentliggørelse dels ved udsendelse af pressemeddelelse e.l. eller indlæggelser på hjemmesiden foretages en drøftelse af, hvad der for tiden rører sig på de forskellige områder. Der er siden sidste møde i direktionen udsendt følgende pressemeddelelser: : Skolebyggeri for 200 millioner kr. i Norddjurs Almindelige pressemeddelelser : Lockout af pædagoger fra tirsdag d. 17. juni Almindelige pressemeddelelser Kommunaldirektøren indstiller punktet til drøftelse. Direktionen drøftede punktet. 10

13 7. Eventuelt. 11