KAB på dansk. Bedre boliger for alle. - sådan skriver vi. 4. udgave, juni 2009

Transkript

1 KAB på dansk - sådan skriver vi 4. udgave, juni 2009 Bedre boliger for alle

2 Indholdsfortegnelse Juni 2009 DRS/le Indholdsfortegnelse... 1 Indledning... 3 Skabeloner... 4 Adresser/gadenr Afleveringsattest... 5 Almen... 5 AlmenBolig Almene medejerboliger... 5 Apostrof s... 5 Attention (Att.)... 5 Autokorrektur... 6 Beboer... 6 Beboerrepræsentantskab... 6 Bilag... 6 Boliggarantibevis... 6 Dato... 6 Dato og klokkeslæt... 6 De til du... 7 Designmanual... 7 Direkte telefonnummer... 7 Drifts.. (chef/leder)... 7 Ekstranet... 7 Elektronisk brev/ E-læring adresse... 8 Én/ét... 8 Fax/telefax... 8 Fem-dages reglen... 8 FINDUS... 8 Forkortelser... 8 Fortroligt... 9 Gåseøjne... 9 Hjemme-pc... 9 Hjemmeside/netsted... 9 Højre margen... 9 Indleveringsattest... 9 Initialer... 9 Input til dagsordener Internet og intranet KAB-administrerede KAB s navn KAB s områder KAB s publikationer /34

3 Kommuner Kontaktoplysninger Kopi til Kroner Kære Linje Modtageradresse Notat Overbragt Overskrifter Papir Paragraf Parlamentariske Personligt Postnummer og by Pr Procenttegn Punktopstillinger Rekommanderet Sidenummerering Skabeloner Skema A og B Skrifttype Sprog Stavekontrol Store og små bogstaver Talord Telefon Titler To par øjne Udpunktering Underskrifter Understregninger Versaler Version/datering x udskiftet med ks Forkortelser i KAB Korrekte stavemåder for KAB s områder og grupper Korrekte stavemåder for KAB-administrerede boligorganisationer januar Korrekte stavemåder for KAB-administrerede boligafdelinger KAB-skabeloner Eksempel på brevopstilling Eksempel på notatopstilling Standard for præsentationsshows i Powerpoint /34

4 Indledning Dette er 4. udgave af KAB på dansk. KAB på dansk 4. udgave (juni 2009) er et hjælperedskab til alle der skal sikre, at KAB s breve og notater m.v. har et ensartet, pænt og brugervenligt udseende. I KAB på dansk 4. udgave (juni 2009) indgår en oversigt over korrekte stavemåder for KAB-administrerede boligorganisationer og boligafdelinger. Der indgår også en liste over korrekte stavemåder og forkortelser for KAB s områder, grupper, ledelsesorganer m.v. Endvidere findes oversigt over de mest almindelige forkortelser samt en oversigt over, hvorvidt generelle ord og vendinger skal skrives i et eller to ord. Eksempler på brev og notat indgår sidst i KAB på dansk 4. udgave (juni 2009). KAB på dansk 4. udgave (juni 2009) ajourføres typisk en gang om året, eller når der opstår behov herfor f.eks. ved organisationsændringer eller nye regler fra Dansk Sprognævn/retskrivningsordbogen. Ajourføring forestås af Direktionssekretariatet. Vi håber, at dette kan medvirke og inspirere til, at KAB s produkter er flotte, ensartede og af høj kvalitet. Med venlig hilsen Direktionssekretariatet 3/34

5 Skabeloner For at lette arbejdet og opnå et ensartet udseende af KAB s produkter er der til brug for udarbejdelse af breve, notater m.v. oprettet skabeloner i Word til stort set ethvert formål. På menulinjen under KAB findes skabelonerne, og når der klikkes her, fremkommer en oversigt over mulighederne. De mest anvendte skabeloner er til breve og notater. Når der vælges en skabelon, aktiveres et skærmbillede, som direkte kan udfyldes med navn, boligorganisation, adresse m.v. Når disse oplysninger er indtastet, og der er trykket på Udfør, kommer man ind i dokumentet, og man kan begynde at skrive. Fordelene ved at benytte skabeloner er, at dokumenterne automatisk bliver forsynet med korrekte top- og bundmargener, venstre- og højremargener, sidenummerering og skrifttype. Overskriftslinjen skrives automatisk med fed skrift, og teksten på fortsættelsesarket starter på samme linje som teksten med notatinformationen. Når der skrives en mail, vil der altid skulle være KAB s skabelon i slutningen af mailen (se side 12) med relevante oplysninger om afsenderen. Endvidere findes der skabeloner for præsentationer i Powerpoint. Disse sikrer, at alle shows har den samme standard. Bagerst i KAB på dansk 4. udgave (juni 2009) kan du finde eksempler på et brev og et notat samt standarder for Powerpoint-præsentationer. 4/34

6 Enkle huskeregler for breve, notater m.v. Adresser/gadenr. Afleveringsattest Almen AlmenBolig+ Almene medejerboliger Apostrof s Når der skrives til xvej 25, 4. th., skal der være komma efter vejnr., mellemrum inden etageangivelsen og punktum efter etageangivelsen. Herefter skal der igen være et mellemrum, inden der angives st., th., tv. eller mf. Hvis et brev sendes med afleveringsattest, skal dette altid fremgå sidst i brevet. Det hedder ikke længere almennyttige boligselskaber, men almene boligorganisationer. Ordet skal altid når det er muligt skrives med samme skrift, som man i øvrigt skriver med. Det skrives med A og B som versaler, med fed og plusset i fed og blå. Husk at det er vigtigt at sige/skrive almen medejerbolig. Der må ikke være tvivl om, at der er tale om en almen medejerbolig og ikke en ejerbolig. Vi bruger kun apostrof s, når s et efterfølger bogstaverne s, z og x - eller når s et skal sættes på en forkortelse uden punktum. Altså med apostrof: Jens s nye bil (eller Jens nye bil) Liz s Bageri (eller Liz Bageri) Uden apostrof: Peters nye bil Betinas Blomsterforretning Frederiks hund Undtagelse: Ordet KAB s skrives med apostrof s, fordi KAB ikke er en forkortelse, og fordi B ikke er et s, z eller x. Attention (Att.) Normalt anvendes der ikke attention foran navnet på den person, et brev er stilet til. Hvis 5/34

7 attention anvendes, så forkortes det Att. - og ikke med efterfølgende kolon. Autokorrektur Beboer Der er god hjælp at hente i Indstillinger for Autokorrektur, der findes på menulinjen under Funktioner. Her kan lange ord og/eller ord, der ofte skrives forkert, med fordel indsættes. Det hedder som hovedregel en beboer - ikke en lejer. Beboerrepræsentantskab Skrives altid med småt, undtagen i begyndelsen af en sætning. Bilag Når der vedlægges bilag, skal dette angives til venstre for afsnittet ved at skrive./. - er der nævnt to eller flere bilag, skal der stå./.. I Word fås den korrekte placering af bilagsangivelsen ved at trykke på knappen Indsæt bilagstegn under menulinjen under KAB. Det er kun muligt, hvis der er et tvunget nyt linjeskift i linjen umiddelbart inden den linje, hvor bilagstegnet skal indsættes. Boliggarantibevis Skrives altid med stort begyndelsesbogstav - også midt i en tekst. Dato Dato i tekst Dato og klokkeslæt Skrives altid som: 20. februar 2007 i breve, notater m.v., og ikke som eller Der skal ikke punktum efter dato i referencelinjen. Ved dato i en tekst skrives: den 20. februar Det vil sige, at man ikke skriver d. 20. februar Alle dokumenter skal altid være forsynet med dato. Skrives sådan: Mødet afholdes...dag den xx. måned 2007, kl Bemærk komma mellem dato og klokkeslæt. Eksempel: Fredag den 20. februar 2007, kl /34

8 Skal sætningen fortsættes efter dato og klokkeslæt, skriver man: fredag den 20. februar 2007, kl , hvor vi skal... I indkaldelser osv. er det en god idé at fremhæve dato m.v. med fed skrift. De til du Husk at vi skriver du til alle, medmindre vi direkte er blevet tilskrevet med De. Undtagelse: Standardbreve i forbindelse med udsættelse og opsigelse fra Huslejeområdet. Når vi skriver De, hedder det Deres, og når vi skriver I, er det jeres. Om personer skal I altid være med stort. Designmanual Direkte telefonnummer Drifts.. (chef/leder) Ekstranet Der er udgivet en designmanual, der angiver KAB s standarder for design og udseende af f.eks. notater, breve, overheads, farver, tekstfont og billedvalg. Designmanualen kan findes på KAB//Huset. Påføres automatisk breve, hvis der er benyttet en skabelon og brugeroplysningerne i dialogboksen til skabelonen er korrekt udfyldt. Dette er markeret med et D. Husk telefonnummer skrives i fire blokke af to tal, nemlig I KAB skriver vi driftschef og driftsleder, altså med binde-s mellem stavelserne. Når der skrives ekstranet, skal det ifølge Dansk Sprognævn skrives med småt. Det gælder også sammensatte ord - f.eks. ekstranetadgang. KAB s ekstranet hedder //Bestyrelsen og //Fællesskabet og skrives på følgende måde: KAB//Bestyrelsen KAB//Fællesskabet 7/34

9 Elektronisk brev/ Når breve, notater m.v. sendes som bilag til en , er det vigtigt, at modtageren kan se, at brevet kommer fra KAB. Som hovedregel skal sådanne dokumenter fremsendes som pdf-filer, der er skrivebeskyttet. I alle s (ikke breve), der sendes fra KAB, skal der benyttes signatur/bundtekst i Outlook. Vejledning findes på KAB//Huset. E-læring -adresse Ordene e-læring og m.v. skrives med lille e. Når vi skal skrive -adressen, gøres det sådan her - med kolon og mellemrum (se også under kontaktoplysninger): kab@kab-bolig.dk Én/ét Fax/telefax og følgeskrivelser Fem-dages reglen FINDUS Forkortelser Hvis ordene en og et skal fremhæves, sættes accent over, altså én/ét. Der skal anvendes skabeloner og ikke håndskrevne noter til både fax og følgeskrivelser. Begge findes som skabeloner under menupunktet under KAB. Husk at der skal svares på alle breve inden fem arbejdsdage - eller at modtagelsen af brevet i det mindste skal bekræftes med et bud på, hvornår svar kan forventes. Alternativt skrives altid:. med et svar snarest muligt. FINDUS skrives altid med store bogstaver. Så vidt muligt undgås forkortelser både i breve, notater og statistiske opgørelser - se dog listen over forkortelser. Interne forkortelser f.eks. for mødefora eller områder/grupper anvendes aldrig i kommunikation til eksterne modtagere. Hvis det er nødvendigt at anvende forkortelser, for eksempel på grund af pladsmangel i en statistisk opgørelse, skal der efterfølgende være en klar og tydelig oversigt 8/34

10 over de anvendte forkortelser, hvis de ikke er umiddelbart indlysende. Fortroligt Gåseøjne, skråstreg og parenteser Hjemme-pc Hjemmeside/netsted Skrives to linjeskift efter adressen. Der skrives med store bogstaver, med fed og mellemrum mellem bogstaverne: F O R T R O L I G T Når der anvendes gåseøjne, skråstreger og parenteser, er der ikke mellemrum mellem gåseøjne og teksten, mellem skråstregen og teksten eller mellem parentesen og teksten. Vi skriver uden mellemrum: Altså sådan her, sådan/her eller (sådan her). - Altså punktum efter parentesen, hvis sætningen er afsluttet. Skrives nu med småt og bindestreg mellem "hjemme" og "pc" - altså hjemme-pc. Vi anvender ordet netsted eller hjemmeside og ikke udtryk som homepage eller web-site. Når vi skal skrive netstedets adresse, gøres det sådan her - med kolon og mellemrum: Netsted: Det er normalt at afslutte med et punktum efter adressen. Såvidt der er muligt skal punktummet ikke indgå som en del af netstedets adresse som en del af linket. Højre margen Indleveringsattest Initialer KAB s standardbreve og -notater har ikke lige (eller justeret) højre margen. Hvis margenen er meget ujævn, kan dette justeres ved at indsætte såkaldte bløde bindestreger i ordene ved hjælp af Ctrl + bindestreg. Hvis et brev sendes med indleveringsattest, skal dette altid fremgå sidst i brevet. Referenceangivelsen i en skabelon skrives med småt. F.eks. jny/has. Alle andre steder skrives initialer med stort. 9/34

11 I den skrevne tekst, i Notat til -feltet samt i Kopi til -feltet i et notat skrives initialer med store bogstaver. Input til dagsordener Ved levering af input til dagsordener skal input holdes enkelt uden for meget formatering, som f.eks. brug af punktopstillinger. Ellers er der en risiko for at ødelægge modtagerens foruddefinerede dokumentkoder. Internet og intranet Ved angivelse af internet og intranet skrives begge dele med småt. Det gælder også sammensatte ord - f.eks. internetopkobling. Husk at KAB s intranet hedder Huset og skrives KAB//Huset. De øvrige KAB hjemmesider hedder følgende: KAB//Naboskabet KAB//Boligjura KAB//Arbejdsportal KAB-administrerede organisationer og afdelinger KAB s navn De korrekte navne og stavemåder for de administrerede organisationer og afdelinger fremgår af afsnittet om korrekte stavemåder for KAB-administrerede boligorganisationer januar 2007 (opdateret maj 2009). KAB s navn skrives som KAB og omtales i daglig tale KAB. KAB s officielle navn er KAB s.m.b.a. med binavne Boligselskabet AKB s.m.b.a., Arbejdernes Kooperative Byggeforening s.m.b.a., Københavns Almindelige Boligselskab s.m.b.a. og KAB Bygge- og Boligadministration s.m.b.a. KAB s områder og grupper De korrekte navne for de enkelte områder/ grupper i KAB s interne organisation samt de korrekte forkortelser fremgår af afsnittet om korrekte stavemåder for KAB s områder og grupper. 10/34

12 Både i interne og eksterne notater skal man anvende det korrekte afdelingsnavn. Dvs., at det ikke er nok at skrive DRS for Direktionssekretariatet eller BS for Byggeri- og tekniksøjlen. Navnet skal skrives fuldt ud hver gang. I tekst skrives afdelingernes navne med stort begyndelsesbogstav, altså Beboerserviceområdet, HR-området osv. KAB s publikationer De korrekte stavemåder for KAB s publikationer er: KABnyt (nyhedsbrev) Os (personaleblad) Beboeren (til samtlige beboere) Kommuner Kontaktoplysninger Ved angivelse af et kommunenavn, f.eks. Københavns Kommune, skrives kommune med stort. Kontaktopysninger på personer skrives på følgende måde i breve og s: T xx xx F xx xx D xx xx xxx@kab-bolig.dk T står for telefon, F for fax og D for direkte telefon. Omstående viser den signatur, der anvendes ved afsendelse af s til eksterne modtagere. 11/34

13 Med venlig hilsen Liv Emdal Direktionssekretær T F le@kab-bolig.dk KAB Vester Voldgade København V T F kab@kab-bolig.dk - SAVE PAPER - THINK BEFORE YOU PRINT Kopi til Kopi af brev til eksterne modtagere skriver vi i bunden af brevet sådan: Kopi til: xxxxx Hvis der skal sendes kopi til interne modtagere, skriver vi det i øverste højre hjørne. Kroner Vi skriver 500 kr. og aldrig kr. 500,-, da det er vanskeligere at læse. Hvis du skal anføre et beløb med bogstaver, skal du skrive sådan: Et tusinde femhundrede kroner. Kære Linje Modtageradresse Hvis vi skal skrive Kære... i et brev/notat, starter vi som sædvanlig med overskriftslinjen, derefter følger Kære..., og så fortsætter vi med teksten i brevet/notatet. Der skal ikke punktum eller komma efter navnet. Vær opmærksom på at linje nu skrives med j og ikke som tidligere med i. Der benyttes ikke fed skrift i forbindelse med skrivning af et modtagernavn eller adresse på et brev. Vi skriver altid modtagers navn, adresse m.v. med stort og småt - og aldrig udelukkende med versaler. 12/34

14 Notat Sidehoveder og margener i KAB-notater skal skrives korrekt og ensartet. Derfor bruges de skabeloner, der findes. Se desuden vedlagt notateksempel bagerst i KAB på dansk 4. udgave (juni 2009). Overbragt Overskrifter Skrives to linjeskift efter adressen. Der skrives med store bogstaver, med fed og mellemrum mellem bogstaverne: O V E R B R A G T Skrives som hovedregel med fed skrift (sker automatisk ved brug af skabelon) og normal skriftstørrelse i breve. I notater skrives med 14 punkt. Hvis der skal anvendes større skriftstørrelser, skal disse være 14 punkter. Der benyttes ikke Vedr. eller Ang., og der afsluttes ikke med punktum i overskrifter. Hvis der skrives Kære xxxx, så skal der hverken være komma eller punktum efter navnet. Hvis der er en overskriftslinje, skal den skrives før Kære xxxx. Papir Paragraf Parlamentariske selskaber Personligt Der anvendes altid 90 gram papir til både breve og notater. Logo og layout indstilles automatisk ved anvendelse af de godkendte skabeloner skrives med mellemrum mellem paragraftegnet og nummeret. Når man skriver om de 10 parlamentariske selskaber som en gruppe, skriver man: de parlamentariske selskaber, skrevet med småt alle steder (og uden gåseøjne). Skrives to linjeskift efter adressen. Der skrives med store bogstaver, med fed og mellemrum mellem bogstaverne: P E R S O N L I G T Postnummer og by Vi anvender ikke dobbelt mellemrum mellem postnummer og by. 13/34

15 Pr. Procenttegn Punktopstillinger Rekommanderet Vi skriver pr. - f.eks. Boligen opsiges pr. den 1. april % - skrives med mellemrum mellem tal og procenttegn. Når der skrives punktopstillinger, skal der være punktum efter hver linje, undtagen hvis det er en opremsning. Skrives to linjeskift efter adressen. Der skrives med store bogstaver, med fed og mellemrum mellem bogstaverne: R E K O M M A N D E R E T eller A N B E F A L E T Sidenummerering Skabeloner Når der anvendes skabeloner, vil sidenummer automatisk flugte med logoet øverst på siden til højre. Som omtalt i indledningen har KAB mange skabeloner. Disse skabeloner skal selvfølgelig vedligeholdes, dvs. ajourføres, rettes og ikke mindst slettes, hvis de er blevet uaktuelle. Hovedansvarlige for vedligeholdelsen af skabelonerne er superbrugerne og andre specifikke brugere. Men der er udarbejdet mange individuelle skabeloner til områderne/grupperne, og det er brugerne i områderne/grupperne, der er ansvarlige for at meddele superbrugerne, hvis skabelonerne skal ajourføres eller slettes. På side 27 og 28 er der en oversigt over samtlige skabeloner, og hvem der er ansvarlig for ajourføring. Skema A og B Når vi skriver Skema A-ansøgning, skal der bindestreg mellem A og ansøgning. Skema A- og B-ansøgning, Skema A-godkendelse og Skema A- og B-godkendelse skal skrives som vist. 14/34

16 Skrifttype Sprog Stavekontrol Store og små bogstaver Når der anvendes skabeloner, er skrifttypen altid defineret som Palatino Linotype 10,5 pkt. Desuden er der særlige skrifttegnstørrelser ved anvendelse af f.eks. overheads. Dette fremgår af designmanualen. Anvend så vidt muligt aktivt sprog i stedet for passivt, dvs. skriv hellere: jeg (eller vi) vedlægger i stedet for: hermed vedlægges. Det handler om at undgå s-endelser. Hvis vi anvender aktivt sprog, bliver afstanden til modtageren også mindre, og brevet virker ikke så upersonligt. Brug altid stavekontrollen. I Word er der normalt indstillet til automatisk stavekontrol, mens man skriver. Fejl eller ukendte ord vil fremkomme på skærmen med en rød bølgestreg under. Stavekontrollen i Outlook skal også altid være sat til. Hovedreglen for brugen af store og små bogstaver er, at man skriver med små bogstaver, medmindre der er en særlig grund til at skrive med store. KAB og KAB's områdeforkortelser (DRS osv.) skal fortsat skrives med store bogstaver. Hvis du skriver om it i en tekst, skal det skrives med småt. Talord Telefon- og telefaxnummer Titler To par øjne Som en tommelfingerregel kan man sige, at tal under ti skrives med bogstaver, tal over ti med tal. Forsøg at være konsekvent inden for den samme tekst. Begge dele skrives i fire blokke af to tal, nemlig: Se endvidere kontaktoplysninger. Som hovedregel skal titler skrives med lille begyndelsesbogstav. Lad altid en kollega læse eksterne dokumenter igennem, inden de sendes ud af huset. 15/34

17 Initialerne for den, der har læst korrektur (det andet par øjne) angives mest til højre i oplistningen af initialer. Udpunktering Underskrifter Når der skrives opstillinger, letter det ofte læsevenligheden, hvis der anvendes udpunktering. Breve afsluttes normalt ved at skrive: Med venlig hilsen Jesper Nygård Ikke punktum efter navnet. Der skal være tre linjeskift efter sidste linje og Med venlig hilsen og igen tre linjeskift inden navnet. Dette fremkommer automatisk, når man anvender skabeloner. Understregninger Versaler (store bogstaver) Version/datering x udskiftet med ks Brug fed og/eller kursiv til fremhævelse af ord eller tekst. Der bruges aldrig understregninger - undtagen selvfølgelig ved sammentællinger. Af hensyn til læsevenligheden skal du så vidt muligt undgå udelukkende at anvende versaler eller kapitæler. Skriv som normalt, eventuelt med større typer og/eller fed skrift. Alle notater, breve og øvrige dokumenter skal påføres dato og navn. Dette gøres ved at anvende skabelonerne. Det hedder ikke flexskema mere, men fleksskema. Dvs. eksternt, postboks, eksport, maks., indeks osv. staves nu med ks. 16/34

18 Forkortelser i KAB bl.a. ca. d.d. dvs. e.l., el.lign. ekskl. f.eks. hhv. inkl. jf. kr. kt. m.fl. m.m. m.v. maks. md. mdr. mht. mia. min. mio. osv. pct. pga. pkt. p.t. stk. th. tv. vha. blandt andet cirka dags dato det vil sige eller lignende eksklusive for eksempel henholdsvis inklusive jævnfør kroner konto med flere med mere med videre maksimum måned måneder med hensyn til milliard minimum millioner (og ikke mill.) og så videre procent på grund af punkt pro tempore, for tiden styk til højre (i adresse) til venstre (i adresse) ved hjælp af 17/34

19 Korrekte stavemåder for KAB s områder og grupper Søjler Forkortelse Byggeri- og tekniksøjlen... BS Kundesøjlen...KS Ressourcesøjlen...RS Områder Beboerserviceområdet...BBO Byggeprojektområdet...BPO Byggesupportområdet... BSO Direktionen...DIR Direktionssekretariatet...DRS Energiområdet...ENO Forvaltningsområde A... FOA Forvaltningsområde B...FOB Forvaltningsområde C...FOC Forvaltningsområde D... FOD HR-området....HRO Intern Service... ISO It-området...ITO Juraområdet...JRO Kommunikationsområdet...KMO Kompetenceområdet... KPO Udlejning... ULO Økonomiområdet... ØKO Grupper m.v. Driftsafdeling... DFA Huslejegruppen...HLG Løngruppen...LNG Personalegruppen...PRG Restancegruppen...RSG Sikkerhedsorganisation... SIO Økonomifunktion... ØKF 18/34

20 Ledelsesorganer, møder m.v. Byggeri- og tekniksøjlens Ledelsesforum...BLF Direktionen...DIR Faglige Boligsociale Møder...FBM Faglige Drifts Møder...FDM Faglige Konsulent Møder... FKM Faglige Sekretær Møder...FSM Faglige Varmetekniker Møder... FVM Faglige Økonomimedarbejder Møder...FØM KoordinatorMøder... OM Kundesøjlens Ledelsesforum... KLF Ledelsesforum... LF Ledelsesforum i FOA... LFA Ledelsesforum i FOB...LFB Ledelsesforum i FOC... LFC Ledelsesforum i FOD... LFD Områdemøder...Forkortelse ved området selv Ressourcesøjlens Ledelsesforum...RLF Tværgående Drifts Forum... TDF Tværgående Forvaltningsområde Møde...TFM Caféer og andet INFORUM...INF Temamøder... TM Udvalg i samarbejdssystemet Sikkerhedsudvalget... SIKU Virksomhedsnævnet - Centralt... VN-C Virksomhedsnævnet - Decentralt...VN-D Virksomhedsnævnet - Fælles...VN-F 19/34

21 Korrekte stavemåder for KAB-administrerede boligorganisationer januar 2007 Navn Forkortelse Eget logo Andelsboligforeningen Borgmesterparken Avedøre Boligselskab Ja Ja Bakkehusene Ballerup Ejendomsselskab Ja Ja Birkerød Kommunes Udlejningsboliger Boligselskabet AKB, Albertslund Ja Ja Boligselskabet AKB, Frederiksberg Ja Ja Boligselskabet AKB, Herlev Ja Ja Boligselskabet AKB, København Ja Ja Boligselskabet AKB, Lyngby Ja Ja Boligselskabet AKB, Nordsjælland Ja Ja Boligselskabet AKB, Rødovre Ja Ja Boligselskabet AKB, Taastrup Ja Ja Boligselskabet for Handicappede i Frederiksberg Kommune Boligselskabet Friheden Ja Ja Boligselskabet Sortemosen Brumleby Almene Andelsboligforening De Gamles By Den Almene Andelsboligforening Eskemosepark Egedal Boligselskab Fredensborg Boligselskab Frederiksberg forenede Boligselskaber FfB Ja Ja Frederiksborg Boligselskab Ja Nej Frederikssund Boligselskab Ja Ja Furesø Boligselskab FURBO Gentofte Ejendomsselskab Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening GAA Ja Ja Glostrup Ejendomsselskab Ja Ja Grundejerforeningen Dyvelåsen Grønnegården Heimdal Herlev Boligselskab Ja Ja Herlevkollegiet Brevskabelon 20/34

22 Hillerødhus Hvidovre Boligselskab Ja Ja Høje-Taastrup Boligselskab Ja Ja Jægervangen Kastelshaven Ledøje-Smørum Kommunes Almene Boligselskab LSKAB Lyngby Boligselskab Ja Ja Marienlyst Boligselskab Nybrogård Kollegiet Otto Mønsteds Kollegium Raoul Wallenberg Boligerne RKE RKE Ja Ja Roskilde Nord Boligselskab Samvirkende Boligselskaber SAB Ja Ja Stenløse-Ølstykke Boligforening SØB Ja Ja Store Bakkehuse Sydkystens Boligselskab Syd-Bo Ja Ja Tårnby Kastrup Boligselskab TKB Vallensbæk Boligselskab Ved Classens Have Vendsysselhus Vibevænget 21/34

23 Korrekte stavemåder for KAB-administrerede boligafdelinger A Abildgården Absalonhus Adam Guldhorn Aftensol Allégården Allégården VIII Fritidshjem Allégården X Vuggestue Andelsboligforeningen Borgmesterparken Askholm Avedøre Stationsby Nord Avedøre Stationsby Syd B Bakkehusene Bakkely Banevænget Baunehøjparken Baunevangen Baunevangens Ældreboliger Bellahøj Bellahøj I Bellahøj III Birkehegnet Bispebjerg Terrasser Bispebjerghjemmet Bispevænget Blåkildegård Boelholm I Boelholm II Bofællesskabet Byvejen Boliger for yngre Handicappede Boligselskabet for Handicappede i Frederiksberg Kommune Bondehavevej Bonderupgård Plejeboliger Brevduebanen Broagerhus Broagerhus Børnehave Brohuset Brumleby Bøgebakken Bøgehegnet I Bøgehegnet II Børnegården i Vanløse C Carl Lunds Vænge Carlshøj (børneinstitution) Cederbo Chr. X s Allé 97 Colbjørnsensgade D De Gamles By blok A, Kastanjehusene De Gamles By blok B og F, Bogrupperne De Gamles By blok C, Kastanjehusene De Gamles By blok D, Kastanjehusene De Gamles By blok K, Klarahus De Gamles By blok L, Klarahus De Gamles By blok M 1, Møllehuset De Gamles By blok S, Slottet Deborahcentret boliger Doktorhaven Dybbølhus E Egebjergvang Egestrædet Ellebo Elleparken Elmehøj Emaljehaven Emil Pipers Have Enebærhegnet Engbrydeparken 22/34

24 Engholmen Nord Engvadgård Eskemosepark Børneinstitution Eskemosepark I Eskemosepark II Eskemosepark III Eskemosepark V F Falsterbo Farum Midtpunkt Fasanhaven Finsensgård Finsenshave Firkløverparken Flexibo Fløngvangen Fortehusene Fortun Midtby Fortunen Fortunen Øst Frederiksholm, karré 1 Frederiksholm, karré 11 Frederiksholm, karré 12 Frederiksholm, karré 14 Frederiksholm, karré 15 Frederiksholm, karré 17 Frederiksholm, karré 18 Frederiksholm, karré 2 Frederiksholm, karré 3 Frederiksholm, karré 4 Frederiksholm, karré 5 Frederiksholm, karré 6 Frederiksholm, karré 7 Frederiksholm, karré 8 Friheden I Friheden VI Frihedens Børneinstitution Fynshuse Fyrrehegnet Færgeparken II Færgeparken III G Gasværksvej Geels Plads Glostrup Vestergård Børneinstitution og Selskabslokale Glostrup Vestergård I Glostrup Vestergård II Glostrup Vestergård III Glostrup Vestergård IV Glumsøparken Gormsgade Granhegnet Greveflex Grøndals Ældreboliger Grøndalslund Grønlandsgård Grønnegade Ældreboliger Grønnegården Grønnegården Guldberg Guldbergs Have H Halkær Halkærgård Halkærgård Ungdomsboliger Havnestaden Havnestaden Seniorbofællesskab Havremarken Havrevangen Hedemarken Heimdal Heimdals Kvarter Herlev I Herlev Ringgård Herlevhuse Herlevhuse Fritidshjem Herlevkollegiet Herman Bangs Plads Hillerødhus Hillerødsholm Himmerlandshuse Hjortholm 23/34

25 Holmehusene Horsevænget Humlevænget Husum Vænge Hvidovreparken Hvidovreparkens Børneinstitution Hyldemosen Hækmosen I Hækmosen II Højebo Højstrupparken J Jagtvej, karré 1 Jagtvej, karré 2 Jagtvej, karré A og B Jydeholmen Jyllandshuse Jægervangen K Kagsgårdens Boliger Kagsgårdens Børneinstitution Kagsgårdens Ungdomsboliger Kallerupvang Kanslergården Karlsvænge Kastelshaven Kastrupvej Ungdomsboliger Kastrupvænge Kelstedgård Kennedygården Kildevænget Kildevængets Børneinstitution Kilometergården Kirkebakken Kirkegade Kirkehøj Etagehuse Kirkehøj Kædehuse Kirsebærhegnet Kirsteinsgade Klyngen Kløveren Krogsbæk L Langelandshus Lille Friheden Lindevang Livornoparken Lollikhuse Lundegården Lundevej Lundtoftegade Lygten Lykkebo Lyngby, afd. 1 etagehuse Lyngby, afd. 2A rækkehuse Lyngby, afd. 2B højhus Lynghuset Lærkegaard Center Løngangshuset Lønstruphuse M Margrethegården (børneinstitution) Maribovej Marielyst Marienlyst Park Marienlyst Park I Marienlyst Park II Mergeltoften I Mergeltoften V Mosegårdsparken Mosegårdsparkens Vuggestue og Selskabslokaler Mosehusene Musvågevej Møllebo Mølleengen Møllehøj Mørkhøjvænge 24/34

26 N Nansensgade Niverød III Niverød IV Nordvænget I Nordvænget II Nordvænget II s Vuggestue Nybrogård Kollegiet Nyelandshuse Nyhuse Nørrebro Vænge Nørrevang O Oldermandsgården Olfert Fischers Gade Otto Mønsteds Kollegium P Porsebakken Prinsessegade På Sporet R Raoul Wallenberg Boligerne Rebildhuse Rolandsgården Rosenlunden Rødbo Rødkløveren Rådhushaven S Sallinghus Sankt Pauls Gade Sankt Pauls Plads Saxobo Schweizervænget Sejlhuset Sjællandshuse Sjælør Boulevard Skibsted Skolebakken Skolevænget Skotteparken Skriverhusene Skyttevænget Skårupvej Smørum Børneinstitution Smørum Gårdhuse Smørumparken Snebærhegnet Solbjerg Have Sophienborgvænget Sortemosen Spontinisvej Sportsvænget Stationsgården Stefansgård Stengården I Stengården II/1 Stengården II/2+3 Stengården II/4+5 Stenløse Syd Stenløsebo Stilledal Stjernen Store Bakkehuse Store Hus Stutterivænget Sværdagergård Søndermarken T Tagensvej Tartuhus Taxhuset Teglværkshavnen Teglværksparken Thermologica Thielebo Ungdomsboliger Thielebo Ældreboliger Thomas Laubs Gade Thors Kvarter Thorsgård Thyges Gaard 25/34

27 Tingbjerg I Tingbjerg II Tingbjerg II Børnehave Tingbjerg III Tingbjerg IV Tingbjerg Plejehjem Tingbjerg V Titanparken Toftebæksgård Torbenhuse Tubberupvænge I Tubberupvænge II Tusindfryd Tøndehvælv Tåsingegade Taastrup Valhøj Tåstrupgård Æ Æblehaven Ægirs Kvarter Ø Øbrohus Ørbyvang Østerbrogade 95 Å Ådalsparken Ålholmhjemmet Aalholmhjemmet U Ungdomsgården i Brønshøj Utterslevhuse V Valbyholm Valhals Kvarter Vandværksgården Ved Classens Have Ved Milestedet Ved Stadion Veksølund Vendsysselhus Vesterbo Vestervang Vibevænget Vigerslevgård Vinstrupgård Voldboligerne W Wittenberghus 26/34

28 KAB-skabeloner Skabelontype Titel Ansvarlig for ajourføring KAB Standard Aktionsliste DRS Beretning KS *) Dagsorden KS Følgeskrivelse DRS Indkaldelse - afdelingsmøde KS Indkaldelse afdelingsmøde ekstraordinært KS Labels til et helt ark DRS Notat DRS Notat uden kontaktoplysninger DRS Pressemeddelelse KMO Referat normal tekst KS Referat spaltetekst KS Standardbrev DRS Telefax DRS Telefax som brev DRS KAB-omslag DRS KAB Diverse Kvalitets- og arbejdsgangsbeskrivelse Kørselsregnskab 60 dagesregel Kørselsregnskab statens regler Procesdiagram Udbetaling af bestyrelseshonorar DRS LNG LNG DRS LNG KAB Huslejen Husleje Brev Husleje Følgeskrivelse Husleje Telefax HLG HLG HLG KAB Varsling A-ordning A-ordning - dødsbo B-ordning B-ordning - dødsbo HLG HLG HLG HLG 27/34

29 KAB Kursus Kursusformular Navneskilte KPO KPO KAB Aftaler Renovering og modernisering Nybyggeri EMO-ordning Varmeteknisk tilsyn Vand aflæsning ved KAB Vand aflæsning ved målerfirma Varme aflæsning ved KAB Varme aflæsning ved målerfirma Varme uden målere Indstilling til projektbehandling BS BS OMO ENO ENO ENO ENO ENO ENO BS KAB Økonomi D/V for regnskabsåret D/V for budgettet Sagsbudget sagsstyring ØKG ØKG ØKG KAB Fleksskema Fleksskema LNG *) KS = Kundesøjlen, sekretariat 28/34

30 Brev Gårdmand Bjørn Sultenkrog 45, 1. tv Sønderbjert 28. maj 2009 ppa/bij KAB Vester Voldgade København V T F Eksempel på brevopstilling kab@kab-bolig.dk CVR.nr Her ser du et eksempel på, hvordan et brev skal se ud med både modtageradresse, vores reference (med småt), dato og overskrift. Når skabelonen Brev fra KAB-menuen anvendes, og man udfylder dialogboksen korrekt, kommer alt til at stå på rette plads med korrekte top- og bundmargener. Direkte telefonnummer og dato bliver automatisk påført, ligesom sidenummerering (fra side 2). Lad altid en kollega læse eksterne dokumenter igennem, inden de sendes ud af huset. Mellem sidste tekstafsnit og Med venlig hilsen skal der være en afstand på tre linjer. Det samme gælder mellem teksten Med venlig hilsen og underskriften. Skabelonen er opbygget på denne måde (se næste side). Beboerservice Man - ons kl Torsdag kl Fredag kl Kontaktoplysninger Peter Abbas Akkupunktør T F ppa@kab-bolig.dk Od mincilisim iureetue dolobortie ming ercipisl er in et wisim num veril init lore magna feu faci euis euissed ecte venim irit laore ea cons nim noset luptatumsan heniat. Duis adipisl eugue vendre dit, vullum vel doloborem ea facil er amcortio commod ea adiam eui blam verillandre aciduipit nim nulput vel utat laore dio odolore doloreet, quissent aliquis nos et vel dit wis ad erilis accum quissim quiscilit wis eum zzriuscin henim velese feum ipisl ulla ad mod molor sis eros do ea at velesequisi tin euisi. Elendrer inis nim dolobor adigna faccumsandre molore vullan esto odipsuscil dolut vel er aliscil iquatem ipisi tin hendio odolese quissis dunt luptati sismodi atismod modip eui esendipit velit in verit, ver sequisciliuscilisi blam dunt accum vendigna faci blaore volobortio del et loboremvelis digna conulla alisit, si bla commod tio ea feu feugiat adigna consenibh el el el utpat loreraestis eugiam, quisl erilissim verci bla consequ 29/34

31 Brev 28. maj 2009 ppa/bij isissit la feugue et lamcons num nulput autatis ero odoloreet loborem acin henis nibh elisim nulla cor alit, sum dolum vulput la feum adit lam, verostie dignit adipisi. Ad er sequipsumsan velenisl dolobor iure conullut acip eui blamcon sequam aut luptatio doloreet adipsum veliquamet lore venis et la feugait etumsan henis ercinci er iuscil iure ercipsustrud dit, commolore dolent aut in endre vulput ullandip ea acidunt laore faci tat. Iriusci lisisis am in utatuerit wismod magnim nosto odignim er autpat. quat. Agniam, cons aciduisit prat wis am vel duissecte tat, velit nonsequis ex erat. Ut ad modigna facip exero conulput aliquat. På denne side ser du brevets side 2. Med venlig hilsen Jesper Nygård 30/34

32 Notat Notat til: DRS Kopi til: DIR 28. maj 2009 ppa/bij Kontaktoplysninger Peter Abbas Konsulent T F ppa@kab-bolig.dk Eksempel på notatopstilling Notatskabelonen findes på menulinjen under KAB, Standard og hedder Notatmenu. Også her vil dato, reference og margener m.v. være placeret korrekt. Når dialogboksen er korrekt udfyldt, vil afdelingens navn m.v. stå ligesom på dette notat. Se næste side. Od mincilisim iureetue dolobortie ming ercipisl er in et wisim num veril init lore magna feu faci euis euissed ecte venim irit laore ea cons nim nos et luptatumsan heniat. Duis adipisl eugue vendre dit, vullum vel doloborem ea facil er amcortio commod ea adiam eui blam verillandre aciduipit nim nulput vel utat laore dio odolore doloreet, quissent aliquis nos et vel dit wis ad erilis accum quissim quiscilit wis eum zzriuscin henim velese feum ipisl ulla ad mod molor sis eros do ea at velesequisi tin euisi. Elendrer inis nim dolobor adigna faccumsandre molore vullan esto odipsuscil dolut vel er aliscil iquatem ipisi tin hendio odolese quissis dunt Iisissit la feugue et lamcons num nulput autatis ero odoloreet loborem acin henis nibh elisim nulla cor alit, sum dolum vulput la feum adit lam, verostie dignit adipisi. Ad er sequipsumsan velenisl dolobor iure conullut acip eui blamcon sequam aut luptatio doloreet adipsum veliquamet lore venis et la feugait etumsan henis ercinci er iuscil iure ercipsustrud dit, commolore dolent aut in endre vulput ullandip ea acidunt laore faci tat. Iriusci lisisis am in utatuerit wismod magnim nosto odignim er autpat, quat. Agniam, cons aciduisit prat wis am vel duissecte tat, velit nonsequis ex erat. Ut ad modigna facip exero conulput aliquat. 31/34

33 Notat 28. maj 2009 ppa/bij Ut ip et irilit wis nisim nostie cons et alismod oluptatem vullamet, veliquat. Um aliquamet amet praestrud elesed duipism olenis adipsuscipit ipit am, vulput laor sit luptatetue feum ilis at acilit la facilit, quametu Erosto euis non esequat wisciduis eugait lore feugue doloborem in eum dolum velit wis ate minim quate tat exercipit aut eum vero dolorer aute feu facin eugue consequi blaorem autpat, sequatet ad ming ero cor sum vel exero commy nosto dolore molore magna feugueriure deliquipit adit ad tetuercilit, veros erciduisi ea feuipismodip ex et illa feugue etuer adio commodigna feum dolore ming et nim non heniam iuscil ulla feu faciniamet prat prat, conse velis eu feugait il et at. På denne side ser du notatets side 2 Med venlig hilsen Jesper Nygård 32/34

34 Standard for præsentationsshows i Powerpoint I KAB anvendes en standard for overheadshows. Denne standard aktiveres automatisk når man åbner Powerpoint-programmet. Standarden består af 5 slides som er beskrevet i Designmanualen. De 5 slides er vist forneden og kan findes i den dropdown-menu der hedder KAB. Forside startslide Palatino Linotype 48 pkt. Palatino Linotype 37 pkt. Standard-slide Palatino Linotyp 30 pkt. Palatino Linotype 28 pkt. Palatino Linotype 24 pkt. 33/34

35 Cirkeldiagram Palatino Linotype 30 pkt. Udsnit 1 Udsnit 2 Udsnit 3 Udsnit 4 Udsnit 5 Udsnit 6 Udsnit 7 Udsnit 8 Udsnit 9 Udsnit 10 Udsnit 11 Udsnit 12 Søjlediagram Palatino Linotype 30 pkt Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December 34/34

36 Tabel Palatino Linotype 30 pkt. 35/34

37 Indholdsfortegnelse Juni 2009 DRS/le Indholdsfortegnelse... 1 Indledning... 3 Skabeloner... 4 Adresser/gadenr Afleveringsattest... 5 Almen... 5 AlmenBolig Almene medejerboliger... 5 Apostrof s... 5 Attention (Att.)... 5 Autokorrektur... 6 Beboer... 6 Beboerrepræsentantskab... 6 Bilag... 6 Boliggarantibevis... 6 Dato... 6 Dato og klokkeslæt... 6 De til du... 7 Designmanual... 7 Direkte telefonnummer... 7 Drifts.. (chef/leder)... 7 Ekstranet... 7 Elektronisk brev/e mail... 8 E læring... 8 E mail adresse... 8 Én/ét... 8 Fax/telefax... 8 Fem dages reglen... 8 FINDUS... 8 Forkortelser... 8 Fortroligt... 9 Gåseøjne... 9 Hjemme pc... 9 Hjemmeside/netsted... 9 Højre margen... 9 Indleveringsattest... 9 Initialer... 9 Input til dagsordener Internet og intranet KAB administrerede KAB s navn KAB s områder KAB s publikationer /34

38 Kommuner Kontaktoplysninger Kopi til Kroner Kære Linje Modtageradresse Notat Overbragt Overskrifter Papir Paragraf Parlamentariske Personligt Postnummer og by Pr Procenttegn Punktopstillinger Rekommanderet Sidenummerering Skabeloner Skema A og B Skrifttype Sprog Stavekontrol Store og små bogstaver Talord Telefon Titler To par øjne Udpunktering Underskrifter Understregninger Versaler Version/datering x udskiftet med ks Forkortelser i KAB Korrekte stavemåder for KAB s områder og grupper Korrekte stavemåder for KAB administrerede boligorganisationer januar Korrekte stavemåder for KAB administrerede boligafdelinger KAB skabeloner Eksempel på brevopstilling Eksempel på notatopstilling Standard for præsentationsshows i Powerpoint /34

39 Indledning Dette er 4. udgave af KAB på dansk. KAB på dansk 4. udgave (juni 2009) er et hjælperedskab til alle der skal sikre, at KAB s breve og notater m.v. har et ensartet, pænt og brugervenligt udseende. I KAB på dansk 4. udgave (juni 2009) indgår en oversigt over korrekte stavemåder for KAB administrerede boligorganisationer og boligafdelinger. Der indgår også en liste over korrekte stavemåder og forkortelser for KAB s områder, grupper, ledelsesorganer m.v. Endvidere findes oversigt over de mest almindelige forkortelser samt en oversigt over, hvorvidt generelle ord og vendinger skal skrives i et eller to ord. Eksempler på brev og notat indgår sidst i KAB på dansk 4. udgave (juni 2009). KAB på dansk 4. udgave (juni 2009) ajourføres typisk en gang om året, eller når der opstår behov herfor f.eks. ved organisationsændringer eller nye regler fra Dansk Sprognævn/retskrivningsordbogen. Ajourføring forestås af Direktionssekretariatet. Vi håber, at dette kan medvirke og inspirere til, at KAB s produkter er flotte, ensartede og af høj kvalitet. Med venlig hilsen Direktionssekretariatet 3/34

40 Skabeloner For at lette arbejdet og opnå et ensartet udseende af KAB s produkter er der til brug for udarbejdelse af breve, notater m.v. oprettet skabeloner i Word til stort set ethvert formål. På menulinjen under KAB findes skabelonerne, og når der klikkes her, fremkommer en oversigt over mulighederne. De mest anvendte skabeloner er til breve og notater. Når der vælges en skabelon, aktiveres et skærmbillede, som direkte kan udfyldes med navn, boligorganisation, adresse m.v. Når disse oplysninger er indtastet, og der er trykket på Udfør, kommer man ind i dokumentet, og man kan begynde at skrive. Fordelene ved at benytte skabeloner er, at dokumenterne automatisk bliver forsynet med korrekte top og bundmargener, venstre og højremargener, sidenummerering og skrifttype. Overskriftslinjen skrives automatisk med fed skrift, og teksten på fortsættelsesarket starter på samme linje som teksten med notatinformationen. Når der skrives en mail, vil der altid skulle være KAB s skabelon i slutningen af mailen (se side 12) med relevante oplysninger om afsenderen. Endvidere findes der skabeloner for præsentationer i Powerpoint. Disse sikrer, at alle shows har den samme standard. Bagerst i KAB på dansk 4. udgave (juni 2009) kan du finde eksempler på et brev og et notat samt standarder for Powerpoint præsentationer. 4/34

41 Enkle huskeregler for breve, notater m.v. Adresser/gadenr. Afleveringsattest Almen AlmenBolig+ Almene medejerboliger Apostrof s Når der skrives til xvej 25, 4. th., skal der være komma efter vejnr., mellemrum inden etageangivelsen og punktum efter etageangivelsen. Herefter skal der igen være et mellemrum, inden der angives st., th., tv. eller mf. Hvis et brev sendes med afleveringsattest, skal dette altid fremgå sidst i brevet. Det hedder ikke længere almennyttige boligselskaber, men almene boligorganisationer. Ordet skal altid når det er muligt skrives med samme skrift, som man i øvrigt skriver med. Det skrives med A og B som versaler, med fed og plusset i fed og blå. Husk at det er vigtigt at sige/skrive almen medejerbolig. Der må ikke være tvivl om, at der er tale om en almen medejerbolig og ikke en ejerbolig. Vi bruger kun apostrof s, når s et efterfølger bogstaverne s, z og x eller når s et skal sættes på en forkortelse uden punktum. Altså med apostrof: Jens s nye bil (eller Jens nye bil) Liz s Bageri (eller Liz Bageri) Uden apostrof: Peters nye bil Betinas Blomsterforretning Frederiks hund Undtagelse: Ordet KAB s skrives med apostrof s, fordi KAB ikke er en forkortelse, og fordi B ikke er et s, z eller x. Attention (Att.) Normalt anvendes der ikke attention foran navnet på den person, et brev er stilet til. Hvis 5/34

42 attention anvendes, så forkortes det Att. og ikke med efterfølgende kolon. Autokorrektur Der er god hjælp at hente i Indstillinger for Autokorrektur, der findes på menulinjen under Funktioner. Her kan lange ord og/eller ord, der ofte skrives forkert, med fordel indsættes. Beboer Det hedder som hovedregel en beboer ikke en lejer. Beboerrepræsentantskab Skrives altid med småt, undtagen i begyndelsen af en sætning. Bilag Når der vedlægges bilag, skal dette angives til venstre for afsnittet ved at skrive./. er der nævnt to eller flere bilag, skal der stå./.. I Word fås den korrekte placering af bilagsangivelsen ved at trykke på knappen Indsæt bilagstegn under menulinjen under KAB. Det er kun muligt, hvis der er et tvunget nyt linjeskift i linjen umiddelbart inden den linje, hvor bilagstegnet skal indsættes. Boliggarantibevis Skrives altid med stort begyndelsesbogstav også midt i en tekst. Dato Dato i tekst Dato og klokkeslæt Skrives altid som: 20. februar 2007 i breve, notater m.v., og ikke som eller Der skal ikke punktum efter dato i referencelinjen. Ved dato i en tekst skrives: den 20. februar Det vil sige, at man ikke skriver d. 20. februar Alle dokumenter skal altid være forsynet med dato. Skrives sådan: Mødet afholdes...dag den xx. måned 2007, kl Bemærk komma mellem dato og klokkeslæt. Eksempel: Fredag den 20. februar 2007, kl /34

43 Skal sætningen fortsættes efter dato og klokkeslæt, skriver man: fredag den 20. februar 2007, kl , hvor vi skal... I indkaldelser osv. er det en god idé at fremhæve dato m.v. med fed skrift. De til du Husk at vi skriver du til alle, medmindre vi direkte er blevet tilskrevet med De. Undtagelse: Standardbreve i forbindelse med udsættelse og opsigelse fra Huslejeområdet. Når vi skriver De, hedder det Deres, og når vi skriver I, er det jeres. Om personer skal I altid være med stort. Designmanual Direkte telefonnummer Drifts.. (chef/leder) Ekstranet Der er udgivet en designmanual, der angiver KAB s standarder for design og udseende af f.eks. notater, breve, overheads, farver, tekstfont og billedvalg. Designmanualen kan findes på KAB//Huset. Påføres automatisk breve, hvis der er benyttet en skabelon og brugeroplysningerne i dialogboksen til skabelonen er korrekt udfyldt. Dette er markeret med et D. Husk telefonnummer skrives i fire blokke af to tal, nemlig I KAB skriver vi driftschef og driftsleder, altså med binde s mellem stavelserne. Når der skrives ekstranet, skal det ifølge Dansk Sprognævn skrives med småt. Det gælder også sammensatte ord f.eks. ekstranetadgang. KAB s ekstranet hedder //Bestyrelsen og //Fællesskabet og skrives på følgende måde: KAB//Bestyrelsen KAB//Fællesskabet 7/34

44 Elektronisk brev/e mail Når breve, notater m.v. sendes som bilag til en e mail, er det vigtigt, at modtageren kan se, at brevet kommer fra KAB. Som hovedregel skal sådanne dokumenter fremsendes som pdf filer, der er skrivebeskyttet. I alle e mails (ikke breve), der sendes fra KAB, skal der benyttes signatur/bundtekst i Outlook. Vejledning findes på KAB//Huset. E læring E mail adresse Ordene e læring og e mail m.v. skrives med lille e. Når vi skal skrive e mail adressen, gøres det sådan her med kolon og mellemrum (se også under kontaktoplysninger): e mail: kab@kab bolig.dk Én/ét Hvis ordene en og et skal fremhæves, sættes accent over, altså én/ét. Fax/telefax og Der skal anvendes skabeloner og ikke håndfølgeskrivelser skrevne noter til både fax og følgeskrivelser. Begge findes som skabeloner under menupunktet under KAB. Fem dages reglen FINDUS Forkortelser Husk at der skal svares på alle breve inden fem arbejdsdage eller at modtagelsen af brevet i det mindste skal bekræftes med et bud på, hvornår svar kan forventes. Alternativt skrives altid:. med et svar snarest muligt. FINDUS skrives altid med store bogstaver. Så vidt muligt undgås forkortelser både i breve, notater og statistiske opgørelser se dog listen over forkortelser. Interne forkortelser f.eks. for mødefora eller områder/grupper anvendes aldrig i kommunikation til eksterne modtagere. Hvis det er nødvendigt at anvende forkortelser, for eksempel på grund af pladsmangel i en statistisk opgørelse, skal der efterfølgende være en klar og tydelig oversigt 8/34

45 over de anvendte forkortelser, hvis de ikke er umiddelbart indlysende. Fortroligt Gåseøjne, skråstreg og parenteser Hjemme pc Hjemmeside/netsted Skrives to linjeskift efter adressen. Der skrives med store bogstaver, med fed og mellemrum mellem bogstaverne: F O R T R O L I G T Når der anvendes gåseøjne, skråstreger og parenteser, er der ikke mellemrum mellem gåseøjne og teksten, mellem skråstregen og teksten eller mellem parentesen og teksten. Vi skriver uden mellemrum: Altså sådan her, sådan/her eller (sådan her). Altså punktum efter parentesen, hvis sætningen er afsluttet. Skrives nu med småt og bindestreg mellem "hjemme" og "pc" altså hjemme pc. Vi anvender ordet netsted eller hjemmeside og ikke udtryk som homepage eller web site. Når vi skal skrive netstedets adresse, gøres det sådan her med kolon og mellemrum: Netsted: bolig.dk. Det er normalt at afslutte med et punktum efter adressen. Såvidt der er muligt skal punktummet ikke indgå som en del af netstedets adresse som en del af linket. Højre margen Indleveringsattest Initialer KAB s standardbreve og notater har ikke lige (eller justeret) højre margen. Hvis margenen er meget ujævn, kan dette justeres ved at indsætte såkaldte bløde bindestreger i ordene ved hjælp af Ctrl + bindestreg. Hvis et brev sendes med indleveringsattest, skal dette altid fremgå sidst i brevet. Referenceangivelsen i en skabelon skrives med småt. F.eks. jny/has. Alle andre steder skrives initialer med stort. 9/34

46 I den skrevne tekst, i Notat til feltet samt i Kopi til feltet i et notat skrives initialer med store bogstaver. Input til dagsordener Ved levering af input til dagsordener skal input holdes enkelt uden for meget formatering, som f.eks. brug af punktopstillinger. Ellers er der en risiko for at ødelægge modtagerens foruddefinerede dokumentkoder. Internet og intranet Ved angivelse af internet og intranet skrives begge dele med småt. Det gælder også sammensatte ord f.eks. internetopkobling. Husk at KAB s intranet hedder Huset og skrives KAB//Huset. De øvrige KAB hjemmesider hedder følgende: KAB//Naboskabet KAB//Boligjura KAB//Arbejdsportal KAB administrerede De korrekte navne og stavemåder for de adorganisationer og ministrerede organisationer og afdelinger afdelinger fremgår af afsnittet om korrekte stavemåder for KAB administrerede boligorganisationer januar 2007 (opdateret maj 2009). KAB s navn KAB s navn skrives som KAB og omtales i daglig tale KAB. KAB s officielle navn er KAB s.m.b.a. med binavne Boligselskabet AKB s.m.b.a., Arbejdernes Kooperative Byggeforening s.m.b.a., Københavns Almindelige Boligselskab s.m.b.a. og KAB Bygge og Boligadministration s.m.b.a. KAB s områder og grupper De korrekte navne for de enkelte områder/ grupper i KAB s interne organisation samt de korrekte forkortelser fremgår af afsnittet om korrekte stavemåder for KAB s områder og grupper. 10/34

47 Både i interne og eksterne notater skal man anvende det korrekte afdelingsnavn. Dvs., at det ikke er nok at skrive DRS for Direktionssekretariatet eller BS for Byggeri og tekniksøjlen. Navnet skal skrives fuldt ud hver gang. I tekst skrives områdernes navne med stort begyndelsesbogstav, altså Beboerserviceområdet, HR området osv. KAB s publikationer De korrekte stavemåder for KAB s publikationer er: KABnyt (nyhedsbrev) Os (personaleblad) Beboeren (til samtlige beboere) Kommuner Kontaktoplysninger Ved angivelse af et kommunenavn, f.eks. Københavns Kommune, skrives kommune med stort. Kontaktopysninger på personer skrives på følgende måde i breve og e mails: T xx xx F xx xx D xx xx xxx@kab bolig.dk T står for telefon, F for fax og D for direkte telefon. Omstående viser den signatur, der anvendes ved afsendelse af e mails til eksterne modtagere. 11/34