/ptm. Sammenfatning: Udarbejdelse af undersøgelsesdesign.

Transkript

1 /ptm Projektbeskrivelse for FEP-projektet: Forsknings- og udredningsprojekt om indførslen af den Elektroniske Patientjournal (EPJ) i Nordjyllands Amt, Sammenfatning: Udarbejdelse af undersøgelsesdesign. Læse sig ind på området. Empiriske forstudier. Effektanalyse af Theriak på B3 og kirurgisk afdeling på Hjørring sygehus. Ph.d. starter. Implementering af klinisk proces følges (Ph.d.). Effektevaluering af billedmodul på en kirurgisk og medicinsk afdeling. Beskrivelse af øvrige moduler. Implementering af klinisk proces følges af både Ph.d. og forskningsleder. Effektevaluering af bookingmodul på kirurgisk og medicinsk afdeling. Ph.d. indleverer afhandling. Samlet evaluering af klinisk proces og integrationsløsning på 6 afdelinger. Evt. spørgeskemaundersøgelse. Ultimo 2008, udkast til slutrapport. Et forsknings- og udredningsprojekt om indførslen af EPJ i Nordjyllands Amt kan med fordel opdeles i: (1) En procesevaluering, der følger implementeringsprocessen i forhold til EPJ tæt både for at dokumentere, understøtte og evt. bidrage til at justere processen. (2) En effektevaluering, hvor man prøver at skabe sig et overblik over, hvor omfattende ændringer, der er tale om, og om muligt sætte tal på kvantificere ændringerne. Formålet med at kvantificere er både at illustrere ændringernes omfang, men også at undersøge, hvorvidt EPJ fører til eller kan føre til besparelser eller en omprioritering af ressourcerne. Hvad forstår man ved en EPJ i Nordjyllands Amt? Den ideelle EPJ er en elektronisk udgave af en papirjournal, hvor der er sat strøm til alt det, som tidligere eksisterede i journalen i fysisk form. I Nordjyllands amt har man valgt at introducere EPJ en i moduler. I øjeblikket er man ved at introducere centrale moduler som medicinmodulet, booking-modulet, billedmodulet osv. Men altså endnu

2 2 ikke det centrale notatmodul (den elektroniske udgave af papirdelen af den tidligere papirjournal). Dette modul er udbud i øjeblikket, hvorfor den færdige nordjyske EPJ ikke eksisterer endnu. Kærnen i EPJ er klinisk proces - et nyt navn for notat-modulet. Navneskiftet skyldes, at sigtet med notatmodulet har ændret sig. Før satte man i princippet blot strøm til notaterne nu er der sket to store ændringer. For det første skiftet fra kontaktbaseret til forløbsbaseret journalføring. For det andet vil der være mindre tekst og mere kode dvs. at man kan klikke en masse oplysninger frem i stedet for selv at skrive dem. Den nordjyske EPJ skal kunne integrere en stor del af de moduler, som enten allerede er i brug, er under implementering eller vil blive implementeret fremover. I indstillingen om udbud er fremhævet, at løsningen som skal sikre integrationen af: 1. Booking 2. Medicinjournal 3. RIS/PACS 4. Labka II - Klinisk Biokemisk område 5. ADbakt - Klinisk Mikrobiologisk område 6. Patologi 7. Prosang - Blodbank, især rekvirerings og svar delen 8. Master Cater - Kostsystem 9. Instruks - Klinisk Vejledningssystem 10. MS Exchange 11. Data Varehus 12. DRG afregningsmodul 13. Digital Signatur. 1 Der er i øjeblikket forhandlinger i gang med 5 leverandører, og systemet forventes indkøbt i slutningen af Derefter følger en ganske lang implementeringsproces, som tidligst kan forventes afsluttet i Om projektets metode og indhold En central og til dels løbende aktivitet vil være inspireret af den såkaldte virkningsevalueringsmetode at udarbejde en såkaldt programteori (jf. Peter Dahler 1 Udbud af elektronisk patientjournal løsning til Nordjyllands Amt, E45A3BBA780C/0/beskrivendedokument.pdf

3 3 Larsen, 2003). Programteorien er et fint ord for formuleringen af forventningerne til, hvordan den valgte teknologi (eller politik) virker. Ud fra forskellige relevante kilder (politiske dokumenter, interview med ledelsespersoner, menige medarbejdere osv.) opstilles de forventede årsags-virkningssammenhænge i et omfattende flow chart diagram. Kortlægningen heraf er i sig selv et vigtigt resultat, der kan føre til vigtige afklaringer (er forventningerne realistiske?) og samtidig udgør et ganske omfattende arbejde. Fokus for effektevalueringsmetoden er arbejdsgangene. Såvel før- som efterevalueringen vil fokusere på arbejdsgangene. EPJ vil føre mange former for ændringer med sig, men det er udgangspunktet, at ændringer i arbejdsgangene udgør kærnen i disse ændringer. Andre typer af ændringer, som er nært knyttet til arbejdsgangene, vil naturligvis også blive diskuteret (antal fejl, tidsforbrug, kvalitet, kommunikation). Effektevalueringen er startet med den elektroniske medicinjournal. Evalueringen af medicinmodulet har karakter af et pilotprojekt, hvor metoder afprøves og udvikles. Der tages udgangspunkt i to afdelinger på Hjørring sygehus en medicinsk og en kirurgisk. Implementeringen af modulet er skudt til efter sommerferien 2005, hvorfor efter-evalueringen først kan finde sted på det tidspunkt. En kirurgisk afdeling underkastes analyse efter sommerferien, Ultimo 2005 vil der foreligge en evaluering af Theriak på to afdelinger på Hjørring sygehus. Arbejdsgangene før- og efter implementeringen kortlægges, og efterfølgende sker der en sammenligning af før og efter, hvilket leder til en række forskellige netto-effekter. Der har fra afdelingsledelsens side på medicinsk afdeling, Hjørring sygehus, været ytret ønsker om tidsstudier, hvilket forventes gennemført i en eller anden udstrækning. Effekterne vil blive analyseret åbent (hvad skete der?) og i forhold til graden af målopfyldelse (blev forventningerne indfriet?). Der forventes synergi-effekter at summen er mere end delene men der kan i princippet også ske det modsatte.

4 4 Hvad angår de resterende moduler, som udgør en del af integrationsløsningen, er der givet prioritet til booking og billedmodulet. Begge analyseres for en medicinsk og kirurgisk afdeling på henh. Aalborg sygehus og sygehus Himmerland i løbet af De øvrige moduler gives en grundig beskrivelse. Der er flere formål med evalueringen af enkelte modul. Dels udarbejdes der førevalueringer til senere brug, dels bidrager evalueringen af centrale moduler til evalueringen af integrationsløsningen virkemåde i Arbejdet med implementering af klinisk proces og integrationsløsningen følges løbende i nært samarbejde med Ph.d.-stipendiaten (i det følgende blot stipendiaten). I den samlede evaluering vil vægten være på klinisk proces og på integrationen med medicinjournal og booking, som begge tillægges særlig vægt i udbudet. Der vil blive taget udgangspunkt i de 6 forskellige medicinske og kirurgiske afdelinger, som har været underkastet en førevaluering. De 6 detaljerede afdelings-studier vil føre til en identifikation af de relevante fænomener. Spørgeskemaundersøgelser vil kunne belyse, hvor udbredte de pågældende fænomener er og skal derfor overvejes. Om stipendiatens projekt procesevalueringen Et muligt udgangspunkt er, at stipendiaten identificerer en afdeling, hvor man har indikationer på, at implementeringen af klinisk proces eller et andet modul vil kunne føre til omfattende ændringer. Denne afdeling underkastes en procesevaluering (uddybes under beskrivelsen af stipendiatens forskningsprojekt) og kan samtidig underkastes en effektanalyse af forskningslederen. Den procesorienterede evaluering fokuserer på implementeringsprocessen. Hvor det i effekt-studierne i høj grad handler om at måle og konstatere, handler det i de procesorienterede studier om at forstå. En europæisk og international vinkel FEP vil følge den europæiske og internationale forskning i EPJ. En kortlægning heraf udgør en oplagt del af stipendiatens Ph.D.-projekt, idet projektet skal forholde sig til

5 5 den nyeste forskning på området. Det forventes også, at såvel stipendiat som lektor deltager i den internationale erfaringsudveksling under projektets gennemførsel og herefter. Mulige resultater Med udgangspunkt i tidligere studier på området, kan man pege på følgende: at konsekvenserne formentlig er meget forskellige for de forskellige typer af afdelinger at der vil være tale om en lang række af konsekvenser for så forskellige forhold som: kvaliteten i patientbehandlingen fejl i patientbehandlingen (færre fejl, nye fejl) effektivisering af patientbehandlingen (ændring i tidsforbrug) kommunikationen internt (herunder samspillet mellem de forskellige medarbejdergrupper) kommunikationen eksternt den enkelte medarbejders udviklingskompetence og samspillet med leverandørerne af EPJ-teknologien diverse kvantitative opgørelser. Det forventes også, at procesevalueringen vil kunne pege på, hvordan forskellige justeringer ved brugen af EPJ kan bringe os nærmere de visioner, man måtte have om det fremtidige sygehus ikke bare i Nordjyllands Amt, men i landet som helhed. Afrapportering og publicering Når projektet er afrapporteret til amtet, vil der udover færdiggørelsen af Ph.d.- afhandlingen ske følgende: Slutrapporterne og arbejdspapirerne omarbejdes til en bog på dansk om den elektroniske patientjournal. Det overvejes også at lave en mindre debatbog. Begge forsøges udgivet på DJØF s forlag. Der er ikke nogle danske tidsskrifter, der passer helt på problemstillingen, men det vil være oplagt at udarbejde en artikel til Ugeskrift for Læger. Det er også

6 6 oplagt at søge at publicere i nogle af de danske ikke-sundhedsfaglige tidsskrifter (Politica, Samfundsøkonomen o.l.) Internationalt er der flere muligheder og afslutningen på forskningsarbejdet er en engelsksproget artikel, der sammenfatter de vigtigste resultater. Denne artikel indsendes til Health Informatics. En artikel lidt mindre fokuseret på det teknologiske aspekt indsendes til Journal of Health Policy. Projektets institutionelle forankring og relation til andre projekter Stipendiaten vil være fysisk placeret i fib. 13 på Institut for Samfundsudvikling og Planlægning under det teknisk-naturvidenskabelige fakultet. Her vil stipendiaten være tilknyttet EPJ-observatoriet og have lektor Pernille Bertelsen og lektor Christian Nøhr som henholdsvis hoved- og bivejledere. Leder af projektet er Poul Thøis Madsen, som er på Europæiske Studier under Institut for Historie og International Studier. PTM befinder sig i fib. 2. Der er løbende kontakt og samarbejde med Povl Erik Rostgaard ved HHÅ, som har stået for den tidligere effektevaluering her i Nordjyllands Amt. Samarbejdet omfatter både brug af deres metode, og at de vil står for en mindre del af evalueringsarbejdet (det er endnu ikke afklaret hvilken del). Derudover er der kontakt med V-CHI og EPJobservatoriet (især er der tætte kontakter til lektorerne Christian Nøhr (bivejleder til Ph.d. en) og Pernille Bertelsen, begge Institut for Samfundsudvikling og Planlægning, AAU). Der udover er der mere uformelle kontakter med lektor Peter Kragh Jespersen, ved Institut 2. Pernille Bertelsen er i gang med et projekt om de arbejdsmiljømæssige konsekvenser af EPJ for lægesekretærer i Nordjyllands Amt for HK. Der vil blive etableret et samarbejde med dette projekt. Desuden etableres der en følgegruppe, som foruden projektlederen skal bestå af relevante repræsentanter fra AAU (2 repræsentanter for V-CHI og EPJ-observatoriet), repræsentanter fra Nordjyllands Amt (planlægningschef Leif Serup, Planlægnings- og Udviklingskontoret og IT-chef Frank Pedersen, IT-Sundhed). Følgegruppen opstartes, når der foreligger empiriske resultater, og Ph.d.-stipendiaten er kommet i gang med sit studium. Der regnes med mindst et møde halvårligt.

7 7 Faser Projekts planlægningsfase startede formelt set 1. oktober, Da implementeringsprocessen har vist sig at være længere end først antaget, starter den Ph.d.-studerende først Efter denne dato omfatter de følgende faser stipendiat som lektor. 1. Fase oktober-december, 2004 Intensiv læsefase -> Udarbejdelse af referat af udvalgte centrale nationale og nordjyske EPJ-studier Løbende udvikling af undersøgelsesdesign (herunder løbende koordinering med/genbrug af HHÅ arbejde). Koordinering af arbejdet med IT-sundhed (afholdelse af flere møder og løbende kontakt) Introduktion til Farsø og Hjørring sygehus Deltagelse i møder med EPJ-styregrupper. Ugentlig deltagelse i P-møder for Planlægnings- og udviklingsafdelingen. 2. Fase januar til juli, 2005 Empirisk pilot-studium på B3 Hjørring sygehus, som anvender papirjournal. Deltagelse i kursus i brug af medicinjournal (skærmbilleder, funktionalitet osv.). Udarbejdelse af før-evaluering for B3 Intensivering af samarbejdet med HHÅ Fortsat metodeudvikling. 3. Fase august 2005 til januar, 2006 Evaluering af B3 nu med medicinmodul Evaluering af kirurgisk afdeling, Hjørring sygehus med og uden medicinjournal. Udarbejd design for undersøgelse af billedmodul og booking på henh. kirurgiske og medicinske afdelinger Programteorien udvikles Kortlægning af internationale EPJ-studier (den Ph.d.-studerende)

8 8 4. Fase 2006 Seminar i januar, hvor vi afprøver vores iagttagelser på interessenter og interesserede. Afviklingen af empiriske studier både for forskningsleder og Ph.d. Herunder effektevaluering af billedmodul på en kirurgisk og medicinsk afdeling. Implementering af klinisk proces følges (Ph.d.). Beskrivelse af øvrige moduler. Programteorien færdiggøres. 5. Fase 2007 Effektevaluering af bookingmodul på kirurgisk og medicinsk afdeling. Ph.D.-afhandlingen skal efter 1. juni ikke indarbejde yderligere data, men går ind i en færdiggørelsesfase (hvis det er et kandidat-stipendium, som er påbegyndt d , så vil afhandlingen være færdig 1.2, 2008). 6. Fase Det skal afklares, hvornår EPJ er tilstrækkeligt implementeret til at en samlet evaluering giver mening. Samlet evaluering af klinisk proces og integrationsløsningen. Afprøvning og evt. revision af programteori. Evt. spørgeskemaundersøgelse. Ultimo 2008, udkast til slutrapport (afhænger af implementeringsprocessen). Ph.d. indleverer afhandling.