PARATHEDSMÅLING. Bedre brug af hjælpemidler

Transkript

1 PARATHEDSMÅLING Bedre brug af hjælpemidler

2 Indhold Introduktion til anvendelse af dokumentet 3 Resume af parathedsmålingen 4 Fælles og konkrete mål med implementeringen 6 Organisering og ledelse 9 Medarbejdere 11 Borgere i målgruppen 13 2

3 Introduktion til anvendelse af dokumentet Hvad kan I bruge denne statusrapport til? Ud over at give projektlederen et overblik og en række opmærksomhedspunkter kan statusrapporten ligeledes anvendes til at tydeliggøre overfor ledelsen, politisk såvel som faglig, hvor de organisatoriske udfordringer ligger i netop jeres kommune, når I skal implementere og drifte bedre brug af hjælpemidler. Rapporten giver desuden et billede af, hvor der skal prioriteres ressourcer, bl.a. i form af tid, kompetenceudvikling og praktiske opgaver. På samme måde kan statusrapporten anvendes på medarbejderplan, samtidig med at den giver de involverede medarbejder et overblik over, hvor der er specifikke opgaver, som de skal tage hånd om. Proces ift. aftaler om opfølgning Den proces der har fundet sted i forbindelse med udarbejdelse af parathedsmålingen, er et godt udgangspunkt for det videre arbejde. Det er vigtigt at følge op og sikre at der bliver taget hånd om de områder, hvor der er opgaver, der skal løses. Det anbefales, at der afholdes opfølgende møder, hvor de involverede medarbejdere deltager, og giver en status på de opfølgende handlinger. 3

4 Resume af parathedsmålingen Nedenstående giver et overblik over konkrete udfordringer og fokusområder, som alle er vigtige at have for øje for at nå de ønskede mål og kvalitative gevinster i arbejdet med bedre brug af hjælpemidler. Parathedsmålingen er udarbejdet af udvalgte medarbejdere i jeres organisation, som alle har eller vil få en væsentlig rolle i implementering og arbejdet med bedre brug af hjælpemidler. Er der besvarelser, som ikke er i grøn, er det vigtigt at følge op på emnet, da alle spørgsmål er et vigtigt led i en vellykket implementering samt i at høste de ønskede gevinster. Fælles og konkrete mål med implementeringen Hvilken forandring skal bedre brug af hjælpemidler medføre: A. Er der vedtaget konkrete mål i forhold til øget selvbestemmelse og kvalitet for borgerne? B. Er der vedtaget konkrete mål i forhold til arbejdsmiljø/medarbejdertilfredshed? C. Er der vedtaget konkrete mål i forhold til reduceret tidsforbrug på hjemmeplejeydelser? D. Er der vedtaget konkrete mål i forhold til antal borgere, som bliver helt eller delvist selvhjulpne? E. Er der udarbejdet et overblik over totalomkostninger og forventede gevinster (business case)? Kommunikation om forandringen: F. Er den borgerrettede indsats beskrevet i pjece eller lignende, rettet til borgere og pårørende? G. Er der til medarbejderne udarbejdet informationsmateriale om indsatsen, formålet og planen for implementeringsforløbet? H. Er der til frontlinjeledere udarbejdet informationsmateriale om indsatsen, formålet og planen for implementeringsforløbet? I. Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i en generel informationspjece? Projektledelse under og efter implementeringen: J. Er der udarbejdet en liste over de forskellige risici for udfordringer, der er forbundet til implementeringen og driften af bedre brug af hjælpemidler (risikoanalyse)? K. Er der planlagt en systematisk evaluering/opfølgning med udgangspunkt i succeskriterierne for arbejdet med bedre brug af hjælpemidler? Organisering og ledelse L. Er der for hver opgave placeret en ansvarlig navngiven medarbejder, samt en stedfortræder ved sygdom, fravær, ophør eller lign? M. Er der gennemført uddannelse af alle de medarbejdere, der er blevet tildelt et nyt ansvarsområde? N. Har ledere, medarbejdere, planlæggere og konsulenter fået tildelt de nødvendige ressourcer til opgaveløsningen? O. Er der beskrevet, hvordan det tværgående samarbejde skal organiseres i de nye arbejdsgange? 4

5 Medarbejdere P. Er alle involverede frontmedarbejdere uddannet i principperne for at arbejde med bedre brug af hjælpemidler? Q. Er der uddannet et passende antal superbrugere/nøglepersoner, som kan vejlede kolleger i arbejdet? R. Kender alle involverede frontmedarbejdere navn, telefonnummer og mail på de superbrugere/nøglepersoner, de er tilknyttet? S. Er oversigten over de ansvarlige personer tilgængelige for medarbejdere, borgere og ledere i organisationen? T. Er det aftalt, hvem der har ansvar for, og hvem der internt i kommunen skal betale for hjælpemidlerne, når dette er tilfældet? Borgere i målgruppen U. Foreligger der klare beskrivelser af de enkelte trin og er det tydeligt beskrevet, hvem der udfører de enkelte trin? V. Har de involverede medarbejdere kompetencer til identifikation af borgere i målgruppen for bedre brug af hjælpemidler? W. Udarbejdes der individuelle mål for hver enkelt borger i samarbejdet mellem borger, frontmedarbejder og terapeut/visitator? X. Er medarbejderne bekendt med, hvorfor der er behov for en tidsbesparelse ved bedre brug af hjælpemidler? 5

6 Fælles og konkrete mål med implementeringen 1.1 Oversigt over besvarelser Nedenstående graf viser forudsætningerne for at arbejde med fælles og konkrete mål med implementering af bedre brug af hjælpemidler. Er der besvarelser, som ikke er i grøn, er det vigtigt at følge op på emnet, da alle spørgsmål er et vigtigt led i en vellykket implementering samt i at høste de ønskede gevinster. Fælles og konkrete mål med implementeringen Hvilken forandring skal bedre brug af hjælpemidler medføre: A. Er der vedtaget konkrete mål i forhold til øget selvbestemmelse og kvalitet for borgerne? B. Er der vedtaget konkrete mål i forhold til arbejdsmiljø/medarbejdertilfredshed? C. Er der vedtaget konkrete mål i forhold til reduceret tidsforbrug på hjemmeplejeydelser? D. Er der vedtaget konkrete mål i forhold til antal borgere, som bliver helt eller delvist selvhjulpne? E. Er der udarbejdet et overblik over totalomkostninger og forventede gevinster (business case)? Kommunikation om forandringen: F. Er den borgerrettede indsats beskrevet i pjece eller lignende, rettet til borgere og pårørende? G. Er der til medarbejderne udarbejdet informationsmateriale om indsatsen, formålet og planen for implementeringsforløbet? H. Er der til frontlinjeledere udarbejdet informationsmateriale om indsatsen, formålet og planen for implementeringsforløbet? I. Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i en generel informationspjece? Projektledelse under og efter implementeringen: J. Er der udarbejdet en liste over de forskellige risici for udfordringer, der er forbundet til implementeringen og driften af bedre brug af hjælpemidler (risikoanalyse)? K. Er der planlagt en systematisk evaluering/opfølgning med udgangspunkt i succeskriterierne for arbejdet med bedre brug af hjælpemidler? 6

7 1.2 Oversigt over indgåede aftaler Af nedestående oversigt fremgår allerede aftalte opfølgninger. D: Er der vedtaget konkrete mål i forhold til antal borgere, som bliver helt eller delvist selvhjulpne? Opgøre antallet af borgere med 3 eller færre timers hjælp på 2 uger. Trækkes i EOJ Ansvar Peter Petersen Deadline Slut 2. kvartal 15 E: Er der udarbejdet et overblik over totalomkostninger og forventede gevinster (business case)? Find manglende dat på borgere i målgruppen, omkostninger til hjælpemidler, undervisning og projektledelse Ansvar Peter Petersen Deadline slut 2. kvartal 15 F: Er den borgerrettede indsats beskrevet i pjece eller lignende, rettet til borgere og pårørende? Udarbejdelse af forslag og færdiggørelse med Kommunikation Ansvar Signe Svendsen Deadline April 15 G: Er der til medarbejderne udarbejdet informationsmateriale om indsatsen, formålet og planen for implementeringsforløbet? nyhedsbrev/flyer udarbejdes, planlægning af informationsmøder Ansvar Signe Svendsen Deadline April 15 H: Er der til frontlinjeledere udarbejdet informationsmateriale om indsatsen, formålet og planen for implementeringsforløbet? Nyhedsbrev udarbejdes, planlægning af informationsmøder Ansvar Signe Svendsen Deadline April 15 I: Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i en generel informationspjece? Indarbejdes i de respektive informationsmaterialer Ansvar Signe Svendsen Deadline April 15 K: Er der planlagt en systematisk evaluering/opfølgning med udgangspunkt i succeskriterierne for arbejdet med bedre brug af hjælpemidler? Plan for evaluering/opfølgning færdiggøres og der sættes navne på Ansvar Peter Petersen Deadline 2. kvartal Anbefalede værktøjer og vejledninger Bevilling og finansiering Notatet beskriver hvilke overvejelser og muligheder den enkelte kommune kan arbejde med i beslutning om rammer for bevilling, herunder: Afklaring om hvilke typer af hjælpemidler, der kan indkøbes samt hvornår og hvordan borgeren helt eller delvist selv skal betale for hjælpemidlet. Klarhed hos visitationen, terapeuterne og hjemmeplejen om, hvilke former for hjælpemidler man kan tænke i og hvordan anskaffelsen finansieres. En del af dette handler blandt andet om at afklare rammerne og processen for indkøb af hjælpemidler, herunder sammenhæng med eventuelle indkøbsaftaler. Beslutning om hvem der konkret skal indkøbe hjælpemidlerne. Det kan tage tid at etablere et markedsoverblik og bestille, idet markedet for hjælpemidlerne er stort, ligesom internettet giver muligheder for at søge og indkøbe hjælpemidler fra producenter og leverandører fra både ind- og udland. Gevinsttræ 7

8 Gevinsttræet er en model for, hvordan de mulige forandringer bliver gjort til virkelige forandringer. Gevinsttræet sammenkæder de mål og visioner, der er i kommunen, med de forandringer arbejdet med velfærdsteknologier kan medføre. Med gevinsttræets overblik er det bl.a. muligt at udlede hvilke elementer, der skal indgå i den konkrete business case. Regne ark med skabelon til business case Business casen skal bruges som en kvalificeret forudsigelse af udgifter og gevinster ved implementering af vasktoiletter. Business casen er en basisversion, hvori det er muligt at supplere indholdet ud fra egne lokale forudsætninger og ønsker om gevinster. Hvor finder jeg redskaberne? Bevilling og finansiering (Link: Gevinsttræ og regneark (Link: 8

9 Organisering og ledelse 2.1 Oversigt over besvarelser Nedenstående graf viser forudsætningerne for at organisere og lede arbejdet med bedre brug af hjælpemidler. Er der besvarelser, som ikke er i grøn, er det vigtigt at følge op på emnet, da alle spørgsmål er et vigtigt led i en vellykket implementering samt i at høste de ønskede gevinster. Organisering og ledelse L M N O Er der for hver opgave placeret en ansvarlig navngiven medarbejder, samt en stedfortræder ved sygdom, fravær, ophør eller lign? Er der gennemført uddannelse af alle de medarbejdere, der er blevet tildelt et nyt ansvarsområde? Har ledere, medarbejdere, planlæggere og konsulenter fået tildelt de nødvendige ressourcer til opgaveløsningen? Er der beskrevet, hvordan det tværgående samarbejde skal organiseres i de nye arbejdsgange? 2.2 Oversigt over indgåede aftaler Af nedestående oversigt fremgår allerede aftalte opfølgninger. M: Er der gennemført uddannelse af alle de medarbejdere, der er blevet tildelt et nyt ansvarsområde? Tre manglende træningsterapeuter bookes på kusus Ansvar Lene Hansen Deadline marts Anbefalede værktøjer og vejledninger Dialogredskab Dialogredskabet er udviklet til at synliggøre, italesætte og afstemme forventninger samt hjælper til at klæde ledere og projektledere på, til at håndtere og gennemføre organisatoriske forandringer. Redskabet består af en række forskellige værktøjer, og er en samling af metoder til forandring af arbejdsgange og organisering. Af konkrete værktøjer i dialogredskabet kan følgende være særligt relevante ift. ledelse og organisering af arbejdet med bedre brug af hjælpemidler: Forandringer skal ledes - Engagement internt og eksternt Forandringer skal ledes - Forandring i forskellige tempi Forandringer skal ledes - Fælles opsamling fælles mål Forandringer skal ledes - Overvind barrierer Forandringer skal ledes - Afklaring af rollefordeling og brugen af ambassadører Faktaark Faktaarket giver indblik i hvilke krav de overordnede mål stiller til de praktiske omstændigheder, og indeholder de mest basale oplysninger om metoden bedre brug af hjælpemidler Hvor finder jeg redskaberne? Dialogredskabet (Link: Faktaark (Link: 9

10 10

11 Medarbejdere 3.1 Oversigt over besvarelser Nedenstående graf viser medarbejdernes forudsætninger for at arbejde med bedre brug af hjælpemidler som en fast del af den daglige drift. Er der besvarelser, som ikke er i grøn, er det vigtigt at følge op på emnet, da alle spørgsmål er et vigtigt led i en vellykket implementering samt i at høste de ønskede gevinster. Medarbejdere P Q R S T Er alle involverede frontmedarbejdere uddannet i principperne for at arbejde med bedre brug af hjælpemidler? Er der uddannet et passende antal superbrugere/nøglepersoner, som kan vejlede kolleger i arbejdet? Kender alle involverede frontmedarbejdere navn, telefonnummer og mail på de superbrugere/nøglepersoner, de er tilknyttet? Er oversigten over de ansvarlige personer tilgængelige for medarbejdere, borgere og ledere i organisationen? Er det aftalt, hvem der har ansvar for, og hvem der internt i kommunen skal betale for hjælpemidlerne, når dette er tilfældet? 3.2 Oversigt over indgåede aftaler Af nedestående oversigt fremgår allerede aftalte opfølgninger. P: Er alle involverede frontmedarbejdere uddannet i principperne for at arbejde med bedre brug af hjælpemidler? Opfølgning på medarbejdernes vurdering af om de har fået tilstrækkelig undervisning når de begynder at arbejde med metoden Ansvar Lene Hansen Deadline slut 3. kvartal Anbefalede værktøjer og vejledninger Dialogredskab Dialogredskabet er udviklet til at synliggøre, italesætte og afstemme forventninger samt hjælper til at klæde ledere og projektledere på, til at håndtere og gennemføre organisatoriske forandringer. Redskabet består af en række forskellige værktøjer, og er en samling af metoder til forandring af arbejdsgange og organisering. Af konkrete værktøjer i dialogredskabet kan følgende være særligt relevante ift. ledelse og organisering af arbejdet med bedre brug af hjælpemidler: Forandringer skal ledes - Engagement internt og eksternt Forandringer skal ledes - Forandring i forskellige tempi Forandringer skal ledes - Fælles opsamling fælles mål Forandringer skal ledes - Overvind barrierer Forandringer skal ledes - Afklaring af rollefordeling og brugen af ambassadører Hvordan lærer vi undervejs? - Hvordan spørger vi medarbejderne Hvordan lærer vi undervejs? - Hvordan strukturerer vi læringen Hvordan lærer vi undervejs? - Evalueringsspørgsmål Hvordan lærer vi undervejs? - Evalueringsredskab Faktaark 11

12 Faktaarket giver indblik i hvilke krav de overordnede mål stiller til de praktiske omstændigheder, og indeholder de mest basale oplysninger om metoden bedre brug af hjælpemidler Hvor finder jeg redskaberne? Dialogredskabet (Link: Faktaark (Link: 12

13 Borgere i målgruppen 4.1 Oversigt over besvarelser Nedenstående graf viser praktiske forudsætninger for at finde borgere i målgruppen, som kan være i målgruppen for bedre brug af hjælpemidler. Er der besvarelser, som ikke er i grøn, er det vigtigt at følge op på emnet, da alle spørgsmål er et vigtigt led i en vellykket implementering samt i at høste de ønskede gevinster. Borgere i målgruppen U V W X Foreligger der klare beskrivelser af de enkelte trin og er det tydeligt beskrevet, hvem der udfører de enkelte trin? Har de involverede medarbejdere kompetencer til identifikation af borgere i målgruppen for bedre brug af hjælpemidler? Udarbejdes der individuelle mål for hver enkelt borger i samarbejdet mellem borger, frontmedarbejder og terapeut/visitator? Er medarbejderne bekendt med, hvorfor der er behov for en tidsbesparelse ved bedre brug af hjælpemidler? 4.2 Oversigt over indgåede aftaler Af nedestående oversigt fremgår allerede aftalte opfølgninger. V: Har de involverede medarbejdere kompetencer til identifikation af borgere i målgruppen for bedre brug af hjælpemidler? Opfølgning på antallet af borgere fundet til målgruppen og medarbejdernes brug af vejledning Ansvar Lene Hansen Deadline 3. kvartal Anbefalede værktøjer og vejledninger Potentialefilter Potentialefilteret hjælper medarbejderne til at identificere borgere i målgruppen, blandt de borgere de kender. Den endelige tildeling/visitation altid vil bero på en individuel vurdering af den enkelte borger, evt. suppleret med en afprøvning af hjælpemidlet. Personas Personas er en række fiktive beskrivelser af den typiske borger, som kan drage nytte af et hjælpemidler. Hvor finder jeg redskaberne? Potentialefilter og personas (Link: 13