Notat af 21. september Evaluering af udbud på vejområdet. vedrørende opgaverne

Transkript

1 Notat af 21. september 2009 Evaluering af udbud på vejområdet vedrørende opgaverne termisk ukrudtsbekæmpelse, vedligehold af grusstier og klipning af hæk og pur Indholdsfortegnelse: 1. Beskrivelse af entrepriseopgaven 2. Organisering af opgaverne 3. Status for opgaveløsning 3.1 termisk ukrudtsbekæmpelse 3.2 vedligehold af grusstier 3.3 klipning af hæk og pur 4. Økonomi 5. Vurderinger 5.1 samarbejde 5.2 kvalitet 6. Konklusioner Ad 1, beskrivelse af entreprisekontrakten. Entreprisen består af opgaverne Termisk ukrudtsbekæmpelse, vedligeholdelse af grusstier og klipning af hæk og pur, der er klart afgrænsede og velegnede til udbud. Udbudsmaterialet er udarbejdet af Rådgivende Ingeniørfirma Rud & Borg på baggrund af data fra Frederikssund Kommunes Vej og Park driftsafdeling. Udbuddet blev vundet af LK-gruppen og entreprisen trådte i kraft 1. april 2009 og løber til og med udgangen af Udbuddet kan betragtes som et forsøgsudbud for at Frederikssund Kommune kan opnå erfaring med opstart, tilsyn og styring af sådanne entrepriser. Mængdemæssigt drejer det sig om brænding af ca. 300 km. kantsten, ca. 70 km. fortorve og flisestier samt om ca. 300 helleanlæg med chaussesten. Der er ca. 30 km. grusstier, som dels skal brændes og dels skal vedligeholdes med nyt grus. Klipning af hæk og pur er opgjort til ca m2. Herværende evaluering, der er omtalt i kontraktmaterialet til udarbejdelse primo oktober 2009, laves for at gøre status på opgaveløsningen, samt anbefale hvorvidt entreprisesamarbejde skal Side 1 af 5

2 fortsætte eller ophøre. Observationer af arbejdets udførelse er foretaget af personale ved Vej og Park. Såfremt Frederikssund Kommune ensidigt eller i gensidig forståelse ophæver samarbejdet, skal endelig skriftlig besked være LK-gruppen i hænde senest den 15. oktober Der er fastsat et ophævelsesgebyr på 7% af 1. års tilbudssum, svarende til ca Kr. Ad 2, organisering af opgaverne LK-gruppen udfører de kontraktmæssige arbejdsopgaver, foretager egenkontrol og laver dokumentation på det udførte arbejde. Fra start af var det forudsat, at LK-gruppen af egen drift kunne begynde opgaveløsningen til aftalte tider, foretage egenkontrol og lave dokumentation på det udførte arbejde. Denne forudsætning viste sig ikke at holde stik. I stedet blev det nødvendigt både at trække opgaveløsningen i gang og konstant efterspørge egnet dokumentation. Primo august blev det nødvendigt at afholde direktørmøder Frederikssund Kommune og LKguppen imellem. På mødet besluttedes følgende: at starte på en frisk LK-gruppen tilknytter anden driftsleder til opgaven byggemøder afholdes hver uge byggemøder styres og rapporteres af medarbejder fra Veje, Trafik og Affald dokumentation på gennemført arbejde fremsendes hver uge, så effektiv tilsyn muliggøres Ad 3.1, status for opgaveløsningen, termisk ukrudtsbekæmpelse. Kontraktmaterialets mængdefortegnelser er omskrevet til rutebeskrivelser der viser, hvor der er ukrudtsbekæmpet hvornår, samt hvor der vil blive ukrudtsbekæmpet den kommende uge. Disse beskrivelser er dels LK gruppens grundlag for styring og egenkontrol af opgaveløsningen og dels grundlag for Frederikssund Kommunes tilsyn på opgaveløsningen.der arbejdes stadigt med at forbedre denne dokumentation, så alle oplysningerne fremstår klart og entydigt. der er kun udført 3 brændinger ud af i alt 8 ved udgangen af september måned fra start af var der strækninger som ikke blev brændt i nogle tilfælde blev der brændt for tæt på hække og græsrabatter, med brændingsskader til følge brugelige ruteplaner, incl. tilbagemelding om gennemført brænding, forelå først primo august leverandøren kørte udenfor fastlagt arbejdstid der er blevet anvendt stålrulle, denne arbejdsmetode er ikke godkendt og kan ikke accepteres leverandøren benyttede underleverandører uden forudgående tilladelse Side 2 af 5

3 der var ikke tilstrækkelig materiel til rådighed fra start mandskabet var tilstrækkeligt instrueret fra start leverandøren har ikke sendt dokumentation for egenkontrol Ad 3.2, status for opgaveløsningen, vedligehold af grusstier. I starten havde LK gruppen valgt en arbejdsproces til opretning af grusstier som forårsagede et utilfredsstillende stort materialeforbrug. Manglende beskrivelse af arbejdsmetoder fra start Leverandøren har ikke sendt dokumentation for egenkontrol Her efterlyses en fra LK-gruppens side faglig vurdering af metodevalget før igangsætning, idet opretning og topdressing af grusstierne aldrig ville kunne gennemføres, for de til rådighed værende midler. Kun ca. halvdelen af grusstierne blev som følge dette metodevalg kun oprettet og topdresset. Ad 3.3, status for opgaveløsningen, klipning af hæk og pur. LK gruppen kom meget sent i gang og blev først færdig med 1. gangs klipningen primo september. Også her efterlyses en mere faglig tilgang til opgaven, nogle af fejlklipningerne kunne være undgået. Leverandøren har ikke sendt dokumentation for egenkontrol at leverandøren kom for sent i gang med hækkeklipning, hvorved 1. klipning først blev afsluttet i september herved vanskeliggjordes renhold på de tilstødende arealer at der har været konstateret manglende bortskaffelse af hækaffald ved arbejdets afslutning 2. gangs klipning foretages i løbet af september måned. Ad 4, økonomi Opgavedel Kontraktsum Forbrugt pr. 1/9-09 Restbeløb Ukrudtsbekæmpelse Opretning af grusstier Klipning af hæk og pur Der er anvendt følgende antal timer til tilsyn og entreprisestyringen frem til 1. september: Vej og Park drift, stikprøvekontrol m.m. 141 timer Vej, Trafik og Affald, tilsyn og entreprisestyring ca. 130 timer Side 3 af 5

4 Veje, Trafik og Affald, lederdeltagelse ca. 50 timer Det lille forbrug på ukrudtsbekæmpelsen skyldes at LK-gruppen på grund af de føromtalte forsømmelser er bagud med opgaven. Senere på året vil det blive vurderet om det er formålstjenligt, at gennemføre alle de planlagte 8 brændinger i år, eller om et restbeløb skal overføres til næste år. Ad 5.1, vurdering, samarbejde Opstartsfasen har været præget af sen igangsættelse af opgaveudførelsen og et til tider anstrengt samarbejde omkring følgende emner: valg og godkendelse af arbejdsmetoder overholdelse af beskrevne arbejdstider overholdelse af oplysningspligt på sikkerhedsforhold etablering af mulighed for tankning af gas centralt i kommunen fremsendelse af dokumentation for udført arbejde og gennemført egenkontrol enighed om kvalitetsniveauet på gennemført ukrudtsbekæmpelse Efter direktørmøderne primo august begyndte ovennævnte at forbedre sig, dette er dog stadig ikke godt nok, idet for meget stadig skal trækkes ud af LK-gruppen, i stedet for at tingene kom proaktivt fra LK-gruppen til os. Ad 5.2, vurdering, kvalitet Kvaliteten af de udførte klipninger på hæk og pur vurderes i store træk at have opnået et acceptabelt niveau, dog efterlyses der en øget faglig tilgang, så åbenlyse fejlklipninger af buske undgås. Kvaliteten af de gennemførte opretning og topdressing af grusstier vurderes i store træk at have opnået et acceptabelt niveau, dog efterlyses som før nævnt en øget faglig tilgang til opgaven, så der ikke opstartes arbejdsmetoder med et så stort ressourceforbrug, at ikke alle stier vil kunne blive oprettet og topdresset for den givne beløbsramme. Den utilfredsstillende opstart og indkøring af ukrudtsbekæmpelsen efterlader et helhedsindtryk af en mangelfuld ukrudtsbekæmpelse, som ikke umiddelbart kan ændres, idet ukrudtet ofte er vokset så meget, at termisk bekæmpelse er vanskelig og nogle steder ikke mulig før manuel fjernelse. Kvaliteten af den gennemførte brænding er uensartet, dette er uacceptabelt og skal forbedres, hvor denne ikke findes tilfredsstillende. Utilfredsstillende brændinger vil blive forlangt omgjort. Helhedsindtrykket vil gradvist blivesøgt forbedret ved at øge brændingsfrekvensen samt fjerne noget ukrudt manuelt. Ad 6, konklusioner Efter et uacceptabelt opstarts- og indkøring forløb, opleves der efter direktørmøderne primo august forbedringer, der dog stadig bærer præg af at oplysninger skal trækkes ud af LK-gruppen. Side 4 af 5

5 På alle tre opgaveområder efterlyses mere faglig tilgang til opgaverne, så åbenlyse fejlklipninger, forkerte arbejdsmetoder og kvalitetsbrist undgås. LK-gruppens egenkontrol skal forbedres og dokumenteres bedre. På opretning og topdressing af grusstier og på ukrudtsbekæmpelse er der opstået mangler i mængdeudførelsen, disse skal indhentes inden udgangen af 2010, forudsat inden for de givne økonomiske rammer. Der overføres eventuelt midler fra år 2009 til år Specielt på opretning og topdressing af grusstier er mængdemanglen betydelig, hvorfor det er nødvendigt, at LK-gruppen garanterer, at det forsømte vil være indhentet inden udgangen af år Side 5 af 5