UDBUDSBETINGELSER. Udbud vedrørende. drift og vedligeholdelse af Nordre og Vestre kirkegårde. Århus Kommune. September 2010

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Udbud vedrørende drift og vedligeholdelse af Nordre og Vestre kirkegårde Århus Kommune September 2010 Bech-Bruun Advokatfirma Frue Kirkeplads Århus C T F København Århus

2 1. Indledning Dette udbud vedrører to kontrakter om gartnerisk drift og vedligeholdelse, vintertjenester samt kapeltjenestefunktioner på henholdsvis Vestre og Nordre kirkegårde. Opgaven udbydes i henhold til Tilbudslovens kapitel 6a om annonceringspligt for visse vare- og tjenesteydelseskontrakter (kapitel 6a i lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007). Udbuddet er sendt til offentliggørelse i Supplement til EU-tidende samt offentliggjort på Århus Kommunes hjemmeside den 2. juli Der er efterfølgende foretaget en prækvalifikation af de indkomne ansøgninger, hvorefter udbudsmaterialet er fremsendt til de prækvalificerede med opfordring til at afgive tilbud. 2. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er Århus Kommune, Valdemarsgade 18, Århus C, som i udbudsmaterialet benævnes som Århus Kommune, Udbyder, eller Bestiller. Alle henvendelser, herunder spørgsmål m.v., skal dog i løbet af udbudsprocessen rettes til: Bech-Bruun Advokatfirma Att.: Advokat Henrik Holtse Frue Kirkeplads Århus C Danmark Tlf.: Fax: hho@bechbruun.com 3. Århus Kommunes Kirkegårde Vestre Kirkegård og Nordre Kirkegård hører ind under Århus Kommune og betegnes samlet Århus Kommunes Kirkegårde. Vestre Kirkegård er beliggende på Viborgvej 47 A, 8210 Århus V. Der henvises til bilag 2a for kort over området. 2

3 Nordre Kirkegård er beliggende på Kirkegårdsvej 26, 8000 Århus C. Der henvises til bilag 2b for kort over området. 4. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende elementer: 1) Udbudsannonce 2) Udbudsbetingelser (kontraktbilag 1) a. Kort over Vestre Kirkegård b. Kort over Nordre Kirkegård 3) Tilbudslister (kontraktbilag 3) 4) Ydelsesbeskrivelse (kontraktbilag 2) a. Arbejdsbeskrivelse med tilhørende bilag for Vestre Kirkegård i. Kontrolskema ii. Planteliste for udplantningsplanter iii. Plantegninger for bygninger iv. Klausuler på gravgårde v. Vedtægt for Århus Kommunes Kirkegårde b. Arbejdsbeskrivelse med tilhørende bilag for Nordre Kirkegård i. Kontrolskema ii. Planteliste for udplantningsplanter iii. Plantegninger for bygninger iv. Klausuler på gravgårde v. Vedtægt for Århus Kommunes Kirkegårde c. Kvalitetsbeskrivelse Bisættelser og begravelser - Vestre Kirkegård d. Kvalitetsbeskrivelse Bisættelser og begravelser - Nordre Kirkegård e. Kvalitetsbeskrivelse Grønne elementer og gravsteder for Vestre Kirkegård f. Kvalitetsbeskrivelse Grønne elementer og gravsteder for Nordre Kirkegård 5) Udkast til kontrakt vedrørende Vestre Kirkegård 6) Udkast til kontrakt vedrørende Nordre Kirkegård 7) Overtagelse af bygninger og stillepladser Vestre Kirkegård (kontraktbilag 5) 8) Overtagelse af bygninger og stillepladser Nordre Kirkegård (kontraktbilag 5) 9) Overtagelse af maskiner Vestre Kirkegård (kontraktbilag 6) 10)Overtagelse af maskiner Nordre Kirkegård (kontraktbilag 6) 11)Liste over medarbejdere der overtages Vestre Kirkegård (kontraktbilag 7) 12)Liste over medarbejdere der overtages Nordre Kirkegård (kontraktbilag 7) 13)Sociale klausuler (kontraktbilag 8) 14)Tekst til anfordringsgaranti (kontraktbilag 4) 15)Tro- og love-erklæring om gæld til det offentlige Ovenstående materiale er at finde på vedlagte CD-ROM. 3

4 5. Baggrund for udbuddet Århus Kommunes Kirkegårde vedligeholdes i dag af Natur og Vej Service (NVS), der er en intern forvaltningsenhed i kommunen. For at sikre at vedligeholdelsen af Århus Kommunes Kirkegårde varetages på den økonomisk mest fordelagtige måde, har Århus Kommune valgt at udbyde opgaven. Gartnerisk vedligeholdelse af kirkegårde er en tjenesteydelse, og den har CPV klassifikation , hvilket klassificeres som en bilag II B tjenesteydelse. Vintervedligeholdelse er også en tjenesteydelse, og den har CPV klassifikation , hvilket klassificeres som en bilag II A - tjenesteydelse. Da gartnerisk vedligeholdelse udgør langt hovedparten af kontrakterne er de samlede kontrakter omfattet af reglerne om bilag II B - tjenesteydelser i udbudsdirektivet, og de konkurrenceudsættes derfor efter tilbudslovens regler om annoncering. 6. Udbuddets genstand og kontraktens varighed De udbudte ydelser omfatter følgende: gartnerisk drift og vedligeholdelse, gravning af grave, visse nyanlæg af grave, granudlægning på gravene, vintervedligeholdelse, udplantning af årstidens blomster samt kapeltjeneste mv. Ydelserne i de to udbudte kontrakter er udførligt beskrevet i Ydelsesbeskrivelsen med tilhørende bilag, som dels indeholder generelle udførelseskrav for begge kontrakter, dels specifikation af særlige forhold for den enkelte kirkegård samt angivelse af arbejdsopgavernes omfang for denne. Århus Kommune vil som udgangspunkt indgå en separat kontrakt for Vestre Kirkegård og en separat kontrakt for Nordre Kirkegård. Århus Kommune forbeholder sig dog retten til at indgå én samlet kontrakt vedrørende begge kirkegårde, såfremt dette giver den samlet set økonomisk mest fordelagtige opgaveløsning. Tilbudsgiver kan byde på én kontrakt og/eller begge kontrakter. Kontrakterne indgås som udgangspunkt for en periode på 33 måneder, med begyndelse den 1. april 2011 og ophør pr. 31. december Kommunen har dog mulig- 4

5 hed for (option på) at forlænge kontrakterne i op til to perioder af et års varighed (dvs. maksimalt yderligere 2 år). 7. Besigtigelse og spørgemøde Der er mulighed for at foretage besigtigelse af arealerne og bygningerne. Besigtigelsen af Vestre Kirkegård finder sted den 14. september 2010 kl Mødestedet er foran det store kapel. Besigtigelsen af Nordre Kirkegård finder sted den 14. september 2010 kl Mødestedet er foran kapellet. I forlængelse af besigtigelsen på Nordre Kirkegård vil der blive afholdt et spørgemøde fra kl , som finder sted i mandskabsbygningen. Tilbudsgiverne opfordres til at sætte sig grundigt ind i udbudsmaterialet inden besigtigelse og spørgemøde. Tilmelding til besigtigelse og spørgemøde skal ske til Charlotte Buhl, tlf , cbu@aarhus.dk inden den 9. september 2010 kl Tilbud 8.1 Afgivelse af tilbud For at komme i betragtning skal tilbuddet være kommet frem, inden fristen for afgivelse af tilbud udløber. Tilbuddet skal være mærket Tilbud på drift og vedligeholdelse af Århus Kommunes Kirkegårde Må ikke åbnes af poståbningen. Tilbud skal fremsendes eller afleveres i tre eksemplarer (papir) til følgende adresse: Bech-Bruun Advokatfirma Att. Advokat Henrik Holtse Frue Kirkeplads Århus C Danmark Der gives efter anmodning kvittering, når tilbuddet er modtaget. 5

6 Tilbud fremsendt til andre adresser vil ikke blive taget i betragtning. 8.2 Tilbudsfrist Fristen for afgivelse af tilbud er: Fredag den 5. november 2010, kl Bemærk venligst, at tilbud, der modtages efter den fastsatte frist, ikke vil eller kan blive taget i betragtning. 8.3 Generelle tilbudsvilkår og vedståelse Tilbud, herunder al korrespondance og lignende materiale, skal være på dansk. De afgivne tilbud er bindende for Tilbudsgiveren til og med den 30. juni Der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbuddene eller i øvrigt at modtage oplysninger om indholdet af andre tilbud. Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Århus Kommune og Århus Kommunes rådgivere. Århus Kommune er ikke forpligtet til at tilbagelevere fremsendte tilbud. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Århus Kommune uvedkommende. 8.4 Udformning af tilbud Det er Tilbudsgivers ansvar at sikre, at afgivne tilbud overholder alle de i udbudsmaterialet fastlagte krav. Det er endvidere Tilbudsgivers ansvar og risiko, at tilbudslisten er korrekt udfyldt, hvorfor fejl og ufuldstændig udfyldning alene kan henføres til Tilbudsgiver. Århus Kommune forbeholder sig ret til at bortse fra upræcise tilbud og ukonditionsmæssige tilbud. Eventuel forkastelse af et tilbud vil blive meddelt skriftligt til den pågældende Tilbudsgiver. 8.5 Særligt vedrørende tilbudslisten og angivelse af priser Tilbudslisten indgår i tilbudet og skal derfor afleveres udfyldt i sin helhed og underskrevet. 6

7 Der er udarbejdet selvstændige tilbudslister for henholdsvis Vestre Kirkegård, Nordre Kirkegård og begge kirkegårde. Tilbudsgiver kan vælge mellem følgende: 1) Kun udfylde tilbudsliste vedrørende Vestre Kirkegård 2) Kun udfylde tilbudsliste vedrørende Nordre Kirkegård 3) Kun udfylde tilbudsliste vedrørende begge kirkegårde 4) Kun udfylde tilbudsliste vedrørende enten Vestre eller Nordre Kirkegård samt tilbudsliste vedrørende begge kirkegårde 5) Udfylde alle 3 tilbudslister Afhængigt af hvor mange tilbudslister der udfyldes og indsendes omfatter tilbuddet en eller begge kirkegårde enten hver for sig eller samlet. Alle priser skal være opgivet eksklusive moms. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at alle priser reguleres hvert år, jf. Standardkontrakten. Alle poster i tilbudslisten skal udfyldes og alle priser skal være inklusive alle de med entreprisen forekommende omkostninger herunder eventuelle virksomhedsoverdragelsesomkostninger. Supplerende oplysninger skal angives med præcise referencer til tilbudslisten. Tilbudslisten er inddelt i følgende typer opgaver: 1) Standardopgaver til udførelse på eget initiativ 2) Standardopgaver til udførelse efter Bestillers initiativ 3) Bestillingsopgaver Den første type opgaver er standardopgaver, hvor Entreprenøren på eget initiativ skal udføre opgaverne i henhold til de opstillede krav i Ydelsesbeskrivelsen. Det omfatter f.eks. pleje af kirkegårdsplæne. Det i tilbudslisten anførte omfang ligger fast, medmindre der sker ændringer i arealer mv., jf. Standardkontraktens punkt 9. Den anden type opgaver er standardopgaver, som kun skal udføres, når Bestiller har bedt om dette. Det omfatter f.eks. grandækning af gravsteder. Det i tilbudslisten anførte omfang er alene et estimat. Den tredje type opgave er bestillingsopgaver, som kun skal udføres, hvis Bestiller særskilt får et behov herfor. Det omfatter f.eks. sløjfning af gravsteder. Det i tilbudsli- 7

8 sten anførte omfang er alene et estimat. Bestiller har ret til at lade bestillingsopgaver udføre af en anden entreprenør. 9. Gæld til det offentlige Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Tilbudsgiver skal derfor med tilbuddet afgive erklæring på tro og love, som er vedlagt udbudsbetingelserne. Opmærksomheden henledes på, at tro- og love-erklæringen skal udfyldes ved afkrydsning og underskrives samt indsendes sammen med tilbuddet inden tilbudsfristen. Manglende eller ukorrekt tro- og love-erklæring medfører, at tilbuddet anses for ukonditionsmæssigt. 10. Kontrolbud Natur og Vej Service vil afgive kontrolbud. Det er en betingelse for accept af tilbud, at den samlede pris er lavere end kontrolbuddet. 11. Forbehold i tilbud Tilbud bør afgives uden forbehold, og Århus Kommune forbeholder sig retten til at afvise ethvert tilbud, som indeholder forbehold. Århus Kommune vil afvise tilbud med forbehold, som efter Århus Kommunes skøn ikke kan prisfastsættes. Århus Kommune forbeholder sig retten til på en objektiv og gennemskuelig måde at prissætte Tilbudsgiverens eventuelle forbehold for at undgå, at Tilbudsgiveren som følge at sit forbehold opnår en fordel på de øvrige Tilbudsgiveres bekostning. For at tilsikre sammenlignelighed mellem de indkomne tilbud accepteres følgende forbehold ikke under nogen omstændigheder: 8

9 Forbehold om at Tilbudsgiverens egne salgs- og leveringsbetingelser skal finde helt eller delvist anvendelse, såfremt det strider mod Standardkontrakten. Forbehold vedrørende kontraktuelle krav, som er reguleret i Standardkontrakten. Ethvert forbehold vedrørende pris. 12. Forhandling Århus Kommune forventer ikke at forhandle med Tilbudsgiverne om de afgivne tilbud inden indgåelse af kontrakt. Da Tilbudsgiver ikke kan forvente at optimere den afgivne pris ved forhandling, opfordres Tilbudsgiver til at afgive sin bedste pris allerede i tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres endvidere til at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at tilbuddet kan danne grundlag for indgåelse af kontrakt uden yderligere drøftelser. Århus Kommune forbeholder sig imidlertid muligheden for at indkalde samtlige tilbudsgivere til forhandling inden indgåelse af kontrakt. 13. Tildelingskriteriet Tildelingskriteriet er laveste pris. Prisen som evalueres vil være sammensat af: Årlig pris for standardopgaver udført på Entreprenørens eget initiativ, og Årlig pris for standardopgaver udført på Bestillers initiativ i forhold til estimeret behov, og Årlig pris for bestillingsopgaver i forhold til estimeret behov. Det bemærkes, at der som anført er mulighed for at afgive tilbud på enten én af kirkegårdene eller begge hver for sig eller samlet. Århus Kommune vil vælge den kombination af de indkomne tilbud, der samlet medfører den laveste pris. Det betyder, at Århus Kommune vil tildele begge kontrakter til én Tilbudsgiver, såfremt Århus Kommune totalt set opnår den laveste pris for den samlede løsning af vedligeholdelsesopgaverne for Århus Kommunes Kirkegårde ved at til- 9

10 dele begge kontrakter til én Tilbudsgiver. Tilbudsgiver gøres derfor opmærksom på, at Tilbudsgiver i visse ekstreme tilfælde ikke er garanteret tildelingen af en enkelt kontrakt, selv om Tilbudsgiver for netop denne ene kontrakt isoleret set har afgivet den laveste pris. 14. Leje (lån) af bygninger og stilleplads Den vindende tilbudsgiver har mulighed for at indgå en vederlagsfri lejeaftale om bygninger og stillepladsen, jf. Bilag 7 og Overtagelse af materiel Den vindende tilbudsgiver er forpligtet til at overtage nærmere defineret materiel i forbindelse med ikrafttræden af kontrakten. Materiellet er blevet værdisat af en uafhængig vurderingsmand for Bestiller på forhånd, og den vindende tilbudsgiver skal i forbindelse med kontraktindgåelse betale de anførte beløb, hvorefter ejerskabet til det omhandlede materiel overgår til den vindende tilbudsgiver. Bilag 9 er en oversigt over materiel, der skal overtages i relation til Vestre Kirkegård, hvilket har en samlet værdi på kr Bilag 10 er en oversigt over materiel, der skal overtages i relation til Nordre Kirkegård, hvilket har en samlet værdi på kr Overtagelse af ansatte Vedligeholdelsen af Århus Kommunes Kirkegårde varetages for tiden af NVS, der er en intern forvaltningsenhed i kommunen. Det kan blive en konsekvens af dette udbud, at Tilbudsgiver i forbindelse med tildelingen af kontrakten skal overtage en eller flere ansatte fra Århus Kommune. Medarbejdernes antal, og hver enkelt medarbejders anciennitet, uddannelse og andre kvalifikationer, alder, løn- og ansættelsesforhold samt generelle overenskomstmæssige forhold, fremgår af Bilag 11 og Bilag 12. Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (Lovbekendtgørelse nr. 710 af 20. august 2002) vil være gældende i forbindelse med tildelingen af kontrakten. 10

11 17. Kontraktuelle forhold Der henvises til de vedlagte udkast til kontrakter samt underbilagene hertil. Kontraktudkastet er udformet, således at dette er gældende for en kontrakt vedrørende Vestre Kirkegård eller Nordre Kirkegård. Efter evaluering af de indkomne tilbud tildeles den eller de vindende Tilbudsgivere kontrakt på grundlag af tildelingskriteriet. Det kan oplyses, at tildelingsbeslutningen skal gennemføres efter Århus Kommunes interne beslutningsproces, hvilket medfører, at tildeling af kontrakt påregnes at finde sted januar Kontraktstart er den 1. april Perioden fra meddelelse af tildelingsbeslutning indtil kontraktstart skal fungere som forberedelsesperiode for leverandøren, således at leverandøren er klar til at påbegynde levering af ydelserne uden yderligere forberedelse pr. 1. april Spørgsmål og henvendelser Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet kan rettes skriftligt til følgende adresse: Bech-Bruun Advokatfirma Att. Advokat Henrik Holtse Frue Kirkeplads Århus C Danmark hho@bechbruun.com Spørgsmål til udbudsmaterialet skal være modtaget senest den 25. oktober 2010, kl. 12. Svar på spørgsmål og eventuelle yderligere oplysninger vil blive fremsendt forventeligt den 29. oktober Såfremt Tilbudsgiver efter at fristen for at stille skriftlige spørgsmål er udløbet bliver opmærksom på uklarheder i udbudsmaterialet, skal Tilbudsgiveren i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund. 11

12 19. Tidsplan Udsendelse af udbudsmateriale til de prækvalificerede Besigtigelse og spørgemøde Frist for spørgsmål Svar på spørgsmål Tilbudsfrist Forventet tildelingsbeslutning Ult. jan 2011 Standstill periode (30 dage) udløber Ult. feb Forberedelsesfase Ult. jan Kontraktstart