Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 10. juni 2015, kl i Allégården, Tårnbyvej 53, Kastrup

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 10. juni 2015, kl i Allégården, Tårnbyvej 53, Kastrup Bestyrelsen: John Bach, Anette M. E. Jensen, Jytte Dræby, Søren Sabat, Kirsten Haugaard Suppleanter: Kim Boch, Eva Werner KAB: Kundechef Henning Bøgh Holtov, driftschef Tina Willer-Jensen, udlejningschef Finn Larsen Afbud: Susanne Bech Uldahl, Jørgen Juul, Peter Just Larsen Indholdsfortegnelse 1. Valg af ordstyrer Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 25. marts Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning Boliger til flygtninge Aftenseminar for alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter i TKB Studieture til udlandet /14

2 Sager til orientering Nyt fra afdelingerne Salg af institutionerne Styringsdialog 2015 (2013/14) Sociale klausuler om uddannelses- og praktikpladser Likviditetsstyring Ny proces for løsøre ved fraflytningssyn Beboerklagenævnssager Kommende møder Referat fra mødet fortrolighed Eventuelt Bilag 1: Brev fra borgmesteren af den 18. maj Bilag 2: Ministerbrev til samtlige kommunalbestyrelser og boligorganisationer Bilag 3: Notat til samtlige kommunalbestyrelser og almene boligorganisationer Bilag 4: Notat om ny proces for løsøre Bilag 5: Ejerskabserklæring Bilag 6: Statistik over beboerklagenævnssager /14

3 1. Valg af ordstyrer Kirsten Haugaard blev valgt som ordstyrer. 2. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 29. maj Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 25. marts 2015 Referat af organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 25. marts 2015 er udsendt den 8. april Det indstilles, at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, som efterfølgende blev underskrevet af formanden. 4. Revisionsprotokol Revisionsprotokollen fremlægges til gennemsyn, idet det bemærkes, at der ikke er indkommet tilføjelser til protokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 3/14

4 Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 5. Organisationsbestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmødet den 18. november 2014 blev der foretaget valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen har herefter følgende sammensætning: På valg Formand John Bach 2015 Næstformand Kirsten Haugaard 2016 Medarbejderudpeget Jørgen Juul 2015 Medlem Jytte Dræby 2016 Medlem Susanne Bech Uldahl 2015 Medlem Anette M. E. Jensen 2016 Kommunalt udpeget Søren Sabbat Suppleant Kim Boch 2015 Suppleant Eva Werner 2015 Suppleant Peter Just Larsen Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. 4/14

5 Formanden fortalte kort om det netop afholdte repræsenstantskabsmøde i BL samt næste møde i september, der særligt omhandler emnet styringsdialogmøder. I KAB arbejdes der p.t. med emnet effektiv drift, et værktøj er under udarbejdelse, og der skal senere køres et pilotprojekt. Formanden oplyste endvidere at David Nielsen-Ourø fra Glostrup Ejendomsselskab er nyvalgt bestyrelsesmedlem i KAB. Sager til beslutning 7. Boliger til flygtninge Mandag den 11. maj 2015 afholdt borgmesteren i Tårnby et møde med boligselskaberne i kommunen om boligplacering af flygtninge. Fra TKB deltog formand John Bach og næstformand Kirsten Haugaard, og fra KAB deltog kundedirektør Margrete Pump. Af borgmesterens indledning fremgik det, at kommunen forventer at modtage 99 flygtninge i henholdsvis 2015 og 2016 især fra Syrien og Eritrea. Den midlertidige placering løser kommunen ved hjælp af hotelværelser, campinghytter og pavilloner, der opstilles forskellige steder i kommunen. Mødet handlede dermed om at tilvejebringe permanente boliger gerne i form af 1- og 2-rums boliger. Ansvaret herfor påhviler kommunalbestyrelsen. Borgmesteren håbede, at boligselskaberne var indstillet på at være med til at løse denne opgave, men tilføjede, at han ikke kunne tvinge boligorganisationerne. Borgmesteren oplyste derudover, at der i øjeblikket står 150 personer på den sociale venteliste i kommunen, som må vente, til flygtningene er boligplaceret. John Bach fremførte, at han ville forelægge det for sin bestyrelse med en positiv indstilling, under den forudsætning at alle boligorganisationer/afdelinger i kommunen bidrog til at løse opgaven i forhold til antal enheder, og at tildelingen af boliger til flygtninge skulle ske udover de sædvanlige 25 % boliger, der anvises til Tårnby Kommune. Af brev fra Tårnby Kommune/borgmesteren af den 18. maj 2015 fremgår det, at fordeling af flygtninge ud fra boligselskabernes størrelse vil betyde, at TKB skal bidrage med 16 boliger om året i 2015 og Brevet vedlægges som bilag. De tilstedeværende boligorganisationer erklærede sig alle mere eller mindre enige, men alle skulle have en politisk beslutning. 5/14

6 Konklusionen på mødet blev, at alle boligorganisationer melder tilbage, om man vil deltage og på hvilke vilkår. Specielt skal man forholde sig til, om man foretrækker en fast aftale om at forhøje andelen til boligsocial anvisning, eller om man hellere ser en årlig aftale hvor antallet af ekstra boliger til flygtninge aftales. På den baggrund skal organisationsbestyrelsen for TKB drøfte, om de er positive overfor at bidrage til at løse den ekstraordinære situation, der er opstået omkring boligplacering af flygtninge i Tårnby Kommune i 2015 og 2016, som betyder, at kommunen skal tilvejebringe op til 99 boliger til flygtninge i hvert af årene 2015 og Boligorganisationens eventuelle tilsagn kan betinges af følgende forudsætninger: - At samtlige boligorganisationer repræsenteret i Tårnby Kommune bidrager med boliger i forhold til antal administrerede boligenheder. - At der etableres et åbent og gennemsigtigt system, som viser, hvilket antal boliger den enkelte boligorganisation har bidraget med det pågældende år. - At der ved aflevering af boliger kan tages hensyn til konkrete forhold i en afdeling, men at det ikke påvirker boligorganisationens samlede pligt til levering af boliger. - At kommunen søger at sprede flygtningene i afdelingen. - At såfremt en boligorganisation ikke kan levere hele kvoten det ene år, sker der en tilsvarende forhøjelse af kvoten for det næste år. - At såfremt behovet for boliger til flygtninge ikke kan dækkes efter denne samlede aftale, aftales der hvert år, henholdsvis ved styringsdialogen og på et fælles møde med alle boligorganisationer i kommunen, hvordan der kan leveres ekstra boliger. Ved de samme møder evalueres hvordan det er gået, og der aftales mål for det kommende år. - At der arbejdes for at modtagelse af flygtninge i boligområdet bliver en succes ved, at kommunen yder tilskud til, at der på det enkelte ejendomskontor kan etableres en særlig boligsocial funktion, som modtager flygtningen i boligområdet og viser vedkommende tilrette. - At kommunen sørger for tolk ved besigtigelse af boligen samt ved ind- og udflytning. - At der ikke aftales en fast højere boligsocial anvisning end det lovmæssige krav på 6/14

7 25 %. Der er udlejet således i TKB i perioden 1. januar 2013 til ultimo maj 2015: Antal boliger Udlejet i alt Vente liste Intern vente liste Bytte Andet Kommunal anvisning Oversigt over antal boliger fordelt på rum i de enkelte afdelinger: 1-rum 2-rum 3-rum 4-rum 5-rum 6-rum Thyges Gaard Allégården Kastrupvænge 13 3 Udlejning i selskabet af 1- og 2-rums boliger fordelt på anvisning i perioden 1. januar 2013 til 31. maj 2015: Udlejet i alt Vente liste Intern vente liste Bytte Andet Kommunal anvisning 1-rum rum Det vurderes at genudlejningen har sådan et niveau, at det er muligt for TKB at levere i alt 32 boliger, uden nævneværdige problemer. Leveringen af de 32 boliger kan ske forud for den interne venteliste og den eksterne venteliste, eller efter de har været ude på den interne venteliste i afdelingen, men inden den eksterne venteliste, dog koordineret med de øvrige forhold nævnt tidligere. Bilag 1: Brev fra borgmesteren af den 18. maj 2015 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter punktet og træffer beslutning om tilvejebringelse af boliger for flygtninge. 7/14

8 Organisationsbestyrelsen havde en grundig drøftelse af sagen, og besluttede herefter at bidrage til boligplacering af flytninge under visse forudsætninger. Tilsagnet betinges af de i oplægget anførte forudsætninger, og herudover tilføjes, at der skal afholdes styringsdialogmøde medio 4. kvartal 2015, hvorunder aftalen for 2016 skal drøftes/forhandles. Flygtningeboligerne leveres efter de har været ude på den interne venteliste, men inden den eksterne venteliste. Boligerne fordeles forholdsvist på afdeling Thyges Gaard og Allégården. 8. Aftenseminar for alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter i TKB Formand, John Bach vil på mødet give en orientering omkring afholdelse af aftenseminar for bestyrelsesmedlemmer og suppleanter i TKB. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og eventuelt træffer beslutning om aftenseminar for TKB. John Bach foreslog at der afholdes et aftenseminar for TKB i efteråret John vil sammen med uddannelsesafdelingen i KAB sammensætte et program til TKB omfattende flere forskellige forhold, herunder bl.a. regler og lovgivning almindeligt bestyrelses arbejde. Seminaret søges afholdt mellem og Studieture til udlandet TKB har tidligere vedtaget en politik omhandlende studieture til udlandet. Herefter kan bestyrelsesmedlemmer ikke deltage i ture til udlandet. Enkelte organisationsbestyrelsesmedlemmer ønsker at denne politik drøftes på ny. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter sagen nærmere og eventuelt træffer ny beslutning om studieture. 8/14

9 John Bach oplyste at det er en repræsentantskabsbeslutning. En eventuel ændring skal behandles som forslag til næste repræsentantskabsmøde. Organisationsbestyrelsen tog dette til efterretning. Sager til orientering 10. Nyt fra afdelingerne Der er ikke siden seneste organisationsbestyrelsesmøde den 25. marts 2015 sket nyt i afdelingerne. 11. Salg af institutionerne Der er intet nyt at meddele siden seneste organisationsbestyrelsesmøde den 25. marts KAB følger op på sagen løbende, og har senest ultimo maj 2015 rykket TKB s advokat for orientering om status i sagen. 12. Styringsdialog 2015 (2013/14) Styringsrapport er fremsendt til Tårnby Kommune ultimo marts 2015, og der er samtidig oplyst ønskede emner til drøftelse på dialogmødet. 9/14

10 Kommunen har endnu ikke meddelt dato for mødets afholdelse. KAB har rykket herfor ultimo maj Sociale klausuler om uddannelses- og praktikpladser Folketinget har netop vedtaget en ændring af lov om almene boliger, der gør det muligt for de almene boligorganisationer at stille krav om uddannelses- og praktikaftaler i forbindelse med konkrete udbud af bygge- og anlægsarbejder og tjenesteydelser. Kravet kan boligorganisationerne stille ved at anvende sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler. Lovændringen indeholder ikke noget krav til boligorganisationerne, men giver boligorganisationerne et nyt redskab til at skaffe flere uddannelses- og praktikaftaler. Sociale klausuler De sociale klausuler udgør kontraktvilkår, som boligorganisationen indarbejder i udbudsmaterialet, hvormed entreprenøren/leverandøren skal benytte elever i opgaveløsningen. De sociale klausuler er tænkt som et supplement til indgåelse af frivillige partnerskabsaftaler. Eksempelvis i situationer hvor det ikke har været muligt at opnå enighed om at indgå en aftale om etablering af praktikpladser. Lovændringen trådte i kraft den 15. marts Til orientering anvender KAB i dag sociale klausuler som kontraktvilkår ved alle udbud af bygge- og anlægsarbejder og tjenesteydelser. Bilag 2: Ministerbrev til samtlige kommunalbestyrelser og boligorganisationer Bilag 3: Notat til samtlige kommunalbestyrelser og almene boligorganisationer 10/14

11 14. Likviditetsstyring I den seneste tid er renten faldet betydeligt, og vi er nu i den situation, at vi i KAB- Fællesskabet skal betale renter for at have et indestående, over et vist beløb, i banken. For at undgå dette og forhåbentlig opnå et positivt afkast af boligorganisationens midler, overvåger vi i øjeblikket likviditeten meget tæt, og placerer den overskydende likviditet i investeringsforeningerne, ligesom der bliver etableret en kassekredit til hver organisation på meget fordelagtige vilkår. Det betyder, at KAB ikke har mulighed for at spørge boligorganisationen først, men må handle ad hoc for at sikre det mest optimale afkast af boligorganisationens midler. I forbindelse med de kommende organisationsbestyrelsesmøder vil kundechefen fremlægge en oversigt over midler anbragt i investeringsforeningerne. Kundechef Henning Bøgh Holtov kunne oplyse, at der for TKB er indskudt yderligere 15,4 mio. kr. pr. 29. maj Der er herefter investeret 51,1, mio. kr. 15. Ny proces for løsøre ved fraflytningssyn For at sikre klarhed om ejerskabet til løsøre ved lejerskifte har KAB i en årrække fastholdt, at fraflytters løsøre som opvaskemaskine, vaskemaskine m.v. skal placeres udenfor lejemålet i forbindelse med fraflytningssynet. Disse retningslinjer ændrer KAB nu, så håndteringen af løsøre bliver mere tidssvarende og efter de behov, som både driftspersonale og beboere har ytret ønske om. Den nye procedure følger gældende lovgivning. Udgangspunktet er således fortsat, at lejligheden skal være tømt for fraflytters løsøre med mindre fraflytter og indflytter har udfyldt en ejerskabserklæring, som gør det klart for indflytter, at løsøret ikke tilhører afdelingen. 11/14

12 Fraflytter og indflytter skal udfylde og underskrive en fælles ejerskabserklæring om, at indflytter overtager navngivet og præcist beskrevet løsøre, som det fremgår af ejerskabserklæringen. Begge parter underskriver ejerskabserklæringen og skriver dermed under på, at al vedligeholdelse m.v. af det beskrevne løsøre er afdelingen uvedkommende. Den underskrevne ejerskabserklæring skal overdrages til den synsansvarlige/ejendomskontoret før fraflytningssynet, så der ikke er tvivl om, hvad der er aftalt. Det er til enhver tid den synsansvarlige, der vurderer, om synet kan gennemføres forsvarligt og med løsøret i boligen. Ejerskabserklæringen opbevares under sagen vedrørende det konkrete lejemål, så afdelingen undgår at overtage vedligeholdelsespligten af det løsøre, som er lejerens ansvar. Den enkelte afdeling kan vurdere, hvilke former for løsøre, der kan dækkes af ejerskabserklæringen. De typiske eksempler på løsøre fremgår af ejerskabserklæringen, som kan justeres til lokale forhold. Bilag 4: Notat om ny proces for løsøre Bilag 5: Ejerskabserklæring 16. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 6: Statistik over beboerklagenævnssager /14

13 17. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 27. oktober 2015, kl Repræsentantskabsmøde tirsdag den 17. november 2015, kl Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager mødedatoerne til efterretning. 18. Referat fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortroligt referat. 19. Eventuelt Jytte Dræby spurgte til status i altansagen i afdeling Allégården. Sagen er stadig under behandling i byggeafdelingen. Herunder slutbetalinger og udarbejdelse af byggeregnskab. Der ventes en tilbagemelding fra KAB s Byggeafdeling inden længe. Driftschef Tina Willer-Jensen orienterede kort organisationsbestyrelsen om sagsforløbet i lågesagen mellem afdeling Kastrup Vænge og beboeren i Banevænget 9. 13/14

14 Der foreligger nu et forlig til underskrift af formandskabet og efterfølgende tinglysning. Forligsaftalen er til fuld og endelig afgørelse af enhver tvist, der vedrører naboens ret til at bibeholde lågen opsat i skellet mellem parternes ejendomme. 14/14