Backstage Pro Quickguide. 24. februar 2005 Version 1.0

Transkript

1 Backstage Pro Quickguide 24. februar 2005 Version 1.0

2 Indledning Dette er en kort introduktion til brugen af Backstage Pro. Vejledningen er ikke rettet imod en specifik løsning og viser ikke hvordan særlige indholdstyper eller funktionaliteter benyttes. Vejledningen gennemgår følgende: Konceptet Forside og brugerrettigheder Portal Content Types og Templates Profiles Files Contents Pages Afsluttende bemærkninger Konceptet Websider som vedligeholdes i Backstage Pro er bygget op af 2 elementer: Indholdselementer (indholdstyper) og skabeloner. Skabeloner har X antal indholdsområder hvor indholdselementer (indholdstyper) kan ligge. Dette kunne f.eks. være en skabelon kaldt underside, som havde to indholdsområder: content og teaser. I content området kunne det f.eks. være muligt at lægge artikler, medarbejdere og publikation. Disse er forskellige indholdstyper med forskellig funktionalitet og udseende. I teaser området kunne det f.eks. være muligt at lægge tekst teaser og nyhedsbrev tilmelding. Illustreret kunne det beskrives således: SKABELONER INDHOLDTYPER Forside Indholdsområder: Teaser 1 Teaser 2 Teaser 3 Underside Indholdsområder: Content Teaser Artikel Mulig placering: Content Artikel med publikationer i liste form Mulig placering: Content WEBSIDE Skabelon: Underside Content område: Artikel Teaser område: Teaser og nyhedsbrev teaser Teaser Mulig placering: Content Teaser Nyhedsbrev teaser Mulig placering: Teaser 2005, Grapenet Side 2

3 Forside og brugerrettigheder Når man er logget ind i Backstage Pro er det første man ser forsiden. Denne side kan man altid komme til ved at klikke på den firkantede Grapenet cirkel øverst til venstre. På forsiden har man adgang til forskellige handlinger: Login details Her kan man se hvem man er logget ind som og kan rette i sine data f.eks. den adresse som evt. skal notificeres. Security Her er det muligt at redigere brugere af Backstage Pro igennem tre funktionaliteter: Edit users, Edit unassigned users og Edit groups User er brugere. En bruger skal ligge i en gruppe. Unassigned user er en bruger som ikke ligger i en gruppe. Group er en gruppe. Når man giver rettigheder, er det en gruppe man giver rettigheder ikke en bruger. Ved at redigere egenskaber for gruppen kan man styre hvilke muligheder og rettigheder medlemmer af gruppen skal have. På sider, indhold, filer og profilgrupper kan forskellige grupper have rettigheder og adgang. Det er kun brugere af typen administrator, som har lov til at redigere grupper og generelle rettigheder. Andet Enkelte løsninger har tilknyttede moduler. Dette kunne f.eks. være statistik- og nyhedsbrevsmodul. Hvis sådanne eksisterer, er der også link til disse fra forsiden. Portal Det er i Backstage Pro muligt at have flere protaler og at administrere indstillinger for portaler. F.eks. i forhold til caching af sider og indhold og hvilken side der er forside i løsningen. Dette gøres ved at højreklikke på første punkt i den venstre Windows Stifinder agtige menu: Portal Settings og Edit Catagories. Under Portal Settings i højre vinduet er der et faneblad som hedder Portal Caching. På denne side bør alle tre punkter være valgt da dette giver bedst performance for websiders loadetid. Når funktionalitet udvikles er disse caching slået fra. Er der tvivl om funktionalitet i Portal området og de felter der kan redigeres eller vælges, bør man holde fingrene væk. Afhængigt af dine brugerrettigheder vil du ikke altid have adgang til disse punkter eller kunne redigerer eller se punkterne. Content Types og Templates I venstre menu i Backstage Pro ligger der i bunden to punkter som hedder Content Types og Templates. Disse to punkter bør kun benyttes af udviklere. Hvis du ikke har administrator rettigheder vil du ikke kunne se punkterne. Template området er XSL koden som styrer layout til de enkelte skabeloner. Content types området er XML kode som styrer hvilket elementer de enkelte indholdstyper består af og hvordan redigering af disse indholdstyper sker i Backstage Pro. Har man kompetence i HTML, XSL og XML er Backstage Pro enkel og fleksibel på dette område. Har man ikke disse kompetencer bør man holde fingrene væk. Profiles Hvis der er ekstranet funktionalitet (password sikrede websider), ligger de enkelte ekstranet brugere i dette område. Profil brugere kan ligge i forskellige grupper som har adgang til forskellige sider. 2005, Grapenet Side 3

4 Når en websides egenskaber (Properties) redigere i Backstage Pro, kan man vælge at password beskytte siden. Dette gøres ved at tilknytte grupper til siden. Har en webside f.eks. gruppen Presse tilknyttet, er det kun brugere som ligger i profil gruppen Presse som kan logge ind på siden. De enkelte profiler kan ligge i én eller flere grupper samtidigt. Redigering af profiler Profiler slettes ved at højreklikke og vælge Delete. Profiler redigeres ved at venstreklikke på dem. Under Properties ligger brugerens Username, Password og . Brugeren benytter Username og Password til at logge ind. Har brugeren glemt sit password og benytter Glemt password funktionaliteten, sendes disse til brugerens adresse. Under fanebladet Groups vælges der hvilke grupper brugeren er tilknyttet. Hold CTRL knappen nede for at vælge eller fravælge mere end én gruppe. Oprettelse af profiler Højreklik på en gruppe og vælg New Profile. Indtast nu Username, Password og . Klik Save. Profilen er nu oprettet i venstre navigationen med rød bullet markering. Venstre klik på profilen for at redigere brugeren, tilknytte brugeren til en gruppe og aktivere af brugeren. I illustrationen herover er nrb@grapenet.dk oprettet, men endnu ikke tildelt en gruppe og er ikke aktiv (markeret med rødt). Brugeren ja@vlart.dk herover er tildelt en gruppe og er aktiv (markeret med grønt). Når en bruger er oprettet bør brugeren få sine adgangsoplysninger tilsendt. Klik på Send message, udfyld felterne i pop op vinduet og klik Send. 2005, Grapenet Side 4

5 Illustrationen herover viser en sådan besked som er klar til at blive afsendt. I eksemplet er der skrevet asd@grapenet.dk i feltet Add new og efterfølgende klikket på Add. Dermed kan beskeden sendes til flere brugere samtidigt. Files I venstre menu i Backstage Pro ligger punktet Files. Dette område indeholder filer som hjemmesiden og websider benytter og/eller indeholder. Mapper Files indeholder X antal mapper i X antal niveauer. Der kan oprettes ny undermappe til en eksisterende mappe ved at højreklikke på et mappenavn (eller på Files mappen) og vælge New Folder. Opret mappe Som illustreret herover. Udfyld herefter folder navnet og klik Create. Folderen eksisterer nu du vil dog endnu ikke se folderen i venstre menu, da denne visning mangler at blive opdateret. Dette gør du ved at højreklikke på Files og vælge Refresh, som illustreret herunder. Mappen er nu oprettet og kan modtage filer. 2005, Grapenet Side 5

6 Rediger mappe Hvis der venstreklikkes på en mappe, kan mappe navnet redigeres. Slet mappe En mappe kan kun slettes hvis mappen ikke har noget fil indhold. En mappe slette ved højreklik og valg af Delete. System mappen Der er en mappe i Files området, som hedder System. Denne mappe er skrevet med rødt og indeholder system filer, som templates, content types mv. benyttes. Disse filer må ikke slettes, og du bør ikke læse nye filer ind i disse mapper, med mindre det drejer sig om udvikling af ny funktionalitet eller lignende. Uploade fil Hvis en fil skal benyttes på en webside, skal den først være uploadet til Backstage Pro. Filer uploades fra din computer og op til serveren hvor Backstage Pro løsningen er installeret. Du kan uploade alle type filer. Du uploader en fil ved at højreklikke på en mappe og vælge Upload file. 2005, Grapenet Side 6

7 Illustrationen herover viser upload af en fil. Vinduet i baggrunden er Backstage Pro og vinduet med overskriften Choose file er et vindue som viser filer på din computers harddisk. Bemærk: Billeder på hjemmesiden bør være af typen jpg, jpeg eller gif og bør ikke overskride cirka 25Kbytes, med mindre det er i orden at brugeren skal vente lidt ekstra når en side med et tungt billede loades. Slette filer Du kan slette en fil ved at højreklikke på filen og vælge Delete. Redigere fil Du kan redigere en fil ved at vestreklikke på filen. Hvis du kikker på en fil, kan du i bunden af højre området se detaljer om filen. Klik på Preview vil give dig lov til at se filen / downloade filen. Søgning i filer Hvis din løsning har en avanceret søgefunktionalitet, søges der ikke kun i sider og indhold, men også i filer. Når du er i redigerings mode bør checkboksen Include in searches? kun være valgt, hvis du ønsker at filen skal være søgbar. De to felter i Meta Informations indeholder de ord og beskrivelser der søges efter. Erstatte eksisterende fil Hvis du ønsker at erstatte en eksisterende fil med en ny fil af samme navn, bliver filen automatisk overskrevet hvis du uploader en ny fil med samme navn til samme placering. Contents Når en webside skal have indhold, skal der som tidligere beskrevet lægges et indholdselement ind i et indholdsområde. Indholdselementer ligger i området Contents. Contents findes som punkt i venstre menuen. Sagt anderledes: Når du f.eks. ønsker at lægge en artikel ind på en webside, skal du vælge enten: a) en eksisterende artikel, som ligger i en mappe i Contents området, eller 2005, Grapenet Side 7

8 b) oprette en ny artikel, som du skal placere i en mappe i Contents området. Indholdselementer og sider er dermed uafhængige af hinanden. Dette betyder at du f.eks. godt kan benytte samme artikel på flere forskellige sider. Hvis en webside har 3 artikler som ligger under hinanden, vil du også kunne flytte rundt på rækkefølgen af artiklerne på websiden, du vil kunne slette eller fjerne artikler, uden at skulle fjerne eller slette siden osv. osv. Dermed har du stor fleksibilitet for forhold til indhold på websiderne. Mapper Som i Files området, kan der oprettes X antal mapper i X antal niveauer i Contents området. Oprettelse, redigering og sletning af mapper sker på samme måde i Contents området som i Files området. Det anbefales at der oprettes en mappe til hver indholdstype. Hvis følgende indholdstyper f.eks. eksisterer: artikel, artikel med bredt billede, teaser og nyhedsbrev teaser, er det en god idé at have de samme mapper på første niveau under Contents. I disse områder kan der så oprettes yderligere underinddeling af mapper efter behov og smag. Indholdselementer I dette eksempel benyttes et indholdselement som vi kalder artikel. Du vil ofte oprette indholdselementet direkte fra redigering af selve siden (se Pages afsnittet herunder), men kan også gøre det direkte i Contents folderen, uden således at tilknytte indholdselementet til nogen side. Opret artikel Højre klik på en mappe og vælg New Content. Du vil nu få et pop op vindue hvor du skal vælge hvilken indholdstype du ønsker at oprette. Vælg en type og klik Select. Når indholdstypen er oprettet vil den nye indholdstype stå i venstre menu f.eks. med titlen New item (Article). New item er navnet på elementet og (Article) fortæller dig at indholdstypen er Article. 2005, Grapenet Side 8

9 Et indholdselement har et ikon til venstre for titlen, som fortæller at indholdselementet: ikke er publiceres er publiceret er publiceret, men rettelser er ikke publiceret Din artikel er nu oprettet. Venstreklik på New item (article) for at redigere indhold og egenskaber for artiklen. I toppen af højre side har du nu tre faneblade Content, Publish & Security og Content Folders. Flyt artikel Hvis du ønsker at flytte din artikel til en anden mappe, sker dette under Content Folders. Her vælger du hvilken mappe du ønsker artiklen skal ligge i. Alle de mapper der eksisterer i Contents delen vil vælge valgbare i select feltet. Se illustration herunder: Publicering af artikel Klik på fanebladet Publish & Security. I toppen af denne side kan du klikke på knappen Publish og publicere en artikel som ikke er publiceret. Det er også muligt at sætte dato og tidspunkt til hvornår artikel skal publicere sig af sig selv. Se illustration af disse herunder. 2005, Grapenet Side 9

10 Afhængigt af hvilke moduler Backstage er installeret med vil der i dette område også være muligheder for rettighedsstyring af artiklen. Dette benyttes sjældent og dækkes ikke i denne Quickguide. Redigering af indhold Redigering af indhold i en artikel eller anden indholdstype sker ved klik på fanebladet Content. At sætte indhold ind i en artikel burde være enkelt og intuitivt at gøre da de enkelte felter har sige overskrifter. I vores artikel eksempel, kunne det f.eks. være følgende felter som er muligt at udfylde: Overskrift Artikels overskrift, som vises som overskrift på siden. Underoverskrift Eventuel underoverskrift, som vises på siden. Brødtekst WYSIWYG (what you see is what you get) felt hvor tekst kan sættes ind med fed, kursiv, lister osv. osv. Billede (bredde: 371 px) Måske har indholdstypen adgang til et muligt billede (her skal billedet være 371px bredt) Billede `alt tekst Hvis billedet skal have tekst når musen holdes hen over billedet. Klik på Save i bunden af siden når du er færdig med indtaste. Hvis en artikel tidligere har været publiceret og du ønsker dine rettelser til at træde i kraft med det samme, kan du vælge at markere checkboksen med teksten Republish when saving og dermed spare lidt tid når du klikker på Save, da du så ikke behøves at republicere artiklen bagefter. Content groups Særlige funktionaliteter og moduler som f.eks. Nyhedsmodulet benytter noget der hedder Content Groups. Dette giver mulighed for at lægge X antal indholdselementer ind i en tilhørende gruppe. Når indhold lægges ind på en webside, er det dermed gruppen som skal lægges ind og ikke de enkelte elementer. Refresh Hver gang du udfører en handling i højre vindue, kan det have indflydelse på hvordan ikoner, titler mm. ser ud i venstre menu. Derfor er det en god idé at højreklikke og vælge Refresh i venstre menu i ny og næ, så venstre menu altid er up to date. Pages I venstre menu står menupunktet Pages. Dette område viser websider og deres indbyrdes hierarki. Afhængigt af hvilken Backstage Pro hjemmesideløsning der er lavet og hvordan den er lavet er der X antal niveauer. Oprette og redigere websider Oprettelse og sletning af sider i venstre menu i Backstage Pro sker på næsten samme måde som det sker med Files og Contents. 2005, Grapenet Side 10

11 Hvis man højreklik på en eksisterende webside og vælger New subpage eller måske New subpage using same template oprettes en webside som er underside til den webside man har klikket på. Der vises efterfølgende et pop op vindue hvor skabelon (template) skal vælges. Når skabelon er valgt vil en ny side blive vist i venstre menu. Denne side vil hedde New item og vil have et ikon som viser at siden ikke er publiceret. En webside har et ikon til venstre for titlen, som fortæller at websiden: ikke er publiceres er publiceret er publiceret, men rettelser er ikke publiceret er skjult fra navigationen på hjemmesiden er passwordbeskyttet Flyt position Du kan bestemme hvilken rækkefølge websider skal have på hjemmesiden, ved ligeledes også at flytte rundt på rækkefølgen i Backstage Pro. Dette gør du ved at højreklikke på websidens titel og vælge enten: Move top Flytter siden op som første side i det pågældende niveau. Move Up Flytter siden en position op og flytter siden ovenover nedenunder den valgte side. Move Down Flytter siden en position ned og flytter siden nedenunder op over den valgte side. Move Bottom Flytter siden ned som sidste side i det pågældende niveau. Kopier side Du kan kopiere en eksisterende webside ved at højreklikke på en sides titel og vælge Copy Page. Når dette gøres oprettes en ny webside med titlen Copy of hvor er titlen på den side der er kopieret. Indhold som er placeret på siden man kopiere, er også sat ind på Copy of siden. Flyt side Det er også muligt at flytte f.eks. en niveau 2 side over under et andet niveau 1 punkt. Dette gøres ved at vælge Move Page når der højre klikkes på sidens titel. Vælg herefter hvilken (f.eks.) niveau 1 side der skal flyttes ind under ved at klikke på denne webside og vælge Paste i det pop op vindue som nu vises. 2005, Grapenet Side 11

12 Andre højreklik kommandoer Ud over de kommandoer, som er beskrevet herover, eksisterer følgende mulige kommandoer, når der højreklikkes på en sides titel: Properties Viser sidens egenskaber. F.eks. om siden er publiceret og hvilken skabelon (template) der benyttes. Delete page Sletter siden. Bemærk at publicerede sider ikke kan slettes før de er afpubliceret. Visit Page Viser den pågældende webside i nyt browservindue. Refresh Opdaterer venstremenu. At sætte indhold ind på en side Hvis der venstreklikkes på en websides titel vises sidens indholdsområder. Se illustration herunder hvor der er klikket på den side vi netop har oprettet New item. I eksemplet herover (en underside skabelon) kan vi se at der er to indholdsområder: Content hvor sidens artikler og andre indholdselementer kan ligge og Teaser som er en højrespalte. Lige nu har siden intet indhold i nogle af de to indholdsområder. Klik på New eller på Add for at lægge indhold ind i f.eks. content området. Klik New hvis du f.eks. ønsker at oprette en ny artikel til siden, eller klik Add hvis du ønsker at tilføje en eksisterende artikel. Add content Vi klikke på Add knappen og får vist et pop op vindue med Contents områdets foldere og filer i. Vælg hvilket indholdselement du ønsker at lægge ind på siden. Vælg f.eks. en artikel fra mappen Artikler, ved at højreklikke på den pågældende artikel og vælge Select eller Select & Return (Sidstnævnte lukker pop op vinduet efter valget). 2005, Grapenet Side 12

13 Din webside har nu fået indhold. Der kan sagtens ligge flere indholdselementer under hinanden på en webside indholdsområde, som vist i næste illustration. Når en webside har flere indholdselementer i et indholdsområde, kan rækkefølgen på disse rettes ved at klikke på de to pile til højre for titlen på indholdselementet. Et indholdselement fjernes ved klik på X til højre for titlen. Bemærk at dette ikke sletter elementet det fjerner blot elementet fra websiden. Elementet ligger stadig i Contents området. New content For at gøre oprettelse af nye websider enklere, kan du i stedet for at tilknytte eksisterende indholdselement, vælge et oprette et nyt element. Klik på knappen New for at oprette nyt indholdselement til siden. Der vises nu et pop op vindue, hvor du skal skrive titlen til det nye element, og hvor du skal vælge hvilken indholdstype du ønsker at oprette. Se eksempel herunder. 2005, Grapenet Side 13

14 Når dette er gjort får du et nyt pop op vindue, hvor du skal være placeringen af det nye indholdselement i Contents området. Når dette er gjort har du f.eks. oprettet en ny artikel som nu ligger på din nye webside. Redigering af indhold fra webside Det er muligt for dig at redigere indhold af en artikel ved at klikke direkte på indholdstypens titel. Klik på titlen fører dig over på Redigering af indholdstype, som beskrevet tidligere i denne Quickguide. Properties Hvis du højre klikker på en websides titel i venstre menu og vælger Properties får du et skærmbillede med en masse informationer som du kan og/eller skal redigere. Vi løber dem igennem (se også illustration på næste side). Internal name Er det navn som vises i Backstage Pro i venstre menu. Navnet benyttes ikke på hjemmesiden. Current URL og URL Alias Er websidens adresse. Du har indflydelse på hvad adressen skal være ved at angive URL Alias (skal udfyldes og skal udfyldes med bogstaverne a-z og/eller A-Z og/eller tallene 0-9). 2005, Grapenet Side 14

15 Include in searches? Marker om du ønsker at siden skal være søgbar. Hide from navigation, Hide from Index Page og Hide from Sitemap Page Vælg om siden skal vises i hjemmesidens navigation og om den skal vises på hhv. Alfabetisk Indeks side og/eller Sitemap side. Title Websidens navn, som vises i browserens titel bar (allerøverst til venstre). Description (searchable) og Keywords (searchable) Udfyldning af disse felter giver dig mulighed for at vægte enkelte ord mere, hvis du benytter en avanceret søgefunktion til hjemmesiden. Hvis hjemmesiden søgeoptimeres med <meta> tags, benyttes disse felters indhold også til disse. Shortcut Giver dig mulighed for at have et punkt i din navigation som peger imod en ekstern side. Dette kunne f.eks. være et link til Google.com. Current template og Change template Viser hvilken template siden benytter og giver mulighed for at vælge anden template. Bemærk: Hvis der ændres template, fjernes alt indhold fra siden. Page properties Når du kikker på en websides properties i Backstage Pro har du også adgang til de to faneblade Publish & Security og Page Properties. Du bør holde fingrene væk fra Page Properties hvis du ikke er blevet orienteret om andet. 2005, Grapenet Side 15

16 Publish & Security Publish & Security giver dig mulighed for: at publicere / afpublicere / republicere en webside (som også beskrevet i afsnittet om Contents ) at sætte automatisk publicering / afpublicering af en webside (som også beskrevet i afsnittet om Contents ) at passwordsikre en webside 2005, Grapenet Side 16

17 Hvis du ønsker at password sikre en webside, skal du her vælge hvilken/hvilke gruppe/grupper der skal have adgang til siden. Dette gør du ved at markere et eller flere felter under Access control. Hold CTRL knappen nede for evt. at vælge flere grupper. Hvis du markerer knappen Use parent right? vil siden have samme rettigheder som siden den ligger under. Use parent rights? er altid automatisk slået til. Dette betyder: Hvis du f.eks. markerer en niveau 1 webside til kun at have adgang fra Presse, så vil denne websides niveau 2, 3 osv. websider også automatisk få adgangsbeskyttelse. Afsluttende kommentarer Dette dokument dækker ikke alle funktionaliteter i Backstage Pro, men forklarer de grundlæggende principper og begreber. Ods er også at netop din Backstage Pro løsning har en række særlige funktionaliteter, som ikke er dækket af denne Quickguide. Derfor anbefales det altid at Backstage Pro købes med tilhørende undervisning. Med venlig hilsen Grapenet ApS, Borgergade 2 4 sal, 1300 København K, Tel: Fax: Grapenet arbejder for Akademisk Arkitektforening, Basisbank, Debitel, DJØF, Forstædernes Bank, Hjemmeværnet, KPMG, PFA Pension, Vækstfonden m.fl. Læs mere på , Grapenet Side 17