Eksempel: Snerydningsbudgettet

Transkript

1 Eksempel: Snerydningsbudgettet Som et eksempel, gennemgås et sbudget med de seks faser i risikoprocessen. 1. Risikoidentifikation Ved brainstorm over kendte og ukendte risici ved et sbudget kunne man forstille sig at risiciene fx ville fordele sig således: Eksterne risikokilder Kendt risiko: Det nuværende budget er baseret på en forudsætning om mængden af snefald og frekvensen heraf. Worstcase -scenarie og konsekvensen for budgettet: Der falder mere sne end forventet og konsekvensen er øget omkostninger til drift af en, beregninger viser en ekstra dags koster X kr.. Ukendt risiko: Afspærringer af veje grundet vejarbejde eller andre aktiviteter, som kan forhindre en. Worstcase -scenarie og konsekvensen: Medarbejdere må standby indtil vejene kan ryddes hvilket fordyrer aktiviteten. Interne risikokilder Kendt risiko: Intern politik dikterer at der kun kan fortages en lav tilsidesættelse af penge som buffer over flere år og ledelsen prioritere penge til puljen lavt. Worstcase -scenarie og konsekvensen: Budgettet bliver brugt op hurtigere end forventet og pengene må findes andre steder med højere omkostninger. Ukendt risiko: ressourcepersoner. Worstcase -scenarie og konsekvensen: Ressourcepersonerne udebliver fra job og vikarer må hyres ind. Risikokilder ved modtagne leverancer Kendt risiko: Forsinkelse, udeblivelse af saltlevering eller at lageret af salt er ikke nok. Worstcase -scenarie og konsekvens: Man løber tør for salt og skal fine alternative leverancer af salt til en væsentlig dyrere indkøbspris. Ukendt risiko: Problemer med en væsentlig del af smaskinerne. Worstcase -scenarie og konsekvens: Store dele af flåden skal substitueres samtidig. Risikokilder ved egne leverancer Kendt risiko: Snerydningen er ofte i skyld skader på andres materiel. Worstcase - scenarie og konsekvensen: Snerydningskøretøjer rammer X antal parkerede biler og skaderne skal udbedres med midler fra sbudgettet. Ukendt risiko: Brand. Worstcase -scenarie og konsekvensen: Brand opstår og ødelægger arsenalet af smaskiner og man kan derved ikke snerydde og andre aktører må lejes ind til højere omkostninger (identisk med den ukendte risiko ved modtagne leverancer).

2 2. Risikovurdering Når risiciene er identificeret, så skal de vurderes. I det følgende vurderes risiciene ved et sbudget. Risiciene bliver herefter vurderet efter hvor sårbar budgettet er, hvis hændelsen indtræffer og hvor væsentlig risikoen er i forhold til i udførelsen af kerneydelsen. Risikobeskrivelse Risikonr. Sårbarhed Væsentlighed Risikovurdering Mere snefald end forventet grundet Snerydningsbudgettet bliver nedprioriteret ressourcepersoner smaskiner ødelægges En grøn gul eller rød risikovurdering baseres på kombinationen af risikoen sårbarhed og væsentlighed. Rød risikovurdering indikere at der skal tages hånd om risikoen snarest. Gul at der skal forbygges eller forberedes, i forhold til risikoen og grøn indikere at man bør forholde sig til risikoen, men ikke nødvendigvis gøre mere. Som det kan ses giver risikovurdering et udslag i forhold til risikoen: nedprioritering af budgettet. Dette skyldes at hændelsen har en væsentlig påvirkning på udførelsen af kerneydelsen,, og at budgettet i høj grad er sårbart overfor hændelsen. I den lave ende af risikovurderingen findes risikoen grundet. Hændelsen kan forudsættes ikke at være væsentligt i forhold til kerneydelsen da man evt. kan snerydde senere, ved den samme omkostning.

3 3. Risikostyring Når risiciene er vurderet og klassificeret, så skal det fastlægges hvilken risikostyring man vil knytte til hver af risiciene. Her er det vigtigt at få indskrevet hvordan risikostyringen skal forgå, gerne mere udtømmende end nedenstående eksempler. Risikobeskrivelse Risikonr. Risikovurdering Risikostyring Risikostyringsbeskrivelse Snerydningsbudgettet bliver nedprioriteret 3 9 Reducer risiko Klar kommunikation til ledelsen om konsekvenser af smaskiner ødelægges Mere snefald end forventet ressourcepersoner grundet 6 9 Overvåge/ Sikre 1 6 Overvåge/ Sikre 5 6 Overvåge/ Sikre 7 6 Forbygge/ Sikre nedprioritering. Prioritere løbende vedligeholdelse og geninvestering. Evt. sikre sig at der findes akutte leasingmuligheder. År til år overveje vejrudsigten, for at vurdere sandsynligheden for større snefald. På lang sigt sætte midler af som der kan tækkes på. Overvåge leverandører og. Evt. opbygge ekstra lagerbeholdninger Fx kørselskurser målrettet uerfarne medarbejder. Budgettering af forventede skader. 4 3 Behold risiko Løbende fokus på god personalepolitik og miljø. På langt sigt, sikre indførsel af nye medarbejdere og vidensdeling imellem kollegaer. 2 2 Beholde risiko Gør intet

4 4. Eksekvering I denne fase tilknyttes der personer til risikostyringen og der fastlægges evt. en frekvens for risikostyringen/ kontrollen. Der udpeges en risikokoordinator som har det samlede overblik over risici og risikostyringen. Mere snefald end forventet ressourceperson er grundet Risikobeskrivelse Snerydningsbud gettet bliver nedprioriteret smask iner ødelægges Risiko -nr. Risiko-vurdering Risikostyringsbeskrivelse Risikoansvarlig Kontrolfrekvens 3 9 Klar kommunikation til Hovedansva Kvartalvis/ ledelsen om rlig for Månedligt konsekvenser af nedprioritering. 6 9 Prioritere løbende Hovedansva vedligeholdelse og rlig for geninvestering. Evt. sikre sig at der findes akutte leasingmuligheder. buffer. 1 6 År til år overveje Hovedansva Årligt vejrudsigten, for at rlig for vurdere sandsynligheden for større snefald. På lang sigt sætte midler af som der kan tækkes på. 5 6 Overvåge leverandører Medarbejder og. Evt. X opbygge ekstra lagerbeholdninger 7 6 Fx kørselskurser Medarbejder Kvartalvis målrettet uerfarne X medarbejder. Budgettering af forventede skader. 4 3 Løbende fokus på god Personale Årligt personalepolitik og ansvalig miljø. På langt sigt, medarbejder sikre indførsel af nye medarbejdere og vidensdeling imellem kollegaer. 2 2 Gør intet - - Dagligt/ugentli g overvågning i sæsonperioden. Kvartalvisopføl gning på Dagligt/ugentli g overvågning i sæsonperioden.

5 5. Overvågning Til overvågning og opfølgning udpeges en risikokoordinator, som har ansvaret for at følge op på kontrollerne. Det vil sige risikokoordinatoren har det samlede overblik over risikoansvarlige, risikostyring og kontrolfrekvenser. Risikokoordinatorens opgave vil herefter være at sørge for kontrollerne sker, ved at kontakte den risikoansvarlige. Se mere inspiration om opgaven som risikokoordinator i Økonomistyrelsens vejledning: Risikostyring i Staten. Det er i denne sammenhæng vigtigt at pointere at risikostyringsomkostningerne ikke bør overgå gevinsterne, hvilket kræver at risikokoordinatorens rolle er tilpasset organisationens behov. 6. Opfølgning Risikokoordinatorens ansvar er også at følge op på de identificeret risici minimum en gang årligt. Her må risikokoordinatoren i et møde med den risikoansvarlige, drøfte hvorvidt overblikket over risici og risikostyring er fyldestgørende nok. Det må vurderes om der har været for meget eller for lidt risikostyring, i forhold til risiciene og om der skal tages flere risici med ind i risikostyringen.