Spejdernes Høstmarked 2005 Drejebog

Transkript

1 Generelt Mødeplan Mandag kl i Grantoften Mandag kl i Grantoften Mandag kl i Grantoften: Planlægningsmøde vedr. børneaktivitet Mandag kl i Grantoften Mandag kl på Havremarken Status efter møde Arbejdsgrupper Sekretariat Overordnet koordinering af aktiviteterne Planlægningsmøder Løbende ajourføring af drejebog Ansøgning om tilladelser Pr Intern og ekstern information, incl information under HM. Opkrævning af entre kl Pjeceuddeling Koordinering: Ansøgning om lejlighedsbevilling: Afspærringstilladelse hos kommunen og politiet: Breve til naboer: HM-pjece inden 12.8 Pressemeddelelser til Farum Avis og Amtsavisen: Meddelelse til arrangementskalendere : Entreopkrævningshold: Grupperne stiller hver en billetsælger. Billetsælgere mødes kl. 9 lørdag. Grupperne melder senest 29.8, hvem de stiller. Indkøbe billetter: Jørgen har bill. Indlæg til gruppeblade,incl. Hjælperinfo om hjælperkantine og gåhjem-mad: Bemærk deadline for sommernumre af bladene. Hjælperpjecen fordeles desuden i genbrugshallen til genbrugerne, Info til genbrugshjemmesiden : Info lokalradioen Sky Radio (både Høstmarked og spejderaktiviteter): Skiltning og annoncering af bankospil Tovholder Jørgen Brems Tovholder Sven Krarup Nielsen Rasmus Frimodt + Genbrugs PR-gruppen Sekretariat Jørgen Brems Stenvadpark Farum Tlf E-post j.brems@mail.dk 1

2 Planlægge og organisere pjeceuddeling. Pjecer udleveres 13.8 formiddag på Havremarken. Grupper pakker uge 33 Uddeling Indhente ordrer Bestille kuverter Modtage og optælle mhp distribution til grupper Uddelingsdistrikter Afregning med kunder og grupper Tovholder Kis Krarup Transport, teknik (opstilling og nedtagning) Sekretariat Jørgen Brems Stenvadpark Farum Tlf E-post 2

3 Aftale om lån af materiel (afspærring, telte, borde, stole mv). Afspærring, gadeskiltning. Etablering af strøm, højttalere ol. Opstilling af boder m inventar (borde og stole, køleskabe), Spejderaktiviteter Aftale lån af afspærringsmateriel Aftale lån af borde og stole Udførelsen før og efter HM Transport- og teknikhold (forældre m.fl.) Hver gruppebestyrelse udpeger en ansvarlig forældre, der sammensætter teknikhold se liste nedenfor om antal og tidspunkter. Grupperne bedes senest 29.8 oplyse Ulrik eller Jørgen om, hvem der deltager. Det er meget vigtigt, at medhjælperne er orienteret om og indstillet på!, at vi arbejder lørdag, til vi er færdige. Bemandingen søndag skal være klar over, at de vil få besked, hvis der ikke er behov for at arbejde søndag. Ulrik SKAL have oplysning om hvem der deltager (og deres telefonnumre), så de kan få besked, hvis søndag kan undværes. Låne/leje materiel, køleskabe og frysere: Aktiviteterne melder til teknik om behov for el, vand, afløb. liste nedenfor. Pladsformand m/k OBS: HVEM? organiserer pladsens indretning, indsats af arbejdshold mv. fra fredag kl. 15, lørdag morgen inden åbning, lørdag efter lukketid samt evt. søndag. Hjælpere, der melder sig på selve Høstmarkedet, kan henvises til at hjælpe i café/restaurant, evt. på forpladsen. 1-hjælps post : Redningsberedskabet Nattevagt (fredag-lørdag): PL klan Skitse over HM-pladsen: Udarbejdes 29.8 ved møde. Vand: Der findes udvendig vandhane på bygningen. El : Toiletvogne: Dorte bestiller Tovholder Ulrik Leth : Gruppernes transportog teknikaktivister Sekretariat Jørgen Brems Stenvadpark Farum Tlf E-post j.brems@mail.dk 3

4 Planlægning og gennemførelse af spejdernes aktiviteter. Det er aftalt, at de åbne aktiviteter for børn/spejdere og ikke-spejdere i højere grad end de seneste år tager udgangspunkt/har omdrejningspunkt omkring Havremarken. Der er desuden ønske om, at spejdere, der ønsker det, får lejlighed til at oprette morskabsboder e.lign. Planlægning af aktivitet(er): Information (sm pr-gruppen): Indkøb af materialer: Erhverv/lån af rafter: Duus, Rasmus? Skiltning: Gennemførelse af aktivitet: Indgangsportal: Børneboder: Tovholder???? DUS, Rasmus * Tropsspejderne ved DUS CN og Rasmus PL vil arbejde for at der etableres pionerarbejde i form af indgangsportal el. lign. * Vi har anmeldt et HC Andersen-løb for børn til kommunens HCA-pjece. Vi har hunde fra Kulturcenterarrangementet og ideer fra mini-divi (??) * Planlægningsmøde vedr. aktivitet 13.6 kl i Grantoften Spilleboder Planlægning og gennemførelse af spilleaktiviteter. Vi laver et spillehjørne, så personaleforbruget kan minimeres. Loppetorv Erhvervelse af præmier Etablering af boder/telt Gennemf'ørelse af spil Bankospil: kl børne * Pladesælgere: CN juniorer * 'Annoncering' skiltning, opråb i og omkring hallen Tovholder Lene Lind : Birgit Thier, Bente Ellebye Bankospil (Krølle) Tovholder Kjeld Christensen : Hele Spejdernes Genbrug Forplejning, gæster Restaurant og café for kunderne. SpG lægger vægt på, at vi har både restaurant og den almindelige SpG s café. Vi påregner, at der som hidtil gennemføres bankospil i restaurantteltet. Forplejning, medarbejdere Indkøb Etablering Nedpakning/oprydning OBS Tilladelse til fremstilling af mad mv hos levnedsmiddelmyndigheder Tovholder Lars Rasmussen & Dorte : Skjoldmø-forældre HVEM?? Anders Krarup?? Sekretariat Jørgen Brems Stenvadpark Farum Tlf E-post j.brems@mail.dk 4

5 Hjælperkantine. Kantinen åben med sandwich fredag lørdag Lørdag aften Forberedelseog gennemførelse af hyggelig gå-hjem-mad arrangement. Arr. som sidste år på HM-pladsen inden- eller udendørs afh af vejret I øvrigt Indbydelse Indkøb&tilberedning mad: Pip&Kegle Service&Borddækning: 'Porcelæn'? Afrydning&opvask: Alle Tovholder Anders Krarup Tovholder Pip og Kegle Tovholder Kalender Mandag kl i Grantoften: Planlægningsmøde Mandag kl i Grantoften: Planlægningsmøde Mandag kl i Grantoften: Planlægning af spejderaktivitet Lørdag 13.8 kl på Havremarken: Grupperne afhenter pjecer Uge 33: Grupperne pakker pjecer Mandag kl i Grantoften: Planlægningsmøde Lørdag 20. og (evt.) søndag 21.8: Pjecer uddeles Mandag kl på Havremarken: Planlægningsmøde Torsdag 1.9 kl (?): Transport af materialer fra container + evt. rafter Mødested:?Stavnsholthallen Fredag 2.9 kl. 15 på Havremarken: Transport af borde og stole, opstilling. - Afspærring og skiltning. Opstilling af boder/pavilloner, herunder restauranttelt, hjælperkantine Lørdag 3.9 kl. 8 på Havremarken: Opstilling færdiggøres kl. 9 på Havremarken: Billetsælgere samles og tager opstilling ved afspærring. Billetsalg påbegyndes. kl. 10: Høstmarkedet åbnes kl. 12: Billetsalg afsluttes kl. 15: Høstmarked lukker. kl vi er færdige - kl. 21?: Nedtagning og oprydning kl. ca : Gå-hjem mad Søndag 4.9 kl. 9-12: Nedtagning og oprydning afsluttes. NB Grupperne bedes oplyse navn og tlf. på deres hold, så vi kan give dem besked, hvis der ikke er behov for at de møder op. Oversigt over boder mv Grupperne oplyser senest 15.8 hvilke boder de ønsker at etablere (Boder normalt=pavillon) Aktivitet 'Bod' Tovholder Tombola og Spil 21 Nyt 'pavillon-telt' haves Lene L Restaurant Telt lånes Beredskab Lars R Hjælperkantine Køkkentelt Claus Nar lånes Anders K Bankospil i restaurant-telt Krølle Nøglebod Pavillon /PL Muntert køkken Pavillon detaljer fra Rasmus, TL/PL Trop/PL 'Kartoffel- og flødebollemaskine'? OBS Har vi udstyr hertil??? - PL checker /PL Sekretariat Jørgen Brems Stenvadpark Farum Tlf E-post j.brems@mail.dk 5

6 'Hønseskidning' Pavillon Stine/SM Ønskebrønd Pavillon og ønskebrønd Kegle/SM 'Vandtønde' Pavillon, vandtønde hos SM?? - SM checker Camilla/SM Oversigt transport og teknik vedr. boder Bodernes ansvarlige oplyser 15.8 hvilket udstyr de har brug for til boderne Bod Udstyr Tovholder Tombola telt Tombolareol Lene L Restauranttelt Fadølsanlæg, vand og el Lars R Hjælperkantine Fadølsanlæg Anders K Kontaktliste Kan nogen hjælpe med e-postadresser til aktivitetstovholdere? Grupperinger/navne E-postadresser (evt. postadresser) Farum Spejderråd (GSF, GL, gilder, Kjeld Christensen): SpG bestyrelse (Kjeld Christensen, Ole Bach...): Evt. gruppetovholdere: Aktivitetstovholdere: Andre: (Adressebog) Er der nogen? Krølle, Lars Rasmussen, Duus, Rasmus F, Kegle, Pip, Lene Lind, Dorte Sekretariat Jørgen Brems Stenvadpark Farum Tlf E-post j.brems@mail.dk 6

7 Referatnoter fra møder Mandag kl i Grantoften Mødedeltagere: Sven, Ulrik, Birgit, Bente, Preben, Duus, Jørgen (håber ikke for mange er glemt!) Sekretariat: Jørgen er sekretær. Pr: Der ønskes skiltning og opråb om bankospillene. Pjeceuddeling: Pjecer afhentes af grupperne på Havremarken lørdag 13.8 om formiddagen, pakkes i uge 33 og uddeles Transport, teknik (opstilling og nedtagning): Grupperne kan roligt gå i gang med at hverve transport- og teknikfolk. Der skal ikke transporteres fra Solhøjgård i år. Der skal formentlig transporteres rafter fra gruppernes hytter inden fredag. Spejderaktiviteter: Der er tilsyneladende lidt fødselsvanskeligheder med en aktivitet for børn. Vi har anmeldt en HCAaktivitet i den kommunale HCA-pjece, vi har hunde med øjne så store og ideer fra mini-divi. Kan der komme en aktivitet ud af det? Der indkaldes til planlægningsmøde mandag 13.6 kl i Grantoften Claus Nar, Stavnsholt Vikinger og Skjoldmøer bedes udpege deltagere til idéudvikling og planlægning. (Det forudsættes at grupperne medvirker til gennemførelsen.) Jeg tror, vi glemte at aftale, hvem der sørger for rafter (checker rafteforsyninger i grupperne og aftaler lån/køber nye). Duus og Rasmus? Hvis rafter skal transporteres af transport, skal vi bruge mandskab fra grupperne til læsning og losning. Transport aftales med Ulrik. Spilleboder ol: - Aftale med Krølle om bankospil. Vi skal huske at sørge for spejdere til salg af plader op til hvert spil og at spillene skal annonceres. Loppetorv: - (Ingen repræsentation for SpG) Spejdernes Genbrug bedes i det mindste deltage i mødet 29.8, hvor vi skal aftale plan for HM-pladsen (og forud for dette søge at skaffe oplysning om behov for udendørs plads til SpGafdelinger). Forplejning (gæster): Café og restaurant opfordres til at samarbejde om indkøb mv. Vi vil gerne have ønsker om/forslag til placering af restauranttelt og evt. udendørs café-afdeling. Forplejning (medarbejdere): Husk at lejlighedsbevillingen også skal omfatte hjælperkantinen. Lørdag aften: Vi håber, at SpG-porcelæn igen vil være behjælpelig med service og hjælpe til med borddækningen. Andet: Sekretariat Jørgen Brems Stenvadpark Farum Tlf E-post j.brems@mail.dk 7

8 Mandag kl i Grantoften Mødedeltagere: Peter Nørregaard, CN peternorregaard@jubii.dk Preben Sørensen, PL preben@peterlassen.dk Ulrik Leth, SM, leth@privat.dk Dorte Brandt, CN, db30@sol.dk Sven Krarup Nielsen, CN skn@vd.dk Kis Krarup, CN kis@krarupweb.dk Lone Reiff, SM, lone@klit-reiff.dk Jørgen Brems, SM, j.brems@mail.dk cc Anders Krarup, CN, anders@krarupweb.dk Samtidig møde om spejderaktiviteter (HCA-løb). Der udsendes særligt referat. Maiken, CN Duus, CN Rasmus, PL Tranevig, SV Birgit J, PL??, PL Bemærk særligt 1. Spejdergrupperne skal senest mandag 29-8 have forældrearbejdshold klar til transport, opstilling og nedtagning/oprydning. Torsdag 1-9 kl. 18 Transport fra container ved Farum Arena Fredag 2-9 kl. 15 eller snarest derefter: Transport af materiel, opstilling af boder Lørdag 3-9 kl. 8: Den sidste klargøring Lørdag 3-9 kl ?: Nedpakning og oprydning (HUSK DER ER GÅ HJEM MAD KL. CA ) Søndag 4-9 kl (navne og tlf.numre oplyses, så de kan afblæses hvis der ikke er behov for deres indsats). 2. Hver gruppe skal desuden stille en eller flere billetsælgere, der passer entre-opkrævningen lørdag kl Sekretariat: - Jørgen HVEM? tager kontakt med beboerne/ejerne i genbohuset om tilladelse til at opstille restauranttelt i deres indkørsel samt om at kunne bruge træ bag bygning til HCA-post. Jørgen HVEM? undersøger mulighederne for at bruge nabogrunden til HCA-løbet, toiletvogne og boder. Pr: - Sven sørger for, at 'hjælperpjecen' fremlægges i hallen til genbrugerne. Pjeceuddeling: - På skinner. - En fælles pjece 'Bliv spejder i Farum' leveres separat fredag til uddeling sm øvrige pjecer. Transport, teknik (opstilling og nedtagning): Transport- og teknikhold skal være til rådighed: Torsdag 1.9 kl. 18 (transport af materiel fra container) mødested: Indgangen til Stavnsholthallen. Fredag 2.9 kl. 15 (eller snarest muligt derefter) (transport af borde og stole mv + opstilling af boder). Det bemærkes, at 'bodholderne' forudsættes selv at stå for 'indretning', herunder borde og stole, opsætning af skilte Lørdag 3.9 kl. 8 (de sidste ting kommer på plads) Lørdag 3.9 kl evt. søndag 4.9 kl (nedtagning, sammenpakning, oprydning) Toiletvogne: Dorte bestiller fire toiletvogne. Placering: Hvor??? Nattevagt: PL-seniorer og trop Endelig aftale om placering af aktiviteter, boder mv på sidste møde Spejderaktiviteter: - Se særligt referat. - PL og SM ønsker at have 'morskabsboder' ved siden af poster i HCA-løbet. - De respektive 'bodholdere' forudsættes selv at tilvejebringe det nødvendige udstyr, præmier etc. PL bedes checke i vores container, om flødebollemaskinen har overlevet oprydningen i Solhøjgård-laden, Containeren er placeret for enden af Stavnsholthallen og Sven har nøgle til den. - Rasmus indkøber kæmperafter til indgangsportal, der ønskes Sekretariat Jørgen Brems Stenvadpark Farum Tlf E-post j.brems@mail.dk 8

9 placeret over vejen syd for Havremarken 10. Spilleboder ol: - CN juniorer hjælper til ved bankospil i restauranten. Sven beder Krølle tale med Duus om detaljer. - Har vi styr på 'annonceringen' af bankospillene??? Loppetorv: Ingen deltagelse fra genbrugerne. Uvist hvad de ønsker uden for hallen. Forplejning (gæster): - Jørgen HVEM? taler med Anders K om 'lejlighedsbevilling' til fremstilling af sandwich, pølser, pandekager og kage (levnedsmiddelmyndigheder). - Restaurantteltet ønskes placeret i indkørslen hos genboen, subsidiært umiddelbart nord for indkørslen til Havremarken 10. Forplejning (medarbejdere): - OK Lørdag aften: - Vi påregner 100 deltagere. - Service bestilles hos SpG. Cafeen har servietter og duge. - Køklkenadgang aftales med Dorte Ulrik taler med Kegle og Pip. - Sven køber vin. Andet: - Intet. 0Mandag kl på Havremarken Mødedeltagere: Sekretariat Pr Pjeceuddeling Transport, teknik (opstilling og nedtagning) Spejderaktiviteter Spilleboder ol Loppetorv Forplejning (gæster) Forplejning (medarbejdere) Lørdag aften Andet Sekretariat Jørgen Brems Stenvadpark Farum Tlf E-post j.brems@mail.dk 9