EU-UDBUD BEFORDRING AF SILKEBORG KOMMUNES BORGERE

Transkript

1 Udkast til Udbudsmateriale for EU-UDBUD AF BEFORDRING AF SILKEBORG KOMMUNES BORGERE Faste kørsler (almindelig og handicapkørsel) med bus og mindre køretøjer, ad hoc liggende kørsler og lejrskolekørsler med bus Anja Bergman Thuesen Direkte tlf.: Dato: Fællesstaben Byrådssekretariatet, Juridisk Enhed Sagsnr.: 07/60713 Silkeborg Kommune Søvej 1 Tlf.:

2 2 INDHOLDSFORTEGNELSE I. INDLEDNING 3 II. BESKRIVELSE AF BEFORDRINGSOPGAVERNE 3 1. Generel beskrivelse af befordringsopgaverne 3 2. Befordringspakkerne 4 3. Arbejdsmiljøforhold 5 III. UDVÆLGELSESKRITERIER OG TILDELINGSKRITERIER 5 4. Minimumskrav til tilbudsgiverne (udvælgelseskriterier) 5 5. Tildelingskriterier ved valg af tilbud 7 IV. UDBUDSPROCESSEN OG TILBUDSGIVNING 7 6. Udbudsprocessen 7 7. Tilbudsgivning 8 BILAG A Kort over Silkeborg Kommune 11 BILAG B Baggrundsoplysninger, kørsler i BILAB C Tro og love-erklæring 13 BILAG D Erklæring om ansøgning om tilladelser m.v. 14 BILAG E Underleverandørerklæring 15 BILAG E Underleverandørerklæring 15 BILAG F Tilbudsskema: Kvalitets- og serviceniveau, arbejdsmiljø og sikkerhed samt driftssikkerhed 16 BILAG G Tilbudsskema, pris 21 BILAG H - Kontraktudkast 22 BILAG 1 - KRAVSPECIFIKATIONER 38 PAKKE 1: Specialkørsel, specialbørnehaven Solsikken 38 PAKKE 2: Specialkørsel til Aktivitetstilbuddene ved Søerne 41 PAKKE 3 og 4: Daghjemskørsel af demente (borgere med særlige behov) 45 PAKKE 5, 6, 7 og 8: Daghjemskørsel af øvrige borgere (ikke demens) 49 PAKKE 9 13: Distriktsskolekørsel (lukkede skoleruter) 54 PAKKE 14 18: Specialklassekørsel, ikke særlige behov 59 PAKKE 19 25: Specialklassekørsel, særlige behov 65 PAKKE 26 29: Svømme- og idrætskørsel 71 PAKKE 30: Liggende akut-kørsel til læge / speciallæge 77 PAKKE 31: Lejrture og lign. for skoleelever 80 BILAG 2 PRISER 83 BILAG 3 FAKTURERING 84 KVITTERING FOR MODTAGELSE AF TILBUD 85

3 3 HUSKELISTE TIL TILBUDSGIVERE 86 I. INDLEDNING De inviteres hermed til at afgive tilbud på faste kørsler, liggende ad hoc-lægekørsler og lejrskolekørsler af Silkeborg Kommunes borgere inden for skoleområdet og det sociale område. Der udbydes forskellige typer af befordring i pakker, og tilbudsgivere kan byde på én eller flere pakker. Silkeborg Kommune er udbyder, og kommunen bliver aftalepart i forhold til de aftaler, som vil blive indgået efterfølgende. Kontrakterne bliver gældende for samtlige afdelinger, institutioner m.v., der hører under kommunen. Bestilling vil blive varetaget decentralt af de enkelte afdelinger m.v. Vindere af udbuddet har hverken ret eller pligt til at overtage personale fra tidligere leverandører, jf. virksomhedsoverdragelsesloven. Der sker heller ikke overdragelse af materiel m.v. Aftalerne vil blive indgået for 2 år med option på forlængelse i yderligere 1 år + 1 år. Der påtænkes ikrafttræden pr. 1. august Dog påtænkes ikrafttræden pr. 1. august 2010 i forhold til pakke 1. II. BESKRIVELSE AF BEFORDRINGSOPGAVERNE 1. Generel beskrivelse af befordringsopgaverne 1.1. Geografisk område Kørslerne vil primært foregå inden for Silkeborg Kommunes grænser, se evt. bilag A. Kommunen har et areal på 864,89 km2. Der vil også være enkelte kørsler, som sker til eller fra destinationer uden for kommunens grænser. Dette fremgår under kravspecifikationerne under de enkelte befordringspakker (bilag 1) Omfanget af befordringsopgaverne Nogle af befordringsopgaverne er lovbundne, hvilket vil sige, at kommunen er forpligtet til at sørge for befordring af eller evt. befordringsgodtgørelse til bestemte borgere, når bestemte betingelser er opfyldt. Andre befordringsopgaver løses efter bestemmelser, hvor kommunen kan vælge at yde befordring som led i kommunens serviceniveau ( merbefordring ). I forhold til nogle af befordringsopgaverne har borgerne ret til at vælge befordringsgodtgørelse i stedet for befordring. Kommunen har derfor ikke altid mulighed for at bestemme, at borgeren skal vælge den befordring, som kommunen tilbyder. Omfanget af befordringsopgaverne efter dette udbud kan derfor ændre sig, hvis forudsætningerne ændrer sig. Det kan f.eks. være hvis: 1) Lovgivningen ændres eller fortolkning af lovgivningen ændres, så kommunen enten skal yde mere befordring eller ikke længere lovlig kan tilbyde borgerne befordring i samme omfang som hidtil 2) Kommunen ændrer serviceniveau i forhold til merbefordringen 3) Demografiske ændringer fører til en ændring i antallet af borgere, som efter lovgivningen er berettiget til befordring 4) Flere eller færre borgere vælger befordringsgodtgørelse i stedet for befordring, hvor de har ret til dette 5) Kommunen vælger at visitere borgerne til andre institutioner / tilbud end hidtil 6) Kommunen nedlægger eller opretter institutioner / tilbud 7) Midttrafik vælger at nedlægge en eller flere offentlige busruter, hvorefter der bliver behov for mere særlig eller individuel kørsel Kommunen kan derfor ikke garantere et bestemt volumen af befordring eller en bestemt omsætning.

4 4 En aftale efter dette udbud vil dog være bindende for alle de af kommunens afdelinger eller institutioner, som bestiller befordring, der er omfattet aftalen (bortset fra de ikke-obligatoriske tilkøbsydelser), og kommunen er således forpligtet til at benytte den vindende leverandør i det omfang, at kommunen skal tilbyde borgerne eller vælger at tilbyde borgerne befordringen. Kommunen kan med andre ord ikke vælge at lade en anden ekstern leverandør yde befordringen. Kommunen vil endvidere i aftaleperioden ikke hjemtage opgaver, som er omfattet af aftalen, til kommunal udførelse. Det hidtidige antal kørsler eller det forventede antal kørsler fremgår af kravspecifikationerne (bilag 1). Desuden fremgår den nuværende geografiske fordeling af afhentningsadresser i nogle af pakkerne af bilag B. 2. Befordringspakkerne Pakke 1: Specialkørsel, specialbørnehaven Solsikken Transport af svært handicappede børn (0 6 år) mellem hjem og specialbørnehave på alle hverdage. Se side 38. Pakke 2: Specialkørsel til Aktivitetstilbuddene ved Søerne Transport af handicappede voksne (18 65 år) til aktivitetstilbud på to adresser. Se side 41. Pakke 3 og 4: Daghjemskørsel med demente Transport af demente borgere mellem hjem og to forskellige daghjem på alle hverdage. Se side 45. Pakke 5 8: Daghjemskørsel med ikke-demente Transport af ikke-demente borgere (ofte bevægelseshæmmede) mellem hjem og fire forskellige daghjem på alle hverdage. Se side 49. Pakke 9 13: Almindelig distriktsskolekørsel Kørsel af skoleelever til distriktsskole, hvor der ikke er tilstrækkelige offentlige transportmuligheder. Se side 54. Pakke 14-18: Specialklassekørsel, ikke særlige behov Kørsel af skoleelever til specialundervisning og lign. Elever, som ikke har særlige behov under kørslen. Se side 59. Pakke 19 25: Specialklassekørsel, særlige behov Kørsel af skoleelever til specialundervisning og lign. Elever, som kan have særlige behov under kørslen. Se side 65. Pakke 26 29: Svømme- og idrætskørsel for skoler Kørsel af skoleelever mellem skole og svømme- eller idrætshal. Se side 71. Pakke 30: Liggende akutkørsler til læge / speciallæge Transport af borgere til læge / speciallæge eller flytning til døgntilbud. Ad hoc-bestilling. Se side 77. Pakke 31: Lejrture og lign. med skolebørn (delvist ikkeobligatorisk) Kørsler til lejrskole, ekskursioner og lign. med folkeskolebørn. Se side 80. De enkelte pakker er beskrevet i bilag 1 på de sider, som er oplyst ovenfor.

5 5 3. Arbejdsmiljøforhold I forhold til nogle af befordringspakkerne gør der sig en række særlige arbejdsmiljøforhold gældende, som kan ligge udover de arbejdsmiljøforhold, som almindeligvis følger af den pågældende type af kørsler. Disse forhold er udtrykkeligt nævnt i kravspecifikationerne for de respektive pakker (bilag 1). I det omfang, at chaufførerne kan risikere voldelig adfærd fra brugerne, skal leverandøren sørge for, at der er klare og kendte retningslinjer for, hvordan leverandøren og chaufføren skal forholde sig, når brugerne er truende eller voldelige. Leverandøren skal udarbejde en beredskabsplan, som indeholder tiltag til forebyggelse og håndtering af vold og trusler (f.eks. instruktion af chaufførerne i konfliktforebyggelse og konflikthåndtering samt kriseberedskab). Dette krav følger af arbejdsmiljølovgivningen. Silkeborg Kommune skal i øvrigt gøre opmærksom på Arbejdstilsynets miljøvejviser nr. 30 fra 2008 om transport af passagerer, Branchearbejdsmiljørådet for transport og engros vejledning om transport af kørestolsbrugere, Arbejdstilsynets vejledning om udbud af tjenesteydelser og Arbejdstilsynets checkliste til udbydere for udarbejdelse af udbudsmateriale ved transport af patienter og handicappede. Det kan i øvrigt oplyses, at Silkeborg Kommune ikke stiller krav til arbejdsmiljø, som ligger ud over det, som fremgår af arbejdsmiljølovgivningen. Dog kan en tilbudsgiver under tildelingskriteriet Arbejdsmiljø og sikkerhed (bilag F, pkt og 2.2) angive, hvis tilbudsgiveren selv har valgt at gøre noget ud over lovgivningens krav, f.eks. ved at lade sig arbejdsmiljøcertificere. Dette vil blive skrevet ind i kontrakten og således være bindende mellem parterne. III. UDVÆLGELSESKRITERIER OG TILDELINGSKRITERIER 4. Minimumskrav til tilbudsgiverne (udvælgelseskriterier) Silkeborg Kommune indgår kun aftale med eksterne leverandører, som efter kommunens opfattelse har en reel mulighed for at udføre opgaven i overensstemmelse med lovgivningens krav, kommunens serviceniveau, kvalitetskravene, krav til leveringssikkerhed og eventuelle andre krav, der måtte være stillet. Kommunen udvælger derfor kun leverandører, som har den nødvendige økonomiske og finansielle formåen samt faglige og tekniske viden og evne. Silkeborg Kommune indgår ikke aftale med: 1. Tilbudsgivere mod hvem, der er afsagt endelig dom om a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA, b) bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA, c) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser, eller d) hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. 2. Tilbudsgivere, a) som er under konkurs, likvidation eller tvangsakkord uden for konkurs, er i betalingsstandsning, har indstillet sin virksomhed eller befinder sig i en anden lignende situation, b) som er begæret taget under konkursbehandling, behandling med henblik på likvidation, tvangsakkord uden for konkurs, betalingsstandsning eller enhver anden lignende behandling, c) som ved en retskraftig dom i henhold til dansk lovgivning er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om leverandørens faglige hæderlighed, eller

6 6 d) som har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr., medmindre tilbudsgiver i rimelig tid inden tilbudstidspunktet har indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning og denne ordning er overholdt. Silkeborg Kommune stiller herudover krav om, at der skal foreligge den eller de fornødne tilladelser til erhvervsmæssig personbefordring, inden kørsel påbegyndes (EP-tilladelse, taxitilladelse og / eller sygetransporttilladelse osv.). Derfor skal tilbudsgiveren 1) allerede have de fornødne tilladelser, eller 2) opfylde kravene til at kunne opnå de fornødne tilladelser, eller 3) have en forhåndsaftale med underleverandører, som har de fornødne tilladelser eller som opfylder kravene for at kunne opnå disse. En leverandør kan benytte underleverandører. I så fald skal tilbudsgiveren i forbindelse med tilbudsafgivningen sikre sig, at disse underleverandører vil påtage sig opgaverne, hvis der bliver indgået en aftale om befordring, og at de kan leve op til de samme krav som leverandøren. Flere leverandører kan indgå i et samarbejde om at afgive et fælles tilbud. Parterne skal i så fald oplyse i forbindelse med tilbudsgivningen, hvem af leverandørerne der skal være kontraktpart over for kommunen, og de øvrige leverandører vil blive betragtet som underleverandører. Tilbudsgivere skal derfor med tilbuddet indsende følgende: 1. En serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, som er højst 2 måneder gammel (bemærk, at der kan være ventetid på indhentning af serviceattest) 2. En tro og love-erklæring (bilag C) 3. Dokumentation for nuværende tilladelser til den erhvervsmæssige personbefordring, der gives tilbud på (F.eks. EP-tilladelse, taxibevilling og / eller sygetransporttilladelse. Ikke førerkort.) 4. Erklæring om mulighed for at opnå yderligere tilladelser (Bilag D) 5. Regnskab for de seneste 3 år. Hvis tilbudsgiver er en nyopstartet virksomhed: Forretningsplan samt et etableringsbudget og et driftsbudget Referencelister over de betydeligste aftaler / kontrakter, der er indgået i løbet af de sidste 3 år med angivelse af kundenavn og evt. kontaktperson (gælder ikke nyopstartede virksomheder). Ved indsendelsen giver tilbudsgiver tilladelse til, at kommunen kan kontakte de pågældende kunder. Hvis tilbudsgiveren har gæld, som overstiger kr., medsendes også: 7. Dokumentation for afdragsordning med Inddrivelsesmyndigheden Bemærk, at tilbudsgiver skal indsende disse dokumenter både for sig selv og for påtænkte underleverandører. Hvis der benyttes underleverandører medsendes desuden: 8. Erklæringer fra underleverandører (dokumentation for forhåndsaftaler), som tilbudsgiveren har i sinde at benytte, hvis der indgås aftale med kommunen (bilag E). (Skal kun indsendes, hvis tilbudsgiver har i sinde at benytte underleverandør.) Den angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. 1 Se f.eks. på Væksthusenes hjemmeside:

7 7 Silkeborg Kommune kan afvise at tage tilbudsgivers tilbud i betragtning, hvis ovennævnte dokumenter eller udtalelser fra referencer giver kommunen anledning til tvivl om leverandørens økonomiske og finansielle formåen eller faglige og tekniske viden eller evne. Hvis dokumenterne m.v. vedrørende en underleverandør giver kommunens anledning til tvivl om dennes egnethed, kan kommunen anmode tilbudsgiver om nærmere dokumentation for, at kontrakten vil kunne opfyldes, uanset underleverandørens situation. 5. Tildelingskriterier ved valg af tilbud Ordren vil blive tildelt den tilbudsgiver (som opfylder udvælgelseskriterierne), der afgiver det økonomisk mest fordelagtige bud. Kommunen lægger således både vægt på pris og på andre kriterier. Kommunen vil i forhold til de andre kriterier vurdere, i hvilket omfang tilbudsgiver tilbyder mere end kommunens minimumskrav. Kommunens minimumskrav fremgår af kontraktudkastet i bilag H med bilag. Tildelingskriterierne er: Pris: % Kvalitets- og serviceniveau: % Arbejdsmiljø og sikkerhed:15 20 % Driftssikkerhed: % Tilbudsgiver skal udfylde tilbudslisterne, som fremgår af bilag G (pris). Der bedes generelt om en timepris på kørslerne. Dog bedes der i pakke 30 om en km-pris. Tilbudsgiver skal endvidere besvare spørgsmålene, som fremgår af bilag F (kvalitets- og serviceniveau, driftssikkerhed samt arbejdsmiljø og sikkerhed). De tre sidste tildelingskriterier er opdelt i en række underkriterier, som fremgår af bilag F. IV. UDBUDSPROCESSEN OG TILBUDSGIVNING 6. Udbudsprocessen Udbudsprocessen sker efter reglerne i udbudsdirektivet 2. Dette uanset, at nogle af opgaverne alene er undergivet tilbudslovens 3 regler om annoncering. Tidsplanen er: 29. april 2009 Afsendelse af bekendtgørelse i EU-tidende, offentliggørelse på kommunens hjemmeside under Virksomhed, Udbud og licitationer og på maj 2009 Spørgemøde for alle potentielle tilbudsgivere 19. maj 2009 Frist for tilbudsgivernes indsendelse af spørgsmål 2 Europaparlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåden ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Gennemført i dansk ret ved bekendtgørelse nr. 937 af 16. september Lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter

8 8 25. maj 2009 Frist for kommunens offentliggørelse af svar på spørgsmål Den 8. juni 2009, kl Uge 24 Frist for indsendelse af tilbud Tilbudsvurdering Uge 26 Forventet valg af leverandører og meddelelse herom til alle tilbudsgivere 10 dage efter meddelelse om valg af leverandører Uge 28 Uge 28 Stand still-periode Kontraktforhandling Endelig indgåelse af aftaler med leverandørerne Afsendelse af bekendtgørelse til EU-tidende om indgåelse af aftaler Den 1. august 2009 Aftalerne træder i kraft (Dog først d. 1. august 2010 for pakke 1) 7. Tilbudsgivning 7.1. En eller flere pakker Tilbudsgiver kan byde på én, flere eller alle befordringspakker. Der udfyldes kun ét bilag F (Kvalitet m.v.), uanset tilbudsgiver byder på flere pakker. Der udfyldes derimod et bilag G (Pris) for hver pakke tilbudsgiver byder på Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til nøje at gennemgå udbudsmaterialet, idet kommunen vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbud, som ikke opfylder alle krav i udbudsmaterialet (bortset dog fra tilladte forbehold se nedenfor). Der afholdes et spørgemøde 12. maj 2009 Kl [Sted] Tilmelding kan ske til: nanna.lilhav@silkeborg.dk senest den 9. maj Tilbudsgiverne må meget gerne forinden sende skriftlige spørgsmål til Nanna Lilhav. Der vil også være mulighed for at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet senest den 19. maj Spørgsmål kan sendes pr. til nanna.lilhav@silkeborg.dk. Spørgsmål og svar vil senest den 25. maj 2009 blive offentliggjort (i anonym form) samme sted på kommunens hjemmeside som selve udbudsmaterialet. Desuden fremsendes spørgsmål og svar direkte til alle, som har udtrykt ønske herom. Ønske om at modtage spørgsmål og svar direkte sendes til nanna.lilhav@silkeborg.dk.

9 9 I tilfælde af at tilbudsgiver efter fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder i udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger, der er lagt til grund for tilbuddet Tilbudsgivers alternative bud eller forbehold Alternative bud Alternative bud 4 betragtes som ukonditionsmæssige og vil ikke blive taget i betragtning ved tildeling af kontrakt. Forbehold Tilbud betragtes også som ukonditionsmæssige og vil ikke blive taget i betragtning, hvis de indeholder forbehold 5, som har en ikke ubetydelig indflydelse på kvalitets- og serviceniveau, arbejdsmiljø og sikkerhed eller driftssikkerhed. Det samme gælder tilbud, som indeholder forbehold for grundlæggende elementer i kravspecifikationerne. Tilbud med forbehold betragtes som konditionsmæssige og vil blive taget i betragtning, hvis forbeholdene er af bagatelagtig karakter f.eks. bagatelagtige ændringer i forhold til mere tekniske kontraktbestemmelser (f.eks. betalingsterminer). Det er dog et krav, at tilbudsgiver prissætter forbeholdet ved at omregne den økonomiske fordel for tilbudsgiveren til et beløb pr. den prisenhed, som der gives tilbud på. Denne fordel skal fremgå af tilbudslisterne i det særlige forbeholdsfelt, som indgår i tilbudslisterne. (Forbeholdet prissættes til 0 kr., hvis forbeholdet ikke repræsenterer nogen målbar økonomisk fordel for tilbudsgiveren.) Formålet med prissætningen er at sikre, at tilbudsgiver ikke som følge af sit forbehold opnår en urimelig økonomisk fordel på de øvrige tilbudsgivers bekostning Formalia ved tilbudsgivning Tilbudsfrist Tilbud skal ligge i en pakke eller kuvert og være mærket: Må ikke åbnes - Tilbud på personbefordring og være modtaget af udbyder Senest den 8. juni, kl på adressen: Silkeborg Kommune, Fællesstaben, Indkøb Att.: Henning Trillingsgaard Søvej 1, Eller pr. ht@silkeborg.dk Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgiver, der bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem, uanset om det sendes pr. post eller . Formkrav Tilbuddene skal indeholde bilag C, D, E, F og G udfyldt og med uændret indhold. Der må gerne henvises til yderligere bilag. Tilbud og bilag fremsendes elektronisk eller skriftligt i et eksemplar. Sendes tilbuddet skriftligt, skal der medfølge en CD-rom eller en USB-stick med filer med tilbudslister og øvrige bilag. Tilbudslisterne skal fremsendes i MicroSoft Excel-format. Øvrige bilag fremsendes i MicroSoft Word- 4 Alternativt bud: Forslag til en anderledes løsning af opgaven end den, som fremgår af kontraktudkast og kravspecifikation 5 Forbehold: Når tilbudsgiveren giver et tilbud, som afviger fra det, som fremgår af kontraktudkast og kravspecifikation.

10 10 format. (Om muligt i Office 2003.) Benytter leverandøren ikke MicroSofts programmer, fremsendes materialet i PDF-format. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materialet. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag vil ikke blive returneret. Tilbuddet skal have en vedståelsesfrist til tidligst 15. juli Tilbuddets behandling Tilbuddene vil blive behandlet med diskretion og vil blive åbnet samtidig. Åbningen foretages af kommunens personale, der har fuldmagt hertil. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om indholdet i de øvrige tilbud udover det, der følger af forvaltningslovens regler. Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning om det afgivne tilbuds antagelse eller forkastelse hurtigst muligt efter kommunen har truffet endelig beslutning herom. Tilbuddene vil i øvrigt blive vurderet i anonym form.

11 11 BILAG A Kort over Silkeborg Kommune

12 12 BILAG B Baggrundsoplysninger, kørsler i 2008 Pakke 3 8: Daghjemskørsel, demente og ikke-demente

13 13 BILAB C Tro og love-erklæring Tro og love-erklæring Tilbudsgiver erklærer hermed, at der ikke er afsagt endelig dom mod tilbudsgiver om 1) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA, 2) bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA, 3) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser, eller 4) hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. Hvis tilbudsgiver har hovedsæde i et andet land end Danmark, erklærer tilbudsgiver endvidere, at denne ikke har ubetalt, forfalden gæld til offentlige myndigheder i det pågældende land. Ved gæld til offentlige myndigheder forstås: o forfaldne ubetalte skatter o forfaldne ubetalte afgifter, herunder forbrugsafgifter o forfaldne ubetalte bidrag til sociale sikringsordninger Undertegnede erklærer hermed på tro og love, at ovenfor angivne oplysninger er korrekte, samt giver samtykke til, at Silkeborg Kommune må kontrollere oplysningerne hos de relevante myndigheder. Dato og sted Underskrift og stempel CVR-nr.:

14 14 BILAG D Erklæring om ansøgning om tilladelser m.v. Tilbudsgiver erklærer hermed, at tilbudsgiver og / eller underleverandør vil ansøge om (antal) Taxibevillinger (antal) Sygetransportbevillinger (antal) EP-tilladelser (bus) hvis tilbudsgiver får tildelt den eller de kontrakter, som tilbudsgiver har afgivet tilbud på. Tilbudsgiver erklærer endvidere, at tilbudsgiver / underleverandør opfylder betingelserne for at opnå disse bevillinger / tilladelser. Underskrift

15 15 BILAG E Underleverandørerklæring Undertegnede underleverandør erklærer hermed at ville udføre befordringsopgaver for tilbudsgiver, såfremt tilbudsgiver måtte vinde en kontrakt under Silkeborg Kommunes udbud om befordring af borgere. Undertegnede er bekendt med udbudsmaterialet og de krav, som stilles til en kommende leverandør. Undertegnede er endvidere bekendt med, at disse krav også gælder for underleverandører. Undertegnede giver samtykke til, at Silkeborg Kommune kan indhente oplysninger om undertegnedes økonomiske og finansielle formåen samt faglige og tekniske viden og evne i samme omfang som i forhold til tilbudsgiver. Befordringsopgaver, som vil blive udført af underleverandøren: Beskrivelse af typen af kørsler (henvisning til udbudspakke): For Virksomhedens navn CVR-nummer Dato Navn på underskriver

16 16 BILAG F Tilbudsskema: Kvalitets- og serviceniveau, arbejdsmiljø og sikkerhed samt driftssikkerhed Tildelingskriterierne er: Pris: % Kvalitets- og serviceniveau: % Arbejdsmiljø og sikkerhed:15 20 % Driftssikkerhed: % Dette bilag omfatter de tre sidste kriterier. Svarene i dette bilag bruges af kommunen til at vurdere tilbudsgivers tilbud ud fra andre kriterier end pris. Såfremt tilbudsgiver tildeles opgaven, vil relevante oplysninger blive gengivet i kontrakten. Med chauffører menes alle chauffører, som påtænkes at udføre opgaver efter kontrakten, både tilbudsgiverens egne chauffører og eventuelle underleverandørers chauffører. Med køretøj menes alle de køretøjer, som påtænkes anvendt til opgaverne efter kontrakten, både tilbudsgiverens egne køretøjer, underleverandørernes køretøjer og køretøjer, som tilbudsgiver påtænker at anskaffe, hvis tilbudsgiver tildeles kontrakten. Bemærk: Ikke alle underkriterier er relevante for alle pakker se under de enkelte underkriterier. Tilbudsgiver skal kun besvare spørgsmålene i forhold til de relevante pakker. Der skal kun udfyldes et skema for hver tilbudsgiver, selvom tilbudsgiver byder på flere pakker. 1. Kvalitets- og serviceniveau (20-25 %) 1.1. Uddannelse af buschauffører (Pakker, hvori der indgår busser) Baggrund for tildelingskriteriet: Fra 10. september 2008 gælder der nye regler om uddannelse af buschauffører. De nye chauffører skal desuden efteruddannes løbende 6. For de chauffører, som har taget kørekort til bus før 10. september 2008, gælder en særlig indfasningsordning, der betyder, at de skal igennem en efteruddannelse inden for de næste 5 år. Hvornår efteruddannelsen skal være gennemført, afhænger af chaufførens fødselsdato. Efteruddannelse (både for nye og gamle chauffører) består af en obligatorisk del (3 dage) og en valgfri del (2 dage). Kommunen finder den nye uddannelse og efteruddannelsen meget væsentlig for den kvalitet, som ydes over for brugerne. Kommunen vil derfor ved tildelingsbeslutningen lægge vægt på, om tilbudsgiver (eller tilbudsgivers underleverandører) fremskynder indfasningen, så den finder sted hurtigere, end reglerne kræver. Kommunen vil endvidere lægge vægt på, hvordan tilbudsgiver i øvrigt har tænkt sig at tilrettelægge efteruddannelsen, herunder hvilke valgfri kurser, tilbudsgiver har tænkt sig at prioritere højest. Kommunen vil navnlig lægge vægt på kurser, som fremmer kvaliteten og sikkerheden i forhold til brugerne. Køres der med kørestolsbrugere, lægger kommunen særlig vægt på deltagelse i kursus vedr. befordring af bevægelseshæmmede. 6 Kravene fremgår af bekendtgørelse om kvalifikationskrav til visse førere af køretøjer i vejtransport (bekendtgørelse nr. 337 af 28. april 2008)

17 17 Tilbudsgiveren bedes beskrive, om tilbudsgiveren har i sinde at fremskynde indfasningen for de gamle chauffører (så den sker hurtigere end reglerne kræver), og i givet fald hvordan / hvor hurtigt. Desuden bedes tilbudsgiver beskrive, hvordan tilbudsgiver i øvrigt har tænkt sig at tilrettelægge efteruddannelsen, herunder en beskrivelse af, hvilke valgfri kurser tilbudsgiver har tænkt sig prioritere højest Efteruddannelse af taxi- og sygetransportchauffører (Pakker, hvori der indgår taxi- eller sygetransportkørsler) Baggrund for tildelingskriteriet: Der udbydes kurser i befordring af bevægelseshæmmede, som henvender sig til chauffører, som udfører handicap- og sygebefordring. Kommunen lægger vægt på, at flest mulige af chaufførerne deltager i et sådant kursus. Derudover kan der være andre relevante kurser for chaufførerne, som kan fremme kvaliteten af kørslen i forhold til brugerne. Tilbudsgiveren bedes oplyse, hvor stor en andel af chaufførerne, som har været på kursus i befordring af bevægelseshæmmede, eller som vil komme på et sådant kursus inden for det første år i kontraktens løbetid. Tilbudsgiver bedes oplyse, i hvilket omfang tilbudsgiver i øvrigt sørger for efteruddannelse af chaufførerne, navnlig i form af kurser, som fremmer kvaliteten af kørslen i forhold til brugerne Alder på køretøjer (alle pakker) Tilbudsgiver bedes beskrive alderssammensætningen på de køretøjer, som vil stå til rådighed for opgaverne (både egne og underleverandørers). Hvis der påtænkes anskaffet nye køretøjer, hvis tilbudsgiver tildeles en kontrakt, bedes tilbudsgiver beskrive alderssammensætningen for de køretøjer, som tilbudsgiver vil søge at anskaffe Temperaturregulering

18 18 Tilbudsgiver bedes oplyse, om der benyttes særlig temperaturregulering i vognene i form af klimaanlæg eller lign. Herunder hvor stor en andel af vognene, der i så fald har et sådant anlæg Kontinuitet blandt chaufførerne (alle pakker) Baggrund for tildelingskriteriet: Næsten alle de brugergrupper, som der køres med efter dette udbud, er mere eller mindre sårbare brugere (børn eller personer med særlige behov). For disse grupper er det af stor betydning, at der sker så lille udskiftning af chaufførerne som muligt. I nogle pakker stiller kommunen krav om, at leverandøren lader den samme chauffør køre hver dag. Men dette sikrer ikke imod, at chauffører vælger at søge nyt job. En leverandør kan på forskellig vis søge at opnå en så stor kontinuitet i sin chaufførstab som muligt. Leverandøren kan f.eks. have en fastholdelsespolitik eller tilbyde personalegoder eller særlige velfærdsforanstaltninger. Arbejdet med et godt arbejdsmiljø kan også have betydning for kontinuiteten. Tilbudsgiver kan f.eks. have særlige tilbud til udbrændte chauffører eller andet, som gør det attraktivt for chaufførerne at blive ved med at køre for vognmanden og køre de konkrete ruter. Tilbudsgiveren bedes beskrive, hvad tilbudsgiveren har tænkt sig at gøre for at opnå størst mulig kontinuitet blandt chaufførerne Erfaring blandt chauffører (alle pakker) Tilbudsgiver bedes oplyse, i hvilket omfang tilbudsgivers / underleverandørers chauffører har erfaring på mindst 3 år med kørsel med samme persongrupper som den eller de pakker, der bydes på. Tilbudsgiver bedes desuden oplyse, i hvilken omfang og i så fald hvordan tilbudsgiver / underleverandører vil søge at ansætte chauffører for fremtiden med mindst 3 års erfaring Renholdning af køretøjer (alle pakker) Tilbudsgiver bedes beskrive, hvor ofte og evt. hvordan køretøjerne vil blive rengjort indvendig Kvalitetssikring og kontrol (alle pakker) Hvordan sikrer tilbudsgiver kvaliteten i forhold til kørslerne (f.eks. hensynsfuld kørsel, overholdelse af fartgrænser, venlig optræden og lign.)? Og hvordan fører tilbudsgiver kontrol med kvaliteten?

19 19 2. Arbejdsmiljø og sikkerhed for brugerne (15 20 %) 2.1. Arbejdsmiljø generelt (alle pakker) Baggrund for tildelingskriteriet: Der gælder en række regler for arbejdsmiljø. Der henvises pkt. 6 på side 5 ovenfor. Leverandører efter dette udbud skal leve op til disse regler, jf. kontraktudkastets 26. Arbejdspladser bør arbejde systematiseret med arbejdsmiljø, men der er ikke nogle præcise krav for, hvordan det skal ske. Det kan ske på forskellige måder. Arbejdspladser har bl.a. mulighed for at styrke arbejdsmiljøet på arbejdspladsen ved at indføre et arbejdsmiljøledelsessystem og lade sig arbejdsmiljøcertificere. Silkeborg Kommune er selv undergivet arbejdsmiljøcertificering og tillægger det derfor positiv vægt, hvis en leverandør lader sig arbejdsmiljøcertificere. Tilbudsgiver bedes oplyse, hvordan tilbudsgiver arbejder med arbejdsmiljøet generelt blandt chauffører og andre medarbejdere, herunder om leverandøren er arbejdsmiljøcertificeret Arbejdsmiljø børn og voksne med særlige behov (pakke 1 8, og 30) Baggrund for tildelingskriteriet: Nogle af befordringspakkerne byder på særlige arbejdsmiljømæssige udfordringer på grund af brugernes særlige behov. Det kan skyldes handicaps eller adfærdsmæssige vanskeligheder. Der henvises til pkt. 3 på side 5 ovenfor og de enkelte kravspecifikationer for pakke 1 8, og 30. Det fremgår af bekendtgørelse nr af 17. december 2001 med senere ændringer, 4, stk. 4, at en udbyder i udbudsmaterialet skal opfordre tilbudsgivere til i tilbudsmaterialet at beskrive, hvordan tilbudsgiver vil varetage de særlige, væsentlige arbejdsmiljøforhold, som udbyder har oplyst om i udbudsmaterialet, og hvordan tilbudsgiver løbende vil føre effektivt tilsyn og kontrol med sikkerheden og sundheden i forbindelse med håndteringen af disse. Kommunen har besluttet, at denne redegørelse som altså skal gives under alle omstændigheder skal indgå som et tildelingskriterium. Tilbudsgiver bedes oplyse, hvordan tilbudsgiver vil varetage de særlige arbejdsmiljøforhold for medarbejdere, som transporterer børn eller voksne med særlige behov i ovennævnte pakker? Tilbudsgiver bedes oplyse, hvordan tilbudsgiver løbende vil føre effektivt tilsyn og kontrol med sikkerheden og sundheden i forbindelse med en forsvarlig håndtering af arbejdsmiljøforhold for medarbejdere, som transporterer børn og voksne med særlige behov i ovennævnte pakker? 2.3. Sikkerhed for kørestolsbrugere (pakke 1 8 +??) Baggrund for tildelingskriteriet: Efter de nugældende regler om kørestolsbeslag, skal køretøjer, der benyttes til befordring af personer i kørestol, være forsynet med beslag til fastholdelse af kørestolen, kørestolsbeslag skal være solidt fastgjort til køretøjet, og kørestol skal være solidt fastgjort til køretøjets kørestolsbeslag 7. De Samvirkende Invalideorganisationer og Danske Busvognmænd har imidlertid anbefalet, at de nyeste standarder for kørestolsbespænding bør udløse en konkurrencemæssig fordel i forbindelse med udbud 8. I den forbindelse har de nævnt standarderne ISO og SAE J2249. Tilbudsgiver bedes oplyse, hvilket udstyr køretøjerne har til fastspænding af kørestole, som benyttes af brugeren under kørslen. 7 Detailforskrifter for køretøjers indretning og udstyr 2007, pkt Jf. Vejledning ved udarbejdelse af udbud af handicap- og specialkørsel, maj 2007, pkt

20 Vedligeholdelse af køretøjer og udstyr Tilbudsgiver bedes oplyse, hvordan tilbudsgiver vil sikre en løbende vedligeholdelse af køretøjer og udstyr herunder udstyr til fastspænding af kørestole og brugerne. Angiv eventuelle faste terminer for eftersyn / vedligeholdelse. 3. Driftssikkerhed (10-15 %) 3.1. Beredskab ved nedbrud (alle pakker) Tilbudsgiver bedes oplyse, hvordan tilbudsgiver vil håndtere nedbrud af køretøjer under eller i umiddelbar forbindelse med kørslen. Herunder om tilbudsgiver / underleverandører har reservemateriel stående klar eller har aftaler med andre vognmænd Beredskab ved sygdom og lign. (alle pakker) Tilbudsgiver bedes oplyse, hvordan tilbudsgiver vil håndtere udeblivelse af chauffører f.eks. p.g.a. sygdom. Herunder om tilbudsgiver / underleverandører har et fast vikarkorps eller har aftaler med andre vognmænd Kørselsplanlægning (alle pakker) Hvordan håndterer leverandøren kørselsplanlægningen? (Har leverandøren f.eks. et særligt kørselsplanlægningssystem?)