Psykisk arbejdsmiljø i ventetiden frem mod et fælles campus i Odense

Transkript

1 VEJLEDNING Psykisk arbejdsmiljø i ventetiden frem mod et fælles campus i Odense Udarbejdet i HR og Kommunikation

2 1. Indledning Med udgangspunkt i det skriftlige materiale fra internatet i arbejdsmiljøorganisationen den 11. og 12. februar 2016 er der samlet en række forslag til, hvordan ledere og arbejdsmiljørepræsentanter kan arbejde med at sikre et godt psykisk arbejdsmiljø frem mod indflytningen i campus Odense. Herunder beskrives 1) Hvordan medarbejdere reagerer på forandringer 2) Én forståelse af hvordan forandringer påvirker det psykiske arbejdsmiljø, og 3) Hvordan arbejdsmiljørepræsentanter og ledere kan arbejde med udfordringerne på individog gruppeniveau. I vejledningen er der fokus på perioden frem til indflytningen i campus Odense. 2. Det psykiske arbejdsmiljø under forandringer Medarbejdere kan reagere forskelligt på forandringer: Grøn er de medarbejdere, som glæder sig til sammenflytningen. De kan se fordelene ved sammenflytningen, og de er positive medspillere i processen med at blive campusparate. Gul er de medarbejdere, som er i tvivl om formålet med flytningen, og som forholder sig neutralt til flytningen. De savner information og klarhed om formålet med flytningen. Rød er de medarbejdere, som er åbne modstandere af sammenflytningen. De giver udtryk for deres bekymringer ved sammenflytningen, og at de ikke kan se formålet med den. Herunder præsenteres en model, der kan forklare de forskellige reaktioner ud fra en forståelse af det psykiske arbejdsmiljø, der bygger på social kapital. Figur 1: Psykisk arbejdsmiljø, social kapital og forandringer Bog: Trivsel og produktivitet To sider af samme sagn, Tage Søndergaard Kristensen, s. 12

3 Modellen bygger på tesen om, at et godt psykisk arbejdsmiljø og trivsel bestemmes af mængden af social kapital, dvs. et godt psykisk arbejdsmiljø bestemmes af: Kvaliteten i samarbejdet om kerneopgaven, herunder etablering af fælles mål og viden Mængden af oplevet respekt og tillid Mængden af oplevet retfærdighed i relationen mellem medarbejdere og leder Social kapital understøtter den gode forandringsproces ved at afbøde uhensigtsmæssige konsekvenser af forandringen. Det psykiske arbejdsmiljø påvirkes af de jobspecifikke faktorer (Mening, indflydelse, forudsigelighed, social støtte, belønning og krav). At tage hensyn til nedenstående sammenhænge mellem psykisk arbejdsmiljø og jobfaktorerne under en forandring modvirker derfor en negativ opfattelse af en forandring og den negative effekt på det psykiske arbejdsmiljø: En forandring skal give mening. Medarbejderne skal kende og kunne forstå rationalet i forandringen, samt hvad deres rolle i forandringsprocessen er. Det er også vigtigt, at man som afdeling kan og vil støtte hinanden i perioder med ekstra travlhed og arbejde som et team, da det både skaber et personligt bånd og ikke mindst en langt bedre arbejdsplads med overskud og socialt fællesskab. Medarbejderne har en oplevelse af reel indflydelse på de nære beslutninger i forbindelse med forandringen, og der er en klar afstemning af, hvad medarbejderne har/ikke har indflydelse på. Medarbejderne kan danne sig et billede af det nye campus og det nye arbejdsliv, samt kende til fakta omkring processen og især om det, de forventes at bidrage til/udføre. Medarbejderne oplever balance mellem gevinster og tab ved flytningen samt mellem de krav, der stilles og ressourcer, der gives til medarbejderne. De medarbejdere, der reagerer som dem beskrevet under rød og gul, oplever, at flytningen i større eller mindre grad påvirker deres arbejdsmiljø negativt. 3. Understøttende aktiviteter Herunder er forslagene fra internatet til, hvordan den negative belastning af det psykiske arbejdsmiljø kan afhjælpes samlet. Information Det er til enhver tid den lokale ledelses opgave at sikre, at relevant information om UCL Campus Odense videreformidles til afdelingens eller uddannelsens medarbejdere. Information fra projektledelsen stilles til rådighed på mit.ucl.dk/lederportal Campusparat for lederne, mens medarbejdere kan finde information på mit.ucl.dk/campus-odense og i nyhedsbreve, der distribueres til alle adresser i Odense.

4 Møder på individ- og gruppeniveau På møder i enheden eller på individniveau drøftes de bekymringer medarbejderne har. Gevinster og tab samt omfanget af ændringen drøftes. Nedenstående spørgsmål er et værktøj til at afdække omfanget. 1. Det vi gjorde før og stadig kan gøre. Hvad har ikke ændret sig trods flytningen? 2. Det vi kunne før, men ikke kan længere. Hvad mister enheden ved flytningen? 3. Det vi ikke kunne før, men kan nu. Hvilke fordele og muligheder giver flytningen? Opfordre til at deltage i rundvisningen på det nye Campus den 29. april Rundvisningerne giver et billede af den fælles fremtidige arbejdsplads. Ledere og arbejdsmiljørepræsentanter bør opfordre til deltagelse i april-rundvisningen. Øve cleandesk c I perioden fra 1. januar og frem mod indflytningen skal cleandeskprincippet øves i enhederne, hvilket er meddelt på Lederforum. Rydde op Flere afdelinger har haft stor succes med at arrangere en eller flere fælles oprydningsdage. Frem til 8. juli skal alle sørge for den nødvendige oprydning og afklaring af, hvad der skal flyttes med til den nye adresse. Herefter skal der på kontorer og arbejdspladser kun være det, som skal flyttes med til UCL Campus Odense. Se mere på mit.ucl.dk/campus-odense. Afprøve spilleregler i kontorer og fælles forberedelseslokaler mv. I forbindelse med campusparat-processen er der udarbejdet spilleregler for alle kontorer og arbejdsrum i samarbejde med afdelinger og uddannelser. Spillereglerne kan eventuelt afprøves i de nuværende rammer. Drøfte tegningerne Tegningerne for relevante lokaler og bygninger vises i enheden. 4. Opfordringer til projektledelsen af campusprojektet Flg. opfordringer fra arbejdsmiljøorganisationen videregives til projektledelsen for campusprojektet: - Der gennemføres mindst én rundvisning mere inden flytningen, gerne lige inden sommerferien og gerne på et andet tidspunkt og ugedag, end de tidligere rundvisninger er gennemført på. - Der gives løbende information om krav til nedpakningen, og hvornår enhederne kan flytte ind. - Fakta om forventet besparelse på husleje, energi og kørsel tydeliggøres. - Medarbejderne involveres fortsat i de nære beslutninger, og repræsentantskaber i forbindelse med projektet tydeliggøres. - Etablere en personaleforening samt igangsætte andre aktiviteter, som skal understøtte fællesskabet og dannelsen af en fælles kultur.

5 Blangstedgårdsvej 4, 5220 Odense SØ Telefon ucl.dk