Der faldt flere kommentarer om stadion og realismen i at kunne fastholde stadion med atletik.

Transkript

1 Referat af Ordinær Generalforsamling 18. februar 2014 Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent 2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse 4. Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til godkendelse 5. Fastsættelse af kontingent 6. Behandling af indkomne forslag 7. Valg af formand (i lige år) 8. Valg af kasserer (ulige år) 9. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer (2 på valg i lige år og 3 på valg i ulige år) 10. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen 11. Valg af revisor og revisorsuppleant 12. Valg til underudvalg 13. Eventuelt Halvmaraton Julefrokost Status på hjemmeside Formanden bød velkommen. 1. Valg af dirigent og referent Thomas Prehn blev valgt til dirigent og Henrik Sloth til referent. Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var lovlig indkaldt ved indkaldelse på hjemmesiden 11/ og beslutningsdygtig. ($9 inden udgangen af februar med 4 ugers varsel). 2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år Formanden oplæste beretningen, der også foreligger i skriftlig form. Der var følgende kommentarer og spørgsmål: Stadion: Kim Brandt: Det politiske arbejde i kommunen omkring stadion. Ligger der planer om at slå Ballerup Atletik og Herlev Atletik sammen? Svar Peter Dall: Vi har ikke hørt noget om at slå Ballerup Atletik og Herlev Atletik sammen. Vi har sagt, at hvis man vil træne i Ballerup, melder man sig nok ind i Ballerup Atletik. Der faldt flere kommentarer om stadion og realismen i at kunne fastholde stadion med atletik. Jubilæumsfesten: En opfordring til bestyrelsen om, at annoncere bedre omkring arrangementer som jubilæumsfesten. Beretningen blev herefter vedtaget. 3. Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse Kassereren uddelte regnskabet. Regnskabet er revideret. Der blev derefter givet tid til at læse regnskabet, og komme kommentarer. Kommentarer: Er det nødvendigt at uddele de Herlevbøger? Svar: Det er en ganske god indtægt. o Der blev lavet en undersøgelse om vi ønskede det sidste år resultatet var at man gerne ville forsætte med det. Det ville være godt med en bedre opstilling af om der er overskud eller underskud.

2 Er vi gode nok til at overholde de budgetter vi har lagt? Svar: Der sker en løbende prioritering, så vi ændrer det i forhold til prioriteringen. Temaaften / klubaften er det under et? Svar: I 2013 fremgår både indtægter og udgifter. Klublokale hvor står indtægterne? Svar: Der er bogført indtægter under Egenbetaling til special stævner lokalt. Regnskabet blev godkendt. 4. Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til godkendelse Kassereren uddelte og gennemgik budgettet. Der var følgende spørgsmål: Hvorfor 0 kroner til Frost Cup? Svar: Klubben giver ikke tilskud til Frost Cup. Hvad indgår i Herlevløbet udgifter? Svar: Der ligger fx køb af trøjer, hvor indtægterne står under indtægter. Køb af holdledertøj hvorfor den store forskel mellem 2013 og 2014? Svar: For at kunne købe nyt holdertøj til alle aktive holdledere. Det gjorde vi ikke i Et enkelt forslag til opstilling, så udgifter og indtægter står tættere på hinanden. Budgettet blev herefter godkendt som fremlagt af kassereren. 5. Fastsættelse af kontingent Bestyrelsen foreslår en kontingentforhøjelse pr. person på kr. 50 og familier på kr. 100 årligt. Familiekontingentet som sådan gav en kommentar om, at det er forskelsbehandling for enlige forældre. Et alternativ kunne være at gøre børn og unge billigere. Bestyrelsen vil se nærmere på det. Forslaget om kontingentforhøjelsen blev vedtaget. 6. Behandling af indkomne forslag Forslag nr 1 og 2: Klublokale Kære generalforsamling Jeg har to forslag vedrørende klubbens lokale. 1. Rengøring. Klubben bør ofre noget grundigere hovedrengøring af lokalet fx et par gange om året. Dernæst bør der ophænges et regelsæt for hvordan og hvor grundigt man bør gøre rent efter sig når man har lejet lokalet. Endelig bør der forefindes bedre rengøringsmidler i lokalet, herunder en bedre støvsuger (jeg havde min egen med både før og efter julefrokosten). Til julefrokosten gjorde vi næsten lige så meget rent inden som efter festen. Der hang støvdragere ned fra loftet, under sofaerne var der klistret og i baren var gulvet klistret og generelt ulækkert. 2. Booking. Berit og jeg havde en meget uheldig oplevelse med en dobbeltbooking af klublokalet hvor vi endte med at blive Sorteper efter at have fået bekræftet to gange at vi havde booket lokalet den pågældende dag. Sagen var at lokalet var blevet booket i et forkert år! Når vi kiggede i oversigten kunne vi se, at lokalet var booket men ikke til hvem. Og selvfølgelig skal det være anonymt. MEN vi har et meget enkelt forslag til dette. Generelt strammes der op på booking af lokaler og samtidig gives hver booking et bookingreferencenr. som skrives i lokaleoversigten. Kun lokaleudvalget og den der har booket kender dette nummer og derfor er det anonymt for omverdenen. Så ved man med sikkerhed om lokalet er booket til én selv. Og bookingnummeret anvendes også ved overførsel af penge. Bestyrelsen vil sikkert sige, at det løser sig selv fordi men ikke i fremtiden skal kunne booke et lokale i så god tid. Ja ja, men det giver ikke lejeren af lokalet ro i sjælen, for når det én gang er gået galt kan det gå galt igen og især jeg vil altid være i tvivl om hvorvidt lokalet nu også kan bekræftes eller ej så jeg vil altid og til enhver tid sende en mail i god tid og spørge om lokalet nu også ER booket korrekt. Med mindre man kunne indføre det lille simple system med et bookingnummer.. Behandling: Forslaget blev resumeret.

3 Bestyrelsen indstiller til klublokaleudvalget at tage rengøringsforslaget til behandling. Booking forslaget: Vi arbejder på, at når lokalet reserveres, får man et referencenummer, der vil fremgå på den nye hjemmeside. Forslag nr 3: Holdledere Kære bestyrelse På vegne af gruppen af holdledere som var på DAF-trænerkursus i efteråret 2013 sender jeg hermed en række forslag som vedrører forbedret struktur for Herlevløbernes holdledere. Forslagene er udarbejdet under et gruppearbejde som omhandlede lokal klubudvikling. Nedenstående skal ikke nødvendigvis behandles eller stemmes om ifm. den kommende generalforsamling men er et alvorligt ment indspark som vi forventer bliver behandlet seriøst og grundigt på kommende bestyrelsesmøder. - Grundlæggende mener vi at der skal være faste retningslinjer for hvordan og hvem der kan blive holdledere. Hvem kontakter man hvis man ønsker at blive holdleder? Der savnes en procedure for dette. - Vi foreslår i den anledning at der oprettes en funktion som kaldes holdlederkoordinator en person som er ansvarlig for holdledernes rekruttering og planlægning af træningsprincipper på tværs af holdene. Gruppen peger helt konkret på Henrik Sloth. - Klubben er nu blevet så stor at der bør være særlig grad af fokus på holdledere som egentlige trænere. Det betyder også at der stilles højere krav til trænere/holdledere. Derfor bør Herlevløberne have en fast incitamentstruktur for holdledere. Hvad får man igen som holdleder? Faglig udvikling? Hvorfor er det interessant at blive holdleder? Andre klubber (og det er ikke kun Sparta) har omfattende programmer med faste og opfølgende kurser, éns tøj/tasker, ture, betalte løbsgebyrer til visse løb, faglige aftenarrangementer med specialister (holdlederaftener). - Klubben skal lave en beskrivelse af hvad en holdleder/træner skal kunne teknisk/fagligt (krav, DAF-uddannelse osv.)? Fx løbestilsanalyse kunne tilbydes, så man som holdleder ved noget om løbeteknik osv. Hvilke forpligtelser/ansvar har en holdleder. Faste definitioner og beskrivelser af hvad holdlederens rolle er og hvad den ikke er (og at den fx IKKE er at lave individuelle træningsplaner for udvalgte løbere). - Holdledere skal på DAF-kursus, og kunne herefter kaldes trænere. De fleste andre klubber som var med til DAFtrænerkurset opererer ikke med begrebet holdleder, men udelukkende med træner. - Fast holdledermøde. Holdlederkoordinator indkalder til løbende møder hvert kvartal eller min. hvert halve år. Her diskuteres fx også oprykning af løbere til nyt hold. Fast agenda, synlige og hurtige referater på hjemmeside. - Klubben skal have en holdning til førstehjælpskursus holdledere har også helbredsmæssige ansvar for løbere - Eksempel på konkret forslag: En holdleder skal altid have en mobiltelefon med, så der kan tilkaldes hjælp eller ringes hjem hvis der opstår problemer eller skader hos en løber. Behandling: Forslaget blev kort resumeret og forslaget behandles i bestyrelsen. Forslag nr 4: Klubbens navn Kære bestyrelse Jeg vil gerne stille et forslag til mere ensartet navngivning af klubben. Jeg har stillet det samme spørgsmål mange gange før til udvalgte personer i bestyrelsen men er ikke tilfreds med de svar jeg har fået. Vi brander os selv på tøj og hjemmeside med så vidt forskellige overskrifter som: - Løb i Herlev Herlevløberne - Herlev Løbe- og Atletikklub Jeg synes IKKE vi skal spilde værdifuld reklameplads bag på løbejakker og singletter til andet end Herlevløberne eller Herlev Løbe- og Atletikklub hvis der er tale om officielle mesterskaber. Løb i Herlev er så vidt jeg ved en overskrift fra en svunden tid hvor man onsdage havde officiel Løb i Herlev -dag. Det er før min tid og derfor mindst 9 år siden. Nu er vi blevet en stor løbeklub med mange hundrede medlemmer og vi har ikke kun Løb i Herlev -dag om onsdagen. Nu træner de fleste mandag, onsdag, lørdag og nogle også søndag. Alle vores singletter og jakker er imidlertid prydet med Løb i Herlev i stedet for Herlevløberne som er kaldenavnet for vores klub.

4 Jeg foreslår derfor at vi dropper alle andre benævnelser og fremadrettet brander klubben som Herlevløberne med undertitlen Herlev Løbe- og Atletikklub. Fx skrevet på denne måde bag på trøjer og jakker (og hjemmeside osv.) måske endda med et nyt logo: Herlevløberne Herlev Løbe- og Atletikklub Behandling: Forslaget blev resumeret. Det blev forklaret, at klubbens formelle navn står foran og reklamepladsen på bagsiden bruges til vores egen reklame nu som Løb i Herlev Bestyrelsen er i øvrigt enig i, at det er vigtigt at brande os mere entydigt. Forslaget blev præciseret til at droppe Løb i Herlev og hjemmeside henvisningen i alle sammenhænge. Pladsen på bagsiden af vores tøj kan således lyde enten Herlevløberne eller Herlev Atletik. Forslaget blev vedtaget. Der er dog stadig et pænt lager af tøj med den gamle branding. Forslag nr 5: Træningstidspunkt Forslag til klubben: Dag og tidspunkt for fællestræning - Herlevløberne er blevet så stor en klub nu, at man seriøst bør overveje om det er hensigtsmæssigt at have officiel fællestræning mandag og onsdag kl Jeg foreslår at hverdagstræningen bør være tirsdag og torsdag i stedet for mandag og onsdag. Stort set alle andre løbeklubber opererer med tirsdag/torsdag idet der er langt bedre muligheder for at kombinere med weekendtræning (for fx at få en hviledag oven på lange søndagsture) og anden restitutionstræning på mandage og onsdage for dem som løber meget. Træningen mandag og onsdag er et levn fra en tid hvor der officielt kun var fællestræning onsdage. I de senere 4-5 år er det blevet til både mandage og onsdage som officielle træningsdage og flere og flere hold opererer nu med officiel træning også i weekenden. - Samtidig foreslås det at træningen starter kl 17:30 i stedet for 17:00. Det vil give langt flere medlemmer mulighed for at træne mere i klubben (så de kan nå hjem fra arbejde). De fleste løbeklubber har fællestræning kl. 17:30 netop for at kunne både tiltrække og fastholde så mange medlemmer som muligt til fællestræning. - Begynderholdstræningen bør starte 45 min. før ordinær træning dvs. kl. 16:45 (forudsat at ordinær træning er kl. 17:30) så holdledere på begynderhold kan deltage i ordinær træning også. Det skal ikke være en belastning for begynderholdstrænere ikke at kunne træne selv og på denne måde tilgodeses flere gode formål. - Jeg er helt klar over at et sådan forslag ikke bare uden videre godkendes men det kunne være interessant at få en bred diskussion i klubben om dette og ikke bare en blank afvisning fra bestyrelsen/generalforsamlingen. Måske skal der tages en temperaturmåling i klubben om hvad medlemmerne synes. Behandling: Forslaget gav flere kommentarer såvel omkring ugedage, starttid og begyndergruppens starttid. Det blev foreslået at man kunne lave en brugerundersøgelse. Forslag nr 6: Juleudvalgets opgaver Til bestyrelsen i Herlev Løbeklub. Forslag til forbedret info omkring juleudvalgets opgaver På opfordring af Ingelise sender jeg hermed mit forslag til forbedret info til det fremtidige juleudvalg Når det nye års juleudvalg er bekendtgjort, indkalder den samlede bestyrelse til et formøde for samtlige valgte. Mødet kan meget vel være allerede i starten af det nye år. Når alle involverede er samlet på et tidligt stadie forhindres en masse forviklinger og kommunikationen vil være klar for alle. På mødet informerer bestyrelsen juleudvalget omkring alle vilkår som ligger fast såsom: Hvor afholdes festen Hvor mange kan deltage Er bestyrelsen forhåndstilmeldt

5 Økonomi / tilskud - evt. regneark fra tidligere udvalg til info Faste indslag i festen uddeling af priser m.m. Juleudvalget har på mødet mulighed for dels at stille forslag til festen- og få disse godkendt, dels at få besvaret eventuelle spørgsmål. Ligeledes kan en dato for festen hurtigt etableres. På denne måde tænker jeg, at der etableres et godt samarbejde mellem alle involverede og man udsender et klart signal til løbeklubben om enighed. Forslagsstiller: Judy Dupont Behandling: Forslaget bliver læst op. Bestyrelsen tager forslaget til efterretning. 7. Valg af formand (i lige år) Formanden Peter Dall er på valg for 2 år. Peter modtager genvalg. Peter blev valgt. 8. Valg af kasserer (ulige år) Der er ikke valg til kasserer i år - Per Bjørn Nielsen er stadig kasserer. 9. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer (2 på valg i lige år og 3 på valg i ulige år) Ingelise Dam modtager genvalg og blev valgt Michael Jaqué modtager genvalg og blev valgt Pia Kousholt træder ud af bestyrelsen før tid. En ny skal vælges for et år. Henrik Sloth stiller op og blev valgt for et år. Ud over de valgte på årets generalforsamling består bestyrelsen af Laila Østergren og Søren Koch Jacobsen. 10. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen Henrik Kousholt og Mogens Bertram-Nielsen blev genvalgt for et år. 11. Valg af revisor og revisorsuppleant Thomas Prehn blev genvalgt som revisor. Henrik Østergren blev valgt som revisor suppleant. Begge for et år. 12. Valg til underudvalg Sommerfestudvalg: Valgt i år: Jack Cowland, Maria Houmøller, Per Nielsen og Randi Nielsen. Sommerfesten bliver afholdt lørdag den 21/6 (sommerfesten må flyttes af hensyn til pinsen). Oktoberfestudvalg: Valgt i år: Ingelise Dam, Dan Havmand, Kim Brandt, Mogens Bertram-Nielsen og Søren Nielsen. Udvalget sætter datoen. Julefrokostudvalg: Valgt i år: Bestyrelsen Klubaftenudvalg: Kim Bjørup og Lone Rasmussen blev valgt. Løbsudvalg: Maria Houmøller, Michael Jaque, Pia Kousholt, Karen-Lis Rygaard og blev valgt. Herlevløbsudvalg: Henrik Østergren, Henrik Hobel, Søren Koch Jacobsen, Kim Brandt, Henrik Kousholt, Peter Dall og Michael

6 Jaqué og Per Nielsen blev valgt. Sponsorudvalg: Michael Jaqué, Kasper Hjort og Kim Brandt blev valgt. Klublokaleudvalg: Søren Nielsen, Dan Havmand, Kim Brandt, Ulf Kelund og 2 bestyrelsesmedlemmer (udpeges af bestyrelsen) blev valgt. 13. Eventuelt Halvmaraton: Der er kommet forslag om en middag efter halvmaraton. Maria Houmøller har taget initiativ. Julefrokost: Det er behandlet. Etape Bornholm look-a-like: Falder det sammen med et løb i Åbenrå? Kan evt. behandles i løbsudvalg. Rabatordninger: Hvordan kommer der et overblik? Der kommer en nyhed om Maxim. Hvad med Herlev Fisk? Vi skal have lavet en medlemsliste til dem. Hvad med Cafe Risiko? Der er ikke nogen aftale. Herlevløbetrøjer: Kunne det blive en rigtig løbe t-shirt? Det er et spørgsmål om økonomi. Behandles i Herlevløbsudvalget. Forskellige måder at løbe på på de forskellige hold: Kan der findes en fælles måde at gøre det på. En vejledning. Opfordring til holdlederne om at være mere tydelige. Vi kunne også bede vores løbere om at høre efter hvad der bliver sagt. Hættetrøjer: Kan vi købe hættetrøjer via klubben? Det vil vi undersøge. Tøj generelt: Jo flere typer jo større lager kræver det. Status på hjemmeside: Henrik Sloth præsenterede en status. Andet: Formandens afslutning: Tak for god indsats i bestyrelsen til Pia Kousholt. Tak for god indsats fra dirigenten og referenten. Formanden kunne således slutte generalforsamlingen klokken 22:10. Thomas Prehn Peter Dall Henrik Sloth Dirigent formand referent