Dagsorden bestyrelsesmøde OF-Kvistgård 7. jan 2016 kl

Transkript

1 Dagsorden bestyrelsesmøde OF-Kvistgård 7. jan 2016 kl Tilstede:, Anne, Annemette,,, Sofie Afbud: Michael, Britta, Lone 1. Velkomst ved - samt spisning. 2. Valg af ordstyrer: Annemette 3. Valg af referent: Sofie 4. Godkendelse af referat fra mødet d. 7.dec Området Opgaver: (Primært i den nye sæson)?? Klage fra A14 og A30, mangler aften og sensommersol på grund af høje træer hos A32. A30 skal udfylde vores skema. har sendt skema. Regler for brug af vaskehus og baderum skal udfærdiges inden næste sæson. (Sofie) A45 og A57 - udfærdigelse af nye grundplantegninger. ( + ) - udestår B40 der skal tjekkes for vandskyllende toilet. B11 klage over B15 vedr. højt træ. Brev er sendt, og vi har fået svar fra B15, som undrer sig over at vi ikke har fulgt procedurer for naboklager. Vi er enige at der er sket en fejl i proceduren og sender klage skema til B11 til udfyldelse. har sendt skema. Opfølgning på havevandring følger op. Beslutning vedr. parcelindehaver der har ført el og vand gennem nabogrund - se mail fra Sofie / 6. Gennemgang mail: Sofie og besvarer løbende mails og indsamler kontaktoplysninger på de medlemmer de vil indgå i kontakt-kartoteket. 7. Indbrud i området Hvad gør vi i forhold til fremtidig sikring mod indbrudsbølger? Under mødet tog bestyrelsen en runde hvor vi hver især kom med forslag til sikring af fremtidige indbrud. Der blev talt om vinter-overvågning med kameraer og en præventiv, økonomisk bom til brug i vintersæsonen. Alle var enige om at den enkelte udgift for hver enkelt parcelindehaver skal tages i betragtning. Sofie/

2 8. GF Drøftelse af hvilke forslag bestyrelsens evt. skal stille - samt uddelegering af skriveopgaver Det blev diskuteret om Ernsted, som har behov for at køre på vores veje har krav på direkte adgang, og om en bom kan være problematisk i forhold til lovgivningen. Vi skal overveje muligheden for fjernstyring, så en håndværker, Ernsteds besøgende m.fl. kan få adgang til området via koden uden fysisk at forlade bilen eller befinde sig i nærheden. Bestyrelsen vil undersøge hvad lovgivningen er og kontakte kommunen for at få mere indsigt i deklarationen og tinglysningen, så vi ved præcis hvad vi må og ikke må. Informationer kan eventuelt printes fra den digitale tinglysningsbog. Det skal undersøges. Bestyrelsen talte om signalværdien for potentielle købere ved at sætte en bom op, da det kan tolkes som et tegn på at her i Kvistgård er her mange indbrud. Politiet har fortalt at vi har en privat grund med offentlig adgang, hvilket gør det svært at få lov til at opsætte kameraer. Der kan dog ansøges om dispensation til kamera, men flere fra bestyrelsen tror ikke på at dispensationen vil gå igennem. Bestyrelsen er enig om at offentlig adgang for hundeluftere, børnefamilier, folk på gåtur, dagplejere m.m. er velkomne i området, hvilket gør det svært at selektere mellem hvem der må færdes og hvem der ikke må. Bestyrelsen vil fremadrettet informere parcelindehaverne om måder at undgå indbrud på; såsom at trække gardinerne fra, fjerne dyre og let-omsættelige ting og andre værdier. Politiet henviste til en hjemmeside hvor vi kan læse mere. Bestyrelsen overvejer forskellige tiltag i forhold til skiltning og der skal udarbejdes forslag til generalforsamlingen med henblik på fremtidig sikring af området. 1) Overvågning. Kameraovervågning af værkstedsgården på Nobels Plads. 2) Kassen. Regler for administration af kassebeholdningen Der udarbejdes et forslag til generalforsamlingen som alternativ til den tidligere praksis. 3) Ændring af deklaration. Bestyrelsen vil på generalforsamlingen stille et forslag om, Anne

3 9. Gennemgang af budgetposter til mødet den 19. januar. 10. HB/vedtægtsudvalg orientering at hushøjden nedsættes fra 5,5 til 4,5. 4) Legehuse. Forslag om at højden på legehuse ændres til 2,1, med eventuel sokkel 2,3 (rotteværn) 5) Belægning på veje evt. med Slotsgrus - tilbud skal indhentes på noget som holder mere end en enkelt sæson. - undersøg mulighederne, priserne og en eventuel prøve-strækning. 1) Ændring af ordensregler. Vandslanger, tydeliggørelse af afløbsvand og faskiner. Undersøg regler og ordlyd. Punktet udskydes til næste møde. 2) Overveje yderligere inddragelse af Kirsten Munk i forbindelse med regnskabet. 3) Etablering af 1-3 haveaffaldspladser i området. Der afsættes xx kroner til etablering af 1 haveaffaldsplads bag flaskecontainerne. 4) Lys inde og ude i værkstedsgården på Nobels Plads. 5) Ny buskrydder. 6) Motorsav på stang kroner. 7) Tyverialarm fælleshus kroner. 8) Børnehegn ved legeplads kroner. 9) Ændringer i administration pga ændringer i Gothersgade. 10) Vedligeholdelse af bygninger, fælleshus, pumpehus og værkstedsgården. 11) Vedligeholdelse af dræn og pumper. 12) Kloakspuling, undersøger kontrakt med Kathøj. 13) Bekæmpelse af pileurt, både på fællesarealer og parceller. 14) Servicering af maskiner og havetraktorer, laver (om muligt) overslag. 15) Reparation af veje - 16) Trailer moms -Tank til vanding af veje ) Ekstra pumpe i brønd ,- 18) Alle læser til næste møde vedtægterne igennem. videresender filerne fra Carsten. Orientering om sidste HB- og vedtægtsudvalgsmøde Annemette ALLE

4 11. Drænprojekt 12. Evt. 1) Arbejdsgruppe og beføjelser: Bestyrelsen har besluttet at i et vist omfang har hver enkelt arbejdsgruppe et råderum indenfor hvilket de kan træffe beslutninger, således at hele bestyrelsen ikke behøver orienteres før end tiltag kan igangsættes. Samtidig er det vigtigt at de store beslutninger som er enten omkostningsdyre eller forandringsfyldte kommer op på et bestyrelsesmøde førend der træffes beslutning. 2) Samletanke: Der er to samletanke der ikke overholder reglerne/anbefalingerne for placering. Der pågår fortsat sagsbehandling af dette. Til generalforsamlingen 1) Bestille mad mv. 2) Vinkurv til Johannes og rengøring 13. Næste møder: 19. januar februar 2016 Forslag til generalforsamling skal være bestyrelsen i henne 16. februar 2016 Bestyrelsesmøde (forslag/ budget/ beretning/ OF vedtægter/ deklarationsændringer) 23. februar 2016 måske bestyrelsesmøde 24. februar Udsendelse 14. Andre vinter forslag/opgaver: Grønne opgaver opslag så der kan bydes ind Synserklæring skal rettes med ansvarsfraskrivning Nyhedsbrev på mail Jernstolper v. B86 Rådighedsbeløb ved fællesarbejde. Øl, mad mv. Forslag/udkast til synsrapport ved hussyn Regler for brug af vaskerum og toilet Grønne mænd struktur etc Ændring af xx så huse købes som beset, samletank etc. i overdragelsesdokumenter

5 Skilte i skoven med nej til haveaffald Skrive til Rene ved el og vand Skrive til B42 vedr. ulovlig samletank Ansættelsesaftale/feriepenge grønne. Etablering af trailerparkering i området Halvtag over toilet og bad, samt udendørs knager mv. Hjertestarter Drænprojekt Nye trapper og gelændere på stierne Plantning af træer (æbler?), som vind- og støjværn Fældning/beskæring af træer v. Hornbækvej og jernbanen Rydning af buskads omkring lille sø Etablering af rigtig parkeringsplads på Nobels Plads